چک‌لیست کامل مدارک برای بخشودگی وام PPP

آیا می‌دانستید که نقص در مدارک، اولین دلیل رد درخواست‌های بخشش وام PPP یا شروع حسابرسی‌ها است؟ پس از پشت سر گذاشتن پیچیدگی‌های درخواست و دریافت وام «برنامه محافظت از چک حقوق» (PPP)، مرحله نهایی یعنی بخشش وام، نیازمند مستندسازی دقیق است. فقدان حتی یک سند مورد نیاز می‌تواند بخشش شما را به تأخیر بیندازد یا بدتر از آن، باعث حسابرسی SBA شود که ممکن است به درخواست بازپرداخت منجر گردد.

چه ۱۰,۰۰۰ دلار دریافت کرده باشید و چه ۲ میلیون دلار، درک دقیق مدارک مورد نیاز و نحوه سازماندهی آن‌ها برای عبور موفقیت‌آمیز از فرآیند بخشش حیاتی است. این راهنمای جامع، تمام مدارک مورد نیاز، اشتباهات رایج که باید از آن‌ها اجتناب کنید و نکات کاربردی برای اطمینان از تایید درخواست شما را شرح می‌دهد.

درک فرم‌های بخشش وام PPP

قبل از جمع‌آوری مدارک، باید تعیین کنید که کدام فرم درخواست بخشش برای شرایط شما مناسب است. SBA سه فرم مختلف ارائه می‌دهد که هر کدام الزامات مستندسازی متفاوتی دارند:

فرم 3508S ساده‌ترین گزینه است که برای وام‌گیرندگانی با وام‌های ۱۵۰,۰۰۰ دلار یا کمتر در دسترس است. این فرم به حداقل مدارک نیاز دارد و بار اداری شما را به شدت کاهش می‌دهد.

فرم 3508EZ برای کسب‌وکارهایی در دسترس است که معیارهای خاصی را دارا باشند: آن‌هایی که حقوق کارکنان را بیش از ۲۵٪ کاهش نداده‌اند و یا تعداد کارکنان را کم نکرده‌اند و یا نتوانسته‌اند کارکنان واجد شرایط پیدا کنند. این فرم الزامات مستندسازی متوسطی دارد.

فرم 3508 فرم استانداردی است که برای سایر وام‌گیرندگان یا کسانی که ترجیح می‌دهند از نسخه‌های ساده شده استفاده نکنند، الزامی است. این فرم به جامع‌ترین مستندات نیاز دارد.

فرمی که استفاده می‌کنید تعیین می‌کند که چه مقدار مدرک باید ارائه دهید، بنابراین انتخاب صحیح می‌تواند در زمان و تلاش شما صرفه‌جویی زیادی کند.

مدارک عمومی مورد نیاز برای تمامی درخواست‌ها

صرف‌نظر از اینکه از کدام فرم استفاده می‌کنید، هر درخواست بخشش PPP به این مدارک بنیادی نیاز دارد:

شماره وام SBA که در سفته (Promissory Note) وام PPP شما درج شده، ضروری است؛ این شماره وام خاص شما را در سیستم SBA شناسایی می‌کند.

صورت‌حساب‌های بانکی که کل دوره پوشش‌یافته شما را (۸ یا ۲۴ هفته از زمان واریز وام) در بر می‌گیرد، نشان می‌دهد که وجوه چگونه واریز و هزینه شده‌اند.

شناسنامه عکس‌دار مانند گواهینامه رانندگی یا پاسپورت، هویت شما را به عنوان مالک کسب‌وکار یا نماینده مجاز تایید می‌کند.

این مدارک پایه، هویت و جزئیات وام شما را پیش از ورود به مستندات مربوط به هزینه‌ها تثبیت می‌کنند.

مستندات هزینه حقوق و دستمزد: هسته اصلی درخواست شما

هزینه‌های حقوق و دستمزد معمولاً بیشترین بخش مخارج PPP را تشکیل می‌دهند و SBA ایجاب می‌کند که حداقل ۶۰٪ از وام شما صرف حقوق و دستمزد شود تا واجد شرایط بخشش کامل باشید. این موضوع، مستندات حقوق و دستمزد را به حیاتی‌ترین بخش درخواست شما تبدیل می‌کند.

