Повний чек-лист документації для прощення кредиту PPP

Чи знали ви, що неповна документація є причиною номер один, чому заявки на прощення кредиту PPP відхиляються або стають причиною перевірок? Після подолання труднощів з поданням заявки та отриманням кредиту за Програмою захисту заробітної плати (PPP), останній бар'єр — прощення кредиту — вимагає ретельної підготовки документів. Відсутність навіть одного обов'язкового документа може затримати прощення або, що ще гірше, спровокувати аудит SBA (Управління малим бізнесом), який може призвести до вимог щодо повернення коштів.

Незалежно від того, отримали ви 10 000 чи 2 мільйони доларів, розуміння того, які саме документи вам потрібні та як їх організувати, є критично важливим для успішного проходження процесу прощення. Цей вичерпний посібник містить перелік усіх необхідних документів, опис поширених помилок, яких слід уникати, та практичні поради, щоб ваша заявка була схвалена без перешкод.

Розуміння форм для прощення кредиту PPP

Перш ніж збирати документи, вам потрібно визначити, яка форма заявки на прощення відповідає вашій ситуації. SBA пропонує три різні форми, кожна з яких має різні вимоги до документації:

Форма 3508S — це найпростіший варіант, доступний для позичальників із кредитами на суму 150 000 доларів або менше. Ця форма вимагає мінімальної документації та значно зменшує паперову роботу.

Форма 3508EZ доступна для підприємств, які відповідають певним критеріям: ті, хто не скоротив зарплати працівникам більш ніж на 25% і або не скоротив чисельність персоналу, або не зміг знайти кваліфікованих працівників. Ця форма має помірні вимоги до документації.

Форма 3508 — це стандартна форма, обов'язкова для всіх інших позичальників або тих, хто воліє не використовувати спрощені версії. Вона вимагає найбільш вичерпної документації.

Форма, яку ви використовуєте, визначає обсяг документів, які вам потрібно буде надати, тому правильний вибір може заощадити чимало часу та зусиль.

Універсальні документи, необхідні для всіх заявок

Незалежно від того, яку форму ви використовуєте, кожна заявка на прощення PPP вимагає таких основних документів:

Номер кредиту SBA з вашого кредитного договору (Promissory Note) є обов'язковим — він ідентифікує ваш конкретний кредит у системі SBA.

Виписки з банківських рахунків, що охоплюють увесь ваш звітний період (8 або 24 тижні з моменту виплати кредиту), показують, як кошти були отримані та витрачені.

Посвідчення особи з фотографією, наприклад, водійське посвідчення або паспорт, підтверджує вашу особу як власника бізнесу або уповноваженого представника.

Ці базові документи підтверджують вашу особу та деталі кредиту перед тим, як ви перейдете до документації, що стосується конкретних витрат.

Документація витрат на оплату праці: Основа вашої заявки

Витрати на оплату праці зазвичай становлять найбільшу частку витрат PPP — і SBA вимагає, щоб щонайменше 60% вашого кредиту було витрачено саме на зарплату для отримання повного прощення. Це робить документацію з оплати праці найважливішим компонентом вашої заявки.

Звіти про компенсацію працівникам

Вам потрібно буде надати вичерпну документацію про всі грошові компенсації, виплачені працівникам протягом звітного періоду:

Звіти сервісів з нарахування заробітної плати від таких постачальників, як ADP, Paychex або Gusto, які деталізують нараховану заробітну плату (gross wages), чисту виплату (net pay) та утримання за кожен платіжний період у межах вашого звітного періоду.

Форма IRS 941 (Квартальна федеральна податкова декларація роботодавця) за всі квартали, що перетинаються з вашим звітним періодом. Ці форми підтверджують сплачені вами податки з заробітної плати та повинні збігатися з вашими звітами про нарахування зарплати.

Квартальні податкові звіти штату, що відповідають вашим поданням форми 941, із зазначенням страхування на випадок безробіття та інших податків на заробітну плату на рівні штату.

Банківські виписки або анульовані чеки, що підтверджують фактичну виплату зарплати працівникам. SBA потребує доказів того, що гроші дійсно покинули ваш рахунок і надійшли працівникам.

