La liste de contrôle complète de la documentation pour la remise du prêt PPP

Saviez-vous qu'une documentation incomplète est la raison numéro un pour laquelle les demandes d'exonération de prêt PPP sont rejetées ou déclenchent des audits ? Après avoir navigué dans les complexités de la demande et de la réception d'un prêt du programme de protection des salaires (Paycheck Protection Program - PPP), le dernier obstacle — l'exonération du prêt — nécessite une documentation méticuleuse. L'absence d'un seul document requis peut retarder votre exonération ou, pire encore, déclencher un audit de la SBA qui pourrait entraîner des demandes de remboursement.

Que vous ayez reçu 10 000 ou 2 millions \, il est essentiel de comprendre exactement de quels documents vous avez besoin et comment les organiser pour mener à bien le processus d'exonération. Ce guide complet détaille chaque document dont vous aurez besoin, les erreurs courantes à éviter et des conseils pratiques pour garantir que votre demande soit approuvée sans encombre.

Comprendre les formulaires d'exonération du prêt PPP

Avant de rassembler vos documents, vous devez déterminer quel formulaire de demande d'exonération s'applique à votre situation. La SBA propose trois formulaires différents, chacun ayant des exigences de documentation variables :

Le formulaire 3508S est l'option la plus simple, accessible aux emprunteurs dont les prêts sont inférieurs ou égaux à 150 000 $. Ce formulaire nécessite une documentation minimale et réduit considérablement votre charge administrative.

Le formulaire 3508EZ est disponible pour les entreprises qui répondent à des critères spécifiques : celles qui n'ont pas réduit les salaires des employés de plus de 25 % et qui n'ont soit pas réduit leurs effectifs, soit n'ont pas pu trouver d'employés qualifiés. Ce formulaire présente des exigences de documentation modérées.

Le formulaire 3508 est le formulaire standard requis pour tous les autres emprunteurs ou ceux qui préfèrent ne pas utiliser les versions simplifiées. Il exige la documentation la plus complète.

Le formulaire que vous utilisez détermine la quantité de justificatifs que vous devrez soumettre ; choisir le bon peut donc vous faire gagner un temps et une énergie considérables.

Documents universels requis pour toutes les demandes

Quel que soit le formulaire que vous utilisez, chaque demande d'exonération PPP nécessite ces documents de base :

Le numéro de prêt SBA figurant sur votre billet à ordre (Promissory Note) PPP est essentiel — il identifie votre prêt spécifique dans le système de la SBA.

Les relevés bancaires couvrant l'intégralité de votre période couverte (soit 8, soit 24 semaines à compter du versement du prêt) montrent comment les fonds ont été décaissés et dépensés.

Une pièce d'identité avec photo, telle qu'un permis de conduire ou un passeport, vérifie votre identité en tant que propriétaire de l'entreprise ou représentant autorisé.

Ces documents de base établissent votre identité et les détails du prêt avant d'aborder la documentation spécifique aux dépenses.

Documentation des coûts salariaux : Le cœur de votre demande

Les coûts salariaux représentent généralement la plus grande partie des dépenses PPP — et la SBA exige qu'au moins 60 % de votre prêt soit consacré à la paie pour être admissible à une exonération totale. Cela fait de la documentation de la paie l'élément le plus critique de votre demande.

Dossiers de rémunération des employés

Vous devrez fournir une documentation complète de toutes les rémunérations en espèces versées aux employés pendant votre période couverte :

Les rapports des services de paie de prestataires tels qu'ADP, Paychex ou Gusto qui détaillent les salaires bruts, le salaire net et les retenues pour chaque période de paie au sein de votre période couverte.

Le formulaire IRS 941 (Déclaration trimestrielle de l'employeur pour les taxes fédérales) pour tous les trimestres qui chevauchent votre période couverte. Ces formulaires vérifient les taxes sur les salaires que vous avez payées et doivent correspondre à vos rapports de paie.

Les rapports trimestriels sur les taxes d'État qui correspondent à vos dépôts de formulaires 941, montrant l'assurance chômage de l'État et les autres taxes sur les salaires au niveau de l'État.