سوابق جبران خدمات کارکنان

شما باید مستندات جامعی از تمام پرداختی‌های نقدی به کارکنان در طول دوره پوشش‌یافته ارائه دهید:

گزارش‌های خدمات حقوق و دستمزد از ارائه‌دهندگانی مانند ADP، Paychex یا Gusto که جزئیات دستمزد ناخالص، پرداختی خالص و کسورات را برای هر دوره پرداخت در طول دوره پوشش‌یافته نشان می‌دهد.

فرم مالیاتی 941 IRS (اظهارنامه مالیاتی فدرال سه ماهه کارفرما) برای تمام فصل‌هایی که با دوره پوشش‌یافته شما تداخل دارند. این فرم‌ها مالیات‌های حقوق و دستمزدی را که پرداخت کرده‌اید تایید می‌کنند و باید با گزارش‌های حقوق و دستمزد شما مطابقت داشته باشند.

گزارش‌های مالیاتی سه ماهه ایالتی که با اظهارنامه‌های ۹۴۱ شما مطابقت دارند و بیمه بیکاری ایالتی و سایر مالیات‌های حقوق و دستمزد در سطح ایالت را نشان می‌دهند.

صورت‌حساب‌های بانکی یا چک‌های باطل شده که پرداخت واقعی حقوق و دستمزد به کارکنان را نشان می‌دهد. SBA مدرکی می‌خواهد که نشان دهد پول واقعاً از حساب شما خارج شده و به دست کارکنان رسیده است.

اگر از یک سرویس حقوق و دستمزد شخص ثالث استفاده می‌کنید، ممکن است بتوانید به جای چندین سند جداگانه، گزارش‌های جامع آن سرویس را ارائه دهید، اما مطمئن شوید که این گزارش‌ها حاوی تمام داده‌های مورد نیاز باشند.

مستندات حقوق و مزایای مالک

اگر خوداشتغال، مالک انفرادی یا پیمانکار مستقل هستید، مستندسازی حقوق مالک از قوانین متفاوتی پیروی می‌کند:

جدول ج (Schedule C) از اظهارنامه مالیاتی ۲۰۱۹ شما (یا ژانویه-فوریه ۲۰۲۰ اگر در سال ۲۰۱۹ کسب‌وکاری نداشتید) مبنای حقوق شما را برای مقایسه تعیین می‌کند.

صورت‌حساب‌های بانکی یا تصاویر چک‌ها که برداشت‌های حقوق در طول دوره پوشش‌یافته را نشان می‌دهد. SBA حقوق مالک را به میزان ۲.۵ ماه (۸.۳۳ هفته) از سود خالص سال ۲۰۱۹ تقسیم بر ۵۲، با حداکثر ۲۰,۸۳۳ دلار برای هر مالک محدود می‌کند.

مستندات مشارکت در طرح بازنشستگی یا بیمه سلامت که به نام شما پرداخت شده است، اگر این موارد را به عنوان هزینه‌های اضافی حقوق مالک مطالبه می‌کنید.

یک اشتباه رایج، مطالبه مبلغی بیش از سقف ۲۰,۸۳۳ دلار برای هر مالک یا گنجاندن پرداخت‌هایی است که طبق دستورالعمل‌های SBA واجد شرایط نیستند؛ هر دوی این‌ها هشدارهایی هستند که باعث شروع حسابرسی می‌شوند.

مستندات مزایای کارکنان

اگر سهم کارفرما برای بیمه سلامت کارکنان، طرح‌های بازنشستگی یا سایر مزایا را به عنوان بخشی از هزینه‌های حقوق و دستمزد مطالبه می‌کنید:

اسناد بیمه‌نامه سلامت و فاکتورهای حق بیمه که دوره پوشش و مبالغ سهم کارفرما را نشان می‌دهد.

صورت‌حساب‌های طرح بازنشستگی که مشارکت‌های کارفرما را در طول دوره پوشش‌یافته مستند می‌کند، به همراه اسناد طرح که ساختار تطبیق یا مشارکت کارفرما را نشان می‌دهد.

رسیدهای پرداخت یا یادداشت‌های صورت‌حساب بانکی که ثابت می‌کند این مزایا واقعاً در طول دوره پوشش‌یافته پرداخت شده‌اند.

الزام کلیدی: این مزایا باید قبل از ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ ارائه شده باشند، نه اینکه صرفاً برای افزایش مبلغ بخشش وام PPP ایجاد شده باشند.

