L'Annex H i l'impost sobre el servei domèstic: Una guia pràctica per a ocupadors domèstics el 2026
Vas contractar una mainadera perquè els teus vespres fossin menys caòtics, no perquè heretessis un departament de nòmines. Però en el moment en què vas lliurar el primer pagament en efectiu per a la cura de nens a temps complet, l'IRS va començar a tractar-te com una petita empresa: una amb llindars trimestrals, una declaració de l'impost federal sobre l'ocupació, un EIN i l'obligació d'emetre un W-2.
La bona notícia: els impostos sobre l'ocupació domèstica no són tan complicats un cop s'entenen les peces que hi intervenen. La mala notícia: gairebé tots els empleadors domèstics s'equivoquen en algun punt, i l'error més comú —lliurar a la mainadera un 1099 a finals d'any— és el que l'IRS tracta amb més duresa.
Aquesta guia explica què activa l'"impost de la mainadera", què deus, què has de presentar i on solen ensopegar les famílies. S'aplica tant si la teva empleada és una mainadera interna, un cangur a temps parcial, un cuidador de gent gran per a un pare d'edat avançada, una treballadora de la llar o un jardiner; qualsevol persona que treballi a casa teva o als voltants sota la teva direcció.
El llindar que canvia silenciosament cada any
El sistema federal d'ocupació domèstica es basa en dos activadors monetaris, ambdós ajustats anualment per l'IRS:
- **3.000 del 2025.
- 1.000 $ en salaris en efectiu en qualsevol trimestre natural del 2025 o 2026 activa l'impost federal d'atur (FUTA).
La majoria de les famílies només descobreixen la primera xifra, passen per alt la segona i després presenten un Annex H amb les columnes de la FICA omplertes i la columna de la FUTA buida. Aquest és exactament el patró d'error que l'IRS detecta. Els dos llindars són independents. Pots deure la FUTA sense deure la FICA (moltes hores a la primavera/estiu que no arriben als 3.000 en un sol trimestre, tot i que això és poc freqüent).
No hi ha cap requisit de mínim d'hores, cap exclusió per "temps parcial" i cap exempció per pagaments en efectiu. Si pagues a la teva mainadera amb bitllets de vint d'un caixer automàtic cada divendres, l'IRS encara considera aquests salaris com a efectiu, i encara deus l'impost sobre la nòmina un cop creues el llindar.
Què significa realment "empleat domèstic"
Aquí és on resideix el malentès més costós, així que val la pena analitzar-ho amb calma.
L'IRS classifica algú com el teu empleat quan controles quin treball es fa i com es fa. Amb una mainadera, aquest és gairebé sempre el cas: tu estableixes l'horari, la rutina, les regles sobre el temps de pantalla, què hi ha per dinar, quan fer la migdiada. Tu proporciones la casa, les joguines, els berenars, la cadireta del cotxe. La mainadera no porta els seus propis clients, no fixa les seves pròpies tarifes amb el mercat obert i no gestiona un negoci que serveixi a diverses llars simultàniament.
Això la converteix en la teva empleada. No en una contractista. No en una freelance 1099. No en una "treballadora de la gig economy".
La mateixa lògica s'aplica a:
- Cuidadors de gent gran que venen a casa teva amb un horari que tu estableixes (s'apliquen regles diferents quan el cuidador es contracta a través d'una agència que controla la feina)
- Treballadors de la llar amb un horari setmanal recurrent
- Cuiners personals, conductors i treballadors del jardí sota la teva direcció
- Auxiliars de salut per a un familiar amb discapacitat, quan no es proporcionen a través d'un programa de Medicaid o d'agència
Existeixen treballadors que realment operen com a contractistes independents en aquest àmbit; per exemple, un servei de càtering puntual, una empresa de jardineria que porta el seu propi personal i equip, o un servei de neteja que decideix quina netejadora es presenta cada setmana. Però la relació quotidiana de "ve a casa meva, fa l'horari que jo estableixo" és una ocupació tant segons la llei de l'IRS com la estatal.
