Прощення PPP: чи варто обирати 8-тижневий або 24-тижневий період охоплення?

Коли в червні 2020 року було прийнято Закон про гнучкість Програми захисту заробітної плати (PPP Flexibility Act), він поставив власників малого бізнесу перед несподіваним вибором: залишитися з початковим 8-тижневим періодом охоплення для прощення вашого кредиту PPP або продовжити його до нового 24-тижневого вікна. Для багатьох позичальників цей вибір став приємним полегшенням — більше часу, більше гнучкості. Але рішення не завжди таке просте, як «чим довше, тим краще».

Якщо ваш кредит PPP був призначений до 5 червня 2020 року, у вас є можливість вибирати між цими двома періодами охоплення. Розуміння компромісів може означати різницю між повним прощенням і залишком кредиту, який перетвориться на борг, що його потрібно буде повертати.

Цей посібник детально розбирає все, що вам потрібно знати, щоб прийняти правильне рішення для вашого бізнесу.

Що таке період охоплення?

Період охоплення — це часове вікно, протягом якого ви повинні витратити кошти кредиту PPP на відповідні витрати, щоб мати право на прощення. Спочатку, згідно із Законом CARES, це був фіксований 8-тижневий період, що починався з дати виплати кредитором суми кредиту.

Закон про гнучкість PPP суттєво змінив правила:

• Позичальники, чиї кредити були виплачені 5 червня 2020 року або пізніше, автоматично отримали 24-тижневий період охоплення.
• Позичальникам з ранішими датами виплати кредиту було надано вибір: залишити 8-тижневий період або обрати 24-тижневе вікно.

Період охоплення закінчується, коли ви або використали всі свої кредитні кошти на відповідні витрати, або коли часове вікно закривається — залежно від того, що настане раніше.

Ключові зміни в правилах, що стосуються обох періодів

Перш ніж зануритися в порівняння 8-тижневого та 24-тижневого періодів, варто зрозуміти зміни в правилах, які застосовуються незалежно від того, який період ви оберете.

Поріг витрат на оплату праці знижено з 75% до 60%

Згідно з початковим Законом CARES, ви повинні були витратити принаймні 75% свого кредиту PPP на оплату праці, щоб претендувати на повне прощення. Закон про гнучкість PPP знизив цей поріг до 60%.

Ця зміна зробила повне прощення доступнішим для підприємств зі значними витратами, не пов'язаними з оплатою праці, такими як оренда, комунальні послуги або відсотки за іпотекою. Решту 40% тепер можна спрямувати на ці непов'язані з зарплатою витрати.

Допустимі витрати, не пов'язані з оплатою праці

Окрім заробітної плати, витрати, що підлягають прощенню, включають:

• Відсотки за іпотекою бізнесу (за зобов'язаннями, що виникли до 15 лютого 2020 року)
• Оренда бізнесу (за договорами оренди, що діяли до 15 лютого 2020 року)
• Комунальні послуги для бізнесу (електроенергія, газ, вода, інтернет, телефон)
• Витрати на операційну діяльність (програмне забезпечення для бізнесу та хмарні сервіси)
• Витрати на відшкодування збитків майну (збитки від громадських заворушень, не покриті страхуванням)
• Витрати на постачальників (необхідні товари за контрактами, що діяли до 15 лютого 2020 року)
• Витрати на захист працівників (засоби індивідуального захисту, модифікація приміщень для безпеки під час COVID)

Вибір 8-тижневого періоду охоплення

Якщо ви отримали кредит PPP до 5 червня 2020 року і ваш бізнес швидко повернувся до майже нормальної діяльності, 8-тижневий варіант може бути кращим вибором.

Переваги 8-тижневого періоду

Швидше вирішення та закриття. Швидше подання заявки на прощення означає, що ви можете закрити цю главу фінансового управління епохи пандемії. Для багатьох власників бізнесу психологічне навантаження від відстеження відповідності вимогам PPP є тягарем, якого вони хочуть позбутися.

Простіше дотримання вимог щодо персоналу. Збереження чисельності персоналу та рівня заробітної плати протягом 8 тижнів значно легше, ніж протягом 24 тижнів. Якщо ваша робоча сила стабільна, коротші терміни зменшують ризик випадкового порушення вимог.

Регуляторна визначеність. Правила PPP часто змінювалися протягом 2020 року. Подання заявки за правилами, які ви вже розумієте, замість очікування потенційних майбутніх змін, забезпечує певну передбачуваність.

