La lista de verificación completa de documentación para la condonación del préstamo PPP

¿Sabía que la documentación incompleta es la razón número uno por la cual las solicitudes de condonación de préstamos PPP son rechazadas o activan auditorías? Después de navegar por las complejidades de solicitar y recibir un préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP), el último obstáculo —la condonación del préstamo— requiere una documentación meticulosa. Omitir incluso un solo documento requerido puede retrasar su condonación o, lo que es peor, activar una auditoría de la SBA que podría llevar a demandas de reembolso.

Ya sea que haya recibido $10,000 o $2 millones, entender exactamente qué documentos necesita y cómo organizarlos es fundamental para navegar con éxito el proceso de condonación. Esta guía completa desglosa cada documento que necesitará, los errores comunes que debe evitar y consejos prácticos para garantizar que su solicitud se apruebe sin problemas.

Entender los formularios de condonación de préstamos PPP

Antes de reunir sus documentos, debe determinar qué formulario de solicitud de condonación se aplica a su situación. La SBA ofrece tres formularios diferentes, cada uno con distintos requisitos de documentación:

Formulario 3508S es la opción más sencilla, disponible para prestatarios con préstamos de $150,000 o menos. Este formulario requiere una documentación mínima y reduce significativamente su carga de trámites.

Formulario 3508EZ está disponible para empresas que cumplen con criterios específicos: aquellas que no redujeron los salarios de los empleados en más del 25% y que no redujeron la plantilla o no pudieron encontrar empleados calificados. Este formulario tiene requisitos de documentación moderados.

Formulario 3508 es el formulario estándar requerido para todos los demás prestatarios o para aquellos que prefieren no usar las versiones simplificadas. Requiere la documentación más completa.

El formulario que utilice determinará cuánta documentación deberá presentar, por lo que elegir correctamente puede ahorrarle una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo.

Documentos universales requeridos para todas las solicitudes

Independientemente del formulario que utilice, cada solicitud de condonación de PPP requiere estos documentos fundamentales:

Número de préstamo de la SBA de su Pagaré del PPP es esencial; este identifica su préstamo específico en el sistema de la SBA.

Estados de cuenta bancarios que cubran todo su periodo cubierto (ya sean 8 o 24 semanas a partir del desembolso del préstamo) muestran cómo se desembolsaron y gastaron los fondos.

Identificación con foto, como una licencia de conducir o pasaporte, verifica su identidad como propietario del negocio o representante autorizado.

Estos documentos básicos establecen su identidad y los detalles del préstamo antes de profundizar en la documentación específica de los gastos.

Documentación de costos de nómina: El núcleo de su solicitud

Los costos de nómina suelen representar la mayor parte de los gastos del PPP, y la SBA exige que al menos el 60% de su préstamo se gaste en nómina para calificar para la condonación total. Esto convierte a la documentación de la nómina en el componente más crítico de su solicitud.

Registros de compensación de empleados

Deberá proporcionar documentación completa de toda la compensación en efectivo pagada a los empleados durante su periodo cubierto:

Informes de servicios de nómina de proveedores como ADP, Paychex o Gusto que detallan los salarios brutos, el pago neto y las retenciones para cada periodo de pago dentro de su periodo cubierto.

Formulario 941 del IRS (Declaración trimestral de impuestos federales del empleador) para todos los trimestres que se solapen con su periodo cubierto. Estos formularios verifican los impuestos sobre la nómina que pagó y deben coincidir con sus informes de nómina.

Informes trimestrales de impuestos estatales que correspondan a sus declaraciones del formulario 941, que muestran el seguro de desempleo estatal y otros impuestos sobre la nómina a nivel estatal.

Estados de cuenta bancarios o cheques cancelados que muestren el desembolso real de la nómina a los empleados. La SBA quiere pruebas de que el dinero realmente salió de su cuenta y llegó a los empleados.

Si utiliza un servicio de nómina de terceros, es posible que pueda presentar informes completos de ese servicio en lugar de múltiples documentos individuales, pero asegúrese de que estos informes contengan todos los puntos de datos requeridos.

Documentación de compensación del propietario

Si es trabajador por cuenta propia, propietario único o contratista independiente, la documentación de la compensación del propietario sigue reglas diferentes:

Anexo C de su declaración de impuestos de 2019 (o de enero-febrero de 2020 si no tuvo negocio en 2019) establece su compensación de referencia para la comparación.

