Die vollständige Checkliste für die Dokumentation zum Erlass des PPP-Darlehens

Wussten Sie, dass eine unvollständige Dokumentation der Hauptgrund dafür ist, dass Anträge auf Erlass von PPP-Darlehen abgelehnt werden oder Prüfungen auslösen? Nachdem Sie die Komplexität der Beantragung und des Erhalts eines Darlehens im Rahmen des Paycheck Protection Program (PPP) bewältigt haben, erfordert die letzte Hürde – der Darlehenserlass – eine akribische Dokumentation. Das Fehlen auch nur eines einzigen erforderlichen Dokuments kann Ihren Erlass verzögern oder, schlimmer noch, eine SBA-Prüfung auslösen, die zu Rückforderungsansprüchen führen kann.

Unabhängig davon, ob Sie 10.000 $oder 2 Millionen$ erhalten haben, ist es für die erfolgreiche Abwicklung des Erlassverfahrens entscheidend, genau zu wissen, welche Dokumente Sie benötigen und wie Sie diese organisieren. Dieser umfassende Leitfaden schlüsselt jedes benötigte Dokument auf, nennt häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt, und gibt praktische Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr Antrag reibungslos genehmigt wird.

Verständnis der Formulare für den PPP-Darlehenserlass

Bevor Sie Ihre Unterlagen zusammenstellen, müssen Sie feststellen, welches Antragsformular für den Erlass auf Ihre Situation zutrifft. Die SBA bietet drei verschiedene Formulare an, die jeweils unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation stellen:

Formular 3508S ist die einfachste Option, die Kreditnehmern mit Darlehen von 150.000 $ oder weniger zur Verfügung steht. Dieses Formular erfordert nur minimale Dokumentation und reduziert Ihren Verwaltungsaufwand erheblich.

Formular 3508EZ steht Unternehmen zur Verfügung, die bestimmte Kriterien erfüllen: solche, die die Gehälter ihrer Mitarbeiter nicht um mehr als 25 % reduziert haben und entweder die Mitarbeiterzahl nicht verringert haben oder keine qualifizierten Mitarbeiter finden konnten. Dieses Formular stellt moderate Anforderungen an die Dokumentation.

Formular 3508 ist das Standardformular, das für alle anderen Kreditnehmer erforderlich ist oder für diejenigen, die die vereinfachten Versionen nicht verwenden möchten. Es erfordert die umfassendste Dokumentation.

Das von Ihnen verwendete Formular bestimmt, wie viel Dokumentation Sie einreichen müssen. Die richtige Wahl kann daher erheblich Zeit und Mühe sparen.

Universelle Dokumente, die für alle Anträge erforderlich sind

Unabhängig davon, welches Formular Sie verwenden, erfordert jeder PPP-Erlassantrag diese grundlegenden Dokumente:

SBA-Darlehensnummer aus Ihrem PPP-Schuldschein (Promissory Note) ist unerlässlich – sie identifiziert Ihr spezifisches Darlehen im System der SBA.

Bankkontoauszüge, die Ihren gesamten Deckungszeitraum (entweder 8 oder 24 Wochen ab der Darlehensauszahlung) abdecken, zeigen, wie die Mittel ausgezahlt und ausgegeben wurden.

Lichtbildausweis wie ein Führerschein oder Reisepass verifiziert Ihre Identität als Geschäftsinhaber oder bevollmächtigter Vertreter.

Diese Basisdokumente bestätigen Ihre Identität und die Details des Darlehens, bevor Sie sich der ausgabenspezifischen Dokumentation widmen.

Dokumentation der Lohnkosten: Das Herzstück Ihres Antrags

Lohnkosten machen in der Regel den größten Teil der PPP-Ausgaben aus – und die SBA verlangt, dass mindestens 60 % Ihres Darlehens für Lohnkosten ausgegeben werden, um für einen vollständigen Erlass infrage zu kommen. Dies macht die Lohndokumentation zur kritischsten Komponente Ihres Antrags.

Unterlagen zur Mitarbeitervergütung

Sie müssen eine umfassende Dokumentation aller Barvergütungen vorlegen, die während Ihres Deckungszeitraums an Mitarbeiter gezahlt wurden:

Berichte von Abrechnungsdiensten von Anbietern wie ADP, Paychex oder Gusto, die Bruttolöhne, Nettogehälter und Einbehalte für jeden Abrechnungszeitraum innerhalb Ihres Deckungszeitraums detailliert aufführen.

