PPP 대출 탕감을 위한 완벽한 증빙 서류 체크리스트
불충분한 서류 준비가 PPP 대출 탕감 신청이 거부되거나 감사의 대상이 되는 가장 큰 이유라는 점을 알고 계셨나요? 급여 보호 프로그램(PPP) 대출을 신청하고 승인받는 복잡한 과정을 거친 후, 마지막 관문인 대출 탕감을 위해서는 세심한 서류 준비가 필수적입니다. 필요한 서류를 단 하나라도 누락하면 탕감 절차가 지연되거나, 심한 경우 중소기업청(SBA)의 감사를 유발하여 대출금 상환 요구로 이어질 수 있습니다.
1만 달러를 받았든 200만 달러를 받았든, 어떤 서류가 필요한지 이해하고 이를 어떻게 정리해야 하는지 아는 것은 성공적인 탕감 절차를 위해 매우 중요합니다. 이 가이드에서는 필요한 모든 서류, 피해야 할 일반적인 실수, 그리고 신청서가 원활하게 승인될 수 있도록 돕는 실질적인 팁을 상세히 다룹니다.
PPP 대출 탕감 신청서 양식 이해하기
서류를 모으기 전에 자신의 상황에 어떤 탕감 신청서 양식이 적용되는지 확인해야 합니다. SBA는 세 가지 다른 양식을 제공하며, 각 양식에 따라 요구되는 증빙 서류가 다릅니다:
양식 3508S는 15만 달러 이하의 대출을 받은 차입자가 사용할 수 있는 가장 간단한 옵션입니다. 이 양식은 최소한의 증빙 서류만을 요구하며 서류 작업 부담을 대폭 줄여줍니다.
양식 3508EZ는 특정 기준을 충족하는 기업이 사용할 수 있습니다. 즉, 직원 급여를 25% 이상 삭감하지 않았으며, 직원 수를 줄이지 않았거나 적격한 직원을 찾지 못한 경우에 해당합니다. 이 양식은 중간 정도의 증빙 서류를 요구합니다.
양식 3508은 그 외 모든 차입자 또는 간소화된 버전을 사용하지 않으려는 차입자를 위한 표준 양식입니다. 가장 포괄적인 증빙 서류가 필요합니다.
사용하는 양식에 따라 제출해야 하는 증빙 서류의 양이 결정되므로, 올바른 양식을 선택하는 것만으로도 상당한 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
모든 신청에 공통적으로 필요한 서류
어떤 양식을 사용하든, 모든 PPP 탕감 신청에는 다음과 같은 기본 서류가 필요합니다:
PPP 약정서(Promissory Note)에 기재된 SBA 대출 번호는 필수입니다. 이 번호는 SBA 시스템에서 귀하의 특정 대출을 식별하는 역할을 합니다.
대출금 지급일로부터 전체 대상 기간(8주 또는 24주)을 포괄하는 은행 계좌 거래 내역서는 자금이 어떻게 지급되고 지출되었는지를 보여줍니다.
운전면허증이나 여권과 같은 사진이 부착된 신분증은 귀하가 사업주 또는 권한이 있는 대리인임을 확인하는 데 사용됩니다.
이러한 기본 서류들은 지출 관련 증빙 서류를 검토하기 전에 신원과 대출 상세 정보를 확정하는 역할을 합니다.
급여 비용 증빙 서류: 신청서의 핵심
급여 비용은 일반적으로 PPP 지출의 가장 큰 부분을 차지합니다. SBA는 전체 탕감을 받기 위해 대출금의 최소 60%를 급여에 사용할 것을 요구합니다. 따라서 급여 증빙 서류는 신청서에서 가장 중요한 구성 요소입니다.
직원 보수 기록
대상 기간 동안 직원에게 지급된 모든 현금 보수에 대한 포괄적인 증빙 서류를 제공해야 합니다:
대상 기간 내의 각 급여 지급 주기별로 총 급여, 순지급액, 원천징수액이 상세히 기록된 ADP, Paychex, Gusto와 같은 제공업체의 급여 서비스 보고 서.
대상 기간과 겹치는 모든 분기에 대한 IRS 양식 941(고용주 분기별 연방 세금 보고서). 이 양식은 귀하가 납부한 급여세를 확인하며 급여 보고서와 일치해야 합니다.
941 보고서에 대응하는 주정부 분기별 세금 보고서로, 주정부 실업 보험 및 기타 주 단위 급여세를 보여줍니다.
