Wat te doen na de goedkeuring van uw PPP-lening: Uw volledige actieplan

U heeft zojuist goedkeuring ontvangen voor uw Paycheck Protection Program (PPP)-lening—gefeliciteerd! Maar nu begint het echte werk pas. Wat u doet in de dagen en weken na de goedkeuring bepaalt of u volledige kwijtschelding van de lening krijgt of dat u uiteindelijk een aanzienlijk deel met rente moet terugbetalen.

Het verschil tussen bedrijven die succesvol door de PPP-kwijtschelding navigeren en bedrijven die moeite hebben, komt vaak neer op één ding: precies weten welke stappen direct na de goedkeuring moeten worden genomen. Laten we uw volledige actieplan na de goedkeuring doorlopen.

Waarom uw volgende stappen zo belangrijk zijn

De PPP was niet zomaar gratis geld—er waren specifieke voorwaarden aan verbonden waaraan u moest voldoen voor kwijtschelding. Volgens de Amerikaanse Treasury moesten leners ten minste 60% van het geld besteden aan loonkosten, een correcte documentatie bijhouden en specifieke tijdlijnen volgen. Het missen van een van deze vereisten kan betekenen dat uw kwijtscheldbare lening wordt omgezet in een daadwerkelijke schuld.

Nog kritischer is dat de SBA (Small Business Administration) het recht behield om uw lening tot zes jaar na de kwijtschelding te controleren. Dat betekent dat de acties die u vandaag onderneemt, over enkele jaren nog steeds stand moeten houden bij een controle.

Stap 1: Breng uw team terug (indien van toepassing)

Als u werknemers heeft ontslagen of met onbetaald verlof heeft gestuurd, was uw eerste prioriteit het herstellen van het contact met uw team. Het opnieuw aannemen van deze werknemers was niet alleen goed voor het moreel—het was essentieel voor de kwijtschelding van de lening.

Waarom dit belangrijk was: De formule voor PPP-kwijtschelding bevatte een berekening voor de vermindering van het aantal voltijds-equivalenten (FTE). Als uw gemiddelde FTE-aantal tijdens uw gedekte periode lager was dan uw basislijn (over het algemeen de periode van 15 februari 2019 tot 30 juni 2019, of 1 januari 2020 tot 29 februari 2020), kon uw kwijtscheldingsbedrag naar rato worden verlaagd.

Actiestappen:

• Neem onmiddellijk contact op met ontslagen werknemers of werknemers met verlof
• Documenteer alle aanbiedingen tot herindiensttreding schriftelijk, zelfs als werknemers deze weigerden
• Houd gedetailleerde overzichten bij van de betaalde lonen en gewerkte uren
• Als werknemers weigerden terug te keren, documenteer dan de aanbiedingen—voor deze situaties bestonden 'safe harbors' die uw kwijtscheldingsbedrag beschermden

Pro-tip: Zelfs als u werknemers niet onmiddellijk hun eerdere verantwoordelijkheden kon teruggeven vanwege verminderde bedrijfsactiviteit, was het aanhouden van de volledige loonlijst tijdens de gedekte periode vaak de juiste financiële keuze als dit leidde tot volledige kwijtschelding van de lening.

Stap 2: Richt specifieke financiële tracking in

Een van de grootste fouten die bedrijven maakten, was het mengen van PPP-fondsen met reguliere zakelijke rekeningen zonder duidelijke trackingsystemen. Dit maakte het documenteren van correct gebruik bijna onmogelijk op het moment van de kwijtscheldingsaanvraag.

Open een aparte rekening: Veel financieel adviseurs raadden aan om een speciale betaalrekening te openen specifiek voor PPP-fondsen. Dit creëerde een duidelijk papieren spoor dat precies liet zien hoe elke dollar werd uitgegeven.

