Приложение H и налог на няню: практическое руководство для работодателей домашнего персонала в 2026 году

Вы наняли няню, чтобы ваши вечера стали менее хаотичными, а не для того, чтобы обзавестись собственным отделом расчета заработной платы. Но в тот момент, когда вы передали первый платеж наличными за полноценный уход за ребенком, IRS начала рассматривать вас как малый бизнес — со своими квартальными порогами, необходимостью подачи федеральной налоговой декларации работодателя, получением EIN и обязательством выдавать форму W-2.

Хорошая новость: налоги на домашний персонал на самом деле не так сложны, если понять, как они работают. Плохая новость: почти каждый работодатель допускает хотя бы одну ошибку, и самая распространенная из них — выдача няне формы 1099 в конце года — это именно то, за что IRS наказывает строже всего.

Это руководство объясняет, что влечет за собой возникновение «налога на няню», сколько вы должны платить, какие формы подавать и где семьи обычно ошибаются. Оно применимо независимо от того, является ли ваш сотрудник няней с проживанием, приходящей бебиситтером, сиделкой для пожилого родителя, домработницей или садовником — любым человеком, работающим в вашем доме или на его территории под вашим руководством.

Пороги, которые незаметно меняются каждый год

Федеральная система налогообложения домашнего персонала строится на двух денежных триггерах, которые IRS ежегодно корректирует:

• 3 000 долларов наличными любому одному сотруднику в 2026 году влечет за собой обязательства по взносам на социальное обеспечение и медицинское страхование (FICA). В 2025 году этот порог составлял 2 800 долларов.
• 1 000 долларов наличными в любом календарном квартале 2025 или 2026 года влечет за собой обязательство по федеральному налогу на безработицу (FUTA).

Большинство семей обращают внимание только на первую цифру, упускают вторую и затем подают Приложение H (Schedule H) с заполненными колонками FICA и пустой колонкой FUTA. Именно такую ошибку чаще всего выявляет IRS. Эти два порога независимы. Вы можете быть должны по FUTA, но не по FICA (интенсивная работа весной/летом, которая не достигает 3 000 долларов за год), и вы можете быть должны по FICA, ни разу не превысив порог по FUTA (стабильная зарплата в течение года, которая никогда не превышает 1 000 долларов в квартал — хотя это случается редко).

Не существует минимальных требований к количеству часов, исключений для «частичной занятости» или освобождения для выплат наличными. Если вы платите няне двадцатками из банкомата каждую пятницу, IRS все равно считает это заработной платой, и вы будете должны платить налоги, как только перейдете порог.

Что на самом деле означает «домашний работник»

Здесь кроется самое дорогостоящее недопонимание, поэтому стоит остановиться подробнее.

IRS классифицирует кого-либо как вашего сотрудника, когда вы контролируете какая работа выполняется и как она выполняется. В случае с няней это почти всегда так: вы устанавливаете часы работы, распорядок дня, правила пользования гаджетами, меню на обед, время дневного сна. Вы предоставляете дом, игрушки, еду, автокресло. Няня не приводит своих клиентов, не устанавливает свои расценки на открытом рынке и не ведет бизнес, обслуживающий несколько домохозяйств одновременно.

Это делает ее вашим сотрудником. Не подрядчиком. Не фрилансером с формой 1099. Не «гиг-работником».

Та же логика распространяется на:

• Сиделок для пожилых людей, которые приходят к вам домой по графику, установленному вами (другие правила действуют, когда сиделка нанята через агентство, которое контролирует работу).
• Домработниц с регулярным еженедельным графиком.
• Личных поваров, водителей и работников во дворе, находящихся под вашим руководством.
• Помощников по здоровью для члена семьи с инвалидностью, если они не предоставлены через Medicaid или программу агентства.

Работники, которые действительно действуют как независимые подрядчики, существуют и в этой сфере — например, кейтеринг для разовой вечеринки, ландшафтная компания со своей бригадой и оборудованием или клининговая служба, которая сама решает, какой уборщик придет на этой неделе. Но ежедневные отношения типа «приходит ко мне домой, работает по моему графику» являются трудоустройством как по федеральному закону, так и по закону штата.

