PPPローンの承認を受けた後にすべきこと：完全なアクションプラン

Paycheck Protection Program（PPP）ローンの承認、おめでとうございます！しかし、本当の仕事はここから始まります。承認後の数日間、数週間で何を行うかによって、ローンが全額免除されるか、それとも利息付きで多額を返済することになるかが決まります。

PPP免除をうまく進められる企業と苦労する企業の差は、多くの場合、承認直後に取るべきステップを正確に把握しているかどうかに集約されます。承認後の完全なアクションプランを確認していきましょう。

なぜ次のステップがそれほど重要なのか

PPPは単なる「無料のお金」ではありませんでした。免除を受けるためには満たすべき特定の要件がありました。財務省によると、借り手は資金の少なくとも60%を給与コストに使用し、適切な書類を維持し、特定のスケジュールに従う必要がありました。これらの要件のいずれかを欠くと、免除可能なローンが実際の負債に変わる可能性があります。

さらに重要なことに、SBA（中小企業庁）は免除後最大6年間、ローンの監査を行う権利を保持しています。つまり、今日取る行動は、数年後の精査に耐えうるものである必要があります。

ステップ 1：チームを呼び戻す（該当する場合）

従業員を一時解雇（レイオフ）または休職させた場合、最優先事項はチームとの再接続でした。これらの従業員を再雇用することは、士気向上のためだけでなく、ローン免除にとっても不可欠でした。

なぜこれが重要だったのか： PPPの免除計算式には、フルタイム相当（FTE）削減の計算が含まれていました。対象期間中の平均FTE数が基準値（一般的に2019年2月15日から2019年6月30日、または2020年1月1日から2020年2月29日の期間）を下回った場合、免除額が比例して削減される可能性がありました。

アクションステップ：

• 一時解雇または休職中の従業員に直ちに連絡する
• 従業員が辞退した場合でも、すべての再雇用提案を文書で記録する
• 支払われた賃金と労働時間の詳細な記録を保持する
• 従業員が復職を拒否した場合は、その提案を記録する。これらの状況には、免除額を保護するセーフハーバー（免責条項）が適用されました。

プロのヒント： 事業の縮小により従業員をすぐに以前の職務に戻せなかったとしても、対象期間中に彼らを給与支払名簿（ペイロール）に留めておくことは、フルローン免除につながるため、多くの場合、正しい財務上の判断でした。

ステップ 2：専用の財務追跡体制を構築する

企業が犯した最大の過ちの一つは、明確な追跡システムなしに、PPP資金を通常の運営口座と混ぜてしまったことでした。これにより、免除申請時に適切な使用を証明することがほぼ不可能になりました。

専用口座を開設する： 多くの財務アドバイザーは、PPP資金専用の当座預金口座を開設することを推奨しました。これにより、1ドルがどのように使われたかを正確に示す明確な監査証跡（ペーパー・トレイル）が作成されます。

60/40ルールの追跡： PPPローンの少なくとも60%は給与コストに充てる必要があり、残りの40%は以下に使用可能でした：

• 住宅ローン利息の支払い（元本は不可）
• 賃料の支払い
• 公共料金の支払い
• 対象となる運営支出
• 対象となる物的損害コスト
• 対象となるサプライヤーコスト
• 対象となる労働者保護支出

カテゴリーの設定： SBAの免除要件に直接対応する会計カテゴリーを作成してください。これにより、免除申請書の作成が格段に容易になります。

ステップ 3：万全な文書化システムを導入する

PPPの免除に関しては、「十分な」文書化では不十分でした。SBAは詳細な記録を要求することがあり、貸し手（レンダー）も免除申請に際して特定の要件を設けていることが多かったです。

追跡が必要だったもの：

• 支出額： すべての取引の正確な金額
• 取引日： 支払った日ではなく、費用が発生した日
• 目的と受取人： 誰が、なぜ支払いを受けたか
• 裏付け書類： 領収書の原本、請求書、不渡りでない小切手、または銀行取引明細書

