Qué hacer tras la aprobación de su préstamo PPP: Su plan de acción completo

Acabas de recibir la aprobación para tu préstamo del Programa de Protección de Nómina (PPP) — ¡felicidades! Pero ahora comienza el verdadero trabajo. Lo que hagas en los días y semanas posteriores a la aprobación determinará si logras la condonación total del préstamo o si terminas pagando una parte significativa con intereses.

La diferencia entre las empresas que navegan con éxito la condonación del PPP y las que tienen dificultades suele reducirse a una sola cosa: saber exactamente qué pasos tomar inmediatamente después de la aprobación. Analicemos tu plan de acción completo posterior a la aprobación.

Por qué tus próximos pasos son tan importantes

El PPP no era simplemente dinero gratis; venía con requisitos específicos que debías cumplir para obtener la condonación. Según el Departamento del Tesoro, los prestatarios debían utilizar al menos el 60% de los fondos en costos de nómina, mantener la documentación adecuada y seguir plazos específicos. Incumplir cualquiera de estos requisitos podría significar convertir tu préstamo condonable en deuda real.

Aún más crítico, la SBA se reservó el derecho de auditar tu préstamo hasta seis años después de la condonación. Eso significa que las acciones que tomes hoy deberán resistir el escrutinio años después.

Paso 1: Reincorpora a tu equipo (si aplica)

Si despediste o suspendiste empleados, tu primera prioridad era reconectar con tu equipo. Recontratar a estos empleados no solo era bueno para la moral, sino que era esencial para la condonación del préstamo.

Por qué esto era importante: La fórmula de condonación del PPP incluía un cálculo de reducción de Equivalente a Tiempo Completo (FTE). Si tu recuento promedio de FTE durante tu período cubierto caía por debajo de tu nivel de referencia (generalmente el período del 15 de febrero de 2019 al 30 de junio de 2019, o del 1 de enero de 2020 al 29 de febrero de 2020), el monto de tu condonación podría reducirse proporcionalmente.

Pasos a seguir:

• Contacta a los empleados despedidos o suspendidos inmediatamente
• Documenta todas las ofertas de recontratación por escrito, incluso si los empleados las rechazaron
• Mantén registros detallados de los salarios pagados y las horas trabajadas
• Si los empleados se negaron a regresar, documenta las ofertas; estas situaciones tenían "puertos seguros" (safe harbors) que protegían el monto de tu condonación

Consejo profesional: Incluso si no pudiste restaurar inmediatamente a los empleados a sus responsabilidades anteriores debido a la reducción de la actividad comercial, mantenerlos en la nómina completa durante el período cubierto solía ser el movimiento financiero correcto si eso significaba la condonación total del préstamo.

Paso 2: Establece un seguimiento financiero dedicado

Uno de los mayores errores que cometieron las empresas fue mezclar los fondos del PPP con las cuentas operativas regulares sin sistemas de seguimiento claros. Esto hizo que documentar el uso adecuado fuera casi imposible al momento de solicitar la condonación.

Abre una cuenta separada: Muchos asesores financieros recomendaron abrir una cuenta de cheques dedicada específicamente para los fondos del PPP. Esto creó un rastro de papel claro que mostraba exactamente cómo se gastó cada dólar.

Sigue la regla 60/40: Al menos el 60% de tu préstamo PPP debía destinarse a costos de nómina, y el 40% restante estaba disponible para:

• Pagos de intereses hipotecarios (no el capital)
• Pagos de alquiler
• Pagos de servicios públicos
• Gastos operativos cubiertos
• Costos por daños a la propiedad cubiertos
• Costos de proveedores cubiertos
• Gastos de protección al trabajador cubiertos

Configura tus categorías: Crea categorías contables que se correspondan directamente con los requisitos de condonación de la SBA. Esto facilitó infinitamente la generación de tu solicitud de condonación.

Paso 3: Implementa sistemas de documentación a prueba de errores

Cuando se trataba de la condonación del PPP, una documentación "suficiente" no era suficiente. La SBA podía solicitar registros detallados y los prestamistas a menudo tenían requisitos específicos para la solicitud de condonación.

