Какво да правите след одобрението на вашия PPP заем: Вашият пълен план за действие

Току-що получихте одобрение за вашия заем по Програмата за защита на заплатите (PPP) — поздравления! Но сега започва същинската работа. Това, което ще направите в дните и седмиците след одобрението, ще определи дали ще постигнете пълно опрощаване на заема или ще се наложи да върнете значителна част с лихви.

Разликата между бизнесите, които успешно преминават през опрощаването на PPP, и тези, които срещат трудности, често се свежда до едно нещо: знанието точно какви стъпки да предприемат веднага след одобрението. Нека преминем през вашия пълен план за действие след одобрението.

Защо следващите ви стъпки са толкова важни

PPP не беше просто безплатни пари — той дойде със специфични изисквания, които трябваше да изпълните за опрощаване. Според Министерството на финансите, кредитополучателите трябваше да използват поне 60% от средствата за разходи за заплати, да поддържат подходяща документация и да спазват специфични срокове. Пропускането на някое от тези изисквания можеше да означава превръщане на вашия подлежащ на опрощаване заем в действителен дълг.

Още по-критично е, че СБА (Администрацията за малкия бизнес) си запази правото да одитира вашия заем до шест години след опрощаването. Това означава, че действията, които предприемате днес, ще трябва да издържат на проверка години по-късно.

Стъпка 1: Върнете екипа си (ако е приложимо)

Ако сте съкратили или пуснали в неплатен отпуск служители, вашият първи приоритет беше да се свържете отново с екипа си. Повторното наемане на тези служители не беше просто добро за морала — то беше от съществено значение за опрощаването на заема.

Защо това беше важно: Формулата за опрощаване на PPP включваше изчисление за намаляване на еквивалента на пълно работно време (FTE). Ако вашият среден брой FTE по време на покрития период падна под базовото ви ниво (обикновено периода от 15 февруари 2019 г. до 30 юни 2019 г. или от 1 януари 2020 г. до 29 февруари 2020 г.), сумата за опрощаване можеше да бъде намалена пропорционално.

Стъпки за действие:

• Свържете се незабавно със съкратените или пуснатите в неплатен отпуск служители
• Документирайте писмено всички предложения за повторно наемане, дори ако служителите са отказали
• Водете подробни записи за изплатените заплати и изработените часове
• Ако служителите откажат да се върнат, документирайте предложенията — тези ситуации имаха „безопасни пристанища“ (safe harbors), които защитаваха сумата ви за опрощаване

Професионален съвет: Дори ако не можехте веднага да възстановите служителите на предишните им отговорности поради намален бизнес, задържането им на пълна заплата по време на покрития период често беше правилният финансов ход, ако това означаваше пълно опрощаване на заема.

Стъпка 2: Настройте специализирано финансово проследяване

Една от най-големите грешки, които бизнесите допускаха, беше смесването на средствата от PPP с редовните оперативни сметки без ясни системи за проследяване. Това правеше документирането на правилното използване почти невъзможно, когато дойдеше време за опрощаване.

Отворете отделна сметка: Много финансови съветници препоръчаха отварянето на специализирана разплащателна сметка специално за средствата от PPP. Това създаде ясна писмена следа, показваща точно как е похарчен всеки долар.

Следете правилото 60/40: Най-малко 60% от вашия PPP заем трябваше да отидат за разходи за заплати, като останалите 40% бяха на разположение за:

• Плащания на лихви по ипотеки (не главница)
• Плащания за наем
• Плащания за комунални услуги
• Покрити оперативни разходи
• Покрити разходи за имуществени щети
• Покрити разходи за доставчици
• Покрити разходи за защита на работниците

Настройте вашите категории: Създайте счетоводни категории, които директно съответстват на изискванията за опрощаване на СБА. Това направи генерирането на вашето заявление за опрощаване безкрайно по-лесно.

Стъпка 3: Внедрете системи за безупречна документация

Когато ставаше въпрос за опрощаване на PPP, документацията тип „достатъчно добра“ не беше достатъчна. СБА можеше да поиска подробни записи, а кредиторите често имаха специфични изисквания за заявлението за опрощаване.

Какво трябваше да проследявате:

• Похарчена сума: Точни суми в долари за всяка транзакция
• Дата на транзакцията: Кога е възникнал разходът, а не кога сте го платили
• Цел и получател: Кой е получил плащането и защо
• Подкрепяща документация: Оригинални разписки, фактури, анулирани чекове или банкови извлечения

Изисквана документация за заплати:

• Банкови извлечения, показващи плащанията за заплати
• Данъчни формуляри (940, 941, щатски тримесечни отчети за заплати)
• Разписки за плащане или анулирани чекове
• Отчети за заплати от вашия доставчик на услуги за заплати
• Документация за всякакви вноски за пенсионно или здравно осигуряване

Изисквана документация за разходи, различни от заплати:

• Копие от вашия договор за ипотека или наем
• Разписки или анулирани чекове за комунални услуги
• Документация, показваща, че плащанията са направени по време на покрития период
• Доказателство, че разходите са били активни преди 15 февруари 2020 г.