Якщо ви користуєтеся стороннім сервісом нарахування заробітної плати, ви можете надати зведені звіти від цього сервісу замість багатьох окремих документів, але переконайтеся, що ці звіти містять усі необхідні дані.

Документація про компенсацію власникам

Якщо ви є самозайнятою особою, одноосібним власником (sole proprietor) або незалежним підрядником, документування компенсації власникам відбувається за іншими правилами:

Додаток C (Schedule C) з вашої податкової декларації за 2019 рік (або за січень-лютий 2020 року, якщо ви не мали бізнесу у 2019 році) встановлює вашу базову компенсацію для порівняння.

Банківські виписки або копії чеків, що показують виплати компенсації протягом звітного періоду. SBA обмежує компенсацію власника сумою, що дорівнює 2,5 місяцям (8,33 тижня) чистого прибутку за 2019 рік, поділеного на 52, з максимумом 20 833 долари на одного власника.

Документація про внески на пенсійне забезпечення або медичне страхування, зроблені від вашого імені, якщо ви заявляєте їх як додаткові витрати на компенсацію власнику.

Поширеною помилкою є вимога прощення суми, що перевищує ліміт у 20 833 долари на власника, або включення виплат, які не відповідають критеріям SBA — обидва ці випадки є критичними сигналами, що провокують перевірки.

Документація про виплати працівникам (Employee Benefits)

Якщо ви заявляєте внески роботодавця на медичне страхування працівників, пенсійні плани або інші пільги як частину витрат на оплату праці:

Документи про поліс медичного страхування та рахунки за страхові премії, що показують період покриття та суми внесків роботодавця.

Виписки за пенсійними планами, що документують внески роботодавця протягом звітного періоду, разом із документами плану, що показують структуру співфінансування або внесків роботодавця.

Квитанції про оплату або відмітки в банківських виписках, які підтверджують, що ці виплати були фактично здійснені протягом звітного періоду.

Ключова вимога: ці пільги повинні були пропонуватися до 15 лютого 2020 року, а не бути створеними спеціально для збільшення суми прощення кредиту PPP.

Документація витрат, не пов'язаних з оплатою праці

Хоча витрати на оплату праці зазвичай домінують у заявках на прощення кредиту PPP, витрати, не пов'язані з оплатою праці, можуть складати до 40% від суми вашого кредиту. Кожна категорія потребує специфічної документації.

Виплати відсотків за іпотекою

Якщо ви подаєте запит на покриття відсотків за іпотекою на бізнес-нерухомість:

Графік амортизації іпотеки або виписка від кредитора, що показує, яка частина кожного платежу спрямовується на відсотки, а яка — на основну суму боргу. Лише частина відсотків підлягає прощенню.

Копія вашого іпотечного договору або зобов'язання, що підтверджує існування кредиту до 15 лютого 2020 року та його забезпечення бізнес-нерухомістю.

Квитанції про оплату, анульовані чеки або виписки з банківського рахунку з примітками, що підтверджують виплати відсотків протягом покритого періоду.

Пам'ятайте: враховуються лише виплати відсотків, а не основної суми боргу. Іпотека має стосуватися нерухомого або особистого майна, що використовується у вашій господарській діяльності.

Орендні або лізингові платежі

Для зобов'язань з оренди або лізингу бізнесу:

Договір оренди або лізингу, що містить умови, суму щомісячного платежу та підтверджує, що договір діяв до 15 лютого 2020 року.

Щомісячні звіти про оренду або рахунки-фактури від вашого орендодавця за покритий період.

Документація про оплату у вигляді анульованих чеків, записів про транзакції ACH або банківських виписок з примітками, що підтверджують сплату оренди.

Якщо ви орендуєте приміщення у самого себе (володієте майном як фізична особа, тоді як бізнес платить оренду), очікуйте на додаткову перевірку. Переконайтеся, що оренда належним чином задокументована, а платежі є операціями на ринкових умовах.