Qui està exempt de la FICA (fins i tot per sobre del llindar)
Els salaris que pagues a determinats familiars i menors d'edat mai compten per al llindar de la Seguretat Social/Medicare, independentment de l'import:
- El teu cònjuge
- El teu fill menor de 21 anys
- El teu pare o mare, amb dues excepcions puntuals: deus la FICA pels salaris d'un progenitor si (a) el progenitor cuida del teu fill menor de 18 anys (o d'un fill amb discapacitat de qualsevol edat), i (b) estàs divorciat/vídu/separat o tens un cònjuge amb una condició física o mental que impedeix cuidar el nen durant almenys quatre setmanes seguides del trimestre
- Un empleat menor de 18 anys en qualsevol moment de l'any, tret que el treball domèstic sigui l'ocupació principal de l'empleat (aquesta exclusió és el que fa que pagar a un cangur adolescent sigui molt més senzill que pagar a una mainadera de 22 anys)
Aquestes exempcions només s'apliquen a la FICA. Les normes de l'impost federal sobre la renda i les lleis estatals poden tractar els mateixos salaris de manera diferent.
Què deus realment (i què deu el teu empleat)
Suposant que has superat el llindar de la FICA de 3.000 $ per al 2026:
| Impost | Qui paga | Taxa | Base salarial |
|---|---|---|---|
| Seguretat Social | Empleat | 6,2% | Primers 184.500 $ |
| Seguretat Social | Empleador (tu) | 6,2% | Primers 184.500 $ |
| Medicare | Empleat | 1,45% | Sense límit |
| Medicare | Empleador (tu) | 1,45% | Sense límit |
| Medicare addicional | Només empleat | 0,9% | Per sobre de 200.000 $ |
| FUTA | Només empleador | 6,0% (normalment 0,6% net) | Primers 7.000 $ |
La part del 7,65% de la FICA de l'empleat es reté tècnicament de la seva nòmina. El 7,65% de l'empleador és el teu propi cost directe. Moltes famílies opten pel "gross up" (bruteig): paguen elles mateixes la part de la FICA que normalment sortiria del xec de la mainadera, de manera que la tarifa setmanal acordada és el que arriba al compte bancari de la mainadera. Això és legal, però l'import que pagues en nom de la mainadera es converteix en salaris imposables addicionals, la qual cosa augmenta lleugerament el càlcul subjacent de la FICA i la FUTA. El programari de nòmines gestiona aquest càlcul de bruteig automàticament; els fulls de càlcul normalment no ho fan.
La FUTA és la línia que sovint s'oblida. Sembla aterridora amb un 6%, però cada estat gestiona el seu propi programa d'assegurança d'atur, i mentre paguis l'impost estatal d'atur (UI) a temps, rebràs un crèdit federal que redueix la taxa efectiva de la FUTA al **0,6% sobre els primers 7.000 per empleat i any. Les famílies que no es registren a l'atur estatal poden perdre aquest crèdit i acabar devent el 6% complet a nivell federal.
La retenció de l'impost federal sobre la renda és opcional
Això agafa moltes famílies desprevingudes, perquè és el contrari de com funciona normalment l'ocupació amb el formulari W-2. No esteu obligats a retenir l'impost federal sobre la renda de la nòmina de la vostra cuidadora. L'IRS tracta la retenció com un element que l'empleat pot sol·licitar i l'ocupador pot acceptar.
La majoria de les famílies o bé ometen totalment la retenció federal (la cuidadora gestiona els seus propis pagaments trimestrals estimats o paga el saldo en fer la declaració) o estableixen una retenció voluntària perquè la cuidadora prefereix una factura més petita en el moment de la declaració. Qualsevol dels dos enfocaments és correcte. Si opteu per fer la retenció, utilitzareu el formulari estàndard W-4 que emplena la cuidadora i el mètode del percentatge de l'IRS o les taules de trams salarials, igual que qualsevol altre ocupador.
Encara que opteu per no retenir l'impost federal sobre la renda, heu d'informar igualment dels salaris en un formulari W-2 i l'empleat continua essent deutor de l'impost sobre la renda. Ometre la retenció és una comoditat de flux de caixa, no un refugi fiscal.
