O Que Fazer Após a Aprovação do Seu Empréstimo PPP: Seu Plano de Ação Completo

Você acaba de receber a aprovação para o seu empréstimo do Programa de Proteção de Salários (PPP) — parabéns! Mas agora o trabalho real começa. O que você fizer nos dias e semanas após a aprovação determinará se você obterá o perdão total do empréstimo ou se acabará pagando uma parte significativa com juros.

A diferença entre as empresas que navegam com sucesso pelo perdão do PPP e aquelas que enfrentam dificuldades muitas vezes se resume a uma coisa: saber exatamente quais passos tomar imediatamente após a aprovação. Vamos percorrer o seu plano de ação pós-aprovação completo.

Por Que Seus Próximos Passos São Tão Importantes

O PPP não era apenas dinheiro grátis — ele veio com requisitos específicos que você precisava cumprir para o perdão. De acordo com o Departamento do Tesouro, os mutuários deveriam usar pelo menos 60% dos fundos em custos de folha de pagamento, manter a documentação adequada e seguir cronogramas específicos. O não cumprimento de qualquer um desses requisitos poderia significar a conversão do seu empréstimo perdoável em dívida real.

Mais criticamente ainda, a SBA reteve o direito de auditar seu empréstimo por até seis anos após o perdão. Isso significa que as ações que você toma hoje precisarão resistir ao escrutínio anos à frente.

Passo 1: Traga sua Equipe de Volta (Se Aplicável)

Se você demitiu ou colocou funcionários em licença não remunerada, sua primeira prioridade era reconectar-se com sua equipe. Recontratar esses funcionários não era apenas bom para o moral — era essencial para o perdão do empréstimo.

Por que isso importava: A fórmula de perdão do PPP incluía um cálculo de redução de Equivalente em Tempo Integral (FTE). Se a sua contagem média de FTE durante o período de cobertura caísse abaixo da sua linha de base (geralmente o período de 15 de fevereiro de 2019 a 30 de junho de 2019, ou de 1º de janeiro de 2020 a 29 de fevereiro de 2020), o valor do seu perdão poderia ser reduzido proporcionalmente.

Passos de ação:

• Entre em contato com funcionários demitidos ou em licença imediatamente
• Documente todas as ofertas de recontratação por escrito, mesmo que os funcionários as recusem
• Mantenha registros detalhados dos salários pagos e horas trabalhadas
• Se os funcionários se recusarem a voltar, documente as ofertas — essas situações tinham "safe harbors" (portos seguros) que protegiam o valor do seu perdão

Dica de mestre: Mesmo que você não pudesse restaurar imediatamente os funcionários às suas responsabilidades anteriores devido à redução do movimento, mantê-los na folha de pagamento integral durante o período de cobertura era frequentemente a decisão financeira correta se isso significasse o perdão total do empréstimo.

Passo 2: Configure um Rastreamento Financeiro Dedicado

Um dos maiores erros que as empresas cometeram foi misturar os fundos do PPP com as contas operacionais regulares sem sistemas de rastreamento claros. Isso tornou quase impossível documentar o uso adequado quando chegou a hora do perdão.

Abra uma conta separada: Muitos consultores financeiros recomendaram a abertura de uma conta corrente dedicada especificamente para os fundos do PPP. Isso criou um rastro documental claro, mostrando exatamente como cada dólar foi gasto.

Acompanhe a regra dos 60/40: Pelo menos 60% do seu empréstimo PPP deveria ir para custos de folha de pagamento, com os 40% restantes disponíveis para:

• Pagamentos de juros de hipoteca (não o valor principal)
• Pagamentos de aluguel
• Pagamentos de serviços públicos
• Despesas operacionais cobertas
• Custos de danos à propriedade cobertos
• Custos de fornecedores cobertos
• Despesas de proteção ao trabalhador cobertas

Configure suas categorias: Crie categorias contábeis que mapeiem diretamente os requisitos de perdão da SBA. Isso facilitou infinitamente a geração do seu pedido de perdão.

Passo 3: Implemente Sistemas de Documentação à Prova de Falhas

Quando se tratava do perdão do PPP, uma documentação "suficientemente boa" não era o bastante. A SBA poderia solicitar registros detalhados, e os credores muitas vezes tinham requisitos específicos para o pedido de perdão.

