Відрахування із заробітної плати: Повний посібник для власників малого бізнесу

Кожні два тижні ваші працівники з нетерпінням перевіряють свої банківські рахунки в очікуванні зарплати. Але ось у чому річ: сума, яку вони отримують, значно менша за ту, яку вони фактично заробили. У чому різниця? У відрахуваннях із заробітної плати — часто незрозумілому містку між нарахованою зарплатою та сумою «на руки», який має опанувати кожен власник бізнесу.

Помилки у відрахуваннях із заробітної плати можуть коштувати вам більше, ніж просто втрата довіри працівників. IRS накладає штрафи у розмірі від 2% до 15% від загального фонду оплати праці за несвоєчасне або неправильне внесення податкових депозитів, і це лише початок. Для малого бізнесу без спеціалізованих бухгалтерських відділів навігація в лабіринті обов'язкових утримань, добровільних пільг і постійно мінливих податкових ставок може здаватися приголомшливою.

Цей посібник детально розбирає все, що вам потрібно знати про відрахування із заробітної плати у 2026 році — від податків, які ви зобов'язані утримувати за законом, до пільг, які ваші працівники можуть обрати самостійно — щоб ви могли точно платити своїй команді та дотримуватися закону.

Що таке відрахування із заробітної плати?

Відрахування із заробітної плати — це суми, що утримуються з нарахованої зарплати (брутто) працівника до того, як він отримає чек. Ці відрахування покривають усе: від федеральних податків до пенсійних внесків, і вони визначають різницю між тим, що працівник заробляє, і тим, що фактично потрапляє на його банківський рахунок.

Ось простий спосіб це зрозуміти:

Нарахована зарплата (брутто) - Відрахування = Чиста зарплата (нетто)

Наприклад, якщо нарахована зарплата працівника становить $5,000 на місяць, але він отримує «на руки» $3,750, то різниця у $1,250 — це загальна сума відрахувань на податки, страхування, пенсійне забезпечення та інші утримання.

Дві категорії відрахувань із заробітної плати

Усі відрахування із заробітної плати поділяються на дві категорії: обов'язкові та добровільні. Розуміння цієї різниці є критично важливим, оскільки це впливає на те, як ви розраховуєте утримання, коли ви можете почати їх вираховувати та яка документація вам потрібна.

Обов'язкові відрахування

Ці відрахування вимагаються законом. Вам не потрібен дозвіл працівника — ви юридично зобов'язані утримувати їх незалежно від побажань ваших співробітників.

Добровільні відрахування

Ці відрахування потребують чіткої згоди працівника. Навіть якщо ви пропонуєте медичне страхування або пенсійний план 401(k), працівники мають надати згоду, перш ніж ви зможете щось вираховувати з їхньої зарплати. Завжди отримуйте письмовий дозвіл перед проведенням добровільних відрахувань.

Пояснення обов'язкових відрахувань із зарплати

Податки FICA: соціальне страхування та Medicare

Податки FICA (Federal Insurance Contributions Act) фінансують програми соціального страхування та Medicare. Роботодавці та працівники роблять однакові внески.

Ставки FICA на 2026 рік:

Тип податку	Ставка для працівника	Ставка для роботодавця	Ліміт бази оподаткування
Соціальне страхування	6.2%	6.2%	$184,500
Medicare	1.45%	1.45%	Без ліміту
Всього FICA	7.65%	7.65%	—

Ліміт бази оподаткування для соціального страхування зріс зі $176,100 у 2025 році до $184,500 у 2026 році. Це означає, що максимальний податок на соціальне страхування як для працівника, так і для роботодавця становить $11,439 для кожного.

Додатковий податок на Medicare: Працівники, які заробляють понад $200,000 на рік, зобов'язані сплачувати додаткові 0.9% податку Medicare на суму заробітної плати понад цей поріг. Цей додатковий податок поширюється лише на працівників — частка роботодавця тут відсутня.

Федеральний прибутковий податок

Утримання федерального прибуткового податку залежить від інформації з форми W-4 працівника, включаючи його сімейний стан (неодружений, одружений, що подає спільну декларацію, або голова домогосподарства) та будь-які додаткові утримання, які він просить зробити.

Федеральна податкова система 2026 року використовує сім категорій ставок: від 10% до 37%. Щоб розрахувати правильну суму утримання, використовуйте таблиці утримань IRS у публікації 15-T, доступній на сайті IRS.gov.

