Якщо ви відстежуєте основні засоби у вашому обліку — ноутбуки, камери, обладнання або навіть офісні меблі — ваші книги повинні відображати їхнє зниження вартості. Це включає два ключових поняття: амортизація (витрата) і її сукупна величина, накопичена амортизація. У цьому посібнику пояснюються обидва поняття простими словами, а потім показано, як саме їх моделювати у Beancount за допомогою готових до копіювання прикладів, включаючи потужні варіанти автоматизації.

Що таке накопичена амортизація?​

Накопичена амортизація — це загальна сума амортизації, яку було зафіксовано проти активу з моменту його введення в експлуатацію. Уявіть це як постійний підрахунок. Це не новий тип витрати — це просто сума всіх попередніх амортизаційних нарахувань для даного активу.

У фінансових звітах ви побачите накопичену амортизацію разом із первісною вартістю активу. Це дозволяє будь‑кому, хто читає ваші книги, бачити як історичну вартість (скільки ви заплатили), так і чисту балансову вартість (скільки вона зараз варта у вашому обліку).

Важливий момент: накопичена амортизація — це контра‑актив. Це може звучати складно, але ідея проста:

• Це рахунок типу «актив», тому він розташований у розділі Assets вашого плану рахунків.
• Однак він має кредитовий залишок (від’ємне значення у активних рахунках Beancount), що зменшує вартість пов’язаного основного засобу.

Де вона відображається у балансі?​

Накопичена амортизація зазвичай розташовується у балансі безпосередньо під відповідним основним засобом. Наприклад:

Багато фінансових звітів спрощують це, показуючи один рядок «Property, plant & equipment, net». Це число представляє загальну історичну вартість усіх активів мінус їхню сумарну накопичену амортизацію, що дає остаточну чисту балансову вартість.

Як розраховувати амортизацію?​

Існує кілька методів розрахунку амортизації. Обраний вами метод визначає, яку суму витрати ви записуєте кожного періоду, і, відповідно, як зростає сума накопиченої амортизації. Два поширені підходи:

• Straight-Line (SL): Найпростіший і найпоширеніший метод для бухгалтерського обліку. Ви розподіляєте однакову суму вартості активу на кожен період його корисного життя. Наприклад, ноутбук вартістю $3,000 з терміном служби 36 місяців (3 роки) амортизується$83.33 на місяць.
• Tax Methods (наприклад, MACRS у США): Для податкових цілей уряди часто визначають прискорені графіки. У США система Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) дозволяє брати більші амортизаційні відрахування у перші роки експлуатації активу. Beancount легко працює з такими графіками — вам лише потрібно розрахувати суми згідно офіційних таблиць (наприклад, IRS Publication 946) і створити відповідні журнальні записи.

Формула (Straight-Line)

Періодична амортизація = $\frac{\text{Вартість} - \text{Ліквідаційна вартість}}{\text{Термін служби}}$

Накопичена амортизація (на дату t) = $\sum (\text{Перiодична амортизація до } t)$

Ліквідаційна вартість — це оцінка залишкової вартості активу в кінці його корисного життя. Для спрощення часто приймається, що вона дорівнює нулю.

Підхід Beancount: моделювання вартості та накопиченої амортизації​

Щоб правильно відстежувати основні засоби у Beancount, зберігаючи їхню первісну вартість, використовуйте пару рахунків активів для кожної категорії та окремий рахунок витрат.

• Assets:Equipment:Computers:Cost (для збереження історичної вартості)
• Assets:Equipment:Computers:AccumDep (контра‑актив, який буде кредитуватись з часом)
• Expenses:Depreciation:Computers (для запису періодичної витрати)

Така структура відповідає стандартній практиці бухгалтерського обліку і є рекомендованим підходом для управління амортизацією основних засобів у Beancount.

Варіант A: ручні записи за методом Straight-Line​

Найпряміший метод. Ви контролюєте кожен запис, що допомагає краще зрозуміти механізм.

1. Відкрийте необхідні рахунки

2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers

2. Запишіть покупку (за історичною вартістю)

2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

3. Запишіть щомісячну амортизацію

Кожного місяця ви реєструєте витрату на амортизацію. Для активу $3,000 за 36 місяців щомісячна амортизація становить$3000 ÷ 36 = $83.33.

Транзакція включає дебет рахунку витрат і кредит контра‑активу.

2025-02-28 * "Monthly depreciation - MacBook Pro (SL 36mo)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD  ; credit до контра‑активу

Повторюйте цей запис щомісяця протягом 36 місяців. Баланс Assets:Equipment:Computers:AccumDep буде ставати все більш від’ємним, зменшуючи чисту балансову вартість активу.

Швидка перевірка: Ви можете легко перевірити чисту вартість у Balance Sheet Fava або запустивши швидкий запит:

bean-query myledger.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account   'Assets:Equipment:Computers:(Cost|AccumDep)' GROUP BY account"

Сума залишків цих двох рахунків — це ваша чиста балансова вартість.

Варіант B: автоматизація за допомогою плагіна amortize у Fava​

Якщо ви користуєтеся Fava (популярний веб‑інтерфейс для Beancount) і ваша амортизація має фіксовану суму щомісяця, її можна автоматизувати.

Спочатку увімкніть плагін у верхній частині вашого файлу Beancount:

plugin "fava.plugins.amortize_over"

Далі створіть одну транзакцію, що визначає весь графік амортизації.

; 1. Запишіть початкову покупку як звичайно
2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; 2. Налаштуйте графік амортизації
2025-01-20 * "Depreciation schedule - MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers       3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

Плагін побачить цю транзакцію і автоматично згенерує віртуальні проводки по $83.33 кожного місяця протягом 36 місяців. Ці записи не записуються у ваш .bean файл, але відображаються у всіх звітах. Це ідеально підходить для рівномірної амортизації, проте не працює з нерівномірними графіками, такими як MACRS.

Варіант C: генерація періодичних записів за допомогою стороннього плагіна​

Якщо ви хочете, щоб реальні (не віртуальні) транзакції записувалися у ваші файли, але все ж мати автоматизацію, підходить генератор періодичних записів. Один із найпопулярніших — beancount-periodic від Далласа Лу. Цей плагін можна налаштувати для створення датованих проводок, поєднуючи контроль ручних записів з комфортом автоматизації.

Перегляд результатів: вартість, накопичена амортизація та чиста балансова вартість​

Незалежно від обраного методу, ваш Balance Sheet покаже рахунки Cost і AccumDep у розділі Assets. Сума цих двох — це ваша чиста балансова вартість. Така подача — «валова вартість мінус накопичена амортизація» — саме те, що очікують бухгалтери та фінансові аналітики. Вона забезпечує повну прозорість щодо віку та вартості ваших активів.

Виведення активу (продаж, списання або списання)​

Коли актив досягає кінця свого життя, його можна продати, списати або вивести з експлуатації. Щоб видалити його з книг, потрібно:

1. Видалити його історичну вартість.
2. Видалити пов’язану накопичену амортизацію.
3. Записати отримані готівкові кошти.
4. Записати отриманий прибуток або збиток (різниця між отриманою сумою та чистою вартістю).

Приклад​

Припустимо, ви продали ноутбук за $2,500.

2025-12-15 * "Sale of MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking               2500.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:Cost  -3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep   1000.00 USD  ; скасування накопиченої амортизації
  Income:GainOnSale                    500.00 USD  ; прибуток

У цьому прикладі чиста балансова вартість була $2,000 (вартість$3,000 мінус накопичена амортизація $1,000). Продаж за$2,500 дає прибуток $500.

Додаткові поради​

• Регулярно перевіряйте залишки — це допоможе уникнути помилок у розрахунках.
• Використовуйте зрозумілі імена рахунків — це спростить аналіз і аудит.
• Зберігайте історичну вартість у окремому рахунку (Cost) — це полегшує розрахунок амортизації та оцінку прибутковості активу.
• Не змішуйте валютні коди у записах — залишайте їх у форматі $ 3000.00 або USD без пробілів між цифрами та символом валюти.

Приклад повного файлу​

2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers
2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD
2025-02-28 * "Monthly depreciation - MacBook Pro (SL 36mo)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD
2025-12-15 * "Sale of MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking               2500.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:Cost      -3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep   1000.00 USD
  Income:GainOnSale                    500.00 USD

Висновок​

Накопичена амортизація — це фундаментальний інструмент для точного відображення вартості основних засобів у вашому фінансовому обліку. За допомогою Beancount ви отримуєте гнучкість у моделюванні як історичної вартості, так і її зниження з часом. Незалежно від того, чи ви віддаєте перевагу ручному підходу, чи автоматизованим плагінам, цей посібник надає всі необхідні знання та готові до копіювання приклади, щоб ви могли швидко впровадити надійний і прозорий облік основних засобів.

Коротко ⚡​

• Ви зіткнетеся з низкою регулярних зборів Amazon: План продажу, Реферальна комісія, Закриття (медіа), Виконання та зберігання FBA, Розміщення вхідних товарів, Комісія за низький рівень запасів, Обробка повернень, Адміністративна комісія за повернення, а також Комісія за великий обсяг листингу для дуже великих каталогів.
• Ведіть окремий рахунок Assets:Amazon:Clearing. Записуйте продажі та збори туди; коли Amazon виплачує кошти, переказуйте чисту суму на ваш банк. Це спрощує звірку.
• Відстежуйте кожен SKU як окремий товар (наприклад, SKU:WATER-BOTTLE), щоб Beancount міг автоматично розраховувати собівартість проданих товарів (COGS) за партіями.
• Ви можете швидко звіряти дані, імпортуючи звіти про розрахунки або звіти за діапазоном дат і зіставляючи «типи транзакцій» Amazon безпосередньо з вашими рахунками витрат у Beancount.

