ACA Формуляри 1094-C и 1095-C: Наръчник за съответствие за 2026 г. за приложими големи работодатели

Наемете своя 50-ти служител на пълен работен ден през 2025 г. и през 2026 г. с компанията ви ще се случи нещо тихо: ставате федерално регулиран отчетник на здравни обезщетения, с крайни срокове през март, риск от шестцифрени санкции и шестгодишен прозорец за проверка от IRS, който не съществуваше допреди няколко години. Повечето финансови директори и ръководители на човешки ресурси познават мандата на работодателя съгласно Закона за достъпно здравеопазване (ACA) по репутация, но действителният механизъм за отчитане — формуляри 1094-C и 1095-C, рамката по раздел 6056, новите правила за „предоставяне при поискване“ от реформите през 2024 г. — препъват дори опитни екипи за ТРЗ всеки януари.

Тази година правилата са по-благосклонни на едни места и по-строги на други. Размерът на санкциите се увеличи. 90-дневният прозорец за отговор най-накрая дава на работодателите възможност да се противопоставят на оценките от писмо 226-J на IRS. А изискването за изпращане по пощата на хартиен формуляр 1095-C до всеки служител е мъртво за повечето работодатели. Ето как да се справите с отчетната 2025 година (подадена в началото на 2026 г.), без да губите пари.

Какво представляват тези формуляри в действителност

ACA създаде два режима на отчитане, които често се бъркат:

• Раздел 6055 изисква от субекта, предоставящ минимално основно покритие (застрахователи, държавни програми и самоосигуряващи се работодатели), да докладва кои лица са били обхванати.
• Раздел 6056 изисква от приложимите големи работодатели (ALEs) да докладват дали са предложили покритие на всеки служител на пълен работен ден, колко е струвало това покритие и дали е отговаряло на тестовете за достъпност и минимална стойност.

Ако сте ALE с изцяло застраховано покритие, вашият застраховател поема 6055 чрез формуляр 1095-B; вие поемате 6056 чрез формуляр 1095-C. Ако сте ALE със самоосигурителен план, правите и двете във формуляр 1095-C, като използвате част III. И в двата случая подавате и обобщена справка във формуляр 1094-C и удостоверявате, под наказателна отговорност за лъжесвидетелстване, че сте предложили достъпно покритие с минимална стойност в съответствие с мандата на работодателя.

IRS използва тези формуляри по два начина: за налагане на санкции по раздел 4980H „плащай или играй“ (pay-or-play) на работодателите и за проверка дали лицата са имали право на данъчни кредити за премии на борсите. И двата одита започват с това, което е отпечатано във вашите 1095-C.

Наистина ли сте ALE? Тестът за 50 FTE

Статутът на ALE за 2026 г. зависи от броя на служителите ви през календарната 2025 г. Тестът има три променливи компонента:

Служители на пълен работен ден. Всеки, който работи средно 30 или повече часа на седмица, или 130 часа на календарен месец, в даден месец.

Еквиваленти на пълен работен ден. Сумирайте месечните часове, изработени от служители на непълно работно време (с таван от 120 часа за всеки), след което разделете на 120. Десет служители на непълно работно време, всеки от които работи по 60 часа на месец, се равняват на 5 FTE.

Средна стойност за годината. Съберете броя на служителите на пълен работен ден за всеки месец плюс броя на FTE за същия месец и разделете на 12. Ако резултатът е 50 или повече, вие сте ALE през следващата година.

Най-честата изненада: агрегирани групи. Ако контролирате множество субекти (вериги майка-дъщерно дружество, сестрински групи с обща собственост или свързани сервизни групи съгласно §414), събирате броя на служителите от всички тях. Агенция с 30 души и странично начинание с 25 души под едни и същи собственици могат колективно да преминат прага на ALE, дори ако нито едно от тях не го прави самостоятелно. Санкциите за „споделена отговорност“ по мандата също се разпределят в групата.

Изключението за сезонни работници. Ако работната ви сила надвишава 50 служители само поради сезонни назначения и тези сезонни служители са над прага от 50 за 120 дни или по-малко (не непременно последователни) през годината, можете да ги изключите от изчислението за ALE. Търговията на дребно по Коледа, ски курортите през зимата, селското стопанство по време на прибиране на реколтата — това са учебникарски примери. Имайте предвид, че IRS използва „сезонен работник“ (seasonal worker) конкретно тук, което е различно от по-широката концепция за „сезонен служител“ (seasonal employee), използвана на други места в ACA.

Крайните срокове за 2026 г., кристализирани

За отчетната 2025 година са важни три дати:

Действие	Краен срок
Предоставяне на 1095-C на служителите (или публикуване на известие за наличност)	2 март 2026 г.
Подаване на формуляри 1094-C/1095-C на хартия (силно ограничено право)	2 март 2026 г.
Електронно подаване на формуляри 1094-C/1095-C	31 март 2026 г.