직원들에게 급여가 실제로 지급되었음을 보여주는 은행 거래 내역서 또는 취소된 수표. SBA는 자금이 실제로 계좌에서 나가 직원들에게 전달되었다는 증거를 요구합니다.
제삼자 급여 서비스를 이용하는 경우, 여러 개별 서류 대신 해당 서비스에서 제공하는 종합 보고서를 제출할 수도 있습니다. 단, 이 보고서에 필요한 모든 데이터 항목이 포함되어 있는지 확인하십시오.
소유주 보수 증빙 서류
자영업자, 개인 사업자 또는 독립 계약자인 경우, 소유주 보수 증빙은 다른 규칙을 따릅니다:
비교를 위한 기준 보수를 설정하기 위해 2019년 세금 신고서의 스케줄 C(2019년 사업 실적이 없는 경우 2020년 1~2월 내역)가 필요합니다.
대상 기간 중 보수 인출 내역을 보여주는 은행 거래 내역서 또는 수표 이미지. SBA는 소유주 보수를 2019년 순이익을 52로 나눈 값의 2.5개월분(8.33주)으로 제한하며, 소유주당 최대 20,833달러까지 인정합니다.
추가 소유주 보수 비용으로 청구하는 경우, 귀하를 대신하여 납입된 은퇴 연금 또는 건강 보 험 분담금 증빙 서류.
일반적인 실수는 소유주당 20,833달러 한도를 초과하여 청구하거나 SBA 지침에 부합하지 않는 지급액을 포함하는 것입니다. 이 두 가지 모두 감사를 유발하는 경고 신호가 됩니다.
직원 복리후생 증빙 서류
급여 비용의 일부로 직원 건강 보험, 은퇴 연금 계획 또는 기타 복리후생에 대한 고용주 분담금을 청구하는 경우:
보장 기간과 고용주 분담금 금액이 명시된 건강 보험 증권 서류 및 보험료 청구서.
고용주 매칭 또는 기여 구조를 보여주는 계획 서류와 함께 대상 기간 중 고용주 분담 내역이 기록된 은퇴 연금 계획 보고서.
이러한 복리후생비가 대상 기간 동안 실제로 지급되었음을 증명하는 영수증 또는 은행 거래 내역 주석.
핵심 요구 사항: 이러한 복리후생은 PPP 탕감액을 늘리기 위해 급조된 것이 아니라, 2020년 2월 15일 이전에 이미 제공되고 있었어야 합니다.
급여 외 비용 증빙 서류
급여 비용이 일반적으로 PPP 탕감 신청의 핵심이지만, 급여 외 비용도 대출 금액의 최대 40%까지 차지할 수 있습니다. 각 범주에는 구체적인 증빙 서류가 필요합니다.
모기지 이자 납입금
사업용 부동산에 대한 모기지 이자를 청구하는 경우 다음이 필요합니다:
모기지 원리금 상환 계획서(Amortization Schedule) 또는 대출 기관 명세서: 각 납입금 중 이자와 원금이 각각 얼마인지 보여주어야 합니다. 이자 부분만 탕감 대상에 해당합니다.
모기지 계약서 또는 약정서 사본: 대출이 2020년 2월 15일 이전에 존재했으며 사업용 부동산을 담보로 하고 있음을 증명해야 합니다.
납부 영수증, 취소 수표 또는 은행 명세서 주석: 대상 기간(covered period) 동안 지급된 이자 내역을 보여주어야 합니다.
주의: 원금이 아닌 이자 납입금만 인정됩니다. 모기지는 사업 운영에 사용되는 부동산 또는 동산에 대한 것이어야 합니다.
임대료 또는 리스료
사업용 임대 또는 리스 의무의 경우 다음이 필요합니다:
임대차 또는 리스 계약서: 조건, 월 임대료 금액 및 해당 계약이 2020년 2월 15일 이전에 효력이 있었음을 보여주어야 합니다.
월간 임대료 명세서 또는 인보이스: 대상 기간 동안 임대인으로부터 받은 서류여야 합니다.
결제 증빙 서류: 임대료가 지급되었음을 보여주는 취소 수표, ACH 이체 기록 또는 주석이 달린 은행 명세서가 필요합니다.
본인 소유의 부동산에서 사업을 운영하며 본인에게 임대료를 지급하는 경우(자가 임대), 더욱 엄격한 조사가 따를 수 있습니다. 임대차 계약이 적절히 문서화되어 있고 임대료 지급이 정상 가격 거래(arm's length transaction)인지 확인하십시오.
