La llista de verificació completa de documentació per a la condonació del préstec PPP
Sabíeu que la documentació incompleta és la raó principal per la qual es rebutgen les sol·licituds de condonació de préstecs PPP o es desencadenen auditories? Després de navegar per les complexitats de sol·licitar i rebre un préstec del Programa de Protecció de Salaris (PPP), l'últim obstacle —la condonació del préstec— requereix una documentació meticulosa. Si falta un sol document obligatori, es pot endarrerir la condonació o, pitjor encara, desencadenar una auditoria de l'SBA que podria comportar reclamacions de reemborsament.
Tant si heu rebut 10.000 $ com 2 milions de dòlars, entendre exactament quins documents necessiteu i com organitzar-los és fonamental per gestionar amb èxit el procés de condonació. Aquesta guia completa detalla cada document que necessitareu, els errors habituals a evitar i consells pràctics per garantir que la vostra sol·licitud s'aprovi sense problemes.
Comprendre els formularis de condonació del préstec PPP
Abans de recopilar els documents, heu de determinar quin formulari de sol·licitud de condonació s'aplica a la vostra situació. L'SBA ofereix tres formularis diferents, cadascun amb requisits de documentació variats:
El Formulari 3508S és l'opció més senzilla, disponible per a prestataris amb préstecs de 150.000 $ o menys. Aquest formulari requereix una documentació mínima i redueix significativament la càrrega de tràmits.
El Formulari 3508EZ està disponible per a empreses que compleixen criteris específics: aquelles que no han reduït els salaris dels empleats en més d'un 25% i que no han reduït la plantilla o no han pogut trobar empleats qualificats. Aquest formulari té requisits de documentació moderats.
El Formulari 3508 és el formulari estàndard requerit per a tots els altres prestataris o per a aquells que prefereixen no utilitzar les versions simplificades. Requereix la documentació més completa.
El formulari que utilitzeu determina quanta documentació haureu de presentar, per la qual cosa triar correctament us pot estalviar un temps i un esforç considerables.
Documents universals requerits per a totes les sol·licituds
Independentment del formulari que utilitzeu, cada sol·licitud de condonació del PPP requereix aquests documents fonamentals:
El Número de préstec de l'SBA que figura al vostre Pagaré del PPP és essencial; aquest identifica el vostre préstec específic al sistema de l'SBA.
Els Extractes bancaris que cobreixen tot el vostre període cobert (ja siguin 8 o 24 setmanes des del desemborsament del préstec) mostren com s'han distribuït i gastat els fons.
Una Identificació amb foto, com ara el carnet de conduir o el passaport, verifica la vostra identitat com a propietari de l'empresa o representant autoritzat.
Aquests documents bàsics estableixen la vostra identitat i els detalls del préstec abans d'aprofundir en la documentació específica de les despeses.
Documentació dels costos de nòmina: el nucli de la vostra sol·licitud
Els costos de nòmina solen representar la part més gran de les despeses del PPP —i l'SBA exigeix que almenys el 60% del vostre préstec es destini a nòmines per optar a la condonació total. Això fa que la documentació de la nòmina sigui el component més crític de la vostra sol·licitud.
Registres de compensació dels empleats
Haureu de proporcionar documentació completa de tota la compensació en efectiu pagada als empleats durant el vostre període cobert:
Informes de serveis de nòmina de proveïdors com ADP, Paychex o Gusto que detallin els salaris bruts, el salari net i les retencions per a cada període de pagament dins del vostre període cobert.
El Formulari 941 de l'IRS (Declaració Federal Trimestral d'Impostos de l'Ocupador) per a tots els trimestres que coincideixin amb el vostre període cobert. Aquests formularis verifiquen els impostos sobre la nòmina que heu pagat i han d'estar alineats amb els vostres informes de nòmina.
Informes trimestrals d'impostos estatals que corresponguin a les vostres presentacions del 941, que mostrin l'assegurança d'atur estatal i altres impostos sobre la nòmina a nivell estatal.
