Que faire après l'approbation de votre prêt PPP : votre plan d'action complet

Vous venez de recevoir l'approbation pour votre prêt du Programme de protection des salaires (PPP) — félicitations ! Mais le vrai travail commence maintenant. Ce que vous ferez dans les jours et semaines suivant l'approbation déterminera si vous obtiendrez une remise de prêt totale ou si vous finirez par en rembourser une partie importante avec intérêts.

La différence entre les entreprises qui réussissent à naviguer dans la remise de prêt PPP et celles qui éprouvent des difficultés réside souvent dans une seule chose : savoir exactement quelles mesures prendre immédiatement après l'approbation. Passons en revue votre plan d'action complet post-approbation.

Pourquoi vos prochaines étapes sont si importantes

Le PPP n'était pas simplement de l'argent gratuit — il était assorti d'exigences spécifiques que vous deviez respecter pour obtenir la remise. Selon le Département du Trésor, les emprunteurs devaient utiliser au moins 60 % des fonds pour les coûts salariaux, tenir une documentation appropriée et respecter des délais précis. Le non-respect de l'une de ces exigences pourrait transformer votre prêt remboursable en une dette réelle.

Plus important encore, la SBA s'est réservé le droit d'auditer votre prêt jusqu'à six ans après la remise. Cela signifie que les mesures que vous prenez aujourd'hui devront résister à un examen minutieux des années plus tard.

Étape 1 : Réintégrer votre équipe (le cas échéant)

Si vous avez licencié ou mis en congé technique des employés, votre première priorité était de reprendre contact avec votre équipe. Réembaucher ces employés n'était pas seulement bon pour le moral — c'était essentiel pour la remise du prêt.

Pourquoi c'était important : La formule de remise du PPP comprenait un calcul de réduction des équivalents temps plein (ETP). Si votre nombre moyen d'ETP pendant votre période couverte tombait en dessous de votre niveau de référence (généralement la période du 15 février 2019 au 30 juin 2019, ou du 1er janvier 2020 au 29 février 2020), le montant de votre remise pouvait être réduit proportionnellement.

Mesures à prendre :

• Contactez immédiatement les employés licenciés ou en congé
• Documentez toutes les offres de réembauche par écrit, même si les employés ont refusé
• Tenez des registres détaillés des salaires versés et des heures travaillées
• Si des employés ont refusé de revenir, documentez les offres — ces situations bénéficiaient de clauses de sauvegarde qui protégeaient le montant de votre remise

Conseil de pro : Même si vous ne pouviez pas immédiatement redonner aux employés leurs responsabilités antérieures en raison d'une activité réduite, les maintenir sur la liste de paie complète pendant la période couverte était souvent la bonne décision financière si cela permettait une remise totale du prêt.

Étape 2 : Mettre en place un suivi financier dédié

L'une des plus grandes erreurs commises par les entreprises a été de mélanger les fonds PPP avec les comptes d'exploitation habituels sans système de suivi clair. Cela a rendu la documentation de l'utilisation appropriée presque impossible au moment de demander la remise.

Ouvrez un compte séparé : De nombreux conseillers financiers ont recommandé d'ouvrir un compte courant dédié spécifiquement aux fonds PPP. Cela a créé une piste d'audit claire montrant exactement comment chaque dollar a été dépensé.

Suivez la règle des 60/40 : Au moins 60 % de votre prêt PPP devait être consacré aux coûts salariaux, les 40 % restants étant disponibles pour :

• Paiements d'intérêts hypothécaires (pas le capital)
• Paiements de loyer
• Paiements de services publics
• Dépenses d'exploitation couvertes
• Coûts des dommages matériels couverts
• Coûts des fournisseurs couverts
• Dépenses de protection des travailleurs couvertes

Configurez vos catégories : Créez des catégories comptables correspondant directement aux exigences de remise de la SBA. Cela a rendu la production de votre demande de remise infiniment plus facile.

Étape 3 : Mettre en œuvre des systèmes de documentation infaillibles

En matière de remise de prêt PPP, une documentation "suffisante" ne suffisait pas. La SBA pouvait demander des dossiers détaillés, et les prêteurs avaient souvent des exigences spécifiques pour la demande de remise.

Ce que vous deviez suivre :

• Montant dépensé : Montants exacts en dollars pour chaque transaction
• Date de la transaction : Quand la dépense a eu lieu, pas quand vous l'avez payée
• Objet et bénéficiaire : Qui a reçu le paiement et pourquoi
• Justificatifs : Reçus originaux, factures, chèques annulés ou relevés bancaires

Documentation salariale requise :

• Relevés de compte bancaire montrant les paiements de salaires
• Formulaires fiscaux (940, 941, rapports trimestriels d'État sur les salaires)
• Reçus de paiement ou chèques annulés
• Rapports de paie de votre prestataire de services de paie
• Documentation de toutes les cotisations de retraite ou d'assurance santé

Documentation non salariale requise :

• Copie de votre contrat d'hypothèque ou de bail
• Reçus ou chèques annulés pour les services publics
• Documentation montrant que les paiements ont été effectués pendant la période couverte
• Preuve que les dépenses étaient actives avant le 15 février 2020

Erreur critique à éviter : Les relevés bancaires seuls n'étaient pas une documentation suffisante. Vous aviez besoin des factures, reçus et contrats sous-jacents prouvant que les dépenses étaient éligibles selon les règles du PPP.