مستندات هزینه‌های غیر دستمزدی

در حالی که حقوق و دستمزد معمولاً بخش عمده درخواست‌های بخشش وام PPP را تشکیل می‌دهند، هزینه‌های غیر دستمزدی می‌توانند تا ۴۰٪ از مبلغ وام شما را شامل شوند. هر دسته به مستندات خاصی نیاز دارد.

پرداخت‌های بهره وام مسکن

اگر متقاضی بهره وام مسکن برای ملک تجاری هستید:

جدول استهلاک وام مسکن یا صورت‌حساب وام‌دهنده که نشان دهد چه مقداری از هر پرداخت مربوط به بهره در مقابل اصل وام است. تنها بخش بهره واجد شرایط بخشش است.

کپی قرارداد یا سند وام مسکن که ثابت کند وام قبل از ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ وجود داشته و وثیقه آن ملک تجاری است.

رسیدهای پرداخت، چک‌های ابطال شده یا حاشیه‌نویسی‌های صورت‌حساب بانکی که نشان‌دهنده پرداخت‌های بهره در طول دوره تحت پوشش باشد.

به یاد داشته باشید: فقط پرداخت‌های بهره محاسبه می‌شوند، نه اصل وام. وام مسکن باید برای اموال منقول یا غیرمنقولی باشد که در عملیات تجاری شما استفاده می‌شود.

پرداخت‌های اجاره یا لیزینگ

برای تعهدات اجاره یا لیزینگ تجاری:

قرارداد اجاره یا لیزینگ که شرایط، مبلغ پرداخت ماهانه و معتبر بودن قرارداد قبل از ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ را نشان دهد.

صورت‌حساب‌های اجاره ماهانه یا فاکتورها از طرف موجر برای دوره تحت پوشش.

مستندات پرداخت از طریق چک‌های ابطال شده، سوابق تراکنش ACH یا صورت‌حساب‌های بانکی حاشیه‌نویسی شده که نشان‌دهنده پرداخت اجاره باشد.

اگر از خودتان اجاره می‌کنید (مالکیت ملک به صورت شخصی است در حالی که کسب‌وکار اجاره پرداخت می‌کند)، انتظار بررسی دقیق‌تری را داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که اجاره‌نامه به درستی مستند شده و پرداخت‌های اجاره تراکنش‌های متعارف (arm's length) هستند.

قبوض خدماتی

هزینه‌های خدماتی واجد شرایط شامل برق، گاز، آب، حمل‌ونقل، تلفن و خدمات اینترنت است:

قبوض یا فاکتورهای خدماتی برای خدمات در طول دوره تحت پوشش، که به وضوح تاریخ‌های خدمات و مبالغ سررسید را نشان دهد.

قراردادهای خدمات تجاری یا صورت‌حساب‌های حساب که ثابت کند این خدمات مربوط به محل کسب‌وکار شما هستند.

رسیدهای پرداخت یا سوابق بانکی که نشان‌دهنده پرداخت قبوض در طول دوره تحت پوشش باشد.

یک مشکل رایج: ادعای هزینه‌های خدماتی شخصی یا هزینه‌های مربوط به املاکی که در عملیات تجاری استفاده نمی‌شوند. هزینه‌های خدماتی شخصی و تجاری را کاملاً مجزا نگه دارید.

هزینه‌های عملیاتی تحت پوشش

این دسته شامل نرم‌افزار، خدمات رایانش ابری و هزینه‌های تحویل کالا یا خدمات است:

فاکتورها یا صورت‌حساب‌های فروشنده برای اشتراک نرم‌افزار، خدمات ابری یا هزینه‌های تحویل که در طول دوره تحت پوشش ایجاد شده‌اند.

سوابق پرداخت که نشان دهد این هزینه‌ها واقعاً پرداخت شده‌اند.

این موارد باید برای «عملیات تجاری ضروری» باشند - هزینه‌های عمومی کسب‌وکار به طور خودکار واجد شرایط نیستند. هزینه باید برای انجام عملیات تجاری در طول دوران پاندمی ضروری باشد.

هزینه‌های خسارت به اموال تحت پوشش

اگر مدعی هزینه‌های خسارت به اموال مربوط به ناآرامی‌های عمومی در سال ۲۰۲۰ هستید:

مستندات خسارت از طریق گزارش‌های پلیس، مطالبات بیمه یا عکس‌های هم‌زمان.

