PPP-kwijtschelding: Moet u kiezen voor de gedekte periode van 8 of 24 weken?

Toen de Paycheck Protection Program Flexibility Act in juni 2020 werd aangenomen, kregen eigenaren van kleine bedrijven een onverwachte beslissing voorgelegd: vasthouden aan de oorspronkelijke gedekte periode van 8 weken voor de kwijtschelding van uw PPP-lening, of uitbreiden naar het nieuwe venster van 24 weken. Voor veel leners voelde deze keuze als een welkome verlichting — meer tijd, meer flexibiliteit. Maar de beslissing is niet altijd zo eenvoudig als "langer is beter".

Als uw PPP-lening vóór 5 juni 2020 is toegewezen, heeft u de optie om te kiezen tussen deze twee gedekte perioden. Het begrijpen van de afwegingen kan het verschil betekenen tussen volledige kwijtschelding en een leningsaldo dat wordt omgezet in een schuld die u moet terugbetalen.

Deze gids zet alles op een rij wat u moet weten om de juiste keuze te maken voor uw bedrijf.

Wat is de gedekte periode?

De gedekte periode is het tijdsbestek waarin u uw PPP-leningsgelden moet besteden aan in aanmerking komende kosten om in aanmerking te komen voor kwijtschelding. Oorspronkelijk was dit onder de CARES Act een vaste periode van 8 weken, beginnend op de datum waarop uw kredietverstrekker de lening heeft uitbetaald.

De PPP Flexibility Act heeft de regels aanzienlijk gewijzigd:

• Leners met leningen die op of na 5 juni 2020 zijn uitbetaald kregen automatisch een gedekte periode van 24 weken
• Leners met eerdere uitbetalingsdata kregen de keuze: de periode van 8 weken behouden of kiezen voor het venster van 24 weken

De gedekte periode eindigt wanneer u al uw leningfondsen heeft opgebruikt aan in aanmerking komende kosten of wanneer het tijdsbestek sluit — afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.

Belangrijke regelwijzigingen die van invloed zijn op beide perioden

Voordat we dieper ingaan op de vergelijking tussen 8 en 24 weken, is het de moeite waard om de regelwijzigingen te begrijpen die van toepassing zijn ongeacht de periode die u selecteert.

Drempel voor loonkosten verlaagd van 75% naar 60%

Onder de oorspronkelijke CARES Act moest u ten minste 75% van uw PPP-lening besteden aan loonkosten om in aanmerking te komen voor volledige kwijtschelding. De PPP Flexibility Act verlaagde deze drempel naar 60%.

Deze wijziging maakte volledige kwijtschelding toegankelijker voor bedrijven met aanzienlijke andere kosten dan loonkosten, zoals huur, nutsvoorzieningen of hypotheekrente. De resterende 40% kan nu worden aangewend voor deze gedekte niet-loonkosten.

In aanmerking komende niet-loonkosten

Naast de loonlijst omvatten kwijtscheldbare kosten:

• Hypotheekrente voor bedrijven (op verplichtingen aangegaan vóór 15 februari 2020)
• Zakelijke huur (op huurcontracten aangegaan vóór 15 februari 2020)
• Zakelijke nutsvoorzieningen (elektriciteit, gas, water, internet, telefoon)
• Gedekte operationele uitgaven (bedrijfssoftware en cloud computing-diensten)
• Kosten voor eigendomsschade (schade door openbare onlusten die niet door de verzekering wordt gedekt)
• Leverancierskosten (essentiële goederen onder contracten aangegaan vóór 15 februari 2020)
• Uitgaven voor werknemersbescherming (persoonlijke beschermingsmiddelen, aanpassingen aan faciliteiten voor COVID-veiligheid)

De gedekte periode van 8 weken kiezen

Als u uw PPP-lening vóór 5 juni 2020 heeft ontvangen en uw bedrijf snel is teruggekeerd naar nagenoeg normale activiteiten, kan de optie van 8 weken de betere keuze zijn.

Voordelen van de periode van 8 weken

Snellere afwikkeling en afsluiting. Door uw aanvraag voor kwijtschelding eerder af te ronden, kunt u dit hoofdstuk van het financiële beheer uit het pandemietijdperk afsluiten. Voor veel ondernemers is de mentale belasting van het bijhouden van PPP-naleving een last die ze van zich af willen schuiven.

Eenvoudiger naleving van personeelsbezetting. Het handhaven van het personeelsbestand en de salarisniveaus gedurende 8 weken is aanzienlijk eenvoudiger dan gedurende 24 weken. Als uw personeelsbestand stabiel is, verminderen kortere termijnen het risico op onbedoelde fouten in de naleving.

Regelgevende zekerheid. De PPP-regels zijn in de loop van 2020 vaak veranderd. Aanvragen onder regels die u al begrijpt, in plaats van te wachten op mogelijke toekomstige wijzigingen, biedt een zekere mate van voorspelbaarheid.

