Додаток H та податок на домашній персонал: практичний посібник для роботодавців домашніх працівників у 2026 році

Ви найняли няню, щоб ваші вечори стали менш хаотичними, а не для того, щоб успадкувати цілий відділ розрахунку заробітної плати. Але щойно ви передали першу готівкову оплату за повний робочий день по догляду за дитиною, IRS почала ставитися до вас як до малого бізнесу — з квартальними порогами, федеральною податковою декларацією про найм, ідентифікаційним номером роботодавця (EIN) та зобов’язанням видати форму W-2.

Гарна новина: податки на домашній персонал насправді не такі складні, якщо зрозуміти, як вони працюють. Погана новина: майже кожен роботодавець домашнього персоналу припускається принаймні однієї помилки, і найпоширеніша з них — видача няні форми 1099 наприкінці року — це саме те, за що IRS карає найсуворіше.

Цей посібник розповідає про те, що саме активує «податок на няню», скільки ви винні, що потрібно подавати і де сім’ї зазвичай припускаються помилок. Це стосується випадків, коли вашим працівником є няня, що проживає з вами, няня на неповний робочий день, доглядальник за літніми батьками, економка чи садівник — будь-хто, хто працює у вашому домі або біля нього під вашим керівництвом.

Ліміт, який непомітно змінюється щороку

Федеральна система оподаткування домашнього персоналу базується на двох грошових лімітах, обидва з яких IRS щорічно коригує:

• $3 000 готівкової заробітної плати будь-якому одному працівнику у 2026 році активує зобов'язання щодо соціального страхування та Medicare (FICA). Це більше, ніж $2 800 у 2025 році.
• $1 000 готівкової заробітної плати в будь-якому календарному кварталі 2025 або 2026 року активує федеральний податок на безробіття (FUTA).

Більшість сімей помічають лише першу цифру, пропускають другу, а потім подають Додаток H (Schedule H) із заповненими колонками FICA та порожньою колонкою FUTA. Саме таку схему помилок відстежує IRS. Ці два пороги є незалежними. Ви можете заборгувати FUTA, не бувши винними FICA (наприклад, інтенсивна робота навесні/влітку, яка не сягає $3 000 за рік), і ви можете заборгувати FICA, ніколи не бувши винними FUTA (стабільна цілорічна зарплата, яка ніколи не перевищує $1 000 в одному кварталі — хоча це трапляється рідко).

Немає вимог щодо мінімальної кількості годин, немає винятків для «неповного робочого дня» та немає звільнення від оподаткування для готівкових платежів. Якщо ви платите своїй няні купюрами по двадцять доларів із банкомату щоп’ятниці, IRS все одно вважає це готівковою заробітною платою, і ви все одно будете винні податок на фонд оплати праці, як тільки перетнете встановлений поріг.

Що насправді означає «домашній працівник»

Саме тут криється найдорожче непорозуміння, тому на цьому варто зупинитися детальніше.

IRS класифікує особу як вашого працівника, коли ви контролюєте яка робота виконується і як саме вона виконується. У випадку з нянею це майже завжди так: ви встановлюєте години, розпорядок дня, правила щодо екранного часу, обіду та сну. Ви надаєте житло (якщо це передбачено), іграшки, закуски, автокрісло. Няня не приводить власних клієнтів, не встановлює власні тарифи на відкритому ринку і не веде бізнес, який обслуговує кілька домогосподарств одночасно.

Це робить її вашим працівником. Не підрядником. Не фрілансером із формою 1099. Не «гіг-працівником».

Ця ж логіка поширюється на:

• Доглядальників за літніми людьми, які приходять до вас додому за встановленим вами графіком (інші правила діють, коли доглядальник наймається через агентство, яке контролює роботу)
• Економок із регулярним щотижневим графіком
• Особистих кухарів, водіїв та садівників під вашим керівництвом
• Помічників по здоров’ю для члена сім’ї з інвалідністю, якщо вони не надаються через програму Medicaid або агентство

Працівники, які дійсно діють як незалежні підрядники, існують у цій сфері — наприклад, кейтеринг для одноразової вечірки, ландшафтна компанія, яка привозить власну команду та обладнання, або клінінгова служба, яка сама вирішує, який прибиральник прийде цього тижня. Але повсякденні відносини «приходить до мене додому, працює за встановленим мною графіком» є наймом як згідно з федеральним законом, так і за законами штату.

