你刚刚获得了薪资保护计划 (PPP) 贷款的批准——恭喜！但现在真正的工作开始了。在获得批准后的几天和几周内，你的所作所为将决定你是能获得全额贷款豁免，还是最终需要偿还大部分带利息的贷款。
成功应对 PPP 豁免的企业与那些举步维艰的企业之间的区别通常归结为一件事：准确了解批准后应立即采取的步骤。让我们一起了解批准后的完整行动计划。
为什么接下来的步骤如此重要
PPP 不仅仅是免费资金——它附带了你为获得豁免而必须满足的特定要求。根据财政部的说法，借款人必须将至少 60% 的资金用于薪资成本，保留适当的文件，并遵循特定的时间表。遗漏任何这些要求都可能意味着将你的可豁免贷款转化为实际债务。
更关键的是，SBA 保留在豁免后长达六年的时间内对你的贷款进行审计的权利。这意味着你今天采取的行动需要经受住未来几年的审查。
第 1 步：召回你的团队（如果适用）
如果你解雇或临时遣散了员工，你的首要任务是重新与你的团队取得联系。重新雇用这些员工不仅有利于提高士气，而且对于贷款豁免也至关重要。
为什么这很重要： PPP 的豁免公式包括全职等值 (FTE) 减少计算。如果你在覆盖期内的平均 FTE 计数低于基准（通常为 2019 年 2 月 15 日至 2019 年 6 月 30 日，或 2020 年 1 月 1 日至 2020 年 2 月 29 日），你的豁免金额可能会按比例减少。
行动步骤：
- 立即联系被解雇或临时遣散的员工
- 即使员工拒绝，也应以书面形式记录所有重新雇用的录用通知
- 保留支付的工资和工作小时数的详细记录
- 如果员工拒绝回来，请记录录用通知——这些情况有安全港条款可以保护你的豁免金额
专业提示： 即使由于业务萎缩你无法立即恢复员工之前的职责，但在覆盖期内保持全额薪资发放通常也是明智的财务举措，因为这意味着全额贷款豁免。
第 2 步：建立专用的财务追踪系统
企业犯下的最大错误之一是在没有明确追踪系统的情况下，将 PPP 资金与常规运营账户混在一起。这使得在豁免时记录资金的正确用途几乎变得不可能。
开立独立账户： 许多财务顾问建议专门为 PPP 资金开立一个专用的支票账户。这可以产生清晰的审计线索，准确显示每一分钱是如何使用的。
遵循 60/40 规则： 你的 PPP 贷款中至少 60% 必须用于薪资成本，其余 40% 可用于：
- 按揭利息支付（而非本金）
- 租金支付
- 公用事业支付
- 承保的运营支出
- 承保的财产损失成本
- 承保的供应商成本
- 承保的工人保护支出
设置你的类别： 创建直接对应 SBA 豁免要求的会计类别。这将使生成豁免申请变得极其容易。
第 3 步：实施严密的记录归档系统
在 PPP 豁免方面，“足够好”的记录是不够的。SBA 可能会要求提供详细记录，贷方通常对豁免申请有特定要求。
你需要追踪的内容：
- 支出金额： 每笔交易的准确金额
- 交易日期： 费用发生的时间，而非你支付的时间
- 目的和收款人： 谁收到了付款以及原因
- 证明文件： 原始收据、发票、作废支票或银行对账单
所需的薪资证明文件：
- 显示薪资支付的银行账户对账单
- 税务表格（940、941、州季度工资报告）
- 付款收据或作废支票
- 来自薪资服务商的薪资报告
- 任何退休或健康保险供款的证明文件
所需的非薪资证明文件：
- 抵押贷款协议或租赁合同副本
- 公用事业费用的收据或作废支票
- 显示在覆盖期内进行支付的证明文件
- 证明支出在 2020 年 2 月 15 日之前已激活的证明
需避免的关键错误： 仅凭银行对账单不足以作为证明。你需要原始发票、收据和合同来证明这些支出符合 PPP 规则。
第 4 步：策略性地选择你的覆盖期
你可以灵活选择覆盖期——从贷款发放日开始的 8 周或 24 周。这一选择具有重大影响。
8 周选项适用的情况：
- 你较早收到贷款并需要快速获得资金
- 你的业务已恢复到足以独立维持薪资的程度
- 你想尽早申请豁免
24 周选项更好的情况：
- 你的收入恢复较慢
- 你需要更多时间来满足 FTE 要求
- 你希望在资金支出方面获得最大的灵活性
重要提示： 一旦选择了覆盖期，就无法更改。请根据你的具体情况慎重做出决定。
第 5 步：谨慎把握薪资支付的时间安排
PPP 贷款对于哪些薪资成本计入豁免额有具体规定，如果搞错时间可能会减少你的豁免金额。
替代性薪资覆盖期选项： 你可以选择将贷款发放后的第一个工资周期的第一天作为覆盖期的开始日期。对于实行双周薪或半月薪制的企业来说，这通常更为方便。
支付或发生原则： 薪资成本在你发放工资支票或启动 ACH 转账当日即视为已支付。对于在覆盖期内发生但未支付的成本，如果在下一个常规薪资发放日支付，也同样计入。