Комунальні послуги

Відповідні витрати на комунальні послуги включають електроенергію, газ, воду, транспорт, телефон та послуги інтернету:

Рахунки або інвойси за комунальні послуги за послуги протягом покритого періоду, де чітко вказані дати надання послуг та суми до сплати.

Угоди про надання послуг бізнесу або виписки за рахунками, що підтверджують обслуговування цих комунальних послуг за місцем ведення вашого бізнесу.

Квитанції про оплату або банківські записи, що підтверджують оплату комунальних послуг протягом покритого періоду.

Поширена проблема: декларування особистих витрат на комунальні послуги або послуг для об'єктів, що не використовуються в бізнес-операціях. Тримайте особисті та бізнес-рахунки за комунальні послуги повністю окремо.

Покриті операційні витрати

Ця категорія включає програмне забезпечення, послуги хмарних обчислень, а також витрати на доставку продуктів або послуг:

Рахунки-фактури або виписки від постачальників за підписки на програмне забезпечення, хмарні сервіси або витрати на доставку, понесені протягом покритого періоду.

Записи про оплату, що підтверджують фактичну сплату цих витрат.

Вони мають бути «суттєво важливими для бізнес-операцій» — загальні бізнес-витрати не підпадають під цю категорію автоматично. Витрати мають бути необхідними для ведення бізнес-операцій під час пандемії.

Покриті витрати на пошкодження майна

У разі подання запиту на покриття витрат на пошкодження майна, пов'язаних із громадськими заворушеннями у 2020 році:

Документація про пошкодження у вигляді звітів поліції, страхових позовів або тогочасних фотографій.

Рахунки-фактури на ремонт або відновлення, у яких чітко вказано виконані роботи та їх вартість.

Документація про оплату, що підтверджує сплату витрат протягом покритого періоду.

Це одна з найменш використовуваних категорій, але вона може включати збитки від вандалізму, мародерства або масових заворушень.

Покриті витрати постачальникам

Витрати постачальникам, які були суттєво важливими для діяльності до пандемії:

Контракти з постачальниками або замовлення на закупівлю, що підтверджують існування відносин з постачальником до пандемії.

Рахунки-фактури за товари або послуги, отримані протягом покритого періоду.

Документація про оплату, що підтверджує їх сплату протягом покритого періоду.

Ключовий критерій: постачальник мав бути критично важливим для вашої діяльності, а витрати — необхідними для ведення вашого бізнесу.

Покриті витрати на захист працівників

Витрати, пов'язані з COVID-19, для захисту працівників та клієнтів:

Квитанції на ЗІЗ (засоби індивідуального захисту), бар'єри з оргскла, системи фільтрації повітря або послуги з дезінфекції, придбані протягом покритого періоду.

Документація, що пов'язує витрати з дотриманням вимог щодо COVID-19, наприклад, розпорядження місцевих департаментів охорони здоров'я або галузеві рекомендації, яких ви дотримувалися.

Ця категорія стала особливо важливою для підприємств, яким знадобилися значні модифікації для продовження безпечної роботи.

Вимоги до документації залежно від розміру кредиту

Ваш обсяг обов'язкової документації суттєво варіюється залежно від суми вашого кредиту:

Кредити на суму $50,000 або менше

Якщо ви використовували форму 3508S, ви подаєте саму форму заявки та односторінкове підтвердження (certification). Зазвичай вам не потрібно подавати підтверджуючі документи разом із заявкою, хоча ваш кредитор або SBA можуть запитати їх пізніше.

Однак — і це критично важливо — ви повинні зберігати всі підтверджуючі документи протягом шести років. Те, що ви їх не подаєте, не означає, що вони вам не потрібні. Під час аудиту може бути надіслано запит на будь-який зі стандартних документів, описаних вище.

Кредити від $50,001 до $150,000

Ви подасте форму 3508S, але вам може знадобитися надати додаткову документацію за запитом вашого кредитора. Як мінімум, будьте готові надати:

• Виписки з банківських рахунків, що показують, як були витрачені кошти
• Документацію щодо витрат на оплату праці за покритий період
• Докази витрат, не пов'язаних з оплатою праці, якщо ви подаєте запит на їх прощення

Поріг документації нижчий, але вам все одно потрібні вичерпні записи.

