Schedule H en de Nanny Tax: Een Praktische Gids voor Huishoudelijke Werkgevers in 2026

U hebt een nanny aangenomen zodat uw avonden minder chaotisch zouden aanvoelen, niet zodat u een loonadministratie zou erven. Maar op het moment dat u die eerste contante betaling voor fulltime kinderopvang overhandigde, begon de IRS u te behandelen als een klein bedrijf — een bedrijf met kwartaaldrempels, een federale aangifte loonheffing, een EIN en de verplichting om een W-2 te verstrekken.

Het goede nieuws: belastingen voor huishoudelijk personeel zijn eigenlijk niet zo ingewikkeld zodra u de verschillende onderdelen begrijpt. Het slechte nieuws: bijna elke huishoudelijke werkgever doet wel iets fout, en de meest voorkomende fout — de nanny aan het eind van het jaar een 1099 geven — is degene die door de IRS het hardst wordt aangepakt.

Deze gids bespreekt wat de "nanny tax" activeert, wat u verschuldigd bent, wat u moet indienen en waar gezinnen meestal de fout in gaan. Dit geldt ongeacht of uw werknemer een inwonende nanny is, een parttime babysitter, een ouderenzorgverlener voor een hulpbehoevende ouder, een huishoudster of een tuinman — iedereen die in of rond uw huis werkt onder uw aansturing.

De drempel die elk jaar stilletjes verandert

Het federale systeem voor huishoudelijke werkgelegenheid is gebaseerd op twee drempelbedragen in dollars, die beide jaarlijks door de IRS worden aangepast:

• $3.000 aan loon in contanten aan één werknemer in 2026 activeert de verplichtingen voor Social Security en Medicare (FICA). Dit is gestegen van $2.800 in 2025.
• $1.000 aan loon in contanten in enig kalenderkwartaal van 2025 of 2026 activeert de federale werkloosheidsbelasting (FUTA).

De meeste gezinnen ontdekken alleen het eerste getal, missen het tweede, en dienen vervolgens een Schedule H in waarbij de FICA-kolommen zijn ingevuld en de FUTA-kolom leeg is. Dat is precies het foutpatroon dat de IRS opmerkt. De twee drempels zijn onafhankelijk van elkaar. U kunt FUTA verschuldigd zijn zonder FICA verschuldigd te zijn (veel uren in de lente/zomer die op jaarbasis de $3.000 niet halen) en u kunt FICA verschuldigd zijn zonder ooit FUTA verschuldigd te zijn (stabiel loon gedurende het hele jaar dat nooit boven de $1.000 in een enkel kwartaal uitkomt — hoewel dit zeldzaam is).

Er is geen minimum aantal uren vereist, geen uitzondering voor "parttime" werk en geen vrijstelling voor contante betalingen. Als u uw nanny elke vrijdag betaalt met briefjes van twintig uit de geldautomaat, beschouwt de IRS dat nog steeds als loon in contanten, en bent u nog steeds loonheffing verschuldigd zodra u de drempel overschrijdt.

Wat "huishoudelijk werknemer" feitelijk betekent

Dit is waar het meest kostbare misverstand bestaat, dus het is de moeite waard om hier even bij stil te staan.

De IRS classificeert iemand als uw werknemer wanneer u controle hebt over welk werk er wordt gedaan en hoe het wordt gedaan. Bij een nanny is dit bijna altijd het geval: u bepaalt de uren, de routine, de regels over schermtijd, wat er wordt gegeten voor de lunch, wanneer er een dutje wordt gedaan. U stelt het huis, het speelgoed, de snacks en het autostoeltje ter beschikking. De nanny brengt geen eigen klanten mee, bepaalt niet haar eigen tarieven op de vrije markt en runt geen bedrijf dat meerdere huishoudens tegelijkertijd bedient.

Dat maakt haar uw werknemer. Geen aannemer. Geen 1099-freelancer. Geen "gig worker".

