Опрощаване на заем по PPP: Трябва ли да изберете 8-седмичен или 24-седмичен покрит период?

Когато през юни 2020 г. беше приет Законът за гъвкавост на Програмата за защита на заплатите (PPP), той постави собствениците на малък бизнес пред неочаквано решение: да се придържат към първоначалния 8-седмичен обхванат период за опрощаване на заема по PPP или да го удължат до новия 24-седмичен прозорец. За много заемополучатели този избор изглеждаше като добре дошло облекчение — повече време, повече гъвкавост. Но решението не винаги е толкова просто, колкото „по-дългото е по-добро“.

Ако вашият заем по PPP е бил разпределен преди 5 юни 2020 г., имате възможност да избирате между тези два обхванати периода. Разбирането на компромисите може да означава разликата между пълно опрощаване и остатък по заема, който се превръща в дълг, който ще трябва да изплатите.

Това ръководство описва всичко, което трябва да знаете, за да вземете правилното решение за вашия бизнес.

Какво представлява обхванатият период?

Обхванатият период е времевият прозорец, през който трябва да похарчите средствата от заема по PPP за допустими разходи, за да отговаряте на условията за опрощаване. Първоначално, съгласно Закона CARES, това беше фиксиран 8-седмичен период, започващ от датата, на която вашият кредитор е изплатил заема.

Законът за гъвкавост на PPP промени правилата значително:

• Заемополучателите със заеми, изплатени на или след 5 юни 2020 г. автоматично получиха 24-седмичен обхванат период
• Заемополучателите с по-ранни дати на изплащане на заема получиха избор: да запазят 8-седмичния период или да изберат 24-седмичния прозорец

Обхванатият период приключва, когато или сте изчерпали всички средства от заема за допустими разходи, или времевият прозорец се затвори — което от двете се случи първо.

Ключови промени в правилата, които засягат и двата периода

Преди да се потопите в сравнението между 8-седмичния и 24-седмичния период, си струва да разберете промените в правилата, които се прилагат независимо от това кой период изберете.

Прагът за заплати е намален от 75% на 60%

Съгласно първоначалния Закон CARES, трябваше да похарчите поне 75% от вашия заем по PPP за разходи за заплати, за да се класирате за пълно опрощаване. Законът за гъвкавост на PPP намали този праг на 60%.

Тази промяна направи пълното опрощаване по-достъпно за фирми със значителни разходи, различни от тези за заплати, като наем, комунални услуги или лихви по ипотеки. Останалите 40% вече могат да бъдат приложени към тези обхванати разходи, които не са за заплати.

Допустими разходи, различни от тези за заплати

В допълнение към заплатите, разходите, подлежащи на опрощаване, включват:

• Лихви по бизнес ипотеки (по задължения, съществуващи преди 15 февруари 2020 г.)
• Бизнес наем (по договори за наем, съществуващи преди 15 февруари 2020 г.)
• Бизнес комунални услуги (електричество, газ, вода, интернет, телефон)
• Обхванати оперативни разходи (бизнес софтуер и услуги за изчисления в облак)
• Разходи за щети на имущество (щети от обществени вълнения, които не се покриват от застраховка)
• Разходи за доставчици (основни стоки по договори, съществуващи преди 15 февруари 2020 г.)
• Разходи за защита на работниците (лични предпазни средства, модификации на съоръженията за безопасност срещу COVID)

Избор на 8-седмичен обхванат период

Ако сте получили вашия заем по PPP преди 5 юни 2020 г. и вашият бизнес се е върнал към почти нормални операции бързо, 8-седмичният вариант може да бъде по-добрият избор.

Предимства на 8-седмичния период

По-бързо разрешаване и приключване. Попълването на вашето заявление за опрощаване по-рано означава, че можете да затворите тази глава от финансовото управление от ерата на пандемията. За много собственици на фирми психическото натоварване от проследяването на съответствието с PPP е тежест, която искат да премахнат.

По-лесно съответствие при персонала. Поддържането на броя на служителите и нивата на заплатите за 8 седмици е значително по-лесно, отколкото за 24 седмици. Ако работната ви сила е стабилна, по-кратките срокове намаляват риска от случайни нарушения на изискванията.

Регулаторна сигурност. Правилата на PPP се променяха често през 2020 г. Кандидатстването съгласно правила, които вече разбирате, вместо да чакате потенциални бъдещи промени, предлага известна предвидимост.

