PPP-Erlass: Sollten Sie den 8-wöchigen oder den 24-wöchigen Deckungszeitraum wählen?

Als der Paycheck Protection Program Flexibility Act im Juni 2020 verabschiedet wurde, stellte er Kleinunternehmer vor eine unerwartete Entscheidung: Bleiben Sie beim ursprünglichen 8-wöchigen begünstigten Zeitraum (Covered Period) für Ihren PPP-Krediterlass oder verlängern Sie auf das neue 24-Wochen-Fenster? Für viele Kreditnehmer fühlte sich diese Wahl wie eine willkommene Erleichterung an – mehr Zeit, mehr Flexibilität. Doch die Entscheidung ist nicht immer so einfach wie "länger ist besser".

Wenn Ihr PPP-Kredit vor dem 5. Juni 2020 zugewiesen wurde, haben Sie die Möglichkeit, zwischen diesen beiden Zeiträumen zu wählen. Das Verständnis der Abwägungen kann den Unterschied zwischen einem vollständigen Erlass und einem Kreditsaldo ausmachen, der sich in Schulden umwandelt, die Sie zurückzahlen müssen.

Dieser Leitfaden schlüsselt alles auf, was Sie wissen müssen, um die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.

Was ist der "Covered Period"?

Der begünstigte Zeitraum (Covered Period) ist das Zeitfenster, in dem Sie Ihre PPP-Kreditmittel für förderfähige Ausgaben verwenden müssen, um sich für einen Erlass zu qualifizieren. Ursprünglich war dies gemäß dem CARES Act ein fester Zeitraum von 8 Wochen, beginnend mit dem Datum, an dem Ihr Kreditgeber den Kredit ausgezahlt hat.

Der PPP Flexibility Act hat die Regeln erheblich geändert:

• Kreditnehmer, deren Kredite am oder nach dem 5. Juni 2020 ausgezahlt wurden, erhielten automatisch einen 24-wöchigen begünstigten Zeitraum.
• Kreditnehmer mit früheren Auszahlungsterminen hatten die Wahl: den 8-Wochen-Zeitraum beibehalten oder sich für das 24-Wochen-Fenster entscheiden.

Der begünstigte Zeitraum endet, wenn Sie entweder alle Ihre Kreditmittel für förderfähige Ausgaben aufgebraucht haben oder das Zeitfenster schließt – je nachdem, was zuerst eintritt.

Wichtige Regeländerungen, die beide Zeiträume betreffen

Bevor wir in den Vergleich zwischen 8 und 24 Wochen eintauchen, lohnt es sich, die Regeländerungen zu verstehen, die unabhängig vom gewählten Zeitraum gelten.

Lohnkostenschwelle von 75 % auf 60 % gesenkt

Nach dem ursprünglichen CARES Act mussten Sie mindestens 75 % Ihres PPP-Kredits für Lohnkosten ausgeben, um sich für einen vollständigen Erlass zu qualifizieren. Der PPP Flexibility Act senkte diese Schwelle auf 60 %.

Diese Änderung machte den vollständigen Erlass für Unternehmen mit erheblichen nicht-lohnbezogenen Ausgaben wie Miete, Nebenkosten oder Hypothekenzinsen zugänglicher. Die restlichen 40 % können nun für diese nicht-lohnbezogenen gedeckten Kosten verwendet werden.

Förderfähige nicht-lohnbezogene Ausgaben

Zusätzlich zu den Lohnkosten umfassen die erlassfähigen Ausgaben:

• Hypothekenzinsen für Geschäftsräume (für Verpflichtungen, die vor dem 15. Februar 2020 bestanden)
• Geschäftsmiete (für Mietverträge, die vor dem 15. Februar 2020 bestanden)
• Betriebliche Nebenkosten (Strom, Gas, Wasser, Internet, Telefon)
• Abgedeckte Betriebsausgaben (Unternehmenssoftware und Cloud-Computing-Dienste)
• Sachschadenkosten (Schäden durch öffentliche Unruhen, die nicht durch Versicherungen gedeckt sind)
• Lieferantenkosten (wesentliche Güter im Rahmen von Verträgen, die vor dem 15. Februar 2020 bestanden)
• Ausgaben für den Arbeitnehmerschutz (persönliche Schutzausrüstung, bauliche Anpassungen für die COVID-Sicherheit)

Wahl des 8-wöchigen begünstigten Zeitraums

Wenn Sie Ihren PPP-Kredit vor dem 5. Juni 2020 erhalten haben und Ihr Unternehmen schnell zum nahezu normalen Betrieb zurückgekehrt ist, könnte die 8-Wochen-Option die bessere Wahl sein.

