Пълният списък с документи за опрощаване на заем по програмата PPP

Знаехте ли, че непълната документация е причина номер едно молбите за опрощаване на PPP заем да бъдат отхвърлени или да предизвикат одити? След преминаване през сложния процес по кандидатстване и получаване на заем по Програмата за защита на заплатите (PPP), последното препятствие — опрощаването на заема — изисква щателна документация. Липсата дори на един изискуем документ може да забави опрощаването ви или, което е по-лошо, да предизвика одит от SBA, който може да доведе до искания за връщане на сумата.

Независимо дали сте получили 10 000 или 2 милиона долара, разбирането на това точно какви документи са ви необходими и как да ги организирате е от критично значение за успешното преминаване през процеса на опрощаване. Това изчерпателно ръководство представя подробно всеки документ, който ще ви бъде необходим, честите грешки, които трябва да избягвате, и практически съвети, за да гарантирате, че молбата ви ще премине успешно процеса на одобрение.

Разбиране на формулярите за опрощаване на PPP заем

Преди да съберете документите си, трябва да определите кой формуляр за молба за опрощаване е приложим за вашата ситуация. SBA предлага три различни формуляра, всеки с различни изисквания за документация:

Формуляр 3508S е най-простият вариант, достъпен за кредитополучатели със заеми от 150 000 долара или по-малко. Този формуляр изисква минимална документация и значително намалява бюрократичната тежест.

Формуляр 3508EZ е достъпен за бизнеси, които отговарят на специфични критерии: тези, които не са намалили заплатите на служителите с повече от 25% и или не са намалили броя на служителите, или не са успели да намерят квалифицирани кадри. Този формуляр има умерени изисквания за документация.

Формуляр 3508 е стандартният формуляр, изискуем за всички останали кредитополучатели или тези, които предпочитат да не използват опростените версии. Той изисква най-изчерпателната документация.

Формулярът, който използвате, определя колко документация ще трябва да подадете, така че правилният избор може да спести значително време и усилия.

Универсални документи, изисквани за всички молби

Независимо от това кой формуляр използвате, всяка молба за опрощаване на PPP изисква следните основни документи:

Номер на заема от SBA от вашата Запис на заповед за PPP заем е от съществено значение — той идентифицира вашия конкретен заем в системата на SBA.

Банкови извлечения, обхващащи целия ви покрит период (8 или 24 седмици от изплащането на заема), които показват как са били получени и похарчени средствата.

Идентификация със снимка, като шофьорска книжка или паспорт, която потвърждава самоличността ви като собственик на бизнес или упълномощен представител.

Тези базови документи установяват вашата самоличност и подробностите по заема, преди да преминете към специфичната документация за разходите.

Документация за разходите за заплати: Сърцевината на вашата молба

Разходите за заплати обикновено представляват най-голямата част от разходите по PPP — и SBA изисква поне 60% от заема ви да бъдат похарчени за заплати, за да отговаряте на условията за пълно опрощаване. Това прави документацията за заплатите най-критичния компонент на вашата молба.

Записи за възнаграждения на служителите

Ще трябва да предоставите изчерпателна документация за всички парични възнаграждения, изплатени на служителите по време на вашия покрит период:

Отчети от услуги за обработка на заплати от доставчици като ADP, Paychex или Gusto, които описват подробно брутните заплати, нетната сума за изплащане и удръжките за всеки платежен период в рамките на вашия покрит период.

Формуляр 941 на IRS (Тримесечна федерална данъчна декларация на работодателя) за всички тримесечия, които се застъпват с вашия покрит период. Тези формуляри потвърждават данъците върху заплатите, които сте платили, и трябва да съвпадат с вашите отчети за заплати.

Тримесечни щатски данъчни отчети, които съответстват на подадените формуляри 941, показващи щатските осигуровки за безработица и други щатски данъци върху заплатите.

