Què fer després de l'aprovació del vostre préstec PPP: el vostre pla d'acció complet

Acabeu de rebre l'aprovació del vostre préstec del Programa de Protecció de Salaris (PPP): enhorabona! Però ara comença la feina de veritat. El que feu en els dies i setmanes posteriors a l'aprovació determinarà si aconseguireu la condonació total del préstec o si haureu de retornar-ne una part significativa amb interessos.

La diferència entre les empreses que naveguen amb èxit per la condonació del PPP i les que tenen dificultats sol reduir-se a una cosa: saber exactament quins passos cal fer immediatament després de l'aprovació. Vegem el vostre pla d'acció complet post-aprovació.

Per què els vostres següents passos són tan importants

El PPP no era simplement diners gratuïts; venia amb requisits específics que calia complir per a la condonació. Segons el Departament del Tresor, els prestataris havien d'utilitzar almenys el 60% dels fons en costos de nòmina, mantenir la documentació adequada i seguir terminis específics. Incomplir qualsevol d'aquests requisits podria significar convertir el vostre préstec condonable en un deute real.

Encara més críticament, l'SBA es va reservar el dret d'auditar el vostre préstec fins a sis anys després de la condonació. Això vol dir que les accions que prengueu avui hauran de resistir l'escrutini d'aquí a uns anys.

Pas 1: Torneu a incorporar el vostre equip (si s'escau)

Si vau acomiadar o suspendre temporalment empleats, la vostra primera prioritat era tornar a connectar amb el vostre equip. Recontractar aquests empleats no era només bo per a la moral, sinó que era essencial per a la condonació del préstec.

Per què era important: La fórmula de condonació del PPP incloïa un càlcul de reducció de l'equivalent a temps complet (ETC). Si el vostre recompte mitjà d'ETC durant el període cobert baixava del vostre nivell de referència (generalment el període del 15 de febrer de 2019 al 30 de juny de 2019, o de l'1 de gener de 2020 al 29 de febrer de 2020), l'import de la condonació es podria reduir proporcionalment.

Passos a seguir:

• Contacteu immediatament amb els empleats acomiadats o suspesos
• Documenteu totes les ofertes de recontractació per escrit, fins i tot si els empleats les van rebutjar
• Porteu un registre detallat dels salaris pagats i les hores treballades
• Si els empleats es van negar a tornar, documenteu les ofertes; aquestes situacions tenien clàusules de "port segur" que protegien el vostre import de condonació

Consell professional: Fins i tot si no podíeu restaurar immediatament els empleats a les seves responsabilitats anteriors a causa de la reducció de l'activitat, mantenir-los a la nòmina completa durant el període cobert solia ser el moviment financer correcte si això significava la condonació total del préstec.

Pas 2: Configureu un seguiment financer dedicat

Un dels errors més grans que van cometre les empreses va ser barrejar els fons del PPP amb els comptes operatius habituals sense sistemes de seguiment clars. Això va fer que documentar l'ús adequat fos gairebé impossible quan arribava el moment de la condonació.

Obriu un compte separat: Molts assessors financers van recomanar obrir un compte corrent dedicat específicament als fons del PPP. Això va crear un rastre documental clar que mostrava exactament com s'havia gastat cada dòlar.

Seguiu la regla del 60/40: Almenys el 60% del vostre préstec PPP havia d'anar a costos de nòmina, i el 40% restant estava disponible per a:

• Pagaments d'interessos hipotecaris (no el principal)
• Pagaments de lloguer
• Pagaments de serveis públics (llum, aigua, gas, etc.)
• Despeses operatives cobertes
• Costos per danys a la propietat coberts
• Costos de proveïdors coberts
• Despeses de protecció dels treballadors cobertes

Configureu les vostres categories: Creeu categories comptables que es corresponguin directament amb els requisits de condonació de l'SBA. Això va fer que generar la vostra sol·licitud de condonació fos infinitament més fàcil.

Pas 3: Implementeu sistemes de documentació a prova d'errors

Quan es tractava de la condonació del PPP, una documentació "prou bona" no era suficient. L'SBA podia sol·licitar registres detallats, i els prestadors sovint tenien requisits específics per a la sol·licitud de condonació.

Què necessitàveu registrar:

• Import gastat: Imports exactes en dòlars per a cada transacció
• Data de la transacció: Quan es va produir la despesa, no quan la vau pagar
• Finalitat i destinatari: Qui va rebre el pagament i per què
• Documentació justificativa: Rebuts originals, factures, xecs cancel·lats o extractes bancaris

Documentació de nòmina requerida:

• Extractes de comptes bancaris que mostrin els pagaments de nòmina
• Formularis fiscals (940, 941, informes trimestrals de salaris estatals)
• Rebuts de pagament o xecs cancel·lats
• Informes de nòmina del vostre proveïdor de nòmines
• Documentació de qualsevol contribució a la jubilació o a l'assegurança mèdica

Documentació no relacionada amb la nòmina requerida:

• Còpia del vostre contracte hipotecari o de lloguer
• Rebuts o xecs cancel·lats dels serveis públics
• Documentació que mostri que els pagaments es van realitzar durant el període cobert
• Prova que les despeses estaven actives abans del 15 de febrer de 2020

Error crític a evitar: Els extractes bancaris per si sols no eren documentació suficient. Necessitàveu les factures, els rebuts i els contractes subjacents que demostressin que les despeses eren elegibles segons les regles del PPP.