Qué necesitabas rastrear:

• Monto gastado: Cantidades exactas en dólares para cada transacción
• Fecha de la transacción: Cuándo ocurrió el gasto, no cuándo lo pagaste
• Propósito y destinatario: Quién recibió el pago y por qué
• Documentación de respaldo: Recibos originales, facturas, cheques cancelados o estados de cuenta bancarios

Documentación de nómina requerida:

• Estados de cuenta bancarios que muestren los pagos de nómina
• Formularios de impuestos (940, 941, informes estatales trimestrales de salarios)
• Recibos de pago o cheques cancelados
• Informes de nómina de tu proveedor de servicios de nómina
• Documentación de cualquier contribución a planes de jubilación o seguros de salud

Documentación no relacionada con la nómina requerida:

• Copia de tu acuerdo hipotecario o contrato de arrendamiento
• Recibos o cheques cancelados de servicios públicos
• Documentación que demuestre que los pagos se realizaron durante el período cubierto
• Prueba de que los gastos estaban activos antes del 15 de febrero de 2020

Error crítico a evitar: Los estados de cuenta bancarios por sí solos no eran documentación suficiente. Necesitabas las facturas, recibos y contratos subyacentes que demostraran que los gastos eran elegibles bajo las reglas del PPP.

Paso 4: Elige tu período cubierto estratégicamente

Tenías flexibilidad para elegir tu período cubierto, ya fuera de 8 o 24 semanas a partir de la fecha de desembolso de tu préstamo. Esta elección tenía implicaciones significativas.

La opción de 8 semanas tenía sentido si:

• Recibiste tu préstamo temprano y necesitabas los fondos rápidamente
• Tu negocio se había recuperado lo suficiente como para mantener la nómina de forma independiente
• Querías solicitar la condonación más pronto

La opción de 24 semanas era mejor cuando:

• La recuperación de tus ingresos era más lenta
• Necesitabas más tiempo para cumplir con los requisitos de FTE
• Querías la máxima flexibilidad en el gasto de los fondos

Importante: Una vez que elegías tu período cubierto, no podías cambiarlo. Toma esta decisión cuidadosamente basándote en tus circunstancias específicas.

Paso 5: Gestione los plazos de la nómina con cuidado

El PPP tenía reglas específicas sobre cuándo los costos de nómina contaban para la condonación, y equivocarse en esto podría reducir el monto de su condonación.

La opción del período cubierto de nómina alternativo: Podía elegir utilizar el primer día de su primer período de pago posterior al desembolso de su préstamo como la fecha de inicio de su período cubierto. Esto a menudo funcionaba mejor para empresas con calendarios de nómina quincenales o semimensuales.

Regla de lo pagado o devengado: Los costos de nómina se consideraban pagados el día en que distribuía los cheques de pago o iniciaba las transferencias ACH. Para los costos devengados pero no pagados durante su período cubierto, contaban si se pagaban en la siguiente fecha regular de nómina.

Qué significaba esto en la práctica: Si su período cubierto terminaba un miércoles pero su próxima nómina no era hasta el viernes, podía incluir la nómina del viernes si cubría el trabajo realizado durante su período cubierto.

Paso 6: Gestione las situaciones de los empleados adecuadamente

El cálculo de FTE (equivalente a tiempo completo) confundió a muchas empresas. Comprender los matices ayudó a maximizar la condonación.

Puertos seguros para las reducciones de FTE: No se enfrentaría a reducciones de condonación relacionadas con el FTE si pudiera documentar que:

• Hizo una oferta por escrito de buena fe para recontratar a un empleado que fue rechazada
• Un empleado renunció voluntariamente o solicitó una reducción de jornada
• No pudo encontrar empleados cualificados para puestos vacantes
• No pudo restablecer las operaciones comerciales a los niveles del 15 de febrero de 2020 debido a las restricciones operativas relacionadas con el COVID-19

La documentación lo era todo: Mantenga registros por escrito de todas las ofertas de recontratación, las respuestas de los empleados y sus intentos de mantener los niveles de personal.

Paso 7: Comprenda las implicaciones fiscales

El tratamiento fiscal de los préstamos PPP generó confusión, pero hacerlo correctamente era importante para su resultado final.

Reglas fiscales clave:

• Los préstamos PPP condonados no eran ingresos imponibles
• Los gastos pagados con los fondos del PPP eran totalmente deducibles de impuestos
• No era necesario reducir sus gastos deducibles por el monto de su préstamo condonado

Consideraciones sobre los impuestos estatales: Si bien el tratamiento federal era claro, algunos estados intentaron inicialmente gravar los montos condonados del PPP o rechazar las deducciones. Verifique las reglas específicas de su estado o consulte con un profesional de impuestos familiarizado con el tratamiento de los préstamos PPP en su estado.

Paso 8: Prepare su solicitud de condonación con anticipación

No espere hasta el final de su período cubierto para pensar en su solicitud de condonación. Comience a prepararse de inmediato.

Selección del formulario: La mayoría de los prestatarios de $150,000 o menos podían utilizar el formulario simplificado 3508S. Los préstamos más grandes requerían el formulario 3508 o 3508EZ, más detallado.