Хто звільняється від FICA (навіть понад поріг)

Заробітна плата, яку ви платите певним членам сім’ї та неповнолітнім, ніколи не враховується для порогу соціального страхування/Medicare, незалежно від її розміру:

• Ваш чоловік або дружина
• Ваша дитина віком до 21 року
• Ваш батько чи мати, за двома вузькими винятками: ви винні FICA з заробітної плати батьків, якщо (а) вони доглядають за вашою дитиною віком до 18 років (або дитиною з інвалідністю будь-якого віку), і (б) ви розлучені/вдові/живете окремо або маєте подружжя з фізичним чи психічним станом, який заважає доглядати за дитиною протягом щонайменше чотирьох безперервних тижнів кварталу
• Працівник віком до 18 років у будь-який час протягом року, за винятком випадків, коли робота по дому є основним заняттям працівника (цей виняток робить оплату послуг няні-підлітка набагато простішою, ніж оплату 22-річної няні)

Ці звільнення стосуються лише FICA. Правила федерального прибуткового податку та закони штатів можуть трактувати ту саму заробітну плату інакше.

Скільки ви насправді винні (і скільки винен ваш працівник)

Припускаючи, що ви перетнули поріг FICA у $3 000 на 2026 рік:

Податок	Хто сплачує	Ставка	База нарахування
Соціальне страхування	Працівник	6,2%	Перші $184 500
Соціальне страхування	Роботодавець (ви)	6,2%	Перші $184 500
Medicare	Працівник	1,45%	Без обмежень
Medicare	Роботодавець (ви)	1,45%	Без обмежень
Додатковий Medicare	Тільки працівник	0,9%	Понад $200,000
FUTA	Тільки роботодавець	6,0% (зазвичай 0,6% нетто)	Перші $7 000

Частка FICA працівника у розмірі 7,65% технічно утримується з його заробітної плати. Частка роботодавця у розмірі 7,65% — це ваші власні витрати. Багато сімей обирають варіант «gross up» (гросап) — самостійну сплату частки FICA, яка зазвичай мала б вираховуватися з чека няні, щоб узгоджена тижнева ставка була саме тією сумою, яка надходить на банківський рахунок няні. Це законно, але сума, яку ви сплачуєте від імені няні, стає додатковою оподатковуваною заробітною платою, що трохи збільшує базу для розрахунку FICA та FUTA. Програми для розрахунку зарплати обробляють цю математику автоматично; електронні таблиці зазвичай ні.

FUTA — це рядок, про який часто забувають. Ставка 6% виглядає лякаючою, але кожен штат має власну програму страхування на випадок безробіття, і поки ви вчасно сплачуєте податок на безробіття штату, ви отримуєте федеральний кредит, який знижує ефективну ставку FUTA до 0,6% на перші $7 000 — максимум $42 на одного працівника на рік. Сім’ї, які не реєструються в системі страхування на випадок безробіття штату, можуть втратити цей кредит і в кінцевому підсумку заборгувати повні 6% на федеральному рівні.

Утримання федерального прибуткового податку є необов'язковим

Це часто стає несподіванкою для сімей, оскільки це суперечить тому, як зазвичай працює працевлаштування за формою W-2. Ви не зобов'язані утримувати федеральний прибутковий податок із зарплати вашої няні. IRS розглядає утримання як щось, про що працівник може попросити, а роботодавець може погодитися.

Більшість сімей або взагалі пропускають федеральне утримання (няня самостійно здійснює квартальні розрахункові платежі або сплачує залишок під час подання декларації), або встановлюють добровільне утримання, оскільки няня віддає перевагу меншому рахунку під час подання податкової декларації. Обидва підходи є прийнятними. Якщо ви все ж здійснюєте утримання, ви використовуєте стандартну форму W-4, яку заповнює няня, і метод відсотків IRS або таблиці діапазонів заробітної плати — так само, як і будь-який інший роботодавець.

Навіть якщо ви вирішите не утримувати федеральний прибутковий податок, ви все одно звітуєте про заробітну плату у формі W-2, а працівник все одно залишається боржником з прибуткового податку. Відмова від утримання — це зручність для грошового потоку, а не спосіб ухилення від податків.