Les relevés bancaires ou les chèques annulés montrant le déboursement effectif de la paie aux employés. La SBA veut la preuve que l'argent a effectivement quitté votre compte et a atteint les employés.

Si vous utilisez un service de paie tiers, vous pourrez peut-être soumettre des rapports complets de ce service au lieu de multiples documents individuels, mais assurez-vous que ces rapports contiennent toutes les données requises.

Documentation de la rémunération des propriétaires

Si vous êtes travailleur indépendant, propriétaire d'une entreprise individuelle ou contractuel indépendant, la documentation de la rémunération des propriétaires suit des règles différentes :

L'annexe C de votre déclaration de revenus 2019 (ou de janvier-février 2020 si vous n'aviez pas d'entreprise en 2019) établit votre rémunération de base à des fins de comparaison.

Les relevés bancaires ou les images de chèques montrant les prélèvements de rémunération pendant la période couverte. La SBA plafonne la rémunération des propriétaires à l'équivalent de 2,5 mois (8,33 semaines) du bénéfice net de 2019 divisé par 52, avec un maximum de 20 833 $ par propriétaire.

La documentation des cotisations de retraite ou d'assurance maladie versées en votre nom, si vous les réclamez comme coûts de rémunération additionnels du propriétaire.

Une erreur courante consiste à réclamer plus que le plafond de 20 833 $ par propriétaire ou à inclure des paiements qui ne sont pas admissibles selon les directives de la SBA — deux signaux d'alarme qui déclenchent des audits.

Documentation des avantages sociaux des employés

Si vous réclamez les contributions de l'employeur pour l'assurance maladie des employés, les régimes de retraite ou d'autres avantages dans le cadre de vos coûts salariaux :

Les documents de police d'assurance maladie et les factures de primes indiquant la période de couverture et les montants des contributions de l'employeur.

Les relevés de régime de retraite documentant les contributions de l'employeur pendant la période couverte, ainsi que les documents du régime montrant la structure de correspondance ou de contribution de l'employeur.

Les reçus de paiement ou les annotations de relevés bancaires prouvant que ces avantages ont effectivement été payés pendant la période couverte.

L'exigence clé : ces avantages doivent avoir été offerts avant le 15 février 2020, et non créés spécifiquement pour augmenter votre montant d'exonération PPP.

Documentation des dépenses hors paie

Bien que la paie domine généralement les demandes de remise de prêt PPP, les dépenses hors paie peuvent représenter jusqu'à 40 % du montant de votre prêt. Chaque catégorie nécessite une documentation spécifique.

Paiements d'intérêts hypothécaires

Si vous déclarez des intérêts hypothécaires sur des biens professionnels :

Tableau d'amortissement hypothécaire ou relevé du prêteur montrant la part de chaque paiement consacrée aux intérêts par rapport au principal. Seule la partie intérêts est admissible à la remise.

Copie de votre contrat d'hypothèque ou de votre billet à ordre prouvant que le prêt existait avant le 15 février 2020 et qu'il est garanti par les biens de l'entreprise.

Reçus de paiement, chèques annulés ou annotations de relevés bancaires indiquant les paiements d'intérêts effectués pendant la période couverte.

Rappelez-vous : seuls les paiements d'intérêts comptent, pas le principal. L'hypothèque doit porter sur des biens immobiliers ou personnels utilisés dans le cadre des activités de votre entreprise.

Paiements de loyer ou de crédit-bail

Pour les obligations de loyer ou de bail commercial :

Contrat de bail ou de location indiquant les conditions, le montant du loyer mensuel et prouvant que le contrat était en vigueur avant le 15 février 2020.

Relevés de loyer mensuels ou factures de votre propriétaire pour la période couverte.

Documentation de paiement par chèques annulés, relevés de transactions ACH ou relevés bancaires annotés montrant que le loyer a été payé.

Si vous louez à vous-même (propriété personnelle alors que l'entreprise paie le loyer), attendez-vous à un examen plus approfondi. Assurez-vous que le bail est correctement documenté et que les paiements de loyer sont des transactions de pleine concurrence.

