If you track fixed assets in your accounting—laptops, cameras, machinery, or even office furniture—your books need to reflect their declining value. This involves two key concepts: depreciation (the expense) and its running total, accumulated depreciation. This guide explains both in plain language and then shows you exactly how to model them in Beancount with copy-pasteable examples, including powerful automation options.

What is accumulated depreciation?​

Accumulated depreciation is the total amount of depreciation that has been recorded against an asset since the day it was put into service. Think of it as a running tally. It’s not a new kind of expense—it's just the to-date sum of all past depreciation charges for that asset.

In financial statements, you’ll see accumulated depreciation paired with the asset’s original price. This allows anyone reading your books to see both the historical cost (what you paid for it) and the net book value (what it's currently worth on your books).

A crucial detail is that accumulated depreciation is a contra-asset account. This might sound complex, but it's a simple idea:

• It's an "asset" account, so it lives in the Assets section of your chart of accounts.
• However, it carries a credit balance (a negative value in Beancount's asset accounts), which reduces the value of the related fixed asset.

Where does it appear on the balance sheet?​

Accumulated depreciation typically appears on the balance sheet directly underneath the fixed asset it relates to. For example:

Many financial statements simplify this by showing a single line item like “Property, plant & equipment, net”. This single number represents the total historical cost of all assets minus their total accumulated depreciation, giving you the final net book value.

How do you calculate depreciation?​

There are several methods for calculating depreciation. The one you choose determines how much expense you record each period, which in turn adds to the accumulated depreciation total. Two common families of methods are:

• Straight-Line (SL): This is the simplest and most common method for bookkeeping purposes. You expense an equal amount of the asset's value in each period of its useful life. For example, a $3,000 laptop with a 36-month (3-year) useful life would be depreciated at$83.33 per month.
• Tax Methods (e.g., MACRS in the U.S.): For tax purposes, governments often define specific accelerated schedules. In the U.S., the Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) allows you to take larger depreciation deductions in the earlier years of an asset's life. Beancount can easily handle these schedules—you just need to calculate the amounts according to the official tables (like those in IRS Publication 946) and generate the corresponding journal entries.

Formula (Straight-Line)

Periodic Depreciation = $\\frac{\\text{Cost} - \\text{Salvage Value}}{\\text{Useful Life}}$

Accumulated Depreciation (at date t) = $\\sum (\\text{Periodic Depreciation up to } t)$

Salvage value is the estimated residual value of an asset at the end of its useful life. For simplicity, it's often assumed to be zero.

The Beancount Way: Model Cost and Accumulated Depreciation​

To properly track fixed assets in Beancount while preserving their original cost, you’ll use a pair of asset accounts for each category, plus an expense account.

• Assets:Equipment:Computers:Cost (to hold the historical cost)
• Assets:Equipment:Computers:AccumDep (the contra-asset, which will be credited over time)
• Expenses:Depreciation:Computers (to record the periodic expense)

This structure mirrors standard accounting practice and is the recommended approach for managing fixed-asset depreciation in Beancount.

Option A: Manual Straight-Line Entries​

This is the most direct method. You control every entry, which is great for understanding the mechanics.

1. Open the necessary accounts

2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers

2. Record the purchase (at historical cost)

When you buy the asset, you debit the Cost account.

2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

3. Record monthly depreciation

Each month, you'll record the depreciation expense. For a $3,000 asset over 36 months, the monthly depreciation is$3000 \div 36 = $83.33$.

The transaction involves debiting the expense account and crediting the contra-asset account.

2025-02-28 * "Monthly depreciation - MacBook Pro (SL 36mo)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD  ; This is the credit to the contra-asset

You would repeat this entry every month for 36 months. The balance in Assets:Equipment:Computers:AccumDep will grow more negative over time, reducing the asset's net book value.

Quick Check: You can easily check the net book value in Fava's Balance Sheet or by running a quick query:

bean-query myledger.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account ~ 'Assets:Equipment:Computers:(Cost|AccumDep)' GROUP BY account"

The sum of the balances of these two accounts is your net book value.

Option B: Automate with Fava’s amortize Plugin​

If you use Fava (the popular web interface for Beancount) and your depreciation is a fixed amount each month, you can automate it.

First, enable the plugin at the top of your Beancount file:

plugin "fava.plugins.amortize_over"

Next, create a single transaction that defines the entire depreciation schedule.

; 1. Record the initial purchase as usual
2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; 2. Set up the depreciation schedule
2025-01-20 * "Depreciation schedule - MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers       3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

The plugin will see this transaction and automatically generate virtual postings for $83.33 each month for 36 months. These entries don't get written to your .bean file but appear in all reports. This is perfect for straight-line depreciation but won't work for irregular schedules like MACRS.

Option C: Generate Periodic Entries with a Third-Party Plugin​

If you prefer to have real, non-virtual transactions written into your files but still want automation, a periodic entry generator is a great choice. One of the most popular is beancount-periodic by Dallas Lu. This plugin can be configured to create dated postings on your behalf, giving you the control of manual entries with the convenience of automation.

Viewing Results: Cost, Accumulated Depreciation, and Net Book Value​

No matter which method you choose, your Balance Sheet will show both the Cost and AccumDep accounts under your Assets. The sum of these two is your net book value. This presentation—showing the gross cost less the accumulated depreciation—is exactly what accountants and financial analysts expect to see. It provides full transparency into the age and value of your assets.

Disposing of an Asset (Sell, Scrap, or Retire)​

When an asset reaches the end of its life, you either sell it, scrap it, or retire it. To remove it from your books, you must:

1. Remove its historical cost.
2. Remove its associated accumulated depreciation.
3. Record any cash received.
4. Record any resulting gain or loss (the difference between cash received and the net book value).

Example: Selling an Asset for a Gain

Let's say you sell the MacBook Pro on June 15, 2027.

• Original Cost: $3,000
• Accumulated Depreciation at time of sale: -$2,500
• Net Book Value: $3,000 -$2,500 = $500
• You sell it for: $800
• Gain on Sale: $800 (proceeds) -$500 (net book value) = $300

Here is the Beancount transaction to record the disposal:

2027-06-15 * "Sell MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking                     800.00 USD  ; Cash received
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep     2500.00 USD  ; Debit to zero out the contra-asset
  Assets:Equipment:Computers:Cost        -3000.00 USD  ; Credit to remove the original cost
  Income:Gains:AssetDisposals             -300.00 USD  ; Credit to record the gain

If the proceeds had been only $400 (a loss of$100), you would post the difference to an Expenses:Losses:AssetDisposals account with a positive amount (a debit).

FAQ (Fast)​

• Is accumulated depreciation an asset or a liability? Neither. It’s a contra-asset. It's located in the assets section of your balance sheet but has a credit balance, which reduces the total asset value.

• Do I ever post directly to the Cost account after purchase? Generally, no. The purpose of the contra-asset account is to preserve the original historical cost. All reductions in value due to depreciation should be posted to ...:AccumDep.

• Can I use Beancount for MACRS (tax) schedules? Yes. You'll need to calculate the depreciation amounts for each period using the tables in IRS Publication 946. Then, you can record those amounts using manual entries or a periodic plugin. The Fava amortize plugin is not suitable for this, as MACRS amounts are not equal each month.

• What about Section 179 expensing? Section 179 allows you to expense the full cost of qualifying property in the year you place it in service, instead of depreciating it over time. This is an election you make for tax purposes. In Beancount, this would simply be a debit to an expense account instead of a fixed asset account at the time of purchase.

Common Pitfalls (and How to Avoid Them)​

• Posting depreciation directly against the Cost account.
  • Fix: Always credit the ...:AccumDep contra-asset account. This preserves the historical cost, which is important for financial reporting.
• Forgetting to remove Accumulated Depreciation on disposal.
  • Fix: When you sell or scrap an asset, your journal entry must include a debit to ...:AccumDep to clear its balance for that asset.
• Mixing up bookkeeping and tax depreciation schedules.
  • Fix: Your internal management books often use straight-line for simplicity, while your tax filings may require MACRS. Keep these purposes separate and document your policy.
• Expecting the Fava amortize plugin to handle non-equal schedules.
  • Fix: Remember that this plugin is designed only for equal monthly splits. For any other pattern, use manual postings or a more flexible periodic plugin.

Copy-Paste Template​

Here is a complete template you can adapt for your own ledger.

option "title" "My Business Ledger"
plugin "fava.plugins.amortize_over"  ; Remove if not using Fava automation

; --- Accounts ---
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2025-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2025-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers
2025-01-01 open Income:Gains:AssetDisposals
2025-01-01 open Expenses:Losses:AssetDisposals

; --- Purchase at historical cost ---
2025-01-20 * "Purchase MacBook Pro"
  Assets:Equipment:Computers:Cost      3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; --- Choose ONE depreciation approach ---

; (A) Manual monthly posting
2025-02-28 * "Monthly depreciation - MacBook Pro (SL 36mo)"
  Expenses:Depreciation:Computers           83.33 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep      -83.33 USD

; (B) Fava automation (for 36 equal monthly splits)
2025-01-20 * "Depreciation schedule - MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers       3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

; --- Sale example (edit numbers for your actual sale) ---
2027-06-15 * "Sell MacBook Pro"
  Assets:Bank:Checking                     800.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep     2500.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:Cost        -3000.00 USD
  Income:Gains:AssetDisposals             -300.00 USD

TL;DR​

• Keep asset Cost and AccumDep in separate accounts to preserve historical cost.
• Record depreciation with a debit to Expenses:Depreciation:... and a credit to Assets:...:AccumDep.
• Automate equal monthly depreciation with the Fava amortize plugin or generate dated entries with a periodic plugin.
• When disposing of an asset, you must remove both its Cost and its AccumDep from the books and record the resulting gain or loss.