Extractes bancaris o xecs cancel·lats que mostrin el desemborsament real de la nòmina als empleats. L'SBA vol proves que els diners han sortit realment del vostre compte i han arribat als empleats.
Si utilitzeu un servei de nòmina de tercers, és possible que pugueu presentar informes complets d'aquest servei en lloc de diversos documents individuals, però assegureu-vos que aquests informes continguin totes les dades requerides.
Documentació de la compensació del propietari
Si sou autònom, empresari individual o contractista independent, la documentació de la compensació del propietari segueix regles diferents:
L'Annex C de la vostra declaració d'impostos de 2019 (o gener-febrer de 2020 si no teníeu negoci el 2019) estableix la vostra compensació base per a la comparació.
Extractes bancaris o imatges de xecs que mostrin les retirades de compensació durant el període cobert. L'SBA limita la compensació del propietari a l'equivalent a 2,5 mesos (8,33 setmanes) del benefici net de 2019 dividit per 52, amb un màxim de 20.833 $ per propietari.
Documentació de les aportacions a plans de jubilació o assegurances mèdiques realitzades en el vostre nom, si les reclameu com a costos addicionals de compensació del propietari.
Un error comú és reclamar més del límit de 20.833 $ per propietari o incloure pagaments que no compleixen les directrius de l'SBA; ambdues són senyals d'alerta que desencadenen auditories.
Documentació de beneficis per als empleats
Si reclameu aportacions de l'empresa per a l'assegurança mèdica dels empleats, plans de jubilació o altres beneficis com a part dels vostres costos de nòmina:
Documents de la pòlissa d'assegurança mèdica i factures de les primes que mostrin el període de cobertura i els imports de l'aportació de l'empresa.
Extractes del pla de jubilació que documentin les aportacions de l'empresa durant el període cobert, juntament amb els documents del pla que mostrin l'aportació complementària o l'estructura de contribució de l'empresa.
Rebuts de pagament o anotacions en extractes bancaris que provin que aquests beneficis es van pagar realment durant el període cobert.
El requisit clau: aquests beneficis s'han d'haver ofert abans del 15 de febrer de 2020, no haver estat creats específicament per augmentar l'import de la vostra condonaci ó del PPP.
Documentació de despeses no relacionades amb les nòmines
Tot i que les despeses de personal solen dominar les sol·licituds de condonació del PPP, les despeses no relacionades amb les nòmines poden representar fins al 40% de l'import del vostre préstec. Cada categoria requereix una documentació específica.
Pagaments d'interessos hipotecaris
Si reclameu interessos hipotecaris sobre propietats comercials:
Quadre d'amortització de la hipoteca o extracte del prestador que mostri quina part de cada pagament es destina a interessos en comparació amb el capital. Només la part dels interessos és apta per a la condonació.
Còpia del vostre contracte o escriptura d'hipoteca que demostri que el préstec existia abans del 15 de febrer de 2020 i que està garantit per la propietat del negoci.
Rebuts de pagament, xecs compensats o anotacions en extractes bancaris que mostrin els pagaments d'interessos realitzats durant el període cobert.
Recordeu: només compten els pagaments d'interessos, no el capital. La hipoteca ha de ser per a béns immobles o mobles utilitzats en les operacions del vostre negoci.
Pagaments de lloguer o arrendament
Per a les obligacions de lloguer o arrendament comercial:
Contracte d'arrendament o lloguer que mostri les condicions, l'import del pagament mensual i que el contracte estava en vigor abans del 15 de febrer de 2020.
Extractes o factures mensuals de lloguer del vostre propietari per al període cobert.
Documentació de pagament mitjançant xecs compensats, registres de transaccions ACH o extractes bancaris anotats que demostrin que es va pagar el lloguer.
Si llogueu a vosaltres mateixos (sou el propietari de l'immoble a títol personal mentre el negoci paga el lloguer), espereu un control addicional. Assegureu-vos que el lloguer estigui degudament documentat i que els pagaments siguin transaccions en condicions de mercat.