Банкови извлечения или анулирани чекове, показващи действителното изплащане на заплатите на служителите. SBA иска доказателство, че парите действително са напуснали сметката ви и са стигнали до служителите.

Ако използвате външна услуга за обработка на заплати, може да имате възможност да подадете обобщени отчети от тази услуга вместо множество индивидуални документи, но се уверете, че тези отчети съдържат всички необходими данни.

Документация за възнаграждение на собственика

Ако сте самонаето лице, едноличен търговец или независим изпълнител, документирането на възнаграждението на собственика следва различни правила:

Приложение C (Schedule C) от вашата данъчна декларация за 2019 г. (или януари-февруари 2020 г., ако не сте имали бизнес през 2019 г.) установява базовото ви възнаграждение за сравнение.

Банкови извлечения или копия от чекове, показващи тегленията на възнаграждение по време на покрития период. SBA ограничава възнаграждението на собственика до сума, равняваща се на 2,5 месеца (8,33 седмици) от нетната печалба за 2019 г., разделена на 52, с максимум от 20 833 долара на собственик.

Документация за вноски за пенсиониране или здравно осигуряване, направени от ваше име, ако ги заявявате като допълнителни разходи за възнаграждение на собственика.

Честа грешка е заявяването на повече от лимита от 20 833 долара на собственик или включването на плащания, които не отговарят на условията на SBA — и двете са сигнали за нередност, които предизвикват одити.

Документация за придобивки на служителите

Ако заявявате работодателски вноски за здравно осигуряване на служителите, пенсионни планове или други придобивки като част от разходите си за заплати:

Документи за застрахователни полици и фактури за премии, показващи периода на покритие и сумите на вноските от работодателя.

Извлечения от пенсионни планове, документиращи работодателските вноски по време на покрития период, заедно с документи по плана, показващи структурата на съфинансиране или вноски от работодателя.

Разписки за плащане или анотации в банкови извлечения, доказващи, че тези придобивки действително са били платени по време на покрития период.

Ключово изискване: тези придобивки трябва да са били предлагани преди 15 февруари 2020 г., а не да са създадени специално с цел увеличаване на сумата за опрощаване на PPP заема.

Документация за разходи, различни от заплати

Въпреки че разходите за заплати обикновено доминират в заявленията за опрощаване на заеми по PPP, разходите, различни от заплати, могат да съставляват до 40% от сумата на вашия заем. Всяка категория изисква специфична документация.

Плащания на лихви по ипотечни кредити

Ако претендирате за лихви по ипотека върху бизнес имот:

Погасителен план на ипотеката или извлечение от кредитора, показващо каква част от всяко плащане отива за лихва спрямо главница. Само лихвената част подлежи на опрощаване.

Копие от вашия договор за ипотека или запис на заповед, доказващо, че заемът е съществувал преди 15 февруари 2020 г. и е обезпечен с бизнес имот.

Разписки за плащане, анулирани чекове или анотации в банкови извлечения, показващи плащанията на лихви, направени по време на покрития период.

Помнете: само плащанията на лихви се зачитат, а не главницата. Ипотеката трябва да бъде за недвижимо или лично имущество, използвано във вашите бизнес операции.

Плащания за наем или лизинг

За задължения за бизнес наем или лизинг:

Договор за наем или лизинг, показващ условията, месечната сума на плащането и факта, че договорът е бил в сила преди 15 февруари 2020 г.

Месечни извлечения за наем или фактури от вашия наемодател за покрития период.

Документация за плащане чрез анулирани чекове, записи на ACH трансакции или анотирани банкови извлечения, показващи, че наемът е платен.

Ако наемате от себе си (притежавате имота лично, докато бизнесът плаща наем), очаквайте допълнителна проверка. Уверете се, че договорът за наем е надлежно документиран и плащанията на наем са пазарни трансакции.