Позики понад 150 000 доларів США

Застосовуються повні вимоги до документації. Ви будете використовувати форму 3508 або 3508EZ і повинні надати повну документацію для всіх заявлених витрат. Сюди входить уся документація щодо оплати праці, пільг, іпотеки, оренди, комунальних послуг та інших витрат, описаних вище.

SBA ретельніше перевіряє великі позики, а неповна документація призведе до затримки або відмови у списанні.

Типові помилки в документації, що провокують аудити

Розуміння того, що може піти не так, допоможе вам уникнути цих пасток:

Невідповідність цифр у різних документах є найпоширенішим тривожним сигналом. Якщо ваша форма 941 відображає 100 000 доларів США заробітної плати, а ваші звіти про нарахування заробітної плати показують 120 000 доларів США, SBA зафіксує цю розбіжність.

Включення витрат на оплату праці поза межами охопленого періоду трапляється, коли підприємства помилково включають дати виплат, що випадають за межі їхнього 8-тижневого або 24-тижневого періоду. SBA суворо дотримується дат охопленого періоду.

Перевищення ліміту винагороди власника викликає негайну перевірку. Ліміт у розмірі 20 833 долари США на одного власника є абсолютним, проте багато власників бізнесу заявляють більше, часто тому, що не розуміють, як працює розрахунок.

Подвійне використання коштів з податковим кредитом на утримання працівників (ERC) є серйозним порушенням. SBA звіряє списання PPP із заявками на ERC. Використання одних і тих самих коштів на оплату праці для обох програм порушує федеральні правила і може призвести до кримінального переслідування.

Недотримання пропорції витрат 60/40 стає причиною часткової відмови у списанні. Якщо менше ніж 60% вашої позики пішло на витрати на оплату праці, сума списання буде пропорційно зменшена або повністю скасована, якщо ви значно не дотягнули до норми.

Проблеми з датуванням документів виникають, коли підприємства надають чеки або контракти, датовані після 15 лютого 2020 року. Усі витрати повинні стосуватися зобов'язань, що існували до цієї дати (за винятком витрат на захист працівників).

Недостатнє підтвердження оплати трапляється, коли підприємства надають рахунки-фактури, але не можуть підтвердити факт оплати. SBA хоче бачити, що гроші фактично залишили ваш рахунок, а не просто те, що ви отримали рахунок.

Порушення правил зберігання документів виявляються під час аудитів. Підприємства, які знищили свої записи після отримання списання, виявляються неспроможними відповісти на запити аудиту, що призводить до автоматичних вимог щодо повернення коштів.

Як організувати вашу документацію

Добре організований пакет документів прискорює схвалення та демонструє професіоналізм:

Створіть головну папку для всіх документів щодо списання PPP, упорядковану за категоріями (оплата праці, оренда, комунальні послуги тощо).

Використовуйте послідовні правила іменування для цифрових файлів, наприклад, "2020-Q2-Form941.pdf" або "Payroll-Report-Week1-Week8.pdf", щоб ви могли швидко знайти конкретні документи.

Підготуйте підсумковий лист, у якому перелічено кожен документ, який ви подаєте, діапазон дат, який він охоплює, та загальну заявлену суму. Ця дорожня карта допоможе перевіряючим швидко зрозуміти вашу заявку.

Виділіть або прокоментуйте ключову інформацію у банківських виписках, обводячи відповідні транзакції та додаючи примітки з поясненням того, що представляє кожен платіж. Не змушуйте перевіряючих шукати серед десятків рядків.

Зберігайте цифрові та фізичні копії всього. Цифрові копії полегшують подання та обмін, тоді як фізичні копії забезпечують резервне копіювання у разі технічних збоїв.

Упорядковуйте документи хронологічно всередині категорій, щоб послідовність витрат була зрозумілою. Почніть з першого тижня вашого охопленого періоду та продовжуйте послідовно до 8-го або 24-го тижня.