IRS-Formular 941 (Quartalsweise Bundessteuererklärung des Arbeitgebers) für alle Quartale, die sich mit Ihrem Deckungszeitraum überschneiden. Diese Formulare bestätigen die von Ihnen gezahlten Lohnsteuern und müssen mit Ihren Lohnabrechnungsberichten übereinstimmen.

Staatliche Quartalsberichte, die Ihren 941-Einreichungen entsprechen und die staatliche Arbeitslosenversicherung sowie andere staatliche Lohnsteuern ausweisen.

Bankauszüge oder entwertete Schecks, die die tatsächliche Auszahlung der Löhne an die Mitarbeiter belegen. Die SBA verlangt den Nachweis, dass das Geld tatsächlich von Ihrem Konto abgegangen ist und die Mitarbeiter erreicht hat.

Wenn Sie einen externen Abrechnungsdienst nutzen, können Sie unter Umständen umfassende Berichte dieses Dienstes anstelle von mehreren Einzelbelegen einreichen. Stellen Sie jedoch sicher, dass diese Berichte alle erforderlichen Datenpunkte enthalten.

Dokumentation der Eigentümervergütung

Wenn Sie selbstständig sind, ein Einzelunternehmer oder ein freier Mitarbeiter, gelten für die Dokumentation der Eigentümervergütung andere Regeln:

Schedule C Ihrer Steuererklärung für 2019 (oder Januar-Februar 2020, falls Sie 2019 noch kein Geschäft hatten) legt Ihre Basisvergütung zum Vergleich fest.

Bankauszüge oder Scheckkopien, die die Entnahmen zur Vergütung während des Deckungszeitraums zeigen. Die SBA begrenzt die Eigentümervergütung auf den Gegenwert von 2,5 Monaten (8,33 Wochen) des Nettogewinns von 2019 geteilt durch 52, maximal jedoch 20.833 $ pro Eigentümer.

Dokumentation von Beiträgen zur Altersvorsorge oder Krankenversicherung, die in Ihrem Namen geleistet wurden, sofern Sie diese als zusätzliche Kosten der Eigentümervergütung geltend machen.

Ein häufiger Fehler besteht darin, mehr als die Obergrenze von 20.833 $ pro Eigentümer zu fordern oder Zahlungen einzubeziehen, die nicht den SBA-Richtlinien entsprechen – beides Warnsignale, die Prüfungen auslösen.

Dokumentation von Arbeitgeberleistungen

Wenn Sie Arbeitgeberbeiträge zur Krankenversicherung der Mitarbeiter, zu Rentenplänen oder anderen Leistungen als Teil Ihrer Lohnkosten geltend machen:

Krankenversicherungspolicen und Beitragsrechnungen, aus denen der Deckungszeitraum und die Höhe der Arbeitgeberbeiträge hervorgehen.

Kontoauszüge der Rentenpläne, die die Arbeitgeberbeiträge während des Deckungszeitraums dokumentieren, zusammen mit Plandokumenten, die die Struktur des Arbeitgeberzuschusses oder der Beiträge zeigen.

Zahlungsbelege oder Anmerkungen auf Bankauszügen, die belegen, dass diese Leistungen tatsächlich während des Deckungszeitraums gezahlt wurden.

Die entscheidende Anforderung: Diese Leistungen müssen bereits vor dem 15. Februar 2020 angeboten worden sein und dürfen nicht speziell zur Erhöhung Ihres PPP-Erlassbetrags geschaffen worden sein.

Dokumentation sonstiger betrieblicher Ausgaben

Während der Personalaufwand in der Regel die Anträge auf PPP-Darlehenserlass dominiert, können sonstige betriebliche Ausgaben bis zu 40 % Ihres Darlehensbetrags ausmachen. Jede Kategorie erfordert eine spezifische Dokumentation.

Hypothekenzinszahlungen

Wenn Sie Hypothekenzinsen für betrieblich genutzte Immobilien geltend machen:

Hypothekentilgungsplan oder Kontoauszug des Kreditgebers, aus dem hervorgeht, welcher Anteil jeder Zahlung auf Zinsen im Gegensatz zur Tilgung entfällt. Nur der Zinsanteil ist für einen Erlass qualifiziert.

