Was nach der Genehmigung Ihres PPP-Darlehens zu tun ist: Ihr vollständiger Aktionsplan

Sie haben gerade die Genehmigung für Ihr PPP-Darlehen (Paycheck Protection Program) erhalten – herzlichen Glückwunsch! Aber jetzt beginnt die eigentliche Arbeit. Was Sie in den Tagen und Wochen nach der Genehmigung tun, entscheidet darüber, ob Sie einen vollständigen Darlehenserlass erhalten oder einen erheblichen Teil mit Zinsen zurückzahlen müssen.

Der Unterschied zwischen Unternehmen, die den PPP-Erlass erfolgreich meistern, und denen, die Schwierigkeiten haben, liegt oft an einer Sache: genau zu wissen, welche Schritte unmittelbar nach der Genehmigung zu unternehmen sind. Lassen Sie uns Ihren vollständigen Aktionsplan nach der Genehmigung durchgehen.

Warum Ihre nächsten Schritte so wichtig sind

Das PPP war nicht einfach nur geschenktes Geld – es war an spezifische Anforderungen geknüpft, die Sie für einen Erlass erfüllen mussten. Laut dem US-Finanzministerium mussten Kreditnehmer mindestens 60 % der Mittel für Lohnkosten verwenden, eine ordnungsgemäße Dokumentation führen und bestimmte Zeitpläne einhalten. Das Versäumen einer dieser Anforderungen könnte dazu führen, dass Ihr erlassfähiges Darlehen in tatsächliche Schulden umgewandelt wird.

Noch kritischer: Die SBA behielt sich das Recht vor, Ihr Darlehen bis zu sechs Jahre nach dem Erlass zu prüfen. Das bedeutet, dass die Maßnahmen, die Sie heute ergreifen, auch Jahre später einer Prüfung standhalten müssen.

Schritt 1: Bringen Sie Ihr Team zurück (falls zutreffend)

Wenn Sie Mitarbeiter entlassen oder beurlaubt haben, war Ihre erste Priorität die Wiederaufnahme des Kontakts zu Ihrem Team. Die Wiedereinstellung dieser Mitarbeiter war nicht nur gut für die Arbeitsmoral, sondern auch entscheidend für den Darlehenserlass.

Warum dies wichtig war: Die Erlassformel des PPP enthielt eine Berechnung zur Reduzierung der Vollzeitäquivalente (VZÄ). Wenn Ihre durchschnittliche VZÄ-Anzahl während Ihres Förderzeitraums unter Ihren Referenzwert fiel (im Allgemeinen der Zeitraum vom 15. Februar 2019 bis zum 30. Juni 2019 oder vom 1. Januar 2020 bis zum 29. Februar 2020), konnte Ihr Erlassbetrag proportional gekürzt werden.

Aktionsschritte:

• Kontaktieren Sie entlassene oder beurlaubte Mitarbeiter sofort
• Dokumentieren Sie alle Wiedereinstellungsangebote schriftlich, auch wenn Mitarbeiter ablehnten
• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über gezahlte Löhne und geleistete Arbeitsstunden
• Wenn Mitarbeiter die Rückkehr verweigerten, dokumentieren Sie die Angebote – für diese Situationen gab es Safe-Harbor-Regelungen, die Ihren Erlassbetrag schützten

Profi-Tipp: Selbst wenn Sie Mitarbeiter aufgrund des reduzierten Geschäftsbetriebs nicht sofort wieder in ihren früheren Aufgabenbereichen einsetzen konnten, war es oft der richtige finanzielle Schritt, sie während des Förderzeitraums auf der vollen Gehaltsliste zu behalten, wenn dies einen vollständigen Darlehenserlass bedeutete.

Schritt 2: Richten Sie eine dedizierte Finanzverfolgung ein

Einer der größten Fehler, den Unternehmen machten, war die Vermischung von PPP-Mitteln mit regulären Betriebskonten ohne klare Verfolgungssysteme. Dies machte die Dokumentation der ordnungsgemäßen Verwendung zum Zeitpunkt des Erlasses fast unmöglich.

Eröffnen Sie ein separates Konto: Viele Finanzberater empfahlen die Eröffnung eines speziellen Girokontos ausschließlich für PPP-Mittel. Dies schuf einen klaren Belegpfad, der genau zeigte, wie jeder Dollar ausgegeben wurde.

