PPP 贷款豁免完整证明文件清单

你知道吗？文件不完整是 PPP 贷款豁免申请被拒绝或触发审计的首要原因。在经历了申请和接收薪资保护计划 (PPP) 贷款的复杂过程后，最后的难关——贷款豁免——需要极其详尽的证明文件。哪怕缺失一份必要文件，也可能导致你的豁免审批延期，甚至更糟，触发美国中小企业管理局 (SBA) 的审计，从而可能导致被要求还款。

无论你收到的贷款是 10,000 美元还是 200 万美元，准确了解需要哪些文件以及如何组织这些文件，对于成功完成豁免流程至关重要。本综合指南详细列出了你需要的每份文件、应避免的常见错误，以及确保你的申请顺利通过审批的实用技巧。

了解 PPP 贷款豁免表格

在收集文件之前，你需要确定哪种豁免申请表适用于你的情况。SBA 提供三种不同的表格，每种表格的文件要求各不相同：

3508S 表格 是最简单的选择，适用于贷款金额在 15 万美元或以下的借款人。此表格需要的文件极少，显著减轻了你的文书负担。

3508EZ 表格 适用于满足特定标准的业务：即未将员工工资降低超过 25%，且未减少员工人数或无法找到合格员工的业务。此表格的文件要求适中。

3508 表格 是适用于所有其他借款人或不愿使用简化版本的借款人的标准表格。它需要最全面的证明文件。

你使用的表格决定了你需要提交多少证明文件，因此正确选择可以节省大量时间和精力。

所有申请所需的通用文件

无论你使用哪种表格，每份 PPP 豁免申请都需要以下基础文件：

SBA 贷款编号：见你的 PPP 贷款借据 (Promissory Note)，这在 SBA 系统中用于识别你的特定贷款，至关重要。

银行对账单：覆盖你的整个覆盖期（从贷款拨付之日起的 8 周或 24 周），显示资金是如何拨付和使用的。

带照片的身份证明：如驾照或护照，用于核实你作为企业主或授权代表的身份。

在深入研究具体的支出证明文件之前，这些基准文件确立了你的身份和贷款细节。

薪资成本证明文件：申请的核心

薪资成本通常占 PPP 支出的最大部分——SBA 要求你的贷款至少有 60% 用于薪资，才有资格获得全额豁免。这使得薪资证明文件成为你申请中最关键的部分。

员工报酬记录

你需要提供覆盖期内支付给员工的所有现金报酬的全面文件：

薪资服务报告：来自 ADP、Paychex 或 Gusto 等服务商的报告，详细列出覆盖期内每个发薪周期的毛工资、净工资和代扣代缴税款。

IRS 941 表格（雇主季度联邦税务申报表）：适用于所有与你的覆盖期重叠的季度。这些表格用于验证你支付的薪资税，且必须与你的薪资报告一致。

州季度税务报告：对应于你的 941 表格申报，显示州失业保险和其他州级薪资税。

银行对账单或作废支票：显示实际向员工发放薪资的情况。SBA 需要证明资金确实离开了你的账户并到达了员工手中。

如果你使用第三方薪资服务，你可能可以提交该服务商提供的综合报告来代替多份个人文件，但要确保这些报告包含所有必要的数据点。

业主报酬证明文件

如果你是自雇人士、个体经营者或独立承包商，记录业主报酬遵循不同的规则：

2019 年纳税申报表中的附表 C (Schedule C)（如果你在 2019 年没有业务，则为 2020 年 1-2 月）：用于建立你的基准报酬以供对比。

银行对账单或支票图像：显示覆盖期内的报酬提取情况。SBA 对业主报酬的上限规定为 2019 年净利润的 2.5 个月（8.33 周）等值金额，每位业主最高不超过 20,833 美元。