Services publics

Les dépenses de services publics admissibles comprennent l'électricité, le gaz, l'eau, les transports, le téléphone et les services Internet :

Factures de services publics pour les services pendant la période couverte, indiquant clairement les dates de service et les montants dus.

Accords de service commercial ou relevés de compte prouvant que ces services desservent le lieu d'exploitation de votre entreprise.

Reçus de paiement ou relevés bancaires montrant que les services publics ont été payés pendant la période couverte.

Un problème courant : déclarer des frais de services publics personnels ou des services pour des propriétés non utilisées dans les opérations commerciales. Séparez complètement les services personnels et professionnels.

Dépenses d'exploitation couvertes

Cette catégorie comprend les logiciels, les services d'informatique en nuage (cloud) et les coûts de livraison de produits ou de services :

Factures ou relevés de fournisseurs pour les abonnements de logiciels, les services cloud ou les frais de livraison engagés pendant la période couverte.

Dossiers de paiement montrant que ces dépenses ont été réellement payées.

Celles-ci doivent être « essentielles aux opérations commerciales » — les dépenses générales de l'entreprise ne sont pas automatiquement admissibles. La dépense doit être nécessaire pour mener les opérations commerciales pendant la pandémie.

Coûts des dommages matériels couverts

Si vous réclamez des coûts de dommages matériels liés à des troubles publics en 2020 :

Documentation des dommages par des rapports de police, des réclamations d'assurance ou des photographies contemporaines.

Factures de réparations ou de remise en état indiquant clairement le travail effectué et les coûts.

Documentation de paiement montrant que les dépenses ont été payées pendant la période couverte.

C'est l'une des catégories les moins utilisées, mais elle peut inclure les dommages dus au vandalisme, au pillage ou aux troubles publics.

Coûts des fournisseurs couverts

Dépenses auprès de fournisseurs qui étaient essentielles aux opérations avant la pandémie :

Contrats de fournisseurs ou bons de commande montrant que la relation avec le fournisseur existait avant la pandémie.

Factures pour les biens ou services reçus pendant la période couverte.

Documentation de paiement prouvant qu'ils ont été payés pendant la période couverte.

Le critère clé : le fournisseur doit avoir été essentiel à vos opérations, et les dépenses doivent être nécessaires à vos activités commerciales.

Dépenses de protection des travailleurs couvertes

Dépenses liées à la COVID-19 pour protéger les travailleurs et les clients :

Reçus pour les EPI, les barrières en plexiglas, les systèmes de filtration d'air ou les services de désinfection achetés pendant la période couverte.

Documentation liant les dépenses à la conformité COVID-19, comme les ordonnances des services de santé locaux ou les directives de l'industrie que vous suiviez.

Cette catégorie est devenue particulièrement importante pour les entreprises qui ont dû procéder à des modifications importantes pour continuer à fonctionner en toute sécurité.

Exigences de documentation selon le montant du prêt

Votre charge de documentation varie considérablement en fonction du montant de votre prêt :

Prêts de 50 000 $ ou moins

Si vous avez utilisé le formulaire 3508S, vous soumettez le formulaire de demande lui-même plus une certification d'une page. En général, vous n'avez pas besoin de soumettre de documents justificatifs avec votre demande, bien que votre prêteur ou la SBA puisse les demander ultérieurement.

Cependant — et c'est crucial — vous devez conserver tous les documents justificatifs pendant six ans. Ce n'est pas parce que vous ne les soumettez pas que vous n'en avez pas besoin. Un audit pourrait exiger n'importe lequel des documents standards décrits ci-dessus.

Prêts de 50 001 $à 150 000$

Vous soumettrez le formulaire 3508S mais devrez peut-être fournir des documents supplémentaires à la demande de votre prêteur. Au minimum, soyez prêt à soumettre :

• Relevés bancaires montrant comment les fonds ont été dépensés
• Documentation des coûts salariaux de votre période couverte
• Preuves des dépenses hors paie si vous les réclamez

Le seuil de documentation est plus bas, mais vous avez toujours besoin de dossiers complets.