공공요금
인정되는 공공요금에는 전기, 가스, 수도, 운송, 전화 및 인터넷 서비스가 포함됩니다:
공공요금 고지서 또는 인보이스: 서비스 기간과 납부 금액이 명확하게 표시된 대상 기간 내의 서비스 내역이어야 합니다.
비즈니스 서비스 계약서 또는 계정 명세서: 해당 공공요금이 사업장 위치에 제공되는 서비스임을 증명해야 합니다.
납부 영수증 또는 은행 기록: 대상 기간 동안 공공요금이 납부되었음을 보여주어야 합니다.
흔한 실수: 개인적인 공공요금이나 사업 운영에 사용되지 않는 부동산의 요금을 청구하는 경우입니다. 개인용과 사업용 공공요금을 완전히 분리하여 관리하십시오.
대상 운영 지출
이 범주에는 소프트웨어, 클라우드 컴퓨팅 서비스, 제품 또는 서비스 제공 비용이 포함됩니다:
공급업체 인보이스 또는 명세서: 대상 기간 동안 발생한 소프트웨어 구독료, 클라우드 서비스 또는 배송 비용에 대한 서류입니다.
결제 기록: 이러한 비용이 실제로 지급되었음을 보여주어야 합니다.
이러한 지출은 "사업 운영에 필수적"이어야 합니다. 일반적인 사업 비용이 자동으로 인정되는 것은 아닙니다. 해당 지출은 팬데믹 기간 동안 사업 운영을 수행하는 데 필요했던 것이어야 합니다.
대상 재산 피해 비용
2020년 공공 소요 사태와 관련된 재산 피해 비용을 청구하는 경우:
피해 증빙 서류: 경찰 보고서, 보험 청구서 또는 당시 상황을 찍은 사진 등이 필요합니다.
수리 또는 복구 인보이스: 수행된 작업과 비용이 명확하게 기재되어 있어야 합니다.
결제 증빙 서류: 대상 기간 동안 비용이 지급되었음을 보여주어야 합니다.
이는 가장 적게 사용되는 범주 중 하나이지만, 기물 파손, 약탈 또는 공공 질서 혼란 사건으로 인한 피해를 포함할 수 있습니다.
대상 공급업체 비용
팬데믹 이전부터 운영에 필수적이었던 공급업체에 대한 지출:
공급업체 계약서 또는 구매 주문서(PO): 팬데믹 이전에 공급업체 관계가 존재했음을 보여주어야 합니다.
물품 또는 서비스 인보이스: 대상 기간 동안 수령한 내역이어야 합니다.
결제 증빙 서류: 대상 기간 동안 해당 금액이 지급되었음을 증명해야 합니다.
핵심 요건: 공급업체가 사업 운영에 필수적이었어야 하며, 해당 지출이 사업 운영에 필요했어야 합니다.
대상 근로자 보호 지출
근로자와 고객을 보호하기 위한 코로나19 관련 비용:
PPE, 아크릴 가림막, 공기 정화 시스템 또는 소독 서비스 영수증: 대상 기간 동안 구매한 내역이어야 합니다.
코로나19 준수와 비용 간의 연관성 증빙 서류: 준수하고 있던 지역 보건국의 명령이나 업계 가이드라인 등이 해당됩니다.
이 범주는 안전하게 운영을 계속하기 위해 대대적인 시설 개조가 필요했던 사업체들에게 특히 중요해졌습니다.
대출 규모별 문서 요구 사항
증빙 서류의 부담은 대출 금액에 따라 크게 달라집니다:
50,000달러 이하 대출
양식 3508S를 사용하는 경우, 신청서 자체와 한 페이지 분량의 인증서를 제출합니다. 일반적으로 신청 시 증빙 서류를 제출할 필요는 없지만, 대출 기관이나 SBA(중소기업청)에서 나중에 요청할 수 있습니다.
하지만 이는 매우 중요합니다. 모든 증빙 서류를 6년 동안 보관해야 합니다. 제출하지 않는다고 해서 필요하지 않다는 의미는 아닙니다. 감사 시 위에 설명된 표준 문서 중 어느 것이든 요청받을 수 있습니다.