退休金或健康保险缴纳证明：如果你将这些作为额外的业主报酬成本进行申报。

一个常见的错误是申报金额超过每位业主 20,833 美元的上限，或包含了不符合 SBA 指导原则的款项——这两者都是触发审计的红线。

员工福利证明文件

如果你在薪资成本中包含了雇主为员工健康保险、退休计划或其他福利缴纳的部分：

健康保险单文件和保费发票：显示保险期限和雇主缴纳金额。

退休计划账单：记录覆盖期内的雇主缴费情况，以及显示雇主匹配或缴费结构的计划文件。

付款收据或银行对账单批注：证明这些福利确实在覆盖期内支付。

关键要求：这些福利必须是在 2020 年 2 月 15 日之前就已经提供的，而不是专门为了增加你的 PPP 豁免金额而设立的。

非工资支出证明文件

虽然工资支出通常在 PPP 豁免申请中占主导地位，但非工资支出最高可占贷款金额的 40%。每个类别都需要特定的证明文件。

抵押贷款利息支付

如果你申请营业物业的抵押贷款利息豁免：

抵押贷款摊销表或贷款人对账单，显示每笔还款中利息与本金的比例。只有利息部分符合豁免资格。

抵押贷款协议或本票副本，证明贷款在 2020 年 2 月 15 日之前已经存在，并且是以业务资产作为抵押的。

付款收据、已承兑支票或银行对账单批注，显示在覆盖期内支付的利息。

请记住：只有利息支出计入，本金不计入。抵押贷款必须用于业务运营中的动产或不动产。

租金或租赁费用

对于业务租金或租赁义务：

租赁或租用协议，显示条款、每月支付金额，并证明协议在 2020 年 2 月 15 日之前已生效。

每月租金对账单或发票，由房东在覆盖期内提供。

付款证明文件，包括已承兑支票、ACH 转账记录或显示租金已支付的带批注银行对账单。

如果你向自己租赁（即个人拥有房产而业务支付租金），预计会受到额外审查。确保租赁合同有妥善记录，且租金支付属于公平交易（arm's length transactions）。

公用事业费用

合规的公用事业费用包括电费、燃气费、水费、交通/运输费、电话费和互联网服务费：

公用事业账单或发票，涵盖覆盖期内的服务，需清楚显示服务日期和应付金额。

业务服务协议或账户对账单，证明这些公用事业服务于你的经营场所。

付款收据或银行记录，显示在覆盖期内支付了公用事业费用。

一个常见问题：报销个人公用事业费用或非业务运营房产的费用。请务必将个人和业务公用事业费用完全分开。

受保护的运营支出

此类别包括软件、云计算服务以及产品或服务交付成本：

供应商发票或对账单，用于在覆盖期内产生的软件订阅、云服务或交付费用。

付款记录，证明这些费用已实际支付。

这些必须是“业务运营所必需的”——一般的业务费用并不自动符合资格。该支出应为在疫情期间开展业务运营所必需。

受保护的财产损失费用

如果申请与 2020 年公共骚乱相关的财产损失费用：

损失证明文件，通过警方报告、保险理赔或同期照片证明。

维修或补救发票，清晰注明所执行的工作和费用。

付款证明文件，显示费用在覆盖期内已支付。

这是使用最少的类别之一，但可以包括由于破坏行为、抢劫或公共秩序混乱事件造成的损失。

受保护的供应商成本

在疫情前对业务运营至关重要的供应商支出：

供应商合同或采购订单，证明供应商关系在疫情前已存在。

货物或服务发票，在覆盖期内收到的。

付款证明文件，证明这些费用在覆盖期内已支付。

关键限定条件：供应商必须对你的运营至关重要，且该支出必须是你业务运营所必需的。

受保护的员工防护支出

与 COVID-19 相关的保护员工和客户的支出：

个人防护装备 (PPE)、有机玻璃隔板、空气过滤系统或消毒服务收据，在覆盖期内购买。

将支出与 COVID-19 合规性联系起来的证明文件，例如你遵循的当地卫生部门命令或行业指南。

对于需要进行重大改装以继续安全运营的企业来说，这一类别变得尤为重要。

按贷款额度划分的证明文件要求

你的证明文件负担根据贷款金额的不同而有显著差异：

50,000 美元或以下的贷款

如果你使用的是 3508S 表格，则需提交申请表本身以及一份单页证明。通常无需随申请提交证明文件，但你的贷款机构或 SBA 以后可能会要求提供。

然而——这一点至关重要——你必须将所有证明文件保存六年。不提交并不意味着不需要。审计可能会要求提供上述任何标准文件。

50,001 美元至 150,000 美元的贷款

你将提交 3508S 表格，但可能需要根据贷款机构的要求提供额外证明文件。至少应准备好提交：

• 显示资金用途的银行对账单
• 覆盖期内的工资成本证明文件
• 如果你申请非工资支出豁免，需提供相关证据

虽然证明门槛较低，但你仍需要完整的记录。

超过 150,000 美元的贷款

适用完整的证明文件要求。你将使用 3508 表格或 3508EZ 表格，并且必须为所有申报的支出提交完整的证明文件。这包括上述详细列出的所有工资支出、福利、抵押贷款、租金、公用事业费和其他支出证明。