Subministraments
Les despeses de subministraments aptes inclouen serveis d'electricitat, gas, aigua, transport, telèfon i internet:
Factures o rebuts de subministraments pels serveis durant el període cobert, que mostrin clarament les dates del servei i els imports deguts.
Contractes de serveis comercials o extractes de compte que demostrin que aquests subministraments donen servei a la ubicació del vostre negoci.
Rebuts de pagament o registres bancaris que mostrin que els subministraments es van pagar durant el període cobert.
Un problema habitual: reclamar costos de subministraments personals o subministraments de propietats que no s'utilitzen en les operacions del negoci. Manteniu els subministraments personals i comercials completament separats.
Despeses operatives cobertes
Aquesta categoria inclou programari, serveis de computació al núvol i costos d'entrega de productes o serveis:
Factures o extractes de proveïdors per a subscripcions de programari, serveis al núvol o costos d'entrega realitzats durant el període cobert.
Registres de pagament que demostrin que aquestes despeses es van pagar realment.
Aquestes han de ser "essencials per a les operacions comercials": les despeses generals del negoci no es qualifiquen automàticament. La despesa ha de ser necessària per dur a terme les operacions comercials durant la pandèmia.
Costos per danys a la propietat coberts
Si es reclamen costos per danys a la propietat relacionats amb disturbis públics el 2020:
Documentació dels danys mitjançant informes policials, reclamacions d'assegurances o fotografies contemporànies.
Factures de reparacions o rehabilitació que detallin clarament el treball realitzat i els costos.
Documentació de pagament que demostri que les despeses es van pagar durant el període cobert.
Aquesta és una de les categories menys utilitzades, però pot incloure danys per vandalisme, saqueig o incidents de desordre públic.
Costos de proveïdors coberts
Despeses a proveïdors que eren essencials per a les operacions abans de la pandèmia:
Contractes de proveïdors o ordres de compra que demostrin que la relació amb el proveïdor existia abans de la pandèmia.
Factures de béns o serveis rebuts durant el període cobert.
Documentació de pagament que demostri que es van pagar durant el període cobert.
El requisit clau: el proveïdor ha d'haver estat essencial per a les vostres operacions, i les despeses han de ser necessàries per a les operacions del vostre negoci.
Despeses de protecció dels treballadors cobertes
Despeses relacionades amb la COVID-19 per protegir treballadors i clients:
Rebuts d'EPI, mampares de metacrilat, sistemes de filtració d'aire o serveis de desinfecció comprats durant el període cobert.
Documentació que vinculi les despeses amb el compliment de la COVID-19, com ara ordres del departament de salut local o directrius del sector que estàveu seguint.
Aquesta categoria es va tornar especialment important per a les empreses que van necessitar modificacions significatives per continuar operant amb seguretat.
Requisits de documentació segons l'import del préstec
La càrrega de documentació varia significativament segons l'import del vostre préstec:
Préstecs de 50.000 $ o menys
Si heu utilitzat el formulari 3508S, envieu el formulari de sol·licitud mateix més una certificació d'una sola pàgina. En general, no cal que presenteu documents justificatius amb la vostra sol·licitud, tot i que el vostre prestador o l'SBA poden demanar-los més endavant.
No obstant això —i això és fonamental—, heu de conservar tots els documents justificatius durant sis anys. El fet que no els hàgiu de presentar no vol dir que no els necessiteu. Una auditoria podria requerir qualsevol dels documents estàndard descrits anteriorment.
Préstecs de 50.001
Presentareu el formulari 3508S, però és possible que hàgiu de proporcionar documentació addicional a petició del vostre prestador. Com a mínim, estigueu preparats per presentar:
- Extractes de comptes bancaris que mostrin com es van gastar els fons
- Documentació dels costos de les nòmines del període cobert
- Proves de despeses no relacionades amb les nòmines si les reclameu
El llindar de documentació és més baix, però tot i així necessiteu registres complets.