Kopie Ihres Hypothekenvertrags oder Schuldscheins, der belegt, dass das Darlehen vor dem 15. Februar 2020 bestand und durch die betriebliche Immobilie besichert ist.

Zahlungsbelege, entwertete Schecks oder Anmerkungen auf Kontoauszügen, die die während des abgedeckten Zeitraums geleisteten Zinszahlungen belegen.

Denken Sie daran: Nur Zinszahlungen zählen, nicht die Tilgung. Die Hypothek muss für unbewegliches oder bewegliches Vermögen bestehen, das in Ihrem Geschäftsbetrieb genutzt wird.

Miet- oder Leasingzahlungen

Für betriebliche Miet- oder Leasingverpflichtungen:

Miet- oder Leasingvertrag, aus dem die Bedingungen, der monatliche Zahlungsbetrag und die Tatsache hervorgehen, dass die Vereinbarung vor dem 15. Februar 2020 in Kraft war.

Monatliche Mietaufstellungen oder Rechnungen Ihres Vermieters für den abgedeckten Zeitraum.

Zahlungsdokumentation durch entwertete Schecks, ACH-Transaktionsbelege oder mit Anmerkungen versehene Kontoauszüge, die belegen, dass die Miete gezahlt wurde.

Wenn Sie von sich selbst mieten (das Eigentum privat halten, während das Unternehmen Miete zahlt), müssen Sie mit einer genaueren Prüfung rechnen. Stellen Sie sicher, dass der Mietvertrag ordnungsgemäß dokumentiert ist und die Mietzahlungen einem Drittvergleich standhalten.

Versorgungsleistungen

Zu den förderfähigen Versorgungsleistungen gehören Strom, Gas, Wasser, Transport, Telefon und Internetdienste:

Rechnungen über Versorgungsleistungen für Dienste während des abgedeckten Zeitraums, aus denen die Leistungsdaten und die fälligen Beträge deutlich hervorgehen.

Betriebliche Dienstleistungsvereinbarungen oder Kontoauszüge, die belegen, dass diese Versorgungsleistungen Ihren Betriebsstandort betreffen.

Zahlungsbelege oder Bankunterlagen, aus denen hervorgeht, dass die Versorgungsleistungen während des abgedeckten Zeitraums bezahlt wurden.

Ein häufiges Problem: Die Geltendmachung privater Versorgungskosten oder von Versorgungsleistungen für Immobilien, die nicht im Geschäftsbetrieb genutzt werden. Halten Sie private und betriebliche Versorgungsleistungen strikt getrennt.

Abgedeckte Betriebsausgaben

Diese Kategorie umfasst Software, Cloud-Computing-Dienste sowie Kosten für die Produkt- oder Dienstleistungserbringung:

Lieferantenrechnungen oder Aufstellungen für Software-Abonnements, Cloud-Dienste oder Lieferkosten, die während des abgedeckten Zeitraums angefallen sind.

Zahlungsaufzeichnungen, die belegen, dass diese Ausgaben tatsächlich bezahlt wurden.

Diese müssen „für den Geschäftsbetrieb wesentlich“ sein – allgemeine Geschäftskosten sind nicht automatisch qualifiziert. Die Ausgaben sollten notwendig sein, um den Geschäftsbetrieb während der Pandemie aufrechtzuerhalten.

Abgedeckte Sachschäden

Bei der Geltendmachung von Sachschäden im Zusammenhang mit öffentlichen Unruhen im Jahr 2020:

Dokumentation des Schadens durch Polizeiberichte, Versicherungsansprüche oder zeitgenössische Fotografien.

Rechnungen für Reparaturen oder Sanierungen, in denen die erbrachten Leistungen und Kosten klar aufgeführt sind.

Zahlungsdokumentation, die belegt, dass die Kosten während des abgedeckten Zeitraums bezahlt wurden.

Dies ist eine der am wenigsten genutzten Kategorien, kann aber Schäden durch Vandalismus, Plünderungen oder öffentliche Unruhen umfassen.

Abgedeckte Lieferantenkosten

Ausgaben an Lieferanten, die bereits vor der Pandemie für den Betrieb wesentlich waren:

Lieferantenverträge oder Bestellungen, aus denen hervorgeht, dass die Lieferantenbeziehung bereits vor der Pandemie bestand.

Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen, die während des abgedeckten Zeitraums erhalten wurden.

Zahlungsdokumentation, die belegt, dass diese während des abgedeckten Zeitraums bezahlt wurden.