SBA 对大额贷款的审查更为严格，证明文件不全将导致宽免流程延迟或被拒绝。

引发审计的常见证明文件错误

了解哪些环节容易出错有助于你规避这些陷阱：

文件之间的数值不一致 是最常见的风险信号。如果你的 941 表格显示工资总额为 100,000 美元，但你的工资发放报告显示为 120,000 美元，SBA 将标记这一差异。

包含了涵盖期之外的工资成本 发生在企业误将 8 周或 24 周涵盖期之外的工资支付日期纳入申报时。SBA 对涵盖期的日期执行非常严格。

超过所有者报酬上限 会立即引发审查。每位所有者 20,833 美元的限额是绝对的，但由于不了解计算方法，许多企业主申报的金额往往超过了这一限制。

与员工保留税收抵免 (ERC) 重复申领 是严重的违规行为。SBA 会交叉核对 PPP 宽免与 ERC 申请。将同一笔工资支出同时用于这两个计划违反了联邦规则，并可能导致刑事移送。

未达到 60/40 的支出比例 会导致部分宽免被拒绝。如果你贷款总额中用于工资成本的比例低于 60%，你的宽免额将按比例缩减；如果差距过大，则可能被完全拒绝。

证明文件日期问题 指企业提交的收据或合同日期晚于 2020 年 2 月 15 日。所有支出必须与该日期之前已存在的债务相关（涵盖的劳动者保护支出除外）。

付款证明不足 发生在企业提交了发票但无法证明已付款的情况下。SBA 希望看到资金确实已从你的账户中转出，而不仅仅是你收到了账单。

违反文件保留规定 在审计过程中会变得显而易见。在获得宽免后销毁记录的企业会发现自己无法回复审计请求，从而导致被要求自动偿还。

如何整理你的证明文件

一个组织良好的文件包可以加快审批速度并展示专业性：

创建一个主文件夹 用于存放所有 PPP 宽免文件，按类别（工资、租金、公用事业等）进行整理。

使用一致的命名规范 对数字文件进行命名，例如 "2020-Q2-Form941.pdf" 或 "Payroll-Report-Week1-Week8.pdf"，以便快速定位特定文件。

准备一份汇总表，列出你提交的每份文件、涵盖的日期范围以及申报的总金额。这份“路线图”能帮助审查人员快速了解你的申请。

在银行对账单上突出显示或注释关键信息，圈出相关交易并添加备注解释每笔款项的含义。不要让审查人员在几十行条目中自行寻找。

保留电子档和纸质备份。电子档便于提交和共享，而纸质备份可在技术故障时提供支持。

在各个类别内按时间顺序排列，使支出的进展一目了然。从涵盖期的第 1 周开始，按顺序排至第 8 周或第 24 周。

文件保留要求

获得宽免并不意味着你的证明文件工作已经结束。SBA 和你的贷方保留在宽免或全额偿还后 六年 内对你的贷款进行审计的权利。

你必须保留提交的所有文件以及任何证明申请真实性的辅助文件。这包括：

• 所有原始工资发放证明和税务申报文件
• 整个涵盖期的银行对账单
• 所有非工资支出的发票、收据和付款记录
• 你的 PPP 贷款申请书和宽免申请书及所有辅助明细表
• 全职等量员工 (FTE) 计算和薪资/工资减额计算的证明文件

请安全地存储这些文件，尽可能保留电子备份和纸质副本。许多会计软件平台专门为此提供了文件存储功能。

如果你接受审计且无法提供所需文件，SBA 将按最坏情况处理——即认定申报的支出不合法——并要求全额偿还，还可能面临罚款。

申请截止日期与时间节点

了解时间要求有助于避免不必要的麻烦：

宽免申请截止日期： 你在 SBA 签发贷款编号之日起最多有五年的时间申请宽免。但是，如果你在涵盖期最后一天的 10 个月内未提出申请，你的贷款将不再处于延期状态，你必须开始还款。

涵盖期选择： 你可以选择从贷款发放日开始的 8 周或 24 周涵盖期。大多数企业受益于 24 周涵盖期，因为它在资金支出和维持工资水平方面提供了更大的灵活性。

付款时间规则： 对于工资成本，你可以包含在涵盖期内支付的款项，或在涵盖期内产生并在下一个常规工资发放日支付的款项。对于非工资成本，你可以包含在涵盖期内支付的款项，或在涵盖期内为涵盖期前产生的债务支付的款项。