必要な給与文書：

• 給与支払を示す銀行口座明細書
• 税務申告書（フォーム940、941、州の四半期賃金報告書）
• 支払領収書または小切手の写し
• 給与計算プロバイダーからの給与レポート
• 退職金や健康保険の拠出に関する文書

給与以外の必要文書：

• 住宅ローン契約書または賃貸借契約書の写し
• 公共料金の領収書または小切手の写し
• 対象期間中に支払いが行われたことを示す文書
• 費用が2020年2月15日以前から発生していたことの証明

避けるべき重大な過ち： 銀行の取引明細書だけでは不十分な文書でした。費用の適格性をPPPルールに基づいて証明する、基礎となる請求書、領収書、契約書が必要でした。

ステップ 4：対象期間を戦略的に選択する

ローン実行日から数えて8週間または24週間のいずれかの対象期間を選択する柔軟性がありました。この選択は重要な意味を持っていました。

8週間オプションが適していた場合：

• ローンを早期に受け取り、すぐに資金を必要としていた
• 自力で給与を維持できるほど事業が回復していた
• 早めに免除申請を行いたかった

24週間オプションが適していた場合：

• 収益の回復が遅かった
• FTE要件を満たすためにより多くの時間が必要だった
• 資金の使用において最大限の柔軟性を求めていた

重要： 一度対象期間を選択すると、変更はできません。具体的な状況に基づいて、慎重に判断してください。

ステップ 5：給与支払タイミングの慎重な管理

PPPには、給与コストが免除の対象となる時期について特定のルールがあり、これを誤ると免除額が減額される可能性がありました。

代替給与対象期間（Alternative payroll covered period）のオプション： ローン実行後の最初の給与支払周期の初日を、対象期間（covered period）の開始日として選択することができました。これは、隔週または月2回の給与支払スケジュールを採用している企業にとって、より適していることが多かったです。

支払済みまたは発生済みのルール： 給与コストは、給与小切手を配布した日、またはACH送金を開始した日に「支払われた」とみなされました。対象期間中に発生したものの支払われていないコストについては、次の定期給与支払日までに支払われれば対象に含まれました。

実務上の意味： 対象期間が水曜日に終了し、次の給与支払日が金曜日であったとしても、その金曜日の給与が対象期間中に行われた業務に対するものであれば、対象に含めることができました。

ステップ 6：従業員状況への適切な対応

FTE（常勤換算人数）の算出は、多くの企業にとってつまずきやすいポイントでした。そのニュアンスを理解することで、免除額を最大化することができました。

FTE削減に関するセーフハーバー（免責条項）： 以下の事項を文書化できれば、FTEに関連する免除額の減額を回避できました：

• 従業員に対して誠実な書面による再雇用の申し出をしたが、拒否された場合
• 従業員が自発的に退職した、または勤務時間の短縮を希望した場合
• 欠員に対して適格な従業員を見つけることができなかった場合
• COVID-19関連の営業制限により、事業運営を2020年2月15日の水準まで回復させることができなかった場合

記録がすべて： 再雇用の申し出、従業員の回答、および人員レベルを維持しようとした試みについて、すべて書面で記録を残してください。

ステップ 7：税務上の影響の理解

PPPローンの税務処理は混乱を招きましたが、正しく処理することは最終的な利益にとって重要でした。

主な税務ルール：

• 免除されたPPPローンは課税所得とはみなされません
• PPP資金で支払われた経費は、全額が税務上の損金算入（控除）対象となります
• 免除されたローンの額だけ控除対象経費を減額する必要はありません

州税の考慮事項： 連邦政府の扱いは明確でしたが、一部の州では当初、免除されたPPP額に課税したり、控除を認めなかったりしようとしました。お住まいの州の具体的なルールを確認するか、州のPPPローン処理に詳しい税務専門家に相談してください。

ステップ 8：免除申請の早期準備

免除申請について考えるのを、対象期間が終わるまで待ってはいけません。すぐに準備を開始してください。

申請フォームの選択： 15万ドル以下の借入人の多くは、簡素化されたフォーム3508Sを使用できました。より高額なローンの場合は、より詳細なフォーム3508または3508EZが必要でした。