Das entscheidende Kriterium: Der Lieferant muss für Ihren Betrieb wesentlich gewesen sein, und die Ausgaben müssen für Ihren Geschäftsbetrieb notwendig sein.

Abgedeckte Ausgaben für den Arbeitsschutz

COVID-19-bezogene Ausgaben zum Schutz von Mitarbeitern und Kunden:

Belege für PSA (Persönliche Schutzausrüstung), Plexiglaswände, Luftfiltersysteme oder Desinfektionsdienste, die während des abgedeckten Zeitraums erworben wurden.

Dokumentation, die die Ausgaben mit der COVID-19-Compliance verknüpft, wie z. B. Anordnungen des örtlichen Gesundheitsamtes oder Branchenrichtlinien, die Sie befolgt haben.

Diese Kategorie wurde besonders wichtig für Unternehmen, die erhebliche Anpassungen vornehmen mussten, um den Betrieb sicher fortführen zu können.

Dokumentationsanforderungen nach Darlehenshöhe

Ihr Dokumentationsaufwand variiert erheblich je nach Höhe Ihres Darlehens:

Darlehen von 50.000 $ oder weniger

Wenn Sie das Formular 3508S verwendet haben, reichen Sie das Antragsformular selbst sowie eine einseitige Bescheinigung ein. In der Regel müssen Sie Ihrem Antrag keine Belege beifügen, obwohl Ihr Kreditgeber oder die SBA diese später anfordern kann.

Dies ist jedoch entscheidend: Sie müssen alle Belege sechs Jahre lang aufbewahren. Nur weil Sie sie nicht einreichen, heißt das nicht, dass Sie sie nicht benötigen. Bei einer Prüfung könnten alle oben beschriebenen Standarddokumente angefordert werden.

Darlehen von 50.001 $bis 150.000$

Sie reichen das Formular 3508S ein, müssen aber möglicherweise auf Anfrage Ihres Kreditgebers zusätzliche Unterlagen vorlegen. Bereiten Sie sich darauf vor, mindestens Folgendes einzureichen:

• Kontoauszüge, aus denen hervorgeht, wie die Mittel verwendet wurden
• Dokumentation Ihrer Personalkosten im abgedeckten Zeitraum
• Nachweise über sonstige betriebliche Ausgaben, falls Sie diese geltend machen

Die Schwelle für die Dokumentation ist niedriger, aber Sie benötigen dennoch umfassende Aufzeichnungen.

Darlehen über 150.000 $

Es gelten die vollständigen Dokumentationsanforderungen. Sie verwenden das Formular 3508 oder 3508EZ und müssen eine vollständige Dokumentation für alle geltend gemachten Ausgaben einreichen. Dies umfasst alle oben aufgeführten Dokumentationen zu Lohnkosten, Sozialleistungen, Hypotheken, Miete, Versorgungsleistungen und sonstigen Ausgaben.

Die SBA prüft größere Darlehen intensiver, und unvollständige Unterlagen verzögern oder verhindern den Erlass Ihres Darlehens.

Häufige Dokumentationsfehler, die Audits auslösen

Das Verständnis dafür, was schiefgehen kann, hilft Ihnen, diese Fallstricke zu vermeiden:

Inkonsistente Zahlen zwischen Dokumenten sind das häufigste Warnsignal. Wenn Ihr Formular 941 Löhne in Höhe von 100.000 $ausweist, Ihre Lohnabrechnungsberichte jedoch 120.000$ anzeigen, wird die SBA diese Diskrepanz markieren.

Einbeziehung von Lohnkosten außerhalb des Erfassungszeitraums tritt auf, wenn Unternehmen fälschlicherweise Zahltage einschließen, die außerhalb ihres 8-wöchigen oder 24-wöchigen Zeitraums liegen. Die SBA achtet strikt auf die Daten des Erfassungszeitraums.

Überschreiten der Obergrenze für die Vergütung von Eigentümern führt zu sofortiger Prüfung. Die Grenze von 20.833 $ pro Eigentümer ist absolut, dennoch fordern viele Unternehmensinhaber mehr ein, oft weil sie nicht verstehen, wie die Berechnung funktioniert.

