Приложение H и данъкът за домашни помощници: Практическо ръководство за работодатели на домакинства през 2026 г.

Наели сте бавачка, за да бъдат вечерите ви по-малко хаотични, а не за да се превръщате в отдел „Труд и работна заплата“. Но в момента, в който сте предали първото плащане в брой за целодневна грижа за децата, IRS започва да се отнася към вас като към малък бизнес — такъв с тримесечни прагове, федерална данъчна декларация за заетост, идентификационен номер на работодателя (EIN) и задължение за издаване на формуляр W-2.

Добрата новина: данъците за заетост на домашни помощници всъщност не са толкова сложни, след като разберете как функционират отделните части. Лошата новина: почти всеки работодател на домашни помощници допуска поне една грешка, а най-честата от тях — предоставянето на формуляр 1099 на бавачката в края на годината — е тази, към която IRS се отнася най-строго.

Това ръководство разглежда какво задейства „данъка за бавачки“, какво дължите, какво подавате и къде семействата обикновено грешат. То се прилага независимо дали вашият служител е бавачка, живееща в дома ви, детегледачка на непълно работно време, болногледач на възрастен родител, иконом или градинар — всеки, който работи в или около дома ви под ваше ръководство.

Прагът, който тихо се променя всяка година

Федералната система за заетост в домакинствата е изградена върху два парични прага, които IRS коригира ежегодно:

• $3 000 възнаграждение в брой за всеки един служител през 2026 г. задейства задълженията за социално и медицинско осигуряване (FICA). Това е увеличение спрямо $2 800 през 2025 г.
• $1 000 възнаграждение в брой през което и да е календарно тримесечие на 2025 г. или 2026 г. задейства федералния данък за безработица (FUTA).

Повечето семейства откриват само първото число, пропускат второто и след това подават Приложение H с попълнени колони за FICA и празна колона за FUTA. Това е точно моделът на грешка, който IRS регистрира. Двата прага са независими. Можете да дължите FUTA, без да дължите FICA (натоварени пролетни/летни часове, които не достигат $3 000 за годината), и можете да дължите FICA, без никога да дължите FUTA (постоянни целогодишни заплати, които никога не надхвърлят $1 000 в рамките на едно тримесечие — макар че това се случва рядко).

Няма изискване за минимален брой часове, няма изключение за „непълно работно време“ и няма освобождаване за плащания в брой. Ако плащате на бавачката си с банкноти от по двадесет долара, изтеглени от банкомат всеки петък, IRS все пак счита това за възнаграждение в брой и вие пак дължите данък върху заплатите, след като преминете прага.

Какво всъщност означава „домашен служител“

Тук се крие най-скъпото неразбиране, така че си струва да обърнем внимание.

IRS класифицира някого като ваш служител, когато вие контролирате каква работа се върши и как се върши. При бавачките това почти винаги е така: вие определяте часовете, ежедневието, правилата за време пред екрана, какво има за обяд, кога се спи. Вие осигурявате дома, играчките, закуските, столчето за кола. Бавачката не води свои клиенти, не определя собствени тарифи на свободния пазар и не управлява бизнес, който обслужва няколко домакинства едновременно.

Това я прави ваш служител. Не контрагент. Не фрийлансър с форма 1099. Не „гиг работник“.

Същата логика се прилага и за:

• Болногледачи на възрастни хора, които идват в дома ви по график, определен от вас (прилагат се различни правила, когато болногледачът е нает чрез агенция, която контролира работата)
• Икономи/домашни помощници с повтарящ се седмичен график
• Лични готвачи, шофьори и работници в двора под ваше ръководство
• Здравни асистенти за член на семейството с увреждания, когато не са осигурени чрез Medicaid или програма на агенция

Работници, които наистина действат като независими изпълнители, съществуват в тази сфера — например фирма за кетъринг за еднократно парти, компания за озеленяване, която води собствен екип и оборудване, или услуга за почистване, която решава кой чистач да изпрати всяка седмица. Но ежедневната връзка „идва в къщата ми, работи по график, който аз определям“ е трудово правоотношение както според IRS, така и според щатското законодателство.