Кто освобожден от взносов FICA (даже выше порога)

Зарплата, которую вы платите определенным членам семьи и несовершеннолетним, никогда не учитывается для порога социального обеспечения и медицинского страхования, независимо от суммы:

• Ваш супруг/супруга
• Ваш ребенок в возрасте до 21 года
• Ваш родитель, за двумя узкими исключениями: вы должны платить FICA с зарплаты родителя, если (а) родитель ухаживает за вашим ребенком до 18 лет (или ребенком-инвалидом любого возраста), и (б) вы в разводе/овдовели/не живете с супругом или у вас есть супруг с физическим или психическим состоянием, которое не позволяет ухаживать за ребенком в течение как минимум четырех недель подряд в квартале.
• Сотрудник моложе 18 лет в любой момент в течение года, если только работа по дому не является основным занятием сотрудника (это исключение делает оплату услуг няни-подростка намного проще, чем оплату 22-летней няни).

Эти исключения применяются только к взносам FICA. Правила федерального подоходного налога и законы штатов могут рассматривать ту же заработную плату иначе.

Что вы на самом деле должны (и что должен ваш сотрудник)

Предположим, вы пересекли порог FICA в 3 000 долларов в 2026 году:

Налог	Кто платит	Ставка	Налогооблагаемая база
Social Security	Сотрудник	6,2%	Первые $184 500
Social Security	Работодатель (вы)	6,2%	Первые $184 500
Medicare	Сотрудник	1,45%	Без ограничений
Medicare	Работодатель (вы)	1,45%	Без ограничений
Доп. Medicare	Только сотрудник	0,9%	Свыше $200 000
FUTA	Только работодатель	6,0% (обычно 0,6% нетто)	Первые $7 000

Доля FICA сотрудника (7,65%) технически удерживается из его зарплаты. Доля работодателя (7,65%) — это ваши собственные расходы. Многие семьи предпочитают метод «гросс-ап» (gross-up) — выплачивая долю FICA, которая обычно вычитается из чека няни, самостоятельно, чтобы согласованная еженедельная сумма была именно тем, что поступает на банковский счет няни. Это законно, но сумма, которую вы платите от имени няни, становится дополнительным налогооблагаемым доходом, что немного увеличивает расчет взносов FICA и FUTA. Программы для расчета зарплаты справляются с этой математикой автоматически; электронные таблицы — обычно нет.

FUTA — это строка, о которой часто забывают. Ставка в 6% выглядит пугающе, но в каждом штате действует своя программа страхования на случай безработицы, и пока вы вовремя платите налог штата (UI tax), вы получаете федеральный налоговый кредит, который снижает эффективную ставку FUTA до 0,6% на первые 7 000 долларов — максимум 42 доллара на одного сотрудника в год. Семьи, которые не регистрируются в системе по безработице штата, могут потерять этот кредит и в итоге оказаться должниками по полной ставке 6% на федеральном уровне.

Удержание федерального подоходного налога необязательно

Это часто застает семьи врасплох, так как это противоречит тому, как обычно устроена работа по найму с формой W-2. Вы не обязаны удерживать федеральный подоходный налог из зарплаты вашей няни. Налоговая служба (IRS) рассматривает удержание как нечто, о чем сотрудник может попросить, а работодатель — согласиться.

Большинство семей либо полностью пропускают федеральное удержание (няня сама вносит квартальные расчетные платежи или оплачивает остаток при подаче декларации), либо устанавливают добровольное удержание, если няня предпочитает избежать крупного счета в период подачи деклараций. Оба подхода допустимы. Если вы решите удерживать налог, используйте стандартную форму W-4, заполненную няней, и процентный метод IRS или таблицы налоговых категорий — точно так же, как и любой другой работодатель.

Даже если вы решите не удерживать федеральный подоходный налог, вы все равно должны отразить заработную плату в форме W-2, а сотрудник по-прежнему обязан уплатить подоходный налог. Отказ от удержания — это удобство для движения денежных средств (cash-flow), а не способ уклонения от налогов.

