Condonació del PPP: Hauríeu de triar el període cobert de 8 o 24 setmanes?

Quan es va aprovar la Llei de Flexibilitat del Programa de Protecció de Salaris (PPP Flexibility Act) el juny de 2020, es va donar als propietaris de petites empreses una decisió inesperada: mantenir el període de cobertura original de 8 setmanes per a la condonació del préstec PPP, o ampliar-lo a la nova finestra de 24 setmanes. Per a molts prestataris, aquesta opció va ser un alleujament benvingut: més temps, més flexibilitat. Però la decisió no sempre és tan senzilla com "com més llarg, millor".

Si el vostre préstec PPP es va assignar abans del 5 de juny de 2020, teniu l'opció de triar entre aquests dos períodes de cobertura. Entendre els avantatges i desavantatges pot significar la diferència entre una condonació total i un saldo de préstec que es converteix en un deute que haureu de retornar.

Aquesta guia detalla tot el que necessiteu saber per prendre la decisió correcta per al vostre negoci.

Què és el període de cobertura?

El període de cobertura és la finestra de temps durant la qual heu de gastar els fons del préstec PPP en despeses elegibles per optar a la condonació. Originalment, sota la Llei CARES, aquest era un període fix de 8 setmanes que començava el dia que el prestador desemborsava el préstec.

La Llei de Flexibilitat del PPP va canviar les regles significativament:

• Els prestataris amb préstecs desemborsats a partir del 5 de juny de 2020 van rebre automàticament un període de cobertura de 24 setmanes
• Els prestataris amb dates de desemborsament de préstecs anteriors van poder triar: mantenir el període de 8 setmanes o optar per la finestra de 24 setmanes

El període de cobertura finalitza quan hàgiu esgotat tots els fons del préstec en despeses elegibles o quan es tanqui la finestra de temps, el que passi primer.

Canvis clau a les regles que afecten ambdós períodes

Abans d'aprofundir en la comparació entre 8 i 24 setmanes, val la pena entendre els canvis a les regles que s'apliquen independentment del període que seleccioneu.

El llindar de nòmina va baixar del 75% al 60%

Segons la Llei CARES original, s'havia de gastar almenys el 75% del préstec PPP en costos de nòmina per qualificar per a la condonació total. La Llei de Flexibilitat del PPP va reduir aquest llindar al 60%.

Aquest canvi va fer que la condonació total fos més accessible per a les empreses amb despeses significatives no relacionades amb la nòmina, com ara el lloguer, els subministraments o els interessos hipotecaris. El 40% restant es pot aplicar ara a aquests costos coberts no relacionats amb la nòmina.

Despeses elegibles no relacionades amb la nòmina

A més de la nòmina, les despeses condonables inclouen:

• Interessos de la hipoteca comercial (sobre obligacions vigents abans del 15 de febrer de 2020)
• Lloguer comercial (sobre contractes d'arrendament vigents abans del 15 de febrer de 2020)
• Subministraments comercials (electricitat, gas, aigua, internet, telèfon)
• Despeses d'operacions cobertes (programari empresarial i serveis de computació en el núvol)
• Costos per danys a la propietat (danys per disturbis públics no coberts per l'assegurança)
• Costos de proveïdors (béns essencials sota contractes vigents abans del 15 de febrer de 2020)
• Despeses de protecció dels treballadors (equips de protecció individual, modificacions de les instal·lacions per a la seguretat contra la COVID)

Triar el període de cobertura de 8 setmanes

Si vau rebre el préstec PPP abans del 5 de juny de 2020 i el vostre negoci va tornar ràpidament a unes operacions gairebé normals, l'opció de 8 setmanes podria ser la millor elecció.

Avantatges del període de 8 setmanes

Resolució i tancament més ràpids. Emplenar la sol·licitud de condonació abans significa que podeu tancar aquest capítol de la gestió financera de l'era de la pandèmia. Per a molts propietaris de negocis, la càrrega mental de fer el seguiment del compliment del PPP és un pes que es volen treure de sobre.

Compliment de la plantilla més senzill. Mantenir el nombre d'empleats i els nivells salarials durant 8 setmanes és significativament més fàcil que fer-ho durant 24 setmanes. Si la vostra plantilla és estable, els terminis més curts redueixen el risc d'incompliments accidentals.

Certesa normativa. Les regles del PPP van evolucionar freqüentment al llarg del 2020. Sol·licitar la condonació sota les regles que ja enteneu, en lloc d'esperar a possibles canvis futurs, ofereix un cert grau de predictibilitat.

