Čo robiť po schválení pôžičky PPP: Váš kompletný akčný plán

Práve ste dostali schválenie pôžičky z Programu na ochranu miezd (PPP) – gratulujeme! Ale teraz začína tá skutočná práca. To, čo urobíte v dňoch a týždňoch nasledujúcich po schválení, rozhodne o tom, či dosiahnete úplné odpustenie pôžičky, alebo nakoniec splatíte značnú časť aj s úrokmi.

Rozdiel medzi podnikmi, ktoré úspešne zvládnu odpustenie PPP, a tými, ktoré s ním zápasia, často spočíva v jednej veci: v presnej znalosti krokov, ktoré treba podniknúť ihneď po schválení. Prejdime si váš kompletný akčný plán po schválení.

Prečo na vašich ďalších krokoch tak veľmi záleží

PPP neboli len peniaze „zadarmo“ – prichádzali so špecifickými požiadavkami, ktoré ste museli splniť na ich odpustenie. Podľa Ministerstva financií USA museli dlžníci použiť aspoň 60 % prostriedkov na mzdové náklady, udržiavať riadnu dokumentáciu a dodržiavať špecifické časové harmonogramy. Nesplnenie ktorejkoľvek z týchto požiadaviek mohlo znamenať premenu vašej odpustiteľnej pôžičky na skutočný dlh.

Ešte dôležitejšie je, že SBA (Úrad pre malé podniky) si vyhradil právo vykonať audit vašej pôžičky až šesť rokov po jej odpustení. To znamená, že kroky, ktoré podniknete dnes, budú musieť obstáť pri kontrole aj po rokoch.

Krok 1: Priveďte svoj tím späť (ak je to relevantné)

Ak ste prepustili alebo dočasne uvoľnili zamestnancov, vašou prvou prioritou bolo opätovné nadviazanie kontaktu s vaším tímom. Opätovné prijatie týchto zamestnancov nebolo dobré len pre morálku – bolo nevyhnutné pre odpustenie pôžičky.

Prečo na tom záležalo: Vzorec na odpustenie PPP zahŕňal výpočet redukcie ekvivalentu plného pracovného úväzku (FTE). Ak váš priemerný počet FTE počas obdobia krytia klesol pod vašu základnú úroveň (všeobecne obdobie od 15. februára 2019 do 30. júna 2019 alebo od 1. januára 2020 do 29. februára 2020), suma na odpustenie mohla byť proporcionálne znížená.

Akčné kroky:

• Okamžite kontaktujte prepustených alebo dočasne uvoľnených zamestnancov.
• Zdokumentujte všetky ponuky na opätovné prijatie písomne, aj keď ich zamestnanci odmietli.
• Veďte si podrobné záznamy o vyplatených mzdách a odpracovaných hodinách.
• Ak sa zamestnanci odmietli vrátiť, zdokumentujte ponuky – tieto situácie mali tzv. „bezpečné prístavy“ (safe harbors), ktoré chránili vašu sumu na odpustenie.

Tip odborníka: Aj keď ste nemohli zamestnancom okamžite vrátiť ich pôvodné zodpovednosti z dôvodu obmedzeného podnikania, ich udržanie na plnej výplatnej listine počas obdobia krytia bolo často správnym finančným krokom, ak to znamenalo úplné odpustenie pôžičky.

Krok 2: Nastavte si vyhradené sledovanie financií

Jednou z najväčších chýb, ktoré firmy urobili, bolo miešanie prostriedkov PPP s bežnými prevádzkovými účtami bez jasných systémov sledovania. To takmer znemožnilo zdokladovanie správneho použitia v čase žiadosti o odpustenie.

Otvorte si samostatný účet: Mnohí finanční poradcovia odporúčali otvoriť si vyhradený bežný účet špeciálne pre prostriedky PPP. Tým sa vytvorila jasná papierová stopa ukazujúca, ako presne bol vynaložený každý dolár.