Verfolgen Sie die 60/40-Regel: Mindestens 60 % Ihres PPP-Darlehens mussten für Lohnkosten aufgewendet werden, wobei die restlichen 40 % für folgende Zwecke zur Verfügung standen:

• Hypothekenzinszahlungen (nicht Tilgung)
• Mietzahlungen
• Nebenkosten (Versorgungsleistungen)
• Gedeckte Betriebsausgaben
• Gedeckte Sachschäden
• Gedeckte Lieferantenkosten
• Gedeckte Arbeitsschutzmaßnahmen

Richten Sie Ihre Kategorien ein: Erstellen Sie Buchhaltungskategorien, die direkt den Erlassanforderungen der SBA entsprechen. Dies machte die Erstellung Ihres Erlassantrags um ein Vielfaches einfacher.

Schritt 3: Implementieren Sie kugelsichere Dokumentationssysteme

Beim PPP-Erlass war eine „ausreichende“ Dokumentation nicht gut genug. Die SBA konnte detaillierte Unterlagen anfordern, und die Kreditgeber hatten oft spezifische Anforderungen an den Erlassantrag.

Was Sie verfolgen mussten:

• Ausgegebener Betrag: Exakte Dollarbeträge für jede Transaktion
• Datum der Transaktion: Wann die Ausgabe anfiel, nicht wann Sie sie bezahlten
• Zweck und Empfänger: Wer die Zahlung erhielt und warum
• Unterstützende Dokumentation: Originalbelege, Rechnungen, entwertete Schecks oder Kontoauszüge

Erforderliche Lohndokumentation:

• Kontoauszüge, die Lohnzahlungen belegen
• Steuerformulare (940, 941, staatliche vierteljährliche Lohnberichte)
• Zahlungsbelege oder entwertete Schecks
• Lohnabrechnungsberichte Ihres Lohnabrechnungsanbieters
• Dokumentation aller Beiträge zur Altersvorsorge oder Krankenversicherung

Erforderliche Nicht-Lohn-Dokumentation:

• Kopie Ihres Hypothekenvertrags oder Mietvertrags
• Quittungen oder entwertete Schecks für Nebenkosten
• Dokumentation, die zeigt, dass Zahlungen während des Förderzeitraums geleistet wurden
• Nachweis, dass die Ausgaben vor dem 15. Februar 2020 aktiv waren

Kritischer Fehler, den Sie vermeiden sollten: Kontoauszüge allein waren keine ausreichende Dokumentation. Sie benötigten die zugrunde liegenden Rechnungen, Quittungen und Verträge, die belegten, dass die Ausgaben gemäß den PPP-Regeln förderfähig waren.

Schritt 4: Wählen Sie Ihren Förderzeitraum strategisch

Sie hatten Flexibilität bei der Wahl Ihres Förderzeitraums – entweder 8 oder 24 Wochen ab dem Datum der Darlehensauszahlung. Diese Wahl hatte erhebliche Auswirkungen.

Die 8-Wochen-Option war sinnvoll, wenn:

• Sie Ihr Darlehen früh erhalten haben und schnell Mittel benötigten
• Ihr Unternehmen sich ausreichend erholt hatte, um die Lohnkosten unabhängig zu tragen
• Sie den Erlass früher beantragen wollten

Die 24-Wochen-Option war besser, wenn:

• Die Erholung Ihres Umsatzes langsamer verlief
• Sie mehr Zeit benötigten, um die VZÄ-Anforderungen zu erfüllen
• Sie maximale Flexibilität bei der Verwendung der Mittel wünschten

Wichtig: Sobald Sie Ihren Förderzeitraum gewählt hatten, konnten Sie ihn nicht mehr ändern. Treffen Sie diese Entscheidung sorgfältig auf Grundlage Ihrer spezifischen Umstände.

Schritt 5: Den Zeitplan der Gehaltsabrechnung sorgfältig koordinieren

Das PPP-Programm sah spezifische Regeln vor, wann Lohnkosten für einen Erlass berücksichtigt wurden. Fehler an dieser Stelle konnten Ihren Erlassbetrag reduzieren.

Die Option des alternativen Abrechnungszeitraums: Sie konnten wählen, den ersten Tag Ihres ersten Lohnzeitraums nach der Auszahlung Ihres Darlehens als Startdatum für Ihren abgedeckten Zeitraum (Covered Period) zu verwenden. Dies funktionierte oft besser für Unternehmen mit zweiwöchentlichen oder halbmonatlichen Abrechnungszyklen.

Regel für gezahlte oder angefallene Kosten: Lohnkosten galten an dem Tag als gezahlt, an dem Sie die Gehaltsschecks ausstellten oder die Überweisungen (ACH) einleiteten. Kosten, die während Ihres abgedeckten Zeitraums anfielen, aber noch nicht bezahlt wurden, zählten mit, wenn sie bis zum nächsten regulären Abrechnungstermin beglichen wurden.