فاکتورهای تعمیرات یا بازسازی که به وضوح کار انجام شده و هزینه‌ها را ذکر کند.

مستندات پرداخت که نشان دهد هزینه‌ها در طول دوره تحت پوشش پرداخت شده‌اند.

این یکی از کم‌کاربردترین دسته‌هاست اما می‌تواند شامل خسارت ناشی از خرابکاری، غارت یا وقایع بی‌نظمی عمومی باشد.

هزینه‌های تأمین‌کننده تحت پوشش

مخارج مربوط به تأمین‌کنندگانی که قبل از پاندمی برای عملیات ضروری بودند:

قراردادهای تأمین‌کننده یا سفارش‌های خرید که نشان دهد رابطه با تأمین‌کننده قبل از پاندمی وجود داشته است.

فاکتورهای کالاها یا خدمات دریافت شده در طول دوره تحت پوشش.

مستندات پرداخت که ثابت کند این مبالغ در طول دوره تحت پوشش پرداخت شده‌اند.

شرط کلیدی: تأمین‌کننده باید برای عملیات شما ضروری بوده باشد و مخارج باید برای عملیات تجاری شما لازم باشند.

هزینه‌های محافظت از کارکنان تحت پوشش

هزینه‌های مربوط به کووید-۱۹ برای محافظت از کارکنان و مشتریان:

رسیدهای تجهیزات حفاظت فردی (PPE)، موانع پلکسی‌گلاس، سیستم‌های تصفیه هوا یا خدمات ضدعفونی خریداری شده در طول دوره تحت پوشش.

مستندات مرتبط‌سازی هزینه‌ها با انطباق کووید-۱۹ مانند دستورات اداره بهداشت محلی یا دستورالعمل‌های صنعتی که از آن‌ها پیروی می‌کردید.

این دسته به ویژه برای کسب‌وکارهایی که برای ادامه فعالیت ایمن به تغییرات قابل توجهی نیاز داشتند، اهمیت یافت.

الزامات مستندسازی بر اساس مبلغ وام

بار مستندسازی شما بسته به مبلغ وام به طور قابل توجهی متفاوت است:

وام‌های ۵۰,۰۰۰ دلار یا کمتر

اگر از فرم 3508S استفاده کرده‌اید، فرم درخواست را به همراه یک گواهی تک‌برگی ارسال می‌کنید. به طور کلی نیازی به ارسال اسناد پشتیبان همراه با درخواست خود ندارید، هرچند وام‌دهنده شما یا SBA می‌توانند بعداً آن‌ها را درخواست کنند.

با این حال - و این حیاتی است - شما باید تمام اسناد پشتیبان را به مدت شش سال نگهداری کنید. صرفاً به این دلیل که آن‌ها را ارسال نمی‌کنید، به این معنی نیست که به آن‌ها نیاز ندارید. در یک حسابرسی ممکن است هر یک از اسناد استانداردی که در بالا توضیح داده شد، درخواست شود.

وام‌های ۵۰,۰۰۱ تا ۱۵۰,۰۰۰ دلار

شما فرم 3508S را ارسال خواهید کرد اما ممکن است لازم باشد به درخواست وام‌دهنده، مستندات اضافی ارائه دهید. حداقل آماده ارائه موارد زیر باشید:

• صورت‌حساب‌های حساب بانکی که نحوه هزینه کرد وجوه را نشان دهد
• مستندات هزینه‌های دستمزد دوره تحت پوشش شما
• شواهد هزینه‌های غیر دستمزدی در صورتی که مدعی آن‌ها هستید

آستانه مستندسازی پایین‌تر است، اما همچنان به سوابق جامع نیاز دارید.

وام‌های بیش از ۱۵۰,۰۰۰ دلار

الزامات مستندسازی کامل اعمال می‌شود. شما باید از فرم ۳۵۰۸ یا ۳۵۰۸EZ استفاده کنید و مدارک کامل برای تمام هزینه‌های ادعا شده را ارائه دهید. این مدارک شامل مستندات حقوق و دستمزد، مزایا، وام مسکن، اجاره، خدمات عمومی (آب، برق و غیره) و سایر هزینه‌هایی است که در بالا به تفصیل شرح داده شد.