Étape 4 : Choisir stratégiquement votre période couverte

Vous aviez la flexibilité de choisir votre période couverte — soit 8 ou 24 semaines à compter de la date de versement de votre prêt. Ce choix avait des implications importantes.

L'option de 8 semaines était logique si :

• Vous avez reçu votre prêt tôt et aviez besoin de fonds rapidement
• Votre entreprise s'était suffisamment rétablie pour maintenir la paie de manière indépendante
• Vous vouliez demander la remise plus tôt

L'option de 24 semaines était préférable quand :

• La reprise de vos revenus était plus lente
• Vous aviez besoin de plus de temps pour satisfaire aux exigences d'ETP
• Vous vouliez une flexibilité maximale dans l'utilisation des fonds

Important : Une fois que vous aviez choisi votre période couverte, vous ne pouviez plus la modifier. Prenez cette décision avec soin en fonction de votre situation spécifique.

Étape 5 : Gérez soigneusement le calendrier de la paie

Le PPP comportait des règles spécifiques concernant le moment où les coûts de paie comptaient pour la remise de prêt, et une erreur à ce sujet pouvait réduire le montant de votre exonération.

L'option de période de paie couverte alternative : Vous pouviez choisir d'utiliser le premier jour de votre première période de paie suivant le versement de votre prêt comme date de début de votre période couverte. Cela fonctionnait souvent mieux pour les entreprises ayant des cycles de paie bihebdomadaires ou bimensuels.

Règle du payé ou engagé : Les coûts de paie étaient considérés comme payés le jour où vous distribuiez les chèques de paie ou initiiez les virements ACH. Pour les coûts engagés mais non payés pendant votre période couverte, ils comptaient s'ils étaient payés à la date de paie régulière suivante.

Ce que cela signifiait en pratique : Si votre période couverte se terminait un mercredi mais que votre prochaine paie n'était que le vendredi, vous pouviez inclure la paie du vendredi si elle couvrait le travail effectué pendant votre période couverte.

Étape 6 : Gérez correctement les situations liées aux employés

Le calcul des ETP (Équivalent Temps Plein) a piégé de nombreuses entreprises. Comprendre les nuances aidait à maximiser la remise de prêt.

Clauses de sauvegarde pour les réductions d'ETP : Vous ne seriez pas confronté à des réductions de remise liées aux ETP si vous pouviez documenter que :

• Vous avez fait une offre écrite de bonne foi pour réembaucher un employé, laquelle a été rejetée.
• Un employé a démissionné volontairement ou a demandé une réduction d'heures.
• Vous étiez incapable de trouver des employés qualifiés pour des postes non pourvus.
• Vous ne pouviez pas rétablir les opérations commerciales aux niveaux du 15 février 2020 en raison de restrictions d'exploitation liées à la COVID-19.

La documentation était essentielle : Conservez des archives écrites de toutes les offres de réembauche, des réponses des employés et de vos tentatives pour maintenir les niveaux de personnel.

Étape 7 : Comprenez les implications fiscales

Le traitement fiscal des prêts PPP a créé de la confusion, mais il était important de bien faire les choses pour votre résultat net.

Règles fiscales clés :

• Les prêts PPP exonérés n'étaient pas considérés comme des revenus imposables.
• Les dépenses payées avec les fonds du PPP étaient entièrement déductibles d'impôt.
• Vous n'aviez pas besoin de réduire vos dépenses déductibles du montant de votre prêt exonéré.

Considérations relatives aux impôts d'État : Alors que le traitement fédéral était clair, certains États ont initialement tenté de taxer les montants PPP exonérés ou de refuser les déductions. Vérifiez les règles spécifiques de votre État ou consultez un professionnel de la fiscalité familier avec le traitement des prêts PPP dans votre État.

Étape 8 : Préparez votre demande de remise de prêt à l'avance

N'attendez pas la fin de votre période couverte pour réfléchir à votre demande de remise de prêt. Commencez à la préparer immédiatement.

Sélection du formulaire : La plupart des emprunteurs de 150 000 $ ou moins pouvaient utiliser le formulaire simplifié 3508S. Les prêts plus importants nécessitaient le formulaire plus détaillé 3508 ou 3508EZ.

Informations dont vous auriez besoin :

• Votre numéro de prêt PPP et la date de versement.
• Le nombre d'employés au moment de votre demande de prêt et de votre demande de remise.
• Les coûts de paie pendant votre période couverte.
• Les coûts hors paie avec les justificatifs correspondants.
• Les calculs d'ETP, le cas échéant.

