Remise de prêt PPP : devriez-vous choisir la période couverte de 8 ou 24 semaines ?

Lorsque la loi sur la flexibilité du programme de protection des salaires (PPP Flexibility Act) a été adoptée en juin 2020, elle a offert aux propriétaires de petites entreprises une décision inattendue : s'en tenir à la période couverte initiale de 8 semaines pour la remise de votre prêt PPP, ou passer à la nouvelle fenêtre de 24 semaines. Pour de nombreux emprunteurs, ce choix a été perçu comme un soulagement bienvenu — plus de temps, plus de flexibilité. Mais la décision n'est pas toujours aussi simple que « plus c'est long, mieux c'est ».

Si votre prêt PPP a été attribué avant le 5 juin 2020, vous avez la possibilité de choisir entre ces deux périodes couvertes. Comprendre les compromis peut faire la différence entre une remise totale et un solde de prêt qui se transforme en une dette que vous devrez rembourser.

Ce guide détaille tout ce que vous devez savoir pour prendre la bonne décision pour votre entreprise.

Qu'est-ce que la période couverte ?

La période couverte est la fenêtre de temps pendant laquelle vous devez dépenser les fonds de votre prêt PPP pour des dépenses admissibles afin de bénéficier d'une remise. À l'origine, sous la loi CARES Act, il s'agissait d'une période fixe de 8 semaines commençant à la date à laquelle votre prêteur a décaissé le prêt.

La loi sur la flexibilité du PPP a considérablement modifié les règles :

• Les emprunteurs dont les prêts ont été décaissés le 5 juin 2020 ou après ont automatiquement bénéficié d'une période couverte de 24 semaines.
• Les emprunteurs ayant des dates de décaissement antérieures ont eu le choix : conserver la période de 8 semaines ou opter pour la fenêtre de 24 semaines.

La période couverte se termine lorsque vous avez soit utilisé la totalité des fonds de votre prêt pour des dépenses admissibles, soit lorsque la fenêtre de temps se referme — selon la première éventualité.

Changements de règles clés affectant les deux périodes

Avant de plonger dans la comparaison entre 8 et 24 semaines, il est utile de comprendre les changements de règles qui s'appliquent quelle que soit la période choisie.

Le seuil de la masse salariale est passé de 75 % à 60 %

Sous la loi CARES Act initiale, vous deviez consacrer au moins 75 % de votre prêt PPP aux coûts salariaux pour bénéficier d'une remise totale. La loi sur la flexibilité du PPP a ramené ce seuil à 60 %.

Ce changement a rendu la remise totale plus accessible pour les entreprises ayant des dépenses non salariales importantes comme le loyer, les services publics ou les intérêts hypothécaires. Les 40 % restants peuvent désormais être appliqués à ces coûts couverts non liés à la paie.

Dépenses non salariales admissibles

En plus de la paie, les dépenses remboursables comprennent :

• Les intérêts hypothécaires commerciaux (sur les obligations en place avant le 15 février 2020)
• Le loyer commercial (sur les baux en place avant le 15 février 2020)
• Les services publics de l'entreprise (électricité, gaz, eau, internet, téléphone)
• Les dépenses d'exploitation couvertes (logiciels d'entreprise et services d'informatique en nuage/cloud)
• Les coûts des dommages matériels (dommages causés par des troubles publics non couverts par l'assurance)
• Les coûts des fournisseurs (biens essentiels dans le cadre de contrats en place avant le 15 février 2020)
• Les dépenses de protection des travailleurs (équipements de protection individuelle, modifications des installations pour la sécurité liée à la COVID)

Choisir la période couverte de 8 semaines

Si vous avez reçu votre prêt PPP avant le 5 juin 2020 et que votre entreprise a repris des activités quasi normales rapidement, l'option des 8 semaines pourrait être le meilleur choix.

Avantages de la période de 8 semaines

Résolution et clôture plus rapides. Remplir votre demande de remise plus tôt signifie que vous pouvez clore ce chapitre de la gestion financière de l'ère pandémique. Pour de nombreux propriétaires d'entreprise, la charge mentale liée au suivi de la conformité au PPP est un fardeau dont ils souhaitent se débarrasser.

Conformité simplifiée en matière de personnel. Maintenir les effectifs et les niveaux de salaire sur 8 semaines est nettement plus facile que de le faire sur 24 semaines. Si votre main-d'œuvre est stable, des délais plus courts réduisent le risque d'échecs de conformité accidentels.

Certitude réglementaire. Les règles du PPP ont évolué fréquemment tout au long de l'année 2020. Faire une demande selon les règles que vous comprenez déjà, plutôt que d'attendre d'éventuels changements futurs, offre un certain degré de prévisibilité.

