پس از تأیید وام PPP چه باید کرد: برنامه عملیاتی کامل شما
شما به تازگی تاییدیه وام برنامه حفاظت از چک حقوقی (PPP) خود را دریافت کردهاید—تبریک میگوییم! اما اکنون کار واقعی آغاز میشود. آنچه در روزها و هفتههای پس از تایید انجام میدهید، تعیین میکند که آیا به بخشودگی کامل وام دست میباید یا در نهایت مجبور به بازپرداخت بخش قابل توجهی از آن همراه با بهره خواهید بود.
تفاوت بین کسبوکارهایی که با موفقیت مسیر بخشودگی PPP را طی میکنند و کسبوکارهایی که با مشکل مواجه میشوند، اغلب در یک مورد خلاصه میشود: دانستن دقیق گامهایی که باید بلافاصله پس از تایید برداشته شوند. بیایید برنامه عملیاتی کامل پس از تایید شما را بررسی کنیم.
چرا مراحل بعدی شما بسیار مهم هستند
وام PPP صرفاً پول رایگان نبود—این وام با الزامات خاصی همراه بود که برای بخشودگی باید آنها را رعایت میکردید. طبق اعلام وزارت خزانهداری، وامگیرندگان باید حداقل ۶۰٪ از وجوه را صرف هزینههای حقوق و دستمزد میکردند، مستندات مناسب را حفظ مینمودند و جدولهای زمانی مشخصی را دنبال میکردند. عدم رعایت هر یک از این الزامات میتواند به معنای تبدیل وام قابل بخشودگی شما به یک بدهی واقعی باشد.
حتی حیاتیتر اینکه، سازمان کسبوکارهای کوچک (SBA) این حق را برای خود محفوظ داشته است که تا شش سال پس از بخشودگی، وام شما را مورد حسابرسی قرار دهد. این بدان معناست که اقداماتی که امروز انجام میدهید باید در برابر بررسیهای دقیق سالهای آینده قابل دفاع باشند.
گام ۱: بازگرداندن تیم خود (در صورت لزوم)
اگر کارکنان خود را اخراج کردهاید یا به مرخصی اجباری فرستادهاید، اولین اولویت شما برقراری ارتباط مجدد با تیمتان بود. استخدام مجدد این کارکنان فقط برای روحیه کاری خوب نبود—بلکه برای بخشودگی وام ضروری بود.
چرا این موضوع مهم بود: فرمول بخشودگی PPP شامل محاسبه کاهش معادل تماموقت (FTE) بود. اگر میانگین تعداد FTE شما در طول دوره پوشش به کمتر از خط مبنای شما (عموماً دوره ۱۵ فوریه ۲۰۱۹ تا ۳۰ ژوئن ۲۰۱۹، یا ۱ ژانویه ۲۰۲۰ تا ۲۹ فوریه ۲۰۲۰) میرسید، مبلغ بخشودگی شما میتوانست به تناسب کاهش یابد.
مراحل عملیاتی:
- بلافاصله با کارکنان اخراج شده یا در مرخصی اجباری تماس بگیرید
- تمام پیشنهادهای استخدام مجدد را به صورت کتبی مستند کنید، حتی اگر کارکنان آن را رد کردند
- سوابق دقیق دستمزدهای پرداخت شده و ساعات کار را نگه دارید
- اگر کارکنان از بازگشت خودداری کردند، پیشنهادها را مستند کنید—این موقعیتها دارای «پناهگاههای امن» (safe harbors) قانونی بودند که از مبلغ بخشودگی شما محافظت میکردند
نکته حرفهای: حتی اگر به دلیل کاهش حجم کسبوکار نمیتوانستید بلافاصله مسئولیتهای قبلی ر ا به کارکنان بازگردانید، نگه داشتن آنها در لیست حقوق و دستمزد کامل در طول دوره پوشش، اغلب در صورتی که به معنای بخشودگی کامل وام بود، بهترین حرکت مالی محسوب میشد.
