Что делать после одобрения кредита PPP: ваш полный план действий

Вы только что получили одобрение кредита по программе защиты заработной платы (PPP) — поздравляем! Но теперь начинается настоящая работа. То, что вы предпримете в дни и недели после одобрения, определит, добьетесь ли вы полного списания кредита или в конечном итоге будете выплачивать значительную его часть с процентами.

Разница между компаниями, которые успешно проходят процесс прощения PPP, и теми, кто сталкивается с трудностями, часто сводится к одному: знанию того, какие именно шаги следует предпринять сразу после одобрения. Давайте разберем ваш полный план действий после получения одобрения.

Почему ваши следующие шаги так важны

PPP не был просто бесплатными деньгами — он сопровождался конкретными требованиями, которые необходимо было выполнить для списания долга. Согласно Министерству финансов, заемщики должны были использовать не менее 60% средств на расходы по выплате заработной платы, вести надлежащую документацию и соблюдать определенные сроки. Невыполнение любого из этих требований могло означать превращение вашего прощаемого кредита в реальный долг.

Что еще более важно, SBA (Управление по делам малого бизнеса) сохранило за собой право проводить аудит вашего кредита в течение шести лет после его списания. Это означает, что действия, которые вы предпринимаете сегодня, должны будут выдержать проверку спустя годы.

Шаг 1: Верните свою команду (если применимо)

Если вы уволили сотрудников или отправили их в неоплачиваемый отпуск, вашим первым приоритетом должно было стать восстановление связи с командой. Повторный найм этих сотрудников был важен не только для морального духа — он был необходим для списания кредита.

Почему это было важно: Формула списания PPP включала расчет сокращения эквивалента полной занятости (FTE). Если ваш средний показатель FTE в течение периода покрытия падал ниже базового уровня (обычно это период с 15 февраля 2019 года по 30 июня 2019 года или с 1 января 2020 года по 29 февраля 2020 года), сумма списания кредита могла быть пропорционально уменьшена.

Действия:

• Немедленно свяжитесь с уволенными или отправленными в отпуск сотрудниками
• Документируйте все предложения о повторном найме в письменном виде, даже если сотрудники отказались
• Ведите подробный учет выплаченной заработной платы и отработанного времени
• Если сотрудники отказались возвращаться, задокументируйте предложения — для таких ситуаций существовали «безопасные гавани», которые защищали сумму вашего списания

Совет профи: Даже если вы не могли сразу вернуть сотрудников к их прежним обязанностям из-за сокращения бизнеса, сохранение их на полной выплате зарплаты в течение периода покрытия часто было правильным финансовым решением, если это означало полное списание кредита.

Шаг 2: Настройте специальный финансовый учет

Одной из самых больших ошибок, которую совершали компании, было смешивание средств PPP с обычными операционными счетами без четких систем отслеживания. Это делало документирование надлежащего использования почти невозможным при наступлении времени списания.

Откройте отдельный счет: Многие финансовые консультанты рекомендовали открыть специальный расчетный счет именно для средств PPP. Это создавало четкий бумажный след, показывающий, как именно был потрачен каждый доллар.

Соблюдайте правило 60/40: Не менее 60% вашего кредита PPP должно было пойти на расходы по оплате труда, а остальные 40% могли быть использованы для:

• Процентных платежей по ипотеке (не основная сумма)
• Арендных платежей
• Коммунальных платежей
• Покрываемых операционных расходов
• Покрываемых расходов на возмещение ущерба имуществу
• Покрываемых расходов на поставщиков
• Покрываемых расходов на защиту работников

Настройте свои категории: Создайте категории бухгалтерского учета, которые напрямую соответствуют требованиям SBA по списанию. Это значительно упростит заполнение заявки на списание.

Шаг 3: Внедрите надежные системы документирования

Когда дело доходило до списания PPP, «достаточно хорошей» документации было недостаточно. SBA могло запросить подробные записи, а у кредиторов часто были специфические требования к заявке на списание.

Что вам нужно было отслеживать:

• Потраченная сумма: Точные суммы в долларах для каждой транзакции
• Дата транзакции: Когда возник расход, а не когда вы его оплатили
• Цель и получатель: Кто получил платеж и почему
• Подтверждающая документация: Оригиналы квитанций, счетов-фактур, аннулированных чеков или банковских выписок

Необходимая документация по заработной плате:

• Выписки по банковским счетам, подтверждающие выплату заработной платы
• Налоговые формы (940, 941, квартальные отчеты штата о заработной плате)
• Квитанции об оплате или аннулированные чеки
• Отчеты о начислении заработной платы от вашего провайдера
• Документация по любым взносам на пенсионное или медицинское страхование

Необходимая документация, не связанная с зарплатой:

• Копия вашего договора ипотеки или аренды
• Квитанции или аннулированные чеки за коммунальные услуги
• Документация, подтверждающая, что платежи были произведены в течение периода покрытия
• Доказательства того, что расходы были активны до 15 февраля 2020 года

Критическая ошибка, которой следует избегать: Одних банковских выписок было недостаточно. Вам требовались первичные счета-фактуры, чеки и контракты, подтверждающие, что расходы соответствуют правилам PPP.