Els formularis, els terminis i l'EIN
Aquí teniu la llista de verificació real per a una família que hagi superat el llindar de 2026:
Abans de la primera nòmina (o abans de finals d'any):
- Sol·liciteu un Número d'identificació de l'ocupador (EIN) a través del lloc web de l'IRS o del formulari SS-4. És gratuït i instantani si ho sol·liciteu en línia durant l'horari comercial. Utilitzareu aquest número en cada formulari que presenteu d'ara endavant.
- Feu que la cuidadora empleni el formulari I-9 per verificar l'eligibilitat per treballar. Guardeu-lo a casa; no l'envieu enlloc.
- Feu que la cuidadora empleni el formulari W-4 si teniu previst retenir l'impost federal sobre la renda.
- Registreu-vos al vostre estat com a ocupador domèstic per a l'assegurança d'atur, i obteniu cobertura d'indemnització per accidents laborals (workers' compensation) si el vostre estat ho requereix.
Abans del 31 de gener de 2027 (per a l'any fiscal 2026):
- Lliureu el formulari W-2 a cada empleat domèstic
- Presenteu la còpia A del formulari W-2 i el formulari W-3 electrònicament a l'Administració de la Seguretat Social
Abans del 15 d'abril de 2027:
- Presenteu l'Annex H (Formulari 1040), Household Employment Taxes, adjunt a la vostra declaració personal de l'impost federal sobre la renda
- Pagueu el total de l'impost sobre l'ocupació domèstica com a part del vostre saldo degut del formulari 1040 (o mitjançant pagaments trimestrals d'impostos estimats durant el 2026 per evitar una penalització per pagament insuficient)
L'Annex H en si és un únic formulari de dues pàgines. Calcula l'impost de la Seguretat Social i Medicare (Part I), l'impost FUTA (Part II) i el total dels impostos sobre l'ocupació domèstica (Part III). Heu d'informar dels totals a l'Annex 2 del vostre formulari 1040, on es combinen amb qualsevol impost sobre la renda que degeu.
El parany en què cauen les famílies és oblidar que els impostos de l'Annex H s'han de pagar al mateix temps que l'impost sobre la renda, cosa que significa que s'acumulen penalitzacions per pagament insuficient si no es fa una de les dues coses: (a) pagar-los mitjançant retencions dels vostres propis salaris, o (b) fer pagaments trimestrals estimats. Si degeu 4.000 $ en impostos sobre l'ocupació domèstica abans del 15 d'abril i no ho heu previst durant l'any, espereu rebre un avís de penalització.
El nivell estatal és on les coses es tornen impredictibles
L'Annex H federal és el mateix independentment d'on visqueu. Els requisits estatals no ho són. Hi ha tres aspectes que varien dràsticament:
Assegurança estatal d'atur (SUI). Tots els estats exigeixen que els ocupadors domèstics es registrin i paguin la SUI, però la base salarial i els tipus impositius difereixen enormement. Califòrnia: 3,4% sobre els primers 7.000 . Washington i diversos altres estats utilitzen tipus variables basats en la indústria. Als nous ocupadors se'ls sol assignar una "taxa de nou ocupador" fixa durant els primers dos o tres anys, i després passen a una taxa basada en l'experiència.
Indemnització per accidents laborals (Workers' compensation). Alguns estats exigeixen l'assegurança d'accidents laborals des del moment en què contracteu un empleat domèstic. Altres només la requereixen per sobre d'un llindar d'hores treballades. Uns quants n'eximeixen totalment els ocupadors domèstics. Contractar una pòlissa a través de la vostra assegurança de la llar sol ser la via més fàcil: sovint costa uns quants centenars de dòlars a l'any i cobreix la vostra cuidadora si es lesiona mentre treballa a casa vostra.
Discapacitat i permís familiar retribuït. Califòrnia, Nova York, Nova Jersey, Rhode Island, Hawaii, Massachusetts, Washington i el Districte de Colúmbia gestionen programes estatals de discapacitat o de permís familiar retribuït que requereixen la participació de l'ocupador domèstic. Les primes solen ser un petit percentatge dels salaris, dividit entre l'ocupador i l'empleat.