Rémunération anticipée des propriétaires. Pour les travailleurs indépendants, les entreprises individuelles et les propriétaires-employés, la période de 8 semaines signifie que le remplacement de votre rémunération de propriétaire est plafonné à 8/52 du bénéfice net de 2019 (maximum 15 385 $). Si vous avez reçu votre prêt après le 5 juin 2020, le plafond de 24 semaines s'applique à 2,5 mois de bénéfice net de 2019 (maximum 20 833$).

Quand la période de 8 semaines est judicieuse

Envisagez la période de 8 semaines si :

• Vous avez dépensé vos fonds PPP rapidement et entièrement pour des dépenses admissibles au cours des deux premiers mois.
• Vos effectifs et vos salaires sont restés stables.
• Vous souhaitez résoudre le processus de remise avant la fin de l'année fiscale.
• Vos dépenses non salariales sont faibles par rapport au montant total de votre prêt.

Choisir la période couverte de 24 semaines

Pour la plupart des emprunteurs — en particulier ceux dont les revenus ont mis plus de temps à se redresser — la période de 24 semaines offre des avantages significatifs.

Avantages de la période de 24 semaines

L'exigence de paie réduite crée plus de flexibilité. La combinaison du seuil de paie de 60 % et de l'échéancier plus long donne aux entreprises plus de marge de manœuvre pour obtenir une remise totale. Si vos coûts salariaux sont relativement modestes par rapport à votre prêt total, les semaines supplémentaires pour accumuler des dépenses de paie admissibles peuvent faire une différence notable.

Plus de temps pour la planification stratégique. Vingt-quatre semaines vous permettent de travailler en étroite collaboration avec votre comptable ou votre conseiller financier pour optimiser la catégorisation et la documentation de vos dépenses. Pour les entreprises complexes ayant plusieurs catégories de dépenses, ce temps de planification a une réelle valeur.

Remise maximale plus élevée pour les propriétaires. Si votre prêt a été décaissé après le 5 juin 2020, le plafond de rémunération des propriétaires sur 24 semaines de 20 833 $ (2,5 mois de bénéfice net de 2019) est plus élevé que l'équivalent sur 8 semaines, ce qui permet potentiellement une remise plus importante pour les emprunteurs indépendants.

Disposition de protection pour le rétablissement des salaires. Si vous avez réduit les salaires de vos employés pendant la crise, vous avez jusqu'à la fin de la période couverte pour les rétablir et éviter des réductions de remise. Une fenêtre de 24 semaines vous donne plus de temps pour exécuter ce rétablissement.

Quand la période de 24 semaines est pertinente

Envisagez la période de 24 semaines si :

• Le rétablissement des revenus de votre entreprise a été lent et vous avez eu besoin de plus de temps pour dépenser les fonds du PPP
• Vos dépenses de paie sont faibles par rapport au montant de votre prêt, et vous avez besoin de plus de temps pour atteindre le seuil de 60 %
• Vous avez réduit les salaires des employés et avez besoin de temps pour les rétablir avant votre demande de remise de prêt
• Vous souhaitez un délai maximal pour consulter des professionnels et optimiser votre calcul de remise de prêt

Le piège de la demande anticipée : un avertissement crucial

C'est ici que de nombreux emprunteurs ont commis des erreurs coûteuses. Demander la remise de prêt avant la fin de votre période couverte peut créer un problème important si vous avez réduit le salaire annuel d'un employé de plus de 25 %.

La pénalité de réduction de salaire est calculée sur l'ensemble de la période couverte sélectionnée, et non seulement sur le temps qui s'est réellement écoulé au moment où vous postulez.

Exemple : Vous choisissez la période couverte de 24 semaines et vous postulez après 10 semaines parce que vous avez dépensé tous vos fonds. Mais au cours de ces 10 semaines, vous avez réduit le salaire d'un employé de 30 %. Même si vous avez postulé tôt, la SBA calcule la réduction de la remise sur la base de la période complète de 24 semaines. La pénalité est plus lourde que si vous aviez choisi la période de 8 semaines et postulé à la semaine 8.

L'exception de la sphère de sécurité : Si vous rétablissez les salaires réduits d'ici la fin de la période couverte (ou d'ici le 31 décembre 2020, selon la sphère de sécurité d'origine), vous pouvez éviter la pénalité de réduction de la remise. Mais si vous postulez tôt et que vous n'avez pas encore rétabli les salaires, vous perdez l'accès à cette protection.

L'essentiel : Ne demandez pas la remise de prêt avant la fin de votre période couverte, à moins d'être certain que toutes les exigences en matière de salaire et d'effectifs ont été pleinement respectées.