Estados de cuenta bancarios o imágenes de cheques que muestren los retiros de compensación durante el periodo cubierto. La SBA limita la compensación del propietario a 2.5 meses (8.33 semanas) de la ganancia neta de 2019 dividida por 52, con un máximo de $20,833 por propietario.

Documentación de las contribuciones a la jubilación o al seguro de salud realizadas en su nombre, si las reclama como costos adicionales de compensación del propietario.

Un error común es reclamar más del límite de $20,833 por propietario o incluir pagos que no califican bajo las directrices de la SBA; ambas son señales de alerta que activan auditorías.

Documentación de beneficios para empleados

Si está reclamando contribuciones del empleador para el seguro de salud de los empleados, planes de jubilación u otros beneficios como parte de sus costos de nómina:

Documentos de la póliza de seguro de salud y facturas de primas que muestren el periodo de cobertura y los montos de la contribución del empleador.

Estados de cuenta del plan de jubilación que documenten las contribuciones del empleador durante el periodo cubierto, junto con los documentos del plan que muestren la estructura de aportación o contribución del empleador.

Recibos de pago o anotaciones en los estados de cuenta bancarios que demuestren que estos beneficios fueron realmente pagados durante el periodo cubierto.

El requisito clave: estos beneficios deben haber sido ofrecidos antes del 15 de febrero de 2020, no haber sido creados específicamente para aumentar el monto de la condonación de su PPP.

Documentación de gastos no relacionados con la nómina

Si bien la nómina suele dominar las solicitudes de condonación del PPP, los gastos no relacionados con la nómina pueden representar hasta el 40% del monto de su préstamo. Cada categoría requiere documentación específica.

Pagos de intereses hipotecarios

Si reclama intereses hipotecarios sobre una propiedad comercial:

Cuadro de amortización de la hipoteca o estado de cuenta del prestamista que muestre cuánto de cada pago se destina a intereses frente al capital. Solo la parte de los intereses califica para la condonación.

Copia de su contrato hipotecario o pagaré que demuestre que el préstamo existía antes del 15 de febrero de 2020 y que está garantizado por la propiedad comercial.

Recibos de pago, cheques cancelados o anotaciones en estados de cuenta bancarios que muestren los pagos de intereses realizados durante el período cubierto.

Recuerde: solo cuentan los pagos de intereses, no el capital. La hipoteca debe ser por bienes inmuebles o bienes muebles utilizados en sus operaciones comerciales.

Pagos de alquiler o arrendamiento

Para obligaciones de alquiler o arrendamiento comercial:

Contrato de arrendamiento o alquiler que muestre los términos, el monto del pago mensual y que el acuerdo estaba vigente antes del 15 de febrero de 2020.

Estados de cuenta de alquiler mensuales o facturas de su arrendador para el período cubierto.

Documentación de pago a través de cheques cancelados, registros de transacciones ACH o estados de cuenta bancarios anotados que muestren que se pagó el alquiler.

Si se alquila a sí mismo (siendo el propietario del inmueble a título personal mientras la empresa paga el alquiler), espere un escrutinio adicional. Asegúrese de que el arrendamiento esté debidamente documentado y que los pagos de alquiler sean transacciones en condiciones de plena competencia.

Servicios públicos

Los gastos de servicios públicos elegibles incluyen servicios de electricidad, gas, agua, transporte, teléfono e internet:

Facturas de servicios públicos o comprobantes por servicios durante el período cubierto, que muestren claramente las fechas de servicio y los montos adeudados.

Acuerdos de servicios comerciales o estados de cuenta que demuestren que estos servicios públicos se prestan en su ubicación comercial.

Recibos de pago o registros bancarios que demuestren que los servicios públicos se pagaron durante el período cubierto.

Un problema común: reclamar costos de servicios públicos personales o de propiedades que no se utilizan en las operaciones comerciales. Mantenga los servicios públicos personales y comerciales completamente separados.

Gastos de operaciones cubiertos

Esta categoría incluye software, servicios de computación en la nube y costos de entrega de productos o servicios:

Facturas o estados de cuenta de proveedores por suscripciones de software, servicios en la nube o costos de entrega incurridos durante el período cubierto.

Registros de pago que demuestren que estos gastos fueron pagados efectivamente.

Estos deben ser "esenciales para las operaciones comerciales"; los gastos generales de la empresa no califican automáticamente. El gasto debe ser necesario para llevar a cabo las operaciones comerciales durante la pandemia.

Costos de daños a la propiedad cubiertos

Si reclama costos de daños a la propiedad relacionados con disturbios públicos en 2020:

Documentación del daño a través de informes policiales, reclamos de seguros o fotografías contemporáneas.

