Полный чеклист документации для прощения кредита PPP

Знаете ли вы, что неполный пакет документов — это причина номер один, по которой заявки на прощение кредита PPP (Paycheck Protection Program) отклоняются или становятся поводом для аудита? После прохождения через сложности подачи заявки и получения кредита, последний этап — прощение кредита — требует тщательной подготовки документов. Отсутствие даже одного необходимого документа может задержать процесс прощения или, что еще хуже, спровоцировать аудит SBA (Управления по делам малого бизнеса), который может привести к требованию о возврате средств.

Независимо от того, получили ли вы 10 000 или 2 миллиона долларов, четкое понимание того, какие именно документы вам нужны и как их систематизировать, имеет решающее значение для успешного завершения процесса прощения. В этом подробном руководстве перечислены все необходимые документы, типичные ошибки, которых следует избегать, и практические советы, которые помогут вашей заявке пройти утверждение.

Понимание форм для прощения кредита PPP

Прежде чем собирать документы, необходимо определить, какая форма заявки на прощение подходит для вашей ситуации. SBA предлагает три различные формы, каждая из которых имеет разные требования к документации:

Форма 3508S — это самый простой вариант, доступный заемщикам с кредитами на сумму 150 000 долларов и менее. Эта форма требует минимального количества документов и значительно упрощает бумажную работу.

Форма 3508EZ доступна предприятиям, которые соответствуют определенным критериям: тем, кто не сокращал зарплаты сотрудников более чем на 25% и либо не сокращал численность персонала, либо не смог найти квалифицированных сотрудников. Эта форма имеет умеренные требования к документации.

Форма 3508 является стандартной формой, обязательной для всех остальных заемщиков или тех, кто предпочитает не использовать упрощенные версии. Она требует наиболее полной документации.

Используемая вами форма определяет объем документов, которые необходимо предоставить, поэтому правильный выбор может сэкономить значительное время и силы.

Универсальные документы, необходимые для всех заявок

Независимо от используемой формы, каждая заявка на прощение PPP требует следующих базовых документов:

Номер кредита SBA из вашего кредитного договора (Promissory Note) имеет важное значение — он идентифицирует ваш конкретный кредит в системе SBA.

Выписки по банковским счетам за весь покрываемый период (8 или 24 недели с момента выдачи кредита), показывающие, как средства были распределены и потрачены.

Удостоверение личности с фотографией, такое как водительское удостоверение или паспорт, подтверждает вашу личность как владельца бизнеса или уполномоченного представителя.

Эти базовые документы подтверждают вашу личность и детали кредита перед тем, как вы перейдете к документации по конкретным расходам.

Документация по расходам на заработную плату: основа вашей заявки

Расходы на заработную плату обычно составляют основную часть затрат по программе PPP — и SBA требует, чтобы не менее 60% вашего кредита было потрачено на зарплаты для получения полного прощения. Это делает документацию по зарплате наиболее критически важным компонентом вашей заявки.

Записи о компенсациях сотрудникам

Вам необходимо будет предоставить подробную документацию по всем денежным компенсациям, выплаченным сотрудникам в течение покрываемого периода:

Отчеты сервисов по расчету заработной платы от таких провайдеров, как ADP, Paychex или Gusto, в которых подробно указаны валовая заработная плата, чистая выплата и удержания для каждого платежного периода в рамках вашего покрываемого периода.

Форма IRS 941 (Квартальная федеральная налоговая декларация работодателя) за все кварталы, которые пересекаются с вашим покрываемым периодом. Эти формы подтверждают уплаченные вами налоги с фонда оплаты труда и должны соответствовать вашим зарплатным отчетам.

Квартальные налоговые отчеты штата, соответствующие вашим декларациям 941, в которых указаны страховые взносы по безработице и другие налоги на зарплату на уровне штата.

Банковские выписки или аннулированные чеки, подтверждающие фактическую выплату заработной платы сотрудникам. SBA требует доказательств того, что деньги действительно покинули ваш счет и дошли до сотрудников.