Sources & Further Reading​

• Beancount.io "Amortization" Guide (Contra-asset approach, Fava plugin, examples).
• Investopedia on Depreciation vs. Accumulated Depreciation (Credit balance rationale).
• IRS Publication 946 (Official rules for MACRS and U.S. tax depreciation).
• beancount-periodic Plugin (Tool for generating periodic transactions).

Accounts payable (AP) is the money your business owes to its suppliers for goods or services you’ve already received but haven't paid for yet. In the world of accounting, AP is classified as a current liability on your balance sheet—an amount typically due within the next year, and often within 30 to 60 days.

This concept is central to accrual accounting, where you record the expense and the corresponding liability the moment a bill arrives, not when you actually send the cash. This guide will show you how to manage the entire AP workflow cleanly and efficiently using the plain-text accounting tool, Beancount.

Quick Summary​

Before we dive into the details, let's cover the essentials:

• Accounts Payable (AP) represents your short-term debts to vendors. You'll find it under the Liabilities section of your balance sheet.
• Accrual vs. Cash: AP is a concept that exists only if you keep your books on an accrual basis. Beancount fully supports accrual workflows, and its web interface, Fava, will display your liabilities correctly.
• AP vs. AR: It's simple: Payables are what you owe, while Receivables (AR) are what others owe you.

Where AP Lives in Beancount (and Fava)​

To start tracking AP, you first need to declare an account for it in your ledger. A standard convention is:

Liabilities:AccountsPayable

You can optionally create subaccounts for major vendors (e.g., Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

In Fava, this account will appear on your Balance Sheet under Liabilities. You can click on it to drill down and see a list of all open and paid items, giving you a clear view of your obligations. You can even see this in action in Fava's public example ledger, which includes a Liabilities:AccountsPayable account.

Beancount Building Blocks You’ll Use​

A robust AP workflow in Beancount relies on a few core features:

1. Accounts: You'll primarily use your Liabilities:AccountsPayable account, a cash account like Assets:Bank:Checking, and your various expense accounts (e.g., Expenses:Supplies).
2. Metadata: You can attach key-value data to any transaction. For AP, you'll use metadata like invoice:, due:, terms:, and document:. Fava even recognizes the document: key and will automatically create a clickable link to the attached file if you configure a documents folder.
3. Tags & Links: Use #tags (like #ap) for easy filtering and ^links (like ^INV-10455) to programmatically tie a bill and its subsequent payment together. This creates a clear, auditable trail.
4. Queries (BQL): Beancount's SQL-like query language (BQL) allows you to run powerful reports, like listing all open payables sorted by due date, directly from the command line with bean-query or on Fava's "Query" page.

Core AP Workflow in Beancount​

Managing AP in your ledger involves two or three key steps: recording the bill, paying it, and sometimes handling partial payments or discounts.

1) Record the Vendor Bill (This Creates the Liability)​

First, you book the expense and create the payable when the invoice arrives.

; Optionally set your documents folder in your main Beancount file:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

This single entry accomplishes two critical things:

1. It immediately recognizes the $500 expense in the correct period (August).
2. It creates a corresponding $500 liability, showing that you owe money to Forest Paint Supply.

The ^INV-10455 link is a unique identifier that lets you attach the same link to the payment later, keeping the bill and payment transactions logically connected.

2) Pay the Bill (This Clears the Liability)​

When you pay the invoice, you create a transaction that moves money from your bank account to clear the liability.

a) Standard Payment (No Discount):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

This entry reduces your AP balance by $500 and your checking account balance by the same amount. The liability is now cleared.

b) Early-Payment Discount (e.g., "2/10, n/30"):

If the terms are "2/10, n/30", you can take a 2% discount if you pay within 10 days. For our $500 invoice, that's a$10 discount. Here are two acceptable ways to record it—just pick one method and be consistent.

; Option 1: Record the discount as other income (a contra-expense effect)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Option 2: Reduce the original expense directly
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

In both cases, you clear the full $500 liability, reduce your bank balance by the$490 you actually paid, and account for the $10 benefit.

3) Handling Partial Payments​

Beancount's linking feature makes tracking partial payments simple and clean.

; Invoice for $1,200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; First payment of $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Final payment of $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

By using the ^INV-9001 link on all three transactions, you can easily filter your journal to see the complete history of this specific bill and its associated payments.

Helpful Queries (BQL)​

You can run these queries in Fava’s “Query” tab or from the command line with bean-query.

Tip: The any_meta() function is incredibly useful for pulling metadata fields like invoice: and document: into your query results.

Open AP by Vendor (Balance View):

This query sums up the current outstanding balance you owe to each supplier.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Open AP by Invoice + Due Date:

Get a tidy list of every open bill, sorted by its due date, to help you prioritize payments.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

List Bills with Attached PDFs:

This query finds all your bills and shows the path to the linked document.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Where to See AP in Fava​

• Balance Sheet: Navigate to Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable to see the total balance and drill down into the transaction details.
• Journal: Filter the journal by account:Liabilities:AccountsPayable or a specific link like ^INV-xxxx to see a bill's complete lifecycle.
• Documents Sidebar: If you use the document: metadata and set the option "documents" directive, you'll see a list of linked documents in the sidebar.

AP Aging, Turnover, and Cash-Flow Awareness​

• Aging Schedule: This report groups your open invoices by how long they’ve been outstanding (e.g., 1–30 days, 31–60 days, 60+ days). In Beancount, the most practical approach is to run the "Open AP by Invoice + Due Date" query above, export the results as a CSV, and bucket them in a spreadsheet or a small Python script.
• AP Turnover Ratio: This is a quick health check on how fast you pay your vendors. The formula is Total Supplier Purchases ÷ Average AP. A related metric, Days Payable Outstanding (DPO), is roughly 365 ÷ Turnover Ratio.
• If You Can’t Pay on Time: AP is meant for short-term debt. If a vendor agrees to formal, longer-term repayment, you should reclassify the debt out of AP and into a note payable.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Best Practices for AP in a Plain-Text Ledger​

• Go Paperless: Store invoice PDFs in your documents folder and link them with the document: metadata key.
• Use Links Consistently: Put the unique invoice number in a ^link on both the bill and all associated payment entries.
• Keep Metadata Tidy: Consistently using invoice:, due:, and terms: improves search, queries, and financial reviews.
• Accrual All the Way: If you want useful AP reporting, commit to keeping your books on an accrual basis. Beancount and Fava handle this beautifully.

Copy-Paste Starter: Vendor Bill + Payment​

; ---- Bill ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Payment (no discount) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

This guide is for educational purposes and does not constitute tax, legal, or financial advice.

References & Further Reading:​

• Beancount documentation on core account types, tags/links, and its query language
• Fava/Beancount notes on accrual accounting and linking documents
• Using any_meta() for querying metadata fields

If your ledger lives in plain text, you already value clarity, control, and reproducibility. Outsourcing your accounting doesn’t have to compromise any of that. On the contrary, when done right, it transforms your Beancount setup into a reliable, documented workflow run by specialists—while you retain full ownership of the data, the repository, and the rules.

This is a practical guide for Beancount users on what to outsource, what to keep in-house, how to structure deliverables, and how to evaluate providers. It’s about delegating the mechanical work without ever giving up control.

Who This Is For​

This guide is for you if you fit one of these profiles:

• Solo founders, indie hackers, and consultants who use Beancount and want to reclaim time spent on the mechanical parts of accounting to focus on building your product or serving clients.
• Finance-savvy engineers who demand tight controls, versioned history, and full auditability but don't want to spend their weekends importing bank statements and reconciling accounts themselves.
• Organizations migrating from an all-in-one vendor who are now prioritizing data custody and reproducibility. Recent, abrupt shutdowns of accounting platforms like Bench have underscored a critical lesson: exit plans and open formats are not optional. (TechCrunch, KSV Advisory Report)

Beancount, Briefly​

For the uninitiated, the Beancount ecosystem is built on a few core components that make it powerful for this kind of workflow:

• Beancount: At its heart, it's a double-entry accounting language specified in plain text. You write human-readable ledger files, commit them to a Git repository, and use a compiler to validate them and generate financial reports. (GitHub)
• Fava: This is the elegant web interface for Beancount. Fava reads your ledger file and gives you interactive balance sheets, income statements, trends, filters, and a powerful SQL-like query language to inspect your data. (Fava Demo)
• beangulp: The modern framework for automating data ingestion. Evolved from Beancount's original importer, beangulp provides the tools to write robust importers that can parse CSV, OFX, QFX, and even PDF statements, turning raw bank data into structured Beancount entries. (GitHub)

A successful outsourcing relationship should preserve and enhance these strengths: version control, a human-readable history, strict validation, and the composability of your tools.