Facturas por reparaciones o remediación que indiquen claramente el trabajo realizado y los costos.

Documentación de pago que demuestre que los gastos se pagaron durante el período cubierto.

Esta es una de las categorías menos utilizadas, pero puede incluir daños por vandalismo, saqueos o eventos de desorden público.

Costos de proveedores cubiertos

Gastos a proveedores que eran esenciales para las operaciones antes de la pandemia:

Contratos con proveedores u órdenes de compra que demuestren que la relación con el proveedor existía antes de la pandemia.

Facturas por bienes o servicios recibidos durante el período cubierto.

Documentación de pago que demuestre que estos fueron pagados durante el período cubierto.

El calificador clave: el proveedor debe haber sido esencial para sus operaciones y los gastos deben ser necesarios para sus operaciones comerciales.

Gastos de protección de los trabajadores cubiertos

Gastos relacionados con el COVID-19 para proteger a los trabajadores y clientes:

Recibos de EPP, barreras de plexiglás, sistemas de filtración de aire o servicios de desinfección comprados durante el período cubierto.

Documentación que vincule los gastos con el cumplimiento del COVID-19 como órdenes del departamento de salud local o pautas de la industria que estaba siguiendo.

Esta categoría se volvió especialmente importante para las empresas que necesitaron modificaciones significativas para continuar operando de manera segura.

Requisitos de documentación según el tamaño del préstamo

Su carga de documentación varía significativamente según el monto de su préstamo:

Préstamos de $50,000 o menos

Si utilizó el Formulario 3508S, presenta el formulario de solicitud en sí más una certificación de una sola página. Por lo general, no necesita presentar documentos de respaldo con su solicitud, aunque su prestamista o la SBA pueden solicitarlos más adelante.

Sin embargo, y esto es fundamental, debe conservar todos los documentos de respaldo durante seis años. El hecho de que no los presente no significa que no los necesite. Una auditoría podría requerir cualquiera de los documentos estándar descritos anteriormente.

Préstamos de $50,001 a $150,000

Presentará el Formulario 3508S, pero es posible que deba proporcionar documentación adicional a solicitud de su prestamista. Como mínimo, prepárese para presentar:

• Estados de cuenta bancarios que muestren cómo se gastaron los fondos
• Documentación de los costos de nómina de su período cubierto
• Evidencia de gastos no relacionados con la nómina si los reclama

El umbral de documentación es más bajo, pero aún necesita registros completos.

Préstamos superiores a $150,000

Se aplican requisitos de documentación completos. Utilizará el Formulario 3508 o 3508EZ y deberá presentar la documentación completa de todos los gastos reclamados. Esto incluye toda la documentación de nómina, beneficios, hipoteca, alquiler, servicios públicos y otros gastos detallados anteriormente.

La SBA examina con mayor intensidad los préstamos más grandes, y una documentación incompleta retrasará o denegará su condonación.

Errores comunes de documentación que activan auditorías

Comprender lo que sale mal le ayuda a evitar estos escollos:

Números inconsistentes entre documentos es la señal de alerta más común. Si su Formulario 941 muestra $100,000 en salarios pero sus informes de nómina muestran $120,000, la SBA marcará esta discrepancia.

Incluir costos de nómina fuera del periodo cubierto ocurre cuando las empresas incluyen por error fechas de pago que caen fuera de su periodo de 8 o 24 semanas. La SBA es estricta con las fechas del periodo cubierto.

Exceder el límite de compensación para propietarios activa un escrutinio inmediato. El límite de $20,833 por propietario es absoluto, sin embargo, muchos dueños de negocios reclaman más, a menudo porque no entienden cómo funciona el cálculo.

Doble beneficio con el Crédito de Retención de Empleados (ERC) es una violación grave. La SBA cruza la condonación del PPP con las reclamaciones del ERC. Utilizar los mismos dólares de nómina para ambos programas viola las reglas federales y puede dar lugar a remisiones penales.

No cumplir con la proporción de gasto 60/40 provoca denegaciones parciales de la condonación. Si menos del 60% de su préstamo se destinó a costos de nómina, su condonación se reducirá proporcionalmente, o se denegará por completo si la diferencia es significativa.

Problemas con las fechas de la documentación ocurren cuando las empresas presentan recibos o contratos con fecha posterior al 15 de febrero de 2020. Todos los gastos deben estar relacionados con obligaciones que existían antes de esta fecha (con la excepción de los gastos cubiertos de protección de los trabajadores).