Если вы пользуетесь сторонним сервисом по расчету заработной платы, вы можете предоставить сводные отчеты этого сервиса вместо множества отдельных документов, но убедитесь, что эти отчеты содержат все необходимые данные.

Документация по компенсации владельцам

Если вы самозанятый, индивидуальный предприниматель или независимый подрядчик, документирование компенсации владельцу следует другим правилам:

Приложение C (Schedule C) к вашей налоговой декларации за 2019 год (или за январь-февраль 2020 года, если у вас не было бизнеса в 2019 году) устанавливает вашу базовую компенсацию для сравнения.

Банковские выписки или копии чеков, подтверждающие выплаты компенсации в течение покрываемого периода. SBA ограничивает компенсацию владельца суммой, эквивалентной 2,5 месяцам (8,33 недели) чистой прибыли за 2019 год, деленной на 52, с максимумом 20 833 доллара на одного владельца.

Документация по взносам на пенсионное или медицинское страхование, сделанным от вашего имени, если вы заявляете их как дополнительные расходы на компенсацию владельцу.

Распространенной ошибкой является заявление суммы, превышающей лимит в 20 833 доллара на владельца, или включение выплат, которые не соответствуют рекомендациям SBA — оба случая являются «красными флажками», провоцирующими аудит.

Документация по льготам для сотрудников

Если вы заявляете взносы работодателя на медицинское страхование сотрудников, пенсионные планы или другие льготы как часть расходов на заработную плату:

Документы по полису медицинского страхования и счета по премиям, показывающие период покрытия и суммы взносов работодателя.

Выписки по пенсионным планам, подтверждающие взносы работодателя в течение покрываемого периода, вместе с документами плана, показывающими структуру соответствия или взносов работодателя.

Квитанции об оплате или аннотации в банковских выписках, доказывающие, что эти льготы были фактически оплачены в течение покрываемого периода.

Ключевое требование: эти льготы должны были предлагаться до 15 февраля 2020 года, а не создаваться специально для увеличения суммы прощения кредита.

Документация по расходам, не связанным с оплатой труда

Хотя расходы на оплату труда обычно преобладают в заявках на прощение кредитов PPP, расходы, не связанные с оплатой труда, могут составлять до 40% от суммы вашего кредита. Каждая категория требует специальной документации.

Выплаты процентов по ипотеке

Если вы заявляете проценты по ипотеке на коммерческую недвижимость:

График амортизации ипотеки или выписка от кредитора, показывающая, какая часть каждого платежа идет на проценты, а какая — на основной долг. Только процентная часть подлежит прощению.

Копия вашего ипотечного договора или долгового обязательства, подтверждающая, что кредит существовал до 15 февраля 2020 года и обеспечен коммерческой недвижимостью.

Квитанции об оплате, аннулированные чеки или примечания к банковским выпискам, подтверждающие выплату процентов в течение покрываемого периода.

Помните: учитываются только процентные платежи, а не основной долг. Ипотека должна быть оформлена на недвижимое или личное имущество, используемое в вашей бизнес-деятельности.

Платежи по аренде или лизингу

Для обязательств по аренде или лизингу бизнеса:

Договор аренды или лизинга, в котором указаны условия, сумма ежемесячного платежа и подтверждение того, что договор вступил в силу до 15 февраля 2020 года.

Ежемесячные выписки по аренде или счета-фактуры от вашего арендодателя за покрываемый период.

Документация об оплате в виде аннулированных чеков, записей о транзакциях ACH или аннотированных банковских выписок, подтверждающих оплату аренды.

Если вы арендуете у самого себя (владеете недвижимостью лично, в то время как бизнес платит за аренду), ожидайте повышенного внимания. Убедитесь, что аренда оформлена надлежащим образом, а арендные платежи являются сделками между независимыми сторонами.