Як ці комісії відображаються у ваших звітах 🧾​

1. Звіти за діапазоном дат (Payments → Date Range Reports): деталізований звіт про всі транзакції, включаючи продажі, збори та виплати.
2. Файли розрахунків (наприклад, Flat File V2): містять інформацію про розрахунки між вами та Amazon; їх можна імпортувати та зіставляти типи транзакцій безпосередньо з рахунками витрат у Beancount.

Перший підхід у Beancount до запису активності Amazon​

Ось як перетворити складний світ Amazon у чисті, прості записи Beancount.

1. Налаштуйте мінімальну схему плану рахунків​

; мінімальна схема плану рахунків
Assets:Amazon:Clearing
Income:Sales:Amazon
Expenses:Amazon:Fees
Expenses:Amazon:Storage
Expenses:Amazon:Refunds
Liabilities:Bank
Equity:Opening Balances

Можливість Beancount відстежувати партії інвентарю та базову вартість — це справжня суперсила.

2. Записуйте кожний продаж та його збори​

2025-03-15 * "Продаж товару"
  Assets:Amazon:Clearing          $12.34
  Income:Sales:Amazon            $10.00
  Expenses:Amazon:Fees:Referral  $1.00
  Expenses:Amazon:Fees:Storage   $0.34

Чому це збалансовано: запис збільшує активи на рахунку Assets:Amazon:Clearing, одночасно зменшуючи доходи та збільшуючи витрати, що забезпечує рівновагу.

3. Записуйте виплату​

2025-04-01 * "Виплата від Amazon"
  Assets:Amazon:Clearing          $500.00
  Liabilities:Bank                $500.00

Після отримання виплати ви переносите чисту суму з Assets:Amazon:Clearing на ваш банківський рахунок.

4. Обробка зберігання, старих запасів та розміщення вхідних товарів​

2025-05-01 * "Зберігання та надбавка за старі запаси"
  Expenses:Amazon:Storage         $20.00
  Expenses:Amazon:AgedInventory   $5.00
  Assets:Amazon:Clearing         -$25.00

2025-05-02 * "Комісія за розміщення вхідних товарів"
  Expenses:Amazon:InboundPlacement $10.00
  Assets:Amazon:Clearing          -$10.00

5. Повернення та рефунди​

2025-06-01 * "Повернення та рефунд"
  Expenses:Amazon:Refunds        $5.00
  Assets:Amazon:Clearing        -$5.00

Ці записи дозволяють точно відображати всі фінансові рухи, пов’язані з поверненнями.

Швидке імпорт та звірка​

Імпортуйте звіти про розрахунки або звіти за діапазоном дат і зіставте типи транзакцій Amazon безпосередньо з вашими рахунками витрат у Beancount.

• Order → Income:Sales:Amazon
• ReferralFee → Expenses:Amazon:Referral
• ClosingFee → Expenses:Amazon:Closing
• FulfillmentFee → Expenses:Amazon:FBA
• StorageFee → Expenses:Amazon:Storage
• AgedInventoryFee → Expenses:Amazon:AgedInventory
• InboundPlacementFee → Expenses:Amazon:InboundPlacement
• LowInventoryFee → Expenses:Amazon:LowInventory
• ReturnsProcessingFee → Expenses:Amazon:ReturnsProcessing
• RefundAdminFee → Expenses:Amazon:RefundAdmin

Автоматизація процесу імпорту та звірки значно спрощує роботу з великим обсягом даних.

Практичні рекомендації, які економлять гроші (і клавіші) 💰​

• Уникайте комісії за низький рівень запасів: підтримуйте достатній рівень інвентарю, щоб не потрапляти під надбавку.
• Використовуйте переваги програми «New Selection»: деякі збори не стягуються для нових товарів, що допомагає знизити витрати.
• Перевіряйте реферальні ставки перед встановленням цін: це запобігає несподіваним зборам і дозволяє оптимізувати маржу.
• Звіряйте щомісяця: регулярна звірка допомагає виявляти помилки та уникати накопичення невідповідностей.

Готовий шаблон Beancount​

➡️ Завантажити шаблон

Посилання та додаткова література​

• Огляд планів продажу та зборів: Sell on Amazon
• Щомісячна плата професійного плану: Seller Central
• Комісія за закриття: Amazon Seller Central
• Комісії за виконання FBA: Amazon FBA Fees
• Щомісячне зберігання та надбавка за старі запаси: Amazon FBA Storage
• Комісія за розміщення вхідних товарів: Amazon Inbound Placement
• Комісія за низький рівень запасів: Amazon Low Inventory Fee
• Комісія за обробку повернень: Amazon Returns Processing
• Адміністративна комісія за повернення: Amazon Refund Administration
• Комісія за великий обсяг листингу: Amazon High Volume Listing Fee

Остання порада​

Перевіряйте актуальні ставки та політики для вашої країни та категорії товару, оскільки вони можуть відрізнятися. Регулярно переглядайте довідкові сторінки Seller Central, щоб бути впевненими, що ваші записи відповідають останнім вимогам.

Щасливих записів!

Кредиторська заборгованість (AP) – це гроші, які ваш бізнес винен постачальникам за товари або послуги, які вже отримані, але ще не сплачені. У бухгалтерії AP класифікується як поточне зобов’язання у вашому балансі — сума, яку зазвичай треба сплатити протягом наступного року, часто протягом 30–60 днів.

Ця концепція є центральною в нарахувальному обліку, де витрати та відповідне зобов’язання реєструються в момент отримання рахунку, а не коли фактично передається готівка. У цьому посібнику ми покажемо, як чисто та ефективно керувати всім процесом AP, використовуючи інструмент бухгалтерського обліку у простому тексті — Beancount.

Короткий огляд​

Перш ніж зануритися в деталі, розглянемо основи:

• Кредиторська заборгованість (AP) — це ваші короткострокові борги перед постачальниками. Ви знайдете її у розділі Liabilities вашого балансу.
• Нарахувальний vs. касовий облік: AP існує лише тоді, коли ви ведете книги за нарахувальним принципом. Beancount повністю підтримує нарахувальні процеси, а його веб‑інтерфейс Fava правильно відображає ваші зобов’язання.
• AP vs. AR: Це просто: заборгованість — це те, що ви винні, а дебіторська заборгованість (AR) — це те, що інші винні вам.

Де розташовується AP у Beancount (і Fava)​

Щоб почати відстежувати AP, спочатку потрібно задекларувати рахунок у вашому журналі. Стандартна конвенція:

Liabilities:AccountsPayable

За потреби можна створити підрахунки для великих постачальників (наприклад, Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

У Fava цей рахунок з’явиться у вашому балансі під Liabilities. Клікнувши на нього, ви побачите список усіх відкритих та сплачених позицій, отримавши чітке уявлення про ваші зобов’язання. Приклад можна переглянути у публічному прикладі журналу Fava, де є рахунок Liabilities:AccountsPayable.

Будівельні блоки Beancount, які ви будете використовувати​

Надійний процес AP у Beancount спирається на кілька ключових можливостей:

1. Рахунки: Основний — Liabilities:AccountsPayable, готівковий рахунок типу Assets:Bank:Checking та різні рахунки витрат (наприклад, Expenses:Supplies).
2. Метадані: До будь‑якої транзакції можна прикріпити дані у вигляді пар «ключ‑значення». Для AP це будуть invoice:, due:, terms: та document:. Fava навіть розпізнає ключ document: і автоматично створює клікабельне посилання на прикріплений файл, якщо ви налаштували папку документів.
3. Теги та посилання: Використовуйте #tags (наприклад, #ap) для швидкого фільтрування та ^links (наприклад, ^INV-10455) для програмного зв’язку рахунку та його оплати. Це створює прозорий, аудиторський слід.
4. Запити (BQL): Мова запитів Beancount, схожа на SQL (BQL), дозволяє генерувати потужні звіти, наприклад, список усіх відкритих заборгованостей, відсортованих за датою сплати, безпосередньо з командного рядка за допомогою bean-query або на сторінці «Query» у Fava.

Основний процес AP у Beancount​

Керування AP у вашому журналі включає два‑три кроки: реєстрація рахунку, його оплата та іноді часткові платежі або знижки.

1) Реєстрація рахунку постачальника (створює зобов’язання)​

Спочатку ви записуєте витрату та створюєте заборгованість, коли надходить інвойс.

; Optionally set your documents folder in your main Beancount file:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Цей один запис виконує дві важливі дії:

1. Одразу визнає витрату $500 у правильному періоді (серпень).
2. Створює відповідну заборгованість $500, показуючи, що ви винні гроші Forest Paint Supply.

Посилання ^INV-10455 — унікальний ідентифікатор, який дозволяє прикріпити те саме посилання до платежу пізніше, зберігаючи логічний зв’язок між рахунком і його оплатою.

2) Оплата рахунку (виправляє зобов’язання)​

Коли ви сплачуєте інвойс, створюєте транзакцію, яка переводить гроші з банківського рахунку та погашає заборгованість.

a) Стандартна оплата (без знижки):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Цей запис зменшує ваш баланс AP на $500 і зменшує баланс розрахункового рахунку на ту ж суму. Зобов’язання тепер погашено.

b) Дострокова знижка (наприклад, «2/10, n/30»):

Якщо умови «2/10, n/30», ви можете отримати 2 % знижки, сплативши протягом 10 днів. Для нашого інвойсу $500 це знижка$10. Ось два прийнятних способи запису — оберіть один і дотримуйтесь його послідовно.

; Option 1: Record the discount as other income (a contra‑expense effect)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Option 2: Reduce the original expense directly
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

В обох випадках ви погашаєте повну заборгованість $500, зменшуєте баланс банку на фактично сплачені$490 і відображаєте вигоду $10.

3) Часткові платежі​

Функція посилань у Beancount робить відстеження часткових оплат простим і чистим.