Información que necesitaría:

• Su número de préstamo PPP y la fecha de desembolso
• Número de empleados en el momento de su solicitud de préstamo y de su solicitud de condonación
• Costos de nómina durante su período cubierto
• Costos no relacionados con la nómina con documentación de respaldo
• Cálculos de FTE si correspondiera

Plazos: Podía solicitar la condonación en cualquier momento después de que terminara su período cubierto, hasta la fecha de vencimiento del préstamo. Sin embargo, solicitarla antes significaba detener la acumulación de intereses más pronto (aunque la tasa era de solo el 1%).

Paso 9: Comuníquese con su prestamista

Su prestamista era su principal punto de contacto para el proceso de condonación. Construir una buena relación ayudó a suavizar el camino.

Qué preguntar a su prestamista:

• ¿Qué documentación específica requieren?
• ¿En qué formato deben estar los documentos (digital o en papel)?
• ¿Cuál es su cronograma típico para procesar las solicitudes?
• ¿Con quién debe contactar si tiene preguntas durante el proceso?

Establezca expectativas: Algunos prestamistas se vieron abrumados con las solicitudes de condonación. Comprender su cronograma le ayudó a planificar en consecuencia.

Paso 10: Conserve los registros durante seis años

La ventana de auditoría de la SBA se extendía seis años a partir de la fecha de condonación o reembolso. Eso significaba que su trabajo no terminaba incluso después de recibir la aprobación de la condonación.

Qué conservar:

• Toda la documentación que respalde su solicitud de condonación
• Registros que muestren el uso de los fondos del PPP
• Registros de nómina y declaraciones de impuestos
• Extractos bancarios que cubran su período cubierto
• Cualquier correspondencia con su prestamista o la SBA

Recomendaciones de almacenamiento: Guarde copias tanto digitales como físicas en múltiples ubicaciones. El almacenamiento en la nube proporcionó una capa adicional de protección contra pérdidas.

Errores comunes que redujeron la condonación

Aprender de los errores de otros ayudó a las empresas a evitar equivocaciones costosas:

1. Mezclar beneficios de desempleo con la nómina del PPP: Si los empleados cobraban el desempleo mientras estaban en su nómina del PPP, esto podía crear problemas con los cálculos de condonación.

2. Pagar el capital de los préstamos: Solo los intereses hipotecarios contaban para la condonación, no los pagos de capital.

3. Perder la fecha límite para restaurar el FTE: Algunos prestatarios no se dieron cuenta de que tenían hasta el final de su período cubierto para restaurar su conteo de FTE.

4. Documentación inadecuada: Muchas empresas que utilizaron los fondos correctamente aún tuvieron dificultades con la condonación porque no pudieron proporcionar documentación suficiente.

5. Malinterpretar la regla 60/40: Algunos prestatarios pensaron que tenían que gastar exactamente el 60% en nómina y el 40% en otros costos. En realidad, solo necesitaba al menos el 60% en nómina; podía usar hasta el 100% en nómina si eso funcionaba mejor para su negocio.

¿Qué pasaba si no se cumplían todos los requisitos?

No todas las empresas lograron la condonación total, y eso estaba bien. La condonación parcial seguía siendo valiosa.

Comprenda sus opciones:

• La condonación parcial reducía el saldo de su préstamo
• Cualquier monto no condonado se convertía en un préstamo con un interés del 1% y una fecha de vencimiento
• Disponía de un periodo de aplazamiento de seis meses desde el final de su periodo cubierto antes de que comenzaran los pagos

Cuándo tenía sentido el reembolso: En algunos casos, especialmente para préstamos pequeños, las empresas optaron por reembolsar en lugar de navegar por la complejidad de las solicitudes de condonación. Con un interés del 1%, a menudo era una decisión empresarial razonable.

Mantenga sus registros financieros organizados más allá del PPP

Tanto si logró la condonación total como si no, la experiencia del PPP resaltó la importancia de contar con sistemas de seguimiento financiero sólidos. La disciplina que desarrolló al rastrear los fondos del PPP debería extenderse a todas las finanzas de su negocio.

Una contabilidad precisa desde el primer día evita dolores de cabeza más adelante, no solo para la condonación de préstamos, sino también para la preparación de impuestos, el análisis financiero y la planificación empresarial. Muchas empresas descubrieron que los sistemas que implementaron para el seguimiento del PPP mejoraron su gestión financiera general.

Simplifique su gestión financiera

Gestionar adecuadamente los fondos del PPP requería un mantenimiento de registros meticuloso y organización financiera. Si rastrear cada gasto y mantener la documentación adecuada le resultó abrumador, no está solo. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda total transparencia y control sobre sus datos financieros: cada transacción es legible, cuenta con control de versiones y está preparada para la IA para un análisis financiero moderno. Comience gratis y experimente una gestión financiera diseñada para la claridad y el control.