Volg de 60/40-regel: Ten minste 60% van uw PPP-lening moest naar loonkosten gaan, waarbij de resterende 40% beschikbaar was voor:

• Hypotheekrentebetalingen (niet de hoofdsom)
• Huurbetalingen
• Betalingen voor nutsvoorzieningen
• Gedekte operationele uitgaven
• Gedekte kosten voor eigendomsschade
• Gedekte leverancierskosten
• Gedekte uitgaven voor werknemersbescherming

Stel uw categorieën in: Maak boekhoudcategorieën aan die direct overeenkomen met de kwijtscheldingsvereisten van de SBA. Dit maakte het genereren van uw kwijtscheldingsaanvraag oneindig veel gemakkelijker.

Stap 3: Implementeer waterdichte documentatiesystemen

Als het ging om PPP-kwijtschelding, was "goed genoeg" documentatie niet voldoende. De SBA kon gedetailleerde overzichten opvragen en kredietverstrekkers hadden vaak specifieke vereisten voor de kwijtscheldingsaanvraag.

Wat u moest bijhouden:

• Besteed bedrag: Exacte dollarbedragen voor elke transactie
• Datum van transactie: Wanneer de uitgave plaatsvond, niet wanneer u deze betaalde
• Doel en ontvanger: Wie de betaling ontving en waarom
• Ondersteunende documentatie: Originele bonnen, facturen, verzilverde cheques of bankafschriften

Vereiste documentatie voor de loonlijst:

• Bankafschriften waarop de loonbetalingen te zien zijn
• Belastingformulieren (zoals de Amerikaanse 940, 941 en kwartaalrapportages)
• Betalingsbewijzen of gecancelde cheques
• Loonlijstrapporten van uw salarisadministrateur
• Documentatie van eventuele bijdragen aan pensioen- of ziektekostenverzekeringen

Vereiste niet-loonlijst documentatie:

• Kopie van uw hypotheekovereenkomst of huurcontract
• Bonnen of gecancelde cheques voor nutsvoorzieningen
• Documentatie die aantoont dat betalingen zijn gedaan tijdens de gedekte periode
• Bewijs dat de kosten al actief waren vóór 15 februari 2020

Cruciale fout om te vermijden: Bankafschriften alleen waren geen voldoende documentatie. U had de onderliggende facturen, bonnen en contracten nodig die bewezen dat de uitgaven in aanmerking kwamen onder de PPP-regels.

Stap 4: Kies uw gedekte periode strategisch

U had flexibiliteit bij het kiezen van uw gedekte periode—ofwel 8 of 24 weken vanaf de datum van uitbetaling van uw lening. Deze keuze had aanzienlijke gevolgen.

De optie van 8 weken was zinvol als:

• U uw lening vroeg ontving en het geld snel nodig had
• Uw bedrijf voldoende was hersteld om de loonlijst onafhankelijk te handhaven
• U de kwijtschelding eerder wilde aanvragen

De optie van 24 weken was beter wanneer:

• Uw omzetherstel langzamer verliep
• U meer tijd nodig had om aan de FTE-vereisten te voldoen
• U maximale flexibiliteit wilde bij het besteden van de fondsen

Belangrijk: Zodra u uw gedekte periode had gekozen, kon u deze niet meer wijzigen. Maak deze beslissing zorgvuldig op basis van uw specifieke omstandigheden.

Stap 5: Navigeer zorgvuldig door de timing van de loonadministratie

Het PPP had specifieke regels over wanneer loonkosten meetelden voor kwijtschelding, en een fout hierin kon uw kwijtscheldingsbedrag verlagen.

De optie voor een alternatieve dekkingsperiode voor de loonlijst: U kon ervoor kiezen om de eerste dag van uw eerste loonperiode na de uitbetaling van uw lening te gebruiken als de startdatum van uw dekkingsperiode. Dit werkte vaak beter voor bedrijven met tweewekelijkse of halfmaandelijkse looncycli.

De regel voor betaalde of gemaakte kosten: Loonkosten werden beschouwd als betaald op de dag dat u de salarissen uitkeerde of ACH-overboekingen startte. Kosten die tijdens uw dekkingsperiode waren gemaakt maar nog niet waren betaald, telden mee als ze uiterlijk op de volgende reguliere loondatum werden voldaan.