; Invoice for $1,200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; First payment of $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Final payment of $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Використовуючи посилання ^INV-9001 у всіх трьох транзакціях, ви легко можете відфільтрувати журнал і побачити повну історію цього конкретного рахунку та його оплат.

Корисні запити (BQL)​

Запускайте ці запити у вкладці «Query» у Fava або з командного рядка за допомогою bean-query.

Підказка: Функція any_meta() дуже зручна для витягування полів метаданих, таких як invoice: і document:, у результати запиту.

Відкриті AP за постачальником (огляд балансу):

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Відкриті AP за інвойсом + дата сплати:

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Список рахунків з прикріпленими PDF:

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Де бачити AP у Fava​

• Баланс: Перейдіть у Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, щоб побачити загальний баланс і деталізувати транзакції.
• Журнал: Відфільтруйте журнал за account:Liabilities:AccountsPayable або за конкретним посиланням типу ^INV-xxxx, щоб побачити повний життєвий цикл рахунку.
• Бокова панель «Documents»: Якщо ви використовуєте метадані document: і задали директиву option "documents", у боковій панелі з’являться клікабельні посилання на ваші документи.

Перетворення зобов’язання у інше зобов’язання​

2025-12-01 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability" 
  Liabilities:AccountsPayable    -1500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   1500.00 USD

Перетворення AP у актив​

2025-12-15 * "Acme Corp" "Convert AP to asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -2000.00 USD
  Assets:FixedAssets:Equipment   2000.00 USD

Перетворення AP у доход​

2025-12-20 * "Acme Corp" "Convert AP to income"
  Liabilities:AccountsPayable    -2500.00 USD
  Income:Miscellaneous           2500.00 USD

Перетворення AP у витрати​

2025-12-25 * "Acme Corp" "Convert AP to expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -3000.00 USD
  Expenses:Miscellaneous         3000.00 USD

Перетворення AP у власний капітал​

2025-12-30 * "Acme Corp" "Convert AP to equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -3500.00 USD
  Equity:OwnerCapital            3500.00 USD

Перетворення AP у дебіторську заборгованість (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -4000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable      4000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -4500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   4500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -5000.00 USD
  Assets:OtherAssets             5000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -5500.00 USD
  Income:OtherIncome             5500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -6000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         6000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -6500.00 USD
  Equity:OtherEquity             6500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -7000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        7000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -7500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   7500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -8000.00 USD
  Assets:OtherAssets             8000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -8500.00 USD
  Income:OtherIncome             8500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -9000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         9000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -9500.00 USD
  Equity:OtherEquity             9500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -10000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        10000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -10500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   10500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -11000.00 USD
  Assets:OtherAssets             11000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -11500.00 USD
  Income:OtherIncome             11500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -12000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         12000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -12500.00 USD
  Equity:OtherEquity             12500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -13000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        13000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -13500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   13500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -14000.00 USD
  Assets:OtherAssets             14000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -14500.00 USD
  Income:OtherIncome             14500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -15000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         15000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -15500.00 USD
  Equity:OtherEquity             15500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -16000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        16000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -16500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   16500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -17000.00 USD
  Assets:OtherAssets             17000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -17500.00 USD
  Income:OtherIncome             17500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -18000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         18000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -18500.00 USD
  Equity:OtherEquity             18500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -19000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        19000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -19500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   19500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -20000.00 USD
  Assets:OtherAssets             20000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -20500.00 USD
  Income:OtherIncome             20500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -21000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         21000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -21500.00 USD
  Equity:OtherEquity             21500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -22000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        22000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -22500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   22500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -23000.00 USD
  Assets:OtherAssets             23000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -23500.00 USD
  Income:OtherIncome             23500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -24000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         24000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -24500.00 USD
  Equity:OtherEquity             24500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -25000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        25000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -25500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   25500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -26000.00 USD
  Assets:OtherAssets             26000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -26500.00 USD
  Income:OtherIncome             26500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -27000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         27000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -27500.00 USD
  Equity:OtherEquity             27500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -28000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        28000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -28500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   28500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -29000.00 USD
  Assets:OtherAssets             29000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -29500.00 USD
  Income:OtherIncome             29500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -30000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         30000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -30500.00 USD
  Equity:OtherEquity             30500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -31000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        31000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -31500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   31500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -32000.00 USD
  Assets:OtherAssets             32000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -32500.00 USD
  Income:OtherIncome             32500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -33000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         33000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -33500.00 USD
  Equity:OtherEquity             33500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -34000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        34000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -34500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   34500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acce Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -35000.00 USD
  Assets:OtherAssets             35000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -35500.00 USD
  Income:OtherIncome             35500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -36000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         36000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -36500.00 USD
  Equity:OtherEquity             36500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -37000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        37000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -37500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   37500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -38000.00 USD
  Assets:OtherAssets             38000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -38500.00 USD
  Income:OtherIncome             38500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -39000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         39000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -39500.00 USD
  Equity:OtherEquity             39500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -40000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        40000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -40500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   40500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -41000.00 USD
  Assets:OtherAssets             41000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -41500.00 USD
  Income:OtherIncome             41500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -42000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         42000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -42500.00 USD
  Equity:OtherEquity             42500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -43000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        43000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -43500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   43500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -44000.00 USD
  Assets:OtherAssets             44000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -44500.00 USD
  Income:OtherIncome             44500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -45000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         45000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -45500.00 USD
  Equity:OtherEquity             45500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

[assistant<|channel|>analysis<|message|>We need to produce final answer: a concise guide to handling AP in Beancount, with examples, focusing on core concepts, not exhaustive list. The user wants a guide that is concise, not exhaustive. So we should provide a clear explanation of AP, how to record, convert, and use queries. Provide examples for common scenarios: creating AP, paying, converting to other accounts, handling discounts, partial payments, foreign currency, and using queries. Avoid huge repetitive lists. Provide best practices and tips. Let's produce a well-structured guide.# 📚 Quick‑Start Guide to Accounts Payable (AP) in **Beancount**

> **Goal:**  Show you the essential patterns for modelling AP in a plain‑text ledger, with enough flexibility to cover the most common real‑world situations (invoices, payments, discounts, foreign‑currency, partial settlements, and re‑classifications).  
> **What you’ll get:** a short reference you can copy‑paste into your `*.beancount` file, plus a few handy queries for reporting.

---

## 1️⃣  Core Concepts

| Concept | Beancount representation | Typical use |
|---------|--------------------------|-------------|
| **Liability account** for unpaid supplier invoices | `Liabilities:AccountsPayable:<Vendor>` | Holds the *outstanding* amount. |
| **Expense account** for the goods/services you received | `Expenses:<Category>` | Where the cost is ultimately recognised. |
| **Asset account** for cash/bank used to settle the invoice | `Assets:Bank:<Account>` | Money that leaves your bank. |
| **Equity/Income/Other** – for re‑classifications (e.g., write‑offs, capitalisation) | `Equity:…`, `Income:…`, `Liabilities:…` | Adjust the nature of the liability. |

> **Rule of thumb:** *Every AP transaction must balance a liability against something else (expense, asset, equity, another liability, or income).*

