Що робити після схвалення кредиту PPP: Ваш повний план дій

Ви щойно отримали схвалення за кредитом у межах Програми захисту зарплати (PPP) — вітаємо! Але тепер починається справжня робота. Те, що ви зробите в дні та тижні після схвалення, визначить, чи досягнете ви повного прощення кредиту, чи зрештою будете повертати значну частину з відсотками.

Різниця між компаніями, які успішно проходять процедуру прощення PPP, і тими, хто стикається з труднощами, часто полягає в одному: точному знанні кроків, які необхідно зробити відразу після схвалення. Давайте розберемо ваш повний план дій після отримання схвалення.

Чому ваші наступні кроки настільки важливі

PPP не був просто «безкоштовними грошима» — він супроводжувався конкретними вимогами, які ви мали виконати для отримання права на прощення. Згідно з даними Міністерства фінансів, позичальники повинні були використовувати щонайменше 60% коштів на витрати з оплати праці, вести належну документацію та дотримуватися певних часових рамок. Невиконання будь-якої з цих вимог могло означати перетворення вашого кредиту, що підлягає прощенню, на реальний борг.

Ще важливіше те, що Адміністрація малого бізнесу (SBA) залишила за собою право проводити аудит вашого кредиту протягом шести років після його прощення. Це означає, що дії, які ви вживаєте сьогодні, мають витримати перевірку через роки.

Крок 1: Поверніть свою команду (якщо це актуально)

Якщо ви звільнили працівників або відправили їх у неоплачувану відпустку, вашим першим пріоритетом було відновлення зв'язку з вашою командою. Повторний найм цих працівників був не просто хорошим кроком для морального духу — він був необхідним для прощення кредиту.

Чому це було важливо: Формула прощення PPP включала розрахунок скорочення еквівалента повної зайнятості (FTE). Якщо ваша середня кількість FTE протягом охоплюваного періоду впала нижче вашого базового рівня (зазвичай це період з 15 лютого 2019 року по 30 червня 2019 року або з 1 січня 2020 року по 29 лютого 2020 року), сума прощення могла бути пропорційно зменшена.

План дій:

• Негайно зв'яжіться зі звільненими або відправленими у відпустку працівниками
• Документуйте всі пропозиції про повторний найм у письмовій формі, навіть якщо працівники відмовилися
• Ведіть детальний облік виплаченої заробітної плати та відпрацьованих годин
• Якщо працівники відмовилися повертатися, задокументуйте ці пропозиції — для таких ситуацій передбачені «захисні положення» (safe harbors), які захищали вашу суму прощення

Порада професіонала: Навіть якщо ви не могли негайно відновити попередні обов'язки працівників через спад у бізнесі, утримання їх на повній заробітній платі протягом охоплюваного періоду часто було правильним фінансовим рішенням, якщо це означало повне прощення кредиту.

Крок 2: Налаштуйте окремий фінансовий облік

Однією з найбільших помилок компаній було змішування коштів PPP з регулярними операційними рахунками без чітких систем відстеження. Це робило документування належного використання майже неможливим, коли приходив час подавати заявку на прощення.

Відкрийте окремий рахунок: Багато фінансових консультантів рекомендували відкрити спеціальний поточний рахунок саме для коштів PPP. Це створювало чіткий паперовий слід, який показував, як саме було витрачено кожен долар.

Дотримуйтесь правила 60/40: Щонайменше 60% вашого кредиту PPP мали спрямовуватися на витрати з оплати праці, а решта 40% могли бути використані на:

• Виплату відсотків за іпотекою (не основної суми)
• Орендні платежі
• Комунальні платежі
• Покриття операційних витрат
• Покриття витрат на відшкодування збитків майну
• Покриття витрат на постачальників
• Покриття витрат на захист працівників

Налаштуйте категорії: Створіть бухгалтерські категорії, які безпосередньо відповідають вимогам SBA щодо прощення. Це значно полегшить формування вашої заяви на прощення кредиту.

Крок 3: Впровадьте надійні системи документування

Коли справа доходила до прощення PPP, документації рівня «достатньо непогано» було замало. SBA могла вимагати детальні записи, а кредитори часто мали специфічні вимоги до заяви на прощення.