Was dies in der Praxis bedeutete: Wenn Ihr abgedeckter Zeitraum an einem Mittwoch endete, Ihre nächste Gehaltsabrechnung aber erst am Freitag fällig war, konnten Sie die Abrechnung vom Freitag einbeziehen, sofern sie während des abgedeckten Zeitraums geleistete Arbeit betraf.

Schritt 6: Personalsituationen ordnungsgemäß handhaben

Die VZE-Berechnung (Vollzeitäquivalente) bereitete vielen Unternehmen Schwierigkeiten. Das Verständnis der Nuancen half dabei, den Erlass zu maximieren.

Safe-Harbor-Regelungen für VZE-Reduzierungen: Sie mussten keine Kürzungen des Erlassbetrags befürchten, wenn Sie dokumentieren konnten, dass:

• Sie ein schriftliches Angebot in gutem Glauben zur Wiedereinstellung eines Mitarbeiters gemacht haben, das abgelehnt wurde
• Ein Mitarbeiter freiwillig gekündigt oder eine Reduzierung der Arbeitsstunden beantragt hat
• Sie keine qualifizierten Mitarbeiter für unbesetzte Stellen finden konnten
• Sie den Geschäftsbetrieb aufgrund von COVID-19-bedingten Einschränkungen nicht wieder auf das Niveau vom 15. Februar 2020 hochfahren konnten

Dokumentation war alles: Führen Sie schriftliche Aufzeichnungen über alle Wiedereinstellungsangebote, die Antworten der Mitarbeiter und Ihre Bemühungen, den Personalbestand zu halten.

Schritt 7: Steuerliche Auswirkungen verstehen

Die steuerliche Behandlung von PPP-Darlehen sorgte für Verwirrung, aber die richtige Handhabung war wichtig für Ihr Ergebnis.

Wichtige Steuerregeln:

• Erlassene PPP-Darlehen waren kein steuerpflichtiges Einkommen
• Ausgaben, die mit PPP-Mitteln bezahlt wurden, waren voll steuerlich absetzbar
• Sie mussten Ihre absetzbaren Ausgaben nicht um den Betrag Ihres erlassenen Darlehens kürzen

Besonderheiten der Bundesstaaten: Während die Regelung auf Bundesebene klar war, versuchten einige US-Bundesstaaten zunächst, erlassene PPP-Beträge zu besteuern oder Abzüge zu verweigern. Prüfen Sie die spezifischen Regeln Ihres Bundesstaates oder konsultieren Sie einen Steuerberater, der mit der dortigen Handhabung von PPP-Darlehen vertraut ist.

Schritt 8: Den Antrag auf Erlass frühzeitig vorbereiten

Warten Sie nicht bis zum Ende Ihres abgedeckten Zeitraums, um über Ihren Erlassantrag nachzudenken. Beginnen Sie sofort mit der Vorbereitung.

Formularauswahl: Die meisten Kreditnehmer mit einer Summe von 150.000 $ oder weniger konnten das vereinfachte Formular 3508S verwenden. Größere Darlehen erforderten das detailliertere Formular 3508 oder 3508EZ.

Benötigte Informationen:

• Ihre PPP-Darlehensnummer und das Auszahlungsdatum
• Anzahl der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Darlehensbeantragung und des Erlassantrags
• Lohnkosten während Ihres abgedeckten Zeitraums
• Sonstige Kosten mit entsprechenden Belegen
• VZE-Berechnungen, falls zutreffend

Zeitpunkt: Sie konnten den Erlass jederzeit nach Ende Ihres abgedeckten Zeitraums bis zum Fälligkeitsdatum des Darlehens beantragen. Eine frühzeitige Beantragung bedeutete jedoch, den Zinsauflauf früher zu stoppen (obwohl der Zinssatz nur 1 % betrug).

Schritt 9: Kommunikation mit Ihrem Kreditgeber

Ihr Kreditgeber war Ihr primärer Ansprechpartner für den Erlassprozess. Der Aufbau einer guten Beziehung half dabei, den Weg zu ebnen.

Fragen an Ihren Kreditgeber:

• Welche spezifischen Unterlagen werden benötigt?
• In welchem Format sollen die Dokumente vorliegen (digital vs. Papier)?
• Wie sieht der typische Zeitrahmen für die Bearbeitung von Anträgen aus?
• Wen sollten Sie bei Fragen während des Prozesses kontaktieren?

Erwartungen managen: Einige Kreditgeber waren mit Erlassanträgen überlastet. Das Verständnis ihres Zeitplans half Ihnen bei der entsprechenden Planung.