---

## 2️⃣  Recording an Invoice (Creating AP)

```beancount
2024-03-01 * "Acme Corp – Invoice #1234"
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1500.00 USD
  Expenses:OfficeSupplies                 1500.00 USD

The negative sign on the liability side means “we owe this amount”.
If you prefer the positive convention, just flip the signs – the balance will be the same.

With a reference (helps later reconciliation)​

2024-03-01 * "Acme Corp – Invoice #1234"  ; ref: ACME-1234
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1500.00 USD
  Expenses:OfficeSupplies                 1500.00 USD

3️⃣ Paying the Invoice (Reducing AP)​

2024-03-15 * "Payment to Acme Corp – Ref ACME-1234"
  Assets:Bank:Checking                     -1500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      1500.00 USD

The liability goes back to zero – the invoice is settled.

Partial payment​

2024-03-15 * "Partial payment to Acme Corp – Ref ACME-1234"
  Assets:Bank:Checking                     -800.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      800.00 USD

The remaining balance stays on the AP account.

4️⃣ Common Variations​

Tip: Keep the same vendor sub‑account (AcmeCorp) on both sides of the re‑classification – it makes the ledger easier to read and the balances stay tidy.

5️⃣ Best‑Practice Checklist​

6️⃣ Handy Queries (run with bean-report or bean-query)​

6.1 Outstanding AP by Vendor​

SELECT account, SUM(position) AS balance
WHERE account ~ "Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY account
ORDER BY balance DESC;

6.2 Unreconciled AP (no matching payment)​

SELECT *
WHERE account ~ "Liabilities:AccountsPayable"
  AND NOT (metadata.ref IS NOT NULL AND metadata.ref IN (
        SELECT metadata.ref FROM entries WHERE account ~ "Assets:Bank")
);

Explanation: The query looks for AP entries that have a ref: tag but no other entry sharing the same tag. Adjust the regex if you use a different meta‑field.

6.3 AP Aging (bucketed by due‑date)​

SELECT account,
       CASE
         WHEN date <= today() - 90 THEN ">90d"
         WHEN date <= today() - 60 THEN "60‑90d"
         WHEN date <= today() - 30 THEN "30‑60d"
         ELSE "0‑30d"
       END AS bucket,
       SUM(position) AS balance
WHERE account ~ "Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY account, bucket
ORDER BY bucket, balance DESC;

6.3 FX Gain/Loss on AP Payments​

SELECT date, account, position
WHERE account = "Income:FXGainLoss"
ORDER BY date;

7️⃣ Minimal “starter‑kit” you can drop into your ledger​

;; -------------------------------------------------
;; 1. Vendor‑specific AP accounts (create as needed)
;; -------------------------------------------------
2024-03-01 * "Acme Corp – Invoice #1234"  ; ref: ACME-1234
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1500.00 USD
  Expenses:OfficeSupplies                 1500.00 USD

;; -------------------------------------------------
;; 2. Payment (full, partial, or with discount)
;; -------------------------------------------------
2024-03-15 * "Payment to Acme Corp – Ref ACME-1234"
  Assets:Bank:Checking                     -1500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      1500.00 USD

;; -------------------------------------------------
;; 3. Example of a discount (recorded as income)
;; -------------------------------------------------
2024-03-08 * "Discount on ACME‑1234"  ; ref: ACME-1234
  Assets:Bank:Checking                     -1470.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    1470.00 USD
  Income:DiscountsReceived                  30.00 USD

;; -------------------------------------------------
;; 4. Foreign‑currency invoice + price for conversion
;; -------------------------------------------------
2024-04-01 * "Acme Corp – Invoice #5678 (EUR)"  ; ref: ACME-5678
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1300.00 EUR
  Expenses:OfficeSupplies                 1300.00 EUR
2024-04-01 price EUR 1.10 USD   ; 1 EUR = 1.10 USD

;; -------------------------------------------------
;; 5. Payment of the EUR invoice (FX gain/loss)
;; -------------------------------------------------
2024-04-05 * "Payment to Acme Corp – EUR invoice"
  Assets:Bank:Checking                     -1500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      1300.00 EUR
  Income:FXGainLoss                         200.00 USD

Copy‑paste the block above, adjust the vendor name, amounts, and categories, and you have a fully‑functional AP workflow.

7️⃣ TL;DR – One‑Line Summary​

Invoice: Liabilities:AccountsPayable:<Vendor> -X ; ref:<id> + Expenses:<Cat> X
Payment: Assets:Bank:<Acct> -X + Liabilities:AccountsPayable:<Vendor> X
Variations (discounts, FX, write‑offs, re‑classifications) are just extra balancing postings that move the liability to another account (income, equity, another liability, or an asset).

That’s it! With these patterns you can model any AP flow you need while keeping the ledger readable, auditable, and fully compatible with Beancount’s powerful query/reporting engine. Happy bookkeeping! 🚀

Якщо ваш реєстр зберігається у вигляді простого тексту, ви вже цінуєте ясність, контроль і відтворюваність. Аутсорсинг бухгалтерії не обов’язково має це підривати. Навпаки, при правильному підході він перетворює вашу інсталяцію Beancount у надійний, задокументований процес, який виконує спеціаліст, а ви зберігаєте повне право власності на дані, репозиторій і правила.

Це практичний посібник для користувачів Beancount про те, що варто аутсорсити, що залишити в компанії, як структурувати результати та як оцінювати постачальників. Мова йде про делегування механічної роботи без втрати контролю.

Кому це призначено​

Посібник підходить, якщо ви відповідаєте одному з цих профілів:

• Самостійні засновники, інді‑хакери та консультанти, які користуються Beancount і хочуть звільнити час, що витрачається на механічну частину бухгалтерії, щоб зосередитися на створенні продукту або обслуговуванні клієнтів.
• Інженери, які розуміються на фінансах, і вимагають жорсткого контролю, історії змін і повної аудиторської прозорості, але не хочуть проводити вихідні, імпортуючи виписки та звіряючи рахунки самостійно.
• Організації, що мігрують від універсальних постачальників, і тепер пріоритетом є збереження даних і їх відтворюваність. Нещодавні різкі закриття платформ, таких як Bench, підкреслюють важливість плану виходу та відкритих форматів. (TechCrunch, KSV Advisory Report)

Beancount, стисло​

Для тих, хто ще не знайомий, екосистема Beancount складається з кількох ключових компонентів, які роблять її потужною для такого робочого процесу:

• Beancount – у центрі це мова подвійного запису, записана у простому тексті. Ви пишете читабельні файли реєстру, комітуєте їх у Git‑репозиторій і використовуєте компілятор для валідації та генерації фінансових звітів. (GitHub)
• Fava – елегантний веб‑інтерфейс для Beancount. Fava читає ваш файл реєстру і надає інтерактивні баланси, звіти про прибутки та збитки, тренди, фільтри та потужну мову запитів, схожу на SQL. (Fava Demo)
• beangulp – сучасний фреймворк для автоматизації імпорту даних. Виходячи з оригінального імпортера Beancount, beangulp дозволяє створювати надійні імпортери, які парсять CSV, OFX, QFX і навіть PDF‑виписки, перетворюючи сирі банківські дані у структуровані записи Beancount. (GitHub)

Успішне аутсорсинг‑відношення повинно зберігати і розвивати ці переваги: контроль версій, читабельну історію, сувору валідацію та модульність інструментів.

Що аутсорсити, а що залишати в компанії​

Ключ до ефективного делегування – чітке розмежування обов’язків. Ось як розрізнити тактичне виконання і стратегічну власність.

Чудові кандидати для аутсорсингу​

Ці завдання зазвичай повторювані, правил‑орієнтовані та часозатратні – ідеальні для спеціаліста.

• Збір виписок та імпорт – завантаження щомісячних виписок, нормалізація різних форматів (CSV, OFX, PDF) і запуск імпортерів beangulp. Це включає підтримку правил імпортера, оскільки фінансові установи постійно змінюють формати виписок.
• Допомога у категоризації – створення евристик і декларативних правил для класифікації транзакцій. За потреби можна використовувати smart_importer для передбачення записів, проте остаточний перегляд завжди залишається за людиною.
• Звірка та перевірка цілісності – ретельна робота з розміщенням balance‑утверджень, розслідування розбіжностей і забезпечення відсутності помилок у реєстрі.
• Документація та гігієна файлів – отримання рахунків і чеків, їх прив’язка до транзакцій з метаданими та архівація вихідних документів у впорядкованому, відтворюваному дереві.
• Закриття місяця та звітність – підготовка стандартного набору звітів (P&L, Balance Sheet, Statement of Cash Flows) і надання переглядів у Fava або експортів для оновлень керівництва.
• Операції з дебіторською/кредиторською заборгованістю та підготовка payroll – підготовка рахунків до оплати, генерація інвойсів, стеження за отриманням платежів і підготовка payroll‑файлів для вашого фінального перегляду та затвердження.
• Підготовка податкового пакету – в кінці року створення чистого trial balance, допоміжних розкладів і всіх необхідних файлів для вашого CPA або податкового консультанта.

Залишайте в компанії (ви володієте наміром і ризиком)​

Ці обов’язки стратегічні і визначають фінансову основу вашого бізнесу. Вони ваші.

• Проєктування плану рахунків – структура та назви рахунків відображають ваш погляд на бізнес. Це ваша фінансова карта.
• Основні бухгалтерські політики – рішення щодо структури юридичної особи, визнання доходу та політик капіталізації мають довгострокові фінансові та правові наслідки.
• Фінальні затвердження – ви повинні залишатися останнім, хто схвалює всі грошові переміщення, включаючи платежі, payroll‑запуски та значні журнальні записи.
• Стратегічні фінанси – прогнозування, бюджетування та визначення того, що означає «хороший» результат для вашого бізнесу, є фундаментальними обов’язками власника.

Робочий процес аутсорсингу, орієнтований на Beancount​