Compensació del propietari més primerenca. Per als treballadors per compte propi, propietaris únics i propietaris-empleats, el període de 8 setmanes significa que la substitució de la compensació del propietari està limitada a 8/52 del benefici net de 2019 (màxim 15.385 $). Si vau rebre el préstec després del 5 de juny de 2020, s'aplica el límit de 24 setmanes a 2,5 mesos del benefici net de 2019 (màxim 20.833$).

Quan té sentit el període de 8 setmanes

Considereu el període de 8 setmanes si:

• Heu gastat els fons del PPP ràpidament i íntegrament en despeses elegibles durant els dos primers mesos
• El vostre nombre d'empleats i els seus salaris s'han mantingut estables
• Voleu resoldre el procés de condonació abans del final de l'exercici fiscal
• Les vostres despeses no relacionades amb la nòmina són baixes en comparació amb l'import total del préstec

Triar el període de cobertura de 24 setmanes

Per a la majoria de prestataris—especialment aquells que han trigat més a recuperar els seus ingressos—el període de 24 setmanes ofereix avantatges significatius.

Avantatges del període de 24 setmanes

Un requisit de nòmina més baix crea més flexibilitat. La combinació del llindar de nòmina del 60% i el termini més llarg dona a les empreses més marge per aconseguir la condonació total. Si els vostres costos de nòmina són relativament modestos en comparació amb el total del préstec, les setmanes extres per acumular despeses de nòmina qualificades poden marcar una diferència significativa.

Més temps per a la planificació estratègica. Les vint-i-quatre setmanes us permeten treballar estretament amb el vostre comptable o assessor financer per optimitzar com categoritzeu i documenteu les despeses. Per a empreses complexes amb múltiples categories de despeses, aquest temps de planificació té un valor real.

Màxima condonació més alta per als propietaris. Si el vostre préstec es va desemborsar després del 5 de juny de 2020, el límit de compensació del propietari de 24 setmanes de 20.833 $ (2,5 mesos del benefici net de 2019) és més alt que l'equivalent de 8 setmanes, permetent potencialment una major condonació per als prestataris autònoms.

Port segur (safe harbor) de restauració salarial. Si vau reduir els salaris dels empleats durant la crisi, teniu fins al final del període de cobertura per restaurar-los i evitar reduccions en la condonació. Una finestra de 24 setmanes us dona més temps per executar aquesta restauració.

Quan el període de 24 setmanes té sentit

Considereu el període de 24 setmanes si:

• La recuperació dels ingressos del vostre negoci ha estat lenta i heu necessitat més temps per gastar els fons del PPP
• Les vostres despeses de personal són baixes en relació amb l'import del préstec i necessiteu més temps per assolir el llindar del 60%
• Heu reduït els salaris dels empleats i necessiteu temps per restaurar-los abans de la vostra sol·licitud de condonació
• Voleu el màxim de temps possible per consultar professionals i optimitzar el càlcul de la condonació

El parany de la sol·licitud anticipada: Un advertiment crític

Aquí és on molts prestataris han comès errors costosos. Sol·licitar la condonació abans que finalitzi el vostre període cobert pot crear un problema significatiu si heu reduït el salari anual de qualsevol empleat en més d'un 25%.

La penalització per reducció salarial es calcula sobre la totalitat del període cobert seleccionat, no només sobre el temps que ha passat realment en el moment de la sol·licitud.

Exemple: Trieu el període cobert de 24 setmanes i sol·liciteu la condonació després de 10 setmanes perquè ja heu gastat tots els fons. Però durant aquestes 10 setmanes, heu reduït el salari d'un empleat en un 30%. Tot i haver-ho sol·licitat abans, l'SBA calcula la reducció de la condonació basant-se en el període complet de 24 setmanes. La penalització afecta més que si haguéssiu triat el període de 8 setmanes i haguéssiu fet la sol·licitud a la vuitena setmana.

L'excepció de "safe harbor" (port segur): Si restaureu els salaris reduïts abans que acabi el període cobert (o abans del 31 de desembre de 2020, segons el "safe harbor" original), podeu evitar la penalització per reducció de la condonació. Però si feu la sol·licitud anticipadament i encara no heu restaurat els salaris, perdreu l'accés a aquesta protecció.

Conclusió: No sol·liciteu la condonació fins que el vostre període cobert hagi finalitzat, a menys que estigueu segurs que s'han complert íntegrament tots els requisits salarials i de plantilla.