Dezelfde logica geldt voor:

• Ouderenzorgverleners die naar uw huis komen op een schema dat u bepaalt (andere regels gelden wanneer de zorgverlener wordt ingehuurd via een agentschap dat het werk controleert)
• Huishoudsters met een terugkerend wekelijks schema
• Privékoks, chauffeurs en tuinlieden onder uw aansturing
• Zorgassistenten voor een gehandicapt familielid, wanneer deze niet worden geleverd via een Medicaid- of agentschapsprogramma

Werknemers die werkelijk als onafhankelijke aannemers opereren bestaan wel in deze sector — bijvoorbeeld een eenmalige cateraar voor een feestje, een hoveniersbedrijf dat een eigen ploeg en materieel meebrengt, of een schoonmaakbedrijf dat zelf bepaalt welke schoonmaker er elke week komt. Maar de dagelijkse relatie van "komt naar mijn huis, werkt volgens het schema dat ik bepaal" is een dienstverband onder zowel de federale wetgeving (IRS) als de staatswet.

Wie is vrijgesteld van FICA (zelfs boven de drempel)

Lonen die u betaalt aan bepaalde familieleden en minderjarigen tellen nooit mee voor de Social Security/Medicare-drempel, ongeacht de hoogte:

• Uw echtgenoot/echtgenote
• Uw kind jonger dan 21 jaar
• Uw ouder, met twee strikte uitzonderingen: u bent FICA verschuldigd over het loon van een ouder als (a) de ouder zorgt voor uw kind jonger dan 18 (of een gehandicapt kind van elke leeftijd), en (b) u bent gescheiden/weduwnaar/verlaten of u heeft een partner met een fysieke of mentale aandoening die de zorg voor het kind verhindert gedurende ten minste vier aaneengesloten weken in het kwartaal
• Een werknemer die op enig moment tijdens het jaar jonger is dan 18, tenzij huishoudelijk werk de hoofdbezigheid van de werknemer is (deze uitzondering is wat het betalen van een tieneroppas zoveel eenvoudiger maakt dan het betalen van een 22-jarige nanny)

Deze vrijstellingen gelden alleen voor FICA. De regels voor de federale inkomstenbelasting en staatswetten kunnen hetzelfde loon anders behandelen.

Wat u daadwerkelijk verschuldigd bent (en wat uw werknemer verschuldigd is)

Ervan uitgaande dat u de FICA-drempel van $3.000 voor 2026 hebt overschreden:

Belasting	Wie betaalt	Tarief	Loonbasis
Social Security	Werknemer	6,2%	Eerste $184.500
Social Security	Werkgever (u)	6,2%	Eerste $184.500
Medicare	Werknemer	1,45%	Geen plafond
Medicare	Werkgever (u)	1,45%	Geen plafond
Aanvullende Medicare	Alleen werknemer	0,9%	Boven $200.000
FUTA	Alleen werkgever	6,0% (meestal 0,6% netto)	Eerste $7.000

Het FICA-aandeel van 7,65% van de werknemer wordt technisch gezien ingehouden op hun loonstrook. Het aandeel van 7,65% van de werkgever zijn uw eigen kosten. Veel gezinnen kiezen ervoor om te "bruteren" (gross up) — zij betalen zelf het FICA-aandeel dat normaal gesproken van het loon van de nanny zou worden ingehouden, zodat het overeengekomen wekelijkse bedrag daadwerkelijk op de bankrekening van de nanny komt. Dat is legaal, maar het bedrag dat u namens de nanny betaalt, wordt extra belastbaar loon, wat de onderliggende FICA- en FUTA-berekening iets verhoogt. Loonadministratiesoftware verwerkt deze brutering automatisch; spreadsheets meestal niet.