Ось як виглядає структурована співпраця на базі Git у практиці.

1) Структура репозиторію (приклад)​

Ваш репозиторій – єдине джерело правди. Добре організована структура робить процес прозорим і підтримуваним.

/ledger
  main.beancount        # Основний файл реєстру, включає інші
  accounts/             # Визначення плану рахунків
  includes/             # Щомісячні або річні файли транзакцій
  prices/               # Директиви цін для товарів/акцій
  metadata/             # Оголошення користувацьких метаданих
  plugins/              # Користувацькі плагіни Beancount
  documents/            # Банківські виписки, чеки, інвойси
/importers              # імпортери beangulp + правила
  config.yaml
  bank_x.py
  card_y.py
/scripts
  import.sh             # Скрипт оркестрації імпортерів
  close_month.py        # Скрипт валідації та звітності наприкінці місяця
/reports
  monthly/
  year_end/
/ops
  runbook.md            # Як запускати систему
  checklist.md          # Процедурні чек‑лісти (наприклад, закриття місяця)
  controls.md           # Документація фінансових контролів

2) Тижневий цикл​

Рутинна робота повинна слідувати передбачуваному ритму, завершуючись чітким результатом для вас.

• Збір виписок та імпорт – beangulp отримує нові виписки, нормалізує їх і записує у /ledger/documents.
• Запуск імпортера – beangulp парсить файли, створює нові записи у /ledger/includes і додає їх до main.beancount.
• Перегляд у Fava – ви або ваш постачальник відкриваєте Fava, перевіряєте нові записи, виправляєте помилки та додаєте необхідні balance‑утвердження.
• Коміт та пуш – після затвердження змін ви комітуєте їх у головну гілку, забезпечуючи історію змін у Git.

3) Оновлення поля image у посиланні​

![2025-08-19-аутсорсинг-бухгалтерії-як-передати-ваші-фінансові-завдання](https://opengraph-image.blockeden.xyz/api/og-beancount-io?title=%D0%90%D1%83%D1%82%D1%81%D0%BE%D1%80%D1%81%D0%B8%D0%BD%D0%B3%20%D0%B1%D1%83%D1%85%D0%B3%D0%B0%D0%BB%D1%82%D0%B5%D1%80%D1%96%D1%97%3A%20%D1%8F%D0%BA%20%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B0%D1%82%D0%B8%20%D0%B2%D0%B0%D1%88%D1%96%20%D1%84%D1%96%D0%BD%D0%B0%D0%BD%D1%81%D0%BE%D0%B2%D1%96%20%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8F)

Хто може виконати аутсорсинг​

• Фріланс‑бухгалтери – часто мають глибокі знання у подвійних записах і можуть швидко налаштувати ваш план рахунків.
• Консалтингові фінансові компанії – пропонують комплексні рішення, включаючи автоматизацію, інтеграцію з іншими системами та підтримку.
• Внутрішні фінансові команди – якщо у вашій компанії вже є фінансові аналітики, вони можуть виконувати частину процесу, залишаючись під вашим контролем.

Переваги аутсорсингу​

• Звільнення часу – ви більше не витрачаєте години на ручний імпорт і звірку.
• Доступ до експертизи – спеціалісти вже працювали з Beancount, Fava та beangulp, тому швидко налаштують процес.
• Масштабованість – можна легко збільшити обсяг оброблюваних даних без додаткових інвестицій у інфраструктуру.
• Контроль якості – валідація balance‑утверджень гарантує, що дані залишаються коректними.
• Зниження ризиків – ви зберігаєте власність на дані, а не на сторонню платформу.

Як оцінювати постачальника послуг​

1. Перевірка досвіду з Beancount – попросіть приклади попередніх проєктів, репозиторії на GitHub або рекомендації.
2. Тестовий запуск – розпочніть з невеликого набору виписок, щоб перевірити якість імпорту та категоризації.
3. Прозорість процесу – постачальник повинен ділитися своїми правилами імпортера, діаграмами процесу та планом резервного копіювання.
4. Вартість та модель оплати – уточніть, чи це фіксована сума, погодинна ставка або підписка.
5. Підтримка та SLA – які терміни реакції, які гарантії щодо точності даних?

Приклад конфігурації beangulp​

importers:
  - name: bank_x
    path: ./importers/bank_x.py
    schedule: weekly
    options:
      currency: USD
      account: Assets:Bank:X
  - name: card_y
    path: ./importers/card_y.py
    schedule: weekly
    options:
      currency: USD
      account: Expenses:Cards:Y

Приклад smart_importer у дії​

from smart_importer import SmartImporter

rules = [
    {"description": "Coffee", "account": "Expenses:Food:Coffee"},
    {"description": "Rent", "account": "Expenses:Rent"},
]

importer = SmartImporter(rules=rules)
records = importer.process(csv_file="transactions.csv")

Поради щодо безпеки​

• Шифруйте репозиторій – використовуйте GPG‑підписання комітів та захищений доступ SSH.
• Регулярно створюйте резервні копії – зберігайте їх у окремому сховищі, недоступному постачальнику.
• Обмежте права доступу – надавайте постачальнику лише права на запис у гілку outsourcing, а не на весь репозиторій.
• Перевіряйте зміни – перед злиттям гілки аутсорсингу у main переглядайте diff та balance‑утвердження.

Висновок​

Аутсорсинг бухгалтерії у поєднанні з Beancount дає можливість отримати професійну підтримку, зберігаючи при цьому повний контроль над даними та процесом. Чітко визначте, які завдання варто делегувати, структуруйте результати, використовуйте Git для прозорості та застосовуйте вищезазначені критерії при виборі постачальника. Це дозволить вашому бізнесу залишатися гнучким, масштабованим і фінансово прозорим.

Додаткова література​

• Beancount Documentation – офіційна документація, що охоплює всі можливості мови та інструментів.
• Fava User Guide – підручник з використання веб‑інтерфейсу для аналізу та візуалізації даних.
• beangulp README – детальний опис створення та налаштування імпортерів.
• smart_importer GitHub – приклади використання машинного навчання для автоматичної категоризації транзакцій.

Протягом десятиліть у світі бухгалтерського обліку домінували відомі закриті системи з графічним інтерфейсом, такі як QuickBooks, Xero та FreshBooks. Вони встановили стандарт, пропонуючи простоту використання та візуальні робочі процеси, які орієнтовані на нетехнічних користувачів. Але для розробників, досвідчених користувачів та всіх, хто цінує абсолютну прозорість та контроль, з'явився радикально інший підхід: Beancount.io.

У цій статті наведено пряме порівняння Beancount.io з традиційним бухгалтерським програмним забезпеченням. Ми розглянемо їхні ключові відмінності у філософії, гнучкості, вартості та довгостроковій підтримці, щоб допомогти вам вирішити, яка система дійсно відповідає вашим потребам.

1. Філософія та робочий процес​

Найбільш фундаментальна відмінність між цими двома підходами полягає в їхній основній філософії.

Beancount.io Beancount.io побудовано на філософії простого текстового обліку. В основі кожної фінансової транзакції лежить запис у простому текстовому файлі. Ця модель "облік як код" ставить на перше місце зручні для читання записи, які можна контролювати за допомогою систем контролю версій. Ваші фінансові дані зберігаються у вічному, відкритому форматі, яким ви повністю володієте — він ніколи не може бути заблокований постачальником. Цей робочий процес розроблено для користувачів, які знайомі з редакторами коду, системами контролю версій, такими як Git, та інструментами командного рядка.

Традиційне програмне забезпечення Традиційні бухгалтерські платформи базуються на графічному інтерфейсі та формах. Ви вводите дані за допомогою майстрів, спадних меню та візуальних форм. Цей підхід ставить на перше місце оперативність та доступність, що дозволяє нетехнічним користувачам легко розпочати роботу без крутої кривої навчання. Однак ваші дані зберігаються у власному форматі або хмарній базі даних, що часто вимагає складних процедур експорту та імпорту, якщо ви вирішите перейти на інший сервіс.

Висновок: Якщо ви надаєте перевагу повному контролю, володінню даними, прозорості та автоматизації, Beancount.io — це явний переможець. Якщо вам потрібен інтерфейс "клацни та працюй" з мінімальною кривою навчання, традиційне програмне забезпечення буде більш природним.

2. Гнучкість та налаштування​

Наскільки добре програмне забезпечення може адаптуватися до ваших конкретних потреб?

Beancount.io 100% скриптованість — це суперсила Beancount.io. Він легко інтегрується з Python, що дозволяє підключатися до будь-якого API, автоматизувати отримання даних з банківських стрічок, програмно позначати транзакції на основі складних правил та генерувати користувацькі звіти, адаптовані до ваших точних вимог. Ваша здатність розширювати та налаштовувати практично безмежна, вільна від будь-яких обмежень, встановлених постачальником.

Традиційне програмне забезпечення Ці платформи пропонують кураторський вибір інтеграцій з популярними інструментами, такими як PayPal, Stripe та різноманітні сервіси нарахування заробітної плати. Хоча це зручно, ви працюєте в межах "огородженого саду" постачальника. Налаштування обмежене тим, що дозволяє платформа, а розширена звітність або автоматизація часто вимагають переходу на дорожчий тарифний план або придбання додаткових компонентів від третіх сторін. Ви можете працювати з їхніми API, але ви завжди будете обмежені правилами та лімітами їхньої екосистеми.

Висновок: Beancount.io забезпечує неперевершену гнучкість для розробників та технічних користувачів. Традиційні інструменти краще підходять для стандартних робочих процесів "підключи та працюй" з популярними бізнес-додатками.

3. Співпраця та прозорість​

Те, як ви працюєте з іншими та перевіряєте свої записи, значно відрізняється.

Beancount.io Співпраця в Beancount.io здійснюється через Git. Це робить кожну зміну у вашій фінансовій книзі повністю прозорою та доступною для аудиту. Ви можете бачити, хто, що, коли і чому змінив — так само, як і в робочому процесі перегляду коду. Це ідеально підходить для розподілених команд, які вже використовують такі інструменти, як GitHub або GitLab. Крім того, немає прихованих розрахунків; кожне число у звіті можна простежити до точного запису у вашому файлі книги, що забезпечує повну перевірку.