Schritt 10: Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren

Das Prüfungsfenster der SBA erstreckte sich über sechs Jahre ab dem Datum des Erlasses oder der Rückzahlung. Das bedeutete, dass Ihre Arbeit auch nach Erhalt der Erlassbestätigung noch nicht getan war.

Was aufzubewahren ist:

• Alle Unterlagen, die Ihren Erlassantrag stützen
• Aufzeichnungen über die Verwendung der PPP-Mittel
• Gehaltsabrechnungen und Steuererklärungen
• Kontoauszüge über den gesamten abgedeckten Zeitraum
• Jegliche Korrespondenz mit Ihrem Kreditgeber oder der SBA

Empfehlungen zur Speicherung: Bewahren Sie sowohl digitale als auch physische Kopien an mehreren Orten auf. Cloud-Speicher boten eine zusätzliche Schutzschicht gegen Verlust.

Häufige Fehler, die den Erlassbetrag reduzierten

Aus den Fehlern anderer zu lernen, half Unternehmen, kostspielige Patzer zu vermeiden:

1. Kombination von Arbeitslosengeld mit PPP-Gehaltszahlungen: Wenn Mitarbeiter Arbeitslosengeld bezogen, während sie über Ihre PPP-Mittel bezahlt wurden, konnte dies Probleme bei der Erlassberechnung verursachen.

2. Tilgung von Darlehenssummen: Nur Hypothekenzinsen zählten für den Erlass, nicht die Tilgung des Kapitals.

3. Versäumen der Frist zur Wiederherstellung der VZE-Zahl: Einige Kreditnehmer realisierten nicht, dass sie bis zum Ende ihres abgedeckten Zeitraums Zeit hatten, ihren VZE-Bestand wiederherzustellen.

4. Unzureichende Dokumentation: Viele Unternehmen, die die Mittel ordnungsgemäß verwendeten, hatten dennoch Schwierigkeiten mit dem Erlass, weil sie keine ausreichenden Belege vorlegen konnten.

5. Missverständnis der 60/40-Regel: Einige Kreditnehmer dachten, sie müssten exakt 60 % für Löhne und 40 % für sonstige Kosten ausgeben. Tatsächlich mussten Sie lediglich mindestens 60 % für Löhne aufwenden – Sie konnten bis zu 100 % für Löhne verwenden, wenn dies für Ihr Unternehmen vorteilhafter war.

Was passiert, wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen konnten?

Nicht jedes Unternehmen hat einen vollständigen Erlass erhalten, und das war in Ordnung. Ein Teil-Erlass war dennoch wertvoll.

Verstehen Sie Ihre Optionen:

• Ein Teil-Erlass reduzierte Ihren Darlehenssaldo
• Jeder nicht erlassene Betrag wurde zu einem Darlehen mit 1 % Zinssatz und einem Fälligkeitsdatum
• Sie hatten eine sechsmonatige Stundungsfrist ab dem Ende Ihres Abdeckungszeitraums, bevor die Zahlungen begannen

Wann eine Rückzahlung sinnvoll war: In einigen Fällen, insbesondere bei kleineren Darlehen, entschieden sich Unternehmen für die Rückzahlung, anstatt sich durch die Komplexität der Erlassanträge zu navigieren. Bei 1 % Zinsen war dies oft eine vernünftige geschäftliche Entscheidung.

Halten Sie Ihre Finanzunterlagen auch nach PPP organisiert

Unabhängig davon, ob Sie einen vollständigen Erlass erhalten haben oder nicht, hat die PPP-Erfahrung gezeigt, wie wichtig robuste Finanz-Tracking-Systeme sind. Die Disziplin, die Sie bei der Nachverfolgung der PPP-Mittel entwickelt haben, sollte auf alle Ihre Unternehmensfinanzen ausgeweitet werden.

Eine genaue Buchführung vom ersten Tag an verhindert spätere Kopfschmerzen – nicht nur für den Darlehenserlass, sondern auch für die Steuererklärung, Finanzanalyse und Geschäftsplanung. Viele Unternehmen haben festgestellt, dass die für das PPP-Tracking implementierten Systeme ihr allgemeines Finanzmanagement verbessert haben.

Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement

Die ordnungsgemäße Verwaltung von PPP-Mitteln erforderte eine akribische Buchführung und finanzielle Organisation. Wenn sich das Nachverfolgen jeder Ausgabe und das Führen einer ordnungsgemäßen Dokumentation überwältigend anfühlte, sind Sie nicht allein. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – jede Transaktion ist lesbar, versionskontrolliert und bereit für KI-gestützte, moderne Finanzanalysen. Starten Sie kostenlos und erleben Sie ein Finanzmanagement, das auf Klarheit und Kontrolle ausgelegt ist.