Wat dit in de praktijk betekende: Als uw dekkingsperiode eindigde op een woensdag maar uw volgende loonbetaling pas op vrijdag plaatsvond, kon u de loonlijst van vrijdag meerekenen voor zover deze betrekking had op werkzaamheden die tijdens uw dekkingsperiode waren verricht.

Stap 6: Ga op de juiste wijze om met personeelssituaties

De FTE-berekening was voor veel bedrijven een struikelblok. Het begrijpen van de nuances hielp om de kwijtschelding te maximaliseren.

Safe harbors voor FTE-reducties: U kreeg niet te maken met verlagingen van de kwijtschelding gerelateerd aan FTE als u kon aantonen dat:

• U te goeder trouw een schriftelijk aanbod had gedaan om een werknemer opnieuw aan te nemen, wat werd afgewezen
• Een werknemer vrijwillig ontslag nam of verzocht om minder uren te werken
• U geen gekwalificeerde werknemers kon vinden voor onvervulde posities
• U de bedrijfsactiviteiten niet kon herstellen naar het niveau van 15 februari 2020 vanwege exploitatiebeperkingen in verband met COVID-19

Documentatie was essentieel: Bewaar schriftelijke bewijzen van alle aanbiedingen tot herindienstneming, reacties van werknemers en uw pogingen om het personeelsbestand op peil te houden.

Stap 7: Begrijp de fiscale gevolgen

De fiscale behandeling van PPP-leningen zorgde voor verwarring, maar het was belangrijk voor uw nettoresultaat om dit goed te doen.

Belangrijke fiscale regels:

• Kwijtgescholden PPP-leningen werden niet beschouwd als belastbaar inkomen
• Kosten betaald met PPP-opbrengsten waren volledig fiscaal aftrekbaar
• U hoefde uw aftrekbare kosten niet te verlagen met het bedrag van uw kwijtgescholden lening

Overwegingen voor staatsbelasting: Hoewel de federale behandeling duidelijk was, probeerden sommige Amerikaanse staten aanvankelijk kwijtgescholden PPP-bedragen te belasten of aftrekposten te weigeren. Controleer de specifieke regels van uw staat of raadpleeg een belastingadviseur die bekend is met de behandeling van PPP-leningen in uw regio.

Stap 8: Bereid uw aanvraag voor kwijtschelding vroegtijdig voor

Wacht niet tot het einde van uw dekkingsperiode om na te denken over uw aanvraag voor kwijtschelding. Begin onmiddellijk met de voorbereiding.

Formulierkeuze: De meeste leners met een bedrag van $150.000 of minder konden het vereenvoudigde Formulier 3508S gebruiken. Voor grotere leningen waren de gedetailleerdere formulieren 3508 of 3508EZ vereist.

Informatie die u nodig had:

• Uw PPP-leningsnummer en de datum van uitbetaling
• Het aantal werknemers op het moment van uw leningaanvraag en uw kwijtscheldingsaanvraag
• Loonkosten tijdens uw dekkingsperiode
• Overige kosten (niet-loon) met ondersteunende documentatie
• FTE-berekeningen indien van toepassing

Timing: U kon op elk moment na afloop van uw dekkingsperiode kwijtschelding aanvragen, tot aan de vervaldatum van de lening. Vroegtijdig aanvragen betekende echter dat de renteopbouw eerder stopte (hoewel de rente slechts 1% bedroeg).

Stap 9: Communiceer met uw kredietverstrekker

Uw kredietverstrekker was uw primaire aanspreekpunt voor het kwijtscheldingsproces. Het opbouwen van een goede relatie hielp om het proces soepel te laten verlopen.

Wat u uw kredietverstrekker moet vragen:

• Welke specifieke documentatie hebben zij nodig?
• In welk formaat moeten documenten worden aangeleverd (digitaal versus papier)?
• Wat is hun gebruikelijke tijdlijn voor het verwerken van aanvragen?
• Met wie moet u contact opnemen bij vragen tijdens het proces?

Stel verwachtingen vast: Sommige kredietverstrekkers werden overspoeld met kwijtscheldingsaanvragen. Inzicht in hun tijdlijn hielp u om dienovereenkomstig te plannen.