Критична грешка, която трябва да се избягва: Банковите извлечения сами по себе си не бяха достатъчна документация. Нуждаехте се от прилежащите фактури, разписки и договори, които доказваха, че разходите са допустими съгласно правилата на PPP.

Стъпка 4: Изберете стратегически вашия покрит период

Имахте гъвкавост при избора на вашия покрит период — или 8, или 24 седмици, започващи от датата на изплащане на заема. Този избор имаше значителни последици.

Опцията за 8 седмици имаше смисъл, ако:

• Получихте заема си рано и се нуждаехте от средства бързо
• Вашият бизнес се беше възстановил достатъчно, за да поддържа заплатите самостоятелно
• Искахте да кандидатствате за опрощаване по-рано

Опцията за 24 седмици беше по-добра, когато:

• Възстановяването на приходите ви беше по-бавно
• Нуждаехте се от повече време, за да изпълните изискванията за FTE
• Искахте максимална гъвкавост при изразходването на средствата

Важно: След като изберете вашия покрит период, не можехте да го променяте. Вземете това решение внимателно въз основа на вашите специфични обстоятелства.

Стъпка 5: Управлявайте внимателно сроковете за заплати

Програмата PPP имаше специфични правила за това кога разходите за заплати се зачитаха за опрощаване и грешките тук можеха да намалят сумата на опрощаването.

Опция за алтернативен обхванат период за заплати: Можехте да изберете първия ден от първия си платежен период след усвояването на заема като начална дата на вашия обхванат период. Това често работеше по-добре за бизнеси с двуседмични или полумесечни графици на заплащане.

Правило за платени или възникнали разходи: Разходите за заплати се считаха за платени в деня, в който раздавате чековете за заплати или инициирате ACH трансфери. За разходи, които са възникнали, но не са платени по време на вашия обхванат период, те се зачитаха, ако са били платени до следващата редовна дата за заплати.

Какво означаваше това на практика: Ако вашият обхванат период приключваше в сряда, но следващата ви заплата беше чак в петък, можехте да включите петъчната заплата, ако тя покриваше работа, извършена по време на вашия обхванат период.

Стъпка 6: Управлявайте правилно ситуациите със служителите

Изчисляването на FTE (еквивалент на пълно работно време) обърка много бизнеси. Разбирането на нюансите помогна за максимизиране на опрощаването.

Защитни разпоредби (Safe harbors) при намаляване на FTE: Нямаше да се сблъскате с намаления на опрощаването, свързани с FTE, ако можехте да докажете с документи, че:

• Сте направили добросъвестно писмено предложение за повторно наемане на служител, което е било отхвърлено
• Служител доброволно е подал оставка или е поискал намалено работно време
• Не сте успели да намерите квалифицирани служители за незаети позиции
• Не сте могли да възстановите бизнес операциите до нивата от 15 февруари 2020 г. поради ограничения в работата, свързани с COVID-19

Документацията беше всичко: Пазете писмени записи за всички предложения за повторно наемане, отговорите на служителите и вашите опити да поддържате нивата на персонала.

Стъпка 7: Разберете данъчните последици

Данъчното третиране на PPP заемите създаде объркване, но правилното му разбиране беше важно за крайния ви финансов резултат.

Ключови данъчни правила:

• Опростените PPP заеми не бяха облагаем доход
• Разходите, платени със средства от PPP, бяха напълно признати за данъчни цели (подлежаха на приспадане)
• Не беше необходимо да намалявате подлежащите на приспадане разходи със сумата на вашия опростен заем

Съображения за щатските данъци: Докато федералното третиране беше ясно, някои щати първоначално се опитаха да облагат опростените суми по PPP или да не признаят разходите за данъчни цели. Проверете специфичните правила на вашия щат или се консултирайте с данъчен професионалист, запознат с третирането на PPP заемите във вашия щат.

Стъпка 8: Подгответе заявлението си за опрощаване по-рано

Не чакайте до края на вашия обхванат период, за да мислите за заявлението си за опрощаване. Започнете подготовката веднага.

Избор на формуляр: Повечето кредитополучатели със суми от $150 000 или по-малко можеха да използват опростения формуляр 3508S. По-големите заеми изискваха по-подробния формуляр 3508 или 3508EZ.