По-ранна компенсация за собственика. За самонаети лица, еднолични търговци и служители-собственици, 8-седмичният период означава, че замяната на компенсацията на собственика е ограничена до 8/52 от нетната печалба за 2019 г. (максимум $15 385). Ако сте получили заема си след 5 юни 2020 г., се прилага 24-седмичният лимит от 2,5 месеца от нетната печалба за 2019 г. (максимум $20 833).

Кога 8-седмичният период има смисъл

Обмислете 8-седмичния период, ако:

• Сте похарчили средствата си по PPP бързо и изцяло за допустими разходи в рамките на първите два месеца
• Броят на вашите служители и заплатите им са останали стабилни
• Искате да разрешите процеса на опрощаване преди края на данъчната година
• Вашите разходи, различни от тези за заплати, са ниски спрямо общата сума на заема ви

Избор на 24-седмичен обхванат период

За повечето заемополучатели — особено тези, чиито приходи отнеха повече време, за да се възстановят — 24-седмичният период предлага значителни предимства.

Предимства на 24-седмичния период

По-ниското изискване за заплати създава повече гъвкавост. Комбинацията от 60% праг за заплати и по-дългия период дава на бизнеса повече пространство за постигане на пълно опрощаване. Ако вашите разходи за заплати са сравнително скромни в сравнение с общия ви заем, допълнителните седмици за натрупване на квалифициращи се разходи за заплати могат да направят значителна разлика.

Повече време за стратегическо планиране. Двадесет и четири седмици ви позволяват да работите в тясно сътрудничество с вашия счетоводител или финансов съветник, за да оптимизирате начина, по който категоризирате и документирате разходите. За сложни бизнеси с множество категории разходи това време за планиране има реална стойност.

По-високо максимално опрощаване за собствениците. Ако заемът ви е бил изплатен след 5 юни 2020 г., 24-седмичният лимит за компенсация на собственика от $20 833 (2,5 месеца от нетната печалба за 2019 г.) е по-висок от 8-седмичния еквивалент, което потенциално позволява по-голямо опрощаване за самонаети заемополучатели.

Защитна клауза за възстановяване на заплатите (Salary restoration safe harbor). Ако сте намалили заплатите на служителите по време на кризата, имате време до края на обхванатия период да ги възстановите и да избегнете намаляване на сумата за опрощаване. 24-седмичният прозорец ви дава повече време да извършите това възстановяване.

Кога 24-седмичният период има смисъл

Обмислете 24-седмичния период, ако:

• Възстановяването на приходите на вашия бизнес е било бавно и ви е необходимо повече време за разходване на средствата по PPP
• Разходите ви за заплати са ниски спрямо размера на вашия заем и се нуждаете от повече време, за да достигнете прага от 60%
• Намалили сте заплатите на служителите и ви е необходимо време да ги възстановите преди подаване на вашето заявление за опрощаване
• Искате максимално време, за да се консултирате с професионалисти и да оптимизирате изчисленията си за опрощаване

Капанът на ранното кандидатстване: Критично предупреждение

Тук много заемополучатели са допускали скъпоструващи грешки. Кандидатстването за опрощаване преди края на вашия покрит период може да създаде значителен проблем, ако сте намалили годишната заплата на някой служител с повече от 25%.

Санкцията за намаляване на заплатите се изчислява върху целия избран покрит период, а не само върху времето, което действително е изтекло към момента на кандидатстване.

Пример: Избирате 24-седмичния покрит период и кандидатствате след 10 седмици, защото сте похарчили всичките си средства. Но през тези 10 седмици сте намалили заплатата на един служител с 30%. Въпреки че сте кандидатствали рано, SBA изчислява намалението на опрощаването въз основа на пълния 24-седмичен период. Санкцията удря по-силно, отколкото ако бяхте избрали 8-седмичния период и бяхте кандидатствали на 8-ата седмица.

Изключението „защитено пристанище“ (safe harbor): Ако възстановите намалените заплати до края на покрития период (или до 31 декември 2020 г. съгласно първоначалното правило), можете да избегнете санкцията за намаляване на опрощаването. Но ако кандидатствате рано и все още не сте възстановили заплатите, губите достъп до тази защита.

В крайна сметка: Не кандидатствайте за опрощаване преди края на вашия покрит период, освен ако не сте сигурни, че всички изисквания за заплати и брой служители са изпълнени изцяло.

Разбиране на изискванията за ЕПРВ (Еквивалент на пълно работно време)

Опрощаването на заема може да бъде намалено пропорционално, ако средният ви брой служители на пълен работен ден (ЕПРВ) по време на покрития период е по-нисък от вашия базисен период. Вие избирате базисния период, който е най-благоприятен за вас:

• 15 февруари 2019 г. – 30 юни 2019 г.
• 1 януари 2020 г. – 29 февруари 2020 г.