Prueba de pago insuficiente sucede cuando las empresas presentan facturas pero no pueden probar el pago. La SBA quiere ver que el dinero realmente salió de su cuenta, no solo que recibió una factura.

Violaciones en la retención de documentos se vuelven evidentes durante las auditorías. Las empresas que destruyeron sus registros después de recibir la condonación se encuentran incapaces de responder a las solicitudes de auditoría, lo que conlleva a demandas de reembolso automático.

Cómo organizar su documentación

Un paquete de documentos bien organizado acelera la aprobación y demuestra profesionalismo:

Crear una carpeta principal para todos los documentos de condonación del PPP, organizada por categoría (Nómina, Alquiler, Servicios públicos, etc.).

Utilizar convenciones de nomenclatura consistentes para los archivos digitales, como "2020-Q2-Formulario941.pdf" o "Informe-Nomina-Semana1-Semana8.pdf" para que pueda localizar rápidamente documentos específicos.

Preparar una hoja de resumen que enumere cada documento que está enviando, el rango de fechas que cubre y el monto total reclamado. Esta hoja de ruta ayuda a los revisores a comprender rápidamente su presentación.

Resaltar o anotar información clave en los extractos bancarios, rodeando las transacciones relevantes y añadiendo notas que expliquen qué representa cada pago. No haga que los revisores busquen entre docenas de partidas.

Mantener copias digitales y físicas de todo. Las copias digitales facilitan el envío y el intercambio, mientras que las copias físicas proporcionan un respaldo en caso de fallos técnicos.

Organizar cronológicamente dentro de las categorías para que la progresión de los gastos sea clara. Comience con la Semana 1 de su periodo cubierto y proceda secuencialmente hasta la Semana 8 o 24.

El requisito de retención de documentos

Recibir la condonación no significa que haya terminado con la documentación. La SBA y su prestamista se reservan el derecho de auditar su préstamo durante seis años después de la condonación o el reembolso total.

Debe conservar todos los documentos que presentó, además de cualquier documentación de respaldo que sustente su solicitud. Esto incluye:

• Toda la documentación original de nómina y declaraciones de impuestos
• Extractos bancarios de todo el periodo cubierto
• Todas las facturas, recibos y registros de pago de gastos que no sean de nómina
• Su solicitud de préstamo PPP y la solicitud de condonación con todos los anexos de respaldo
• Documentación de los cálculos de FTE y de los cálculos de reducción de salarios/sueldos

Guarde estos documentos de forma segura, con copias de seguridad digitales y copias físicas si es posible. Muchas plataformas de software contable ofrecen funciones de almacenamiento de documentos específicamente para este propósito.

Si es auditado y no puede presentar los documentos requeridos, la SBA asumirá lo peor —que los gastos reclamados no eran legítimos— y exigirá el reembolso total más posibles sanciones.

Plazos y tiempos de solicitud

Comprender los requisitos de tiempo le ayuda a evitar complicaciones innecesarias:

Fecha límite para la solicitud de condonación: Tiene hasta cinco años a partir de la fecha en que la SBA emitió su número de préstamo para solicitar la condonación. Sin embargo, si no solicita la condonación dentro de los 10 meses posteriores al último día de su periodo cubierto, su préstamo dejará de estar diferido y deberá comenzar a realizar los pagos.

Selección del periodo cubierto: Usted elige un periodo cubierto de 8 o 24 semanas a partir de la fecha de desembolso de su préstamo. La mayoría de las empresas se benefician del periodo de 24 semanas, ya que proporciona más flexibilidad para gastar los fondos y mantener los niveles de nómina.

Reglas de tiempo para los pagos: Para los costos de nómina, puede incluir los pagos realizados durante el periodo cubierto o incurridos durante el periodo cubierto y pagados en la siguiente fecha regular de nómina. Para los costos que no son de nómina, puede incluir los pagos realizados durante el periodo cubierto o pagados dentro del periodo cubierto por obligaciones incurridas antes del periodo cubierto.

Qué sucede después de enviar la solicitud

Después de enviar su solicitud y documentación:

Su prestamista revisa su envío para verificar que esté completo y sea exacto, generalmente dentro de los 60 días. Pueden solicitar documentación adicional o aclaraciones.

La SBA revisa la solicitud, que su prestamista presenta en su nombre. Para préstamos de más de $2 millones, la revisión de la SBA es automática. Para préstamos más pequeños, la SBA puede revisar o aceptar la determinación de su prestamista.