Doppelte Inanspruchnahme mit dem Employee Retention Credit (ERC) ist ein schwerwiegender Verstoß. Die SBA gleicht den PPP-Erlass mit ERC-Ansprüchen ab. Die Verwendung derselben Lohnsummen für beide Programme verstößt gegen Bundesvorschriften und kann zu strafrechtlichen Verfolgungen führen.

Nichteinhaltung des 60/40-Ausgabenverhältnisses führt zur teilweisen Ablehnung des Erlasses. Wenn weniger als 60 % Ihres Darlehens für Lohnkosten verwendet wurden, wird Ihr Erlass proportional gekürzt – oder ganz abgelehnt, wenn Sie deutlich darunter liegen.

Probleme mit der Datierung der Dokumentation entstehen, wenn Unternehmen Quittungen oder Verträge einreichen, die nach dem 15. Februar 2020 datiert sind. Alle Ausgaben müssen sich auf Verpflichtungen beziehen, die vor diesem Datum bestanden (mit Ausnahme von Ausgaben für den Schutz von Arbeitnehmern).

Unzureichender Zahlungsnachweis tritt auf, wenn Unternehmen Rechnungen einreichen, aber die Zahlung nicht nachweisen können. Die SBA möchte sehen, dass das Geld tatsächlich von Ihrem Konto abgegangen ist, nicht nur, dass Sie eine Rechnung erhalten haben.

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht werden bei Audits offensichtlich. Unternehmen, die ihre Unterlagen nach Erhalt des Erlasses vernichtet haben, können nicht auf Audit-Anfragen reagieren, was zu automatischen Rückzahlungsforderungen führt.

So organisieren Sie Ihre Dokumentation

Ein gut organisiertes Dokumentenpaket beschleunigt die Genehmigung und demonstriert Professionalität:

Erstellen Sie einen Hauptordner für alle PPP-Erlassdokumente, organisiert nach Kategorien (Lohnabrechnung, Miete, Versorgungsleistungen usw.).

Verwenden Sie konsistente Benennungskonventionen für digitale Dateien, wie z. B. „2020-Q2-Formular941.pdf“ oder „Lohnabrechnungsbericht-Woche1-Woche8.pdf“, damit Sie bestimmte Dokumente schnell finden können.

Erstellen Sie ein Zusammenfassungsblatt, das jedes Dokument auflistet, das Sie einreichen, den Zeitraum, den es abdeckt, und den geltend gemachten Gesamtbetrag. Dieser Leitfaden hilft den Prüfern, Ihre Einreichung schnell zu verstehen.

Hervorheben oder Kommentieren von Schlüsselinformationen auf Bankauszügen, indem Sie relevante Transaktionen einkreisen und Notizen hinzufügen, die erklären, was jede Zahlung darstellt. Lassen Sie die Prüfer nicht durch Dutzende von Einzelposten suchen.

Bewahren Sie digitale und physische Kopien von allem auf. Digitale Kopien erleichtern die Einreichung und Weitergabe, während physische Kopien als Backup für den Fall technischer Ausfälle dienen.

Chronologische Organisation innerhalb der Kategorien, damit der Verlauf der Ausgaben klar ersichtlich ist. Beginnen Sie mit Woche 1 Ihres Erfassungszeitraums und fahren Sie sequenziell bis Woche 8 oder 24 fort.

Die Aufbewahrungspflicht für Dokumente

Den Erlass zu erhalten bedeutet nicht, dass Sie mit der Dokumentation fertig sind. Die SBA und Ihr Kreditgeber behalten sich das Recht vor, Ihr Darlehen bis zu sechs Jahre nach dem Erlass oder der vollständigen Rückzahlung zu prüfen.

Sie müssen alle eingereichten Dokumente sowie alle unterstützenden Unterlagen aufbewahren, die Ihren Antrag belegen. Dies beinhaltet:

• Alle originalen Lohnabrechnungsunterlagen und Steuererklärungen
• Bankauszüge für den gesamten Erfassungszeitraum
• Alle Rechnungen, Quittungen und Zahlungsbelege für Nicht-Lohnkosten
• Ihren PPP-Darlehensantrag und den Erlassantrag mit allen unterstützenden Anlagen
• Dokumentation der VZÄ-Berechnungen (Vollzeitäquivalente) und der Berechnungen zur Gehalts-/Lohnreduzierung

Bewahren Sie diese Dokumente sicher auf, nach Möglichkeit sowohl mit digitalen Backups als auch mit physischen Kopien. Viele Buchhaltungssoftware-Plattformen bieten speziell für diesen Zweck Funktionen zur Dokumentenspeicherung an.