Коммунальные услуги

Приемлемые расходы на коммунальные услуги включают электричество, газ, воду, транспорт, телефон и интернет-услуги:

Счета за коммунальные услуги или инвойсы за услуги в течение покрываемого периода, четко указывающие даты обслуживания и причитающиеся суммы.

Договоры на обслуживание бизнеса или выписки по счету, подтверждающие, что эти коммунальные услуги обслуживают местонахождение вашего бизнеса.

Квитанции об оплате или банковские записи, подтверждающие оплату коммунальных услуг в течение покрываемого периода.

Распространенная проблема: заявление личных расходов на коммунальные услуги или услуг для объектов недвижимости, не используемых в бизнес-операциях. Держите личные и деловые коммунальные услуги полностью раздельно.

Покрываемые операционные расходы

Эта категория включает программное обеспечение, облачные сервисы, а также расходы на доставку товаров или услуг:

Инвойсы поставщиков или выписки за подписки на ПО, облачные сервисы или расходы на доставку, понесенные в течение покрываемого периода.

Записи об оплате, подтверждающие, что эти расходы были фактически оплачены.

Они должны быть «необходимы для ведения бизнеса» — общие бизнес-расходы не подпадают под это определение автоматически. Расходы должны быть необходимы для осуществления предпринимательской деятельности во время пандемии.

Покрываемые расходы на возмещение ущерба имуществу

При заявлении расходов на возмещение ущерба имуществу, связанного с общественными беспорядками в 2020 году:

Документация об ущербе в виде отчетов полиции, страховых исков или фотографий того времени.

Счета за ремонт или восстановление, в которых четко указаны выполненные работы и стоимость.

Документация об оплате, подтверждающая оплату расходов в течение покрываемого периода.

Это одна из наименее используемых категорий, но она может включать ущерб от вандализма, мародерства или общественных беспорядков.

Покрываемые расходы поставщиков

Расходы поставщикам, которые были необходимы для деятельности до пандемии:

Контракты с поставщиками или заказы на закупку, подтверждающие, что отношения с поставщиком существовали до пандемии.

Инвойсы за товары или услуги, полученные в течение покрываемого периода.

Документация об оплате, подтверждающая их оплату в течение покрываемого периода.

Ключевое условие: поставщик должен был быть важен для вашей деятельности, а расходы должны быть необходимы для деятельности вашего бизнеса.

Покрываемые расходы на защиту работников

Расходы, связанные с COVID-19, для защиты работников и клиентов:

Квитанции на СИЗ, перегородки из оргстекла, системы фильтрации воздуха или услуги по санитарной обработке, приобретенные в течение покрываемого периода.

Документация, связывающая расходы с соблюдением требований по COVID-19, например, распоряжения местного департамента здравоохранения или отраслевые рекомендации, которым вы следовали.

Эта категория стала особенно важной для предприятий, которым потребовались значительные модификации для продолжения безопасной работы.

Требования к документации в зависимости от размера кредита

Ваше бремя по предоставлению документации значительно варьируется в зависимости от суммы кредита:

Кредиты на сумму 50 000 долларов или менее

Если вы использовали форму 3508S, вы подаете саму форму заявки плюс одностраничное подтверждение. Обычно вам не нужно подавать подтверждающие документы вместе с заявкой, хотя ваш кредитор или SBA могут запросить их позже.

Однако — и это критически важно — вы должны хранить все подтверждающие документы в течение шести лет. Тот факт, что вы их не подаете, не означает, что они вам не нужны. При аудите может быть запрошен любой из стандартных документов, описанных выше.

Кредиты на сумму от 50 001 до 150 000 долларов

Вы подадите форму 3508S, но может потребоваться предоставить дополнительную документацию по запросу вашего кредитора. Как минимум, будьте готовы предоставить:

• Выписки по банковскому счету, показывающие, как были потрачены средства
• Документацию по расходам на оплату труда в течение покрываемого периода
• Доказательства расходов, не связанных с оплатой труда, если вы их заявляете

Порог документации ниже, но вам все равно нужны исчерпывающие записи.