Имайте предвид, че законовият краен срок за предоставяне е 31 януари, но разпоредбите на IRS предвиждат автоматично 30-дневно удължаване. 28 февруари през 2026 г. се пада в събота, така че крайният срок за хартиени носители се премества в понеделник, 2 март.

Електронното подаване вече е почти универсално. Всеки работодател, който подава общо 10 или повече информационни декларации от какъвто и да е вид през календарната година, трябва да ги подава по електронен път. Този агрегиран брой комбинира W-2, 1099, 1094, 1095 и други информационни декларации — което означава, че дори малките ALE (50–99 служители) на практика трябва да подават по електронен път чрез системата IRS AIR (Affordable Care Act Information Returns) или чрез доставчик, който подава от тяхно име.

IRS предоставя автоматични 30-дневни удължения за подаване само ако подадете формуляр 8809 преди крайния срок. Удълженията за предоставяне на служителите изискват писмена обосновка и не са гарантирани.

Какво се промени през 2024–2025 г.: Двата реформаторски акта

През декември 2024 г. два законодателни акта тихомълком пренаписаха оперативните правила: Законът за намаляване на административната тежест (Paperwork Burden Reduction Act) и Законът за подобряване на отчетността на работодателите (Employer Reporting Improvement Act). В насоките на IRS от 2025 г. се потвърждава, че тези промени се прилагат за отчетната 2024 г. и следващите, така че декларациите за 2025 г., които подавате през 2026 г., ги отразяват напълно.

Предоставяне при поискване, а не по подразбиране

Приложимите големи работодатели (ALEs) вече не са длъжни автоматично да изпращат по пощата Формуляр 1095-C на всеки служител на пълен работен ден. Вместо това, изискването за предоставяне се изпълнява чрез:

1. Публикуване на „ясно, видимо и достъпно“ известие — обикновено в интранет мрежата за придобивки или ЧР, или на публичния уебсайт на компанията — информиращо служителите, че могат да поискат копие.
2. Предоставяне на копие при поискване, в срок до 31 януари на следващата година или 30 дни след заявката (което от двете е по-късно).

IRS не е предписала точен език за известието, но повечето правни съветници препоръчват ясен и разбираем текст, работещ имейл или уеб формуляр за заявки и ангажимент за наличност през цялата година. Не крийте известието на 40-а страница на PDF файл за записване в планове за придобивки.

Няколко щата все още изискват автоматично предоставяне съгласно собствените си индивидуални мандати (Калифорния, Ню Джърси, Роуд Айлънд, окръг Колумбия и Масачузетс). Ако имате служители в тези юрисдикции, може все пак да се наложи да изпращате формуляри по пощата, независимо от федералното облекчение.

Електронно предоставяне със съгласие

Можете също така да предоставяте документи по електронен път, ако служителят даде съгласие — предпочитан вариант за разпределени и дистанционни екипи. Съгласието трябва да бъде получено по електронен път по начин, който разумно доказва, че служителят има достъп до формуляра в електронния формат, като трябва да разкриете хардуерните/софтуерните изисквания и правото на оттегляне на съгласието.

Заместващи TIN номера за зависими лица

За самоосигуряващи се планове, отчитащи застраховани лица в Част III на Формуляр 1095-C, ако не можете да получите TIN или SSN на зависимо лице след разумни усилия, вече можете да съобщите пълното му име и дата на раждане. Документирайте опитите за контакт, които сте направили (обикновено две писмени искания).

90-дневен отговор на Писмо 226-J

Писмо 226-J е началният ход на IRS, когато смята, че дължите санкция по Раздел 4980H. В миналото работодателите имаха 30 дни, за да отговорят с Формуляр 14764, оспорвайки оценката. Реформата от 2024 г. удължава този прозорец на 90 дни. Планирайте това внимателно: пропускането на крайния срок превръща предложената санкция в окончателна, а оспорването ѝ след това е много по-трудно.

Шестгодишен давностен срок

Санкциите по Раздел 4980H вече имат шестгодишен давностен срок, започващ с декларациите, дължими след 31 декември 2024 г. Преди това нямаше дефиниран лимит, което водеше до определяне на санкции години след събитието. Съхранявайте отчетните си записи — ведомости за заплати, документация за предлагано покритие, изчисления за достъпност — в продължение на поне седем години.

Пакетът от санкции, който се опитвате да избегнете

Прилагат се два режима на санкции, които могат да се натрупват.