If you're audited and cannot produce required documents, the SBA will assume the worst—that the claimed expenses weren't legitimate—and demand full repayment plus potential penalties.

Fristen und Zeitplanung für den Antrag

Das Verständnis der zeitlichen Anforderungen hilft Ihnen, unnötige Komplikationen zu vermeiden:

Frist für den Erlassantrag: Sie haben bis zu fünf Jahre ab dem Datum, an dem die SBA Ihre Darlehensnummer vergeben hat, Zeit, um den Erlass zu beantragen. Wenn Sie jedoch nicht innerhalb von 10 Monaten nach dem letzten Tag Ihres Erfassungszeitraums einen Antrag stellen, ist Ihr Darlehen nicht mehr gestundet und Sie müssen mit den Zahlungen beginnen.

Auswahl des Erfassungszeitraums: Sie wählen entweder einen 8-wöchigen oder einen 24-wöchigen Erfassungszeitraum, beginnend mit dem Datum der Darlehensauszahlung. Die meisten Unternehmen profitieren vom 24-wöchigen Zeitraum, da er mehr Flexibilität bei der Verwendung der Mittel und der Aufrechterhaltung des Personalbestands bietet.

Regeln zum Zeitpunkt der Zahlung: Bei Lohnkosten können Sie Zahlungen einbeziehen, die während des Erfassungszeitraums geleistet wurden oder während des Erfassungszeitraums angefallen sind und bis zum nächsten regulären Lohnabrechnungstermin gezahlt wurden. Bei Nicht-Lohnkosten können Sie Zahlungen einbeziehen, die während des Erfassungszeitraums geleistet wurden oder innerhalb des Erfassungszeitraums für Verpflichtungen gezahlt wurden, die vor dem Erfassungszeitraum eingegangen sind.

Was nach der Einreichung passiert

Nachdem Sie Ihren Antrag und Ihre Unterlagen eingereicht haben:

Ihr Kreditgeber prüft Ihre Einreichung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, in der Regel innerhalb von 60 Tagen. Er kann zusätzliche Unterlagen oder Erläuterungen anfordern.

Die SBA prüft den Antrag, den Ihr Kreditgeber in Ihrem Namen einreicht. Bei Darlehen über 2 Millionen US-Dollar erfolgt die Prüfung durch die SBA automatisch. Bei kleineren Darlehen kann die SBA die Prüfung selbst vornehmen oder die Entscheidung Ihres Kreditgebers akzeptieren.

Der Erlass wird gewährt oder abgelehnt, zusammen mit einer Begründung. Ein teilweiser Erlass kann gewährt werden, wenn einige Ausgaben nicht qualifizierbar sind oder die Dokumentation unzureichend ist.

Sie erhalten eine Benachrichtigung von Ihrem Kreditgeber über die Entscheidung zum Schuldenerlass. Bei vollständigem Erlass schulden Sie nichts mehr. Bei teilweisem Erlass erhalten Sie eine Kreditänderung für den verbleibenden Saldo.

Reagieren Sie während dieses Prozesses umgehend auf alle Dokumentenanforderungen Ihres Kreditgebers oder der SBA. Verzögerungen bei der Bereitstellung zusätzlicher Unterlagen können den Prüfungszeitraum erheblich verlängern.

Besondere Erwägungen für verschiedene Unternehmenstypen

Einzelunternehmer und freiberufliche Auftragnehmer

Ihre Anforderungen an die Dokumentation sind einfacher, erfordern jedoch spezifische Unterlagen:

• Ihr Schedule C von 2019 zum Nachweis des Nettogewinns
• Kontoauszüge, die Entnahmen zur Vergütung des Eigentümers belegen (darf 20.833 USD nicht überschreiten)
• Wenn Sie keine Mitarbeiter haben, benötigen Sie keine umfangreiche Lohn- und Gehaltsabrechnungsdokumentation

Personengesellschaften

Die Dokumentation muss die Vergütung der Gesellschafter berücksichtigen:

• Das Schedule K-1 jedes Gesellschafters aus dem Jahr 2019
• Dokumentation der Gesellschafterausschüttungen während des Abdeckungszeitraums
• Die Obergrenze von 20.833 USD gilt pro Gesellschafter, nicht für die Personengesellschaft als Ganzes