Комунални услуги

Допустимите разходи за комунални услуги включват електричество, газ, вода, транспорт, телефон и интернет услуги:

Сметки за комунални услуги или фактури за услуги по време на покрития период, ясно показващи датите на обслужване и дължимите суми.

Договори за бизнес услуги или извлечения по сметки, доказващи, че тези услуги обслужват вашия бизнес обект.

Разписки за плащане или банкови записи, показващи, че комуналните услуги са платени по време на покрития период.

Често срещан проблем: претендиране за лични разходи за комунални услуги или услуги за имоти, които не се използват в бизнес операциите. Дръжте личните и бизнес услугите напълно отделени.

Покрити оперативни разходи

Тази категория включва софтуер, облачни изчислителни услуги и разходи за доставка на продукти или услуги:

Фактури от доставчици или извлечения за абонаменти за софтуер, облачни услуги или разходи за доставка, направени по време на покрития период.

Записи за плащания, показващи, че тези разходи действително са били платени.

Те трябва да бъдат „съществени за бизнес операциите“ — общите бизнес разходи не се квалифицират автоматично. Разходът трябва да е бил необходим за провеждане на бизнес операции по време на пандемията.

Покрити разходи за имуществени вреди

Ако претендирате за разходи за имуществени щети, свързани с обществени безредици през 2020 г.:

Документация за щетите чрез полицейски доклади, застрахователни искове или снимки от момента на събитието.

Фактури за ремонти или възстановяване, които ясно посочват извършената работа и разходите.

Документация за плащане, показваща, че разходите са платени по време на покрития период.

Това е една от най-рядко използваните категории, но може да включва щети от вандализъм, мародерство или събития на обществени безредици.

Покрити разходи към доставчици

Разходи към доставчици, които са били от съществено значение за операциите преди пандемията:

Договори с доставчици или поръчки за покупка, показващи, че отношенията с доставчика са съществували преди пандемията.

Фактури за стоки или услуги, получени по време на покрития период.

Документация за плащане, доказваща, че те са платени по време на покрития период.

Ключовият квалификатор: доставчикът трябва да е бил от съществено значение за вашите операции и разходите трябва да са били необходими за вашите бизнес операции.

Покрити разходи за защита на служителите

Разходи, свързани с COVID-19, за защита на служителите и клиентите:

Разписки за ЛПС, прегради от плексиглас, системи за филтриране на въздуха или услуги за дезинфекция, закупени по време на покрития период.

Документация, свързваща разходите със съответствието с COVID-19, като заповеди на местните здравни служби или индустриални насоки, които сте спазвали.

Тази категория стана особено важна за бизнеси, които се нуждаеха от значителни модификации, за да продължат да работят безопасно.

Изисквания за документация според размера на заема

Вашата тежест по отношение на документацията варира значително в зависимост от сумата на вашия заем:

Заеми от 50 000 долара или по-малко

Ако сте използвали Формуляр 3508S, подавате самия формуляр за кандидатстване плюс декларация от една страница. Обикновено не е необходимо да подавате придружаващи документи с вашето заявление, въпреки че вашият кредитор или SBA могат да ги поискат по-късно.

Въпреки това — и това е критично — трябва да съхранявате всички придружаващи документи в продължение на шест години. Само защото не ги подавате, не означава, че не са ви нужни. Одитът може да изиска всеки от стандартните документи, описани по-горе.

Заеми от 50 001 до 150 000 долара

Ще подадете Формуляр 3508S, но може да се наложи да предоставите допълнителна документация по искане на вашия кредитор. Като минимум бъдете готови да представите:

• Извлечения от банкови сметки, показващи как са похарчени средствата
• Документация за вашите разходи за заплати през покрития период
• Доказателства за разходи, различни от заплати, ако претендирате за тях

Прагът за документация е по-нисък, но все пак са ви необходими изчерпателни записи.