Займы на сумму более 150 000 долларов

Применяются требования к полной документации. Вам потребуется использовать форму 3508 или 3508EZ и предоставить полную документацию по всем заявленным расходам. Это включает в себя всю документацию по заработной плате, льготам, ипотеке, аренде, коммунальным услугам и другим расходам, подробно описанным выше.

SBA более тщательно проверяет крупные займы, а неполная документация приведет к задержке или отказу в списании.

Распространенные ошибки в документации, вызывающие проверки

Понимание того, что идет не так, поможет вам избежать следующих ловушек:

Несоответствие цифр в документах — самый распространенный «красный флаг». Если в вашей форме 941 указана заработная плата в размере 100 000 долларов, а в отчетах по заработной плате — 120 000 долларов, SBA отметит это расхождение.

Включение расходов на оплату труда вне покрываемого периода происходит, когда компании ошибочно включают даты выплат, выходящие за пределы их 8-недельного или 24-недельного периода. SBA строго следит за датами покрываемого периода.

Превышение лимита вознаграждения владельца вызывает немедленную проверку. Лимит в 20 833 доллара на одного владельца является абсолютным, однако многие владельцы бизнеса заявляют больше, часто из-за непонимания механизма расчета.

Двойное использование средств с налоговым кредитом на удержание сотрудников (ERC) является серьезным нарушением. SBA сопоставляет списание PPP с заявками на ERC. Использование одних и тех же долларов фонда оплаты труда для обеих программ нарушает федеральные правила и может привести к уголовному преследованию.

Несоблюдение соотношения расходов 60/40 приводит к частичному отказу в списании. Если менее 60% вашего займа пошло на расходы на оплату труда, сумма списания будет пропорционально уменьшена — или в списании будет отказано полностью, если отклонение значительно.

Проблемы с датами в документации возникают, когда компании предоставляют квитанции или контракты, датированные после 15 февраля 2020 года. Все расходы должны относиться к обязательствам, возникшим до этой даты (за исключением покрываемых расходов на защиту работников).

Недостаточное подтверждение оплаты случается, когда компании предоставляют счета, но не могут доказать факт оплаты. SBA хочет видеть, что деньги действительно покинули ваш счет, а не просто то, что вы получили счет.

Нарушения правил хранения документов становятся очевидными во время аудитов. Компании, уничтожившие свои записи после получения списания, оказываются не в состоянии ответить на запросы о проверке, что ведет к требованиям автоматического возврата средств.

Как организовать вашу документацию

Хорошо организованный пакет документов ускоряет утверждение и демонстрирует профессионализм:

Создайте основную папку для всех документов по списанию PPP, организованную по категориям (оплата труда, аренда, коммунальные услуги и т. д.).

Используйте единые правила именования для цифровых файлов, таких как «2020-Q2-Form941.pdf» или «Payroll-Report-Week1-Week8.pdf», чтобы вы могли быстро найти нужные документы.

Подготовьте сводную ведомость, в которой перечислены все подаваемые документы, охватываемый ими период и общая заявленная сумма. Этот путеводитель поможет проверяющим быстро разобраться в вашей заявке.

Выделите или прокомментируйте ключевую информацию в банковских выписках, обведя соответствующие транзакции и добавив примечания, объясняющие, что представляет собой каждый платеж. Не заставляйте проверяющих искать информацию среди десятков позиций.

Храните цифровые и физические копии всего. Цифровые копии облегчают подачу и обмен данными, а физические копии обеспечивают резервное копирование на случай технических сбоев.

Организуйте документы в хронологическом порядке внутри категорий, чтобы последовательность расходов была ясна. Начните с первой недели вашего покрываемого периода и двигайтесь последовательно до 8-й или 24-й недели.