Lleis de drets dels treballadors domèstics. Una llista creixent de jurisdiccions —Nova York, Califòrnia, Illinois, Massachusetts, Oregon, Hawaii, Connecticut, Nevada, Nou Mèxic, Virgínia, Seattle i d'altres— han promulgat lleis que atorgen als treballadors domèstics proteccions que no existeixen sota la llei federal: hores extres obligatòries, dies de descans retribuïts, acords de treball per escrit, preavís de finalització de contracte i protecció contra l'assetjament. Tant Nova York com Califòrnia exigeixen el pagament d'hores extres a temps i mig després de les 40 hores (o 44 hores per als treballadors interns). Illinois exigeix que els treballadors domèstics empleats regularment almenys vuit hores a la setmana rebin les mateixes proteccions que la resta d'empleats.
Abans de la primera nòmina, dediqueu una hora al lloc web del departament de treball del vostre estat (o a la guia oficial de "ocupador domèstic" o "treballador domèstic" del vostre estat). Les normes federals són universals; les normes estatals varien prou com perquè el consell genèric d'un amic d'un altre estat us pugui costar milers de dòlars.
La trampa de la classificació errònia (i per què no té termini de prescripció)
L'error més costós en l'ocupació domèstica és emetre al cuidador o cuidadora un formulari 1099-NEC al final de l'any en lloc d'un W-2. Les famílies ho fan per raons entenedores: la paperassa del 1099 és més senzilla, s'eviten tots els impostos sobre la nòmina de l'ocupador i pot ser que el treballador fins i tot ho prefereixi perquè l'IRS no sabrà immediatament que ha de preguntar per l'Annex H (Schedule H).
No ho feu.
L'IRS classifica pràcticament tota l'atenció domiciliària dirigida per la família com a ocupació. Emetre un 1099 al vostre cuidador és una classificació errònia, i la classificació errònia es tracta com a evasió fiscal. Les conseqüències inclouen:
- Pagaments retroactius de FICA i FUTA, amb interessos des de les dates de venciment originals.
- Sancions del 100% de l'impost sobre l'ocupació no pagat en casos de negligència deliberada.
- Sancions estatals per no haver-se registrat a l'assegurança d'atur i (si escau) a la indemnització per accidents laborals (workers' compensation).
- Sense termini de prescripció quan l'IRS al·lega frau; poden reclamar cinc, deu o quinze anys més tard.
- Responsabilitat personal si el cuidador es lesiona a la feina i la vostra pòlissa de llar es nega a cobrir un "empleat" que vau tractar com a contractista.
- Pèrdua dels beneficis del crèdit fiscal / FSA de cura de dependents, que generalment requereixen una documentació W-2 adequada dels salaris per cura de nens.
El risc sol sortir a la llum d'una d'aquestes tres maneres: el cuidador sol·licita l'atur quan acaba la feina i l'agència estatal pregunta qui l'ocupava; el cuidador sol·licita una hipoteca i el seu gestor fiscal qüestiona el 1099; o l'IRS audita la vostra declaració i observa que falta un Annex H malgrat una reclamació de crèdit per cura de dependents al Formulari 2441 amb salaris reportats.
La connexió amb el crèdit per cura de dependents del Formulari 2441
Heus aquí un benefici fiscal que de vegades es passa per alt i que requereix gestionar correctament l'Annex H per poder-lo reclamar. Si heu pagat a un empleat domèstic per tenir cura d'un fill beneficiari menor de 13 anys (o un cònjuge o dependent discapacitat de qualsevol edat) perquè poguéssiu treballar o buscar feina, podeu ser elegibles per al Crèdit per a la cura de fills i dependents o per a un reemborsament del Compte de despeses flexibles (FSA) per a la cura de dependents.
- El crèdit (Formulari 2441) té un valor del 20% al 35% de fins a 3.000 per a dos o més fills.
- El FSA de cura de dependents, si l'ofereix el vostre ocupador, us permet reservar fins a 5.000 a partir del 2026 segons les disposicions d'expansió recents) de salaris bruts per a la cura de nens.
Reclamar qualsevol dels dos beneficis requereix informar del nom, l'adreça i el SSN o l'EIN del cuidador al Formulari 2441. L'IRS acaramenta aquesta informació amb les presentacions del W-2 i de l'Annex H. Si el vostre Formulari 2441 reporta 25.000 $ en salaris per cura de nens però no s'hi adjunta cap Annex H, espereu rebre una carta.
