Condonación del PPP: ¿Debería elegir el periodo cubierto de 8 o 24 semanas?

Cuando se aprobó la Ley de Flexibilidad del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP) en junio de 2020, se presentó a los propietarios de pequeñas empresas una decisión inesperada: mantener el período de cobertura original de 8 semanas para la condonación de su préstamo PPP o extenderlo a la nueva ventana de 24 semanas. Para muchos prestatarios, esta opción se sintió como un alivio bienvenido: más tiempo, más flexibilidad. Pero la decisión no siempre es tan simple como "cuanto más largo, mejor".

Si su préstamo PPP fue asignado antes del 5 de junio de 2020, tiene la opción de elegir entre estos dos períodos de cobertura. Comprender las compensaciones puede significar la diferencia entre la condonación total y un saldo de préstamo que se convierte en una deuda que deberá pagar.

Esta guía detalla todo lo que necesita saber para tomar la decisión correcta para su negocio.

¿Qué es el período de cobertura?

El período de cobertura es el lapso de tiempo durante el cual debe gastar los fondos de su préstamo PPP en gastos elegibles para calificar para la condonación. Originalmente, bajo la Ley CARES, este era un período fijo de 8 semanas que comenzaba en la fecha en que su prestamista desembolsaba el préstamo.

La Ley de Flexibilidad del PPP cambió las reglas significativamente:

• Los prestatarios con préstamos desembolsados el 5 de junio de 2020 o después recibieron automáticamente un período de cobertura de 24 semanas.
• Los prestatarios con fechas de desembolso de préstamos anteriores tuvieron la opción de elegir: mantener el período de 8 semanas u optar por la ventana de 24 semanas.

El período de cobertura finaliza cuando se agotan todos los fondos del préstamo en gastos elegibles o cuando se cierra la ventana de tiempo, lo que ocurra primero.

Cambios clave en las reglas que afectan a ambos períodos

Antes de profundizar en la comparación entre las 8 y las 24 semanas, vale la pena comprender los cambios en las reglas que se aplican independientemente del período que seleccione.

El umbral de nómina bajó del 75% al 60%

Bajo la Ley CARES original, debía gastar al menos el 75% de su préstamo PPP en costos de nómina para calificar para la condonación total. La Ley de Flexibilidad del PPP redujo este umbral al 60%.

Este cambio hizo que la condonación total fuera más accesible para las empresas con gastos significativos no relacionados con la nómina, como el alquiler, los servicios públicos o los intereses hipotecarios. El 40% restante ahora se puede aplicar a estos costos cubiertos que no son de nómina.

Gastos no relacionados con la nómina elegibles

Además de la nómina, los gastos condonables incluyen:

• Intereses de hipotecas comerciales (sobre obligaciones vigentes antes del 15 de febrero de 2020)
• Alquiler comercial (sobre contratos de arrendamiento vigentes antes del 15 de febrero de 2020)
• Servicios públicos comerciales (electricidad, gas, agua, internet, teléfono)
• Gastos de operaciones cubiertos (software empresarial y servicios de computación en la nube)
• Costos por daños a la propiedad (daños por disturbios públicos no cubiertos por el seguro)
• Costos de proveedores (bienes esenciales bajo contratos vigentes antes del 15 de febrero de 2020)
• Gastos de protección de los trabajadores (equipo de protección personal, modificaciones de las instalaciones para la seguridad ante el COVID)

Elegir el período de cobertura de 8 semanas

Si recibió su préstamo PPP antes del 5 de junio de 2020 y su negocio regresó a operaciones casi normales rápidamente, la opción de 8 semanas podría ser la mejor opción.

Ventajas del período de 8 semanas

Resolución y cierre más rápidos. Completar su solicitud de condonación antes significa que puede cerrar este capítulo de la gestión financiera de la era de la pandemia. Para muchos propietarios de negocios, la carga mental de rastrear el cumplimiento del PPP es un peso que quieren quitarse de encima.

Cumplimiento de personal más sencillo. Mantener el número de empleados y los niveles salariales durante 8 semanas es significativamente más fácil que hacerlo durante 24 semanas. Si su fuerza laboral es estable, los plazos más cortos reducen el riesgo de fallas accidentales en el cumplimiento.

Certeza regulatoria. Las reglas del PPP evolucionaron con frecuencia a lo largo de 2020. Solicitar la condonación bajo reglas que ya comprende, en lugar de esperar a posibles cambios futuros, ofrece un grado de previsibilidad.