Sledujte pravidlo 60/40: Aspoň 60 % vašej PPP pôžičky muselo ísť na mzdové náklady, pričom zvyšných 40 % bolo k dispozícii na:

• Platby úrokov z hypotéky (nie istiny)
• Platby nájomného
• Platby za energie
• Výdavky na kryté prevádzkové náklady
• Kryté náklady na škody na majetku
• Kryté náklady na dodávateľov
• Kryté výdavky na ochranu pracovníkov

Nastavte si kategórie: Vytvorte si účtovné kategórie, ktoré priamo zodpovedali požiadavkám SBA na odpustenie. Vďaka tomu bolo vygenerovanie vašej žiadosti o odpustenie nekonečne jednoduchšie.

Krok 3: Zaveďte nepriestrelné systémy dokumentácie

Pokiaľ išlo o odpustenie PPP, „dostatočná“ dokumentácia nestačila. SBA mohla požiadať o podrobné záznamy a veritelia mali často špecifické požiadavky na žiadosť o odpustenie.

Čo ste potrebovali sledovať:

• Vynaložená suma: Presné sumy v dolároch pre každú transakciu.
• Dátum transakcie: Kedy náklad vznikol, nie kedy ste ho zaplatili.
• Účel a príjemca: Kto prijal platbu a prečo.
• Podporná dokumentácia: Originálne potvrdenky, faktúry, zrušené šeky alebo bankové výpisy.

Vyžadovaná mzdová dokumentácia:

• Bankové výpisy preukazujúce výplatu miezd.
• Daňové formuláre (940, 941, štátne štvrťročné správy o mzdách).
• Potvrdenia o platbe alebo zrušené šeky.
• Mzdové výkazy od vášho poskytovateľa mzdových služieb.
• Dokumentácia o všetkých príspevkoch na dôchodkové alebo zdravotné poistenie.

Vyžadovaná nemzdová dokumentácia:

• Kópia vašej hypotekárnej zmluvy alebo nájomnej zmluvy.
• Potvrdenky alebo zrušené šeky za energie.
• Dokumentácia preukazujúca, že platby boli uskutočnené počas obdobia krytia.
• Dôkaz, že výdavky boli aktívne pred 15. februárom 2020.

Kritická chyba, ktorej sa treba vyhnúť: Samotné bankové výpisy neboli dostatočnou dokumentáciou. Potrebovali ste podkladové faktúry, potvrdenky a zmluvy, ktoré dokazovali, že výdavky boli oprávnené podľa pravidiel PPP.

Krok 4: Strategicky si vyberte obdobie krytia

Mali ste flexibilitu pri výbere obdobia krytia – buď 8 alebo 24 týždňov od dátumu vyplatenia pôžičky. Táto voľba mala významné dôsledky.

8-týždňová možnosť mala zmysel, ak:

• Ste dostali pôžičku skoro a potrebovali ste prostriedky rýchlo.
• Vaše podnikanie sa zotavilo natoľko, že ste dokázali udržať mzdy nezávisle.
• Chceli ste požiadať o odpustenie skôr.

24-týždňová možnosť bola lepšia, keď:

• Ozdravenie vašich výnosov bolo pomalšie.
• Potrebovali ste viac času na splnenie požiadaviek FTE.
• Chceli ste maximálnu flexibilitu pri míňaní prostriedkov.

Dôležité: Keď ste si už vybrali obdobie krytia, nemohli ste ho zmeniť. Toto rozhodnutie urobte opatrne na základe vašich konkrétnych okolností.

Krok 5: Pozorne sledujte načasovanie miezd

PPP malo špecifické pravidlá o tom, kedy sa mzdové náklady započítavali do odpustenia, a chyby v tomto smere mohli znížiť sumu vášho odpustenia.

Možnosť alternatívneho krytého obdobia miezd: Mohli ste sa rozhodnúť použiť prvý deň vášho prvého výplatného obdobia po vyplatení pôžičky ako dátum začiatku vášho krytého obdobia. To často fungovalo lepšie pre firmy s dvojtýždňovými alebo polmesačnými výplatnými termínmi.

Pravidlo vyplatenia alebo vzniku: Mzdové náklady sa považovali za vyplatené v deň, keď ste distribuovali výplaty alebo iniciovali ACH prevody. Pri nákladoch vzniknutých, ale nevyplatených počas vášho krytého obdobia, sa tieto započítavali, ak boli vyplatené do nasledujúceho pravidelného termínu výplaty miezd.