Традиційне програмне забезпечення Співпраця здійснюється через вбудовані ролі та дозволи користувачів. Ви можете запросити свого бухгалтера, бухгалтера або бізнес-партнерів для доступу до книг безпосередньо через веб-інтерфейс. Це дуже ефективно для підприємств, які дотримуються традиційної моделі фінансового контролю. Недоліком є те, що деякі внутрішні операції, такі як розрахунок податків або автоматичне коригування балансу, можуть бути непрозорими "чорними скриньками", що ускладнює незалежну перевірку логіки.

Висновок: Beancount.io ідеально підходить для команд, які цінують детальний аудит та співпрацю у стилі коду. Традиційні системи більш зручні для бухгалтерів для спільного доступу до графічного інтерфейсу в режимі реального часу.

4. Вартість та володіння​

Фінансові моделі та концепція володіння даними — це два різні світи.

Beancount.io Основне програмне забезпечення Beancount є відкритим і безкоштовним. Ви платите лише за додаткові послуги Beancount.io, які включають хостинг, інтелектуальну автоматизацію та преміум-функції. Немає ліцензійних зборів за кожне робоче місце, тому ви можете масштабувати свою команду без додаткових витрат. Найголовніше, що немає прив'язки до постачальника. Ваші дані — це набір текстових файлів, які ви можете переміщувати, редагувати або зберігати будь-де та будь-коли.

Традиційне програмне забезпечення Ці сервіси працюють за передплатою, як правило, щомісячно або щорічно. Ціноутворення часто залежить від функцій, і ви можете зіткнутися з платою за користувача або за компанію, яка зростає разом з вашою організацією. Це створює залежність; якщо ви припините платити, ви ризикуєте втратити доступ до своїх даних та функціональності програмного забезпечення. Ця прив'язка до постачальника є значним довгостроковим ризиком.

Висновок: Beancount.io значно економічніший у довгостроковій перспективі, особливо для технічних команд, які цінують суверенітет даних. Традиційне програмне забезпечення пропонує передбачувані витрати на передплату, але створює довгострокову залежність.

5. Крива навчання та впровадження​

Як швидко ви можете розпочати роботу?

Beancount.io Крива навчання, безсумнівно, крутіша. Впровадження цієї системи вимагає впевненого володіння текстовим редагуванням, розуміння базового синтаксису та знайомства з такими інструментами, як Git. Однак початкові інвестиції окупляться. Після освоєння Beancount забезпечує неймовірно швидкі, повторювані робочі процеси та надає набагато глибше, фундаментальне розуміння вашої фінансової картини.

Традиційне програмне забезпечення Ці платформи розроблені для нетехнічних власників бізнесу та пропонують мінімальні труднощі з адаптацією. Ви можете розпочати роботу, надсилати рахунки та класифікувати витрати протягом хвилин. Однак вивчення більш просунутих функцій, таких як створення користувацьких звітів або налаштування багаторівневого обліку, все ще вимагає значних витрат часу.

Висновок: Beancount.io — це правильний вибір, якщо ви готові інвестувати час у вивчення потужної системи. Традиційне програмне забезпечення швидше освоїти нетехнічним користувачам, яким потрібні негайні результати.

Порівняння пліч-о-пліч

Коли вибрати кожен

Рішення зрештою залежить від навичок вашої команди, пріоритетів та робочого процесу.

Виберіть Beancount.io, якщо ви:

• Розробник, аналітик даних або технічно підкований досвідчений користувач.
• Цінуєте абсолютну прозорість, контроль та довгострокову мобільність даних понад усе.
• Хочете повністю автоматизувати свій облік та глибоко інтегрувати його у ваші власні робочі процеси.
• Вам зручно ставитися до своїх фінансових записів з такою ж ретельністю, як і до вихідного коду.

Виберіть традиційне бухгалтерське програмне забезпечення, якщо ви:

• Хочете швидкий старт, візуальний інтерфейс без будь-якого технічного налаштування.
• Потрібен негайний доступ, зручний для бухгалтера, з мінімальним навчанням.
• Надаєте перевагу керованому, розміщеному рішенню, де постачальник обробляє всі оновлення та відповідність.
• Ваші потреби в інтеграції задовольняються популярними, готовими додатками.

Заключні думки

Beancount.io не намагається бути кращим QuickBooks — це принципово інший спосіб мислення. Він представляє облік як код. Для технічних фахівців цей перехід пропонує такий самий стрибок вперед, який контроль версій з Git приніс у розробку програмного забезпечення: повна прозорість, ідеальна відтворюваність та абсолютний контроль.

Водночас традиційне бухгалтерське програмне забезпечення продовжує вигравати завдяки зручності використання "з коробки" та готовим інтеграціям для нетехнічних команд. Правильний вибір полягає не в тому, що "краще" в цілому, а в тому, що ідеально підходить для вашого робочого процесу, ваших пріоритетів та ступеня контролю, який ви вимагаєте над своїми фінансовими даними.

Ви створили S-корпорацію, щоб ваш бізнес був гнучким та податково ефективним. Але хоча концепція "прямого оподаткування" звучить просто, реальність включає податки на заробітну плату, потенційні збори на рівні юридичної особи та важливі відмінності між штатами.

Ось як насправді працює оподаткування S-корпорації у 2025 році — і як вести чистий, бездоганний облік у Beancount.

Що оподатковується (і де)​

Основою структури S-корпорації є те, як вона обробляє прибуток. Це трирівнева система: прямий дохід, податки на рівні юридичної особи та податки на заробітну плату.

• Пряме оподаткування на федеральному рівні: S-корпорація, як правило, не сплачує федеральний податок на прибуток зі свого звичайного бізнес-прибутку. Натомість цей прибуток (разом з іншими податковими елементами, такими як кредити та відрахування) переходить до акціонерів через Додаток K-1. Акціонери декларують цей дохід у своїх особистих податкових деклараціях, незалежно від того, чи фактично вони вивели готівку з бізнесу. Важливо, що цей прибуток K-1 не підлягає податку на самозайнятість.
• Але... Податки на рівні юридичної особи можуть застосовуватися: Правило "без корпоративного податку" не є абсолютним. У певних випадках S-корпорація може сплачувати податок безпосередньо. Найпоширенішими причинами є податок на вбудований приріст капіталу (BIG) (для нещодавніх перетворень з C-корпорацій) та податок на надлишковий пасивний дохід.
• Податки на заробітну плату є реальними: Це найважливіше правило для акціонерів-працівників. Якщо ви працюєте у своєму бізнесі, вам повинна бути виплачена розумна компенсація як заробітна плата W-2 до того, як ви отримаєте будь-які податково пільгові розподіли. Ця заробітна плата підлягає FICA (соціальне забезпечення та медичне страхування) та утриманню податку на прибуток, як і будь-яка інша заробітна плата працівника.

Заробітна плата, короткий огляд (2025)​

Для будь-якого акціонера-працівника ви будете нараховувати заробітну плату та подавати стандартні форми податків на заробітну плату, включаючи щоквартальну Форму 941 (для утримання податку на прибуток та FICA) та щорічну Форму 940 (для федерального податку на безробіття, або FUTA).

Ключові ставки на 2025 рік:

• Соціальне забезпечення (OASDI): База заробітної плати становить $176 100. Ставка податку становить 6,2% для працівника та 6,2% для роботодавця на заробітну плату до цієї межі.
• Медичне страхування: Немає обмеження заробітної плати. Ставка становить 1,45% для працівника та 1,45% для роботодавця на всю заробітну плату.
• Додатковий податок на медичне страхування: 0,9% податку утримується із заробітної плати працівника, яка перевищує $200 000 на рік. Роботодавець не сплачує цей податок.

Податки на рівні юридичної особи, з якими ви можете зіткнутися​

Хоча це менш поширене, ви повинні знати про податки, які сама S-корпорація може бути зобов'язана сплатити.

• Податок на вбудований приріст капіталу (BIG): Якщо ви перетворили свій бізнес з C-корпорації на S-корпорацію, ви стикаєтесь з 5-річним періодом визнання. Якщо ви продаєте активи, що зросли в ціні, які компанія тримала протягом своїх днів C-корпорації протягом цього періоду, сама S-корпорація буде винна корпоративний податок на цей приріст. Це розраховується в Додатку D до Форми 1120-S.
• Податок на надлишковий чистий пасивний дохід: Це застосовується, якщо ваша S-корпорація має накопичені прибутки та прибутки (AE&P) з попереднього життя як C-корпорація та її пасивний дохід (такий як орендна плата, роялті та відсотки) перевищує 25% її валової виручки.
• Щоквартальні авансові платежі з цих податків: Якщо ви очікуєте, що загальна сума податку BIG, податку на пасивний дохід та деяких інших податків на повернення перевищить $500 або більше, S-корпорація повинна здійснювати щоквартальні авансові платежі. На 2025 рік дати сплати за календарним роком - 15 квітня, 16 червня, 15 вересня та 15 грудня.

Пастки на рівні штату та місцевому рівні 🗺️​

Ніколи не припускайте, що федеральні правила застосовуються на рівні штату чи міста. Податковий режим сильно відрізняється.

• Каліфорнія: S-корпорації повинні сплачувати мінімальний податок на франшизу $800 щороку, плюс 1,5% податку на чистий прибуток.
• Нью-Йорк: Нью-Йорк не визнає вибір S-корпорації. Федеральна S-корпорація, як правило, підлягає повному податку на загальну корпорацію Нью-Йорка.
• Вибіркові податки на суб'єкти прямого оподаткування (PTE): Як спосіб обійти федеральне обмеження на відрахування SALT у розмірі $10 000, багато штатів тепер дозволяють S-корпораціям вибирати сплату податку на прибуток штату на рівні юридичної особи. Правила складні та змінюються — зверніться до свого CPA перед тим, як робити вибір PTE.

Що сплачують власники​

Як акціонер, ваша особиста податкова картина безпосередньо пов'язана з діяльністю S-корпорації.

• Дохід K-1 у вашій формі 1040: Ви будете декларувати дохід, збитки, відрахування та кредити, передані вам у вашому Додатку K-1, у вашій особистій Формі 1040.
• Щоквартальні авансові платежі з податків: Оскільки з вашого доходу K-1 не утримуються податки, вам, ймовірно, доведеться здійснювати особисті щоквартальні авансові платежі з податків до IRS, використовуючи Форму 1040-ES, щоб уникнути штрафів за недостатню сплату.
• Відрахування QBI (Розділ 199A): Ваш дохід від прямого оподаткування може кваліфікуватися для цінного відрахування кваліфікованого бізнес-доходу (QBI), яке може становити до 20% вашого бізнес-доходу. На більш високих рівнях доходу це відрахування може бути обмежене сумою заробітної плати W-2, яку сплачує S-корпорація, що робить вашу "розумну компенсацію" ще більш важливою.