Eerdere vergoeding voor de eigenaar. Voor zelfstandigen, eenmanszaken en eigenaar-werknemers betekent de periode van 8 weken dat de vervanging van uw ondernemersbeloning wordt gemaximeerd op 8/52 van de nettowinst over 2019 (maximaal $15.385). Als u uw lening na 5 juni 2020 heeft ontvangen, geldt het plafond van 24 weken op 2,5 maand van de nettowinst over 2019 (maximaal $20.833).

Wanneer de periode van 8 weken zinvol is

Overweeg de periode van 8 weken als:

• U uw PPP-fondsen snel en volledig heeft uitgegeven aan in aanmerking komende kosten binnen de eerste twee maanden
• Uw personeelsbestand en lonen stabiel zijn gebleven
• U het kwijtscheldingsproces vóór het einde van het belastingjaar wilt afronden
• Uw niet-loonkosten laag zijn in verhouding tot uw totale leningsbedrag

De gedekte periode van 24 weken kiezen

Voor de meeste leners — vooral degenen bij wie het herstel van de omzet langer duurde — biedt de periode van 24 weken aanzienlijke voordelen.

Voordelen van de periode van 24 weken

Lagere loonlijsteis zorgt voor meer flexibiliteit. De combinatie van de drempel van 60% voor loonkosten en de langere termijn geeft bedrijven meer ruimte om volledige kwijtschelding te realiseren. Als uw loonkosten relatief bescheiden zijn in vergelijking met uw totale lening, kunnen de extra weken om in aanmerking komende loonkosten op te bouwen een aanzienlijk verschil maken.

Meer tijd voor strategische planning. Vierentwintig weken stelt u in staat om nauw samen te werken met uw accountant of financieel adviseur om te optimaliseren hoe u kosten categoriseert en documenteert. Voor complexe bedrijven met meerdere kostencategorieën heeft deze planningstijd reële waarde.

Hogere maximale kwijtschelding voor eigenaren. Als uw lening na 5 juni 2020 is uitbetaald, is het plafond voor de ondernemersbeloning van 24 weken van $20.833 (2,5 maand van de nettowinst over 2019) hoger dan het equivalent van 8 weken, wat mogelijk grotere kwijtschelding mogelijk maakt voor zelfstandige leners.

Safe harbor voor herstel van salarissen. Als u de salarissen van werknemers tijdens de crisis heeft verlaagd, heeft u tot het einde van de gedekte periode de tijd om deze te herstellen en verlagingen van de kwijtschelding te voorkomen. Een venster van 24 weken geeft u meer tijd om dit herstel uit te voeren.

Wanneer de periode van 24 weken zinvol is

Overweeg de periode van 24 weken als:

• Het herstel van de omzet van uw bedrijf traag verliep en u meer tijd nodig had om de PPP-fondsen te besteden
• Uw loonkosten laag zijn in verhouding tot uw leningbedrag, en u meer tijd nodig heeft om de drempel van 60% te bereiken
• U de salarissen van werknemers heeft verlaagd en tijd nodig heeft om deze te herstellen voordat u uw kwijtscheldingsaanvraag indient
• U maximale tijd wilt om professionals te raadplegen en uw kwijtscheldingsberekening te optimaliseren

De valkuil van vroegtijdig aanvragen: Een kritieke waarschuwing

Dit is waar veel leners kostbare fouten hebben gemaakt. Het aanvragen van kwijtschelding voordat uw gedekte periode afloopt, kan een aanzienlijk probleem vormen als u het jaarsalaris van een werknemer met meer dan 25% heeft verlaagd.

De salarisverlagingsboete wordt berekend over de gehele geselecteerde gedekte periode, niet alleen over de tijd die daadwerkelijk is verstreken op het moment dat u de aanvraag indient.

Voorbeeld: U kiest de gedekte periode van 24 weken en dient na 10 weken een aanvraag in omdat u al uw fondsen heeft besteed. Maar tijdens die 10 weken heeft u het salaris van één werknemer met 30% verlaagd. Hoewel u vroegtijdig heeft aangevraagd, berekent de SBA de vermindering van de kwijtschelding op basis van de volledige periode van 24 weken. De boete komt harder aan dan wanneer u de periode van 8 weken had gekozen en in week 8 een aanvraag had ingediend.

De safe harbor-uitzondering: Als u verlaagde salarissen herstelt voor het einde van de gedekte periode (of vóór 31 december 2020, onder de oorspronkelijke safe harbor), kunt u de boete voor vermindering van kwijtschelding voorkomen. Maar als u vroegtijdig aanvraagt en de lonen nog niet heeft hersteld, verliest u de toegang tot deze bescherming.

Kortom: Vraag geen kwijtschelding aan voordat uw gedekte periode afloopt, tenzij u er zeker van bent dat aan alle salaris- en personeelsvereisten volledig is voldaan.