Comprendre les exigences en matière d'EPT (Équivalent Plein Temps)

La remise de prêt peut être réduite proportionnellement si votre nombre moyen d'employés en équivalent plein temps (EPT) pendant la période couverte est inférieur à celui de votre période de référence. Vous choisissez la période de référence la plus favorable :

• 15 février 2019 – 30 juin 2019
• 1er janvier 2020 – 29 février 2020

Cependant, certaines exemptions existent pour les réductions d'EPT. La remise n'est pas réduite si :

• Vous avez fait une offre de réembauche documentée et de bonne foi à un employé qui l'a déclinée
• Un employé a été licencié pour motif valable, a démissionné volontairement ou a réduit volontairement ses heures
• Vous avez été incapable de rétablir la pleine activité commerciale en raison des directives sanitaires liées à la COVID-19 (pour la période du 15 février 2020 au 31 décembre 2020)

Pour les prêts de 50 000 $ ou moins, les réductions d'EPT et les réductions de salaire n'affectent pas du tout le montant de votre remise — une simplification significative pour les micro-emprunteurs.

Prêts accordés après le 5 juin 2020

Si votre prêt PPP a été décaissé le 5 juin 2020 ou après, vous n'avez pas le choix : votre période couverte est de 24 semaines. Toutes les règles décrites ci-dessus s'appliquent, y compris le seuil de paie de 60 % et le plafond de rémunération des propriétaires sur 24 semaines.

Cela signifie également que le remboursement de votre prêt commence plus tard. Vous avez jusqu'à 10 mois après la fin de votre période couverte pour demander la remise de prêt avant que votre prêteur ne soit tenu de commencer à percevoir les paiements du principal et des intérêts.

Comment documenter votre demande de remise de prêt

Quel que soit le type de période couverte que vous sélectionnez, vous devrez tenir des registres approfondis. Même si votre formulaire de remise n'exige pas la soumission de documents au moment de la demande, la SBA peut demander des dossiers lors d'un examen ou d'un audit.

Documentation relative à la paie à conserver :

• Relevés de compte bancaire ou rapports d'un tiers fournisseur de services de paie
• Formulaires fiscaux (941, 940, W-2, W-3) couvrant la période du prêt
• Déclarations d'État concernant l'impôt sur le revenu, la paie et l'assurance chômage

Documentation hors paie à conserver :

• Relevés de prêts hypothécaires commerciaux et tableaux d'amortissement
• Contrats de bail et reçus de loyer
• Factures de services publics et relevés de compte

Vous êtes tenu de conserver ces dossiers pendant 4 ans (pour ce qui concerne l'emploi) et 3 ans (pour toute autre documentation) suivant la soumission de votre demande de remise de prêt.

Prendre la décision : un cadre de réflexion

Utilisez ces questions pour guider votre choix :

1. Avez-vous déjà dépensé tous les fonds du PPP ? Si oui et que les dépenses ont eu lieu dans les 8 semaines, la période plus courte peut permettre de régler les choses plus rapidement.

2. Avez-vous réduit le salaire d'un employé de plus de 25 % ? Si oui et que vous n'avez pas encore pleinement rétabli les salaires, la période de 24 semaines vous donne plus de marge de manœuvre — mais soyez prudent quant à une demande anticipée.

3. Vos coûts de paie sont-ils proches de 60 % du montant du prêt ? Si vous êtes proche du seuil, vous n'aurez peut-être pas besoin de semaines supplémentaires pour bénéficier d'une remise totale.

4. Avez-vous des dépenses complexes et de multiples employés ? La période de 24 semaines vous donne plus de temps pour organiser la documentation et consulter un professionnel.

5. Le fardeau administratif vous pèse-t-il ? Il y a une réelle valeur à clore la conformité au PPP. Si vos chiffres concordent, l'option de 8 semaines offre une tranquillité d'esprit plus tôt.

Gardez vos dossiers financiers prêts pour la remise de prêt

La remise de prêt PPP repose finalement sur la documentation. Les entreprises qui réussissent à obtenir une remise totale sont celles qui disposent de dossiers propres et organisés montrant exactement comment chaque dollar a été dépensé pendant la période couverte.

C'est là que des pratiques de comptabilité solides portent leurs fruits. Que vous suiviez les dépenses de paie, catégorisiez les loyers et les services publics ou documentiez la rémunération des propriétaires, le fait d'avoir des dossiers financiers précis à portée de main rend le processus de demande de remise de prêt beaucoup moins stressant.

Simplifiez votre gestion financière

Gérer la remise de dette du PPP n'est qu'un des nombreux défis financiers auxquels sont confrontés les propriétaires de petites entreprises. Maintenir des registres clairs et organisés tout au long de l'année — et pas seulement au moment de la remise — facilite chaque tâche de conformité.

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