Kapitalgesellschaften mit geschäftsführenden Gesellschaftern

Geschäftsführende Gesellschafter, die auch W-2-Angestellte sind, folgen den Regeln für Arbeitnehmer, unterliegen jedoch der Obergrenze von 20.833 USD:

• W-2-Bescheinigungen über Gehaltszahlungen
• Lohnabrechnungsberichte für geschäftsführende Gesellschafter
• Dokumentation zum Nachweis, dass das Limit von 20.833 USD pro geschäftsführendem Gesellschafter nicht überschritten wurde

Unternehmen mit Saisonarbeitern

Wenn Sie saisonale Schwankungen in der Belegschaft haben:

• Dokumentation historischer Beschäftigungsmuster
• Erläuterung der Berechnung der Vollzeitäquivalente (VZÄ)
• Lohnabrechnungsunterlagen, die den saisonalen Charakter Ihres Unternehmens belegen

Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement

Während Sie diese umfangreichen Dokumentationsanforderungen für den PPP-Erlass zusammenstellen, wird Ihnen wahrscheinlich bewusst, wie entscheidend genaue und organisierte Finanzunterlagen für Ihren Geschäftserfolg sind. Ganz gleich, ob Sie sich in staatlichen Kreditprogrammen zurechtfinden, sich auf die Steuersaison vorbereiten oder Wachstum planen – transparente und zugängliche Finanzdaten sind unerlässlich.

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Abschließende Checkliste

Bevor Sie Ihren Antrag auf PPP-Erlass einreichen, vergewissern Sie sich, dass Sie:

• Das richtige Erlassformular bestimmt haben (3508S, 3508EZ oder 3508)
• Alle universellen Dokumente gesammelt haben (Darlehensnummer, Kontoauszüge, Lichtbildausweis)
• Die vollständige Lohnabrechnungsdokumentation zusammengestellt haben (Berichte, 941-Formulare, staatliche Meldungen, Bankunterlagen)
• Unterlagen zur Vergütung der Eigentümer gesammelt haben, falls zutreffend
• Alle Unterlagen für Nicht-Lohnkosten zusammengestellt haben (Hypothek, Miete, Nebenkosten usw.)
• Überprüft haben, ob alle Dokumente Ihren spezifischen Abdeckungszeitraum abdecken
• Das Verhältnis von 60/40 für Lohnkosten bestätigt haben
• Doppelt geprüft haben, dass keine Lohnkosten im Rahmen des ERC geltend gemacht wurden
• Dokumente logisch und mit klaren Etiketten organisiert haben
• Zusammenfassende Unterlagen zur einfachen Referenz erstellt haben
• Sicherungskopien aller Unterlagen angefertigt haben
• Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist für Dokumente eingeplant haben

Fazit

Die Anforderungen an die Dokumentation für den Erlass des PPP-Darlehens können überwältigend wirken, aber ein systematisches Vorgehen macht den Prozess bewältigbar. Bestimmen Sie zunächst, welches Formular für Ihr Darlehen gilt, und sammeln Sie dann die Dokumente Kategorie für Kategorie, anstatt zu versuchen, alles auf einmal zusammenzustellen.

Denken Sie daran, dass Genauigkeit wichtiger ist als Geschwindigkeit. Ein vollständiger, gut organisierter Antrag, der einige Wochen später eingereicht wird, wird schneller bearbeitet als ein überstürzter Antrag, bei dem wichtige Dokumente fehlen. Die SBA hat die Fristen für den Erlass ausdrücklich verlängert, um Unternehmen Zeit zu geben, dies korrekt zu erledigen.

Am wichtigsten ist es, die Aufbewahrung von Dokumenten als fortlaufende Verpflichtung und nicht als einmalige Aufgabe zu betrachten. Bewahren Sie Ihre Dokumente über den gesamten sechsjährigen Aufbewahrungszeitraum sicher auf und halten Sie nach Möglichkeit sowohl digitale als auch physische Kopien bereit. Die Gewissheit, auf künftige Prüfungsanfragen reagieren zu können, ist den Speicherplatz wert.

Indem Sie diese umfassende Checkliste befolgen und häufige Fehler vermeiden, positionieren Sie Ihr Unternehmen für eine reibungslose Genehmigung und lassen den PPP-Erlassprozess hinter sich, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – das Wachstum Ihres Unternehmens und den Service für Ihre Kunden.