Формы, сроки и EIN

Ниже приведен фактический контрольный список для семьи, которая превысила порог в 2026 году:

Перед первой выплатой зарплаты (или до конца года):

• Подайте заявку на Идентификационный номер работодателя (EIN) через веб-сайт IRS или форму SS-4. Это бесплатно и происходит мгновенно при подаче онлайн в рабочее время. Вы будете использовать этот номер в каждой форме, которую будете подавать в дальнейшем.
• Попросите няню заполнить форму I-9, чтобы подтвердить право на работу. Храните её у себя дома; не отправляйте её по почте.
• Попросите няню заполнить форму W-4, если вы собираетесь удерживать федеральный подоходный налог.
• Зарегистрируйтесь в своем штате в качестве работодателя домашнего персонала для страхования на случай безработицы и оформите страховку от несчастных случаев на производстве (workers' compensation), если это требуется по законам штата.

До 31 января 2027 года (за налоговый год 2026):

• Предоставьте форму W-2 каждому домашнему работнику.
• Подайте Копию А формы W-2 и форму W-3 в электронном виде в Администрацию социального обеспечения (Social Security Administration).

До 15 апреля 2027 года:

• Подайте Приложение H (форма 1040) «Налоги на домашних работников» вместе с вашей личной федеральной налоговой декларацией.
• Уплатите общую сумму налога на домашних работников как часть вашего остатка к оплате по форме 1040 (или через квартальные расчетные налоговые платежи в течение 2026 года, чтобы избежать штрафа за недоплату).

Приложение H представляет собой форму на две страницы. В ней рассчитываются налоги на социальное обеспечение и Medicare (Часть I), налог по Федеральному закону о налоге на безработицу (FUTA) (Часть II) и общая сумма налога на домашних работников (Часть III). Вы указываете итоговые суммы в Приложении 2 вашей формы 1040, где они объединяются с подоходным налогом, который вы должны уплатить.

Ловушка, в которую попадают семьи, заключается в том, что налоги по Приложению H должны быть уплачены одновременно с подоходным налогом — а это значит, что будут начислены штрафы за недоплату, если вы либо (а) не оплатите их через удержания из вашей собственной зарплаты, либо (б) не будете вносить квартальные расчетные платежи. Если к 15 апреля вы задолжали 4 000 долларов в качестве налогов на домашний персонал и не учитывали это в течение года, ожидайте уведомления о штрафе.

Слой на уровне штата — здесь всё становится непредсказуемым

Федеральное Приложение H одинаково независимо от того, где вы живете. Требования штатов — нет. Три вещи существенно различаются:

Страхование штата на случай безработицы (SUI). Каждый штат требует от работодателей домашнего персонала регистрации и выплаты SUI, но база для расчета заработной платы и ставки сильно различаются. Калифорния: 3,4% на первые 7 000 долларов. Иллинойс: 3,35% на первые 14 250 долларов. Вашингтон и некоторые другие штаты используют переменные ставки в зависимости от отрасли. Новым работодателям обычно назначается фиксированная «ставка нового работодателя» на первые два-три года, после чего они переходят на ставку, основанную на опыте (количестве выплат по безработице).

Страхование от несчастных случаев на производстве (Workers' compensation). Некоторые штаты требуют оформления этой страховки в момент найма домашнего работника. Другие требуют её только при превышении порога отработанных часов. Несколько штатов полностью освобождают работодателей домашнего персонала от этой обязанности. Покупка полиса через вашу компанию по страхованию жилья обычно является самым простым путем — это часто стоит несколько сотен долларов в год и покрывает расходы няни, если она получит травму во время работы в вашем доме.

Страхование по нетрудоспособности и оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам. Калифорния, Нью-Йорк, Нью-Джерси, Род-Айленд, Гавайи, Массачусетс, Вашингтон и округ Колумбия реализуют государственные программы страхования по нетрудоспособности или оплачиваемого семейного отпуска, которые требуют участия работодателей домашнего персонала. Взносы обычно составляют небольшой процент от заработной платы и распределяются между работодателем и работником.

Билль о правах домашних работников (Domestic Worker Bills of Rights). Растущий список юрисдикций — Нью-Йорк, Калифорния, Иллинойс, Массачусетс, Орегон, Гавайи, Коннектикут, Невада, Нью-Мексико, Вирджиния, Сиэтл и другие — приняли законы, предоставляющие домашним работникам защиту, которой нет в федеральном праве: обязательная оплата сверхурочных, оплачиваемые дни отдыха, письменные трудовые соглашения, предварительное уведомление об увольнении и защита от домогательств. Нью-Йорк и Калифорния требуют оплаты сверхурочных в полуторном размере после 40 часов (или 44 часов для проживающих в доме работников). Иллинойс требует, чтобы домашние работники, занятые регулярно не менее восьми часов в неделю, получали ту же защиту, что и другие сотрудники.