Кой е освободен от FICA (дори над прага)

Заплатите, които плащате на определени членове на семейството и непълнолетни лица, никога не се броят към прага за социално и медицинско осигуряване (FICA), без значение колко големи са те:

• Вашият съпруг/съпруга
• Вашето дете под 21 години
• Вашият родител, с две тесни изключения: дължите FICA върху заплатата на родител, ако (а) родителят се грижи за вашето дете под 18 години (или дете с увреждания на всяка възраст) и (б) вие сте разведени/овдовели/разделени или имате съпруг/а с физическо или психическо състояние, което не позволява грижата за детето за поне четири последователни седмици от тримесечието
• Служител под 18 години по всяко време през годината, освен ако домакинската работа не е основната професия на служителя (това изключение е причината плащането на детегледачка в тийнейджърска възраст да е много по-просто от плащането на 22-годишна бавачка)

Тези освобождавания се прилагат само за FICA. Правилата за федералния данък върху доходите и щатските закони могат да третират същите заплати по различен начин.

Какво всъщност дължите (и какво дължи вашият служител)

Ако приемем, че сте преминали прага на FICA от $3 000 за 2026 г.:

Данък	Кой плаща	Ставка	База на възнаграждението
Социално осигуряване	Служител	6,2%	Първите $184 500
Социално осигуряване	Работодател (вие)	6,2%	Първите $184 500
Medicare	Служител	1,45%	Без ограничение
Medicare	Работодател (вие)	1,45%	Без ограничение
Допълнителен Medicare	Само служителят	0,9%	Над $200 000
FUTA	Само работодателят	6,0% (обикновено 0,6% нето)	Първите $7 000

Делът от 7,65% за FICA на служителя технически се удържа от неговата заплата. Делът от 7,65% на работодателя е ваш собствен разход. Много семейства избират да направят „gross up“ (увеличаване на брутната сума) – като сами плащат дела за FICA, който обикновено се удържа от заплатата на бавачката, така че договорената седмична сума е това, което постъпва в банковата сметка на бавачката. Това е законно, но сумата, която плащате от името на бавачката, се превръща в допълнително облагаемо възнаграждение, което леко увеличава базата за изчисление на FICA и FUTA. Софтуерът за заплати обработва тази математика автоматично; електронните таблици обикновено не го правят.

FUTA е често забравяният ред. Изглежда плашещо със своите 6%, но всеки щат управлява своя собствена програма за осигуряване при безработица и докато плащате щатския си данък за безработица навреме, получавате федерален кредит, който намалява ефективната ставка на FUTA до 0,6% върху първите $7 000 — максимум $42 на служител годишно. Семействата, които не успеят да се регистрират за щатско осигуряване за безработица, могат да загубят този кредит и да се окажат задължени да платят пълните 6% на федерално ниво.

Удържането на федерален подоходен данък е незадължително

Това често изненадва семействата, тъй като е точно обратното на начина, по който обикновено работи заетостта по W-2. Не сте длъжни да удържате федерален подоходен данък от заплатата на вашата бавачка. IRS разглежда удържането като нещо, което служителят може да поиска, а работодателят може да се съгласи да направи.

Повечето семейства или изобщо прескачат федералното удържане (бавачката сама се справя със своите тримесечни прогнозни плащания или плаща остатъка при подаване на декларацията), или настройват доброволно удържане, защото бавачката предпочита да няма голяма сметка за плащане по време на данъчната кампания. Всеки от двата подхода е подходящ. Ако решите да удържате данък, използвате стандартния формуляр W-4, който бавачката попълва, и процентния метод на IRS или таблиците със заплати по категории — точно както всеки друг работодател.

Дори ако изберете да не удържате федерален подоходен данък, вие все пак отчитате заплатите в W-2, а служителят все пак дължи подоходен данък. Пропускането на удържането е удобство за паричния поток, а не данъчно убежище.