Préstecs de més de 150.000 $
S'apliquen els requisits de documentació completa. Haureu d'utilitzar el Formulari 3508 o 3508EZ i presentar la documentació completa de totes les despeses reclamades. Això inclou tota la documentació de nòmines, prestacions, hipoteca, lloguer, subministraments i altres despeses detallades anteriorment.
L'SBA examina amb més intensitat els préstecs més grans, i una documentació incompleta retardarà o denegarà la vostra condonació.
Errors de documentació comuns que provoquen auditories
Entendre què sol anar malament us ajudarà a evitar aquests problemes:
Inconsistència de xifres entre documents és el senyal d'alerta més comú. Si el vostre formulari 941 mostra 100.000 en salaris però els vostres informes de nòmines en mostren 120.000 \, l'SBA marcarà aquesta discrepància.
Incloure costos de nòmina fora del període cobert passa quan les empreses inclouen per error dates de pagament que cauen fora del seu període de 8 o 24 setmanes. L'SBA és estricta amb les dates del període cobert.
Superar el límit de compensació per a propietaris provoca un escrutini immediat. El límit de 20.833 $ per propietari és absolut, però molts propietaris d'empreses reclamen més, sovint perquè no entenen com funciona el càlcul.
La duplicitat amb el Crèdit per a la Retenció d'Empleats (ERC) és una violació greu. L'SBA creua les dades de condonació del PPP amb les reclamacions de l'ERC. Utilitzar els mateixos fons de nòmina per a ambdós programes incompleix les normes federals i pot derivar en procediments penals.
No respectar la ràtio de despesa 60/40 provoca denegacions parcials de la condonació. Si menys del 60 % del vostre préstec s'ha destinat a costos de nòmina, la condonació es reduirà proporcionalment —o es denegarà del tot si la diferència és significativa.
Problemes amb les dates de la documentació ocorren quan les empreses presenten rebuts o contractes amb data posterior al 15 de febrer de 2020. Totes les despeses han d'estar relacionades amb obligacions existents abans d'aquesta data (amb l'excepció de les despeses cobertes per a la protecció dels treballadors).
Prova de pagament insuficient passa quan les empreses presenten factures però no poden demostrar el pagament. L'SBA vol veure que els diners han sortit realment del vostre compte, no només que heu rebut una factura.
Incompliment de la conservació de documents es fa evident durant les auditories. Les empreses que van destruir els seus registres després de rebre la condonació es troben incapaces de respondre a les sol·licituds d'auditoria, cosa que comporta demandes de reemborsament automàtic.
Com organitzar la vostra documentació
Un paquet de documents ben organitzat accelera l'aprovació i demostra professionalitat:
Creeu una carpeta mestra per a tots els documents de condonació del PPP, organitzada per categories (Nòmines, Lloguer, Subministraments, etc.).
Utilitzeu convencions de noms consistents per als fitxers digitals, com ara "2020-Q2-Form941.pdf" o "Informe-Nomina-Setmana1-Setmana8.pdf", per poder localitzar ràpidament documents específics.
Prepareu un full de resum que llisti cada document que esteu presentant, l'interval de dates que cobreix i l'import total reclamat. Aquest guia ajuda els revisors a entendre ràpidament la vostra presentació.
Destaqueu o anoteu la informació clau als extractes bancaris, encerclant les transaccions rellevants i afegint notes que expliquin què representa cada pagament. No feu que els revisors hagin de buscar entre dotzenes d'apunts.
Conserveu còpies digitals i físiques de tot. Les còpies digitals faciliten la presentació i l'intercanvi, mentre que les còpies físiques proporcionen una seguretat en cas de fallades tècniques.
Organitzeu-los cronològicament dins de cada categoria perquè la progressió de les despeses sigui clara. Comenceu amb la Setmana 1 del vostre període cobert i continueu seqüencialment fins a la Setmana 8 o 24.