Pas 4: Trieu el vostre període cobert de manera estratègica

Tenieu flexibilitat per triar el vostre període cobert, ja fos de 8 o 24 setmanes a partir de la data de desemborsament del préstec. Aquesta elecció tenia implicacions significatives.

L'opció de 8 setmanes tenia sentit si:

• Vau rebre el préstec d'hora i necessitàveu els fons ràpidament
• El vostre negoci s'havia recuperat prou com per mantenir la nòmina de manera independent
• Volíeu sol·licitar la condonació més aviat

L'opció de 24 setmanes era millor quan:

• La recuperació dels vostres ingressos era més lenta
• Necessitàveu més temps per complir els requisits d'ETC
• Volíeu la màxima flexibilitat en la despesa dels fons

Important: Un cop triat el període cobert, no podíeu canviar-lo. Preneu aquesta decisió amb cura en funció de les vostres circumstàncies específiques.

Pas 5: Gestioneu amb cura el calendari de nòmines

El PPP tenia regles específiques sobre quan els costos de personal computaven per a la condonació, i equivocar-se en això podia reduir l'import condonat.

L'opció de període cobert de nòmina alternatiu: Podíeu triar d'utilitzar el primer dia del vostre primer període de pagament posterior al desemborsament del préstec com a data d'inici del vostre període cobert. Això sovint funcionava millor per a empreses amb calendaris de nòmina quinzenals o bimensuals.

Regla de pagat o meritat: Els costos de personal es consideraven pagats el dia que distribuíeu els xecs de nòmina o iniciàveu les transferències ACH. Pel que fa als costos meritats però no pagats durant el vostre període cobert, comptaven si es pagaven en la següent data de nòmina ordinària.

Què significava això a la pràctica: Si el vostre període cobert acabava un dimecres però la vostra pròxima nòmina no era fins divendres, podíeu incloure la nòmina de divendres si cobria el treball realitzat durant el vostre període cobert.

Pas 6: Gestioneu correctament les situacions dels empleats

El càlcul de l'EFP (equivalents a jornada completa) va fer ensopegar moltes empreses. Entendre els matisos ajudava a maximitzar la condonació.

Exempcions de responsabilitat (safe harbors) per a les reduccions d'EFP: No us enfrontaríeu a reduccions de la condonació relacionades amb l'EFP si podíeu documentar que:

• Veu fer una oferta de recontractació de bona fe i per escrit a un empleat que va ser rebutjada
• Un empleat va dimitir voluntàriament o va sol·licitar una reducció de jornada
• No veu poder trobar empleats qualificats per a llocs de treball vacants
• No veu poder restablir les operacions comercials als nivells del 15 de febrer de 2020 a causa de les restriccions operatives relacionades amb la COVID-19

La documentació ho era tot: Conserveu registres per escrit de totes les ofertes de recontractació, les respostes dels empleats i els vostres intents de mantenir els nivells de personal.

Pas 7: Enteneu les implicacions fiscals

El tractament fiscal dels préstecs PPP va crear confusió, però fer-ho bé era important per als resultats de la vostra empresa.

Regles fiscals clau:

• Els préstecs PPP condonats no eren ingressos imposables
• Les despeses pagades amb els fons del PPP eren totalment deduïbles d'impostos
• No calia reduir les vostres despeses deduïbles per l'import del vostre préstec condonat

Consideracions sobre els impostos estatals: Tot i que el tractament federal era clar, alguns estats inicialment van intentar gravar els imports condonats del PPP o no permetre les deduccions. Consulteu les regles específiques del vostre estat o un professional fiscal familiaritzat amb el tractament dels préstecs PPP al vostre estat.

Pas 8: Prepareu la vostra sol·licitud de condonació amb antelació

No espereu fins al final del vostre període cobert per pensar en la vostra sol·licitud de condonació. Comenceu a preparar-la immediatament.

Selecció del formulari: La majoria dels prestataris de 150.000 $ o menys podien utilitzar el formulari simplificat 3508S. Els préstecs més grans requerien el formulari més detallat 3508 o 3508EZ.