گام ۲: ایجاد سیستم رهگیری مالی اختصاصی
یکی از بزرگترین اشتباهاتی که کسبوکارها مرتکب شدند، ترکیب وجوه PPP با حسابهای عملیاتی عادی بدون سیستمهای رهگیری شفاف بود. این کار مستندسازی استفاده صحیح را در زمان بخشودگی تقریباً غیرممکن میکرد.
یک حساب جداگانه باز کنید: بسیاری از مشاوران مالی توصیه کردند که یک حساب جاری اختصاصی صرفاً برای وجوه PPP باز شود. این کار یک ردپای کاغذی شفاف ایجاد میکرد که دقیقاً نشان میداد هر دلار چگونه خرج شده است.
قانون ۶۰/۴۰ را رهگیری کنید: حداقل ۶۰٪ از وام PPP شما باید صرف هزینههای حقوق و دستمزد میشد و ۴۰٪ باقیمانده برای موارد زیر در دسترس بود:
- پرداختهای بهره رهن (نه اصل مبلغ)
- پرداختهای اجاره
- پرداختهای خدمات رفاهی (آب، برق و غیره)
- مخارج عملیاتی تحت پوشش
- هزینههای خسارت به اموال تحت پوشش
- هزینههای تامینکننده تحت پوشش
- مخارج حفاظت از کارکنان تحت پوشش
دستهبندیهای خود را تنظیم کنید: دستهبندیهای حسابداری ایجاد کنید که مستقیماً با الزامات بخشودگی SBA مطابقت داشته باشد. این کار تکمیل درخواست بخشودگی شما را به مراتب آسانتر میکرد.
گام ۳: اجرای سیستمهای مستندسازی بینقص
وقتی نوبت به بخشودگی PPP میرسید، مستندسازی «در حد کافی» خوب نبود. SBA میتوانست سوابق دقیق را درخواست کند و وامدهندگان اغلب الزامات خاصی برای درخواست بخشودگی داشتند.
آنچه باید رهگیری میکردید:
- مبلغ هزینه شده: مبالغ دقیق دلاری برای هر تراکنش
- تاریخ تراکنش: زمانی که هزینه رخ داده است، نه زمانی که آن را پرداخت کردهاید
- هدف و گیرنده: چه کسی پرداخت را دریافت کرده و چرا
- مستندات پشتیبان: رسیدهای اصلی، فاکتورها، چکهای ابطال شده یا صورتحسابهای بانکی
مستندات حقوق و دستمزد مورد نیاز:
- صورتحسابهای بانکی که پرداختهای حقوق و دستمزد را نشان میدهند
- فرمهای مالیاتی (۹۴۰، ۹۴۱، گزارشهای فصلی دستمزد ایالتی)
- رسیدهای پرداخت یا چکهای ابطال شده
- گزارشهای حقوق و دستمزد از ارائهدهنده خدمات حقوق و دستمزد شما
- مستندات مربوط به هرگونه مشارکت در بیمه سلامت یا بازنشستگی
مستندات غیر حقوق و دستمزد مورد نیاز:
- کپی قرارداد رهن یا اجارهنامه شما
- رسیدها یا چکهای ابطال شده برای خدمات رفاهی
- مستنداتی که نشان میدهد پرداختها در طول دوره پوشش انجام شده است
- مدرکی مبنی بر اینکه هزینهها قبل از ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ فعال بودهاند
اشتباه حیاتی که باید از آن اجتناب کرد: صورتحسابهای بانکی به تنهایی مستندات کافی نبودند. شما به فاکتورها، رسیدها و قراردادهای زیربنایی نیاز داشتید که ثابت کند هزینهها طبق قوانین PPP واجد شرایط بودهاند.
گام ۴: دوره پوشش خود را به صور ت استراتژیک انتخاب کنید
شما در انتخاب دوره پوشش خود انعطاف داشتید—یا ۸ هفته یا ۲۴ هفته از تاریخ پرداخت وام. این انتخاب پیامدهای مهمی داشت.