FUTA is de vaak vergeten post. Het ziet er eng uit met 6%, maar elke staat heeft zijn eigen werkloosheidsverzekeringsprogramma, en zolang u uw staatsbelasting op tijd betaalt, ontvangt u een federaal krediet dat het effectieve FUTA-tarief verlaagt naar 0,6% over de eerste $7.000 — een maximum van $42 per werknemer per jaar. Gezinnen die verzuimen zich te registreren voor de staats-werkloosheidsverzekering kunnen dit krediet verliezen en eindigen met de volledige 6% aan federale schuld.

Federale inkomstenbelastinginhouding is optioneel

Dit overvalt veel gezinnen, omdat het precies het tegenovergestelde is van hoe een W-2 dienstverband normaal gesproken werkt. U bent niet verplicht om federale inkomstenbelasting in te houden op het salaris van uw nanny. De IRS beschouwt inhouding als iets waar de werknemer om kan vragen en waar de werkgever mee akkoord kan gaan.

De meeste gezinnen slaan federale inhouding volledig over (de nanny regelt haar eigen driemaandelijkse geschatte betalingen of betaalt het saldo bij de aangifte) of stellen vrijwillige inhouding in omdat de nanny de voorkeur geeft aan een lagere rekening bij de belastingaangifte. Beide benaderingen zijn prima. Als u wel inhoudt, gebruikt u het standaard Formulier W-4 dat de nanny invult en de IRS-percentagemethode of de loonbelastingtabellen — net als elke andere werkgever.

Zelfs als u ervoor kiest om geen federale inkomstenbelasting in te houden, rapporteert u de lonen nog steeds op een W-2 en is de werknemer nog steeds inkomstenbelasting verschuldigd. Het overslaan van de inhouding is een cashflow-gemak, geen belastingvrijstelling.

De formulieren, de deadlines en het EIN

Hier is de feitelijke checklist voor de aangifte voor een gezin dat de drempel van 2026 heeft overschreden:

Vóór de eerste salarisbetaling (of vóór het einde van het jaar):

• Vraag een Employer Identification Number (EIN) aan via de IRS-website of Formulier SS-4. Gratis en direct beschikbaar als u online aanvraagt tijdens kantooruren. U gebruikt dit nummer op elk formulier dat u voortaan indient.
• Laat de nanny Formulier I-9 invullen om de werkgerechtigheid te verifiëren. Bewaar dit thuis in uw administratie; stuur het nergens naartoe.
• Laat de nanny Formulier W-4 invullen als u federale inkomstenbelasting gaat inhouden.
• Registreer u bij uw staat als huishoudelijke werkgever voor de werkloosheidsverzekering, en sluit een arbeidsongevallenverzekering (workers' compensation) af indien vereist door uw staat.

Uiterlijk 31 januari 2027 (voor het belastingjaar 2026):

• Verstrek Formulier W-2 aan elke huishoudelijke werknemer.
• Dien Formulier W-2 Copy A en Formulier W-3 elektronisch in bij de Social Security Administration.

Uiterlijk 15 april 2027:

• Dien Schedule H (Form 1040), Household Employment Taxes, in als bijlage bij uw persoonlijke federale aangifte inkomstenbelasting.
• Betaal de totale belasting voor huishoudelijk personeel als onderdeel van uw verschuldigde saldo op Formulier 1040 (of via driemaandelijkse geschatte belastingbetalingen gedurende 2026 om een boete voor onderbetaling te voorkomen).

Schedule H zelf is een formulier van twee pagina's. Het berekent de sociale zekerheids- en Medicare-belasting (Deel I), de FUTA-belasting (Deel II) en de totale belasting voor huishoudelijk personeel (Deel III). U rapporteert de totalen op Schedule 2 van uw Formulier 1040, waar ze worden gecombineerd met de inkomstenbelasting die u verschuldigd bent.