Требование к хранению документов

Получение списания не означает, что вы закончили с документацией. SBA и ваш кредитор сохраняют за собой право проводить аудит вашего займа в течение шести лет после списания или полного погашения.

Вы должны хранить все поданные документы, а также любую подтверждающую документацию, обосновывающую вашу заявку. Сюда входят:

• Вся оригинальная документация по заработной плате и налоговые декларации
• Банковские выписки за весь покрываемый период
• Все счета-фактуры, квитанции и записи о платежах по расходам, не связанным с оплатой труда
• Ваша заявка на займ PPP и заявка на списание со всеми вспомогательными графиками
• Документация по расчетам FTE (эквивалента полной занятости) и расчетам сокращения окладов/заработной платы

Храните эти документы в надежном месте, имея как цифровые резервные копии, так и, по возможности, физические экземпляры. Многие платформы бухгалтерского программного обеспечения предлагают функции хранения документов специально для этой цели.

Если вы пройдете проверку и не сможете предоставить необходимые документы, SBA предположит худшее — что заявленные расходы не были законными — и потребует полного возврата средств плюс возможные штрафы.

Сроки подачи заявок и тайминг

Понимание требований к срокам поможет вам избежать ненужных осложнений:

Срок подачи заявки на списание: У вас есть до пяти лет с даты выдачи SBA номера вашего займа, чтобы подать заявку на списание. Однако, если вы не подадите заявку в течение 10 месяцев после последнего дня покрываемого периода, отсрочка по вашему займу прекращается, и вы должны начать вносить платежи.

Выбор покрываемого периода: Вы выбираете либо 8-недельный, либо 24-недельный покрываемый период, начинающийся с даты выдачи займа. Большинство компаний выигрывают от 24-недельного периода, так как он обеспечивает большую гибкость в расходовании средств и поддержании уровня фонда оплаты труда.

Правила сроков оплаты: Что касается расходов на оплату труда, вы можете включить платежи, произведенные в течение покрываемого периода или начисленные в течение покрываемого периода и выплаченные до следующей регулярной даты выплаты заработной платы. Для расходов, не связанных с оплатой труда, вы можете включить платежи, произведенные в течение покрываемого периода или выплаченные в течение покрываемого периода по обязательствам, возникшим до начала покрываемого периода.

Что происходит после подачи заявки

После подачи вашей заявки и документации:

Ваш кредитор проверяет предоставленные данные на полноту и точность, обычно в течение 60 дней. Кредитор может запросить дополнительные документы или пояснения.

SBA проверяет заявку, которую ваш кредитор подает от вашего имени. Для кредитов на сумму более 2 миллионов долларов проверка SBA является автоматической. Для кредитов на меньшие суммы SBA может провести проверку или принять решение вашего кредитора.

Списание одобряется или отклоняется с предоставлением обоснования. Частичное списание может быть одобрено, если некоторые расходы не соответствуют критериям или предоставленная документация недостаточна.

Вы получаете уведомление от вашего кредитора о решении по списанию. В случае полного списания вы ничего не должны. В случае частичного списания вы получите модификацию кредитного договора на оставшуюся сумму.

На протяжении всего этого процесса немедленно отвечайте на любые запросы документов от вашего кредитора или SBA. Задержки в предоставлении дополнительной документации могут значительно продлить период рассмотрения.

Особые условия для различных типов бизнеса

Индивидуальные предприниматели и независимые подрядчики

Ваши требования к документации проще, но требуют определенных позиций:

• Ваша форма Schedule C за 2019 год, подтверждающая чистую прибыль
• Банковские выписки, подтверждающие выплаты вознаграждения владельцу (не превышающие 20 833 доллара США)
• Если у вас нет сотрудников, вам не требуется обширная документация по расчету заработной платы

Партнерства

Документация должна учитывать вознаграждение партнеров:

• Форма Schedule K-1 каждого партнера за 2019 год
• Документация о распределении выплат партнерам в течение охватываемого периода
• Лимит в размере 20 833 доллара США применяется к каждому партнеру в отдельности, а не к партнерству в целом