Формулярите, крайните срокове и EIN

Ето действителния списък за проверка при подаване на документи за семейство, което е преминало прага за 2026 г.:

Преди първата заплата (или преди края на годината):

• Кандидатствайте за идентификационен номер на работодателя (EIN) чрез уебсайта на IRS или формуляр SS-4. Безплатно е и става мигновено, ако кандидатствате онлайн в работно време. Ще използвате този номер във всеки формуляр, който подавате занапред.
• Поискайте от бавачката да попълни формуляр I-9, за да проверите правото ѝ на работа. Съхранявайте го в досие у дома; не го изпращайте никъде.
• Поискайте от бавачката да попълни формуляр W-4, ако ще удържате федерален подоходен данък.
• Регистрирайте се във вашия щат като работодател на домакинство за осигуряване за безработица и получете застраховка за обезщетение на работниците, ако се изисква от вашия щат.

До 31 януари 2027 г. (за данъчната 2026 година):

• Предоставете формуляр W-2 на всеки служител в домакинството.
• Подайте Копие А от формуляр W-2 и формуляр W-3 по електронен път до Администрацията за социално осигуряване (Social Security Administration).

До 15 април 2027 г.:

• Подайте Приложение H (формуляр 1040), Данъци за заетост в домакинството, прикрепено към вашата лична федерална данъчна декларация.
• Платете общия данък за заетост в домакинството като част от дължимото салдо по вашия формуляр 1040 (или чрез тримесечни прогнозни данъчни плащания през 2026 г., за да избегнете санкция за недоплащане).

Самото Приложение H е единичен формуляр от две страници. Той изчислява данъка за социално осигуряване и Medicare (част I), данъка FUTA (част II) и общия данък за заетост в домакинството (част III). Отчитате сумите в Приложение 2 на вашия формуляр 1040, където те се комбинират с подоходния данък, който дължите.

Капанът, в който попадат семействата, е забравянето, че данъците по Приложение H се дължат по същото време като подоходния им данък — което означава, че се натрупват санкции за недоплащане, ако не ги платите чрез удържане от собствените си заплати или чрез тримесечни прогнозни плащания. Ако дължите 4 000 долара данък за заетост в домакинството до 15 април и не сте ги предвидили през годината, очаквайте известие за санкция.

Щатското ниво е мястото, където нещата стават непредсказуеми

Федералното Приложение H е едно и също, независимо къде живеете. Изискванията на щатите не са. Три неща варират драстично:

Щатска осигуровка за безработица (SUI). Всеки щат изисква от работодателите на домакинства да се регистрират и да плащат SUI, но базата на заплатите и ставките се различават значително. Калифорния: 3,4% върху първите 7 000 долара. Илинойс: 3,35% върху първите 14 250 долара. Вашингтон и няколко други щати използват променливи ставки, базирани на индустрията. На новите работодатели обикновено се определя фиксирана „ставка за нов работодател“ за първите две до три години, след което преминават към ставка, базирана на опита.

Обезщетение на работниците (Workers' compensation). Някои щати изискват застраховка за обезщетение на работниците в момента, в който наемете служител в домакинството. Други я изискват само над определен праг на изработени часове. Няколко щати напълно освобождават работодателите на домакинства. Закупуването на полица чрез застрахователя на вашето жилище обикновено е най-лесният начин — тя често струва няколкостотин долара на година и покрива вашата бавачка, ако тя се нарани, докато работи в дома ви.

Инвалидност и платен семеен отпуск. Калифорния, Ню Йорк, Ню Джърси, Роуд Айлънд, Хавай, Масачузетс, Вашингтон и окръг Колумбия управляват държавни програми за инвалидност или платен семеен отпуск, които изискват участие на работодателите на домакинства. Премиите обикновено са малък процент от заплатите, разделен между работодателя и служителя.

Закони за правата на домашните работници (Domestic Worker Bills of Rights). Нарастващ списък от юрисдикции — Ню Йорк, Калифорния, Илинойс, Масачузетс, Орегон, Хавай, Кънектикът, Невада, Ню Мексико, Вирджиния, Сиатъл и други — са приели закони, предоставящи на домашните работници защити, които не съществуват според федералния закон: задължителен извънреден труд, платени дни за почивка, писмени споразумения за работа, предизвестие за прекратяване и защита от тормоз. Ню Йорк и Калифорния изискват заплащане на извънреден труд „време и половина“ след 40 часа (или 44 часа за работници, живеещи в дома). Илинойс изисква домашните работници, наети редовно за поне осем часа седмично, да получават същите защити като останалите служители.