گزینه ۸ هفتهای منطقی بود اگر:
- وام خود را زود دریافت کردید و سریعاً به وجوه نیاز داشتید
- کسبوکار شما به اندازه کافی بهبود یافته بود که حقوق و دستمزد را به طور مستقل حفظ کند
- میخواستید زودتر برای بخشودگی اقدام کنید
گزینه ۲۴ هفتهای بهتر بود زمانی که:
- بهبود درآمد شما کندتر بود
- به زمان بیشتری برای برآوردن الزامات FTE نیاز داشتید
- حداکثر انعطافپذیری را در خرج کردن وجوه میخواستید
مهم: پس از انتخاب دوره پوشش، نمیتوانستید آن را تغییر دهید. این تصمیم را بر اساس شرایط خاص خود با دقت اتخاذ کنید.
گام ۵: زمانبندی پرداخت حقوق را با دقت مدیریت کنید
برنامه PPP قوانین خاصی در مورد زمان محاسبه هزینههای حقوق و دستمزد برای بخشودگی داشت و اشتباه در این مورد میتوانست مبلغ بخشودگی شما را کاهش دهد.
گزینه دوره زمانی جایگزین برای پوشش حقوق و دستمزد: شما میتوانستید اولین روز از اولین دوره پرداخت خود پس از دریافت وام را به عنوان تاریخ شروع دوره پوشش انتخاب کنید. این گزینه اغلب برای کسبوکارهایی با جدولهای پرداخت حقوق دوهفتهیکبار یا دو بار در ماه بهتر عمل میکرد.
قانون پرداختشده یا تعهدشده: هزینههای حقوق و دستمزد در روزی که چکهای حقوق را توزیع کردید یا انتقالهای ACH را آغاز کردید، پرداختشده تلقی میشدند. برای هزینههایی که در دوره پوشش شما ایجاد شده اما پرداخت نشده بودند، اگر تا تاریخ پرداخت منظم بعدی حقوق پرداخت میشدند، مورد محاسبه قرار میگرفتند.
این در عمل چه معنایی داشت: اگر دوره پوشش شما در روز چهارشنبه به پایان میرسید اما پرداخت بعدی حقوق تا جمعه انجام نمیشد، میتوانستید حقوق روز جمعه را در صورتی که مربوط به کارهای انجام شده در دوره پوشش بود، لحاظ کنید.
گام ۶: وضعیت کارکنان را به درستی مدیریت کنید
محاسبه FTE (معادل تماموقت) باعث سردرگمی بسیاری از کسبوکارها شد. درک جزئیات به حداکثر رساندن بخشودگی کمک کرد.
حاشیههای امن برای کاهش FTE: اگر بتوانید مستند کنید که موارد زیر رخ داده است، با کاهش بخشودگی مربوط به FTE مواجه نخواهید شد:
- ارائه پیشنهاد کتبی با حسن نیت برای استخدام مجدد کارمندی که رد شده است
- استعفای داوطلبانه کارمند یا درخواست برای کاهش ساعات کاری
- عدم توانایی در یافتن کارکنان واجد شرایط برای موقعیتهای خالی
- عدم توانایی در بازگرداندن عملیات تجاری به سطوح ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ به دلیل محدودیتهای عملیاتی مرتبط با کووید-۱۹
مستندسازی همه چیز بود: سوابق کتبی تمام پیشنهادهای استخدام مجدد، پاسخهای کارکنان و تلاشهای خود برای حفظ سطح کارکنان را نگه دارید.
گام ۷: پیامدهای مالیاتی را درک کنید
برخورد مالیاتی با وامهای PPP باعث سردرگمی شد، اما انجام صحیح آن برای سود نهایی شما مهم بود.