Що вам потрібно було відстежувати:

• Витрачена сума: Точні суми в доларах для кожної транзакції
• Дата транзакції: Коли виникла витрата, а не коли ви її оплатили
• Призначення та одержувач: Хто отримав платіж і чому
• Підтверджувальна документація: Оригінали квитанцій, інвойси, анульовані чеки або банківські виписки

Необхідна документація щодо оплати праці:

• Виписки з банківських рахунків, що підтверджують виплати зарплати
• Податкові форми (940, 941, державні щоквартальні звіти про заробітну плату)
• Квитанції про оплату або анульовані чеки
• Звіти про нарахування заробітної плати від вашого провайдера
• Документація про будь-які внески на пенсійне або медичне страхування

Необхідна документація щодо інших витрат:

• Копія вашого договору іпотеки або оренди
• Квитанції або анульовані чеки за комунальні послуги
• Документація, що підтверджує здійснення платежів протягом охоплюваного періоду
• Доказ того, що витрати були активними до 15 лютого 2020 року

Критична помилка, якої слід уникати: Самих лише банківських виписок було недостатньо. Вам потрібні були первинні інвойси, квитанції та контракти, які доводили, що витрати відповідали правилам PPP.

Крок 4: Стратегічно оберіть свій охоплюваний період

Ви мали можливість обирати охоплюваний період — або 8, або 24 тижні, починаючи з дати виплати кредиту. Цей вибір мав суттєві наслідки.

8-тижневий варіант мав сенс, якщо:

• Ви отримали кредит рано і потребували коштів швидко
• Ваш бізнес відновився достатньо, щоб самостійно виплачувати зарплату
• Ви хотіли подати заявку на прощення раніше

24-тижневий варіант був кращим, коли:

• Відновлення вашого доходу було повільнішим
• Вам потрібно було більше часу для виконання вимог щодо FTE
• Ви хотіли отримати максимальну гнучкість у витрачанні коштів

Важливо: Щойно ви обирали охоплюваний період, ви не могли його змінити. Приймайте це рішення ретельно, виходячи з ваших конкретних обставин.

Крок 5: Уважно стежте за термінами нарахування заробітної плати

Програма захисту заробітної плати (PPP) мала конкретні правила щодо того, коли витрати на оплату праці враховувалися для прощення кредиту, і помилка в цьому могла зменшити суму прощення.

Варіант альтернативного звітного періоду виплати заробітної плати: Ви могли вибрати перший день вашого першого періоду оплати після отримання кредиту як дату початку вашого звітного періоду. Це часто краще працювало для бізнесів із двотижневим або півмісячним графіком виплат.

Правило «виплачено або нараховано»: Витрати на оплату праці вважалися виплаченими в день видачі чеків або ініціювання банківських переказів (ACH). Витрати, які були нараховані, але не виплачені протягом вашого звітного періоду, враховувалися, якщо вони були сплачені до наступної дати регулярної виплати.

Що це означало на практиці: Якщо ваш звітний період закінчувався в середу, а наступна виплата заробітної плати була лише в п'ятницю, ви могли включити п'ятничну виплату, якщо вона покривала роботу, виконану протягом вашого звітного періоду.

Крок 6: Правильно вирішуйте ситуації з працівниками

Розрахунок еквівалента повної зайнятості (FTE) став перешкодою для багатьох підприємств. Розуміння нюансів допомогло максимізувати суму прощення.

«Безпечні гавані» (винятки) для скорочення FTE: Ви не стикалися зі зменшенням суми прощення через FTE, якщо могли документально підтвердити, що:

• Ви зробили добросовісну письмову пропозицію про повторне найняття працівника, яку було відхилено
• Працівник добровільно звільнився або попросив про скорочення робочого часу
• Ви не змогли знайти кваліфікованих працівників на вакантні посади
• Ви не змогли відновити роботу бізнесу до рівня 15 лютого 2020 року через обмеження, пов'язані з COVID-19

Документація — це головне: Ведіть письмові записи всіх пропозицій про повторне найняття, відповідей працівників та ваших спроб зберегти чисельність персоналу.

Крок 7: Розуміння податкових наслідків

Податковий режим кредитів PPP викликав плутанину, але правильне розуміння було важливим для вашого фінансового результату.

Основні податкові правила:

• Прощені кредити PPP не були оподатковуваним доходом
• Витрати, сплачені коштами PPP, повністю підлягали вирахуванню з податкової бази
• Вам не потрібно було зменшувати витрати, що підлягають вирахуванню, на суму вашого прощеного кредиту

Податкові особливості штатів: Хоча федеральний підхід був чітким, деякі штати спочатку намагалися оподатковувати прощені суми PPP або забороняти вирахування витрат. Перевірте конкретні правила вашого штату або проконсультуйтеся з податковим фахівцем, знайомим із правилами вашого штату щодо кредитів PPP.

Крок 8: Підготуйте заявку на прощення заздалегідь

Не чекайте закінчення звітного періоду, щоб подумати про заявку на прощення. Починайте підготовку негайно.

Вибір форми: Більшість позичальників із сумою 150 000 доларів США або менше могли використовувати спрощену форму 3508S. Для більших кредитів потрібні були детальніші форми 3508 або 3508EZ.