Prêts de plus de 150 000 $

Les exigences complètes en matière de documentation s'appliquent. Vous devrez utiliser le formulaire 3508 ou 3508EZ et soumettre une documentation complète pour toutes les dépenses déclarées. Cela inclut toute la documentation relative à la paie, aux avantages sociaux, à l'hypothèque, au loyer, aux services publics et aux autres dépenses détaillées ci-dessus.

La SBA examine plus rigoureusement les prêts de grande taille, et une documentation incomplète retardera ou entraînera le refus de votre remise de prêt.

Erreurs de documentation courantes qui déclenchent des audits

Comprendre ce qui ne va pas vous aide à éviter ces pièges :

Chiffres incohérents entre les documents est le signal d'alarme le plus courant. Si votre formulaire 941 indique 100 000 de salaires mais que vos rapports de paie indiquent 120 000 \, la SBA signalera cette divergence.

Inclusion de coûts salariaux en dehors de la période couverte se produit lorsque les entreprises incluent par erreur des dates de paie qui tombent en dehors de leur période de 8 ou 24 semaines. La SBA est stricte concernant les dates de la période couverte.

Dépassement du plafond de rémunération des propriétaires déclenche un examen immédiat. La limite de 20 833 $ par propriétaire est absolue, pourtant de nombreux propriétaires d'entreprise réclament davantage, souvent parce qu'ils ne comprennent pas le mode de calcul.

Cumul irrégulier avec le crédit d'impôt pour la rétention des employés (ERC) est une violation grave. La SBA recoupe la remise de prêt PPP avec les demandes d'ERC. Utiliser les mêmes dollars de paie pour les deux programmes viole les règles fédérales et peut entraîner des poursuites pénales.

Non-respect du ratio de dépenses 60/40 entraîne des refus partiels de remise de prêt. Si moins de 60 % de votre prêt a été consacré aux coûts salariaux, votre remise sera réduite proportionnellement — ou refusée entièrement si l'écart est significatif.

Problèmes de datation des documents surviennent lorsque les entreprises soumettent des reçus ou des contrats datés d'après le 15 février 2020. Toutes les dépenses doivent se rapporter à des obligations existantes avant cette date (à l'exception des dépenses couvertes pour la protection des travailleurs).

Preuves de paiement insuffisantes arrivent lorsque les entreprises soumettent des factures mais ne peuvent pas prouver le paiement. La SBA veut voir que l'argent a réellement quitté votre compte, et non pas seulement que vous avez reçu une facture.

Violations des obligations de conservation des documents deviennent apparentes lors des audits. Les entreprises qui ont détruit leurs dossiers après avoir reçu la remise de prêt se retrouvent incapables de répondre aux demandes d'audit, ce qui entraîne des demandes de remboursement automatique.

Comment organiser votre documentation

Un dossier documentaire bien organisé accélère l'approbation et démontre votre professionnalisme :

Créez un dossier principal pour tous les documents de remise de prêt PPP, organisés par catégorie (paie, loyer, services publics, etc.).

Utilisez des conventions de nommage cohérentes pour les fichiers numériques, telles que "2020-T2-Formulaire941.pdf" ou "Rapport-Paie-Semaine1-Semaine8.pdf" afin de pouvoir localiser rapidement des documents spécifiques.

Préparez une fiche récapitulative qui liste chaque document que vous soumettez, la plage de dates qu'il couvre et le montant total réclamé. Cette feuille de route aide les examinateurs à comprendre rapidement votre soumission.

Surlignez ou annotez les informations clés sur les relevés bancaires, en entourant les transactions pertinentes et en ajoutant des notes expliquant ce que chaque paiement représente. Ne forcez pas les examinateurs à chercher parmi des dizaines de lignes.

Conservez des copies numériques et physiques de tout. Les copies numériques facilitent la soumission et le partage, tandis que les copies physiques servent de sauvegarde en cas de défaillance technique.