El requisit de conservació de documents
Rebre la condonació no significa que hagueu acabat amb la documentació. L'SBA i el vostre prestador mantenen el dret d'auditar el vostre préstec durant sis anys després de la condonació o del reemborsament total.
Heu de conservar tots els documents que heu presentat a més de qualsevol documentació de suport que justifiqui la vostra sol·licitud. Això inclou:
- Tota la documentació original de nòmines i declaracions d'impostos
- Extractes bancaris de tot el període cobert
- Totes les factures, rebuts i registres de pagament per a despeses no relacionades amb les nòmines
- La vostra sol·licitud de préstec PPP i la sol·licitud de condonació amb tots els annexos de suport
- Documentació dels càlculs d'ETP (Equivalent a Temps Complet) i els càlculs de reducció de salaris/sous
Guardeu aquests documents de manera segura, amb còpies de seguretat digitals i físiques si és possible. Moltes plataformes de programari comptable ofereixen funcions d'emmagatzematge de documents específicament per a aquest propòsit.
If us auditen i no podeu presentar els documents requerits, l'SBA assumirà el pitjor —que les despeses reclamades no eren legítimes— i exigirà el reemborsament total més possibles sancions.
Terminis i cronologia de la sol·licitud
Entendre els requisits de temps us ajudarà a evitar complicacions innecessàries:
Termini de sol·licitud de condonació: Teniu fins a cinc anys des de la data en què l'SBA va emetre el vostre número de préstec per sol·licitar la condonació. Tanmateix, si no la sol·liciteu en un termini de 10 mesos després de l'últim dia del vostre període cobert, el vostre préstec deixarà d'estar diferit i haureu de començar a fer els pagaments.
Selecció del període cobert: Trieu un període cobert de 8 o 24 setmanes a partir de la data de desemborsament del préstec. La majoria de les empreses es beneficien del període de 24 setmanes, ja que ofereix més flexibilitat per gastar els fons i mantenir els nivells de nòmina.
Regles de cronologia de pagaments: Per als costos de nòmina, podeu incloure els pagaments realitzats durant el període cobert o meritats durant el període cobert i pagats en la següent data de nòmina regular. Per als costos que no són de nòmina, podeu incloure els pagaments realitzats durant el període cobert o pagats dins del període cobert per obligacions contretes abans del període cobert.
Què passa després de l'enviament
Després d'enviar la vostra sol·licitud i documentació:
El vostre prestador revisa la vostra entrega per comprovar-ne la integritat i exactitud, normalment en un termini de 60 dies. Poden sol·licitar documentació addicional o aclariments.
L'SBA revisa la sol·licitud, que el vostre prestador presenta en nom vostre. Per a préstecs de més de 2 milions de dòlars, la revisió de l'SBA és automàtica. Per a préstecs més petits, l'SBA pot revisar-la o acceptar la determinació del vostre prestador.
La condonació es concedeix o es denega amb una explicació. Es pot concedir una condonació parcial si algunes despeses no compleixen els requisits o si la documentació és insuficient.
Rebreu una notificació del vostre prestador sobre la decisió de condonació. Si es condona totalment, no deveu res. Si es condona parcialment, rebreu una modificació del préstec pel saldo restant.
Durant tot aquest procés, responeu immediatament a qualsevol sol·licitud de documents del vostre prestador o de l'SBA. Els retards en el lliurament de documentació addicional poden allargar significativament el període de revisió.