FTE-vereisten (Full-Time Equivalent) begrijpen

De kwijtschelding van de lening kan naar evenredigheid worden verlaagd als uw gemiddelde aantal full-time-equivalente (FTE) werknemers tijdens de gedekte periode lager is dan tijdens uw referentieperiode. U kiest de referentieperiode die voor u het gunstigst is:

• 15 februari 2019 – 30 juni 2019
• 1 januari 2020 – 29 februari 2020

Er bestaan echter bepaalde uitzonderingen voor FTE-verminderingen. Kwijtschelding wordt niet verlaagd als:

• U een gedocumenteerd, te goeder trouw gedaan aanbod heeft gedaan om een werknemer die weigerde opnieuw aan te nemen
• Een werknemer om dringende reden is ontslagen, vrijwillig ontslag heeft genomen of vrijwillig het aantal uren heeft verminderd
• U niet in staat was om de volledige bedrijfsactiviteit te herstellen als gevolg van COVID-19-gezondheidsrichtlijnen (voor de periode van 15 februari 2020 tot en met 31 december 2020)

Voor leningen van $50.000 of minder hebben FTE-verminderingen en salarisverlagingen helemaal geen invloed op uw kwijtscheldingsbedrag — een aanzienlijke vereenvoudiging voor micro-leners.

Leningen verstrekt na 5 juni 2020

Als uw PPP-lening is uitbetaald op of na 5 juni 2020, heeft u geen keuze: uw gedekte periode is 24 weken. Alle hierboven beschreven regels zijn van toepassing, inclusief de loonlijstdrempel van 60% en het maximum voor de vergoeding van eigenaren over 24 weken.

Dit betekent ook dat de terugbetaling van uw lening later begint. U heeft tot 10 maanden na het einde van uw gedekte periode de tijd om kwijtschelding aan te vragen voordat uw kredietverstrekker verplicht is te beginnen met het innen van aflossingen en rentebetalingen.

Hoe u uw kwijtscheldingsaanvraag documenteert

Ongeacht welke gedekte periode u selecteert, u moet een grondige administratie bijhouden. Zelfs als uw kwijtscheldingsformulier niet vereist dat u op het moment van aanvraag documentatie indient, kan de SBA tijdens een beoordeling of audit om bewijsstukken vragen.

Te bewaren loonadministratie:

• Bankafschriften of rapporten van externe loonadministratie-dienstverleners
• Belastingformulieren (941, 940, W-2, W-3) die betrekking hebben op de leningperiode
• Aangiften voor inkomstenbelasting, loonbelasting en werkloosheidsverzekering van de staat

Te bewaren niet-loonadministratie:

• Zakelijke hypotheekafschriften en aflossingsschema's
• Huurovereenkomsten en huurkwitanties
• Facturen van nutsbedrijven en rekeningoverzichten

U bent verplicht deze gegevens gedurende 4 jaar (werkgerelateerd) en 3 jaar (alle andere documentatie) na het indienen van uw kwijtscheldingsaanvraag te bewaren.

Het nemen van de beslissing: Een kader

Gebruik deze vragen om uw keuze te sturen:

1. Heeft u alle PPP-fondsen al uitgegeven? Zo ja, en de uitgaven vonden plaats binnen 8 weken, dan kan de kortere periode de zaken sneller afhandelen.

2. Heeft u het salaris van een werknemer met meer dan 25% verlaagd? Zo ja, en u heeft de lonen nog niet volledig hersteld, dan geeft de periode van 24 weken u meer ruimte — maar wees voorzichtig met het vroegtijdig aanvragen.

3. Liggen uw loonkosten dicht bij de 60% van het leningbedrag? Als u dicht bij de drempel zit, heeft u mogelijk geen extra weken nodig om in aanmerking te komen voor volledige kwijtschelding.

4. Heeft u complexe uitgaven en meerdere werknemers? De periode van 24 weken geeft u meer tijd om de documentatie te organiseren en een professional te raadplegen.

5. Drukte de administratieve last zwaar op u? Er is reële waarde in het afronden van de PPP-naleving. Als uw cijfers kloppen, biedt de optie van 8 weken sneller gemoedsrust.

Houd uw financiële administratie gereed voor kwijtschelding

Kwijtschelding van PPP-leningen komt uiteindelijk neer op documentatie. De bedrijven die met succes volledige kwijtschelding realiseren, zijn de bedrijven met een nette, georganiseerde administratie die precies laat zien hoe elke dollar is uitgegeven tijdens de gedekte periode.

Dit is waar solide boekhoudpraktijken vruchten afwerpen. Of u nu loonkosten bijhoudt, huur en nutsvoorzieningen categoriseert of de vergoeding van eigenaren documenteert: het bij de hand hebben van nauwkeurige financiële gegevens maakt het proces van de kwijtscheldingsaanvraag veel minder stressvol.

Vereenvoudig uw financieel beheer

Navigeren door de kwijtschelding van PPP is slechts een van de vele financiële uitdagingen waar eigenaren van kleine bedrijven mee te maken krijgen. Het bijhouden van duidelijke, georganiseerde records gedurende het hele jaar — niet alleen op het moment van kwijtschelding — maakt elke nalevingstaak eenvoudiger.

Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle over uw financiële gegevens geeft. Uw records zijn menselijk leesbaar, versiebeheerd en eenvoudig te controleren — precies wat u nodig heeft bij programma's zoals de PPP. Begin gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals vertrouwen op plain-text accounting voor hun belangrijkste financiële administratie.