Organisez par ordre chronologique au sein des catégories pour que la progression des dépenses soit claire. Commencez par la semaine 1 de votre période couverte et procédez séquentiellement jusqu'à la semaine 8 ou 24.

L'obligation de conservation des documents

Recevoir une remise de prêt ne signifie pas que vous en avez fini avec la documentation. La SBA et votre prêteur conservent le droit d'auditer votre prêt pendant six ans après la remise ou le remboursement intégral.

Vous devez conserver tous les documents que vous avez soumis ainsi que toute documentation justificative étayant votre demande. Cela comprend :

• Toute la documentation originale de la paie et les déclarations fiscales
• Les relevés bancaires pour toute la période couverte
• Toutes les factures, reçus et relevés de paiement pour les dépenses non salariales
• Votre demande de prêt PPP et votre demande de remise de prêt avec toutes les annexes justificatives
• La documentation des calculs d'ÉTP (Équivalent Temps Plein) et des calculs de réduction de salaire/traitement

Stockez ces documents en toute sécurité, avec des sauvegardes numériques et des copies physiques si possible. De nombreuses plateformes de logiciels comptables offrent des fonctionnalités de stockage de documents spécifiquement à cet effet.

Si vous faites l'objet d'un audit et que vous ne pouvez pas produire les documents requis, la SBA supposera le pire — que les dépenses déclarées n'étaient pas légitimes — et exigera le remboursement intégral plus d'éventuelles pénalités.

Délais et calendrier de demande

Comprendre les exigences de calendrier vous aide à éviter des complications inutiles :

Date limite de demande de remise de prêt : Vous avez jusqu'à cinq ans à compter de la date à laquelle la SBA a émis votre numéro de prêt pour demander la remise. Cependant, si vous ne faites pas votre demande dans les 10 mois suivant le dernier jour de votre période couverte, votre prêt n'est plus différé et vous devez commencer à effectuer des paiements.

Sélection de la période couverte : Vous choisissez une période couverte de 8 ou 24 semaines commençant à la date de versement de votre prêt. La plupart des entreprises bénéficient de la période de 24 semaines car elle offre plus de flexibilité pour dépenser les fonds et maintenir les niveaux de paie.

Règles de calendrier de paiement : Pour les coûts salariaux, vous pouvez inclure les paiements effectués pendant la période couverte ou engagés pendant la période couverte et payés à la date de paie régulière suivante. Pour les coûts non salariaux, vous pouvez inclure les paiements effectués pendant la période couverte ou payés pendant la période couverte pour des obligations engagées avant la période couverte.

Ce qui se passe après votre soumission

Après avoir soumis votre demande et votre documentation :

Votre prêteur examine votre soumission pour en vérifier l'exhaustivité et l'exactitude, généralement dans un délai de 60 jours. Il peut demander des documents supplémentaires ou des clarifications.

La SBA examine la demande, que votre prêteur soumet en votre nom. Pour les prêts supérieurs à 2 millions de dollars, l'examen par la SBA est automatique. Pour les prêts moins importants, la SBA peut effectuer un examen ou accepter la décision de votre prêteur.

La remise est accordée ou refusée avec une explication. Une remise partielle peut être accordée si certaines dépenses ne sont pas admissibles ou si la documentation est insuffisante.

Vous recevez une notification de votre prêteur concernant la décision de remise. Si le prêt est totalement remis, vous ne devez rien. S'il est partiellement remis, vous recevrez une modification de prêt pour le solde restant.

Tout au long de ce processus, répondez immédiatement à toute demande de documents de la part de votre prêteur ou de la SBA. Les retards dans la fourniture de documents supplémentaires peuvent prolonger considérablement la période d'examen.

Considérations particulières pour différents types d'entreprises

Entreprises individuelles et travailleurs indépendants

Vos besoins en documentation sont plus simples mais nécessitent des éléments spécifiques :

• Votre formulaire Schedule C de 2019 prouvant le bénéfice net.
• Relevés bancaires montrant les prélèvements de rémunération du propriétaire (ne devant pas dépasser 20 833 $).
• Si vous n'avez pas d'employés, vous n'avez pas besoin d'une documentation détaillée sur la paie.