سازمان کسب‌وکارهای کوچک (SBA) وام‌های بزرگتر را با دقت بیشتری بررسی می‌کند و نقص در مستندات باعث تأخیر در روند یا رد درخواست بخشودگی شما خواهد شد.

اشتباهات رایج در مستندسازی که باعث تحریک حسابرسی می‌شود

درک مواردی که منجر به بروز مشکل می‌شوند به شما کمک می‌کند تا از این تله‌ها دوری کنید:

اعداد متناقض بین مدارک رایج‌ترین پرچم قرمز است. اگر فرم ۹۴۱ شما ۱۰۰,۰۰۰ دلار دستمزد را نشان دهد اما گزارش‌های حقوق و دستمزد شما ۱۲۰,۰۰۰ دلار باشد، SBA این مغایرت را علامت‌گذاری خواهد کرد.

گنجاندن هزینه‌های حقوق و دستمزد خارج از دوره تحت پوشش زمانی اتفاق می‌افتد که کسب‌وکارها به اشتباه تاریخ‌های پرداختی را که خارج از دوره ۸ هفته‌ای یا ۲۴ هفته‌ای آن‌هاست، لحاظ می‌کنند. SBA در مورد تاریخ‌های دوره تحت پوشش بسیار سخت‌گیر است.

فراتر رفتن از سقف پاداش مالک بلافاصله باعث بررسی دقیق می‌شود. حد نصاب ۲۰,۸۳۳ دلار برای هر مالک قطعی است، با این حال بسیاری از صاحبان کسب‌وکارهار مبالغ بیشتری را مطالبه می‌کنند، که اغلب به دلیل عدم درک نحوه محاسبه است.

استفاده دوگانه (Double-Dipping) از اعتبار حفظ کارکنان (ERC) یک تخلف جدی است. SBA بخشودگی PPP را با ادعاهای ERC مطابقت می‌دهد. استفاده از همان مبالغ حقوق و دستمزد برای هر دو برنامه، قوانین فدرال را نقض می‌کند و می‌تواند منجر به ارجاع پرونده به مراجع قضایی شود.

عدم رعایت نسبت هزینه ۶۰/۴۰ باعث رد جزئی بخشودگی می‌شود. اگر کمتر از ۶۰٪ وام شما صرف هزینه‌های حقوق و دستمزد شده باشد، میزان بخشودگی شما به همان نسبت کاهش می‌یابد—یا اگر این کمبود قابل توجه باشد، به طور کامل رد می‌شود.

مشکلات تاریخ‌گذاری مدارک زمانی رخ می‌دهد که کسب‌وکارها رسیدها یا قراردادهایی را ارائه می‌دهند که تاریخ آن‌ها پس از ۱۵ فوریه ۲۰۲۰ است. تمام هزینه‌ها باید مربوط به تعهداتی باشد که قبل از این تاریخ وجود داشته‌اند (به استثنای هزینه‌های حفاظت از کارکنان تحت پوشش).

اثبات پرداخت ناکافی زمانی اتفاق می‌افتد که کسب‌وکارها فاکتورها را ارسال می‌کنند اما نمی‌توانند پرداخت آن را ثابت کنند. SBA می‌خواهد ببیند که پول واقعاً از حساب شما خارج شده است، نه اینکه فقط صورت‌حسابی را دریافت کرده‌اید.

تخلفات مربوط به نگهداری اسناد در طول حسابرسی‌ها آشکار می‌شوند. کسب‌وکارهایی که سوابق خود را پس از دریافت بخشودگی از بین برده‌اند، خود را در پاسخگویی به درخواست‌های حسابرسی ناتوان می‌بینند که منجر به درخواست بازپرداخت خودکار می‌شود.

نحوه سازماندهی مستندات

یک مجموعه اسناد منظم، روند تایید را سرعت می‌بخشد و نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن شماست:

یک پوشه اصلی ایجاد کنید برای تمام اسناد بخشودگی PPP که بر اساس دسته‌بندی (حقوق و دستمزد، اجاره، خدمات عمومی و غیره) سازماندهی شده باشد.

از قراردادهای نام‌گذاری ثابت استفاده کنید برای فایل‌های دیجیتال، مانند "2020-Q2-Form941.pdf" یا "Payroll-Report-Week1-Week8.pdf" تا بتوانید به سرعت اسناد خاص را پیدا کنید.