Форми, дедлайни та EIN

Ось фактичний контрольний список подання звітності для сім'ї, яка перетнула поріг у 2026 році:

Перед першою виплатою зарплати (або до кінця року):

• Подайте заявку на отримання ідентифікаційного номера роботодавця (EIN) через вебсайт IRS або форму SS-4. Це безкоштовно та миттєво, якщо ви подаєте заявку онлайн у робочий час. Ви будете використовувати цей номер у кожній формі, яку подаватимете надалі.
• Попросіть няню заповнити форму I-9, щоб підтвердити право на роботу. Зберігайте її вдома; не надсилайте її нікуди.
• Попросіть няню заповнити форму W-4, якщо ви збираєтеся утримувати федеральний прибутковий податок.
• Зареєструйтеся у своєму штаті як роботодавець домашнього персоналу для страхування на випадок безробіття та отримайте покриття компенсації працівникам (workers' compensation), якщо це вимагається законодавством вашого штату.

До 31 січня 2027 року (за податковий рік 2026):

• Надайте форму W-2 кожному домашньому працівнику.
• Подайте копію А форми W-2 та форму W-3 в електронному вигляді до Адміністрації соціального забезпечення.

До 15 квітня 2027 року:

• Подайте додаток H (форма 1040), Податки з найму домашніх працівників, разом із вашою особистою федеральною податковою декларацією.
• Сплатіть загальну суму податку з найму домашніх працівників як частину залишку до сплати за формою 1040 (або через квартальні розрахункові податкові платежі протягом 2026 року, щоб уникнути штрафу за недоплату).

Сам додаток H — це проста двосторінкова форма. У ній розраховуються податки на соціальне забезпечення та Medicare (Частина I), податок FUTA (Частина II) та загальний податок з найму домашніх працівників (Частина III). Ви вказуєте загальні суми в Додатку 2 вашої форми 1040, де вони поєднуються з будь-яким прибутковим податком, який ви винні.

Пастка, в яку потрапляють сім'ї, полягає в тому, що вони забувають, що податки за додатком H підлягають сплаті одночасно з їхнім прибутковим податком — а це означає, що нараховуються штрафи за недоплату, якщо ви (а) не сплачуєте їх через утримання з власної заробітної плати, або (б) не здійснюєте квартальні розрахункові платежі. Якщо до 15 квітня ви винні 4000 доларів податку з найму домашніх працівників і не врахували це протягом року, очікуйте на повідомлення про штраф.

Рівень штату — це те, де все стає непередбачуваним

Федеральний додаток H однаковий незалежно від того, де ви живете. Вимоги штатів — ні. Три речі суттєво відрізняються:

Державне страхування на випадок безробіття (SUI). Кожен штат вимагає від роботодавців домашнього персоналу реєструватися та сплачувати SUI, але база нарахування заробітної плати та ставки сильно різняться. Каліфорнія: 3,4% на перші 7000 доларів. Іллінойс: 3,35% на перші 14 250 доларів. Вашингтон та кілька інших штатів використовують змінні ставки на основі галузі. Новим роботодавцям зазвичай призначається фіксована «ставка для нового роботодавця» на перші два-три роки, а потім вони переходять на ставку, що базується на досвіді.

Компенсація працівникам (Workers' compensation). Деякі штати вимагають страхування від нещасних випадків на виробництві з моменту найму домашнього працівника. Інші вимагають його лише при перевищенні порогу відпрацьованих годин. Кілька штатів повністю звільняють роботодавців домашнього персоналу від цього. Купівля поліса через вашу компанію зі страхування житла зазвичай є найпростішим шляхом — часто це коштує кілька сотень доларів на рік і покриває вашу няню, якщо вона отримає травму під час роботи у вашому домі.

Страхування на випадок непрацездатності та оплачувана сімейна відпустка. Каліфорнія, Нью-Йорк, Нью-Джерсі, Род-Айленд, Гаваї, Массачусетс, Вашингтон і округ Колумбія реалізують державні програми страхування на випадок непрацездатності або оплачуваної сімейної відпустки, які вимагають участі роботодавця домашнього персоналу. Внески зазвичай становлять невеликий відсоток від заробітної плати, який розподіляється між роботодавцем і працівником.