What to Outsource vs. What to Keep​

The key to effective delegation is a clear division of labor. Here’s how to draw the line between tactical execution and strategic ownership.

Great Candidates to Outsource​

These tasks are typically repetitive, rule-based, and time-consuming—perfect for a specialist.

• Statement Collection & Importing: Downloading monthly statements, normalizing various file formats (CSV, OFX, PDF), and running your beangulp importers. This includes maintaining the importer rules as financial institutions inevitably change their statement formats.
• Categorization Assistance: Building heuristics and declarative rules to categorize transactions. They can optionally use tools like smart_importer to predict postings based on historical data, but the final review always remains with a human.
• Reconciliation & Integrity Checks: The meticulous work of posting balance assertions to match your statements, investigating discrepancies, and ensuring the ledger remains error-free.
• Attachments & Document Hygiene: Fetching invoices and receipts, linking them to transactions with metadata, and archiving the source documents in a tidy, reproducible directory tree.
• Month-End Close & Reporting: Preparing the standard suite of reports (P&L, Balance Sheet, Statement of Cash Flows) and providing Fava views or exports for your management updates.
• AR/AP Ops & Payroll Prep: Preparing bills for payment, generating invoices, chasing collections, and staging payroll files for your final review and approval.
• Tax Package Prep: At the end of the year, producing a clean trial balance, supporting schedules, and all the necessary files for your CPA or tax advisor.

Keep In-House (You Own the Intent and Risk)​

These responsibilities are strategic and define the financial backbone of your business. They belong to you.

• Chart of Accounts Design: The structure and naming conventions of your accounts reflect how you think about your business. This is your financial map.
• Core Accounting Policies: Decisions on entity structure, revenue recognition, and capitalization policies have long-term financial and legal implications.
• Final Approvals: You must retain the final say on all cash movements, including payments, payroll runs, and significant journal entries.
• Strategic Finance: Forecasting, budgeting, and defining what "good" looks like for your business are fundamental owner responsibilities.

The Beancount-Native Outsourcing Workflow​

Here’s what a structured, Git-based collaboration looks like in practice.

1) Repository Layout (Example)​

Your repository is the single source of truth. A well-organized structure makes the process transparent and maintainable.

/ledger
  main.beancount        # Main ledger file, includes others
  accounts/             # Chart of Accounts definition
  includes/             # Monthly or yearly transaction files
  prices/               # Price directives for commodities/stocks
  metadata/             # Custom metadata declarations
  plugins/              # Custom Beancount plugins
  documents/            # Bank statements, receipts, invoices
/importers              # beangulp importers + rules
  config.yaml
  bank_x.py
  card_y.py
/scripts
  import.sh             # Orchestration script for importers
  close_month.py        # Month-end validation and reporting script
/reports
  monthly/
  year_end/
/ops
  runbook.md            # How to run the system
  checklist.md          # Procedural checklists (e.g., month-end)
  controls.md           # Documentation of financial controls

2) The Weekly Cycle​

Routine work should follow a predictable rhythm, culminating in a clear deliverable for your review.

1. Ingest: Your provider pulls statements and runs the beangulp importers to stage new transactions.
2. Categorize: They apply categorization rules and, if used, smart_importer suggestions. This is followed by a human review to correct any ambiguities.
3. Reconcile: They add balance assertions to match statement totals and investigate any differences. The use of pad directives should be rare and always require a clear explanation.
4. Document: Relevant documents (receipts, invoices) are attached to transactions.
5. Commit & Propose: The changes are committed with descriptive messages and a pull request is opened for your review, allowing you to see the exact diff of what changed in your books.

3) The Month-End Close (Minimum Viable)​

Closing the books is a critical checkpoint to ensure accuracy and produce reliable reports.

• Update price directives for any foreign currency or market-based securities.
• Review outstanding items: accounts receivable, accounts payable, accruals, prepaid expenses, and loans.
• Validate that all balance assertions pass and there are no other failing checks.
• Tag the commit with the closing period (e.g., 2025-08-close) and export the standard reports.
• Publish a Fava snapshot or provide a secure URL for the period.

4) The Year-End Package​

The culmination of the year's work is a tidy, auditable package for your tax preparer. This includes a final trial balance, supporting schedules for key accounts (like fixed assets or inventory), and a reproducible script to regenerate every artifact directly from the Git repository.

Security & Access (Non-Negotiables)​

A professional workflow prioritizes security and your ownership of the data.

• Data Custody First: You own the private Git repository. Your provider should work from a fork and submit pull requests. They should never host the only copy of your ledger.
• Bank Access: Provide read-only access whenever possible. If you must use an aggregator service, create isolated credentials and have a clear process for revoking them.
• Secrets & Encryption: Use tools like GPG or age to encrypt sensitive documents at rest. Enforce multi-factor authentication on all services. Operate on the principle of least privilege.
• Fava Access: You should self-host Fava or run it locally (fava ledger.beancount) and share access for review sessions via a secure tunnel or VPN. Avoid exposing it directly to the public internet.
• Exit Plan: Insist on a "pull the cord" playbook. This should include escrow or guaranteed handoff of all scripts, configurations, and documentation. As recent events show, vendors can disappear overnight; your financial records must not be stranded with them.

What “Good” Deliverables Look Like (Every Month)​

At the end of each month, you should receive two things: a technical artifact and a business summary.

1. A Clean Pull Request Containing:

• All imported and reviewed transactions for the period.
• A diff of any new or modified importer rules.
• Commit messages that summarize key assumptions or manual adjustments.
• A 100% green status on all balance assertions, with a log showing each account has been reconciled.
• Links in the Beancount file to all attached documents, plus a report of any missing documents.
• Updated price directives for investments or foreign currencies.

2. A Management Pack Containing:

• Standard reports: P&L, Balance Sheet, and Statement of Cash Flows.
• Key metrics like cash runway and budget vs. actual variance highlights.
• Direct links to pre-filtered Fava views for deeper, interactive analysis.

Provider Types (And When They Fit)​

Not all providers are the same. Match the provider to your stage and complexity.

• Beancount-Savvy Bookkeeper: Perfect for handling the core workflow: steady importing, categorization, reconciliations, and preparing month-end report packs.
• Boutique Accounting Firm: A good fit if you need additional services like managing AR/AP, payroll coordination, multi-entity consolidation, or tax preparation support.
• Fractional Controller/CFO: The right choice when you need strategic oversight. They help design accounting policies, build financial forecasts, prepare board-ready reporting, and design internal controls.

Engagements are typically structured with a monthly retainer for routine work and an hourly rate for ad-hoc projects.

Interview Questions for Beancount Outsourcing​

When vetting a potential provider, ask specific, technical questions to gauge their expertise.

• Which beangulp importers have you personally built or maintained? Can you show me anonymized examples?
• Will you deliver reproducible scripts and a runbook, or just the final output files?
• How do you enforce data integrity in your process? (Look for answers involving balance assertions, review checklists, and maybe even CI/CD linting).
• Do you use smart_importer? If so, what is your process for reviewing and overriding its predictions?
• How do you propose we structure the Git workflow (e.g., branching strategy, PR templates, commit message conventions)?
• What is your exit plan? What does the data handback process look like to ensure there is zero lock-in?
• How do you run Fava in a secure way for client review sessions?

A Simple Statement of Work (SoW) You Can Copy-Paste​

Use this as a starting point for your engagement agreement.

Scope of Work

- Weekly transaction imports via beangulp; includes rules maintenance for all connected financial institutions.
- Human-reviewed transaction categorization. Use of smart_importer for suggestions is permitted, but entries will not be auto-committed without review.
- Weekly reconciliations against statements, enforced with `balance` assertions. Variance notes will be provided for any unreconciled differences greater than $X.
- Document collection for all significant transactions; attachment hygiene and a monthly missing-documents report.
- Month-end close process, including price updates, accruals checklist, and delivery of Fava report links.
- Year-end package preparation, including a trial balance and supporting schedules for CPA review.

Deliverables

- A monthly pull request tagged "<YYYY-MM>-close" with all checks passing.
- Updates to the `/ops` folder, including diffs for `runbook.md` and `controls.md`.
- Final reports archived in `/reports/monthly` with a summary changelog.

Access & Security

- All work will be performed in the client-owned private Git repository. Vendor access is granted via a dedicated user, and all changes will be submitted via pull requests.
- Credentials will be scoped to read-only access where possible. Multi-factor authentication is required on all shared services.
- Sensitive documents will be stored using client-provided encryption keys and will be purged from vendor systems upon termination.