Calendrier : Vous pouviez demander la remise à tout moment après la fin de votre période couverte, jusqu'à la date d'échéance du prêt. Cependant, faire la demande tôt permettait d'arrêter l'accumulation des intérêts plus tôt (bien que le taux ne soit que de 1 %).

Étape 9 : Communiquez avec votre prêteur

Votre prêteur était votre principal point de contact pour le processus de remise. Établir une bonne relation a aidé à faciliter le parcours.

Ce qu'il faut demander à votre prêteur :

• Quels documents spécifiques exigent-ils ?
• Quel doit être le format des documents (numérique ou papier) ?
• Quel est leur délai habituel pour le traitement des demandes ?
• Qui devez-vous contacter pour toute question pendant le processus ?

Définissez les attentes : Certains prêteurs ont été submergés par les demandes de remise. Comprendre leur calendrier vous a aidé à planifier en conséquence.

Étape 10 : Conservez les registres pendant six ans

La fenêtre d'audit de la SBA s'étendait sur six ans à compter de la date de remise ou de remboursement. Cela signifiait que votre travail n'était pas terminé même après avoir reçu l'approbation de la remise.

Ce qu'il faut conserver :

• Toute la documentation appuyant votre demande de remise de prêt.
• Les dossiers montrant votre utilisation des fonds PPP.
• Les registres de paie et les déclarations fiscales.
• Les relevés bancaires couvrant votre période couverte.
• Toute correspondance avec votre prêteur ou la SBA.

Recommandations de stockage : Conservez des copies numériques et physiques dans plusieurs endroits. Le stockage dans le cloud offrait une couche de protection supplémentaire contre la perte.

Erreurs courantes ayant réduit la remise de prêt

Apprendre des erreurs des autres a aidé les entreprises à éviter des fautes coûteuses :

1. Mélanger les allocations de chômage avec la paie PPP : Si des employés percevaient le chômage alors qu'ils étaient sur votre liste de paie PPP, cela pouvait créer des problèmes dans les calculs de remise de prêt.

2. Rembourser le capital des prêts : Seuls les intérêts hypothécaires comptaient pour la remise, pas les paiements sur le capital.

3. Manquer la date limite pour rétablir les ETP : Certains emprunteurs n'ont pas réalisé qu'ils avaient jusqu'à la fin de leur période couverte pour rétablir leur effectif d'ETP.

4. Documentation inadéquate : De nombreuses entreprises qui ont utilisé les fonds correctement ont tout de même eu des difficultés avec la remise parce qu'elles ne pouvaient pas fournir une documentation suffisante.

5. Incompréhension de la règle du 60/40 : Certains emprunteurs pensaient devoir dépenser exactement 60 % pour la paie et 40 % pour d'autres coûts. En réalité, il suffisait d'au moins 60 % pour la paie — vous pouviez utiliser jusqu'à 100 % pour la paie si cela convenait mieux à votre entreprise.

Que faire si vous n'avez pas pu satisfaire à toutes les exigences ?

Toutes les entreprises n'ont pas obtenu une remise totale, et ce n'était pas grave. Une remise partielle restait précieuse.

Comprenez vos options :

• La remise partielle a réduit le solde de votre prêt
• Tout montant non exonéré est devenu un prêt à un taux d'intérêt de 1 % avec une date d'échéance
• Vous bénéficiiez d'une période de différé de six mois à compter de la fin de votre période couverte avant le début des paiements

Quand le remboursement était judicieux : Dans certains cas, en particulier pour les petits prêts, les entreprises ont choisi de rembourser plutôt que de naviguer dans la complexité des demandes de remise. À un taux d'intérêt de 1 %, c'était souvent une décision commerciale raisonnable.

Gardez vos dossiers financiers organisés au-delà du PPP

Que vous ayez obtenu une remise totale ou non, l'expérience du PPP a mis en évidence l'importance de systèmes de suivi financier robustes. La discipline que vous avez développée en suivant les fonds du PPP devrait s'étendre à l'ensemble des finances de votre entreprise.

Une comptabilité précise dès le premier jour évite des maux de tête plus tard — pas seulement pour la remise de prêt, mais aussi pour la préparation des impôts, l'analyse financière et la planification d'entreprise. De nombreuses entreprises ont constaté que les systèmes qu'elles avaient mis en place pour le suivi du PPP ont amélioré leur gestion financière globale.

Simplifiez votre gestion financière

Gérer correctement les fonds du PPP exigeait une tenue de registres méticuleuse et une organisation financière rigoureuse. Si le suivi de chaque dépense et le maintien d'une documentation adéquate vous ont semblé insurmontables, vous n'êtes pas seul. Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous offre une transparence et un contrôle complets sur vos données financières — chaque transaction est lisible, soumise au contrôle de version et prête pour l'IA pour une analyse financière moderne. Commencez gratuitement et découvrez une gestion financière conçue pour la clarté et le contrôle.