Comprendre els requisits d'FTE (Equivalent a Jornada Completa)

La condonació del préstec es pot reduir proporcionalment si el vostre recompte mitjà d'empleats equivalents a jornada completa (FTE) durant el període cobert és inferior al del vostre període de referència. Podeu triar el període de referència que us sigui més favorable:

• 15 de febrer de 2019 – 30 de juny de 2019
• 1 de gener de 2020 – 29 de febrer de 2020

Tanmateix, existeixen algunes exempcions per a les reduccions d'FTE. La condonació no es redueix si:

• Heu fet una oferta documentada i de bona fe per tornar a contractar un empleat que la va rebutjar
• Un empleat va ser acomiadat procedentment, va dimitir voluntàriament o va reduir les seves hores voluntàriament
• No vau poder restaurar l'activitat empresarial completa a causa de les directives sanitàries per la COVID-19 (per al període comprès entre el 15 de febrer de 2020 i el 31 de desembre de 2020)

Per als préstecs de 50.000 $ o menys, les reduccions d'FTE i les reduccions salarials no afecten gens l'import de la condonació, la qual cosa suposa una simplificació significativa per als microprestataris.

Préstecs originats després del 5 de juny de 2020

Si el vostre préstec PPP es va desemborsar el 5 de juny de 2020 o més tard, no teniu elecció: el vostre període cobert és de 24 setmanes. S'apliquen totes les regles descrites anteriorment, inclòs el llindar del 60% per a despeses de personal i el límit de compensació per al propietari de 24 setmanes.

Això també significa que el reemborsament del préstec comença més tard. Teniu fins a 10 mesos després del final del vostre període cobert per sol·licitar la condonació abans que el vostre prestador estigui obligat a començar a cobrar els pagaments de principal i interessos.

Com documentar la vostra sol·licitud de condonació

Independentment del període cobert que seleccioneu, haureu de mantenir registres exhaustius. Encara que el vostre formulari de condonació no requereixi presentar documentació en el moment de la sol·licitud, l'SBA pot sol·licitar els registres durant una revisió o auditoria.

Documentació de nòmines que cal conservar:

• Extractes de comptes bancaris o informes de proveïdors de serveis de nòmina externs
• Formularis fiscals (941, 940, W-2, W-3) que cobreixin el període del préstec
• Declaracions estatals d'ingressos, nòmines i assegurança d'atur

Documentació no relacionada amb les nòmines que cal conservar:

• Extractes de la hipoteca comercial i quadres d'amortització
• Contractes d'arrendament i rebuts de lloguer
• Factures de subministraments i extractes de comptes

Heu de conservar aquests registres durant 4 anys (per a temes relacionats amb l'ocupació) i 3 anys (per a tota la resta de documentació) després de la presentació de la vostra sol·licitud de condonació.

Prendre la decisió: Un marc de treball

Utilitzeu aquestes preguntes per guiar la vostra elecció:

1. Ja heu gastat tots els fons del PPP? Si és que sí i la despesa s'ha produït en un termini de 8 setmanes, el període més curt pot resoldre les coses més ràpidament.

2. Heu reduït el salari de qualsevol empleat en més d'un 25%? Si és que sí i encara no heu restaurat completament els salaris, el període de 24 setmanes us ofereix més marge, però aneu amb compte a l'hora de sol·licitar la condonació anticipadament.

3. Les vostres despeses de personal s'apropen al 60% de l'import del préstec? Si sou a prop del llindar, potser no necessitareu setmanes addicionals per optar a la condonació total.

4. Teniu despeses complexes i diversos empleats? El període de 24 setmanes us dona més temps per organitzar la documentació i consultar un professional.

5. Us aclapara la càrrega administrativa? Tancar el compliment del PPP té un valor real. Si els vostres números funcionen, l'opció de 8 setmanes us proporcionarà tranquil·litat més aviat.

Mantingueu els vostres registres financers preparats per a la condonació

La condonació del préstec PPP depèn, en última instància, de la documentació. Les empreses que aconsegueixen amb èxit la condonació total són les que tenen registres clars i organitzats que mostren exactament com s'ha gastat cada dòlar durant el període cobert.

Aquí és on unes bones pràctiques de comptabilitat donen els seus fruits. Tant si feu un seguiment de les despeses de personal, com si categoritzeu el lloguer i els subministraments o documenteu la compensació del propietari, tenir els registres financers precisos a punt fa que el procés de sol·licitud de condonació sigui molt menys estressant.

Simplifiqueu la vostra gestió financera

Navegar pel perdó del PPP és només un dels molts reptes financers als quals s'enfronten els propietaris de petites empreses. Mantenir registres clars i organitzats durant tot l'any —no només en el moment del perdó— facilita cada tasca de compliment.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre les vostres dades financeres. Els vostres registres són llegibles per humans, amb control de versions i fàcils d'auditar —exactament el que necessiteu quan tracteu amb programes com el PPP. Comenceu gratuïtament i descobriu per què desenvolupadors i professionals de les finances confien en la comptabilitat en text pla per als seus registres financers més importants.