SLA & Cadence

- A weekly PR with reconciled transactions will be submitted every <Day of Week>.
- The month-end closing PR will be submitted by business day <N> of the following month.
- Standard response time for inquiries is <X> business hours; critical issue response is <Y> hours.

Exit Clause

- Upon termination, the vendor will hand back the complete repository, all scripts, documentation, and a map of all credentials used within <Z> business days. A 2-hour turnover call is included.

Tips That Save Hours (And Future Pain)​

• Name accounts for reconciliation. Structure your account names to include the institution and the last four digits of the account number (e.g., Assets:Bank:Chase:Checking:1234). This makes debugging trivial.
• Assert balances at statement boundaries. Treat each bank statement as a verifiable checkpoint. A balance directive at the end of each statement period ensures errors are caught early and contained.
• Automate price updates. Use Beancount's tools to fetch market prices automatically and record them with price directives. This is essential for accurate investment and foreign exchange reporting.
• Keep rules declarative. Favor writing small, testable beangulp importers over building complex, ad-hoc scripts. Declarative rules are easier to maintain and debug.
• Review with Fava, approve in Git. Use Fava's powerful interface to explore the changes and understand their impact. But the final approval happens by reviewing the diff in a Git pull request. Never let your books become a "black box."

Frequently Used Tools in This Stack​

• Beancount: Core engine and language documentation. (Docs)
• beangulp: The standard for building importers. (GitHub)
• smart_importer: Machine learning-aided predictions for categorization. (GitHub)
• Fava: The indispensable web interface for visualizing your ledger. (Website)

The Bottom Line​

Outsourcing for Beancount users isn’t about “giving up control.” It is the opposite. It’s about codifying your financial processes so that a specialist can execute them reliably on your behalf. You keep the repository, the scripts, the assertions, and the fundamental ability to regenerate any report from scratch. You delegate the work, not the ownership.

Whether you’re running a side hustle from your laptop or scaling a fast-growing startup, you have a few reliable paths to keeping clean, accurate books. But which one is right for you? The best solution depends on your budget, your technical comfort, and how much control you want over your financial data.

Here’s a clear-eyed guide to the seven most common accounting options—what they’re good at, where they struggle, and when a modern solution like Beancount.io is the perfect fit.

1) Excel​

This is often the first stop on the accounting journey for its sheer simplicity and universal availability.

• Good for: Builders and DIY founders who love total control and already know their way around a spreadsheet.
• Pros: The barrier to entry is practically zero, and thousands of free templates are available online. Its flexibility allows you to build custom financial models and track unique workflows that off-the-shelf software can't handle.
• Cons: The biggest drawback is the immense manual workload. Every transaction must be entered and reconciled by hand, which is a massive time sink. Worse, it’s dangerously easy to introduce silent formula errors or typos with no guardrails to catch them. Collaboration and maintaining a clear audit trail are clunky without rigorous discipline.
• Best if… you want a quick, no-frills start for a very simple business and you are exceptionally meticulous.

2) Google Sheets​

The cloud-native cousin of Excel, Google Sheets offers the same core functionality with a collaborative twist.

• Good for: Teams that need simple, shared spreadsheets for tracking income and expenses.
• Pros: Built-in cloud backups and dead-simple sharing are the main advantages. You can work from any device with a web browser, making it accessible for teams on the go.
• Cons: It suffers from the same fundamental flaws as Excel: a heavy manual workload and a high risk of user error. You may also run into compatibility quirks with certain templates and add-ons designed for the Microsoft ecosystem.
• Best if… your team already runs on Google Workspace and you’re willing to accept the trade-offs of a manual system.

3) QuickBooks Online​

For decades, QuickBooks has been the default choice for small businesses looking for dedicated accounting software.

• Good for: Small businesses that want a "classic" SMB software experience with a large ecosystem of integrations.
• Pros: Its signature feature is bank feeds, which automatically pull in transactions from your bank and credit card accounts, drastically reducing manual data entry. It provides a wide range of financial reports out of the box and is supported by a massive community of accountants and app developers.
• Cons: While transactions are imported automatically, the system still requires your weekly attention to categorize expenses and reconcile accounts correctly. The interface can have a steep learning curve, and the cost can grow with add-on features. Most importantly, it creates vendor lock-in, making it difficult to export your financial history if you ever decide to leave.
• Notes & Sources: As QuickBooks promotes, automated bank feeds are a core feature, but you’ll still be responsible for the review and categorization needed to keep your books accurate.

4) Xero​

A popular, modern alternative to QuickBooks, Xero offers similar capabilities with a focus on clean design and user experience.

• Good for: Business owners who prefer a more modern UI but need the same core capabilities as QuickBooks Online.
• Pros: Xero also has robust bank feeds and powerful reconciliation tools that make matching transactions straightforward. Its clean design is often praised by users, and a large number of accountants are fluent in the platform.
• Cons: The lower-priced tiers can have feature gaps (like limits on invoices or bills) that push you toward more expensive plans, and add-ons increase the total cost. And just like QBO, it faces the same "you still do the work" reality when it comes to the final categorization and review.
• Notes & Sources: According to Xero, its automated bank feeds connect to thousands of financial institutions worldwide to power its core reconciliation workflows.

5) Accountants (CPAs)​

Certified Public Accountants are highly trained financial experts who provide strategic advice, tax planning, and compliance services.

• Good for: Tax strategy, navigating complex financial situations, handling audits, and getting one-off advisory.
• Pros: A good CPA provides expert guidance on critical decisions like entity structure, tax optimization, and complex accounting treatments. Their oversight significantly reduces your risk on high-stakes financial matters.
• Cons: Hiring a CPA firm for day-to-day bookkeeping is prohibitively expensive for most small businesses. To be effective, they still need you to provide timely, organized financial records.
• What’s the difference from bookkeepers? In short, bookkeepers record and organize historical transactions, while accountants and CPAs interpret, report, and advise based on that data. (Investopedia, Intuit)

6) Traditional Bookkeepers​

A bookkeeper is a professional responsible for the weekly or monthly task of recording and reconciling your financial transactions.

• Good for: Business owners who want a dedicated person handling the weekly grind of bookkeeping.
• Pros: Human oversight greatly reduces common categorization errors that software alone can miss. At the end of each month, they produce a clean set of financial statements for you to review.
• Cons: This option is costlier than DIY software, with monthly retainers often starting in the hundreds of dollars. The turnaround time for reports and answers depends on your bookkeeper's availability and process.
• Reality Check: For many small businesses, the combination of a great bookkeeper for weekly tasks and periodic CPA support for tax and strategy is a durable and effective combo. (Pioneer Accounting Group)

7) Beancount.io (Plain-Text Accounting, Supercharged)​

This modern approach combines the control of spreadsheets with the automation of software and the precision of double-entry accounting.

• Good for: Developers, finance pros, and detail-oriented founders who demand precision, transparency, and automation without black boxes.
• What it is: Beancount.io is a platform built on the open-source Beancount methodology. Your entire financial ledger lives as human-readable plain text, which the platform transforms into real-time analysis, hosted Fava dashboards, and AI-assisted workflows.
• Why teams choose it:
  • Scriptable & Auditable: Version-control your books with Git. Every single change is reviewable in a diff, just like code.
  • Hosted Fava UI: Instantly generate income statements, balance sheets, and interactive charts directly from your text-based ledger. No manual report building.
  • AI Assistance: Speed up transaction categorization and anomaly detection while keeping humans in the loop for final approval.
  • True Portability: Your core data is a simple text file. You can export it anytime. There is zero vendor lock-in.
• Tradeoffs: There is a learning curve if you’ve never used double-entry accounting in a plain-text format. It's best suited for those who value absolute accuracy and control over the illusion of "push-button" convenience.

Prefer pure open source and self-hosting?​

You can always run the Beancount open-source engine on your own machine and use Fava as the web UI. It’s incredibly powerful and free, but you will be responsible for managing the setup, backups, and data integrations yourself. Beancount.io handles all of that for you.

Quick Comparison (At a Glance)​

How to Choose​

• Want maximum control, auditability, and developer-grade workflows? Choose Beancount.io. You get hosted Fava dashboards, AI assistance, and the freedom of plain-text portability.
• Want someone to “just handle it”? Hire a bookkeeper and keep a CPA on call for taxes and strategic questions.
• Comfortable in traditional SMB software ecosystems? QuickBooks or Xero are fine choices—just be sure to budget time each week to review and reconcile your transactions.
• Just testing the waters on a tight budget? Spreadsheets can work for a short time. Treat them as a stepping stone to a real system, not the final destination.

Why Plain-Text Accounting is Having a Moment​

Plain-text accounting (PTA) tools like Beancount are gaining traction because they emphasize reproducibility, version control, and transparency. These are values that resonate deeply with engineers, data scientists, and finance pros. If you believe your company's books should be as clear and reviewable as your code, you’re in the right place. (plaintextaccounting.org)

Ready to see your ledger come alive?​

Spin up a free Beancount.io workspace, import a small sample of last month’s transactions, and open the hosted Fava dashboard. You'll see your income statement and balance sheet appear instantly—then you can refine your categories with AI assistance.