Sociétés de personnes (Partnerships)

La documentation doit rendre compte de la rémunération des associés :

• Le formulaire Schedule K-1 de chaque associé pour l'année 2019.
• Documentation des distributions aux associés pendant la période couverte.
• Le plafond de 20 833 $ s'applique par associé, et non à la société de personnes dans son ensemble.

Sociétés avec propriétaires-employés

Les propriétaires-employés qui sont également des employés W-2 suivent les règles relatives aux employés mais sont soumis au plafond de 20 833 $ :

• Formulaires W-2 montrant les paiements de salaire.
• Rapports de paie pour les propriétaires-employés.
• Documentation prouvant que la limite de 20 833 $ par propriétaire-employé n'a pas été dépassée.

Entreprises avec employés saisonniers

Si vous avez des fluctuations saisonnières de main-d'œuvre :

• Documentation sur l'historique des modèles d'emploi.
• Explication de la méthode de calcul des employés ETP (Équivalent Temps Plein).
• Registres de paie montrant la nature saisonnière de votre entreprise.

Simplifiez votre gestion financière

En rassemblant ces exigences de documentation exhaustives pour la remise du PPP, vous réalisez probablement à quel point des dossiers financiers précis et organisés sont essentiels à la réussite de votre entreprise. Que vous naviguiez dans des programmes de prêts gouvernementaux, que vous vous prépariez pour la saison fiscale ou que vous planifiiez votre croissance, il est essentiel de disposer de données financières transparentes et accessibles.

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Liste de vérification finale

Avant de soumettre votre demande de remise de prêt PPP, vérifiez que vous avez :

• Déterminé le bon formulaire de remise (3508S, 3508EZ ou 3508).
• Collecté tous les documents universels (numéro de prêt, relevés bancaires, pièce d'identité avec photo).
• Rassemblé la documentation complète de la paie (rapports, formulaires 941, déclarations d'État, relevés bancaires).
• Réuni la documentation sur la rémunération des propriétaires, le cas échéant.
• Compilé toute la documentation relative aux dépenses non liées à la paie (hypothèque, loyer, services publics, etc.).
• Vérifié que tous les documents couvrent votre période couverte spécifique.
• Confirmé le ratio de dépenses salariales de 60/40.
• Vérifié deux fois qu'aucun coût salarial n'a été réclamé au titre de l'ERC.
• Organisé les documents de manière logique avec des étiquettes claires.
• Créé une documentation de synthèse pour une référence facile.
• Fait des copies de sauvegarde de toute la documentation.
• Prévu une conservation des documents pendant six ans.

Conclusion

Les exigences en matière de documentation pour la remise du prêt PPP peuvent sembler accablantes, mais aborder le processus de manière systématique le rend gérable. Commencez par déterminer quel formulaire s'applique à votre prêt, puis rassemblez les documents catégorie par catégorie plutôt que d'essayer de tout assembler d'un coup.

N'oubliez pas que l'exactitude importe plus que la rapidité. Une demande complète et bien organisée soumise quelques semaines plus tard sera traitée plus rapidement qu'une demande précipitée à laquelle il manque des documents clés. La SBA a prolongé les délais de remise spécifiquement pour donner aux entreprises le temps de bien faire les choses.

Plus important encore, traitez la conservation des documents comme une obligation continue, et non comme une tâche ponctelle. Stockez vos documents en toute sécurité pendant toute la période de conservation de six ans, en conservant des copies numériques et physiques lorsque cela est possible. La tranquillité d'esprit que procure le fait de savoir que vous pouvez répondre à toute demande d'audit future vaut bien l'espace de stockage utilisé.

En suivant cette liste de vérification complète et en évitant les erreurs courantes, vous positionnerez votre entreprise pour une approbation fluide et pourrez laisser derrière vous le processus de remise du PPP, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce qui compte le plus : faire croître votre entreprise et servir vos clients.