提交后的流程

在提交申请和证明文件后：

你的贷款机构将进行审核，通常在 60 天内审核你提交内容的完整性和准确性。他们可能会要求你提供补充文件或说明。

SBA 将进行审核。贷款机构会代表你将申请提交给美国中小企业管理局 (SBA)。对于超过 200 万美元的贷款，SBA 会自动进行审核。对于较小额度的贷款，SBA 可能会进行审核，也可能直接接受贷款机构的判定。

豁免获批或被拒绝，并附带相关说明。如果某些支出不符合条件或证明文件不足，可能会获得部分豁免。

你将收到通知，由你的贷款机构告知豁免决定。如果获得全额豁免，则无需偿还任何金额。如果获得部分豁免，你将收到一份针对剩余余额的贷款修改协议。

在此过程中，请立即回复贷款机构或 SBA 的任何文件请求。延迟提供补充文件会显著延长审核周期。

不同业务类型的特殊注意事项

独资经营者和独立承包商

你的文件需求相对简单，但需要以下特定项目：

• 证明净利润的 2019 年 C 表格 (Schedule C)
• 显示所有者薪酬提取（Owner Compensation Draws）的银行流水（不得超过 20,833 美元）
• 如果你没有雇员，则不需要大量的工资发放证明文件

合伙企业

证明文件必须计入合伙人薪酬：

• 每位合伙人 2019 年的 K-1 表格 (Schedule K-1)
• 覆盖期内合伙人分配（Distributions）的证明文件
• 20,833 美元的上限适用于每位合伙人，而非整个合伙企业

拥有所有者员工的公司

身为 W-2 雇员的所有者员工遵循员工规则，但同样面临 20,833 美元的上限：

• 显示工资支付情况的 W-2 表格
• 所有者员工的工资单报告
• 证明每位所有者员工未超过 20,833 美元限额的证明文件

拥有季节性员工的企业

如果你的劳动力存在季节性波动：

• 历史雇佣模式的证明文件
• 关于如何计算全职等量 (FTE) 员工的说明
• 显示业务季节性特征的工资发放记录

简化你的财务管理

在整理这些详尽的 PPP 豁免证明文件时，你可能已经意识到，准确、有序的财务记录对企业的成功至关重要。无论是应对政府贷款计划、准备报税季，还是规划业务增长，拥有透明、可访问的财务数据都必不可少。

Beancount.io 提供纯文本记账（Plain-text accounting）方案，让你对财务数据拥有完全的透明度和控制权。与使用专有格式的传统财务软件不同，纯文本记账将你的财务记录存储在人类可读的文件中，由你完全拥有和控制——没有供应商锁定，没有数据黑箱。它支持版本控制，对开发者友好，并已为未来 AI 驱动的财务洞察做好准备。免费开始使用，掌控你的财务文档。

最终检查清单

在提交 PPP 贷款豁免申请之前，请核实你已完成以下事项：

• 确定了正确的豁免表格（3508S、3508EZ 或 3508）
• 收集了所有通用文件（贷款编号、银行流水、带照片的身份证件）
• 整理了完整的工资发放证明文件（报告、941 表格、州政府申报文件、银行记录）
• 收集了所有者薪酬证明文件（如适用）
• 汇总了所有非工资支出证明文件（抵押贷款、租金、公用事业费等）
• 核实了所有文件均涵盖了你的特定覆盖期
• 确认了 60/40 的工资支出比例
• 仔细检查了没有在员工留任税收抵免 (ERC) 下重复申领工资成本
• 逻辑严密地组织了文件并贴上清晰的标签
• 创建了摘要文件以便快速参考
• 对所有证明文件进行了备份
• 制定了为期六年的文件保存计划

结语

PPP 贷款豁免的证明文件要求可能令人望而生畏，但有条不紊地处理流程会使其变得可控。首先确定适用于你贷款的表格，然后按类别收集文件，而不是试图一次性完成所有工作。

请记住，准确性比速度更重要。一份完整、组织良好的申请即使晚几周提交，其处理速度也会比一份缺少关键文件的匆忙申请更快。SBA 延长了豁免截止日期，正是为了给企业留出正确处理的时间。

最重要的是，将文件保存视为一项持续的义务，而非一次性任务。在整整六年的保存期内安全地存储你的文件，尽可能保留数字和纸质副本。未来若面临任何审计请求，这种未雨绸缪带来的从容感将抵过所有的存储成本。

通过遵循这份全面的检查清单并避免常见错误，你的企业将能够顺利获得批准，完成 PPP 豁免流程，从而将精力集中在最重要的事务上——发展业务并服务客户。