Необхідна інформація:

• Ваш номер кредиту PPP та дата виплати коштів
• Кількість працівників на момент подання заявки на кредит та на момент подання заявки на прощення
• Витрати на оплату праці протягом вашого звітного періоду
• Витрати, не пов'язані з оплатою праці, з підтверджувальною документацією
• Розрахунки FTE, якщо застосовно

Терміни: Ви могли подати заявку на прощення в будь-який час після закінчення звітного періоду до дати погашення кредиту. Однак раннє подання означало швидше припинення нарахування відсотків (хоча ставка становила лише 1%).

Крок 9: Спілкуйтеся зі своїм кредитором

Ваш кредитор був вашою основною контактною особою в процесі прощення. Побудова добрих стосунків допомогла полегшити цей шлях.

Що запитати у кредитора:

• Яка саме документація їм потрібна?
• У якому форматі мають бути документи (цифровий чи паперовий)?
• Який їхній типовий термін розгляду заявок?
• До кого звертатися з питаннями під час процесу?

Узгодьте очікування: Деякі кредитори були перевантажені заявками на прощення. Розуміння їхніх термінів допомогло вам спланувати дії.

Крок 10: Зберігайте записи протягом шести років

Термін аудиту SBA (Управління малого бізнесу) становив шість років з дати прощення або погашення кредиту. Це означало, що ваша робота не закінчувалася навіть після отримання схвалення прощення.

Що зберігати:

• Усю документацію, що підтверджує вашу заявку на прощення
• Записи, що підтверджують використання вами коштів PPP
• Записи про виплату заробітної плати та податкові декларації
• Банківські виписки за ваш звітний період
• Будь-яке листування з кредитором або SBA

Рекомендації щодо зберігання: Зберігайте як цифрові, так і фізичні копії в кількох місцях. Хмарне сховище забезпечило додатковий рівень захисту від втрати.

Типові помилки, які призводили до зменшення суми прощення

Аналіз помилок інших допоміг бізнесам уникнути дорогих прорахунків:

1. Поєднання допомоги по безробіттю з виплатами PPP: Якщо працівники отримували допомогу по безробіттю, перебуваючи у вашій відомості на виплату PPP, це могло створити проблеми з розрахунками прощення.

2. Погашення основної суми кредитів: Лише відсотки за іпотекою враховувалися для прощення, а не платежі в рахунок основного боргу.

3. Пропуск дедлайну для відновлення FTE: Деякі позичальники не усвідомлювали, що мають час до кінця звітного періоду, щоб відновити чисельність персоналу (FTE).

4. Недостатня документація: Багато підприємств, які правильно використовували кошти, все одно мали труднощі з прощенням, оскільки не змогли надати достатніх доказів.

5. Неправильне розуміння правила 60/40: Деякі позичальники вважали, що вони повинні витратити рівно 60% на заробітну плату і 40% на інші витрати. Насправді потрібно було витратити щонайменше 60% на зарплату — ви могли використати до 100% на зарплату, якщо це було краще для вашого бізнесу.

Що якщо ви не змогли виконати всі вимоги?

Не кожне підприємство отримало повне прощення, і це було нормально. Часткове прощення все одно було цінним.

Зрозумійте ваші варіанти:

• Часткове прощення зменшило залишок вашого кредиту
• Будь-яка непрощена сума ставала кредитом під 1% річних із датою погашення
• Ви мали шестимісячний період відстрочки з моменту закінчення періоду покриття до початку платежів

Коли погашення мало сенс: У деяких випадках, особливо для невеликих кредитів, підприємства вирішували повернути кошти, а не проходити через складний процес подання заявок на прощення. При ставці 1% це часто було розумним бізнес-рішенням.

Тримайте свої фінансові записи в порядку після PPP

Незалежно від того, чи отримали ви повне прощення, досвід участі в програмі PPP підкреслив важливість надійних систем фінансового відстеження. Дисципліна, яку ви розвинули під час відстеження коштів PPP, має поширюватися на всі фінанси вашого бізнесу.

Точне ведення бухгалтерії з першого дня запобігає проблемам у майбутньому — не лише для прощення кредиту, але й для підготовки податкової звітності, фінансового аналізу та бізнес-планування. Багато компаній виявили, що системи, які вони впровадили для відстеження PPP, покращили їхнє загальне фінансове управління.

Спростіть своє фінансове управління

Належне управління коштами PPP вимагало ретельного ведення записів та фінансової організації. Якщо відстеження кожної витрати та підтримання належної документації здавалося обтяжливим, ви не самі. Beancount.io пропонує текстову бухгалтерію (plain-text accounting), яка забезпечує повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — кожна транзакція є читабельною, підтримує контроль версій і готова до використання ШІ для сучасного фінансового аналізу. Почніть безкоштовно та спробуйте управління фінансами, створене для чіткості та контролю.