Шаг 4: Стратегически выберите период покрытия

У вас была гибкость в выборе периода покрытия — 8 или 24 недели, начиная с даты выдачи кредита. Этот выбор имел серьезные последствия.

Вариант с 8 неделями имел смысл, если:

• Вы получили кредит рано и нуждались в средствах быстро
• Ваш бизнес восстановился достаточно, чтобы самостоятельно выплачивать зарплату
• Вы хотели подать заявку на списание раньше

Вариант с 24 неделями был лучше, когда:

• Восстановление вашей выручки шло медленнее
• Вам требовалось больше времени для выполнения требований по FTE
• Вы хотели максимальной гибкости в расходовании средств

Важно: После того как вы выбрали период покрытия, вы не могли его изменить. Принимайте это решение взвешенно, исходя из ваших конкретных обстоятельств.

Шаг 5: Внимательно следите за сроками выплат заработной платы

В программе PPP действовали особые правила относительно того, когда расходы на оплату труда учитывались для списания кредита, и ошибка в этом вопросе могла уменьшить сумму списания.

Вариант альтернативного охватываемого периода (Alternative payroll covered period): Вы могли выбрать в качестве даты начала охватываемого периода первый день первого платежного периода после фактического получения кредитных средств (disbursement). Это часто было удобнее для компаний с двухнедельным или полумесячным графиком выплаты зарплаты.

Правило «выплачено или начислено» (Paid or incurred): Расходы на оплату труда считались выплаченными в день выдачи чеков или инициирования переводов через систему ACH. Расходы, которые были начислены, но не выплачены в течение охватываемого периода, учитывались, если они были выплачены до даты следующей регулярной выплаты зарплаты.

Что это означало на практике: Если ваш охватываемый период заканчивался в среду, а следующая выплата зарплаты была в пятницу, вы могли включить пятничную выплату, если она покрывала работу, выполненную в течение охватываемого периода.

Шаг 6: Правильно работайте с кадровыми ситуациями

Расчет эквивалента полной занятости (FTE) стал камнем преткновения для многих компаний. Понимание нюансов помогало максимизировать сумму списания.

«Безопасные гавани» (Safe harbors) при сокращении FTE: Вы могли избежать сокращения суммы списания из-за уменьшения FTE, если могли документально подтвердить следующее:

• Вы сделали добросовестное письменное предложение о повторном приеме сотрудника на работу, которое было отклонено.
• Сотрудник уволился по собственному желанию или запросил сокращение рабочего времени.
• Вы не смогли найти квалифицированных сотрудников на вакантные должности.
• Вы не смогли восстановить уровень деловой активности до уровня 15 февраля 2020 года из-за ограничений, связанных с COVID-19.

Документация решала всё: Ведите письменный учет всех предложений о повторном найме, ответов сотрудников и ваших попыток сохранить штатную численность.

Шаг 7: Разберитесь в налоговых последствиях

Налогообложение кредитов PPP вызывало путаницу, но правильный подход был важен для вашего финансового результата.

Ключевые налоговые правила:

• Списанные кредиты PPP не считались налогооблагаемым доходом.
• Расходы, оплаченные за счет средств PPP, полностью подлежали налоговому вычету.
• Вам не нужно было уменьшать сумму вычитаемых расходов на сумму списанного кредита.

Региональные налоговые особенности: Хотя на федеральном уровне правила были ясны, некоторые штаты изначально пытались облагать налогом списанные суммы PPP или запрещать налоговые вычеты по ним. Проверьте конкретные правила вашего штата или проконсультируйтесь с налоговым специалистом, знакомым с местным законодательством в отношении кредитов PPP.

Шаг 8: Начните готовить заявление на списание заранее

Не ждите окончания охватываемого периода, чтобы подумать о заявлении на списание кредита. Начните подготовку немедленно.

Выбор формы: Большинство заемщиков с суммой кредита 150 000 долларов и менее могли использовать упрощенную форму 3508S. Для более крупных кредитов требовались более подробные формы 3508 или 3508EZ.