De valkuil voor gezinnen is dat ze vergeten dat de belastingen van Schedule H op hetzelfde moment verschuldigd zijn als hun inkomstenbelasting — wat betekent dat er boetes voor onderbetaling worden opgebouwd als u deze niet (a) afdraagt via inhouding op uw eigen loon, of (b) driemaandelijkse geschatte betalingen doet. Als u op 15 april $ 4.000 aan belastingen voor huishoudelijk personeel verschuldigd bent en u heeft daar gedurende het jaar geen rekening mee gehouden, verwacht dan een boetebericht.

De laag van de staat is waar het onvoorspelbaar wordt

De federale Schedule H is hetzelfde, ongeacht waar u woont. De staatseisen zijn dat niet. Drie zaken variëren enorm:

State Unemployment Insurance (SUI). Elke staat vereist dat huishoudelijke werkgevers zich registreren en SUI betalen, maar de loonbasis en tarieven verschillen sterk. Californië: 3,4% over de eerste $7.000. Illinois: 3,35$ 14.250. Washington en diverse andere staten gebruiken variabele tarieven op basis van de sector. Nieuwe werkgevers krijgen meestal gedurende de eerste twee tot drie jaar een vast "nieuw werkgevertarief" toegewezen en stappen daarna over op een tarief gebaseerd op ervaring.

Arbeidsongevallenverzekering (Workers' compensation). Sommige staten vereisen een arbeidsongevallenverzekering zodra u een huishoudelijke werknemer aanneemt. Andere vereisen dit pas boven een drempel van het aantal gewerkte uren. Een paar staten stellen huishoudelijke werkgevers volledig vrij. Het afsluiten van een polis via uw inboedelverzekering is meestal de eenvoudigste weg — het kost vaak een paar honderd dollar per jaar en dekt uw nanny als zij gewond raakt tijdens het werk in uw huis.

Arbeidsongeschiktheid en betaald gezinsverlof. Californië, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaï, Massachusetts, Washington en het District of Columbia hebben allemaal door de staat beheerde programma's voor arbeidsongeschiktheid of betaald gezinsverlof die deelname van huishoudelijke werkgevers vereisen. De premies zijn meestal een klein percentage van het loon, verdeeld tussen werkgever en werknemer.

Domestic Worker Bills of Rights. Een groeiende lijst van rechtsgebieden — New York, Californië, Illinois, Massachusetts, Oregon, Hawaï, Connecticut, Nevada, New Mexico, Virginia, Seattle en andere — heeft wetten aangenomen die huishoudelijk personeel bescherming bieden die onder de federale wetgeving niet bestaat: verplichte overwerkvergoeding, betaalde rustdagen, schriftelijke arbeidsovereenkomsten, opzegtermijnen en bescherming tegen intimidatie. New York en Californië vereisen beide een overwerktarief van anderhalf keer het loon na 40 uur (of 44 uur voor inwonend personeel). Illinois vereist dat huishoudelijk personeel dat regelmatig ten minste acht uur per week werkt, dezelfde bescherming krijgt als andere werknemers.

Besteed vóór uw eerste salarisbetaling een uur op de website van het ministerie van arbeid van uw staat (of de officiële gids voor "huishoudelijke werkgevers" of "huishoudelijk personeel" van uw staat). De federale regels zijn universeel; de staatsregels variëren zo sterk dat algemeen advies van een vriend in een andere staat u duizenden dollars kan kosten.

De misclassificatieval (en waarom er geen verjaringstermijn voor geldt)

De duurste fout bij huishoudelijk personeel is het verstrekken van een 1099-NEC aan de nanny aan het einde van het jaar in plaats van een W-2. Gezinnen doen dit om begrijpelijke redenen: het papierwerk voor een 1099 is eenvoudiger, u vermijdt alle loonbelastingen voor werkgevers en de nanny geeft er misschien zelfs de voorkeur aan omdat de IRS niet direct weet dat ze naar Schedule H moeten vragen.

Doe het niet.