必要な情報：

• PPPローンの番号と実行日
• ローン申請時および免除申請時の従業員数
• 対象期間中の給与コスト
• 裏付け書類を伴う給与以外のコスト
• 該当する場合はFTEの算出

タイミング： 免除申請は、対象期間終了後からローンの満期日までの間であればいつでも行うことができました。しかし、早期に申請することで、利息の発生をより早く止めることができました（利率はわずか1%でしたが）。

ステップ 9：貸し手とのコミュニケーション

貸し手（金融機関）は免除プロセスの主な連絡窓口でした。良好な関係を築くことで、手続きをスムーズに進めることができました。

貸し手に確認すべきこと：

• どのような具体的な書類が必要か？
• 書類の形式はどうあるべきか（デジタルか紙か）？
• 申請処理の一般的なスケジュールは？
• プロセス中に疑問が生じた場合、誰に連絡すべきか？

期待値の設定： 一部の貸し手は免除申請の対応に追われていました。彼らのスケジュールを理解しておくことで、それに応じた計画を立てることができました。

ステップ 10：6年間の記録保持

SBA（中小企業庁）の監査期間は、免除または返済の日から6年間に及びました。つまり、免除の承認を受けた後も、作業は終わっていなかったのです。

保管すべきもの：

• 免除申請を裏付けるすべての書類
• PPP資金の使用状況を示す記録
• 給与記録と税務申告書
• 対象期間をカバーする銀行取引明細書
• 貸し手またはSBAとのやり取りすべて

保管の推奨事項： デジタルコピーと物理的なコピーの両方を複数の場所に保管してください。クラウドストレージは、紛失に対する追加の保護レイヤーとなります。

免除額を減らしてしまったよくある間違い

他者の失敗から学ぶことで、企業はコストのかかる間違いを避けることができました：

1. 失業給付とPPP給与の混同： 従業員がPPPの給与を受け取りながら失業給付も受けていた場合、免除額の算出に問題が生じる可能性がありました。

2. ローン元本の支払い： 免除の対象となるのは住宅ローンなどの利息のみであり、元本の支払いは含まれませんでした。

3. FTE回復期限の失念： 一部の借入人は、対象期間の終了までにFTE数を回復させればよいということを認識していませんでした。

4. 不十分な文書化： 資金を適切に使用していても、十分な文書を提供できなかったために免除に苦労した企業が多くありました。

5. 60/40ルールの誤解： 給与コストに正確に60%、その他のコストに40%を支出しなければならないと考えた借入人もいました。実際には、給与に少なくとも60%を支出する必要があるだけで、ビジネスに適していれば100%を給与に使用することも可能でした。

すべての要件を満たせなかった場合はどうなるか？

すべての事業者が全額免除を受けられたわけではありませんが、それは問題ありませんでした。一部免除であっても依然として価値がありました。

選択肢を理解する：

• 一部免除により、ローンの残高が減少しました
• 免除されなかった金額は、満期日が設定された利率1%のローンとなりました
• 対象期間の終了から支払開始まで、6ヶ月間の支払い猶予期間がありました

返済が合理的だった場合： 場合によっては、特に少額のローンの場合、免除申請の複雑な手続きを進めるよりも返済することを選択する事業者もいました。利率1%であれば、これはしばしば合理的なビジネス上の判断でした。

PPP後も財務記録を整理し続ける

全額免除を受けられたかどうかにかかわらず、PPPの経験は、堅牢な財務追跡システムの重要性を浮き彫りにしました。PPP資金の追跡で培った規律は、ビジネス財務全般に広げるべきです。

初日から正確な簿記を行うことで、ローン免除だけでなく、税務申告、財務分析、事業計画においても、後々の悩みの種を防ぐことができます。多くの事業者が、PPP追跡のために導入したシステムが全体的な財務管理の改善につながったと感じています。

財務管理をシンプルに

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