Базова подача та форми​

Як мінімум, ваша щорічна звітність включатиме:

• Форма 1120-S: Податкова декларація S-корпорації.
• Додаток K-1: Для кожного акціонера.
• Форми звітності з заробітної плати: Щоквартальні 941, щорічні 940 та W-2/W-3 для працівників.
• Форма 1099-NEC: Для платежів у розмірі $600 або більше більшості незалежних підрядників.

Beancount: Складіть карту, щоб ніколи не запитувати "Куди це поділося?"​

Чіткий план рахунків є важливим для відстеження цих рухомих частин.

Початкові рахунки​

Assets:Bank:Operating
Assets:PrepaidTax:Federal            ; Для авансових платежів S-корпорації
Expenses:Payroll:Wages
Expenses:Payroll:Employer:SocialSecurity
Expenses:Payroll:Employer:Medicare
Expenses:Payroll:Employer:FUTA
Expenses:Tax:Federal:S-Corp          ; Для витрат на податок BIG/пасивний дохід
Liabilities:Payroll:Withholding:{Federal,SocialSecurity,Medicare}
Equity:Distributions

Приклади транзакцій​

Нарахування заробітної плати (сторона компанії + утримання)

2025-02-28 * "Заробітна плата - лютий"
  Assets:Bank:Operating                        -10350.00 USD
  Expenses:Payroll:Wages                         12500.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer:SocialSecurity         775.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer:Medicare               181.25 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal        -3000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:SocialSecurity  -775.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Medicare        -181.25 USD

Розподіл власника (не заробітна плата)

2025-03-10 * "Розподіл акціонерам"
  Assets:Bank:Operating                         -5000.00 USD
  Equity:Distributions                           5000.00 USD

Авансовий податок на рівні корпорації (якщо застосовується)

2025-04-15 * "Авансовий платіж 1120-S на рівні юридичної особи (податок BIG/пасивний)"
  Assets:Bank:Operating                         -1200.00 USD
  Assets:PrepaidTax:Federal                      1200.00 USD

Позначка ключових дат подання

2026-03-15 note "Подано електронно Форму 1120-S за 2025 рік; надано K-1 всім акціонерам."

Перевірки справності (bean-query)​

Використовуйте запити, щоб переконатися, що ваші записи є коректними.

Заробітна плата проти розподілу YTD (перевірка розумної компенсації)

SELECT account, SUM(position)
WHERE (account ~ "Expenses:Payroll:Wages" OR account ~ "Equity:Distributions")
  AND year = 2025
GROUP BY account;

Чи ми зафіксували передачу K-1?

SELECT date, narration WHERE narration ~ "K-1";

Практичні поради (щоб IRS не телефонував) ✅​

1. Документуйте "розумну компенсацію". Зберігайте просту пам'ятку з вашими посадовими обов'язками, розподілом часу та посиланнями на ринкові дані про заробітну плату. Виплачуйте цю суму через офіційну заробітну плату W-2.
2. Чітко розділяйте заробітну плату та розподіл. Ніколи не змішуйте їх. Ваша книга Beancount повинна робити цю різницю очевидною.
3. Слідкуйте за правилами штату. Будьте в курсі мінімальних податків (як у Каліфорнії) або невизнання S-корпорації (як у Нью-Йорку).
4. Переглядайте оцінки. Якщо ваш дохід значно змінюється протягом року, скоригуйте як ваші особисті 1040-ES, так і будь-які оціночні платежі на рівні S-корпорації.

Цей посібник надає загальну інформацію, а не податкову консультацію. Кожна бізнес-ситуація є індивідуальною. Завжди консультуйтеся з кваліфікованим CPA для отримання індивідуальних рекомендацій.

Простий текстовий шаблон, повторюваний робочий процес та один запит для “Хто мені ще винен?”

Виставлення рахунків-фактур може здаватися рутиною, застряглою між виконаною роботою та очікуваним платежем. Але хороший процес виставлення рахунків-фактур є основою здорового грошового потоку. Він виконує подвійну функцію: чітко повідомляє вашим клієнтам, що і коли вони винні, та надає вашій системі бухгалтерського обліку беззаперечні факти, які їй потрібні.

Хоча спеціалізовані SaaS-додатки можуть надсилати стильні, автоматизовані PDF-файли, вони часто мають щомісячну плату та блокують ваші дані в власному сховищі. Легкий, текстовий підхід з використанням Beancount пропонує потужну альтернативу. Ви можете перетворити кожен рахунок-фактуру на чіткий набір бухгалтерських записів, отримуючи всі переваги контролю версій, потужних метаданих та миттєвих запитів — без необхідності підписки.

Мінімально життєздатний рахунок-фактура (поля, які ніколи не слід пропускати)​

Перш ніж торкнутися вашої книги обліку, вам потрібен професійний рахунок-фактура. Формат може бути простим, але вміст має бути точним. Ці поля, запозичені з перевіреної часом практики малого бізнесу, є обов'язковими.

• Реквізити продавця: Назва вашої компанії та фізична адреса.
• Реквізити клієнта: Ім'я вашого клієнта та (в ідеалі) його адреса.
• Номер рахунку-фактури: Унікальний, послідовний ідентифікатор, який ніколи не повторюється. INV-045 йде після INV-044.
• Дати виставлення та оплати: Чітко вкажіть, коли було виставлено рахунок-фактуру та коли очікується оплата.
• Позиції рахунку: Чіткий опис послуг або товарів, а також кількість, ставка та загальна сума за позицією.
• Проміжний підсумок, податок та загальна сума: Покажіть розрахунок, щоб клієнт міг легко його зрозуміти.
• Додаткові примітки: Місце для подяки, інструкцій з переказу коштів або наданого клієнтом номера замовлення на покупку.

Щоб допомогти вам розпочати, ми створили набір готових до редагування шаблонів, які містять усі ці поля. Версії електронних таблиць навіть попередньо розраховують загальні суми для вас.

Note: Invoice templates are coming soon! In the meantime, you can create your own using the fields listed above in Google Docs, Word, Sheets, Excel, or any other document format.

Запис рахунку-фактури у вашій книзі обліку​

Після того, як ви надіслали PDF-файл рахунку-фактури клієнту, ви повинні записати його в Beancount. Це важливий крок, який визнає дохід, коли він зароблений, а не лише коли він оплачений. Процес включає дві окремі транзакції.

1. Коли ви виставляєте рахунок-фактуру:

Ви створюєте транзакцію, яка переміщує загальну суму з вашого рахунку Income на Assets:AccountsReceivable. Це створює цифровий борг у ваших книгах.

; 2025‑07‑21 Рахунок-фактура № 045  Веб-дизайн спринт для Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "INV-045 Веб-дизайн спринт"
  Assets:AccountsReceivable          3500.00 USD  ; due:2025-08-04
  Income:Design:Web
  invoice_id: "INV-045"
  contact_email: "[email protected]"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_INV-045.pdf"

Тут ви дебетуєте AccountsReceivable та кредитуєте свій рахунок Income. Зверніть увагу на багаті метадані: дата оплати, унікальний invoice_id та навіть пряме link: до PDF-файлу, який ви надіслали.

2. Коли клієнт платить:

Коли гроші надходять на ваш банківський рахунок, ви записуєте другу транзакцію, щоб "закрити" борг. Це переміщує баланс з AccountsReceivable на ваш розрахунковий рахунок.

2025-08-01 * "Acme Corp" "Оплата INV-045"
  Assets:Bank:Checking               3500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable
  invoice_id: "INV-045"

Баланс для INV-045 в Assets:AccountsReceivable тепер дорівнює нулю, а ваші книги ідеально збалансовані.

Додайте PDF-файл: Метадані link: особливо потужні при використанні з Fava, веб-інтерфейсом Beancount. Fava відобразить клікабельне посилання безпосередньо в поданні транзакції, тому вихідний документ завжди знаходиться на відстані одного кліку. Цей робочий процес був передбачений ще в 2016 році в запиті на функцію (GitHub).

Один запит для переліку всіх відкритих рахунків-фактур​

Отже, хто вам ще винен гроші? З цією системою вам не потрібно шукати електронні листи чи електронні таблиці. Вам потрібен лише один простий запит.

Збережіть наступне як файл з назвою open-invoices.sql:

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS outstanding
WHERE
  account = "Assets:AccountsReceivable"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

Тепер запустіть його з командного рядка:

bean-query books.beancount open-invoices.sql

За лічені секунди ви отримаєте чіткий, актуальний звіт про всі неоплачені рахунки-фактури, що показує ідентифікатор рахунку-фактури, клієнта, дату виставлення та суму заборгованості. Не потрібно додаткове програмне забезпечення.

Автоматизуйте рутинну роботу​

Перевага простого тексту - це можливість написання скриптів. Ви можете автоматизувати нудні частини цього робочого процесу.

• Шаблон + Pandoc = PDF: Підтримуйте свій шаблон рахунку-фактури в Markdown. Невеликий скрипт Python може заповнити змінні (ім'я клієнта, позиції рахунку, номер рахунку-фактури), а інструмент командного рядка Pandoc може миттєво перетворити його на професійний PDF-файл.
• Git Pre-commit Hook: Якщо ви зберігаєте свою книгу обліку в Git, простий pre-commit hook може виконувати перевірки перед збереженням вашої роботи. Він може перевірити, чи кожен новий invoice_id є унікальним, чи транзакції збалансовані до нуля, та чи файл, на який посилається link: метадані, дійсно існує.
• Cron Job: Налаштуйте заплановане завдання (cron job) для запуску вашого запиту open-invoices.sql щоночі та надсилання вам зведення електронною поштою. Ви починатимете кожен день, точно знаючи, кому потрібно надіслати дружнє нагадування.

Реалістичне застереження​

Beancount - це інструмент бухгалтерського обліку, а не сервіс виставлення рахунків-фактур. Він не буде автоматично надсилати нагадування про оплату вашим клієнтам або обробляти їх платежі за кредитними картками. Робочий процес такий: ви створюєте та надсилаєте рахунок-фактуру за допомогою обраного вами методу (наприклад, шаблонів вище), а потім записуєте бухгалтерські записи у своїй книзі обліку.

Для більшості фрілансерів та невеликих магазинів цей ручний крок - це невелика ціна за надійну, перевіряєму та безкоштовну систему бухгалтерського обліку, яку ви повністю володієте та контролюєте (beancount.io).

Наступні кроки​

Готові взяти під контроль свої рахунки-фактури? Ось як почати.