Informació que necessitareu:

• El vostre número de préstec PPP i la data de desemborsament
• Nombre d'empleats en el moment de la sol·licitud del préstec i de la sol·licitud de condonació
• Costos de personal durant el vostre període cobert
• Costos no relacionats amb el personal amb documentació justificativa
• Càlculs d'EFP, si s'escau

Calendari: Podíeu sol·licitar la condonació en qualsevol moment després que acabés el vostre període cobert, fins a la data de venciment del préstec. Tanmateix, sol·licitar-la d'hora significava aturar l'acumulació d'interessos abans (tot i que el tipus era només de l'1%).

Pas 9: Comuniqueu-vos amb el vostre prestador

El vostre prestador era el vostre punt de contacte principal per al procés de condonació. Establir una bona relació ajudava a facilitar el camí.

Què heu de preguntar al vostre prestador:

• Quina documentació específica requereixen?
• En quin format han d'estar els documents (digital o paper)?
• Quin és el seu termini habitual per processar les sol·licituds?
• Amb qui us heu de posar en contacte si teniu preguntes durant el procés?

Establiu expectatives: Alguns prestadors es van veure desbordats per les sol·licituds de condonació. Entendre el seu calendari us ajudava a planificar-vos en conseqüència.

Pas 10: Conserveu els registres durant sis anys

La finestra d'auditoria de l'SBA s'estenia sis anys des de la data de condonació o de reemborsament. Això significava que la vostra feina no s'havia acabat ni tan sols després de rebre l'aprovació de la condonació.

Què cal conservar:

• Tota la documentació que justifiqui la vostra sol·licitud de condonació
• Registres que mostrin l'ús que heu fet dels fons del PPP
• Registres de nòmines i declaracions d'impostos
• Extractes bancaris que cobreixin el vostre període cobert
• Qualsevol correspondència amb el vostre prestador o l'SBA

Recomanacions d'emmagatzematge: Conserveu tant còpies digitals com físiques en diverses ubicacions. L'emmagatzematge al núvol proporcionava una capa addicional de protecció contra la pèrdua.

Errors comuns que van reduir la condonació

Aprendre dels errors dels altres va ajudar les empreses a evitar errors costosos:

1. Barrejar les prestacions d'atur amb la nòmina del PPP: Si els empleats cobraven l'atur mentre estaven a la vostra nòmina del PPP, això podia crear problemes amb els càlculs de condonació.

2. Amortitzar el capital dels préstecs: Només els interessos de la hipoteca comptaven per a la condonació, no els pagaments del capital.

3. No complir el termini per restablir l'EFP: Alguns prestataris no es van adonar que tenien fins al final del seu període cobert per restablir el seu recompte d'EFP.

4. Documentació inadequada: Moltes empreses que van utilitzar els fons correctament van tenir dificultats amb la condonació perquè no podien proporcionar documentació suficient.

5. Malentendre la regla 60/40: Alguns prestataris pensaven que havien de gastar exactament el 60% en nòmines i el 40% en altres costos. En realitat, només calia gastar almenys el 60% en nòmines; podíeu utilitzar fins al 100% en nòmines si això funcionava millor per a la vostra empresa.

I si no hagués pogut complir tots els requisits?

No totes les empreses van aconseguir la condonació total, i no passava res. La condonació parcial encara era valuosa.

Entengueu les vostres opcions:

• La condonació parcial reduïa el saldo del vostre préstec
• Qualsevol import no condonat es convertia en un préstec a l'1% d'interès amb una data de venciment
• Tinguéreu un període de carència de sis mesos des de la finalització del vostre període de cobertura abans que comencessin els pagaments

Quan el reemborsament tenia sentit: En alguns casos, especialment per a préstecs més petits, les empreses van optar per retornar-los en lloc de navegar per la complexitat de les sol·licituds de condonació. Amb un interès de l'1%, sovint era una decisió empresarial raonable.

Mantingueu els vostres registres financers organitzats més enllà del PPP

Tant si vau aconseguir la condonació total com si no, l'experiència del PPP va destacar la importància de comptar amb sistemes de seguiment financer sòlids. La disciplina que vau desenvolupar en el seguiment dels fons del PPP hauria d'estendre's a totes les finances del vostre negoci.

Una comptabilitat precisa des del primer dia evita maldecaps més endavant; no només per a la condonació de préstecs, sinó també per a la preparació d'impostos, l'anàlisi financera i la planificació empresarial. Moltes empreses van descobrir que els sistemes que van implementar per al seguiment del PPP van millorar la seva gestió financera global.

Simplifiqueu la vostra gestió financera

Gestionar correctament els fons del PPP requeria un manteniment de registres i una organització financera meticulosos. Si el seguiment de cada despesa i el manteniment de la documentació adequada us van semblar aclaparadors, no esteu sols. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona total transparència i control sobre les vostres dades financeres: cada transacció és llegible, té control de versions i està preparada per a la IA per a l'anàlisi financera moderna. Comenceu de franc i experimenteu una gestió financera pensada per a la claredat i el control.