قوانین کلیدی مالیاتی:
- وامهای بخشوده شده PPP درآمد مشمول مالیات نبودند
- هزینههای پرداخت شده با عواید PPP کاملاً قابل کسر از مالیات بودند
- نیازی نبود که هزینههای کسرشدنی خود را به میزان مبلغ وام بخشوده شده کاهش دهید
ملاحظات مالیاتی ایالتی: در حالی که رویکرد فدرال شفاف بود، برخی ایالتها در ابتدا سعی کردند بر مبالغ بخشوده شده PPP مالیات وضع کنند یا اجازه کسر هزینهها را ندهند. قوانین خاص ایالت خود را بررسی کنید یا با یک متخصص مالیاتی آشنا با قوانین ایالتی در مورد وامهای PPP مشورت کنید.
گام ۸: درخواست بخشودگی خود را زودتر آماده کنید
تا پایان دوره پوشش خود برای فکر کردن به درخواست بخشودگی منتظر نمانید. بلافاصله آمادهسازی را شروع کنید.
انتخاب فرم: اکثر وامگیرندگان با مبلغ ۱۵۰,۰۰۰ دلار یا کمتر میتوانستند از فرم ساده شده 3508S استفاده کنند. وامهای بزرگتر به فرم دقیقتر 3508 یا 3508EZ نیاز داشتند.
اطلاعات مورد نیاز شما:
- شماره وام PPP و تاریخ پرداخت آن
- تعداد کارکنان در زمان درخواست وام و زمان درخواست بخشودگی
- هزینههای حقوق و دستمزد در طول دوره پوشش شما
- هزینههای غیر از حقوق با اسناد پشتیبان
- محاسبات FTE در صورت لزوم
زمانبندی: شما میتوانستید در هر زمان پس از پایان دوره پوشش خود، تا تاریخ سررسید وام، برای بخشودگی درخواست دهید. با این حال، درخواست زودهنگام به معنای توقف زودتر انباشت بهره بود (اگرچه نرخ آن تنها ۱٪ بود).
گام ۹: با وامدهنده خود در ارتباط باشید
وامدهنده شما نقطه تماس اصلی برای فرآیند بخشودگی بود. ایجاد یک رابطه خوب به هموار کردن مسیر کمک کرد.
چه چیزی از وامدهنده خود بپرسید:
- دقیقاً به چه مدارکی نیاز دارند؟
- مدارک باید در چه قالبی باشند (دیجیتال در مقابل کاغذی)؟
- بازه زمانی معمول آنها برای بررسی درخواستها چقدر است؟
- در طول فرآیند برای پرسیدن سوالات با چه کسی تماس بگیرید؟
مدیریت انتظارات: برخی از وامدهندگان با حجم زیادی از درخواستهای بخشودگی روبرو شدند. درک جدول زمانی آنها به شما در برنامهریزی مناسب کمک میکرد.
گام ۱۰: اسناد را به مدت شش سال نگهداری کنید
بازه زمانی حسابرسی SBA شش سال از تاریخ بخشودگی یا بازپرداخت بود. این بدان معنا بود که کار شما حتی پس از دریافت تاییدیه بخشودگی تمام نشده بود.
چه چیزهایی را نگه دارید:
- تمامی مستندات پشتی بان درخواست بخشودگی شما
- سوابقی که نشاندهنده استفاده شما از وجوه PPP باشد
- سوابق حقوق و دستمزد و پروندههای مالیاتی
- صورتحسابهای بانکی مربوط به دوره پوشش شما
- هرگونه مکاتبه با وامدهنده یا SBA
توصیههای ذخیرهسازی: هم نسخههای دیجیتال و هم نسخههای فیزیکی را در چندین مکان نگهداری کنید. ذخیرهسازی ابری یک لایه حفاظتی اضافی در برابر از دست رفتن اطلاعات فراهم میکند.