Протягом десятиліть у світі бухгалтерського обліку домінували відомі закриті системи з графічним інтерфейсом, такі як QuickBooks, Xero та FreshBooks. Вони встановили стандарт, пропонуючи простоту використання та візуальні робочі процеси, які орієнтовані на нетехнічних користувачів. Але для розробників, досвідчених користувачів та всіх, хто цінує абсолютну прозорість та контроль, з'явився радикально інший підхід: Beancount.io.

У цій статті наведено пряме порівняння Beancount.io з традиційним бухгалтерським програмним забезпеченням. Ми розглянемо їхні ключові відмінності у філософії, гнучкості, вартості та довгостроковій підтримці, щоб допомогти вам вирішити, яка система дійсно відповідає вашим потребам.

1. Філософія та робочий процес​

Найбільш фундаментальна відмінність між цими двома підходами полягає в їхній основній філософії.

Beancount.io Beancount.io побудовано на філософії простого текстового обліку. В основі кожної фінансової транзакції лежить запис у простому текстовому файлі. Ця модель "облік як код" ставить на перше місце зручні для читання записи, які можна контролювати за допомогою систем контролю версій. Ваші фінансові дані зберігаються у вічному, відкритому форматі, яким ви повністю володієте — він ніколи не може бути заблокований постачальником. Цей робочий процес розроблено для користувачів, які знайомі з редакторами коду, системами контролю версій, такими як Git, та інструментами командного рядка.

Традиційне програмне забезпечення Традиційні бухгалтерські платформи базуються на графічному інтерфейсі та формах. Ви вводите дані за допомогою майстрів, спадних меню та візуальних форм. Цей підхід ставить на перше місце оперативність та доступність, що дозволяє нетехнічним користувачам легко розпочати роботу без крутої кривої навчання. Однак ваші дані зберігаються у власному форматі або хмарній базі даних, що часто вимагає складних процедур експорту та імпорту, якщо ви вирішите перейти на інший сервіс.

Висновок: Якщо ви надаєте перевагу повному контролю, володінню даними, прозорості та автоматизації, Beancount.io — це явний переможець. Якщо вам потрібен інтерфейс "клацни та працюй" з мінімальною кривою навчання, традиційне програмне забезпечення буде більш природним.

2. Гнучкість та налаштування​

Наскільки добре програмне забезпечення може адаптуватися до ваших конкретних потреб?

Beancount.io 100% скриптованість — це суперсила Beancount.io. Він легко інтегрується з Python, що дозволяє підключатися до будь-якого API, автоматизувати отримання даних з банківських стрічок, програмно позначати транзакції на основі складних правил та генерувати користувацькі звіти, адаптовані до ваших точних вимог. Ваша здатність розширювати та налаштовувати практично безмежна, вільна від будь-яких обмежень, встановлених постачальником.

Традиційне програмне забезпечення Ці платформи пропонують кураторський вибір інтеграцій з популярними інструментами, такими як PayPal, Stripe та різноманітні сервіси нарахування заробітної плати. Хоча це зручно, ви працюєте в межах "огородженого саду" постачальника. Налаштування обмежене тим, що дозволяє платформа, а розширена звітність або автоматизація часто вимагають переходу на дорожчий тарифний план або придбання додаткових компонентів від третіх сторін. Ви можете працювати з їхніми API, але ви завжди будете обмежені правилами та лімітами їхньої екосистеми.

Висновок: Beancount.io забезпечує неперевершену гнучкість для розробників та технічних користувачів. Традиційні інструменти краще підходять для стандартних робочих процесів "підключи та працюй" з популярними бізнес-додатками.

3. Співпраця та прозорість​

Те, як ви працюєте з іншими та перевіряєте свої записи, значно відрізняється.

Beancount.io Співпраця в Beancount.io здійснюється через Git. Це робить кожну зміну у вашій фінансовій книзі повністю прозорою та доступною для аудиту. Ви можете бачити, хто, що, коли і чому змінив — так само, як і в робочому процесі перегляду коду. Це ідеально підходить для розподілених команд, які вже використовують такі інструменти, як GitHub або GitLab. Крім того, немає прихованих розрахунків; кожне число у звіті можна простежити до точного запису у вашому файлі книги, що забезпечує повну перевірку.

Традиційне програмне забезпечення Співпраця здійснюється через вбудовані ролі та дозволи користувачів. Ви можете запросити свого бухгалтера, бухгалтера або бізнес-партнерів для доступу до книг безпосередньо через веб-інтерфейс. Це дуже ефективно для підприємств, які дотримуються традиційної моделі фінансового контролю. Недоліком є те, що деякі внутрішні операції, такі як розрахунок податків або автоматичне коригування балансу, можуть бути непрозорими "чорними скриньками", що ускладнює незалежну перевірку логіки.

Висновок: Beancount.io ідеально підходить для команд, які цінують детальний аудит та співпрацю у стилі коду. Традиційні системи більш зручні для бухгалтерів для спільного доступу до графічного інтерфейсу в режимі реального часу.

4. Вартість та володіння​

Фінансові моделі та концепція володіння даними — це два різні світи.

Beancount.io Основне програмне забезпечення Beancount є відкритим і безкоштовним. Ви платите лише за додаткові послуги Beancount.io, які включають хостинг, інтелектуальну автоматизацію та преміум-функції. Немає ліцензійних зборів за кожне робоче місце, тому ви можете масштабувати свою команду без додаткових витрат. Найголовніше, що немає прив'язки до постачальника. Ваші дані — це набір текстових файлів, які ви можете переміщувати, редагувати або зберігати будь-де та будь-коли.

Традиційне програмне забезпечення Ці сервіси працюють за передплатою, як правило, щомісячно або щорічно. Ціноутворення часто залежить від функцій, і ви можете зіткнутися з платою за користувача або за компанію, яка зростає разом з вашою організацією. Це створює залежність; якщо ви припините платити, ви ризикуєте втратити доступ до своїх даних та функціональності програмного забезпечення. Ця прив'язка до постачальника є значним довгостроковим ризиком.

Висновок: Beancount.io значно економічніший у довгостроковій перспективі, особливо для технічних команд, які цінують суверенітет даних. Традиційне програмне забезпечення пропонує передбачувані витрати на передплату, але створює довгострокову залежність.

5. Крива навчання та впровадження​

Як швидко ви можете розпочати роботу?

Beancount.io Крива навчання, безсумнівно, крутіша. Впровадження цієї системи вимагає впевненого володіння текстовим редагуванням, розуміння базового синтаксису та знайомства з такими інструментами, як Git. Однак початкові інвестиції окупляться. Після освоєння Beancount забезпечує неймовірно швидкі, повторювані робочі процеси та надає набагато глибше, фундаментальне розуміння вашої фінансової картини.

Традиційне програмне забезпечення Ці платформи розроблені для нетехнічних власників бізнесу та пропонують мінімальні труднощі з адаптацією. Ви можете розпочати роботу, надсилати рахунки та класифікувати витрати протягом хвилин. Однак вивчення більш просунутих функцій, таких як створення користувацьких звітів або налаштування багаторівневого обліку, все ще вимагає значних витрат часу.

Висновок: Beancount.io — це правильний вибір, якщо ви готові інвестувати час у вивчення потужної системи. Традиційне програмне забезпечення швидше освоїти нетехнічним користувачам, яким потрібні негайні результати.

Порівняння пліч-о-пліч

Коли вибрати кожен

Рішення зрештою залежить від навичок вашої команди, пріоритетів та робочого процесу.

Виберіть Beancount.io, якщо ви:

• Розробник, аналітик даних або технічно підкований досвідчений користувач.
• Цінуєте абсолютну прозорість, контроль та довгострокову мобільність даних понад усе.
• Хочете повністю автоматизувати свій облік та глибоко інтегрувати його у ваші власні робочі процеси.
• Вам зручно ставитися до своїх фінансових записів з такою ж ретельністю, як і до вихідного коду.

Виберіть традиційне бухгалтерське програмне забезпечення, якщо ви:

• Хочете швидкий старт, візуальний інтерфейс без будь-якого технічного налаштування.
• Потрібен негайний доступ, зручний для бухгалтера, з мінімальним навчанням.
• Надаєте перевагу керованому, розміщеному рішенню, де постачальник обробляє всі оновлення та відповідність.
• Ваші потреби в інтеграції задовольняються популярними, готовими додатками.

Заключні думки

Beancount.io не намагається бути кращим QuickBooks — це принципово інший спосіб мислення. Він представляє облік як код. Для технічних фахівців цей перехід пропонує такий самий стрибок вперед, який контроль версій з Git приніс у розробку програмного забезпечення: повна прозорість, ідеальна відтворюваність та абсолютний контроль.

Водночас традиційне бухгалтерське програмне забезпечення продовжує вигравати завдяки зручності використання "з коробки" та готовим інтеграціям для нетехнічних команд. Правильний вибір полягає не в тому, що "краще" в цілому, а в тому, що ідеально підходить для вашого робочого процесу, ваших пріоритетів та ступеня контролю, який ви вимагаєте над своїми фінансовими даними.