O que você precisava rastrear:

• Valor gasto: Valores exatos em dólares para cada transação
• Data da transação: Quando a despesa ocorreu, não quando você a pagou
• Finalidade e destinatário: Quem recebeu o pagamento e por quê
• Documentação de suporte: Recibos originais, faturas, cheques compensados ou extratos bancários

Documentação de folha de pagamento exigida:

• Extratos de conta bancária mostrando pagamentos de folha de pagamento
• Formulários fiscais (como o 940, 941 e relatórios trimestrais de salários estaduais)
• Recibos de pagamento ou cheques compensados
• Relatórios de folha de pagamento do seu provedor de folha
• Documentação de quaisquer contribuições de previdência ou seguro saúde

Documentação extra-folha exigida:

• Cópia do seu contrato de hipoteca ou aluguel
• Recibos ou cheques compensados de serviços públicos
• Documentação mostrando que os pagamentos foram feitos durante o período de cobertura
• Prova de que as despesas estavam ativas antes de 15 de fevereiro de 2020

Erro crítico a evitar: Extratos bancários por si só não eram documentação suficiente. Você precisava das faturas subjacentes, recibos e contratos que provassem que as despesas eram elegíveis sob as regras do PPP.

Passo 4: Escolha seu Período de Cobertura de Forma Estratégica

Você teve flexibilidade na escolha do seu período de cobertura — 8 ou 24 semanas a partir da data de desembolso do empréstimo. Essa escolha teve implicações significativas.

A opção de 8 semanas fazia sentido se:

• Você recebeu seu empréstimo cedo e precisava dos fundos rapidamente
• Seu negócio já havia se recuperado o suficiente para manter a folha de pagamento de forma independente
• Você queria solicitar o perdão mais cedo

A opção de 24 semanas era melhor quando:

• A recuperação da sua receita foi mais lenta
• Você precisava de mais tempo para cumprir os requisitos de FTE
• Você queria flexibilidade máxima no gasto dos fundos

Importante: Uma vez escolhido o seu período de cobertura, você não poderia alterá-lo. Tome essa decisão cuidadosamente com base nas suas circunstâncias específicas.

Passo 5: Gerencie com Cuidado o Cronograma da Folha de Pagamento

O PPP tinha regras específicas sobre quando os custos da folha de pagamento contavam para o perdão, e errar nisso poderia reduzir o valor do seu perdão.

A opção de período de cobertura alternativo da folha de pagamento: Você poderia optar por usar o primeiro dia do seu primeiro período de pagamento após o desembolso do empréstimo como a data de início do seu período de cobertura. Isso geralmente funcionava melhor para empresas com cronogramas de folha de pagamento quinzenais ou semestrais.

Regra de pago ou incorrido: Os custos da folha de pagamento eram considerados pagos no dia em que você distribuía os contracheques ou iniciava as transferências ACH. Para custos incorridos, mas não pagos durante o seu período de cobertura, eles contavam se fossem pagos até a data regular da folha de pagamento seguinte.

O que isso significava na prática: Se o seu período de cobertura terminasse em uma quarta-feira, mas a sua próxima folha de pagamento fosse apenas na sexta-feira, você poderia incluir a folha de pagamento de sexta-feira se ela cobrisse o trabalho realizado durante o seu período de cobertura.

Passo 6: Lide Corretamente com as Situações dos Funcionários

O cálculo de FTE (Equivalente a Tempo Integral) confundiu muitas empresas. Compreender as nuances ajudava a maximizar o perdão.

Portos seguros para reduções de FTE: Você não enfrentaria reduções de perdão relacionadas ao FTE se pudesse documentar que:

• Você fez uma oferta por escrito, de boa-fé, para recontratar um funcionário que foi rejeitada
• Um funcionário rescindiu voluntariamente ou solicitou redução de jornada
• Você não conseguiu encontrar funcionários qualificados para cargos não preenchidos
• Você não pôde restaurar as operações comerciais aos níveis de 15 de fevereiro de 2020 devido a restrições operacionais relacionadas à COVID-19

A documentação era tudo: Mantenha registros por escrito de todas as ofertas de recontratação, respostas de funcionários e suas tentativas de manter os níveis de pessoal.

Passo 7: Entenda as Implicações Fiscais

O tratamento tributário dos empréstimos PPP gerou confusão, mas acertar era importante para o seu resultado final.

Principais regras fiscais:

• Os empréstimos PPP perdoados não eram considerados renda tributável
• As despesas pagas com recursos do PPP eram totalmente dedutíveis de impostos
• Você não precisava reduzir suas despesas dedutíveis pelo valor do seu empréstimo perdoado

Considerações fiscais estaduais: Embora o tratamento federal fosse claro, alguns estados inicialmente tentaram tributar os valores do PPP perdoados ou proibir deduções. Verifique as regras específicas do seu estado ou consulte um profissional tributário familiarizado com o tratamento dos empréstimos PPP em seu estado.

Passo 8: Prepare sua Solicitação de Perdão com Antecedência

Não espere até o final do seu período de cobertura para pensar na sua solicitação de perdão. Comece a se preparar imediatamente.

Seleção do formulário: A maioria dos mutuários de US$ 150.000 ou menos poderia usar o formulário simplificado 3508S. Empréstimos maiores exigiam o formulário 3508 ou 3508EZ, mais detalhados.