50,001달러 ~ 150,000달러 대출
양식 3508S를 제출하지만, 대출 기관의 요청에 따라 추가 문서를 제공해야 할 수도 있습니다. 최소한 다음 사항을 제출할 준비를 하십시오:
- 자금이 어떻게 사용되었는지 보여주는 은행 계좌 명세서
- 대상 기간 급여 비용 증빙 서류
- 급여 외 비용을 청구하는 경우 해당 증빙 서류
문서 제출 문턱은 낮지만, 여전히 포괄적인 기록이 필요합니다.
$150,000 초과 대출 건
전체 증빙 서류 요건이 적용됩니다. Form 3508 또는 3508EZ를 사용해야 하며, 청구된 모든 비용에 대해 완전한 증빙 서류를 제출해야 합니다. 여기에는 위에서 상세히 설명한 모든 급여, 복리후생비, 모기지 이자, 임대료, 공공요금 및 기 타 비용 증빙 서류가 포함됩니다.
SBA는 고액 대출을 더욱 엄격하게 조사하며, 서류가 미비할 경우 탕감 절차가 지연되거나 거부될 수 있습니다.
감사를 유발하는 흔한 서류 작성 실수
어떤 부분에서 오류가 발생하는지 이해하면 다음과 같은 함정을 피할 수 있습니다.
서류 간 수치 불일치는 가장 흔한 위험 신호입니다. 예를 들어, Form 941에는 급여가 $100,000로 기재되어 있는데 급여 보고서에는 $120,000로 기재되어 있다면, SBA는 이러한 불일치를 문제 삼을 것입니다.
대상 기간(Covered Period) 외 급여 비용 포함은 기업이 실수로 8주 또는 24주 기간을 벗어나는 급여 지급일을 포함할 때 발생합니다. SBA는 대상 기간 날짜를 엄격하게 적용합니다.
소유주 보상 한도 초과는 즉각적인 정밀 조사의 대상이 됩니다. 소유주 1인당 $20,833의 한도는 절대적이지만, 많은 사업주들이 계산 방식을 이해하지 못해 그 이상의 금액을 청구하곤 합니다.
고용 유지 세액 공제(ERC) 중복 수혜는 심각한 위반 사항입니다. SBA는 PPP 탕감 신청과 ERC 청구 내역을 대조 확인합니다. 동일한 급여 지출에 대해 두 프로그램의 혜택을 모두 받는 것은 연방 규정 위반이며 형사 처벌로 이어질 수 있습니다.
60/40 지출 비율 미달은 탕감 일부 거부의 원인이 됩니다. 대출금의 60% 미만이 급여 비용으 로 사용된 경우, 탕감액은 비례하여 줄어들거나 지출이 현저히 부족한 경우 전액 거부될 수 있습니다.
서류 날짜 관련 문제는 기업이 2020년 2월 15일 이후의 영수증이나 계약서를 제출할 때 발생합니다. 모든 비용은 이 날짜 이전에 존재했던 의무와 관련이 있어야 합니다(대상 근로자 보호 지출은 예외).
지급 증빙 부족은 기업이 송장은 제출하지만 실제 지급 사실을 증명하지 못할 때 발생합니다. SBA는 단순히 청구서를 받은 것이 아니라 실제로 계좌에서 돈이 빠져나갔다는 증거를 확인하고자 합니다.
서류 보관 규정 위반은 감사 중에 드러나곤 합니다. 탕감을 받은 후 기록을 폐기한 기업은 감사 요청에 응하지 못하게 되어, 자동으로 대출금 상환 요구를 받게 됩니다.
증빙 서류 정리 방법
잘 정리된 서류 묶음은 승인 절차를 앞당기고 전문성을 보여줍니다.
마스터 폴더 생성: 모든 PPP 탕감 서류를 카테고리별(급여, 임대료, 공공요금 등)로 분류하여 보관하십시오.
일관된 파일 이름 명명 규칙 사용: 디지털 파일에 "2020-Q2-Form941.pdf" 또는 "Payroll-Report-Week1-Week8.pdf"와 같이 이름을 붙여 특정 서류를 빠르게 찾을 수 있도록 하십시오.
요약표 작성: 제출하는 각 서류의 목록, 해당 날짜 범위, 청구된 총액을 나열한 요약표를 준비하십시오. 이 로드맵은 검토자가 제출 내용을 빠르게 이해하는 데 도움 이 됩니다.
주요 정보 하이라이트 또는 주석 추가: 은행 거래 내역서에서 관련 거래에 동그라미를 치고 각 지급 항목이 무엇을 의미하는지 메모를 추가하십시오. 검토자가 수많은 항목 중에서 일일이 찾아내게 하지 마십시오.