Раніша компенсація власнику. Для самозайнятих осіб, ФОПів та власників-працівників 8-тижневий період означає, що заміна компенсації власнику обмежена 8/52 від чистого прибутку за 2019 рік (максимум 15 385 доларів США). Якщо ви отримали кредит після 5 червня 2020 року, застосовується 24-тижневе обмеження у розмірі чистого прибутку за 2,5 місяці 2019 року (максимум 20 833 долари США).

Коли 8-тижневий період має сенс

Розгляньте 8-тижневий період, якщо:

• Ви витратили кошти PPP швидко та повністю на відповідні витрати протягом перших двох місяців
• Ваша чисельність персоналу та заробітна плата залишалися стабільними
• Ви хочете завершити процес прощення до кінця податкового року
• Ваші витрати, не пов'язані з оплатою праці, низькі відносно загальної суми кредиту

Вибір 24-тижневого періоду охоплення

Для більшості позичальників — особливо тих, чиї доходи відновлювалися довше — 24-тижневий період пропонує суттєві переваги.

Переваги 24-тижневого періоду

Нижча вимога до витрат на зарплату створює більше гнучкості. Поєднання 60% порогу заробітної плати та довшого терміну дає підприємствам більше можливостей для отримання повного прощення. Якщо ваші витрати на оплату праці відносно невеликі порівняно з загальною сумою кредиту, додаткові тижні для накопичення відповідних витрат можуть мати велике значення.

Більше часу для стратегічного планування. Двадцять чотири тижні дозволяють вам тісно співпрацювати зі своїм бухгалтером або фінансовим консультантом, щоб оптимізувати те, як ви класифікуєте та документуєте витрати. Для складних підприємств із кількома категоріями витрат цей час на планування має реальну цінність.

Вища максимальна сума прощення для власників. Якщо ваш кредит був виплачений після 5 червня 2020 року, 24-тижневий ліміт компенсації власника у розмірі 20 833 доларів США (чистий прибуток за 2,5 місяці 2019 року) вищий за 8-тижневий еквівалент, що потенційно дозволяє отримати більше прощення для самозайнятих позичальників.

Безпечна гавань для відновлення зарплат. Якщо ви зменшили зарплати працівникам під час кризи, у вас є час до кінця періоду охоплення, щоб відновити їх і уникнути зменшення суми прощення. 24-тижневе вікно дає вам більше часу для здійснення цього відновлення.

Коли 24-тижневий період має сенс

Розгляньте 24-тижневий період, якщо:

• Відновлення доходів вашого бізнесу було повільним, і вам знадобилося більше часу для витрачання коштів PPP
• Ваші витрати на оплату праці низькі відносно суми кредиту, і вам потрібно більше часу, щоб досягти порогу 60%
• Ви скоротили заробітну плату працівників і вам потрібен час, щоб відновити її до подання заявки на прощення
• Ви хочете мати максимум часу для консультацій із професіоналами та оптимізації розрахунку прощення

Пастка ранньої подачі заявки: критичне попередження

Саме тут багато позичальників припустилися дорогих помилок. Подача заявки на прощення до завершення охопленого періоду (covered period) може створити значну проблему, якщо ви скоротили річну зарплату будь-якого працівника більш ніж на 25%.

Штраф за скорочення зарплати розраховується за весь вибраний охоплений період, а не тільки за час, що фактично минув на момент подання заявки.

Приклад: Ви обираєте 24-тижневий охоплений період і подаєте заявку через 10 тижнів, оскільки витратили всі кошти. Але протягом цих 10 тижнів ви скоротили зарплату одного працівника на 30%. Навіть якщо ви подали заявку раніше, SBA розраховує зменшення прощення на основі повного 24-тижневого періоду. Штраф буде відчутнішим, ніж якби ви обрали 8-тижневий період і подали заявку на 8-му тижні.

Виняток «безпечної гавані» (safe harbor): Якщо ви відновите скорочені зарплати до кінця охопленого періоду (або до 31 грудня 2020 року за початковими правилами), ви зможете уникнути штрафу за зменшення прощення. Але якщо ви подаєте заявку завчасно і ще не відновили зарплати, ви втрачаєте доступ до цього захисту.

Підсумок: Не подавайте заявку на прощення до закінчення охопленого періоду, якщо ви не впевнені, що всі вимоги щодо заробітної плати та чисельності персоналу були повністю виконані.

Розуміння вимог щодо еквівалента повної зайнятості (FTE)

Сума прощення кредиту може бути пропорційно зменшена, якщо середня кількість працівників у еквіваленті повної зайнятості (FTE) протягом охопленого періоду нижча за показник базового періоду. Ви обираєте найбільш вигідний базовий період:

• 15 лютого 2019 р. – 30 червня 2019 р.
• 1 січня 2020 р. – 29 лютого 2020 р.