یک برگه خلاصه تهیه کنید که هر سندی را که ارسال می‌کنید، محدوده تاریخی که پوشش می‌دهد و کل مبلغ مطالبه شده را لیست کند. این نقشه‌راه به بازبینان کمک می‌کند تا به سرعت ارسال شما را درک کنند.

اطلاعات کلیدی را برجسته یا یادداشت‌گذاری کنید در صورت‌حساب‌های بانکی، تراکنش‌های مربوطه را علامت بزنید و یادداشت‌هایی اضافه کنید که نشان دهد هر پرداخت معرف چیست. بازبینان را مجبور نکنید در میان ده‌ها ردیف جستجو کنند.

کپی‌های دیجیتال و فیزیکی نگه دارید از همه چیز. کپی‌های دیجیتال ارسال و اشتراک‌گذاری را تسهیل می‌کنند، در حالی که کپی‌های فیزیکی در صورت بروز نقص فنی، یک نسخه پشتیبان فراهم می‌کنند.

به ترتیب زمانی در دسته‌بندی‌ها سازماندهی کنید تا روند پیشرفت هزینه‌ها شفاف باشد. از هفته اول دوره تحت پوشش خود شروع کنید و به ترتیب تا هفته ۸ یا ۲۴ ادامه دهید.

الزام نگهداری اسناد

دریافت بخشودگی به معنای پایان کار با مستندات نیست. SBA و وام‌دهنده شما این حق را دارند که وام شما را تا شش سال پس از بخشودگی یا بازپرداخت کامل حسابرسی کنند.

شما باید تمام اسنادی را که ارسال کرده‌اید به علاوه هر مستند پشتیبانی که درخواست شما را اثبات می‌کند، نگه دارید. این شامل موارد زیر است:

• تمام مستندات اصلی حقوق و دستمزد و اظهارنامه‌های مالیاتی
• صورت‌حساب‌های بانکی برای کل دوره تحت پوشش
• تمام فاکتورها، رسیدها و سوابق پرداخت برای هزینه‌های غیر از حقوق و دستمزد
• درخواست وام PPP و درخواست بخشودگی شما به همراه تمام جداول پشتیبان
• مستندات محاسبات FTE (معادل تمام‌وقت) و محاسبات کاهش حقوق/دستمزد

این اسناد را به صورت ایمن ذخیره کنید، در صورت امکان هم نسخه پشتیبان دیجیتال و هم کپی فیزیکی داشته باشید. بسیاری از پلتفرم‌های نرم‌افزاری حسابداری، ویژگی‌های ذخیره‌سازی اسناد را مخصوصاً برای این منظور ارائه می‌دهند.

اگر مورد حسابرسی قرار بگیرید و نتوانید اسناد مورد نیاز را ارائه دهید، SBA بدترین فرض را در نظر می‌گیرد—که هزینه‌های ادعا شده قانونی نبوده‌اند—و خواستار بازپرداخت کامل به علاوه جریمه‌های احتمالی خواهد شد.

مهلت‌های زمانی و زمان‌بندی درخواست

درک الزامات زمان‌بندی به شما کمک می‌کند تا از پیچیدگی‌های غیرضروری جلوگیری کنید:

مهلت درخواست بخشودگی: شما تا پنج سال از تاریخی که SBA شماره وام شما را صادر کرده است، فرصت دارید برای بخشودگی درخواست دهید. با این حال، اگر ظرف ۱۰ ماه پس از آخرین روز دوره تحت پوشش خود درخواست ندهید، وام شما دیگر در حالت تعویق نخواهد بود و باید شروع به پرداخت اقساط کنید.

انتخاب دوره تحت پوشش: شما می‌توانید یک دوره ۸ هفته‌ای یا ۲۴ هفته‌ای را انتخاب کنید که از تاریخ پرداخت وام شما شروع می‌شود. اکثر کسب‌وکارها از دوره ۲۴ هفته‌ای سود می‌برند زیرا انعطاف‌پذیری بیشتری برای صرف بودجه و حفظ سطح حقوق و دستمزد فراهم می‌کند.