Vorteile des 8-Wochen-Zeitraums

Schnellere Abwicklung und Abschluss. Wenn Sie Ihren Antrag auf Erlass früher ausfüllen, können Sie dieses Kapitel des Finanzmanagements aus der Pandemiezeit schneller abschließen. Für viele Geschäftsinhaber ist der mentale Aufwand für die Überwachung der PPP-Compliance eine Belastung, die sie loswerden möchten.

Einfachere Einhaltung der Personalvorgaben. Die Beibehaltung der Mitarbeiterzahl und des Gehaltsniveaus über 8 Wochen ist deutlich einfacher als über 24 Wochen. Wenn Ihre Belegschaft stabil ist, verringern kürzere Zeiträume das Risiko versehentlicher Verstöße gegen die Compliance-Vorgaben.

Regulatorische Sicherheit. Die PPP-Regeln haben sich im Laufe des Jahres 2020 häufig geändert. Die Beantragung unter Regeln, die Sie bereits verstehen, anstatt auf potenzielle zukünftige Änderungen zu warten, bietet ein gewisses Maß an Vorhersehbarkeit.

Frühere Vergütung für Inhaber. Für Selbstständige, Einzelunternehmer und tätige Inhaber bedeutet der 8-Wochen-Zeitraum, dass der Ersatz für die Inhabervergütung auf 8/52 des Nettogewinns von 2019 (maximal 15.385 $) begrenzt ist. Wenn Sie Ihren Kredit nach dem 5. Juni 2020 erhalten haben, gilt die 24-Wochen-Obergrenze bei 2,5 Monaten des Nettogewinns von 2019 (maximal 20.833$).

Wann der 8-Wochen-Zeitraum sinnvoll ist

Ziehen Sie den 8-Wochen-Zeitraum in Betracht, wenn:

• Sie Ihre PPP-Mittel schnell und vollständig für förderfähige Ausgaben innerhalb der ersten zwei Monate ausgegeben haben
• Ihre Mitarbeiterzahl und Löhne stabil geblieben sind
• Sie den Erlassprozess vor Ende des Steuerjahres abschließen möchten
• Ihre nicht-lohnbezogenen Ausgaben im Verhältnis zu Ihrem Gesamtkreditbetrag niedrig sind

Wahl des 24-wöchigen begünstigten Zeitraums

Für die meisten Kreditnehmer – insbesondere für diejenigen, deren Einnahmen länger brauchten, um sich zu erholen – bietet der 24-Wochen-Zeitraum bedeutende Vorteile.

Vorteile des 24-Wochen-Zeitraums

Niedrigere Lohnkostenanforderungen schaffen mehr Flexibilität. Die Kombination aus der 60 %-Lohnkostenschwelle und dem längeren Zeitrahmen gibt Unternehmen mehr Spielraum, um einen vollständigen Erlass zu erreichen. Wenn Ihre Lohnkosten im Vergleich zum Gesamtkredit relativ moderat sind, können die zusätzlichen Wochen zur Ansammlung qualifizierender Lohnkosten einen erheblichen Unterschied machen.

Mehr Zeit für die strategische Planung. Vierundzwanzig Wochen ermöglichen es Ihnen, eng mit Ihrem Buchhalter oder Finanzberater zusammenzuarbeiten, um die Kategorisierung und Dokumentation der Ausgaben zu optimieren. Für komplexe Unternehmen mit mehreren Ausgabenkategorien hat diese Planungszeit einen echten Wert.

Höherer maximaler Erlass für Inhaber. Wenn Ihr Kredit nach dem 5. Juni 2020 ausgezahlt wurde, ist die 24-Wochen-Obergrenze für die Inhabervergütung von 20.833 $ (2,5 Monate des Nettogewinns von 2019) höher als das 8-Wochen-Äquivalent, was potenziell einen höheren Erlass für selbstständige Kreditnehmer ermöglicht.

Safe-Harbor-Regelung zur Wiederherstellung der Gehälter. Wenn Sie die Gehälter Ihrer Mitarbeiter während der Krise reduziert haben, haben Sie bis zum Ende des begünstigten Zeitraums Zeit, diese wiederherzustellen und Erlasskürzungen zu vermeiden. Ein 24-Wochen-Fenster gibt Ihnen mehr Zeit für diese Wiederherstellung.