디지털 및 실물 사본 보관: 모든 서류의 사본을 두 가지 형태로 보관하십시오. 디지털 사본은 제출과 공유가 용이하고, 실물 사본은 기술적 오류 발생 시 백업 역할을 합니다.
카테고리 내에서 시간순으로 정리: 지출의 흐름이 명확하도록 정리하십시오. 대상 기간의 1주 차부터 시작하여 8주 차 또는 24주 차까지 순차적으로 진행하십시오.
서류 보관 의무
탕감을 받았다고 해서 서류 작업이 끝난 것은 아닙니다. SBA와 대출 기관은 탕감 또는 전액 상환 후 6년 동안 대출 건을 감사할 권리를 보유합니다.
제출한 모든 서류와 신청 내용을 입증하는 모든 증빙 서류를 보관해야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 모든 원본 급여 증빙 서류 및 세무 신고서
- 전체 대상 기간에 대한 은행 거래 내역서
- 비급여 비용에 대한 모든 송장, 영수증 및 지급 기록
- PPP 대출 신청서 및 탕감 신청서와 모든 부속 명세서
- FTE(풀타임 환산 직원) 계산 및 급여/임금 삭감 계산 증빙 서류
이 서류들을 안전하게 보관하고, 가능한 경우 디지털 백업과 실물 사본을 모두 유지하십시오. 많은 회 계 소프트웨어 플랫폼이 이 목적을 위한 전용 서류 보관 기능을 제공합니다.
감사 시 필요한 서류를 제출하지 못할 경우, SBA는 청구된 비용이 정당하지 않은 것으로 간주하여 대출금 전액 상환 및 잠재적인 벌금을 부과할 수 있습니다.
신청 마감 기한 및 시기
타이밍 요건을 이해하면 불필요한 문제를 피할 수 있습니다.
탕감 신청 마감일: SBA가 대출 번호를 발급한 날로부터 최대 5년 이내에 탕감을 신청할 수 있습니다. 그러나 대상 기간 종료 후 10개월 이내에 신청하지 않으면 대출금 상환 유예가 종료되어 원리금 상환을 시작해야 합니다.
대상 기간(Covered Period) 선택: 대출금 수령일로부터 8주 또는 24주 중 하나를 대상 기간으로 선택합니다. 대부분의 기업은 자금 지출과 고용 수준 유지에 더 많은 유연성을 제공하는 24주 기간을 선택하는 것이 유리합니다.
지급 시기 규칙: 급여 비용의 경우, 대상 기간 내에 지급된 비용 또는 대상 기간 내에 발생하여 다음 정기 급여일에 지급된 비용을 포함할 수 있습니다. 비급여 비용의 경우, 대상 기간 내에 지급된 비용 또는 대상 기간 전에 발생한 의무에 대해 대상 기간 내에 지급된 비용을 포함할 수 있습니다.
제출 후 진행 과정
신청서와 증빙 서류를 제출한 후의 절차는 다음과 같습니다:
대출 기관 검토: 대출 기관은 일반적으로 60일 이내에 제출된 서류의 완전성과 정확성을 검토합니다. 이 과정에서 추가 서류나 설명을 요청할 수 있습니다.
SBA 검토: 대출 기관은 귀하를 대신하여 신청서를 SBA(미국 소기업청)에 제출합니다. 200만 달러 이상의 대출인 경우 SBA 검토가 자동으로 수행됩니다. 그보다 적은 금액의 대출인 경우, SBA가 직접 검토하거나 대출 기관의 판단을 수용할 수 있습니다.
탕감 승인 또는 거절: 결정 사유와 함께 탕감 여부가 결정됩니다. 일부 비용이 요건을 충족하지 못하거나 증빙 서류가 불충분한 경우 부분 탕감이 승인될 수 있습니다.
통지 수령: 대출 기관으로부터 탕감 결정에 대한 통지를 받게 됩니다. 전액 탕감된 경우 상환 의무가 없습니다. 부분 탕감된 경우 남은 잔액에 대해 대출 조건 변경(Loan modification) 절차를 밟게 됩니다.
이 과정 전반에 걸쳐 대출 기관이나 SBA의 서류 요청에 즉시 응답하십시오. 추가 서류 제출이 지연되면 검토 기간이 크게 늘어날 수 있습니다.