Вимога щодо зберігання документів

Отримання списання не означає, що ви закінчили з документацією. SBA та ваш кредитор зберігають за собою право проводити аудит вашої позики протягом шести років після списання або повного погашення.

Ви повинні зберігати всі подані документи, а також будь-яку допоміжну документацію, що підтверджує вашу заявку. Сюди входять:

• Уся оригінальна документація щодо нарахування заробітної плати та податкова звітність
• Банківські виписки за весь охоплений період
• Усі рахунки-фактури, чеки та записи про оплату витрат, не пов'язаних із оплатою праці
• Ваша заявка на отримання позики PPP та заявка на списання з усіма допоміжними таблицями
• Документація щодо розрахунків FTE та розрахунків скорочення заробітної плати

Зберігайте ці документи в безпечному місці, за можливості маючи як цифрові резервні копії, так і фізичні примірники. Багато платформ бухгалтерського програмного забезпечення пропонують функції зберігання документів саме для цієї мети.

Якщо ви потрапите під аудит і не зможете надати необхідні документи, SBA припустить найгірше — що заявлені витрати не були законними — і вимагатиме повного повернення коштів разом із можливими штрафами.

Терміни подання заявок та часові межі

Розуміння часових вимог допоможе вам уникнути непотрібних ускладнень:

Крайній термін подання заявки на списання: У вас є до п'яти років з дати видачі SBA номера вашої позики, щоб подати заявку на списання. Однак, якщо ви не подасте заявку протягом 10 місяців після останнього дня вашого охопленого періоду, ваша позика більше не буде відстроченою, і ви повинні будете почати здійснювати платежі.

Вибір охопленого періоду: Ви обираєте 8-тижневий або 24-тижневий охоплений період, починаючи з дати виплати позики. Більшість компаній виграють від 24-тижневого періоду, оскільки він забезпечує більшу гнучкість у витрачанні коштів та підтримці рівня оплати праці.

Правила розрахунку часу платежів: Для витрат на оплату праці ви можете включити платежі, здійснені протягом охопленого періоду або нараховані протягом охопленого періоду та виплачені до наступної чергової дати нарахування заробітної плати. Для витрат, не пов'язаних із оплатою праці, ви можете включити платежі, здійснені протягом охопленого періоду, або сплачені протягом охопленого періоду за зобов'язаннями, що виникли до початку охопленого періоду.

Що відбувається після подання заявки

Після подання вашої заявки та документації:

Ваш кредитор перевіряє ваше подання на повноту та точність, зазвичай протягом 60 днів. Вони можуть запитати додаткову документацію або роз'яснення.

SBA перевіряє заявку, яку ваш кредитор подає від вашого імені. Для позик на суму понад 2 мільйони доларів перевірка SBA є автоматичною. Для менших позик SBA може провести перевірку або прийняти рішення вашого кредитора.

Прощення надається або відхиляється з поясненням. Може бути надано часткове прощення, якщо деякі витрати не відповідають вимогам або документація є недостатньою.

Ви отримуєте сповіщення від свого кредитора про рішення щодо прощення. У разі повного прощення ви нічого не винні. У разі часткового прощення ви отримаєте модифікацію позики на залишок суми.

Протягом усього цього процесу негайно відповідайте на будь-які запити документів від вашого кредитора або SBA. Затримки в наданні додаткової документації можуть значно подовжити період розгляду.

Особливі зауваження для різних типів бізнесу

ФОП та незалежні підрядники

Ваші потреби в документації простіші, але вимагають конкретних пунктів:

• Ваша форма Schedule C за 2019 рік, що підтверджує чистий прибуток
• Банківські виписки, що показують виплати винагороди власнику (не більше 20 833 доларів США)
• Якщо у вас немає найманих працівників, вам не потрібна детальна документація щодо нарахування заробітної плати

Партнерства

Документація повинна враховувати винагороду партнерів:

• Форма Schedule K-1 кожного партнера за 2019 рік
• Документація про виплати партнерам протягом періоду покриття
• Ліміт у 20 833 долари США застосовується до кожного партнера, а не до партнерства в цілому