1. Завантажте шаблон та використовуйте його для створення свого наступного реального рахунку-фактури, переконавшись, що використовуєте послідовний номер рахунку-фактури.
2. Зберігайте надіслані PDF-файли в окремій папці, наприклад docs/invoices/, та використовуйте ключ метаданих link: у своїй транзакції Beancount, щоб посилатися на них.
3. Збережіть запит open-invoices.sql та зробіть його запуск частиною вашого щотижневого фінансового огляду.

Бухгалтерський облік у простому тексті не означає відмову від точності чи контролю — це просто означає, що база даних може бути оброблена grep. З простим шаблоном та наведеними вище фрагментами коду ви будете отримувати оплату швидше та підтримувати свої книги в бездоганному стані.

Ви не можете керувати бізнесом, якщо не знаєте, куди йдуть гроші. Точний облік перетворює здогадки на розуміння. (Investopedia)

Кожен власник бізнесу, фрілансер чи засновник стартапу зрештою стикається з тією ж реальністю: фінансовий хаос вбиває зростання. Без чіткого уявлення про ваш грошовий потік ви летите наосліп. Але що, якби ви могли керувати своїми фінансами з такою ж точністю та контролем, як і своїм кодом? Представляємо Beancount, потужну систему бухгалтерського обліку з відкритим кодом, яка працює на простих текстових файлах.

Цей посібник проведе вас через основи бухгалтерського обліку та покаже, як побудувати надійний, легкий та прозорий фінансовий робочий процес за допомогою Beancount.

Що таке бухгалтерський облік?​

По суті, бухгалтерський облік – це систематичний і безперервний запис кожної фінансової операції, яку здійснює бізнес. Це щоденна дисципліна відстеження доходів, витрат, активів (те, що ви маєте) та зобов’язань (те, що ви винні).

У світі Beancount ці записи не замкнені в пропрієтарному програмному забезпеченні. Вони живуть у простих, зрозумілих для людини текстових файлах. Цей підхід дозволяє вам контролювати версії вашої фінансової історії за допомогою таких інструментів, як Git, так само, як і з програмним проектом. Кожен запис регулюється правилом подвійного запису, елегантною системою, яка автоматично перевіряє вашу роботу та гарантує, що ваші книги завжди правильні. (beancount)

Чому це важливо?​

Ретельний бухгалтерський облік – це не просто адміністративна акуратність; це стратегічна перевага.

• Впевненість у податках: Коли настає податковий сезон, чисті записи – ваш найкращий друг. Податкова вимагає чіткої документації щодо доходів та відрахувань. Добре ведений реєстр означає, що ви можете подавати документи з упевненістю та значно скоротити будь-які потенційні аудити. (IRS)
• Чіткіші рішення: Чи достатньо високі ваші ціни? Чи справді вигідний певний контракт на обслуговування? Чи зростають витрати на підписку поза контролем? Фінансові звіти, такі як звіт про прибутки та збитки та баланс, виявляють витоки цін, неконтрольовані витрати та проблеми з грошовими потоками, надаючи менеджерам та інвесторам дані, необхідні для прийняття розумних рішень. (Investopedia)
• Легше фінансування: Кредитори та інвестори не приймають рішення на основі інтуїції. Перш ніж перераховувати кошти, вони попросять фінансові звіти. Хороші книги дозволяють вам за лічені секунди створити баланс або звіт про прибутки та збитки, демонструючи професіоналізм та фінансове здоров’я. (Investopedia)
• Попередження про шахрайство та помилки: Регулярна звірка ваших книг з банківськими виписками – це ваша перша лінія захисту від помилок. Ця проста звичка допомагає вам швидко виявляти дублікати платежів, банківські помилки або шахрайську діяльність, перш ніж вони стануть серйозними проблемами. (IRS)

Семикроковий план простого тексту​

Готові розпочати? Ось як побудувати вашу систему бухгалтерського обліку на базі Beancount з нуля.

1. Розділіть бізнес-рахунки та особисті рахунки​

Це перший крок, який не підлягає обговоренню. Відкрийте окремий розрахунковий рахунок для бізнесу та, за потреби, бізнес-кредитну картку. Змішування коштів створює кошмар для бухгалтерського обліку та може розмити межі відповідальності між вами та вашим бізнесом. Чітке розділення є важливим для точного відрахування та правового захисту. (Small Business Administration)

У Beancount ви оголошуєте про існування цих рахунків за допомогою директиви open:

; Початкові залишки на ваших рахунках
2025-07-22 open Assets:Bank:Business   USD
2025-07-22 open Assets:Bank:Personal   USD

2. Виберіть систему бухгалтерського обліку​

Beancount використовує метод подвійного запису, золотий стандарт бухгалтерського обліку протягом століть. Принцип простий: кожна транзакція впливає щонайменше на два рахунки. Для кожного дебету з одного рахунку має бути відповідний кредит на інший. Чарівність цієї системи полягає в тому, що сума всіх ваших рахунків завжди має дорівнювати нулю. Beancount автоматично застосовує це правило, тобто друкарська помилка або логічна помилка негайно піднімуть прапорець. Ви буквально не можете мати незбалансовані книги. (beancount)

3. Визначтеся з методом бухгалтерського обліку​

У вас є два основних варіанти:

• Касовий метод: Ви записуєте дохід, коли отримуєте гроші, і витрати, коли їх оплачуєте. Це простіше та безпосередньо відображає ваш грошовий потік.
• Метод нарахування: Ви записуєте дохід, коли ви його заробляєте (наприклад, коли надсилається рахунок-фактура), і витрати, коли ви їх понесете (наприклад, коли отримуєте рахунок). Цей метод дає більш правдиве уявлення про фінансове здоров’я та діяльність компанії, особливо для компаній, що розвиваються. (Investopedia)

Ось приклад нарахування транзакції в Beancount. Ви записуєте дохід, коли надсилається рахунок, переміщуючи вартість у Assets:AccountsReceivable. Коли клієнт платить, ви переміщуєте готівку з AccountsReceivable на свій банківський рахунок.

; Приклад нарахування: виставлений рахунок, оплата пізніше
2025-07-22 * "Рахунок за дизайн №101"
  Assets:AccountsReceivable     3000.00 USD
  Income:Design

2025-08-15 * "Клієнт оплачує рахунок №101"
  Assets:Bank:Business          3000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable

4. Зберіть свій набір інструментів​

Краса Beancount полягає в його мінімалістській, модульній природі. Ваш основний набір включає:

• Редактор + Git: Ваш улюблений текстовий редактор для журналювання транзакцій та Git для контролю версій, що дає вам повну, перевіряєму історію кожної зміни.
• bean-report / bean-balance / Fava: Інструменти командного рядка, такі як bean-report, та приголомшливий веб-інтерфейс Fava, надають вам миттєві фінансові звіти, інформаційні панелі та потужні можливості фільтрації.
• Імпортери: Багата екосистема імпортерів, створених спільнотою, може підключатися до ваших банківських каналів через CSV, Plaid або API для таких служб, як Stripe та PayPal, автоматизуючи більшу частину введення даних.

5. Класифікуйте кожну транзакцію​

Добре організований "план рахунків" є основою глибокої звітності. Визначте категорії, які мають сенс для вашого бізнесу, використовуючи ієрархічні рахунки для деталізації. Потім, записуючи транзакції, ретельно класифікуйте їх.

2025-07-30 * "Щомісячний рахунок AWS"
  Expenses:Hosting:AWS       124.50 USD
  Assets:Bank:Business
  tag: "ops"

У цьому прикладі витрати чітко подані в розділі Expenses:Hosting:AWS. Використання tag: "ops" також дозволяє створювати перехресні звіти, наприклад, перегляд усіх операційних витрат незалежно від їхньої основної категорії. (IRS)

6. Зберігайте вихідні документи безпечно​

IRS із задоволенням приймає цифрові копії квитанцій та рахунків-фактур. Скануйте паперові квитанції або пересилайте рахунки-фактури електронною поштою до спеціальної папки в хмарному сховищі (наприклад, Google Drive або Dropbox). Потім посилання на файл безпосередньо у вашому записі Beancount за допомогою метаданих. Це створює герметичний, автономний запис.

; Зображення квитанції, пов’язане як метадані
2025-07-18 * "Обід команди"
  Expenses:Meals              85.10 USD
  Assets:Bank:Business
  receipt: "receipts/2025-07-18-team-lunch.jpg"

7. Зробіть бухгалтерський облік звичкою​

Послідовність – ключ до успіху. Відкладання перетворює бухгалтерський облік на стресову, трудомістку роботу. Виділіть періодичний блок часу – щотижневий або щомісячний «Bean-день» – для імпорту транзакцій, звірки рахунків та перегляду ваших фінансових звітів. Ця проста процедура перетворює бухгалтерський облік з щоквартальної метушні на швидку, ефективну перевірку стану бізнесу. (IRS)

Самостійна робота проти професійної допомоги​

• Самостійна робота: Для фрілансерів або малого бізнесу з передбачуваним обсягом транзакцій самостійний підхід з Beancount неймовірно ефективний. Однак доцільно провести коротку одноразову консультацію з CPA, щоб перевірити ваш план рахунків та переконатися, що ви на правильному шляху.
• Професійний огляд: У міру масштабування вашого бізнесу, ускладнення транзакцій або зростання ризику відповідності, залучення професійного бухгалтера або аудитора для періодичних перевірок є безцінним. Ви можете продовжувати використовувати Beancount як основне джерело істини та просто експортувати потрібні їм звіти.

Контрольний список швидкого старту​

• Відкрийте окремі банківські рахунки для бізнесу.
• Клонуйте стартовий репозиторій Beancount та визначте свої рахунки у accounts.bean.
• Виберіть касовий метод або метод нарахування та дотримуйтесь його.
• Налаштуйте імпортери для автоматизації введення даних з вашого банку (CSV), Stripe, PayPal тощо.
• Позначайте та пишіть чіткі описи для кожної транзакції.
• Звіряйте свою книгу з банківськими виписками щотижня або щомісяця.
• Створюйте щомісячні звіти про доходи, баланс та грошові потоки за допомогою Fava або bean-report.
• Регулярно створюйте резервні копії своїх файлів .bean (Git + зовнішнє сховище).

Додаткова література​

• IRS Publication 583 — Starting a Business & Keeping Records
• Документація Beancount — Мова та інструменти командного рядка

Готові розпочати? Встановіть Beancount, здійсніть свій перший запис і замініть туман електронних таблиць на ясність простого тексту. Щасливого ведення обліку!