Съществуват обаче определени изключения за намаленията на ЕПРВ. Опрощаването не се намалява, ако:

• Сте направили документирано, добросъвестно предложение за повторно наемане на служител, който е отказал
• Служител е бил уволнен по уважителна причина, доброволно е напуснал или доброволно е намалил работното си време
• Не сте успели да възстановите пълната си стопанска дейност поради здравни директиви, свързани с COVID-19 (за периода от 15 февруари 2020 г. до 31 декември 2020 г.)

За заеми от 50 000 долара или по-малко, намаленията на ЕПРВ и заплатите изобщо не влияят на сумата за опрощаване — значително опростяване за микро-заемополучателите.

Заеми, отпуснати след 5 юни 2020 г.

Ако вашият PPP заем е бил изплатен на или след 5 юни 2020 г., вие нямате избор: вашият покрит период е 24 седмици. Всички правила, описани по-горе, са приложими, включително прага от 60% за заплати и 24-седмичния таван за възнаграждение на собствениците.

Това също така означава, че изплащането на вашия заем започва по-късно. Имате срок до 10 месеца след края на вашия покрит период, за да кандидатствате за опрощаване, преди заемодателят да е длъжен да започне да събира плащания по главницата и лихвите.

Как да документирате вашето заявление за опрощаване

Независимо кой покрит период изберете, ще трябва да поддържате изчерпателна документация. Дори ако формулярът за опрощаване не изисква подаване на документация в момента на кандидатстване, SBA може да поиска записи по време на преглед или одит.

Документация за заплати, която трябва да съхранявате:

• Банкови извлечения или отчети от външен доставчик на услуги за обработка на заплати
• Данъчни формуляри (941, 940, W-2, W-3), обхващащи периода на заема
• Подадени декларации за държавен подоходен данък, данък върху заплатите и осигуровки за безработица

Документация извън заплатите, която трябва да съхранявате:

• Извлечения по бизнес ипотеки и погасителни планове
• Договори за наем и разписки за наем
• Фактури за комунални услуги и извлечения по сметки

Длъжни сте да съхранявате тези записи в продължение на 4 години (свързани със заетостта) и 3 години (цялата останала документация) след подаването на вашето заявление за опрощаване.

Вземане на решение: Рамка за действие

Използвайте тези въпроси, за да насочите избора си:

1. Вече похарчили ли сте всички средства по PPP? Ако да и разходването е станало в рамките на 8 седмици, по-краткият период може да приключи нещата по-бързо.

2. Намалихте ли заплатата на някой служител с повече от 25%? Ако да и все още не сте възстановили напълно заплатите, 24-седмичният период ви дава повече време — но бъдете внимателни с ранното кандидатстване.

3. Близо ли са вашите разходи за заплати до 60% от размера на заема? Ако сте близо до прага, може да не се нуждаете от допълнителни седмици, за да се класирате за пълно опрощаване.

4. Имате ли сложни разходи и множество служители? 24-седмичният период ви дава повече време да организирате документацията и да се консултирате с професионалист.

5. Натежава ли ви административната тежест? Има реална полза от приключването на съответствието с правилата на PPP. Ако вашите числа излизат, 8-седмичният вариант осигурява спокойствие по-рано.

Поддържайте финансовите си записи готови за опрощаване

Опрощаването на PPP заема в крайна сметка се свежда до документация. Бизнесите, които успешно постигат пълно опрощаване, са тези с чисти, организирани записи, показващи точно как е похарчен всеки долар по време на покрития период.

Това е моментът, в който солидните счетоводни практики носят своите дивиденти. Независимо дали проследявате разходите за заплати, категоризирате наема и комуналните услуги или документирате възнаграждението на собствениците, наличието на точни финансови записи в готовност прави процеса на кандидатстване за опрощаване далеч по-малко стресиращ.

Опростете вашето финансово управление

Справянето с опрощаването на PPP заеми е само едно от многото финансови предизвикателства, пред които са изправени собствениците на малък бизнес. Поддържането на ясни и организирани записи през цялата година — а не само в момента на опрощаване — улеснява всяка задача по съответствие.

Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текстов формат, което ви осигурява пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни. Вашите записи са четими от човек, с контрол на версиите и лесни за одит — точно това, от което се нуждаете при работа с програми като PPP. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти се доверяват на plain-text счетоводството за своите най-важни финансови записи.