Корпорації з власниками-працівниками

Власники-працівники, які також є працівниками за формою W-2, дотримуються правил для працівників, але для них діє ліміт у 20 833 долари США:

• Форми W-2, що підтверджують виплату заробітної плати
• Звіти про нарахування заробітної плати для власників-працівників
• Документація, що підтверджує, що ліміт у 20 833 долари США на одного власника-працівника не був перевищений

Бізнес із сезонними працівниками

Якщо у вас є сезонні коливання чисельності персоналу:

• Документація про історичні моделі зайнятості
• Пояснення того, як ви розраховували кількість працівників в еквіваленті повної зайнятості (FTE)
• Записи про нарахування заробітної плати, що демонструють сезонний характер вашого бізнесу

Спростіть управління фінансами

Збираючи ці розлогі вимоги до документації для прощення PPP, ви, ймовірно, усвідомлюєте, наскільки критично важливими для успіху вашого бізнесу є точні та організовані фінансові записи. Незалежно від того, чи працюєте ви з державними кредитними програмами, готуєтеся до податкового сезону чи плануєте розвиток, наявність прозорих і доступних фінансових даних є важливою.

Beancount.io пропонує текстовий облік (plain-text accounting), який забезпечує повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними. На відміну від традиційного бухгалтерського програмного забезпечення з пропрієтарними форматами, текстовий облік зберігає ваші фінансові записи в людиночитаних файлах, якими ви повністю володієте та керуєте — без прив'язки до постачальника та «чорних скриньок». Це система з контролем версій, зручна для розробників і готова до аналізу фінансів за допомогою штучного інтелекту в майбутньому. Почніть безкоштовно і візьміть під контроль свою фінансову документацію.

Фінальний контрольний список

Перед поданням заявки на прощення PPP переконайтеся, що ви:

• Визначили правильну форму для прощення (3508S, 3508EZ або 3508)
• Зібрали всі універсальні документи (номер позики, банківські виписки, посвідчення особи з фото)
• Підготували повну документацію щодо нарахування заробітної плати (звіти, форми 941, подання до штату, банківські записи)
• Зібрали документацію про винагороду власників, якщо це застосовно
• Сформували документацію щодо всіх витрат, не пов'язаних із заробітною платою (іпотека, оренда, комунальні послуги тощо)
• Перевірили, що всі документи охоплюють ваш конкретний період покриття
• Підтвердили співвідношення витрат на зарплату 60/40
• Ще раз перевірили, що жодні витрати на заробітну плату не були затребувані за програмою ERC
• Логічно впорядкували документи з чіткими мітками
• Створили підсумкову документацію для зручності
• Зробили резервні копії всіх документів
• Запланували зберігання документів протягом шести років

Висновок

Вимоги до документації для прощення позики PPP можуть здаватися обтяжливими, але систематичний підхід до процесу робить його керованим. Почніть із визначення того, яка форма стосується вашої позики, а потім збирайте документи за категоріями, а не намагайтеся зібрати все відразу.

Пам'ятайте, що точність важливіша за швидкість. Повністю укомплектована, добре організована заявка, подана на кілька тижнів пізніше, буде оброблена швидше, ніж поспіхом подана заявка, в якій відсутні ключові документи. SBA продовжила терміни прощення спеціально для того, щоб дати бізнесу час зробити все правильно.

Найголовніше — ставтеся до збереження документів як до тривалого зобов'язання, а не як до одноразового завдання. Надійно зберігайте свої документи протягом повного шестирічного періоду утримання, зберігаючи як цифрові, так і фізичні копії, де це можливо. Спокій, який дає впевненість у тому, що ви зможете відповісти на будь-який майбутній запит щодо аудиту, вартий місця для зберігання.

Дотримуючись цього вичерпного контрольного списку та уникаючи поширених помилок, ви підготуєте свій бізнес до безперешкодного схвалення та залишите процес прощення PPP позаду, що дозволить вам зосередитися на тому, що є найважливішим — розвитку вашого бізнесу та обслуговуванні клієнтів.