Stap 10: Bewaar documentatie gedurende zes jaar

De auditperiode van de SBA liep tot zes jaar na de datum van kwijtschelding of terugbetaling. Dat betekende dat uw werk er nog niet op zat, zelfs niet na ontvangst van de goedkeuring voor kwijtschelding.

Wat u moet bewaren:

• Alle documentatie ter ondersteuning van uw kwijtscheldingsaanvraag
• Gegevens waaruit het gebruik van de PPP-middelen blijkt
• Loonadministratie en belastingaangiften
• Bankafschriften over uw dekkingsperiode
• Alle correspondentie met uw kredietverstrekker of de SBA

Aanbevelingen voor opslag: Bewaar zowel digitale als fysieke kopieën op meerdere locaties. Cloudopslag bood een extra beschermingslaag tegen verlies.

Veelvoorkomende fouten die de kwijtschelding verminderden

Leren van de fouten van anderen hielp bedrijven om kostbare vergissingen te voorkomen:

1. Het mengen van werkloosheidsuitkeringen met de PPP-loonlijst: Als werknemers een werkloosheidsuitkering ontvingen terwijl ze op uw PPP-loonlijst stonden, kon dit problemen veroorzaken bij de kwijtscheldingsberekeningen.

2. Het aflossen van de hoofdsom van leningen: Alleen hypotheekrente telde mee voor kwijtschelding, niet de aflossing van de hoofdsom.

3. Het missen van de deadline om FTE te herstellen: Sommige leners realiseerden zich niet dat ze tot het einde van hun dekkingsperiode de tijd hadden om hun FTE-aantal te herstellen.

4. Onvoldoende documentatie: Veel bedrijven die de middelen correct gebruikten, hadden toch moeite met de kwijtschelding omdat ze onvoldoende documentatie konden overleggen.

5. Onbegrip van de 60/40-regel: Sommige leners dachten dat ze exact 60% aan loonlijst en 40% aan overige kosten moesten uitgeven. In werkelijkheid moest u ten minste 60% aan loonlijst besteden — u kon tot 100% aan loonlijst besteden als dat beter uitkwam voor uw bedrijf.

Wat als u niet aan alle eisen kon voldoen?

Niet elk bedrijf behaalde volledige kwijtschelding, en dat was prima. Gedeeltelijke kwijtschelding was nog steeds waardevol.

Begrijp uw opties:

• Gedeeltelijke kwijtschelding verlaagde uw leningsaldo
• Elk niet-kwijtgescholden bedrag werd een lening met 1% rente en een vervaldatum
• U had een uitstelperiode van zes maanden vanaf het einde van uw gedekte periode voordat de betalingen begonnen

Wanneer terugbetaling zinvol was: In sommige gevallen, vooral bij kleinere leningen, kozen bedrijven voor terugbetaling in plaats van de complexiteit van kwijtscheldingsaanvragen te doorlopen. Tegen 1% rente was dit vaak een redelijke zakelijke beslissing.

Houd uw financiële administratie georganiseerd na de PPP

Of u nu volledige kwijtschelding hebt gekregen of niet, de PPP-ervaring benadrukte het belang van robuuste systemen voor financiële tracking. De discipline die u hebt ontwikkeld bij het bijhouden van PPP-fondsen, zou zich moeten uitstrekken tot al uw zakelijke financiën.

Nauwkeurige boekhouding vanaf dag één voorkomt hoofdpijn achteraf—niet alleen voor de kwijtschelding van leningen, maar ook voor belastingaangiften, financiële analyses en bedrijfsplanning. Veel bedrijven merkten dat de systemen die ze implementeerden voor PPP-tracking hun algemene financieel beheer verbeterden.

Vereenvoudig uw financieel beheer

Het correct beheren van PPP-fondsen vereiste een nauwgezette administratie en financiële organisatie. Als het bijhouden van elke uitgave en het bijhouden van de juiste documentatie overweldigend voelde, bent u niet de enige. Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle over uw financiële gegevens geeft—elke transactie is leesbaar, versiebeheerd en klaar voor AI voor moderne financiële analyses. Begin gratis en ervaar financieel beheer gebouwd voor duidelijkheid en controle.