Санкции за отчетност (Раздели 6721 и 6722). Те се налагат за късно подаване, подаване на хартия, когато е трябвало да бъде електронно, или подаване с неточна или непълна информация. Графикът за 2026 г.:

• $60 на декларация, ако е коригирана в рамките на 30 дни
• $130 на декларация, ако е коригирана до 1 август
• $340 на декларация, ако не е коригирана или при умишлено неспазване
• За 1095-C се броят както копието, подадено в IRS, така и копието, предоставено на служителя — така че всяка грешка може да задейства две санкции, ограничени до над 4 милиона долара годишно за големи работодатели.

Санкции по мандата на работодателя (Раздел 4980H), суми за 2026 г.:

• §4980H(a) санкция „чук“: $3,340 на година за всеки служител на пълен работен ден (минус първите 30), задействана, ако не предложите минимално основно покритие на поне 95% от служителите на пълен работен ден и поне един от тях получи данъчен кредит за премии от борсата.
• §4980H(b) санкция „малък чук“: $5,010 на година за всеки служител на пълен работен ден, който действително получава данъчен кредит за премии, тъй като вашето предложение е било недостъпно или не е отговаряло на минималната стойност.

За работодател с 200 служители на пълен работен ден, пропускането на прага от 95% за цяла година ви излага на над $568,000 в санкции по тип (a) — и това е отделно от натрупаните санкции за отчетност.

„Безопасното пристанище“ (safe harbor) за достъпност за плановете през 2026 г. изисква вноската на служителя само за неговото покритие да бъде не повече от 9,96% от дохода на домакинството, с три одобрени от IRS проксита за доход на домакинството (заплати по W-2, часова ставка или федералната линия на бедността). Повечето работодатели използват федералната линия на бедността за по-голяма простота.

Кодовете, които движат всичко

Формуляр 1095-C е до голяма степен кодиран формуляр. Две полета във формуляра на всеки служител вършат основната работа:

Ред 14: Предложение за покритие. Двузначни кодове, описващи какво сте предложили, на кого и откога. Често срещани:

• 1A — Квалифицирано предложение (достъпно според федералната линия на бедността, минимална стойност, за служител + съпруг/а + зависими лица)
• 1E — Предложение за минимално основно покритие с минимална стойност за служителя, плюс поне минимално основно покритие за съпруг/а и зависими лица
• 1H — Няма предложение за покритие през месеца
• 1G — Предложено самоосигурено покритие на лице, което не е служител (напр. участник в COBRA, пенсионер)

Ред 16: Безопасно пристанище по Раздел 4980H и други облекчения. Тук посочвате на IRS защо не трябва да бъдете санкционирани за месец без предложение за покритие. Примери:

• 2A — Не е бил нает през нито един ден от месеца
• 2C — Служителят е записан в покритие
• 2D — Ограничен период без оценка (период на изчакване, начален период на измерване)
• 2F/2G/2H — Безопасно пристанище за достъпност: заплати по W-2 / федерална линия на бедността / часова ставка

Взаимодействието между Ред 14 и Ред 16 е това, което определя дали алгоритъмът на IRS счита, че дължите санкция за този служител-месец. Грешките в кодирането — 2C вместо 2A, 1H там, където действително сте направили предложение — са най-честият източник на „фантомни“ оценки по 4980H. Включете стъпка за проверка на кодовете в годишния си преглед и съпоставете моделите на Редове 14/16 с вашата ведомост за заплати преди подаване.

Често срещани грешки, които предизвикват одити

След десетилетие на прилагане на ACA (Закона за достъпно здравеопазване), IRS стана методична. Ето пропуските, които най-надеждно привличат Писмо 226-J:

Грешно изчисляване при теста за ALE. Пропускане на включването на FTE (еквиваленти на пълно работно време), пренебрегване на правилата за агрегиране на субекти под общ контрол или неправилно изключване на стажанти и сезонни служители.

Объркване на метода за измерване чрез поглед назад (look-back measurement) с метода за месечно измерване. Повечето работодатели използват 12-месечен период за измерване чрез поглед назад с 90-дневен административен период и 12-месечен период на стабилност. Смяната на методите в средата на годината или прилагането на грешен метод към определен клас служители създава пропуски, които IRS лесно забелязва.

Грешна цена на покритието на ред 15. Това е изискваната месечна вноска от служителя за плана с минимална стойност само за служителя с най-ниска цена. Много работодатели посочват тук цената за семейно покритие, цената на най-популярния план или вноската на работодателя. Нито едно от тези не е правилно.

Липсващи или неправилни ICHRA кодове. Ако предлагате HRA с индивидуално покритие (ICHRA), съществува специален набор от кодове (1L–1S) и изчисление за достъпност, обвързано с най-евтиния сребърен план в района на местоживеене на служителя. Повечето готови системи за ТРЗ все още грешат в това.