Un exemple pràctic per al 2026
Suposem que heu contractat una cuidadora a jornada completa el gener de 2026 i li pagueu 850 en salaris anuals. Això és el que deveu:
Impost de la Seguretat Social: 42.500 (la meitat de la vostra butxaca, l'altra meitat tècnicament retinguda dels seus xecs)
Impost de Medicare: 42.500 (mateixa divisió)
FUTA: 7.000
Atur estatal (State UI): Varia — al 3,4% de Califòrnia sobre 7.000 $, són 238 , són 477 $.
Incapacitat estatal / permís pagat: Varia segons l'estat. Califòrnia hi afegeix aproximadament un 1,2% el 2026.
Total d'impostos federals sobre l'ocupació: aproximadament 6.545 són la vostra part i 3.272 $ es retenen dels salaris de la cuidadora. Cal afegir-hi els impostos estatals.
Si també us heu inscrit en un FSA de cura de dependents de 7.500 en el vostre propi impost federal sobre la renda i FICA. El Crèdit per a la cura de fills i dependents pot afegir entre 600 i 2.100 $ addicionals segons el vostre AGI i el nombre de fills beneficiaris. El cost net de complir la normativa és sovint substancialment inferior al que suggereixen les xifres brutes.
Flux de treball pràctic: feu-ho un cop al trimestre, finalitzeu-ho un cop a l'any
La majoria dels ocupadors domèstics no necessiten un proveïdor de nòmines, però aquells que paguen més de 30.000 $ en salaris anuals o tenen requisits estatals complexos (CA, NY, IL, WA, MA, DC) sovint se'n beneficien. En qualsevol cas, un flux de treball sostenible és el següent:
Cada dia de pagament:
- Registreu la data de pagament, el salari brut, les retencions i el xec net.
- Guardeu el registre bancari o la còpia del rebut de nòmina.
Cada trimestre:
- Presenteu la declaració de l'atur estatal (la majoria dels estats requereixen declaracions trimestrals fins i tot si no s'ha de pagar cap impost).
- Ajusteu el vostre propi pagament d'impostos estimats del Formulari 1040 per cobrir l'impost de l'Annex H que s'acumula durant l'any.
- Concilieu els salaris de l'any a data d'avui (YTD) amb els vostres registres de nòmina.
Al final de l'any (desembre–gener):
- Calculeu el total de la Seguretat Social, Medicare, FUTA i l'atur estatal de l'any.
- lliureu el Formulari W-2 al vostre empleat abans del 31 de gener.
- Presenteu el W-3 + la còpia A del W-2 a l'SSA abans del 31 de gener.
- Presenteu qualsevol tramesa estatal del W-2.
En el moment dels impostos (març–abril):
- Empleneu l'Annex H utilitzant els totals de final d'any.
- Adjunteu-lo al vostre Formulari 1040 i pagueu qualsevol saldo d'impostos restant.
- Guardeu tots els registres durant almenys quatre anys.
Aquest flux de treball és més pesat el primer any i es torna molt més fàcil el segon any, un cop ja teniu l'EIN, els registres estatals estan fets i teniu l'Annex H de l'any anterior com a plantilla.
Mantingueu els registres de les nòmines de la llar nets des del primer dia
L'ocupació domèstica és una de les poques àrees on l'IRS espera que actueu com una petita empresa —emeten W-2, presentant declaracions, fent el seguiment de les bases salarials, separant FICA de FUTA— sense donar-vos cap de les infraestructures comptables que té una empresa real. Les famílies que ho fan bé són les que tracten la nòmina domèstica com un petit llibre major en lloc d'un munt de rebuts. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us permet fer el seguiment dels salaris, les retencions, els impostos a càrrec de l'ocupador i les declaracions estatals amb la mateixa transparència que voldríeu per a una petita empresa: sense formats de fitxer propietaris, sense dependència d'un proveïdor i amb cada entrada inspeccionable en text llegible per humans. Comenceu de franc i aporteu a les nòmines de casa la mateixa claredat que voldríeu per als llibres de la vostra empresa.