Преди първата заплата отделете един час на уебсайта на отдела по труда на вашия щат (или официалното ръководство за „работодател на домакинство“ или „домашен работник“ във вашия щат). Федералните правила са универсални; щатските правила варират достатъчно, че общ съвет от приятел в друг щат може да ви струва хиляди.

Капанът на погрешната класификация (и защо той няма давностен срок)

Най-скъпата грешка при наемането на домашен помощник е издаването на формуляр 1099-NEC на бавачката в края на годината вместо W-2. Семействата правят това по разбираеми причини: документацията за 1099 е по-проста, избягвате всички данъци върху заплатите за сметка на работодателя, а бавачката може дори да го предпочете, защото IRS няма веднага да се сети да попита за Приложение H (Schedule H).

Не го правете.

IRS класифицира почти всички грижи в дома, ръководени от семейството, като трудова заетост. Издаването на 1099 на вашата бавачка е погрешна класификация, а погрешната класификация се третира като укриване на данъци. Последиците включват:

• Неплатени данъци по FICA и FUTA, с лихви от първоначалните падежни дати
• Глоби в размер на 100% от неплатения данък върху заетостта при умишлени случаи
• Щатски санкции за нерегистриране за застраховка за безработица и (ако е приложимо) обезщетение на работниците (workers' compensation)
• Липса на давностен срок, когато IRS твърди, че е налице измама — те могат да се върнат пет, десет или петнадесет години по-късно
• Лична отговорност, ако вашата бавачка се нарани по време на работа и застраховката на дома ви откаже да покрие „служител“, когото сте третирали като изпълнител
• Загуба на предимствата от FSA за грижа за зависими лица / данъчен кредит, които обикновено изискват правилна W-2 документация за възнагражденията за грижа за деца

Рискът обикновено излиза наяве по един от три начина: бавачката подава молба за обезщетение за безработица, когато работата приключи, и щатската агенция пита кой я е наел; бавачката кандидатства за ипотека и нейният данъчен консултант поставя под въпрос формуляра 1099; или IRS одитира вашата декларация и забелязва, че липсва Приложение H, въпреки предявения данъчен кредит за грижа за зависими лица във Формуляр 2441 с отчетени заплати.

Връзката с данъчния кредит за грижа за зависими лица (Формуляр 2441)

Ето едно понякога пренебрегвано данъчно предимство, което изисква правилно попълване на Приложение H, за да бъде предявено. Ако сте платили на домашен служител да се грижи за дете под 13 години (или съпруг с увреждания или зависимо лице на всяка възраст), за да можете да работите или да търсите работа, може да имате право на Данъчен кредит за грижа за деца и зависими лица или на възстановяване на разходи чрез Гъвкава сметка за разходи (FSA) за грижа за зависими лица.

• Кредитът (Формуляр 2441) е на стойност от 20% до 35% от до 3000 долара за допустими разходи за едно дете или 6000 долара за две или повече деца.
• FSA за грижа за зависими лица, ако се предлага от вашия работодател, ви позволява да заделите до 5000 долара годишно (7500 долара от 2026 г. съгласно последните разпоредби за разширяване) от брутната заплата преди облагане за грижи за деца.

Предявяването на което и да е от двете обезщетения изисква отчитане на името, адреса и SSN или EIN на лицето, полагащо грижи, във Формуляр 2441. IRS проверява това спрямо подадените формуляри W-2 и Приложение H. Ако вашият Формуляр 2441 отчита 25 000 долара заплати за грижа за деца, но не е приложено Приложение H, очаквайте писмо.

Примерен изчислителен модел за 2026 г.