La condonación se concede o se deniega con una explicación. Se puede otorgar una condonación parcial si algunos gastos no califican o si la documentación es insuficiente.

Usted recibe una notificación de su prestamista sobre la decisión de condonación. Si se condona totalmente, no debe nada. Si se condona parcialmente, recibirá una modificación del préstamo por el saldo restante.

Durante todo este proceso, responda de inmediato a cualquier solicitud de documentos de su prestamista o de la SBA. Los retrasos en la entrega de documentación adicional pueden prolongar significativamente el periodo de revisión.

Consideraciones especiales para diferentes tipos de empresas

Propietarios únicos y contratistas independientes

Sus necesidades de documentación son más sencillas pero requieren elementos específicos:

• Su Anexo C de 2019 que demuestre la ganancia neta
• Estados de cuenta bancarios que muestren los retiros de compensación del propietario (que no superen los $20,833)
• Si no tiene empleados, no necesita documentación extensa de nómina

Sociedades (Partnerships)

La documentación debe dar cuenta de la compensación de los socios:

• El Anexo K-1 de cada socio de 2019
• Documentación de las distribuciones a los socios durante el periodo cubierto
• El límite de $20,833 se aplica por socio, no a la sociedad en su conjunto

Corporaciones con propietarios-empleados

Los propietarios-empleados que también son empleados W-2 siguen las reglas de los empleados pero se enfrentan al límite de $20,833:

• Formularios W-2 que muestren los pagos de salario
• Informes de nómina para los propietarios-empleados
• Documentación que demuestre que no se superó el límite de $20,833 por propietario-empleado

Empresas con empleados estacionales

Si tiene fluctuaciones estacionales en su fuerza laboral:

• Documentación de los patrones históricos de empleo
• Explicación de cómo calculó los empleados FTE (Equivalente a tiempo completo)
• Registros de nómina que muestren la naturaleza estacional de su negocio

Simplifique su gestión financiera

Al recopilar estos extensos requisitos de documentación para la condonación del PPP, probablemente se esté dando cuenta de lo fundamentales que son los registros financieros precisos y organizados para el éxito de su negocio. Ya sea que esté navegando por programas de préstamos gubernamentales, preparándose para la temporada de impuestos o planificando el crecimiento, contar con datos financieros transparentes y accesibles es esencial.

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Lista de verificación final

Antes de enviar su solicitud de condonación del PPP, verifique que tiene:

• Determinado el formulario de condonación correcto (3508S, 3508EZ o 3508)
• Recopilado todos los documentos universales (número de préstamo, estados de cuenta bancarios, identificación con foto)
• Reunido la documentación completa de nómina (informes, formularios 941, presentaciones estatales, registros bancarios)
• Recopilado la documentación de compensación del propietario, si corresponde
• Compilado toda la documentación de gastos no relacionados con la nómina (hipoteca, alquiler, servicios públicos, etc.)
• Verificado que todos los documentos cubran su periodo cubierto específico
• Confirmado la proporción de gasto en nómina de 60/40
• Verificado dos veces que no se reclamaron costos de nómina bajo el ERC
• Organizado los documentos lógicamente con etiquetas claras
• Creado documentación de resumen para una referencia fácil
• Realizado copias de seguridad de toda la documentación
• Planificado la retención de documentos durante seis años

Conclusión

Los requisitos de documentación para la condonación del préstamo PPP pueden parecer abrumadores, pero abordar el proceso de manera sistemática lo hace manejable. Comience determinando qué formulario se aplica a su préstamo y luego reúna los documentos categoría por categoría en lugar de intentar ensamblar todo a la vez.

Recuerde que la precisión importa más que la velocidad. Una solicitud completa y bien organizada enviada unas semanas más tarde se procesará más rápido que una solicitud apresurada a la que le falten documentos clave. La SBA ha extendido los plazos de condonación específicamente para dar a las empresas tiempo para hacer esto correctamente.

Lo más importante es tratar la retención de documentos como una obligación continua, no como una tarea de una sola vez. Guarde sus documentos de forma segura durante el periodo completo de retención de seis años, manteniendo copias tanto digitales como físicas cuando sea posible. La tranquilidad que proviene de saber que puede responder a cualquier solicitud de auditoría futura vale el espacio de almacenamiento.

Al siguiendo esta lista de verificación exhaustiva y evitando errores comunes, posicionará a su empresa para una aprobación fluida y dejará atrás el proceso de condonación del PPP, lo que le permitirá concentrarse en lo que más importa: hacer crecer su negocio y servir a sus clientes.