Заеми над 150 000 долара

Прилагат се пълни изисквания за документация. Ще използвате Формуляр 3508 или 3508EZ и трябва да представите пълна документация за всички заявени разходи. Това включва цялата документация за заплати, обезщетения, ипотека, наем, комунални услуги и други разходи, описани по-горе.

SBA проучва по-големите заеми по-интензивно, а непълната документация ще забави или ще доведе до отказ на опрощаването ви.

Чести грешки в документацията, които предизвикват одити

Разбирането на това какво се обърква ви помага да избегнете тези капани:

Несъответстващи числа между документите е най-честият предупредителен сигнал. Ако вашият Формуляр 941 показва 100 000 долара в заплати, но вашите отчети за заплати показват 120 000 долара, SBA ще отбележи това несъответствие.

Включване на разходи за заплати извън обхванатия период се случва, когато предприятията погрешно включват дати за плащане, които попадат извън техния 8-седмичен или 24-седмичен период. SBA е строга по отношение на датите на обхванатия период.

Превишаване на лимита за компенсация на собствениците предизвиква незабавна проверка. Лимитът от 20 833 долара на собственик е абсолютен, но много собственици на бизнес изискват повече, често защото не разбират как работи изчислението.

Двойно ползване на Кредита за задържане на служители (ERC) е сериозно нарушение. SBA прави кръстосана проверка на опрощаването на PPP с исканията за ERC. Използването на едни и същи средства за заплати и за двете програми нарушава федералните правила и може да доведе до наказателно преследване.

Неспазване на съотношението на разходите 60/40 води до частичен отказ на опрощаването. Ако по-малко от 60% от вашия заем е отишъл за разходи за заплати, вашето опрощаване ще бъде намалено пропорционално — или отказано изцяло, ако разликата е значителна.

Проблеми с датирането на документацията възникват, когато предприятията представят касови бележки или договори с дата след 15 февруари 2020 г. Всички разходи трябва да се отнасят до задължения, съществували преди тази дата (с изключение на покритите разходи за защита на работниците).

Недостатъчно доказателство за плащане се случва, когато фирмите подават фактури, но не могат да докажат плащането. SBA иска да види, че парите действително са напуснали вашата сметка, а не просто че сте получили сметка.

Нарушения при съхранението на документи стават явни по време на одити. Предприятията, които са унищожили записите си след получаване на опрощаване, се оказват неспособни да отговорят на исканията за одит, което води до автоматични искания за възстановяване на сумите.

Как да организирате документацията си

Добре организираният пакет от документи ускорява одобрението и демонстрира професионализъм:

Създайте главна папка за всички документи за опрощаване на PPP, организирани по категории (Заплати, Наем, Комунални услуги и др.).

Използвайте последователни конвенции за именуване за цифрови файлове, като например „2020-Q2-Form941.pdf“ или „Payroll-Report-Week1-Week8.pdf“, за да можете бързо да намирате конкретни документи.

Подгответе обобщен лист, който изброява всеки документ, който подавате, периода от време, който обхваща, и общата заявена сума. Тази „пътна карта“ помага на проверяващите бързо да разберат вашето подаване.

Подчертайте или анотирайте ключова информация в банковите извлечения, като ограждате съответните транзакции и добавяте бележки, обясняващи какво представлява всяко плащане. Не карайте проверяващите да търсят в десетки редове.

Пазете цифрови и физически копия на всичко. Цифровите копия улесняват подаването и споделянето, докато физическите копия осигуряват резервно копие в случай на технически повреди.

Организирайте хронологично в рамките на категориите, така че прогресията на разходите да е ясна. Започнете от Седмица 1 от вашия обхванат период и продължете последователно до Седмица 8 или 24.

Изискването за съхранение на документи

Получаването на опрощаване не означава, че сте приключили с документацията. SBA и вашият заемодател запазват правото да одитират вашия заем в продължение на шест години след опрощаването или пълното му изплащане.