Да приемем, че сте наели бавачка на пълен работен ден през януари 2026 г. и сте ѝ плащали по 850 долара на седмица в брой (без обезщетения, без договорени удръжки). За 50 седмици това са 42 500 долара годишна заплата. Ето какво дължите:

Данък за социално осигуряване: $42,500 × 12.4% = $5,270 (половината от вашия джоб, половината технически удържана от нейните чекове)

Данък Medicare: $42,500 × 2.9% = $1,233 (същото разпределение)

FUTA: $7,000 × 0.6% (нетна ставка, при условие че сте платили щатската застраховка за безработица навреме) = $42

Щатска застраховка за безработица (UI): Варира — при 3.4% в Калифорния върху 7000 долара, това са 238 долара. При 3.35% в Илинойс върху 14 250 долара, това са 477 долара.

Щатска нетрудоспособност/платен отпуск: Варира според щата. Калифорния добавя приблизително 1.2% през 2026 г.

Общ федерален данък върху заетостта: приблизително 6 545 долара за годината. От тях 3 272 долара са вашият дял, а 3 272 долара се удържат от заплатата на бавачката. Към това добавете и щатските данъци.

Ако сте се записали и в FSA за грижа за зависими лица за 7 500 долара на собствената си работа, спестявате приблизително 2 000 долара до 3 000 долара от вашите лични федерални подоходни данъци и FICA. Данъчният кредит за грижа за деца и зависими лица може да добави още 600 до 2 100 долара в зависимост от вашия коригиран брутен доход (AGI) и броя на децата. Нетната цена на спазването на правилата често е значително по-ниска, отколкото предполагат брутните цифри.

Практически работен процес: правете това веднъж на тримесечие, финализирайте веднъж годишно

Повечето домашни работодатели нямат нужда от външна фирма за ТРЗ услуги, но тези, които плащат над 30 000 долара годишни заплати или имат сложни щатски изисквания (CA, NY, IL, WA, MA, DC), често се възползват от такава. И в двата случая устойчивият работен процес изглежда така:

На всяка дата на плащане:

• Записвайте датата на плащане, брутната заплата, удръжките и нетната сума на чека
• Запазвайте банковото си извлечение или копие от фиша за заплата

На всяко тримесечие:

• Подавайте декларация за щатската застраховка за безработица (повечето щати изискват тримесечни декларации, дори ако не се дължи данък)
• Коригирайте собственото си плащане на прогнозни данъци по Формуляр 1040, за да покриете натрупания данък по Приложение H за годината
• Съгласувайте изплатените до момента заплати с вашите записи за възнагражденията

В края на годината (декември–януари):

• Изчислете общата сума за социално осигуряване, Medicare, FUTA и щатска застраховка за безработица за годината
• Издайте Формуляр W-2 на вашия служител до 31 януари
• Подайте W-3 + W-2 Копие А към Социалното осигуряване (SSA) до 31 януари
• Подайте всички щатски предавателни декларации за W-2

По време на данъчната кампания (март–април):

• Попълнете Приложение H, като използвате годишните си общи суми
• Прикачете го към вашия Формуляр 1040 и платете оставащия данъчен баланс
• Съхранявайте всички записи в продължение на поне четири години

Този работен процес е най-труден през първата година и става значително по-лесен през втората, след като вече имате EIN, щатските регистрации са направени и имате Приложение H от предходната година като шаблон.

Поддържайте изрядни записите за заплати в домакинството си от първия ден

Наемането на персонал за домакинството е една от малкото сфери, в които IRS очаква от вас да действате като малък бизнес — издаване на W-2 формуляри, подаване на декларации, проследяване на осигурителните доходи, отделяне на FICA от FUTA — без да ви предоставя счетоводната инфраструктура, която има един истински бизнес. Семействата, които се справят успешно, са тези, които третират изплащането на заплати в домакинството като малка главна книга, а не като купчина разписки. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което ви позволява да проследявате заплати, удръжки, данъци за сметка на работодателя и декларации към щата със същата прозрачност, която бихте искали за малък бизнес — без затворени файлови формати, без зависимост от доставчик, с всеки запис, видим в четим от хора текст. Започнете безплатно и внесете същата яснота в заплатите на домакинството си, каквато бихте искали за вашите фирмени счетоводни книги.