Wann der 24-Wochen-Zeitraum sinnvoll ist

Ziehen Sie den 24-Wochen-Zeitraum in Betracht, wenn:

• Die Erholung Ihrer Umsatzerlöse schleppend verlief und Sie mehr Zeit benötigten, um die PPP-Mittel zu verwenden
• Ihre Personalkosten im Verhältnis zur Darlehenssumme geringer sind und Sie mehr Zeit benötigen, um die 60 %-Schwelle zu erreichen
• Sie die Löhne Ihrer Mitarbeiter gekürzt haben und Zeit benötigen, um diese vor Ihrem Erlassantrag wieder auf das ursprüngliche Niveau anzuheben
• Sie ein Maximum an Zeit haben möchten, um Fachleute zu konsultieren und Ihre Erlassberechnung zu optimieren

Die Falle der vorzeitigen Beantragung: Eine dringende Warnung

Hier haben viele Kreditnehmer kostspielige Fehler gemacht. Die Beantragung des Erlasses vor Ablauf Ihres Erfassungszeitraums (Covered Period) kann zu einem erheblichen Problem führen, wenn Sie das Jahresgehalt eines Mitarbeiters um mehr als 25 % gekürzt haben.

Der Abzug wegen Gehaltskürzung wird über den gesamten gewählten Erfassungszeitraum berechnet, nicht nur über die Zeit, die zum Zeitpunkt Ihrer Antragstellung tatsächlich vergangen ist.

Beispiel: Sie wählen den 24-Wochen-Erfassungszeitraum und stellen den Antrag nach 10 Wochen, weil Sie alle Mittel verbraucht haben. Wenn Sie jedoch während dieser 10 Wochen das Gehalt eines Mitarbeiters um 30 % gekürzt haben, berechnet die SBA den Abzug beim Erlass auf Basis des vollen 24-Wochen-Zeitraums. Die Strafe trifft Sie härter, als wenn Sie den 8-Wochen-Zeitraum gewählt und in Woche 8 den Antrag gestellt hätten.

Die Safe-Harbor-Ausnahme: Wenn Sie gekürzte Gehälter bis zum Ende des Erfassungszeitraums (oder nach dem ursprünglichen Safe Harbor bis zum 31. Dezember 2020) wiederherstellen, können Sie den Abzug beim Darlehenserlass vermeiden. Wenn Sie jedoch vorzeitig beantragen und die Löhne noch nicht wieder angehoben haben, verlieren Sie den Zugang zu diesem Schutz.

Fazit: Beantragen Sie den Darlehenserlass erst nach Ablauf Ihres Erfassungszeitraums, es sei denn, Sie sind sicher, dass alle Anforderungen an Gehalt und Mitarbeiterzahl vollständig erfüllt wurden.

Verständnis der Anforderungen an die Vollzeitäquivalente (VZÄ)

Der Darlehenserlass kann proportional gekürzt werden, wenn Ihre durchschnittliche Anzahl an Vollzeitäquivalenten (VZÄ) während des Erfassungszeitraums niedriger ist als in Ihrem Basiszeitraum. Sie wählen den Basiszeitraum, der für Sie am günstigsten ist:

• 15. Februar 2019 – 30. Juni 2019
• 1. Januar 2020 – 29. Februar 2020

Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen für VZÄ-Reduzierungen. Der Erlass wird nicht gekürzt, wenn:

• Sie ein dokumentiertes, nach Treu und Glauben erfolgtes Angebot zur Wiedereinstellung eines Mitarbeiters gemacht haben, der dieses abgelehnt hat
• Ein Mitarbeiter aus wichtigem Grund entlassen wurde, freiwillig gekündigt hat oder seine Arbeitszeit freiwillig reduziert hat
• Sie aufgrund von COVID-19-Gesundheitsvorschriften (für den Zeitraum vom 15. Februar 2020 bis zum 31. Dezember 2020) nicht in der Lage waren, die volle Geschäftstätigkeit wiederherzustellen

Bei Darlehen von 50.000 $ oder weniger wirken sich VZÄ-Reduzierungen und Gehaltskürzungen überhaupt nicht auf Ihren Erlassbetrag aus – eine erhebliche Vereinfachung für Kleinstkreditnehmer.