قوانین زمان‌بندی پرداخت: برای هزینه‌های حقوق و دستمزد، می‌توانید پرداخت‌های انجام شده در طول دوره تحت پوشش یا هزینه‌های ایجاد شده در طول دوره تحت پوشش که تا تاریخ منظم بعدی حقوق و دستمزد پرداخت شده‌اند را لحاظ کنید. برای هزینه‌های غیر از حقوق و دستمزد، می‌توانید پرداخت‌های انجام شده در طول دوره تحت پوشش یا پرداخت‌های انجام شده در طول دوره تحت پوشش برای تعهداتی که قبل از دوره تحت پوشش ایجاد شده‌اند را لحاظ کنید.

پس از ثبت درخواست چه اتفاقی می‌افتد

پس از ارسال درخواست و مستندات شما:

وام‌دهنده شما مدارک ارسالی شما را از نظر کامل بودن و صحت بررسی می‌کند، که معمولاً ظرف ۶۰ روز انجام می‌شود. آن‌ها ممکن است مستندات اضافی یا شفاف‌سازی درخواست کنند.

SBA (سازمان کسب‌وکارهای کوچک) بررسی می‌کند؛ وام‌دهنده شما درخواست را از طرف شما ارسال می‌کند. برای وام‌های بالای ۲ میلیون دلار، بررسی SBA خودکار است. برای وام‌های کوچک‌تر، SBA ممکن است بررسی را انجام دهد یا تصمیم وام‌دهنده شما را بپذیرد.

بخشودگی تأیید یا رد می‌شود همراه با ارائه توضیح. اگر برخی هزینه‌ها واجد شرایط نباشند یا مستندات کافی نباشد، ممکن است بخشودگی جزئی اعطا شود.

شما اعلان دریافت می‌کنید از طرف وام‌دهنده خود درباره تصمیم بخشودگی. در صورت بخشودگی کامل، شما هیچ بدهی نخواهید داشت. در صورت بخشودگی جزئی، اصلاحیه‌ای برای وام جهت باقی‌مانده موجودی دریافت خواهید کرد.

در طول این فرآیند، بلافاصله به هرگونه درخواست مدارک از سوی وام‌دهنده یا SBA پاسخ دهید. تأخیر در ارائه مستندات اضافی می‌تواند دوره بررسی را به میزان قابل توجهی طولانی کند.

ملاحظات خاص برای انواع مختلف کسب‌وکار

مالکان انفرادی و پیمانکاران مستقل

مستندات مورد نیاز شما ساده‌تر است اما به موارد خاصی نیاز دارد:

• جدول C (Schedule C) سال ۲۰۱۹ شما که سود خالص را اثبات می‌کند
• صورت‌حساب‌های بانکی که برداشت‌های حقوق مالک را نشان می‌دهد (نباید از ۲۰,۸۳۳ دلار فراتر رود)
• اگر کارمند ندارید، نیازی به مستندات گسترده حقوق و دستمزد ندارید

مشارکت‌ها (شرکت‌های تضامنی)

مستندات باید حقوق شرکا را لحاظ کند:

• جدول K-1 هر شریک مربوط به سال ۲۰۱۹
• مستندات توزیع سود بین شرکا در طول دوره پوشش‌یافته
• سقف ۲۰,۸۳۳ دلاری برای هر شریک اعمال می‌شود، نه برای کل مشارکت

شرکت‌های سهامی با مالکان-کارمند

مالکان-کارمندی که کارمند W-2 نیز هستند، از قوانین کارمندان پیروی می‌کنند اما با سقف ۲۰,۸۳۳ دلار مواجه هستند:

• فرم‌های W-2 که پرداخت‌های حقوق را نشان می‌دهند
• گزارش‌های حقوق و دستمزد برای مالکان-کارمند
• مستنداتی که ثابت کند سقف ۲۰,۸۳۳ دلار برای هر مالک-کارمند رعایت شده است

کسب‌وکارها با کارمندان فصلی

اگر نوسانات نیروی کار فصلی دارید:

• مستندات الگوهای استخدامی تاریخی
• توضیح در مورد نحوه محاسبه FTE (معادل تمام‌وقت) کارمندان
• سوابق حقوق و دستمزد که ماهیت فصلی کسب‌وکار شما را نشان می‌دهد

مدیریت مالی خود را ساده کنید

همان‌طور که این مستندات گسترده را برای بخشودگی PPP جمع‌آوری می‌کنید، احتمالاً متوجه می‌شوید که داشتن سوابق مالی دقیق و سازمان‌یافته چقدر برای موفقیت کسب‌وکار شما حیاتی است. چه در حال پیمودن برنامه‌های وام دولتی باشید، چه برای فصل مالیات آماده شوید یا برای رشد برنامه‌ریزی کنید، داشتن داده‌های مالی شفاف و قابل دسترس ضروری است.