Compensación del propietario más temprana. Para trabajadores por cuenta propia, propietarios únicos y propietarios-empleados, el período de 8 semanas significa que su reemplazo de compensación del propietario tiene un tope de 8/52 de la ganancia neta de 2019 (máximo $15,385). Si recibió su préstamo después del 5 de junio de 2020, el tope de 24 semanas se aplica a 2.5 meses de la ganancia neta de 2019 (máximo $20,833).

Cuándo tiene sentido el período de 8 semanas

Considere el período de 8 semanas si:

• Gastó sus fondos del PPP rápidamente y por completo en gastos elegibles dentro de los primeros dos meses.
• El número de sus empleados y sus salarios se han mantenido estables.
• Desea resolver el proceso de condonación antes del final del año fiscal.
• Sus gastos no relacionados con la nómina son bajos en relación con el monto total de su préstamo.

Elegir el período de cobertura de 24 semanas

Para la mayoría de los prestatarios, especialmente aquellos cuyos ingresos tardaron más en recuperarse, el período de 24 semanas ofrece ventajas significativas.

Ventajas del período de 24 semanas

El requisito de nómina más bajo crea más flexibilidad. La combinación del umbral de nómina del 60% y el cronograma más largo brinda a las empresas más margen para lograr la condonación total. Si sus costos de nómina son relativamente modestos en comparación con su préstamo total, las semanas adicionales para acumular gastos de nómina calificados pueden marcar una diferencia significativa.

Más tiempo para la planificación estratégica. Veinticuatro semanas le permiten trabajar estrechamente con su contador o asesor financiero para optimizar la forma en que categoriza y documenta los gastos. Para empresas complejas con múltiples categorías de gastos, este tiempo de planificación tiene un valor real.

Mayor condonación máxima para los propietarios. Si su préstamo fue desembolsado después del 5 de junio de 2020, el tope de compensación del propietario de 24 semanas de $20,833 (2.5 meses de la ganancia neta de 2019) es más alto que el equivalente de 8 semanas, lo que potencialmente permite una mayor condonación para los prestatarios que trabajan por cuenta propia.

Puerto seguro de restauración salarial. Si redujo los salarios de los empleados durante la crisis, tiene hasta el final del período de cobertura para restaurarlos y evitar reducciones en la condonación. Una ventana de 24 semanas le da más tiempo para ejecutar esta restauración.

Cuándo tiene sentido el período de 24 semanas

Considere el período de 24 semanas si:

• La recuperación de los ingresos de su negocio fue lenta y necesitó más tiempo para gastar los fondos del PPP
• Sus gastos de nómina son bajos en relación con el monto de su préstamo y necesita más tiempo para alcanzar el umbral del 60%
• Redujo los salarios de los empleados y necesita tiempo para restablecerlos antes de su solicitud de condonación
• Desea el máximo tiempo posible para consultar con profesionales y optimizar su cálculo de condonación

La trampa de la solicitud anticipada: Una advertencia crítica

Aquí es donde muchos prestatarios han cometido errores costosos. Solicitar la condonación antes de que termine su período cubierto puede crear un problema significativo si redujo el salario anual de cualquier empleado en más de un 25%.

La penalización por reducción salarial se calcula sobre la totalidad del período cubierto seleccionado, no solo sobre el tiempo que haya transcurrido realmente al momento de la solicitud.

Ejemplo: Usted elige el período cubierto de 24 semanas y presenta la solicitud después de 10 semanas porque ya ha gastado todos sus fondos. Pero durante esas 10 semanas, redujo el salario de un empleado en un 30%. Aunque solicitó la condonación anticipadamente, la SBA calcula la reducción de la condonación basándose en el período completo de 24 semanas. La penalización es mayor que si hubiera elegido el período de 8 semanas y solicitado la condonación en la semana 8.

La excepción de puerto seguro (Safe Harbor): Si restablece los salarios reducidos para el final del período cubierto (o para el 31 de diciembre de 2020, bajo el puerto seguro original), puede evitar la penalización por reducción de la condonación. Pero si solicita la condonación anticipadamente y aún no ha restablecido los salarios, pierde el acceso a esta protección.

En resumen: No solicite la condonación antes de que termine su período cubierto a menos que esté seguro de que todos los requisitos de salario y número de empleados se han cumplido por completo.