Перед первой выплатой зарплаты потратьте час на изучение веб-сайта департамента труда вашего штата (или официального руководства штата для работодателей домашнего персонала или домашних работников). Федеральные правила универсальны; правила штатов различаются настолько, что общий совет от друга из другого штата может стоить вам тысячи долларов.

Ловушка неправильной классификации (и почему у нее нет срока давности)

Самая дорогостоящая ошибка при найме домашнего персонала — это выдача няне формы 1099-NEC в конце года вместо W-2. Семьи делают это по понятным причинам: оформление 1099 проще, вы избегаете всех налогов работодателя на фонд оплаты труда, а няня может даже предпочесть этот вариант, так как IRS не сразу догадается спросить о приложении Schedule H.

Не делайте этого.

IRS классифицирует практически все услуги по уходу на дому, контролируемые семьей, как работу по найму. Выдача формы 1099 вашей няне является неправильной классификацией, а это рассматривается как уклонение от уплаты налогов. Последствия включают:

• Задолженность по налогам FICA и FUTA с начислением процентов с первоначальных дат выплаты.
• Штрафы в размере 100% от неуплаченного налога на фонд оплаты труда в случаях умышленного нарушения.
• Штрафы штата за отсутствие регистрации в системе страхования по безработице и (если применимо) страхования от несчастных случаев на производстве (workers' compensation).
• Отсутствие срока давности, если IRS заявляет о мошенничестве — они могут вернуться через пять, десять или пятнадцать лет.
• Личная ответственность, если ваша няня получит травму на работе, а ваша страховая компания (homeowner's policy) откажется покрывать расходы на «сотрудника», которого вы оформили как подрядчика.
• Потеря льгот по FSA на уход за иждивенцами / налогового вычета, которые обычно требуют надлежащего документирования заработной платы через форму W-2.

Риск обычно проявляется одним из трех способов: няня подает заявление на пособие по безработице после окончания работы, и агентство штата запрашивает данные о работодателе; няня подает заявку на ипотеку, и ее налоговый консультант ставит под сомнение форму 1099; либо IRS проводит аудит вашей декларации и замечает отсутствие Schedule H, несмотря на заявленный налоговый вычет по форме 2441 при наличии отчетных расходов на оплату труда.

Связь с налоговым вычетом по уходу за иждивенцами (Форма 2441)

Существует налоговая льгота, о которой часто забывают и для получения которой необходимо правильно оформить Schedule H. Если вы платили домашнему работнику за уход за ребенком до 13 лет (или супругом-инвалидом или иждивенцем любого возраста), чтобы вы могли работать или искать работу, вы можете иметь право на налоговый вычет по уходу за детьми и иждивенцами (Child and Dependent Care Credit) или на возмещение через счет с гибким расходованием средств (FSA) на уход за иждивенцами.

• Налоговый вычет (Форма 2441) составляет от 20% до 35% от суммы до 3 000 долларов квалифицируемых расходов на одного ребенка или 6 000 долларов на двух и более детей.
• FSA по уходу за иждивенцами, если оно предлагается вашим работодателем, позволяет откладывать до 5 000 долларов в год (7 500 долларов начиная с 2026 года в соответствии с недавними положениями о расширении) из заработной платы до вычета налогов.

Для получения любой из этих льгот необходимо указать имя лица, осуществляющего уход, адрес и номер SSN или EIN в форме 2441. IRS сверяет эти данные с формами W-2 и Schedule H. Если в вашей форме 2441 указано 25 000 долларов расходов на оплату услуг няни, но при этом не приложена Schedule H, ожидайте письма от налоговой службы.