Біллі про права домашніх працівників. Список юрисдикцій, що зростає — Нью-Йорк, Каліфорнія, Іллінойс, Массачусетс, Орегон, Гаваї, Коннектикут, Невада, Нью-Мексико, Вірджинія, Сіетл та інші — прийняли закони, що надають домашнім працівникам захист, якого не існує у федеральному праві: обов'язкова оплата понаднормових, оплачувані дні відпочинку, письмові трудові договори, завчасне повідомлення про звільнення та захист від домагань. Нью-Йорк і Каліфорнія вимагають оплати понаднормових у полуторному розмірі після 40 годин (або 44 годин для працівників, які проживають у домі). Іллінойс вимагає, щоб домашні працівники, які регулярно працюють щонайменше вісім годин на тиждень, отримували такий самий захист, як і інші працівники.

Перед першою виплатою зарплати витратьте годину на вебсайт департаменту праці вашого штату (або офіційний посібник вашого штату для «роботодавця домашнього персоналу» чи «домашнього працівника»). Федеральні правила є універсальними; правила штатів різняться настільки, що загальна порада від друга з іншого штату може коштувати вам тисячі доларів.

Пастка неправильної класифікації (і чому вона не має строку давності)

Найдорожчою помилкою при наймі домашнього персоналу є видача няні форми 1099-NEC наприкінці року замість W-2. Сім'ї роблять це зі зрозумілих причин: оформлення 1099 простіше, ви уникаєте всіх податків на фонд оплати праці роботодавця, а няня може навіть віддати перевагу цьому, тому що IRS не відразу здогадається запитати про Schedule H.

Не робіть цього.

IRS класифікує практично всі послуги з догляду вдома, керовані сім'єю, як роботу за наймом. Видача форми 1099 вашій няні — це неправильна класифікація, а вона розглядається як ухилення від сплати податків. Наслідки включають:

• Донарахування FICA та FUTA з відсотками від початкових дат сплати
• Штрафи у розмірі 100% від несплаченого податку на зайнятість у випадках навмисного порушення
• Штрафи штату за відсутність реєстрації у системі страхування на випадок безробіття та (якщо застосовно) страхування від нещасних випадків на виробництві
• Відсутність строку давності, якщо IRS заявляє про шахрайство — вони можуть повернутися через п'ять, десять або п'ятнадцять років
• Особиста відповідальність, якщо ваша няня отримає травму на роботі, а ваша страховка власника житла відмовиться покривати витрати на «працівника», якого ви вважали підрядником
• Втрата пільг FSA на догляд за утриманцями або податкових кредитів, які зазвичай вимагають належної документації W-2 щодо заробітної плати за догляд за дитиною

Ризик зазвичай виникає одним із трьох способів: няня подає заяву на допомогу по безробіттю після закінчення роботи, і державна установа запитує, хто її наймав; няня подає заявку на іпотеку, і її податковий консультант ставить під сумнів форму 1099; або IRS перевіряє вашу декларацію і помічає відсутність Schedule H, попри заявку на податковий кредит за догляд за утриманцями за формою 2441 із зазначеною заробітною платою.

Зв’язок із податковим кредитом на догляд за утриманцями за формою 2441

Ось податкова пільга, про яку іноді забувають і для отримання якої потрібно правильно заповнити Schedule H. Якщо ви платили найманому домашньому працівнику за догляд за дитиною віком до 13 років (або за подружжям з інвалідністю чи утриманцем будь-якого віку), щоб ви могли працювати або шукати роботу, ви можете мати право на податковий кредит на догляд за дітьми та утриманцями або на відшкодування через рахунок гнучких витрат (FSA) на догляд за утриманцями.

• Кредит (форма 2441) становить від 20% до 35% від суми до 3 000 доларів США відповідних витрат на одну дитину або 6 000 доларів США на двох і більше дітей
• FSA на догляд за утриманцями, якщо його пропонує ваш роботодавець, дозволяє відкладати до 5 000 доларів на рік (7 500 доларів починаючи з 2026 року згідно з новими положеннями про розширення) із заробітної плати до оподаткування на догляд за дитиною

Отримання будь-якої з цих пільг вимагає зазначення імені доглядальника, його адреси та номера SSN або EIN у формі 2441. IRS звіряє ці дані зі звітами W-2 та Schedule H. Якщо у вашій формі 2441 зазначено 25 000 доларів США заробітної плати на догляд за дитиною, але Schedule H не додано, чекайте на лист.