Необходимая информация:

• Номер вашего кредита PPP и дата получения средств.
• Количество сотрудников на момент подачи заявки на кредит и на момент подачи заявления на списание.
• Расходы на оплату труда в течение охватываемого периода.
• Расходы, не связанные с оплатой труда, с подтверждающей документацией.
• Расчеты FTE, если применимо.

Сроки: Вы могли подать заявление на списание в любое время после окончания охватываемого периода, вплоть до даты погашения кредита. Однако ранняя подача позволяла быстрее остановить начисление процентов (хотя ставка составляла всего 1%).

Шаг 9: Взаимодействуйте с кредитором

Ваш кредитор был основным контактным лицом в процессе списания. Выстраивание хороших отношений помогало упростить этот путь.

Что стоит спросить у кредитора:

• Какая конкретно документация им требуется?
• В каком формате должны быть документы (цифровой или бумажный)?
• Каковы их типичные сроки обработки заявок?
• К кому обращаться с вопросами в ходе процесса?

Управляйте ожиданиями: Некоторые кредиторы были перегружены заявками на списание. Понимание их графика помогало вам планировать свои действия соответствующим образом.

Шаг 10: Храните записи в течение шести лет

Окно для проведения аудита со стороны SBA (Управления по делам малого бизнеса) составляло шесть лет с даты списания или погашения кредита. Это означало, что ваша работа не заканчивалась даже после получения одобрения на списание.

Что необходимо сохранить:

• Всю документацию, подтверждающую ваше заявление на списание.
• Записи, показывающие использование средств PPP.
• Зарплатные ведомости и налоговые декларации.
• Банковские выписки за охватываемый период.
• Любую переписку с вашим кредитором или SBA.

Рекомендации по хранению: Храните как цифровые, так и физические копии в нескольких местах. Облачные хранилища обеспечивали дополнительный уровень защиты от потери данных.

Распространенные ошибки, снижающие сумму списания

Изучение чужих ошибок помогало компаниям избегать дорогостоящих просчетов:

1. Совмещение пособий по безработице с зарплатой по PPP: Если сотрудники получали пособие по безработице, одновременно находясь в платежной ведомости по PPP, это могло создать проблемы при расчете списания.

2. Погашение основного долга по кредитам: Для списания учитывались только проценты по ипотеке, а не выплаты основной суммы долга.

3. Пропуск крайнего срока восстановления FTE: Некоторые заемщики не осознавали, что у них есть время до конца охватываемого периода для восстановления численности персонала (FTE).

4. Недостаточная документация: Многие компании, правильно использовавшие средства, все равно сталкивались с трудностями при списании из-за невозможности предоставить достаточную документацию.

5. Непонимание правила 60/40: Некоторые заемщики полагали, что они обязаны потратить ровно 60% на зарплату и 40% на другие расходы. На самом деле, нужно было потратить как минимум 60% на зарплату — при желании вы могли направить на оплату труда до 100% средств, если это было выгоднее для вашего бизнеса.

Что если вы не смогли выполнить все требования?

Не каждый бизнес получил полное прощение кредита, и это нормально. Частичное списание все равно было ценным.

Оцените ваши варианты:

• Частичное прощение уменьшало остаток по вашему кредиту
• Любая непрощенная сумма превращалась в кредит под 1% годовых с установленным сроком погашения
• У вас был шестимесячный период отсрочки с момента окончания отчетного периода до начала платежей

Когда погашение имело смысл: В некоторых случаях, особенно при небольших суммах, компании предпочитали вернуть кредит, вместо того чтобы разбираться со сложностями заявок на списание. При ставке 1% это часто было разумным бизнес-решением.

Поддерживайте порядок в финансовых записях и после PPP

Независимо от того, получили вы полное прощение или нет, опыт работы с PPP подчеркнул важность надежных систем финансового учета. Дисциплина, которую вы выработали при отслеживании средств PPP, должна распространиться на все финансы вашего бизнеса.

Аккуратное ведение бухгалтерии с первого дня избавляет от проблем в будущем — не только для списания кредитов, но и для подготовки налогов, финансового анализа и бизнес-планирования. Многие компании обнаружили, что системы, внедренные для отслеживания PPP, улучшили их общее управление финансами.

Упростите управление финансами

Правильное управление средствами PPP требовало тщательного ведения записей и финансовой организации. Если отслеживание каждого расхода и ведение надлежащей документации казалось непосильной задачей, вы не одиноки. Beancount.io предлагает plain-text бухгалтерию, которая обеспечивает полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — каждая транзакция читаема, поддерживается контроль версий и готовность к использованию ИИ для современного финансового анализа. Начните бесплатно и оцените систему управления финансами, созданную для ясности и контроля.