Čo to znamenalo v praxi: Ak vaše kryté obdobie skončilo v stredu, ale vaša ďalšia výplata bola až v piatok, mohli ste zahrnúť piatkovú výplatu, ak pokrývala prácu vykonanú počas vášho krytého obdobia.

Krok 6: Správne riešte situácie so zamestnancami

Výpočet FTE (ekvivalentu plného pracovného úväzku) zmiatol mnohé firmy. Pochopenie nuáns pomohlo maximalizovať odpustenie.

Bezpečné prístavy pre zníženie FTE: Nečelili by ste zníženiu odpustenia súvisiaceho s FTE, ak by ste mohli zdokumentovať, že:

• Dali ste písomnú ponuku na opätovné zamestnanie v dobrej viere, ktorá bola odmietnutá
• Zamestnanec dobrovoľne rezignoval alebo požiadal o zníženie počtu hodín
• Neboli ste schopní nájsť kvalifikovaných zamestnancov na neobsadené pozície
• Nemohli ste obnoviť obchodné operácie na úroveň z 15. februára 2020 z dôvodu prevádzkových obmedzení súvisiacich s COVID-19

Dokumentácia bola všetkým: Veďte si písomné záznamy o všetkých ponukách na opätovné zamestnanie, reakciách zamestnancov a vašich pokusoch o udržanie stavu zamestnancov.

Krok 7: Pochopte daňové dôsledky

Daňové zaobchádzanie s pôžičkami PPP vyvolalo zmätok, ale správne nastavenie bolo dôležité pre váš hospodársky výsledok.

Kľúčové daňové pravidlá:

• Odpustené pôžičky PPP neboli zdaniteľným príjmom
• Výdavky zaplatené z výnosov PPP boli plne daňovo uznateľné
• Nemuseli ste znižovať svoje uznateľné výdavky o sumu vašej odpustenej pôžičky

Úvahy o štátnej dani: Zatiaľ čo federálne zaobchádzanie bolo jasné, niektoré štáty sa spočiatku snažili zdaňovať odpustené sumy PPP alebo nepovoliť odpočty. Skontrolujte si konkrétne pravidlá vášho štátu alebo sa poraďte s daňovým odborníkom oboznámeným so zaobchádzaním s pôžičkami PPP vo vašom štáte.

Krok 8: Pripravte si žiadosť o odpustenie včas

Nečakajte až na koniec vášho krytého obdobia, aby ste začali premýšľať o žiadosti o odpustenie. Začnite s prípravou okamžite.

Výber formulára: Väčšina dlžníkov so sumou 150 000 USD alebo menej mohla použiť zjednodušený formulár 3508S. Väčšie pôžičky si vyžadovali podrobnejší formulár 3508 alebo 3508EZ.

Informácie, ktoré budete potrebovať:

• Číslo vašej pôžičky PPP a dátum vyplatenia
• Počet zamestnancov v čase podania žiadosti o pôžičku a žiadosti o odpustenie
• Mzdové náklady počas vášho krytého obdobia
• Nemzdové náklady s podpornou dokumentáciou
• Výpočty FTE, ak sú relevantné

Načasovanie: O odpustenie ste mohli požiadať kedykoľvek po skončení vášho krytého obdobia, až do dátumu splatnosti pôžičky. Skoršie podanie však znamenalo skoršie zastavenie narastania úrokov (hoci sadzba bola len 1 %).

Krok 9: Komunikujte so svojím veriteľom

Váš veriteľ bol vaším primárnym kontaktným bodom pre proces odpustenia. Budovanie dobrého vzťahu pomohlo uľahčiť cestu.

Čo sa opýtať veriteľa:

• Akú konkrétnu dokumentáciu vyžadujú?
• V akom formáte by mali byť dokumenty (digitálne verzus papierové)?
• Aký je ich typický časový harmonogram spracovania žiadostí?
• Koho by ste mali kontaktovať s otázkami počas procesu?

Nastavte si očakávania: Niektorí veritelia boli zahltení žiadosťami o odpustenie. Pochopenie ich časového plánu vám pomohlo pri plánovaní.