Практический пример для 2026 года

Предположим, вы наняли няню на полный рабочий день в январе 2026 года и платили ей 850 долларов в неделю наличными (без льгот, без договоренности об удержании налогов). За 50 недель это составит 42 500 долларов годовой заработной платы. Вот что вы будете должны:

Налог на социальное обеспечение (Social Security): $42 500 × 12,4% = $5 270 (половина из вашего кармана, половина технически удерживается из ее выплат)

Налог на медицинское страхование (Medicare): $42 500 × 2,9% = $1 233 (аналогичное разделение)

FUTA: $7 000 × 0,6% (чистая ставка, при условии своевременной уплаты налогов штата на безработицу) = $42

Налог штата на безработицу (State UI): варьируется — при ставке 3,4% в Калифорнии на первые $7 000 это составит $238. В Иллинойсе при 3,35% на $14 250 — $477.

Государственное страхование по нетрудоспособности / оплачиваемый отпуск: варьируется в зависимости от штата. В Калифорнии в 2026 году добавится примерно 1,2%.

Общий федеральный налог на фонд оплаты труда: примерно $6 545 за год. Из них $3 272 — ваша доля как работодателя, а $3 272 удерживаются из зарплаты няни. Плюс налоги штата.

Если вы также участвуете в программе FSA по уходу за иждивенцами на сумму $7 500 на своей работе, вы экономите примерно от $2 000 до $3 000 на собственных федеральных налогах на доход и FICA. Налоговый вычет по уходу за детьми и иждивенцами может добавить еще от $600 до $2 100 в зависимости от вашего AGI и количества детей. Чистая стоимость соблюдения налоговых правил часто оказывается существенно ниже, чем предполагают валовые цифры.

Практический рабочий процесс: делайте это раз в квартал, завершайте раз в год

Большинству работодателей домашних работников не требуется провайдер расчета заработной платы, но те, кто выплачивает более 30 000 долларов в год или находится в штатах со сложными требованиями (CA, NY, IL, WA, MA, DC), часто получают от этого выгоду. В любом случае, устойчивый рабочий процесс выглядит следующим образом:

В каждый день выплаты зарплаты:

• Записывайте дату выплаты, валовую зарплату, удержания и чистую сумму чека.
• Сохраняйте банковскую запись или копию расчетного листка.

Каждый квартал:

• Подавайте налоговую декларацию штата по страхованию на случай безработицы (большинство штатов требуют ежеквартальной отчетности, даже если налог не подлежит уплате).
• Скорректируйте свой собственный расчетный налоговый платеж по форме 1040, чтобы покрыть налог по Schedule H, накапливающийся за год.
• Сверяйте выплаченную с начала года зарплату со своими ведомостями.

В конце года (декабрь–январь):

• Рассчитайте общую сумму Social Security, Medicare, FUTA и налога штата за год.
• Выдайте форму W-2 вашему сотруднику до 31 января.
• Подайте формы W-3 + W-2 Copy A в SSA (Управление социального обеспечения) до 31 января.
• Подайте все необходимые передаточные документы W-2 штата.

В налоговый период (март–апрель):

• Заполните Schedule H, используя итоговые данные за год.
• Приложите ее к своей форме 1040 и уплатите оставшуюся задолженность по налогам.
• Храните все записи не менее четырех лет.

Этот процесс наиболее сложен в первый год и становится значительно проще во второй, когда у вас уже есть EIN, оформлены регистрации в штате и имеется Schedule H за предыдущий год в качестве шаблона.

Ведите учет выплат домашнему персоналу в полном порядке с первого дня

Наем домашнего персонала — одна из немногих областей, где IRS ожидает от вас действий на уровне малого бизнеса: выдачи форм W-2, подачи деклараций, отслеживания налогооблагаемой базы и разделения взносов FICA и FUTA — при этом не предоставляя никакой бухгалтерской инфраструктуры, которая есть у реальных компаний. Семьи, у которых это получается, относятся к выплатам домашнему персоналу как к полноценному гроссбуху, а не как к стопке квитанций. Beancount.io предлагает текстовый бухгалтерский учет (plain-text accounting), позволяющий отслеживать зарплаты, удержания, налоги работодателя и отчетность штата с той же прозрачностью, что и в малом бизнесе — без закрытых форматов данных, без привязки к вендору и с возможностью просмотреть каждую запись в человекочитаемом текстовом виде. Начните бесплатно и привнесите в домашний учет зарплат ту же ясность, которую вы бы хотели видеть в книгах своей компании.