De IRS classificeert vrijwel alle zorg aan huis onder regie van het gezin als loondienst. Het verstrekken van een 1099 aan uw nanny is een misclassificatie, en misclassificatie wordt behandeld als belastingontduiking. Gevolgen zijn onder meer:

• Achterstallige FICA en FUTA, met rente vanaf de oorspronkelijke vervaldata
• Boetes van 100% van de onbetaalde loonbelasting in gevallen van opzet
• Staatsboetes voor het niet registreren voor de werkloosheidsverzekering en (indien van toepassing) de arbeidsongevallenverzekering
• Geen verjaringstermijn wanneer de IRS fraude vaststelt — ze kunnen vijf, tien of vijftien jaar later nog bij u terugkomen
• Persoonlijke aansprakelijkheid als uw nanny gewond raakt tijdens het werk en uw opstalverzekering weigert een "werknemer" te dekken die u als contractant hebt behandeld
• Verlies van de voordelen van de FSA voor afhankelijke zorg of de belastingkorting, waarvoor doorgaans een correcte W-2-documentatie van de loonkosten voor kinderopvang vereist is

Het risico komt meestal op drie manieren aan het licht: de nanny vraagt een werkloosheidsuitkering aan wanneer de baan eindigt en de staatsinstantie vraagt wie haar werkgever was; de nanny vraagt een hypotheek aan en haar belastingadviseur zet vraagtekens bij de 1099; of de IRS controleert uw aangifte en merkt dat Schedule H ontbreekt, ondanks een claim voor de Child and Dependent Care Credit op Form 2441 met gerapporteerd loon.

De link met de Form 2441 belastingkorting voor afhankelijke zorg

Dit is een soms over het hoofd gezien belastingvoordeel waarvoor u Schedule H correct moet afhandelen om er aanspraak op te maken. Als u een huishoudelijke hulp hebt betaald om te zorgen voor een kwalificerend kind jonger dan 13 (of een echtgenoot met een beperking of een afhankelijke van elke leeftijd) zodat u kon werken of werk kon zoeken, komt u mogelijk in aanmerking voor de Child and Dependent Care Credit of een vergoeding via een Flexible Spending Account (FSA) voor afhankelijke zorg.

• De korting (Form 2441) bedraagt 20% tot 35% van maximaal $3.000 aan kwalificerende uitgaven voor één kind, of $6.000 voor twee of meer kinderen
• De FSA voor afhankelijke zorg, indien aangeboden door uw werkgever, stelt u in staat om tot $5.000 per jaar opzij te zetten ($7.500 vanaf 2026 onder recente uitbreidingsbepalingen) van het brutoloon voor kinderopvang

Voor het claimen van beide voordelen moet de naam, het adres en het SSN of EIN van de verzorger op Form 2441 worden vermeld. De IRS controleert dit aan de hand van W-2- en Schedule H-indieningen. Als uw Form 2441 $25.000 aan loon voor kinderopvang rapporteert maar er is geen Schedule H bijgevoegd, verwacht dan een brief.

Een rekenvoorbeeld voor 2026

Stel dat u in januari 2026 een fulltime nanny hebt aangenomen en haar $850 per week aan loon hebt betaald (geen secundaire arbeidsvoorwaarden, geen afgesproken inhoudingen). Over 50 weken is dat $42.500 aan jaarlijks loon. Dit is wat u verschuldigd bent:

Social Security tax: $42.500 × 12,4% = $5.270 (helft uit eigen zak, helft technisch gezien ingehouden op haar loon)

Medicare tax: $42.500 × 2,9% = $1.233 (dezelfde verdeling)

FUTA: $7.000 × 0,6% (netto tarief, uitgaande van tijdige betaling van de staats-UI) = $42

State UI (werkloosheidsverzekering): Varieert — bij de 3,4% van Californië op $7.000 is dat $238. Bij de 3,35% van Illinois op $14.250 is dat $477.