Informações que você precisaria:

• Seu número de empréstimo PPP e data de desembolso
• Número de funcionários no momento da solicitação do empréstimo e da solicitação de perdão
• Custos da folha de pagamento durante o seu período de cobertura
• Custos não relacionados à folha de pagamento com documentação de suporte
• Cálculos de FTE, se aplicável

Cronograma: Você poderia solicitar o perdão a qualquer momento após o término do seu período de cobertura, até a data de vencimento do empréstimo. No entanto, solicitar antecipadamente significava interromper o acúmulo de juros mais cedo (embora a taxa fosse de apenas 1%).

Passo 9: Comunique-se com seu Credor

Seu credor era seu principal ponto de contato para o processo de perdão. Construir um bom relacionamento ajudava a suavizar o caminho.

O que perguntar ao seu credor:

• Quais documentos específicos eles exigem?
• Em qual formato os documentos devem estar (digital vs. papel)?
• Qual é o cronograma típico para o processamento das solicitações?
• Quem você deve contatar em caso de dúvidas durante o processo?

Estabeleça expectativas: Alguns credores ficaram sobrecarregados com as solicitações de perdão. Entender o cronograma deles ajudava você a planejar de acordo.

Passo 10: Mantenha os Registros por Seis Anos

A janela de auditoria da SBA estendia-se por seis anos a partir da data do perdão ou do reembolso. Isso significava que seu trabalho não terminava mesmo após receber a aprovação do perdão.

O que guardar:

• Toda a documentação que sustenta sua solicitação de perdão
• Registros que mostram o uso dos fundos do PPP
• Registros de folha de pagamento e declarações fiscais
• Extratos bancários abrangendo seu período de cobertura
• Qualquer correspondência com seu credor ou com a SBA

Recomendações de armazenamento: Mantenha cópias digitais e físicas em vários locais. O armazenamento em nuvem fornecia uma camada adicional de proteção contra perdas.

Erros Comuns que Reduziram o Perdão

Aprender com os erros de outros ajudou as empresas a evitar equívocos dispendiosos:

1. Misturar benefícios de desemprego com a folha de pagamento do PPP: Se os funcionários recebessem seguro-desemprego enquanto estivessem na sua folha de pagamento do PPP, isso poderia criar problemas com os cálculos de perdão.

2. Pagamento de principal de empréstimos: Apenas os juros hipotecários contavam para o perdão, não os pagamentos do principal.

3. Perder o prazo para restaurar o FTE: Alguns mutuários não perceberam que tinham até o final do seu período de cobertura para restaurar sua contagem de FTE.

4. Documentação inadequada: Muitas empresas que usaram os fundos corretamente ainda tiveram dificuldades com o perdão porque não conseguiram fornecer documentação suficiente.

5. Mal-entendido sobre a regra 60/40: Alguns mutuários pensaram que tinham que gastar exatamente 60% em folha de pagamento e 40% em outros custos. Na verdade, você só precisava de pelo menos 60% em folha de pagamento — você poderia usar até 100% em folha de pagamento se isso funcionasse melhor para o seu negócio.

E se você não conseguisse atender a todos os requisitos?

Nem todas as empresas alcançaram o perdão total, e estava tudo bem. O perdão parcial ainda era valioso.

Entenda suas opções:

• O perdão parcial reduzia o saldo do seu empréstimo
• Qualquer valor não perdoado tornava-se um empréstimo com juros de 1% com uma data de vencimento
• Você tinha um período de carência de seis meses a partir do final do seu período coberto antes do início dos pagamentos

Quando o reembolso fazia sentido: Em alguns casos, especialmente para empréstimos menores, as empresas optaram por pagar em vez de navegar pela complexidade dos pedidos de perdão. Com juros de 1%, essa era frequentemente uma decisão de negócios razoável.

Mantenha seus registros financeiros organizados além do PPP

Quer você tenha alcançado o perdão total ou não, a experiência com o PPP destacou a importância de sistemas robustos de acompanhamento financeiro. A disciplina que você desenvolveu ao rastrear os fundos do PPP deve se estender a todas as finanças da sua empresa.

Uma contabilidade precisa desde o primeiro dia evita dores de cabeça mais tarde — não apenas para o perdão do empréstimo, mas para a preparação de impostos, análise financeira e planejamento de negócios. Muitas empresas descobriram que os sistemas que implementaram para o rastreamento do PPP melhoraram sua gestão financeira geral.

Simplifique sua gestão financeira

Gerenciar os fundos do PPP adequadamente exigia uma manutenção meticulosa de registros e organização financeira. Se rastrear cada despesa e manter a documentação adequada parecia esmagador, você não está sozinho. Beancount.io oferece contabilidade em texto simples que lhe dá transparência total e controle sobre seus dados financeiros — cada transação é legível, possui controle de versão e está pronta para IA para análises financeiras modernas. Comece gratuitamente e experimente uma gestão financeira construída para clareza e controle.