Прибуткові податки штату та місцеві податки

Більшість штатів встановлюють власні прибуткові податки з різними ставками та правилами. Деякі штати мають фіксовану податкову ставку, тоді як інші використовують прогресивні шкали, подібні до федеральної системи.

Штати без прибуткового податку:

• Аляска
• Флорида
• Невада
• Нью-Гемпшир (тільки на дивіденди та відсотки)
• Південна Дакота
• Теннессі
• Техас
• Вашингтон
• Вайомінг

Навіть у штатах без прибуткового податку вам все одно може знадобитися утримувати місцеві податки залежно від того, де ваші працівники працюють або живуть. Завжди перевіряйте вимоги штату та місцевої влади для кожної локації працівника.

Специфічні обов'язкові відрахування штату

Залежно від вашого штату, ви також можете бути зобов'язані утримувати кошти на:

• Державне страхування на випадок непрацездатності (SDI): Обов'язкове в Каліфорнії, Гаваях, Нью-Джерсі, Нью-Йорку та Род-Айленді.
• Оплачувана сімейна та медична відпустка (PFML): Обов'язкові внески працівників у таких штатах, як Массачусетс, Коннектикут, Вашингтон та Орегон.
• Страхування на випадок безробіття штату (SUI): Деякі штати вимагають внесків від працівників на додаток до виплат роботодавця.

Стягнення із заробітної плати (Гарнішмент)

Коли суд наказує працівнику сплатити аліменти, несплачені податки або інші борги, ви юридично зобов'язані утримувати вказану суму з його зарплати. Накази про стягнення мають пріоритет над більшістю інших відрахувань, і невиконання цих вимог може призвести до того, що ви станете відповідальними за несплачену суму.

Добровільні відрахування із заробітної плати

Добровільні відрахування застосовуються лише тоді, коли працівники спеціально обирають їх. Вам потрібна письмова згода, перш ніж утримувати будь-які добровільні суми.

Внески до пенсійних планів

Плани 401(k):

У 2026 році працівники можуть вносити до 24 500 доларів США до традиційного або Roth плану 401(k) — порівняно з 23 500 доларів США у 2025 році. Працівники віком 50 років і старше можуть зробити додатковий надолужувальний внесок (catch-up contribution) у розмірі 8 000 доларів США, що доводить їхній загальний можливий річний внесок до 32 500 доларів США.

Традиційні внески 401(k) здійснюються до оподаткування, що негайно зменшує оподатковуваний дохід працівника. Внески Roth 401(k) здійснюються після оподаткування, але вони зростають без оподаткування, і їх можна знімати без податків після виходу на пенсію.

Внески до IRA:

Якщо ви пропонуєте плани IRA через відрахування із заробітної плати, працівники можуть вносити до 7 000 доларів США у 2026 році (8 000 доларів США, якщо вік становить 50 років і більше).

Рахунки Трампа (Новинка 2026 року):

Починаючи з 4 липня 2026 року, стає доступним новий тип індивідуального пенсійного рахунку для дітей віком до 18 років. Роботодавці можуть вносити до 2 500 доларів США щорічно на рахунок Трампа працівника або його утриманця, і ці внески виключаються з валового доходу працівника.

Страхові премії за медичне страхування

Медичне страхування є найбільш затребуваною пільгою для працівників, хоча малі підприємства з кількістю працівників менше 50 в еквіваленті повної зайнятості не зобов'язані його надавати. Коли працівники обирають ваш план медичного страхування, їхні внески на премії зазвичай відраховуються до оподаткування, що зменшує їхній оподатковуваний дохід.

Рахунки медичних заощаджень (HSA) та рахунки гнучких витрат (FSA)

HSA доступні працівникам, зареєстрованим у планах медичного страхування з високою франшизою. Внески здійснюються до оподаткування, зростають без податків і можуть бути зняті без податків на кваліфіковані медичні витрати. На відміну від FSA, кошти HSA переходять на наступний рік.

FSA дозволяють працівникам відкладати кошти до оподаткування на витрати на охорону здоров'я, але більшість коштів FSA повинні бути використані протягом року дії плану, інакше вони анулюються (хоча деякі плани пропонують пільговий період або обмежене перенесення коштів).

Страхування життя та непрацездатності

Страхування життя та страхування на випадок втрати працездатності, що спонсоруються роботодавцем, є добровільними пільгами, які можуть обирати працівники. Відрахування премій можуть бути до або після оподаткування залежно від структури плану та відповідних податкових правил.