Krok 10: Uchovávajte záznamy po dobu šiestich rokov

Obdobie pre audit zo strany SBA bolo šesť rokov od dátumu odpustenia alebo splatenia. To znamenalo, že vaša práca neskončila ani po schválení odpustenia.

Čo si uchovať:

• Všetku dokumentáciu podporujúcu vašu žiadosť o odpustenie
• Záznamy preukazujúce vaše použitie finančných prostriedkov PPP
• Mzdovú evidenciu a daňové priznania
• Bankové výpisy pokrývajúce vaše kryté obdobie
• Akúkoľvek korešpondenciu s vaším veriteľom alebo SBA

Odporúčania pre ukladanie: Uchovávajte digitálne aj fyzické kópie na viacerých miestach. Cloudové úložisko poskytlo dodatočnú vrstvu ochrany proti strate.

Časté chyby, ktoré znížili odpustenie

Učenie sa z chýb iných pomohlo firmám vyhnúť sa nákladným omylom:

1. Kombinovanie dávok v nezamestnanosti so mzdami z PPP: Ak zamestnanci poberali podporu v nezamestnanosti, kým boli na vašej výplatnej listine PPP, mohlo to spôsobiť problémy pri výpočtoch odpustenia.

2. Splácanie istiny úverov: Do odpustenia sa započítavali iba úroky z hypotéky, nie splátky istiny.

3. Zmeškanie termínu na obnovenie FTE: Niektorí dlžníci si neuvedomili, že majú čas až do konca svojho krytého obdobia na obnovenie počtu FTE.

4. Nedostatočná dokumentácia: Mnohé firmy, ktoré finančné prostriedky použili správne, mali stále problémy s odpustením, pretože nevedeli predložiť dostatočnú dokumentáciu.

5. Nepochopenie pravidla 60/40: Niektorí dlžníci si mysleli, že musia minúť presne 60 % na mzdy a 40 % na iné náklady. V skutočnosti ste museli na mzdy použiť aspoň 60 % — na mzdy ste mohli použiť až 100 %, ak to pre vašu firmu bolo výhodnejšie.

Čo ak ste nemohli splniť všetky požiadavky?

Nie každému podniku sa podarilo dosiahnuť úplné odpustenie dlhu, a to bolo v poriadku. Čiastočné odpustenie malo stále svoju hodnotu.

Rozumejte svojim možnostiam:

• Čiastočné odpustenie znížilo zostatok vášho úveru
• Akákoľvek neodpustená suma sa stala úverom s 1 % úrokom a dátumom splatnosti
• Mali ste šesťmesačný odklad splátok od konca vášho sledovaného obdobia (covered period), kým začali platby

Kedy dávalo splatenie zmysel: V niektorých prípadoch, najmä pri menších úveroch, sa podniky rozhodli radšej pre splatenie, než aby sa orientovali v zložitosti žiadostí o odpustenie. Pri 1 % úroku to bolo často rozumné obchodné rozhodnutie.

Udržujte svoje finančné záznamy usporiadané aj po skončení PPP

Či už ste dosiahli úplné odpustenie alebo nie, skúsenosť s PPP zdôraznila dôležitosť robustných systémov finančného sledovania. Disciplína, ktorú ste si vyvinuli pri sledovaní prostriedkov PPP, by sa mala rozšíriť na všetky vaše firemné financie.

Presné účtovníctvo od prvého dňa predchádza neskorším problémom – nielen pri odpúšťaní úverov, ale aj pri príprave daní, finančnej analýze a plánovaní podnikania. Mnohé podniky zistili, že systémy, ktoré zaviedli na sledovanie PPP, zlepšili ich celkové finančné riadenie.

Zjednodušte si správu financií

Správna správa prostriedkov PPP si vyžadovala precízne vedenie záznamov a finančnú organizáciu. Ak sa vám sledovanie každého výdavku a udržiavanie riadnej dokumentácie zdalo vyčerpávajúce, nie ste v tom sami. Beancount.io poskytuje textové účtovníctvo (plain-text accounting), ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi – každá transakcia je čitateľná, riadená verziami a pripravená na AI pre modernú finančnú analýzu. Začnite zadarmo a vyskúšajte správu financií vytvorenú pre jasnosť a kontrolu.