Информация, която ще ви е необходима:

• Вашият номер на PPP заема и датата на усвояване
• Брой служители към момента на кандидатстване за заема и при кандидатстване за опрощаване
• Разходи за заплати по време на вашия обхванат период
• Разходи, различни от заплати, с придружаваща документация
• Изчисления на FTE, ако са приложими

Срокове: Можехте да кандидатствате за опрощаване по всяко време след приключване на обхванатия период, до датата на падежа на заема. Въпреки това, по-ранното кандидатстване означаваше по-бързо спиране на начисляването на лихви (въпреки че лихвеният процент беше само 1%).

Стъпка 9: Комуникирайте с вашия кредитор

Вашият кредитор беше основното ви лице за контакт в процеса на опрощаване. Изграждането на добри отношения помогна за по-лесното преминаване през процедурата.

Какво да попитате вашия кредитор:

• Каква конкретна документация изискват?
• В какъв формат трябва да бъдат документите (цифров спрямо хартиен)?
• Какъв е типичният им срок за обработка на заявленията?
• С кого трябва да се свържете при въпроси по време на процеса?

Установете очаквания: Някои кредитори бяха претоварени със заявления за опрощаване. Разбирането на техния график ви помогна да планирате съответно.

Стъпка 10: Съхранявайте записи в продължение на шест години

Периодът за одит от страна на SBA (Администрацията за малък бизнес) се простираше до шест години от датата на опрощаване или изплащане. Това означаваше, че работата ви не е приключила дори след получаване на одобрение за опрощаване.

Какво да пазите:

• Цялата документация, подкрепяща вашето заявление за опрощаване
• Записи, показващи използването на средствата от PPP
• Ведомости за заплати и данъчни декларации
• Банкови извлечения, обхващащи вашия обхванат период
• Всякаква кореспонденция с вашия кредитор или SBA

Препоръки за съхранение: Пазете както цифрови, так и физически копия на няколко места. Облачното съхранение осигури допълнително ниво на защита срещу загуба.

Чести грешки, които намалиха опрощаването

Ученето от грешките на другите помогна на бизнесите да избегнат скъпоструващи пропуски:

1. Смесване на обезщетения за безработица със заплати по PPP: Ако служителите са получавали обезщетения за безработица, докато са били във вашата ведомост по PPP, това можеше да създаде проблеми с изчисленията за опрощаване.

2. Изплащане на главница по заеми: Само лихвите по ипотеки се зачитаха за опрощаване, не и плащанията по главницата.

3. Пропускане на крайния срок за възстановяване на FTE: Някои кредитополучатели не осъзнаваха, че имат време до края на своя обхванат период, за да възстановят броя на своите FTE.

4. Неадекватна документация: Много бизнеси, които са използвали средствата правилно, все пак срещнаха трудности с опрощаването, защото не можаха да предоставят достатъчно документация.

5. Неразбиране на правилото 60/40: Някои кредитополучатели мислеха, че трябва да похарчат точно 60% за заплати и 40% за други разходи. Всъщност трябваха ви поне 60% за заплати – можехте да използвате до 100% за заплати, ако това работеше по-добре за вашия бизнес.

Какво ако не сте успели да изпълните всички изисквания?

Не всеки бизнес постигна пълно опрощаване и това беше нормално. Частичното опрощаване също беше ценно.

Разберете вашите опции:

• Частичното опрощаване намали баланса по заема ви
• Всяка неопростена сума се превръщаше в заем с 1% лихва и падежна дата
• Имахте шестмесечен гратисен период от края на обхванатия период преди започването на плащанията

Кога изплащането имаше смисъл: В някои случаи, особено при по-малки заеми, предприятията избираха да изплатят заема, вместо да се справят със сложността на заявленията за опрощаване. При 1% лихва това често беше разумно бизнес решение.

Поддържайте финансовите си записи организирани и след PPP

Независимо дали сте постигнали пълно опрощаване или не, опитът с PPP подчерта значението на стабилните системи за финансово проследяване. Дисциплината, която развихте при проследяването на средствата от PPP, трябва да се разпростре върху всички ваши бизнес финанси.

Точното счетоводство от първия ден предотвратява главоболия по-късно — не само за опрощаване на заеми, но и за данъчна подготовка, финансов анализ и бизнес планиране. Много фирми установиха, че системите, които са внедрили за проследяване на PPP, са подобрили цялостното им финансово управление.

Опростете финансовото си управление

Правилното управление на средствата от PPP изискваше щателно водене на записи и финансова организация. Ако проследяването на всеки разход и поддържането на подходяща документация ви се е сторило непосилно, не сте сами. Beancount.io предоставя текстово базирано счетоводство (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — всяка транзакция е четима, с контрол на версиите и готова за AI за модерен финансов анализ. Започнете безплатно и изпитайте финансово управление, създадено за яснота и контрол.