Consideracions especials per a diferents tipus de negocis
Empresaris individuals i contractistes independents
Les vostres necessitats de documentació són més senzilles però requereixen elements específics:
- El vostre Schedule C de 2019 que demostri el benefici net
- Extractes bancaris que mostrin les retirades de compensació del propietari (sense superar els 20.833 $)
- Si no teniu empleats, no necessiteu documentació extensa de nòmines
Societats (Partnerships)
La documentació ha de donar compte de la compensació dels socis:
- L'Schedule K-1 de 2019 de cada soci
- Documentació de les distribucions als socis durant el període cobert
- El límit de 20.833 $ s'aplica per soci, no a la societat en el seu conjunt
Societats amb propietaris-empleats
Els propietaris-empleats que també són empleats W-2 segueixen les regles dels empleats però estan subjectes al límit de 20.833 $:
- Formularis W-2 que mostrin els pagaments de salaris
- Informes de nòmines per als propietaris-empleats
- Documentació que demostri que no es va superar el límit de 20.833 $ per propietari-empleat
Empreses amb empleats estacionals
Si teniu fluctuacions estacionals de la plantilla:
- Documentació dels patrons històrics d'ocupació
- Explicació de com heu calculat els empleats FTE (Equivalent a Jornada Completa)
- Registres de nòmines que mostrin el caràcter estacional del vostre negoci
Simplifiqueu la vostra gestió financera
Mentre recopileu aquests extensos requisits de documentació per a la condonació del PPP, segurament us esteu adonant de com són de crítics uns registres financers precisos i organitzats per a l'èxit del vostre negoci. Tant si esteu navegant per programes de préstecs governamentals, preparant-vos per a la temporada d'impostos o planificant el creixement, tenir dades financeres transparents i accessibles és essencial.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona total transparència i control sobre les vostres dades financeres. A diferència del programari de comptabilitat tradicional amb formats propietaris, la comptabilitat en text pla emmagatzema els vostres registres financers en fitxers llegibles per humans que són totalment de la vostra propietat i control: sense dependència d'un proveïdor, sense caixes negres. Té control de versions, és ideal per a desenvolupadors i està preparada per a les anàlisis financeres impulsades per IA del futur. Comenceu de franc i preneu el control de la vostra documentació financera.
Llista de verificació final
Abans d'enviar la vostra sol·licitud de condonació del PPP, verifiqueu que heu:
- Determinat el formulari de condonació correcte (3508S, 3508EZ o 3508)
- Recollit tots els documents universals (número de préstec, extractes bancaris, identificació amb foto)
- Reunit la documentació completa de nòmines (informes, formularis 941, presentacions estatals, registres bancaris)
- Recopilat la documentació de compensació del propietari, si escau
- Recopilat tota la documentació de despeses no salarials (hipoteca, lloguer, subministraments, etc.)
- Verificat que tots els documents cobreixin el vostre període cobert específic
- Confirmat la ràtio de despesa en nòmines del 60/40
- Comprovat que no s'hagin reclamat costos de nòmina sota l'ERC
- Organitzat els documents de manera lògica amb etiquetes clares
- Creat documentació resumida per a una consulta fàcil
- Fet còpies de seguretat de tota la documentació
- Planificat la retenció de documents durant sis anys
Conclusió
Els requisits de documentació per a la condonació del préstec PPP poden semblar aclaparadors, però abordar el procés de manera sistemàtica el fa gestionable. Comenceu determinant quin formulari s'aplica al vostre préstec i, a continuació, recopileu els documents categoria per categoria en lloc d'intentar reunir-ho tot alhora.
Recordeu que l'exactitud és més important que la velocitat. Una sol·licitud completa i ben organitzada enviada unes setmanes més tard es processarà més ràpidament que una sol·licitud precipitada a la qual faltin documents clau. L'SBA ha ampliat els terminis de condonació específicament per donar temps a les empreses per fer-ho bé.
El més important és tractar la retenció de documents com una obligació contínua, no com una tasca puntual. Guardeu els vostres documents de manera segura durant tot el període de retenció de sis anys, mantenint tant còpies digitals com físiques quan sigui possible. La tranquil·litat que dóna saber que podeu respondre a qualsevol sol·licitud d'auditoria futura val la pena l'espai d'emmagatzematge.
Seguint aquesta llista de verificació exhaustiva i evitant els errors comuns, posicionareu el vostre negoci per a una aprovació fluida i podreu deixar enrere el procés de condonació del PPP, permetent-vos centrar-vos en el que més importa: fer créixer el vostre negoci i servir els vostres clients.