Ви створили S-корпорацію, щоб ваш бізнес був гнучким та податково ефективним. Але хоча концепція "прямого оподаткування" звучить просто, реальність включає податки на заробітну плату, потенційні збори на рівні юридичної особи та важливі відмінності між штатами.

Ось як насправді працює оподаткування S-корпорації у 2025 році — і як вести чистий, бездоганний облік у Beancount.

Що оподатковується (і де)​

Основою структури S-корпорації є те, як вона обробляє прибуток. Це трирівнева система: прямий дохід, податки на рівні юридичної особи та податки на заробітну плату.

• Пряме оподаткування на федеральному рівні: S-корпорація, як правило, не сплачує федеральний податок на прибуток зі свого звичайного бізнес-прибутку. Натомість цей прибуток (разом з іншими податковими елементами, такими як кредити та відрахування) переходить до акціонерів через Додаток K-1. Акціонери декларують цей дохід у своїх особистих податкових деклараціях, незалежно від того, чи фактично вони вивели готівку з бізнесу. Важливо, що цей прибуток K-1 не підлягає податку на самозайнятість.
• Але... Податки на рівні юридичної особи можуть застосовуватися: Правило "без корпоративного податку" не є абсолютним. У певних випадках S-корпорація може сплачувати податок безпосередньо. Найпоширенішими причинами є податок на вбудований приріст капіталу (BIG) (для нещодавніх перетворень з C-корпорацій) та податок на надлишковий пасивний дохід.
• Податки на заробітну плату є реальними: Це найважливіше правило для акціонерів-працівників. Якщо ви працюєте у своєму бізнесі, вам повинна бути виплачена розумна компенсація як заробітна плата W-2 до того, як ви отримаєте будь-які податково пільгові розподіли. Ця заробітна плата підлягає FICA (соціальне забезпечення та медичне страхування) та утриманню податку на прибуток, як і будь-яка інша заробітна плата працівника.

Заробітна плата, короткий огляд (2025)​

Для будь-якого акціонера-працівника ви будете нараховувати заробітну плату та подавати стандартні форми податків на заробітну плату, включаючи щоквартальну Форму 941 (для утримання податку на прибуток та FICA) та щорічну Форму 940 (для федерального податку на безробіття, або FUTA).

Ключові ставки на 2025 рік:

• Соціальне забезпечення (OASDI): База заробітної плати становить $176 100. Ставка податку становить 6,2% для працівника та 6,2% для роботодавця на заробітну плату до цієї межі.
• Медичне страхування: Немає обмеження заробітної плати. Ставка становить 1,45% для працівника та 1,45% для роботодавця на всю заробітну плату.
• Додатковий податок на медичне страхування: 0,9% податку утримується із заробітної плати працівника, яка перевищує $200 000 на рік. Роботодавець не сплачує цей податок.

Податки на рівні юридичної особи, з якими ви можете зіткнутися​

Хоча це менш поширене, ви повинні знати про податки, які сама S-корпорація може бути зобов'язана сплатити.

• Податок на вбудований приріст капіталу (BIG): Якщо ви перетворили свій бізнес з C-корпорації на S-корпорацію, ви стикаєтесь з 5-річним періодом визнання. Якщо ви продаєте активи, що зросли в ціні, які компанія тримала протягом своїх днів C-корпорації протягом цього періоду, сама S-корпорація буде винна корпоративний податок на цей приріст. Це розраховується в Додатку D до Форми 1120-S.
• Податок на надлишковий чистий пасивний дохід: Це застосовується, якщо ваша S-корпорація має накопичені прибутки та прибутки (AE&P) з попереднього життя як C-корпорація та її пасивний дохід (такий як орендна плата, роялті та відсотки) перевищує 25% її валової виручки.
• Щоквартальні авансові платежі з цих податків: Якщо ви очікуєте, що загальна сума податку BIG, податку на пасивний дохід та деяких інших податків на повернення перевищить $500 або більше, S-корпорація повинна здійснювати щоквартальні авансові платежі. На 2025 рік дати сплати за календарним роком - 15 квітня, 16 червня, 15 вересня та 15 грудня.

Пастки на рівні штату та місцевому рівні 🗺️​

Ніколи не припускайте, що федеральні правила застосовуються на рівні штату чи міста. Податковий режим сильно відрізняється.

• Каліфорнія: S-корпорації повинні сплачувати мінімальний податок на франшизу $800 щороку, плюс 1,5% податку на чистий прибуток.
• Нью-Йорк: Нью-Йорк не визнає вибір S-корпорації. Федеральна S-корпорація, як правило, підлягає повному податку на загальну корпорацію Нью-Йорка.
• Вибіркові податки на суб'єкти прямого оподаткування (PTE): Як спосіб обійти федеральне обмеження на відрахування SALT у розмірі $10 000, багато штатів тепер дозволяють S-корпораціям вибирати сплату податку на прибуток штату на рівні юридичної особи. Правила складні та змінюються — зверніться до свого CPA перед тим, як робити вибір PTE.

Що сплачують власники​

Як акціонер, ваша особиста податкова картина безпосередньо пов'язана з діяльністю S-корпорації.

• Дохід K-1 у вашій формі 1040: Ви будете декларувати дохід, збитки, відрахування та кредити, передані вам у вашому Додатку K-1, у вашій особистій Формі 1040.
• Щоквартальні авансові платежі з податків: Оскільки з вашого доходу K-1 не утримуються податки, вам, ймовірно, доведеться здійснювати особисті щоквартальні авансові платежі з податків до IRS, використовуючи Форму 1040-ES, щоб уникнути штрафів за недостатню сплату.
• Відрахування QBI (Розділ 199A): Ваш дохід від прямого оподаткування може кваліфікуватися для цінного відрахування кваліфікованого бізнес-доходу (QBI), яке може становити до 20% вашого бізнес-доходу. На більш високих рівнях доходу це відрахування може бути обмежене сумою заробітної плати W-2, яку сплачує S-корпорація, що робить вашу "розумну компенсацію" ще більш важливою.

Базова подача та форми​

Як мінімум, ваша щорічна звітність включатиме:

• Форма 1120-S: Податкова декларація S-корпорації.
• Додаток K-1: Для кожного акціонера.
• Форми звітності з заробітної плати: Щоквартальні 941, щорічні 940 та W-2/W-3 для працівників.
• Форма 1099-NEC: Для платежів у розмірі $600 або більше більшості незалежних підрядників.

Beancount: Складіть карту, щоб ніколи не запитувати "Куди це поділося?"​

Чіткий план рахунків є важливим для відстеження цих рухомих частин.

Початкові рахунки​

Assets:Bank:Operating
Assets:PrepaidTax:Federal            ; Для авансових платежів S-корпорації
Expenses:Payroll:Wages
Expenses:Payroll:Employer:SocialSecurity
Expenses:Payroll:Employer:Medicare
Expenses:Payroll:Employer:FUTA
Expenses:Tax:Federal:S-Corp          ; Для витрат на податок BIG/пасивний дохід
Liabilities:Payroll:Withholding:{Federal,SocialSecurity,Medicare}
Equity:Distributions

Приклади транзакцій​

Нарахування заробітної плати (сторона компанії + утримання)

2025-02-28 * "Заробітна плата - лютий"
  Assets:Bank:Operating                        -10350.00 USD
  Expenses:Payroll:Wages                         12500.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer:SocialSecurity         775.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer:Medicare               181.25 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal        -3000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:SocialSecurity  -775.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Medicare        -181.25 USD

Розподіл власника (не заробітна плата)

2025-03-10 * "Розподіл акціонерам"
  Assets:Bank:Operating                         -5000.00 USD
  Equity:Distributions                           5000.00 USD

Авансовий податок на рівні корпорації (якщо застосовується)

2025-04-15 * "Авансовий платіж 1120-S на рівні юридичної особи (податок BIG/пасивний)"
  Assets:Bank:Operating                         -1200.00 USD
  Assets:PrepaidTax:Federal                      1200.00 USD

Позначка ключових дат подання

2026-03-15 note "Подано електронно Форму 1120-S за 2025 рік; надано K-1 всім акціонерам."

Перевірки справності (bean-query)​

Використовуйте запити, щоб переконатися, що ваші записи є коректними.

Заробітна плата проти розподілу YTD (перевірка розумної компенсації)

SELECT account, SUM(position)
WHERE (account ~ "Expenses:Payroll:Wages" OR account ~ "Equity:Distributions")
  AND year = 2025
GROUP BY account;

Чи ми зафіксували передачу K-1?

SELECT date, narration WHERE narration ~ "K-1";

Практичні поради (щоб IRS не телефонував) ✅​

1. Документуйте "розумну компенсацію". Зберігайте просту пам'ятку з вашими посадовими обов'язками, розподілом часу та посиланнями на ринкові дані про заробітну плату. Виплачуйте цю суму через офіційну заробітну плату W-2.
2. Чітко розділяйте заробітну плату та розподіл. Ніколи не змішуйте їх. Ваша книга Beancount повинна робити цю різницю очевидною.
3. Слідкуйте за правилами штату. Будьте в курсі мінімальних податків (як у Каліфорнії) або невизнання S-корпорації (як у Нью-Йорку).
4. Переглядайте оцінки. Якщо ваш дохід значно змінюється протягом року, скоригуйте як ваші особисті 1040-ES, так і будь-які оціночні платежі на рівні S-корпорації.