Nach dem 5. Juni 2020 vergebene Darlehen

Wenn Ihr PPP-Darlehen am oder nach dem 5. Juni 2020 ausgezahlt wurde, haben Sie keine Wahl: Ihr Erfassungszeitraum beträgt 24 Wochen. Alle oben beschriebenen Regeln gelten, einschließlich der 60 %-Lohnkostenschwelle und der 24-Wochen-Obergrenze für die Vergütung von Eigentümern.

Dies bedeutet auch, dass die Rückzahlung Ihres Darlehens später beginnt. Sie haben bis zu 10 Monate nach Ende Ihres Erfassungszeitraums Zeit, den Erlass zu beantragen, bevor Ihr Kreditgeber verpflichtet ist, mit dem Einzug von Tilgungs- und Zinszahlungen zu beginnen.

So dokumentieren Sie Ihren Erlassantrag

Unabhängig davon, welchen Erfassungszeitraum Sie wählen, müssen Sie lückenlose Aufzeichnungen führen. Selbst wenn Ihr Erlassformular zum Zeitpunkt der Antragstellung keine Einreichung von Unterlagen erfordert, kann die SBA im Rahmen einer Überprüfung oder eines Audits Unterlagen anfordern.

Zu archivierende Lohnunterlagen:

• Bankkontoauszüge oder Berichte von Drittanbietern für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Steuerformulare (941, 940, W-2, W-3), die den Darlehenszeitraum abdecken
• Meldungen zur staatlichen Einkommensteuer, Lohnsteuer und Arbeitslosenversicherung

Zu archivierende Nicht-Lohnunterlagen:

• Abrechnungen über Geschäftshypotheken und Tilgungspläne
• Mietverträge und Mietquittungen
• Rechnungen von Versorgungsunternehmen und Kontoauszüge

Sie sind verpflichtet, diese Unterlagen für 4 Jahre (beschäftigungsbezogen) und 3 Jahre (alle anderen Unterlagen) nach Einreichung Ihres Erlassantrags aufzubewahren.

Die Entscheidungsfindung: Ein Leitfaden

Nutzen Sie diese Fragen als Orientierungshilfe für Ihre Wahl:

1. Haben Sie bereits alle PPP-Mittel ausgegeben? Wenn ja und die Ausgaben innerhalb von 8 Wochen erfolgten, kann der kürzere Zeitraum die Angelegenheit schneller abschließen.

2. Haben Sie das Gehalt eines Mitarbeiters um mehr als 25 % gekürzt? Wenn ja und Sie die Löhne noch nicht vollständig wiederhergestellt haben, bietet Ihnen der 24-Wochen-Zeitraum mehr Spielraum – seien Sie jedoch vorsichtig mit einer vorzeitigen Antragstellung.

3. Liegen Ihre Lohnkosten nahe bei 60 % der Darlehenssumme? Wenn Sie nahe an der Schwelle liegen, benötigen Sie möglicherweise keine zusätzlichen Wochen, um sich für den vollständigen Erlass zu qualifizieren.

4. Haben Sie komplexe Ausgaben und eine Vielzahl von Mitarbeitern? Der 24-Wochen-Zeitraum gibt Ihnen mehr Zeit, die Dokumentation zu organisieren und sich mit einem Fachmann zu beraten.

5. Belastet Sie der administrative Aufwand? Der Abschluss der PPP-Compliance hat einen echten Wert. Wenn Ihre Zahlen stimmen, bietet die 8-Wochen-Option schneller Seelenfrieden.

Halten Sie Ihre Finanzunterlagen für den Erlass bereit

Der Erlass eines PPP-Darlehens hängt letztlich von der Dokumentation ab. Die Unternehmen, die erfolgreich einen vollständigen Erlass erreichen, sind diejenigen mit sauberen, organisierten Unterlagen, die genau zeigen, wie jeder Dollar während des Erfassungszeitraums ausgegeben wurde.

Hier zahlen sich solide Buchführungspraktiken aus. Egal, ob Sie Lohnkosten verfolgen, Miete und Nebenkosten kategorisieren oder die Vergütung von Eigentümern dokumentieren: Wenn Sie genaue Finanzunterlagen zur Hand haben, wird der Prozess der Erlassbeantragung weitaus weniger stressig.

Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement

Die Abwicklung des PPP-Krediterlasses ist nur eine von vielen finanziellen Herausforderungen, denen sich Kleinunternehmer gegenübersehen. Die Führung klarer, organisierter Aufzeichnungen während des gesamten Jahres – nicht nur zum Zeitpunkt des Erlasses – erleichtert jede Compliance-Aufgabe.

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