Приклад розрахунку на 2026 рік

Припустімо, ви найняли няню на повний робочий день у січні 2026 року і платили їй 850 доларів на тиждень готівкою (без пільг, без узгодженого утримання податків). За 50 тижнів це становить 42 500 доларів річної заробітної плати. Ось що ви винні:

Податок на соціальне страхування: $42,500 × 12.4% = $5,270 (половина з вашої кишені, половина технічно утримується з її виплат)

Податок на Medicare: $42,500 × 2.9% = $1,233 (такий самий розподіл)

FUTA: $7,000 × 0.6% (чиста ставка, за умови вчасної сплати податку штату на безробіття) = $42

Податок штату на безробіття (State UI): Варіюється — у Каліфорнії це 3.4% від $7,000, тобто $238. В Іллінойсі — 3.35% від $14,250, тобто $477.

Державне страхування на випадок втрати працездатності/оплачувана відпустка: Варіюється залежно від штату. Каліфорнія додає приблизно 1.2% у 2026 році.

Загальний федеральний податок на зайнятість: приблизно $6,545 за рік. З них $3,272 — ваша частка, а $3,272 утримується із заробітної плати няні. Плюс податки штату.

Якщо ви також оформили FSA на догляд за утриманцями на суму $7,500 на своїй роботі, ви заощадите приблизно від $2,000 до $3,000 на власному федеральному прибутковому податку та податку FICA. Податковий кредит на догляд за дітьми та утриманцями може додати ще від $600 до $2,100 залежно від вашого валового доходу (AGI) та кількості дітей. Чиста вартість дотримання законодавства часто значно менша, ніж свідчать валові цифри.

Практичний робочий процес: робіть це раз на квартал, фіналізуйте раз на рік

Більшості роботодавців домашнього персоналу не потрібен сервіс з розрахунку заробітної плати (payroll provider), але ті, хто виплачує понад 30 000 доларів річної зарплати або має складні вимоги штату (CA, NY, IL, WA, MA, DC), часто отримують від нього вигоду. У будь-якому випадку сталий робочий процес виглядає так:

Кожного дня виплати:

• Записуйте дату виплати, нараховану заробітну плату (gross), утримання та суму «на руки» (net)
• Зберігайте банківський запис або копію розрахункового листка (pay stub)

Щокварталу:

• Подавайте звітність штату про безробіття (більшість штатів вимагають щоквартальних звітів, навіть якщо податок не сплачується)
• Скоригуйте свій власний платіж за розрахунковим податком за формою 1040, щоб покрити податок за Schedule H, що накопичується за рік
• Звіряйте заробітну плату з початку року (YTD) із записами про виплати

Наприкінці року (грудень–січень):

• Розрахуйте загальну суму Social Security, Medicare, FUTA та податку штату на безробіття за рік
• Видайте форму W-2 вашому працівнику до 31 січня
• Подайте форми W-3 + W-2 Copy A до SSA до 31 січня
• Подайте будь-які супровідні форми W-2 для штату

Під час подання податкової декларації (березень–квітень):

• Заповніть Schedule H, використовуючи підсумкові дані за рік
• Додайте її до своєї форми 1040 та сплатіть залишок податку
• Зберігайте всі записи протягом щонайменше чотирьох років

Цей процес найважчий у перший рік і стає значно легшим у другий, коли вже є EIN, подані реєстрації в штаті та є минулорічний Schedule H як шаблон.

Ведіть чистий облік виплат домашньому персоналу з першого дня

Працевлаштування домашнього персоналу — одна з небагатьох сфер, де Податкова служба США (IRS) очікує, що ви діятимете як малий бізнес: видаватимете форми W-2, подаватимете декларації, відстежуватимете бази нарахування зарплати та розділятимете податки FICA і FUTA — не маючи при цьому бухгалтерської інфраструктури справжнього підприємства. Сім'ї, які роблять це правильно, — це ті, хто ставиться до нарахування зарплати як до невеликої бухгалтерської книги, а не як до стосу квитанцій. Beancount.io пропонує систему обліку в текстовому форматі (plain-text accounting), яка дозволяє відстежувати зарплати, утримання, податки роботодавця та звітність до штату з тією ж прозорістю, якої ви очікували б від малого бізнесу — без закритих форматів файлів, без прив'язки до конкретних постачальників, з можливістю перегляду кожного запису в зручному для читання текстовому вигляді. Почніть безкоштовно і забезпечте нарахуванню домашньої зарплати таку ж чіткість, яку ви хотіли б бачити у своїй бізнес-звітності.