Beancount.io حسابداری متن-ساده (Plain-text accounting) را ارائه می‌دهد که شفافیت و کنترل کامل بر داده‌های مالی را به شما می‌دهد. برخلاف نرم‌افزارهای حسابداری سنتی با فرمت‌های انحصاری، حسابداری متن-ساده سوابق مالی شما را در فایل‌های قابل خواندن توسط انسان ذخیره می‌کند که شما مالکیت و کنترل کامل آن‌ها را دارید—بدون وابستگی به فروشنده (Vendor lock-in) و بدون جعبه‌های سیاه. این سیستم دارای کنترل نسخه (Version-controlled)، مناسب برای توسعه‌دهندگان و آماده برای تحلیل‌های مالی مبتنی بر هوش مصنوعی در آینده است. به‌صورت رایگان شروع کنید و کنترل مستندات مالی خود را به دست بگیرید.

چک‌لیست نهایی

قبل از ثبت درخواست بخشودگی PPP، تأیید کنید که موارد زیر را دارید:

• تعیین فرم صحیح بخشودگی (3508S، 3508EZ یا 3508)
• جمع‌آوری تمام مدارک عمومی (شماره وام، صورت‌حساب‌های بانکی، کارت شناسایی عکس‌دار)
• تجمیع کامل مستندات حقوق و دستمزد (گزارش‌ها، فرم‌های 941، پرونده‌های ایالتی، سوابق بانکی)
• جمع‌آوری مستندات حقوق مالک در صورت لزوم
• گردآوری تمام مستندات هزینه‌های غیر از حقوق و دستمزد (رهن، اجاره، خدمات شهری و غیره)
• تأیید اینکه تمام مدارک دوره پوشش‌یافته خاص شما را شامل می‌شوند
• تأیید نسبت ۶۰/۴۰ هزینه‌کرد حقوق و دستمزد
• بررسی مجدد اینکه هیچ هزینه حقوق و دستمزدی تحت ERC (اعتبار حفظ کارمند) مطالبه نشده باشد
• سازمان‌دهی منطقی اسناد با برچسب‌های شفاف
• ایجاد مستندات خلاصه برای ارجاع آسان
• تهیه نسخه‌های پشتیبان از تمام مستندات
• برنامه‌ریزی برای نگهداری شش‌ساله مدارک

نتیجه‌گیری

الزامات مستندسازی بخشودگی وام PPP ممکن است دشوار به نظر برسد، اما برخورد سیستماتیک با این فرآیند آن را مدیریت‌پذیر می‌کند. با تعیین فرم مربوط به وام خود شروع کنید، سپس مدارک را دسته‌بندی به دسته‌بندی جمع‌آوری کنید، نه اینکه سعی کنید همه چیز را به یکباره آماده کنید.

به یاد داشته باشید که دقت مهم‌تر از سرعت است. یک درخواست کامل و سازمان‌یافته که چند هفته دیرتر ارسال شود، سریع‌تر از یک درخواست عجولانه که مدارک کلیدی را کم دارد، پردازش می‌شود. SBA مهلت‌های بخشودگی را دقیقاً برای دادن زمان به کسب‌وکارها جهت انجام درست این کار تمدید کرده است.

مهم‌تر از همه، نگهداری اسناد را به عنوان یک تعهد مستمر در نظر بگیرید، نه یک وظیفه یک‌باره. مدارک خود را برای دوره کامل شش‌ساله به صورت امن ذخیره کنید و در صورت امکان هم نسخه‌های دیجیتال و هم فیزیکی را حفظ کنید. آرامش خاطری که از دانستن اینکه می‌توانید به هر درخواست ممیزی در آینده پاسخ دهید به دست می‌آید، ارزش فضای ذخیره‌سازی را دارد.

با دنبال کردن این چک‌لیست جامع و اجتناب از اشتباهات رایج، کسب‌وکار خود را در موقعیت تأیید بی‌دردسر قرار می‌دهید و فرآیند بخشودگی PPP را پشت سر می‌گذارید تا بتوانید بر آنچه بیش از همه اهمیت دارد تمرکز کنید—رشد کسب‌وکارتان و خدمت به مشتریانتان.