Игнориране на идентификационния номер на работодателя. Всеки член на ALE група подава документи отделно, дори в рамките на агрегирана група. Полето "Authoritative Transmittal" във Формуляр 1094-C трябва да бъде отметнато точно веднъж за всеки член на ALE.

Подаване на хартия при наличие на над 10 декларации. Това вече само по себе си е нарушение на раздел §6721, независимо от евентуални грешки в съдържанието.

Разумен годишен работен процес

За среден по размер работодател (например 100–500 служители), практическият календар за отчитане изглежда така:

Октомври–ноември (предходна година): Сверете ведомостите за заплати от предходната година, за да определите статуса на ALE за предстоящата отчетна година. Фиксирайте метода за измерване и всички дефиниции на класове служители. Решете дали да използвате външен доставчик или да подавате документи самостоятелно чрез AIR.

Декември: Разпространете пакета за свободно записване (open enrollment) и съберете изборите за покритие. Актуализирайте системата си за администриране на социални придобивки с всички данни за разходите за планната 2026 година.

Всеки месец от отчетната година: Генерирайте месечни данни за предлаганото покритие и записванията от вашата система за придобивки. Сверявайте новите служители, напусканията, изборите за COBRA и отпуските — това са събитията, които най-често водят до кодиращи грешки в края на годината.

Януари (следваща година): Подгответе чернова на всички формуляри 1095-C. Одитирайте комбинациите на редове 14/16, използвайки публикуваните правила на IRS. Сверете общия брой предложения спрямо броя на служителите в ТРЗ системата. Потвърдете изчислението за достъпност по §4980H поне за най-нископлатените служители на пълен работен ден във всеки клас.

До 2 март: Изпратете по пощата 1095-C или публикувайте известие за наличност. Започнете да отговаряте на запитвания от служители.

До 31 март: Подайте Формуляри 1094-C и 1095-C чрез AIR. Запазете файловете за потвърждение от IRS. IRS понякога връща грешки след подаването — коригирайте и подайте отново в рамките на 60 дни, за да избегнете санкция за отчитане.

Когато пристигне Писмо 226-J

Дори отчетността ви да е изрядна, пак може да получите такова писмо. IRS използва алгоритъм, който маркира всеки работодател, при който един или повече служители на пълен работен ден са получили данъчен кредит за застрахователни премии (PTC) през борсата. Често оценката е грешна въз основа на фактите — служителят е получил PTC въпреки достъпното предложение или всъщност не е бил служител на пълен работен ден през съответните месеци.

Отговорете чрез Формуляр 14764, приложете коригирана документация и използвайте новия 90-дневен прозорец. Типичните успешни отговори включват:

• Доказване, че служителят не е бил на пълен работен ден през спорните месеци (с доказателства от графици за работно време)
• Доказване, че предложението всъщност е било достъпно според използвания safe harbor (безопасно пристанище)
• Демонстриране, че служителят е бил в ограничен период без оценка
• Коригиране на грешка в кодирането на ред 14/16 в оригиналния 1095-C

Не игнорирайте Писмо 226-J. Дори и с по-дългия прозорец за отговор, IRS няма да го удължи отново, а писмата без отговор се превръщат в окончателни оценки, които ескалират чрез нормалните канали за събиране на вземания на IRS.

Където счетоводните навици се отплащат

Цикълът на отчитане 1094-C/1095-C по същество е упражнение по съпоставяне на данни: часове в ТРЗ, събития по записване за придобивки, избори за COBRA и списъци на зависими лица — всичко трябва да съвпада, преди формулярите да имат смисъл. Работодателите, които поддържат чисти месечни процеси на приключване — със заплати, съпоставени с главната книга, разходи за придобивки, обвързани с фактурите от доставчици, и одитна пътека до изходните документи — подават ACA отчетите за броени дни. Тези, които не го правят, прекарват февруари в електронни таблици, опитвайки се да разберат защо изходните данни за 1095-C не съвпадат с ведомостите им за заплати.

Същата дисциплина, която създава надежден Формуляр 1094-C, създава и надежден файл за тестване на 401(k), надежден одит за застраховка "Трудова злополука" и надеждно съпоставяне на W-2. Ако краят на годината ви прилича на пожарна команда, решението е в процесите преди попълването на който и да е формуляр.

Поддържайте финансовите си записи готови за одит

Отчитането по ACA е едно от няколкото места, където подредената главна книга и чистото месечно приключване имат измеримо значение по време на данъчния сезон. Beancount.io предлага plain-text счетоводство, което ви дава пълна прозрачност, пълна одитна пътека и финансови записи с контрол на версиите, които одиторите и вашият застрахователен брокер могат лесно да проследят. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците, финансовите екипи и професионалните счетоводители преминават към plain-text счетоводство.