Трябва да съхранявате всички документи, които сте подали, плюс всяка подкрепяща документация, която обосновава вашето заявление. Това включва:

• Цялата оригинална документация за заплати и данъчни декларации
• Банкови извлечения за целия обхванат период
• Всички фактури, касови бележки и записи за плащания за разходи, различни от заплати
• Вашето заявление за заем по PPP и заявление за опрощаване с всички подкрепящи приложения
• Документация за изчисленията на FTE и изчисленията за намаляване на заплатите/възнагражденията

Съхранявайте тези документи сигурно, както с цифрови резервни копия, така и с физически копия, ако е възможно. Много платформи за счетоводен софтуер предлагат функции за съхранение на документи специално за тази цел.

Ако бъдете одитирани и не можете да представите изискваните документи, SBA ще приеме най-лошото — че заявените разходи не са били легитимни — и ще изиска пълно възстановяване на сумата плюс потенциални санкции.

Крайни срокове и времеви график за кандидатстване

Разбирането на изискванията за време ви помага да избегнете ненужни усложнения:

Краен срок за кандидатстване за опрощаване: Имате до пет години от датата, на която SBA е издала номера на вашия заем, за да кандидатствате за опрощаване. Въпреки това, ако не кандидатствате в рамките на 10 месеца след последния ден от вашия обхванат период, плащанията по вашия заем вече не се отлагат и трябва да започнете да правите вноски.

Избор на обхванат период: Избирате или 8-седмичен, или 24-седмичен обхванат период, започващ от датата на изплащане на заема. Повечето фирми се възползват от 24-седмичния период, тъй като той осигурява по-голяма гъвкавост за изразходване на средствата и поддържане на нивата на заплатите.

Правила за времето на плащане: За разходите за заплати можете да включите плащания, извършени по време на обхванатия период или начислени по време на обхванатия период и платени до следващата редовна дата за заплати. За разходи, различни от заплати, можете да включите плащания, извършени по време на обхванатия период или платени в рамките на обхванатия период за задължения, възникнали преди него.

Какво се случва след подаването

След като подадете своята кандидатура и документация:

Вашият кредитор преглежда подадените от Вас документи за пълнота и точност, обикновено в рамките на 60 дни. Те могат да изискат допълнителна документация или разяснения.

SBA (Администрацията за малкия бизнес) преглежда заявлението, което Вашият кредитор подава от Ваше име. За заеми над 2 милиона долара прегледът от SBA е автоматичен. За по-малки заеми SBA може да извърши преглед или да приеме решението на Вашия кредитор.

Опрощаването се разрешава или отказва с обяснение. Може да бъде предоставено частично опрощаване, ако някои разходи не отговарят на условията или документацията е недостатъчна.

Получавате известие от Вашия кредитор относно решението за опрощаване. Ако заемът е напълно опростен, не дължите нищо. Ако е частично опростен, ще получите модификация на заема за оставащия баланс.

По време на този процес отговаряйте незабавно на всякакви искания за документи от Вашия кредитор или SBA. Забавянето в предоставянето на допълнителна документация може значително да удължи периода на преглед.

Специфични съображения за различните видове бизнес

Еднолични търговци и независими изпълнители

Вашите нужди от документация са по-прости, но изискват специфични елементи:

• Вашето Приложение C (Schedule C) за 2019 г., доказващо нетната печалба
• Банкови извлечения, показващи тегления за възнаграждение на собственика (не трябва да надвишават $20,833)
• Ако нямате служители, не се нуждаете от обширна документация за ведомости за заплати

Партньорства (Събирателни дружества)

Документацията трябва да отчита възнаграждението на съдружниците:

• Приложение K-1 (Schedule K-1) на всеки съдружник от 2019 г.
• Документация за разпределенията към съдружниците по време на покрития период
• Лимитът от $20,833 се прилага за всеки съдружник, а не за партньорството като цяло

Корпорации със собственици-служители

Собствениците-служители, които също са служители на трудов договор (W-2), следват правилата за служителите, но подлежат на лимита от $20,833:

• Формуляри W-2, показващи изплатените заплати
• Отчети за заплати за собствениците-служители
• Документация, доказваща, че лимитът от $20,833 на собственик-служител не е бил превишен

Бизнеси със сезонни служители

Ако имате сезонни флуктуации на работната сила:

• Документация за историческите модели на заетост
• Обяснение как сте изчислили служителите на пълно работно време (FTE - Full-Time Equivalent)
• Счетоводни записи за заплати, показващи сезонния характер на Вашия бизнес

Опростете Вашето финансово управление

Докато съставяте тези обширни изисквания за документация за опрощаване на PPP заема, вероятно осъзнавате колко критични за успеха на Вашия бизнес са точните и организирани финансови записи. Независимо дали преминавате през държавни програми за кредитиране, подготвяте се за данъчния сезон или планирате растеж, наличието на прозрачни и достъпни финансови данни е от съществено значение.

Beancount.io предоставя счетоводство в текстов формат (plain-text accounting), което Ви дава пълна прозрачност и контрол върху Вашите финансови данни. За разлика от традиционния счетоводен софтуер със собствени затворени формати, счетоводството чрез обикновен текст съхранява Вашите финансови записи в четими от човек файлове, които притежавате и контролирате изцяло — без обвързване с конкретен доставчик и без „черни кутии“. Системата поддържа контрол на версиите, подходяща е за разработчици и е готова за финансовите прозрения на бъдещето, базирани на изкуствен интелект. Започнете безплатно и поемете контрола върху Вашата финансова документация.

Последен контролен списък

Преди да подадете заявлението си за опрощаване на PPP заем, проверете дали сте:

• Определили правилния формуляр за опрощаване (3508S, 3508EZ или 3508)
• Събрали всички универсални документи (номер на заема, банкови извлечения, документ за самоличност със снимка)
• Подготвили пълна документация за заплати (отчети, формуляри 941, щатски декларации, банкови записи)
• Събрали документация за възнаграждението на собственика, ако е приложимо
• Съставили цялата документация за разходи, различни от заплати (ипотека, наем, комунални услуги и др.)
• Проверили дали всички документи обхващат Вашия конкретен покрит период
• Потвърдили съотношението 60/40 за разходи за заплати
• Проверили повторно, че никакви разходи за заплати не са били заявени по линия на ERC (Кредит за задържане на служители)
• Организирали документите логично с ясни етикети
• Създали обобщена документация за бърза справка
• Направили архивни копия на цялата документация
• Планирали шестгодишен период на съхранение на документите

Заключение

Изискванията за документация за опрощаване на PPP заема могат да изглеждат непосилни, но систематичният подход прави процеса управляем. Започнете, като определите кой формуляр се прилага за Вашия заем, след което събирайте документите категория по категория, вместо да се опитвате да подготвите всичко наведнъж.

Помнете, че точността е по-важна от бързината. Пълно и добре организирано заявление, подадено няколко седмици по-късно, ще бъде обработено по-бързо от прибързано подадено такова, в което липсват ключови документи. SBA удължи крайните срокове за опрощаване специално за да даде на бизнеса време да направи всичко правилно.

Най-важното е да се отнасяте към съхранението на документи като към текущо задължение, а не като към еднократна задача. Съхранявайте документите си сигурно за пълния шестгодишен период, като поддържате както цифрови, така и физически копия, когато е възможно. Спокойствието, което идва от знанието, че можете да отговорите на всяко бъдещо искане за одит, си заслужава усилията по съхранението.

Следвайки този изчерпателен контролен списък и избягвайки често срещаните грешки, Вие ще позиционирате бизнеса си за гладко одобрение и ще оставите процеса по опрощаване на PPP зад гърба си, което ще Ви позволи да се съсредоточите върху най-важното — разрастването на Вашия бизнес и обслужването на Вашите клиенти.