Цей посібник надає загальну інформацію, а не податкову консультацію. Кожна бізнес-ситуація є індивідуальною. Завжди консультуйтеся з кваліфікованим CPA для отримання індивідуальних рекомендацій.

Простий текстовий шаблон, повторюваний робочий процес та один запит для “Хто мені ще винен?”

Виставлення рахунків-фактур може здаватися рутиною, застряглою між виконаною роботою та очікуваним платежем. Але хороший процес виставлення рахунків-фактур є основою здорового грошового потоку. Він виконує подвійну функцію: чітко повідомляє вашим клієнтам, що і коли вони винні, та надає вашій системі бухгалтерського обліку беззаперечні факти, які їй потрібні.

Хоча спеціалізовані SaaS-додатки можуть надсилати стильні, автоматизовані PDF-файли, вони часто мають щомісячну плату та блокують ваші дані в власному сховищі. Легкий, текстовий підхід з використанням Beancount пропонує потужну альтернативу. Ви можете перетворити кожен рахунок-фактуру на чіткий набір бухгалтерських записів, отримуючи всі переваги контролю версій, потужних метаданих та миттєвих запитів — без необхідності підписки.

Мінімально життєздатний рахунок-фактура (поля, які ніколи не слід пропускати)​

Перш ніж торкнутися вашої книги обліку, вам потрібен професійний рахунок-фактура. Формат може бути простим, але вміст має бути точним. Ці поля, запозичені з перевіреної часом практики малого бізнесу, є обов'язковими.

• Реквізити продавця: Назва вашої компанії та фізична адреса.
• Реквізити клієнта: Ім'я вашого клієнта та (в ідеалі) його адреса.
• Номер рахунку-фактури: Унікальний, послідовний ідентифікатор, який ніколи не повторюється. INV-045 йде після INV-044.
• Дати виставлення та оплати: Чітко вкажіть, коли було виставлено рахунок-фактуру та коли очікується оплата.
• Позиції рахунку: Чіткий опис послуг або товарів, а також кількість, ставка та загальна сума за позицією.
• Проміжний підсумок, податок та загальна сума: Покажіть розрахунок, щоб клієнт міг легко його зрозуміти.
• Додаткові примітки: Місце для подяки, інструкцій з переказу коштів або наданого клієнтом номера замовлення на покупку.

Щоб допомогти вам розпочати, ми створили набір готових до редагування шаблонів, які містять усі ці поля. Версії електронних таблиць навіть попередньо розраховують загальні суми для вас.

Note: Invoice templates are coming soon! In the meantime, you can create your own using the fields listed above in Google Docs, Word, Sheets, Excel, or any other document format.

Запис рахунку-фактури у вашій книзі обліку​

Після того, як ви надіслали PDF-файл рахунку-фактури клієнту, ви повинні записати його в Beancount. Це важливий крок, який визнає дохід, коли він зароблений, а не лише коли він оплачений. Процес включає дві окремі транзакції.

1. Коли ви виставляєте рахунок-фактуру:

Ви створюєте транзакцію, яка переміщує загальну суму з вашого рахунку Income на Assets:AccountsReceivable. Це створює цифровий борг у ваших книгах.

; 2025‑07‑21 Рахунок-фактура № 045  Веб-дизайн спринт для Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "INV-045 Веб-дизайн спринт"
  Assets:AccountsReceivable          3500.00 USD  ; due:2025-08-04
  Income:Design:Web
  invoice_id: "INV-045"
  contact_email: "ap@acme.example"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_INV-045.pdf"

Тут ви дебетуєте AccountsReceivable та кредитуєте свій рахунок Income. Зверніть увагу на багаті метадані: дата оплати, унікальний invoice_id та навіть пряме link: до PDF-файлу, який ви надіслали.

2. Коли клієнт платить:

Коли гроші надходять на ваш банківський рахунок, ви записуєте другу транзакцію, щоб "закрити" борг. Це переміщує баланс з AccountsReceivable на ваш розрахунковий рахунок.

2025-08-01 * "Acme Corp" "Оплата INV-045"
  Assets:Bank:Checking               3500.00 USD
  Assets:AccountsReceivable
  invoice_id: "INV-045"

Баланс для INV-045 в Assets:AccountsReceivable тепер дорівнює нулю, а ваші книги ідеально збалансовані.

Додайте PDF-файл: Метадані link: особливо потужні при використанні з Fava, веб-інтерфейсом Beancount. Fava відобразить клікабельне посилання безпосередньо в поданні транзакції, тому вихідний документ завжди знаходиться на відстані одного кліку. Цей робочий процес був передбачений ще в 2016 році в запиті на функцію (GitHub).

Один запит для переліку всіх відкритих рахунків-фактур​

Отже, хто вам ще винен гроші? З цією системою вам не потрібно шукати електронні листи чи електронні таблиці. Вам потрібен лише один простий запит.

Збережіть наступне як файл з назвою open-invoices.sql:

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS outstanding
WHERE
  account = "Assets:AccountsReceivable"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

Тепер запустіть його з командного рядка:

bean-query books.beancount open-invoices.sql

За лічені секунди ви отримаєте чіткий, актуальний звіт про всі неоплачені рахунки-фактури, що показує ідентифікатор рахунку-фактури, клієнта, дату виставлення та суму заборгованості. Не потрібно додаткове програмне забезпечення.

Автоматизуйте рутинну роботу​

Перевага простого тексту - це можливість написання скриптів. Ви можете автоматизувати нудні частини цього робочого процесу.

• Шаблон + Pandoc = PDF: Підтримуйте свій шаблон рахунку-фактури в Markdown. Невеликий скрипт Python може заповнити змінні (ім'я клієнта, позиції рахунку, номер рахунку-фактури), а інструмент командного рядка Pandoc може миттєво перетворити його на професійний PDF-файл.
• Git Pre-commit Hook: Якщо ви зберігаєте свою книгу обліку в Git, простий pre-commit hook може виконувати перевірки перед збереженням вашої роботи. Він може перевірити, чи кожен новий invoice_id є унікальним, чи транзакції збалансовані до нуля, та чи файл, на який посилається link: метадані, дійсно існує.
• Cron Job: Налаштуйте заплановане завдання (cron job) для запуску вашого запиту open-invoices.sql щоночі та надсилання вам зведення електронною поштою. Ви починатимете кожен день, точно знаючи, кому потрібно надіслати дружнє нагадування.

Реалістичне застереження​

Beancount - це інструмент бухгалтерського обліку, а не сервіс виставлення рахунків-фактур. Він не буде автоматично надсилати нагадування про оплату вашим клієнтам або обробляти їх платежі за кредитними картками. Робочий процес такий: ви створюєте та надсилаєте рахунок-фактуру за допомогою обраного вами методу (наприклад, шаблонів вище), а потім записуєте бухгалтерські записи у своїй книзі обліку.

Для більшості фрілансерів та невеликих магазинів цей ручний крок - це невелика ціна за надійну, перевіряєму та безкоштовну систему бухгалтерського обліку, яку ви повністю володієте та контролюєте (beancount.io).

Наступні кроки​

Готові взяти під контроль свої рахунки-фактури? Ось як почати.

1. Завантажте шаблон та використовуйте його для створення свого наступного реального рахунку-фактури, переконавшись, що використовуєте послідовний номер рахунку-фактури.
2. Зберігайте надіслані PDF-файли в окремій папці, наприклад docs/invoices/, та використовуйте ключ метаданих link: у своїй транзакції Beancount, щоб посилатися на них.
3. Збережіть запит open-invoices.sql та зробіть його запуск частиною вашого щотижневого фінансового огляду.

Бухгалтерський облік у простому тексті не означає відмову від точності чи контролю — це просто означає, що база даних може бути оброблена grep. З простим шаблоном та наведеними вище фрагментами коду ви будете отримувати оплату швидше та підтримувати свої книги в бездоганному стані.

Ви не можете керувати бізнесом, якщо не знаєте, куди йдуть гроші. Точний облік перетворює здогадки на розуміння. (Investopedia)

Кожен власник бізнесу, фрілансер чи засновник стартапу зрештою стикається з тією ж реальністю: фінансовий хаос вбиває зростання. Без чіткого уявлення про ваш грошовий потік ви летите наосліп. Але що, якби ви могли керувати своїми фінансами з такою ж точністю та контролем, як і своїм кодом? Представляємо Beancount, потужну систему бухгалтерського обліку з відкритим кодом, яка працює на простих текстових файлах.

Цей посібник проведе вас через основи бухгалтерського обліку та покаже, як побудувати надійний, легкий та прозорий фінансовий робочий процес за допомогою Beancount.