State disability/paid leave (arbeidsongeschiktheid/betaald verlof): Varieert per staat. Californië voegt ongeveer 1,2% toe in 2026.

Totale federale loonbelasting: ongeveer $6.545 voor het jaar. Daarvan is $3.272 uw deel en $3.272 is ingehouden op het loon van de nanny. Tel daar de staatsbelastingen bij op.

Als u ook deelnam aan een FSA voor afhankelijke zorg van $7.500 bij uw eigen baan, bespaart u ongeveer $2.000 tot $3.000 aan eigen federale inkomstenbelasting en FICA-belasting. De Child and Dependent Care Credit kan nog eens $600 tot $2.100 toevoegen, afhankelijk van uw AGI en het aantal kwalificerende kinderen. De netto kosten van naleving zijn vaak aanzienlijk lager dan de bruto cijfers doen vermoeden.

Praktische workflow: doe dit eenmaal per kwartaal, rond het eenmaal per jaar af

De meeste huishoudelijke werkgevers hebben geen salarisverwerker nodig, maar deigenen die meer dan $30.000 aan jaarlijks loon betalen of complexe staatseisen hebben (CA, NY, IL, WA, MA, DC) hebben er vaak baat bij. Hoe dan ook, een duurzame workflow ziet er als volgt uit:

Elke betaaldag:

• Registreer de betaaldatum, het brutoloon, de inhoudingen en het nettobedrag
• Bewaar uw bankafschrift of kopie van de loonstrook

Elk kwartaal:

• Dien de aangifte voor de staats-UI in (de meeste staten vereisen driemaandelijkse aangiften, zelfs als er geen belasting verschuldigd is)
• Pas uw eigen Form 1040 geschatte belastingbetaling aan om de opgebouwde Schedule H-belasting voor het jaar te dekken
• Stem de YTD-lonen (Year-To-Date) af met uw salarisadministratie

Aan het einde van het jaar (december–januari):

• Bereken de totale Social Security, Medicare, FUTA en staats-UI voor het jaar
• Verstrek Form W-2 aan uw werknemer uiterlijk 31 januari
• Dien W-3 + W-2 Kopie A in bij de SSA uiterlijk 31 januari
• Dien eventuele W-2-overdrachten van de staat in

Tijdens de belastingaangifte (maart–april):

• Vul Schedule H in met uw jaaroverzichten
• Voeg toe aan uw Form 1040 en betaal het resterende belastingbedrag
• Bewaar alle administratie gedurende ten minste vier jaar

Deze workflow is het zwaarst in het eerste jaar en wordt aanzienlijk eenvoudiger in het tweede jaar, zodra het EIN bestaat, de staatsregistraties zijn ingediend en u de Schedule H van het voorgaande jaar als sjabloon hebt.

Houd uw huishoudelijke loonadministratie overzichtelijk vanaf de eerste dag

Huishoudelijke tewerkstelling is een van de weinige gebieden waar de Belastingdienst verwacht dat u zich gedraagt als een klein bedrijf — het verstrekken van jaaropgaven, het indienen van aangiften, het bijhouden van loonbases en het scheiden van sociale premies — zonder dat u de boekhoudkundige infrastructuur krijgt die een echt bedrijf heeft. De gezinnen die dit goed aanpakken, zijn degenen die de huishoudelijke loonadministratie behandelen als een klein grootboek in plaats van een stapel bonnetjes. Beancount.io biedt plain-text accounting waarmee u lonen, inhoudingen, door de werkgever betaalde belastingen en overheidsaangiften kunt bijhouden met dezelfde transparantie die u voor een klein bedrijf zou willen — geen eigen bestandsformaten, geen vendor lock-in, en elke boeking is inzichtelijk in menselijk leesbare tekst. Ga gratis aan de slag en breng dezelfde helderheid in uw huishoudelijke loonadministratie als in uw zakelijke boekhouding.