اشتباهات رایج که باعث کاهش بخشودگی میشد
یادگیری از اشتباهات دیگران به کسبوکارها کمک کرد تا از خطاهای پرهزینه جلوگیری کنند:
۱. ترکیب مزایای بیکاری با حقوق و دستمزد PPP: اگر کارکنان در حالی که در لیست حقوق و دستمزد PPP شما بودند، بیمه بیکاری دریافت میکردند، این موضوع میتوانست در محاسبات بخشودگی مشکل ایجاد کند.
۲. پرداخت اصل مبلغ وامها: فقط بهره وام مسکن جزو بخشودگی محسوب میشد، نه پرداختهای مربوط به اصل وام.
۳. از دست دادن مهلت بازگرداندن FTE: برخی از وامگیرندگان متوجه نبودند که تا پایان دوره پوشش خود فرصت دارند تعداد FTE خود را به حالت قبل بازگردانند.
۴. مستندسازی ناکافی: بسیاری از کسبوکارهایی که از بودجه به درستی استفاده کرده بودند، همچنان با بخشودگی مشکل داشتند زیرا نمیتوانستند مستندات کافی ارائه دهند.
۵. سوءتفاهم در مورد قانون ۶۰/۴۰: برخی از وامگیرندگان فکر میکردند باید دقیقاً ۶۰٪ را صرف حقوق و ۴۰٪ را صرف هزینههای دیگر کنند. در واقع، شما فقط به حداقل ۶۰٪ برای حقوق و دستمزد نیاز داشتید - اگر برای کسبوکار شما بهتر بود، میتوانستید تا ۱۰۰٪ را صرف حقوق و دستمزد کنید.
اگر نمیتوانستید تمام الزامات را برآورده کنید، چه؟
هر کسبوکاری به بخشودگی کامل دست نیافت و این مشکلی نداشت. بخشودگی جزئی همچنان ارزشمند بود.
گزینههای خود را درک کنید:
- بخشو دگی جزئی، مانده وام شما را کاهش میداد
- هر مبلغی که بخشوده نمیشد، به وامی با بهره ۱٪ و تاریخ سررسید تبدیل میشد
- شما یک دوره تعویق ششماهه از پایان دوره تحت پوشش خود داشتید پیش از آنکه پرداختها آغاز شوند
زمانی که بازپرداخت منطقی بود: در برخی موارد، بهویژه برای وامهای کوچکتر، کسبوکارها ترجیح دادند به جای درگیر شدن با پیچیدگیهای درخواست بخشودگی، وام را بازپرداخت کنند. با بهره ۱٪، این اغلب یک تصمیم تجاری معقول بود.
سوابق مالی خود را فراتر از PPP منظم نگه دارید
چه به بخشودگی کامل دست یافته باشید و چه نه، تجربه PPP اهمیت سیستمهای ردیابی مالی مستحکم را برجسته کرد. نظمی که در ردیابی وجوه PPP ایجاد کردید، باید به تمام امور مالی کسبوکار شما گسترش یابد.
دفترداری دقیق از روز اول از دردسرهای بعدی جلوگیری میکند—نه فقط برای بخشودگی وام، بلکه برای آمادهسازی مالیاتی، تحلیل مالی و برنامهریزی تجاری. بسی اری از کسبوکارها دریافتند که سیستمهایی که برای ردیابی PPP پیادهسازی کردند، مدیریت مالی کلی آنها را بهبود بخشید.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
مدیریت صحیح وجوه PPP مستلزم ثبت دقیق سوابق و سازماندهی مالی بود. اگر ردیابی هر هزینه و نگهداری مستندات مناسب برایتان دشوار بود، شما تنها نیستید. Beancount.io حسابداری متن-ساده (plain-text accounting) را ارائه میدهد که شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالیتان را به شما میدهد—هر تراکنش خوانا، دارای کنترل نسخه و آماده برای هوش مصنوعی جهت تحلیلهای مالی مدرن است. بهصورت رایگان شروع کنید و مدیریت مالی ساخته شده برای وضوح و کنترل را تجربه کنید.