Проте існують певні винятки для скорочення FTE. Прощення не зменшується, якщо:

• Ви надали документально підтверджену сумлінну пропозицію про повторне прийняття на роботу працівнику, який відмовився
• Працівник був звільнений з поважних причин, звільнився за власним бажанням або добровільно скоротив робочі години
• Ви не змогли відновити повну бізнес-активність через директиви охорони здоров'я щодо COVID-19 (для періоду з 15 лютого 2020 р. по 31 грудня 2020 р.)

Для кредитів на суму 50 000 доларів США або менше скорочення FTE та заробітної плати взагалі не впливають на суму прощення — суттєве спрощення для мікро-позичальників.

Кредити, видані після 5 червня 2020 року

Якщо ваш кредит PPP було виплачено 5 червня 2020 року або пізніше, у вас немає вибору: ваш охоплений період становить 24 тижні. Усі описані вище правила застосовуються, включаючи 60% поріг витрат на оплату праці та 24-тижневий ліміт винагороди власникам.

Це також означає, що погашення кредиту починається пізніше. У вас є час до 10 місяців після закінчення охопленого періоду, щоб подати заявку на прощення, перш ніж кредитор буде зобов’язаний почати стягнення платежів за основною сумою та відсотками.

Як документувати вашу заявку на прощення

Незалежно від того, який охоплений період ви оберете, вам потрібно буде вести ретельний облік. Навіть якщо форма на прощення не вимагає подання документації під час подачі заявки, SBA може вимагати записи під час перевірки або аудиту.

Документація по заробітній платі, яку слід зберігати:

• Виписки з банківських рахунків або звіти сторонніх постачальників послуг з нарахування заробітної плати
• Податкові форми (941, 940, W-2, W-3), що охоплюють період кредитування
• Звітність штату щодо податку на прибуток, заробітної плати та страхування на випадок безробіття

Документація, що не стосується заробітної плати, яку слід зберігати:

• Виписки по бізнес-іпотеці та графіки амортизації
• Договори оренди та квитанції про оплату оренди
• Рахунки за комунальні послуги та виписки з рахунків

Ви зобов'язані зберігати ці записи протягом 4 років (пов'язані з працевлаштуванням) та 3 років (уся інша документація) після подання заявки на прощення.

Прийняття рішення: структура дій

Скористайтеся цими питаннями для вибору:

1. Ви вже витратили всі кошти PPP? Якщо так, і витрати відбулися протягом 8 тижнів, коротший період може дозволити швидше закрити питання.

2. Ви скоротили зарплату будь-якого працівника більш ніж на 25%? Якщо так, і ви ще не відновили заробітну плату повністю, 24-тижневий період дає вам більше часу — але будьте обережні з ранньою подачею.

3. Чи наближаються ваші витрати на оплату праці до 60% суми кредиту? Якщо ви близькі до цього порогу, вам може не знадобитися додатковий час для отримання повного прощення.

4. Чи є у вас складні витрати та багато працівників? 24-тижневий період дає більше часу на підготовку документації та консультації з фахівцем.

5. Чи обтяжує вас адміністративний тягар? Завершення процедур з PPP має реальну цінність. Якщо ваші цифри в порядку, 8-тижневий варіант забезпечить спокій швидше.

Тримайте свої фінансові записи готовими до прощення

Прощення кредиту PPP зрештою зводиться до документації. Бізнеси, які успішно отримують повне прощення, — це ті, що мають чіткі, організовані записи, які показують, як саме був витрачений кожний долар протягом охопленого періоду.

Саме тут надійна практика ведення бухгалтерії приносить свої плоди. Незалежно від того, чи відстежуєте ви витрати на оплату праці, класифікуєте оренду та комунальні послуги, чи документуєте винагороду власникам, наявність точних фінансових записів під рукою робить процес подачі заявки на прощення значно менш стресовим.

Спростіть управління своїми фінансами

Проходження процедури списання кредитів PPP — це лише один із багатьох фінансових викликів, з якими стикаються власники малого бізнесу. Ведення чіткого, впорядкованого обліку протягом усього року — а не лише під час списання — полегшує виконання будь-яких завдань з дотримання нормативних вимог.

Beancount.io пропонує облік у форматі звичайного тексту, що забезпечує повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними. Ваші записи легко читаються людиною, підтримують контроль версій і зручні для аудиту — саме те, що потрібно при роботі з такими програмами, як PPP. Почніть безкоштовно і переконайтеся, чому розробники та фінансові фахівці довіряють обліку у форматі звичайного тексту свої найважливіші фінансові записи.