实际操作中的含义： 如果你的覆盖期在周三结束，但下一次发薪日是周五，只要该笔薪资涵盖了覆盖期内的工作内容，你就可以将其纳入豁免计算。
第 6 步：妥善处理员工情况
FTE（全职等值员工）的计算让许多企业感到困扰。理解其中的细微差别有助于最大化豁免额。
FTE 缩减的安全港条款： 如果你能通过文件证明以下情况，将不会面临与 FTE 相关的豁免额减支：
- 你向员工发出了重新雇佣的书面真诚要约（Good-faith offer），但遭到拒绝
- 员工自愿辞职或要求减少工作时间
- 你无法为空缺职位找到合格的员工
- 由于 COVID-19 相关的运营限制，你无法将业务运营恢复到 2020 年 2 月 15 日的水平
记录说明一切： 保留所有重新雇佣要约、员工回复以及你为维持人员配备水平所做努力的书面记录。
第 7 步：了解税务影响
PPP 贷款的税务处理曾引起混淆，但正确处理对你的利润至关重要。
核心税务规则：
- 已豁免的 PPP 贷款不属于应税收入
- 使用 PPP 资金支付的支出可以全额抵税
- 你无需根据豁免贷款的金额来核减你的可抵税支出
州税考量： 虽然联邦层面的处理方式很明确，但某些州最初曾尝试对豁免的 PPP 金额征税或不允许相关扣除。请检查你所在州的具体规定，或咨询熟悉你所在州 PPP 贷款处理政策的税务专业人士。
第 8 步：提早准备豁免申请
不要等到覆盖期结束后才开始考虑豁免申请。请立即开始准备。
表格选择： 大多数贷款额在 15 万美元或以下的借款人可以使用简化的 3508S 表格。较大额度的贷款则需要使用更详细的 3508 或 3508EZ 表格。
所需信息：
- 你的 PPP 贷款编号和发放日期
- 申请贷款时及申请豁免时的员工人数
- 覆盖期内的薪资成本
- 带有证明文件的非薪资成本
- FTE 计算（如适用）
时间安排： 你可以在覆盖期结束后的任何时间直到贷款到期日之前申请豁免。但是，提早申请意味着可以更早停止利息累计（尽管利率仅为 1%）。
第 9 步：与你的贷款方保持沟通
贷款方是你办理豁免流程的主要联系人。建立良好的关系有助于简化流程。
需要询问贷款方的问题：
- 他们具体需要哪些证明文件？
- 文件应采用什么格式（电子版还是纸质版）？
- 他们处理申请的典型周期是多久？
- 流程中如有疑问应联系谁？
设定预期： 一些贷款方可能会因处理大量豁免申请而应接不暇。了解他们所需的时间进度有助于你做出相应计划。
第 10 步：保留记录六年
SBA（美国中小企业管理局）的审计窗口期为豁免或还款之日起六年。这意味着即使在获得豁免批准后，你的工作也并未完全结束。
需要保留的文件：
- 支持你豁免申请的所有证明文件
- 显示你如何使用 PPP 资金的记录
- 薪资记录和税务申报文件
- 涵盖你整个覆盖期的银行账单
- 与贷款方或 SBA 的任何往来信函
存储建议： 在多个位置保留电子版和纸质副本。云存储可以为防止文件丢失提供额外保护。
导致豁免额减少的常见错误
借鉴他人的错误可以帮助企业避免代价高昂的失误：
1. 将失业救济金与 PPP 薪资混合： 如果员工在领取你的 PPP 薪资的同时还领取失业救济金，这可能会在豁免计算中产生问题。
2. 偿还贷款本金： 只有抵押贷款利息计入豁免，本金偿还部分不计入。
3. 错过恢复 FTE 的截止日期： 一些借款人没有意识到，他们直到覆盖期结束前都有机会恢复其 FTE 人数。
4. 证明文件不足： 许多企业虽然正确使用了资金，但由于无法提供充足的证明文件，在申请豁免时仍面临困难。
5. 误解 60/40 规则： 一些借款人认为必须恰好将 60% 用于薪资，40% 用于其他成本。实际上，你只需要确保薪资支出至少占 60%——如果对你的企业更有利，你甚至可以将 100% 的资金用于薪资。
如果你无法满足所有要求怎么办？
并非每家企业都能获得全额豁免，这没关系。部分豁免仍然具有价值。
了解你的选择：
- 部分豁免减少了你的贷款余额
- 任何未获豁免的金额将转为利率为 1% 且有到期日的贷款
- 在覆盖期结束后，你有六个月的宽限期，之后才开始还款
还款合理的时机： 在某些情况下，尤其是对于较小额度的贷款，企业选择直接偿还，而不是处理复杂的豁免申请。在 1% 的利率下，这通常是一个合理的商业决定。
在 PPP 之外保持财务记录井然有序
无论你是否获得了全额豁免，PPP 的经历都凸显了稳健的财务追踪系统的重要性。你在追踪 PPP 资金时养成的纪律应当延伸到你所有的业务财务中。
从第一天起就进行准确的簿记可以防止日后的麻烦——不仅是为了贷款豁免，还为了报税准备、财务分析和业务规划。许多企业发现，他们为 PPP 追踪实施的系统改善了其整体财务管理。
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