Comprensión de los requisitos de FTE (Equivalente a Tiempo Completo)

La condonación del préstamo puede reducirse proporcionalmente si su recuento promedio de empleados equivalentes a tiempo completo (FTE) durante el período cubierto es inferior al de su período de referencia. Usted elige el período de referencia que le sea más favorable:

• 15 de febrero de 2019 – 30 de junio de 2019
• 1 de enero de 2020 – 29 de febrero de 2020

Sin embargo, existen ciertas exenciones para las reducciones de FTE. La condonación no se reduce si:

• Realizó una oferta documentada y de buena fe para recontratar a un empleado que la rechazó
• Un empleado fue despedido por causa justificada, renunció voluntariamente o redujo sus horas voluntariamente
• No pudo restablecer la actividad comercial completa debido a las directivas de salud por el COVID-19 (para el período comprendido entre el 15 de febrero de 2020 y el 31 de diciembre de 2020)

Para préstamos de $50,000 o menos, las reducciones de FTE y las reducciones salariales no afectan en absoluto al monto de la condonación, lo cual representa una simplificación significativa para los micro-prestatarios.

Préstamos originados después del 5 de junio de 2020

Si su préstamo PPP se desembolsó el 5 de junio de 2020 o después, no tiene elección: su período cubierto es de 24 semanas. Se aplican todas las reglas descritas anteriormente, incluido el umbral de nómina del 60% y el límite de compensación para propietarios de 24 semanas.

Esto también significa que el reembolso de su préstamo comienza más tarde. Tiene hasta 10 meses después de la finalización de su período cubierto para solicitar la condonación antes de que su prestamista deba comenzar a cobrar los pagos de capital e intereses.

Cómo documentar su solicitud de condonación

Independientemente del período cubierto que seleccione, deberá mantener registros detallados. Incluso si su formulario de condonación no requiere el envío de documentación al momento de la solicitud, la SBA puede solicitar registros durante una revisión o auditoría.

Documentación de nómina a conservar:

• Estados de cuenta bancarios o informes de proveedores de servicios de nómina externos
• Formularios de impuestos (941, 940, W-2, W-3) que cubran el período del préstamo
• Declaraciones estatales de ingresos, nómina y seguro de desempleo

Documentación no relacionada con la nómina a conservar:

• Estados de cuenta de hipotecas comerciales y cronogramas de amortización
• Contratos de arrendamiento y recibos de alquiler
• Facturas de servicios públicos y estados de cuenta

Se le requiere conservar estos registros durante 4 años (relacionados con el empleo) y 3 años (toda la demás documentación) tras la presentación de su solicitud de condonación.

Tomar la decisión: Un marco de trabajo

Utilice estas preguntas para guiar su elección:

1. ¿Ya ha gastado todos los fondos del PPP? Si la respuesta es sí y el gasto ocurrió dentro de las 8 semanas, el período más corto puede resolver las cosas más rápido.

2. ¿Redujo el salario de algún empleado en más de un 25%? Si es así y aún no ha restablecido los salarios por completo, el período de 24 semanas le brinda más margen, pero tenga cuidado con solicitar la condonación anticipadamente.

3. ¿Están sus costos de nómina cerca del 60% del monto del préstamo? Si está cerca del umbral, es posible que no necesite semanas adicionales para calificar para la condonación total.

4. ¿Tiene gastos complejos y múltiples empleados? El período de 24 semanas le da más tiempo para organizar la documentación y consultar con un profesional.

5. ¿Le pesa la carga administrativa? Existe un valor real en cerrar el cumplimiento del PPP. Si sus números cuadran, la opción de 8 semanas le brinda tranquilidad más pronto.

Mantenga sus registros financieros listos para la condonación

La condonación del préstamo PPP se reduce, en última instancia, a la documentación. Las empresas que logran con éxito la condonación total son aquellas que cuentan con registros limpios y organizados que muestran exactamente cómo se gastó cada dólar durante el período cubierto.

Aquí es donde las sólidas prácticas de contabilidad rinden frutos. Ya sea que esté realizando un seguimiento de los gastos de nómina, categorizando el alquiler y los servicios públicos o documentando la compensación de los propietarios, tener registros financieros precisos a mano hace que el proceso de solicitud de condonación sea mucho menos estresante.

Simplifique su gestión financiera

Navegar por la condonación del PPP es solo uno de los muchos desafíos financieros que enfrentan los propietarios de pequeñas empresas. Mantener registros claros y organizados durante todo el año —no solo en el momento de la condonación— facilita cada tarea de cumplimiento.

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