Корпорации с владельцами-сотрудниками

Владельцы-сотрудники, которые также являются наемными работниками (W-2), следуют правилам для сотрудников, но на них распространяется лимит в 20 833 доллара США:

• Формы W-2, подтверждающие выплату заработной платы
• Отчеты по заработной плате для владельцев-сотрудников
• Документация, подтверждающая, что лимит в 20 833 доллара на каждого владельца-сотрудника не был превышен

Компании с сезонными работниками

Если у вас наблюдаются сезонные колебания численности персонала:

• Документация по историческим моделям занятости
• Объяснение того, как вы рассчитывали количество сотрудников в эквиваленте полной занятости (FTE)
• Записи о начислении заработной платы, демонстрирующие сезонный характер вашего бизнеса

Упростите управление финансами

Собирая эти обширные требования к документации для списания кредита PPP, вы, вероятно, понимаете, насколько важна точная и организованная финансовая отчетность для успеха вашего бизнеса. Независимо от того, работаете ли вы с государственными программами кредитования, готовитесь к налоговому сезону или планируете рост, наличие прозрачных и доступных финансовых данных имеет решающее значение.

Beancount.io предлагает учет в текстовом формате (plain-text accounting), который обеспечивает полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными. В отличие от традиционного бухгалтерского ПО с закрытыми форматами, plain-text accounting хранит ваши финансовые записи в человекочитаемых файлах, которыми вы полностью владеете и управляете — никакой привязки к вендору, никаких «черных ящиков». Это система с контролем версий, дружелюбная к разработчикам и готовая к внедрению финансовых аналитических инструментов будущего на базе ИИ. Начните бесплатно и возьмите под контроль свою финансовую документацию.

Итоговый контрольный список

Перед подачей заявки на списание кредита PPP убедитесь, что вы:

• Определили правильную форму для списания (3508S, 3508EZ или 3508)
• Собрали все универсальные документы (номер кредита, банковские выписки, удостоверение личности с фото)
• Подготовили полную документацию по заработной плате (отчеты, формы 941, государственные декларации, банковские записи)
• Собрали документацию о вознаграждении владельцев, если применимо
• Собрали всю документацию по расходам, не связанным с заработной платой (ипотека, аренда, коммунальные услуги и т. д.)
• Проверили, что все документы охватывают ваш конкретный период (covered period)
• Подтвердили соотношение расходов на заработную плату 60/40
• Дважды проверили, что расходы на заработную плату не были заявлены в рамках ERC
• Логично организовали документы с четкими пометками
• Подготовили сводную документацию для удобства ознакомления
• Сделали резервные копии всех документов
• Запланировали хранение документов в течение шести лет

Заключение

Требования к документации для списания кредита PPP могут показаться обременительными, но систематический подход к процессу делает его выполнимым. Начните с определения того, какая форма применима к вашему кредиту, а затем собирайте документы категория за категорией, вместо того чтобы пытаться собрать все сразу.

Помните, что точность важнее скорости. Полная, хорошо организованная заявка, поданная на несколько недель позже, будет обработана быстрее, чем поспешная заявка с отсутствующими ключевыми документами. SBA продлила сроки списания специально для того, чтобы дать бизнесу время сделать все правильно.

Самое главное, относитесь к хранению документов как к постоянному обязательству, а не как к разовой задаче. Надежно храните свои документы в течение всего шестилетнего периода, сохраняя как цифровые, так и физические копии, когда это возможно. Спокойствие от осознания того, что вы сможете ответить на любой будущий аудиторский запрос, стоит потраченного места для хранения.

Следуя этому всеобъемлющему списку и избегая распространенных ошибок, вы подготовите свой бизнес к успешному одобрению и оставите процесс списания PPP позади, что позволит вам сосредоточиться на самом важном — развитии вашего бизнеса и обслуживании клиентов.