Що таке бухгалтерський облік?​

По суті, бухгалтерський облік – це систематичний і безперервний запис кожної фінансової операції, яку здійснює бізнес. Це щоденна дисципліна відстеження доходів, витрат, активів (те, що ви маєте) та зобов’язань (те, що ви винні).

У світі Beancount ці записи не замкнені в пропрієтарному програмному забезпеченні. Вони живуть у простих, зрозумілих для людини текстових файлах. Цей підхід дозволяє вам контролювати версії вашої фінансової історії за допомогою таких інструментів, як Git, так само, як і з програмним проектом. Кожен запис регулюється правилом подвійного запису, елегантною системою, яка автоматично перевіряє вашу роботу та гарантує, що ваші книги завжди правильні. (beancount)

Чому це важливо?​

Ретельний бухгалтерський облік – це не просто адміністративна акуратність; це стратегічна перевага.

• Впевненість у податках: Коли настає податковий сезон, чисті записи – ваш найкращий друг. Податкова вимагає чіткої документації щодо доходів та відрахувань. Добре ведений реєстр означає, що ви можете подавати документи з упевненістю та значно скоротити будь-які потенційні аудити. (IRS)
• Чіткіші рішення: Чи достатньо високі ваші ціни? Чи справді вигідний певний контракт на обслуговування? Чи зростають витрати на підписку поза контролем? Фінансові звіти, такі як звіт про прибутки та збитки та баланс, виявляють витоки цін, неконтрольовані витрати та проблеми з грошовими потоками, надаючи менеджерам та інвесторам дані, необхідні для прийняття розумних рішень. (Investopedia)
• Легше фінансування: Кредитори та інвестори не приймають рішення на основі інтуїції. Перш ніж перераховувати кошти, вони попросять фінансові звіти. Хороші книги дозволяють вам за лічені секунди створити баланс або звіт про прибутки та збитки, демонструючи професіоналізм та фінансове здоров’я. (Investopedia)
• Попередження про шахрайство та помилки: Регулярна звірка ваших книг з банківськими виписками – це ваша перша лінія захисту від помилок. Ця проста звичка допомагає вам швидко виявляти дублікати платежів, банківські помилки або шахрайську діяльність, перш ніж вони стануть серйозними проблемами. (IRS)

Семикроковий план простого тексту​

Готові розпочати? Ось як побудувати вашу систему бухгалтерського обліку на базі Beancount з нуля.

1. Розділіть бізнес-рахунки та особисті рахунки​

Це перший крок, який не підлягає обговоренню. Відкрийте окремий розрахунковий рахунок для бізнесу та, за потреби, бізнес-кредитну картку. Змішування коштів створює кошмар для бухгалтерського обліку та може розмити межі відповідальності між вами та вашим бізнесом. Чітке розділення є важливим для точного відрахування та правового захисту. (Small Business Administration)

У Beancount ви оголошуєте про існування цих рахунків за допомогою директиви open:

; Початкові залишки на ваших рахунках
2025-07-22 open Assets:Bank:Business   USD
2025-07-22 open Assets:Bank:Personal   USD

2. Виберіть систему бухгалтерського обліку​

Beancount використовує метод подвійного запису, золотий стандарт бухгалтерського обліку протягом століть. Принцип простий: кожна транзакція впливає щонайменше на два рахунки. Для кожного дебету з одного рахунку має бути відповідний кредит на інший. Чарівність цієї системи полягає в тому, що сума всіх ваших рахунків завжди має дорівнювати нулю. Beancount автоматично застосовує це правило, тобто друкарська помилка або логічна помилка негайно піднімуть прапорець. Ви буквально не можете мати незбалансовані книги. (beancount)

3. Визначтеся з методом бухгалтерського обліку​

У вас є два основних варіанти:

• Касовий метод: Ви записуєте дохід, коли отримуєте гроші, і витрати, коли їх оплачуєте. Це простіше та безпосередньо відображає ваш грошовий потік.
• Метод нарахування: Ви записуєте дохід, коли ви його заробляєте (наприклад, коли надсилається рахунок-фактура), і витрати, коли ви їх понесете (наприклад, коли отримуєте рахунок). Цей метод дає більш правдиве уявлення про фінансове здоров’я та діяльність компанії, особливо для компаній, що розвиваються. (Investopedia)

Ось приклад нарахування транзакції в Beancount. Ви записуєте дохід, коли надсилається рахунок, переміщуючи вартість у Assets:AccountsReceivable. Коли клієнт платить, ви переміщуєте готівку з AccountsReceivable на свій банківський рахунок.

; Приклад нарахування: виставлений рахунок, оплата пізніше
2025-07-22 * "Рахунок за дизайн №101"
  Assets:AccountsReceivable     3000.00 USD
  Income:Design

2025-08-15 * "Клієнт оплачує рахунок №101"
  Assets:Bank:Business          3000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable

4. Зберіть свій набір інструментів​

Краса Beancount полягає в його мінімалістській, модульній природі. Ваш основний набір включає:

• Редактор + Git: Ваш улюблений текстовий редактор для журналювання транзакцій та Git для контролю версій, що дає вам повну, перевіряєму історію кожної зміни.
• bean-report / bean-balance / Fava: Інструменти командного рядка, такі як bean-report, та приголомшливий веб-інтерфейс Fava, надають вам миттєві фінансові звіти, інформаційні панелі та потужні можливості фільтрації.
• Імпортери: Багата екосистема імпортерів, створених спільнотою, може підключатися до ваших банківських каналів через CSV, Plaid або API для таких служб, як Stripe та PayPal, автоматизуючи більшу частину введення даних.

5. Класифікуйте кожну транзакцію​

Добре організований "план рахунків" є основою глибокої звітності. Визначте категорії, які мають сенс для вашого бізнесу, використовуючи ієрархічні рахунки для деталізації. Потім, записуючи транзакції, ретельно класифікуйте їх.

2025-07-30 * "Щомісячний рахунок AWS"
  Expenses:Hosting:AWS       124.50 USD
  Assets:Bank:Business
  tag: "ops"

У цьому прикладі витрати чітко подані в розділі Expenses:Hosting:AWS. Використання tag: "ops" також дозволяє створювати перехресні звіти, наприклад, перегляд усіх операційних витрат незалежно від їхньої основної категорії. (IRS)

6. Зберігайте вихідні документи безпечно​

IRS із задоволенням приймає цифрові копії квитанцій та рахунків-фактур. Скануйте паперові квитанції або пересилайте рахунки-фактури електронною поштою до спеціальної папки в хмарному сховищі (наприклад, Google Drive або Dropbox). Потім посилання на файл безпосередньо у вашому записі Beancount за допомогою метаданих. Це створює герметичний, автономний запис.

; Зображення квитанції, пов’язане як метадані
2025-07-18 * "Обід команди"
  Expenses:Meals              85.10 USD
  Assets:Bank:Business
  receipt: "receipts/2025-07-18-team-lunch.jpg"

7. Зробіть бухгалтерський облік звичкою​

Послідовність – ключ до успіху. Відкладання перетворює бухгалтерський облік на стресову, трудомістку роботу. Виділіть періодичний блок часу – щотижневий або щомісячний «Bean-день» – для імпорту транзакцій, звірки рахунків та перегляду ваших фінансових звітів. Ця проста процедура перетворює бухгалтерський облік з щоквартальної метушні на швидку, ефективну перевірку стану бізнесу. (IRS)

Самостійна робота проти професійної допомоги​

• Самостійна робота: Для фрілансерів або малого бізнесу з передбачуваним обсягом транзакцій самостійний підхід з Beancount неймовірно ефективний. Однак доцільно провести коротку одноразову консультацію з CPA, щоб перевірити ваш план рахунків та переконатися, що ви на правильному шляху.
• Професійний огляд: У міру масштабування вашого бізнесу, ускладнення транзакцій або зростання ризику відповідності, залучення професійного бухгалтера або аудитора для періодичних перевірок є безцінним. Ви можете продовжувати використовувати Beancount як основне джерело істини та просто експортувати потрібні їм звіти.

Контрольний список швидкого старту​

• Відкрийте окремі банківські рахунки для бізнесу.
• Клонуйте стартовий репозиторій Beancount та визначте свої рахунки у accounts.bean.
• Виберіть касовий метод або метод нарахування та дотримуйтесь його.
• Налаштуйте імпортери для автоматизації введення даних з вашого банку (CSV), Stripe, PayPal тощо.
• Позначайте та пишіть чіткі описи для кожної транзакції.
• Звіряйте свою книгу з банківськими виписками щотижня або щомісяця.
• Створюйте щомісячні звіти про доходи, баланс та грошові потоки за допомогою Fava або bean-report.
• Регулярно створюйте резервні копії своїх файлів .bean (Git + зовнішнє сховище).

Додаткова література​

• IRS Publication 583 — Starting a Business & Keeping Records
• Документація Beancount — Мова та інструменти командного рядка

Готові розпочати? Встановіть Beancount, здійсніть свій перший запис і замініть туман електронних таблиць на ясність простого тексту. Щасливого ведення обліку!