Пільги на проїзд

Програми пільг на проїзд дозволяють працівникам оплачувати кваліфіковані витрати на паркування або громадський транспорт коштами до оподаткування. У 2026 році ліміт IRS становить 340 доларів США на місяць за транспорт та 340 доларів США на місяць за кваліфіковане паркування. Ці пільги не покривають витрати на пальне, поїздки на велосипеді або страхування автомобіля.

Профспілкові внески

Якщо хтось із ваших працівників є членом профспілки, ви зазвичай відповідаєте за утримання профспілкових внесків з їхньої заробітної плати відповідно до колективного договору.

Інші добровільні відрахування

Додаткові добровільні відрахування можуть включати:

• Благодійні внески через програми відрахувань із заробітної плати
• Допомога в освіті або програми погашення студентських позик
• Абонементи в спортзал або внески за велнес-програми
• Плани купівлі акцій компанії

Відрахування до оподаткування порівняно з відрахуваннями після оподаткування

Розуміння різниці між відрахуваннями до та після оподаткування впливає як на ваші розрахунки, так і на податкові рахунки ваших працівників.

Відрахування до оподаткування

Відрахування до оподаткування зменшують оподатковуваний дохід працівника до розрахунку федеральних податків, податків штату та податків FICA. Це означає, що працівники загалом платять менше податків.

Поширені відрахування до оподаткування включають:

• Внески до традиційного 401(k)
• Страхові премії за медичне страхування
• Внески до HSA та FSA
• Пільги на проїзд

Відрахування після оподаткування

Відрахування після оподаткування здійснюються після того, як всі податки були розраховані та утримані. Хоча працівники не отримують негайної економії на податках, деякі варіанти після оподаткування надають інші переваги.

Поширені відрахування після оподаткування включають:

• Внески Roth 401(k) та Roth IRA (зростання та зняття коштів без податків)
• Премії за страхування життя понад певні пороги
• Деякі премії за страхування на випадок непрацездатності
• Стягнення із заробітної плати (виконавчі листи)
• Профспілкові внески (у деяких випадках)
• Благодійні внески після оподаткування

Як розрахувати відрахування із заробітної плати: покрокова інструкція

Дотримуйтесь цього порядку під час розрахунку відрахувань з кожної заробітної плати:

Крок 1: Почніть із валового доходу

Розрахуйте загальний дохід, включаючи регулярну заробітну плату, понаднормові, бонуси та комісійні.

Крок 2: Відніміть відрахування до оподаткування

Вилучіть внески працівника на медичне страхування, традиційний 401(k), HSA/FSA та інші кваліфіковані пільги до оподаткування. Це дасть вам оподатковуваний дохід для Кроку 3.

Крок 3: Розрахуйте та утримайте федеральний прибутковий податок

Використовуючи інформацію з форми W-4 працівника та таблиці Публікації IRS 15-T, визначте федеральний прибутковий податок для утримання на основі скоригованого валового доходу.

Крок 4: Розрахуйте та утримайте податки FICA

Утримайте 6,2% для соціального страхування (на заробітну плату до 184 500 доларів США) та 1,45% для Medicare (без обмеження заробітної плати). Додайте 0,9% додаткового податку на Medicare для заробітної плати, що перевищує 200 000 доларів США.

Крок 5: Розрахуйте та утримайте податки штату та місцеві податки

Застосовуйте правила утримання вашого штату на основі форми W-4 працівника або форми утримання конкретного штату.

Крок 6: Відніміть відрахування після оподаткування

Відніміть внески Roth, стягнення із заробітної плати, пільги після оподаткування та будь-які інші пункти після оподаткування.

Крок 7: Розрахуйте чисту заробітну плату

Те, що залишається — це чиста заробітна плата працівника (сума "на руки").

Поширені помилки при відрахуваннях із заробітної плати (та як їх уникнути)

Неправильна класифікація працівників

Однією з найдорожчих помилок у нарахуванні заробітної плати є класифікація штатних працівників як незалежних підрядників. Якщо IRS визначить, що ви неправильно класифікували працівників, ви можете бути зобов'язані сплатити заборгованість по податках, штрафи та нести відповідальність за невиплачені пільги. Використовуйте вказівки IRS для визначення правильної класифікації на основі поведінкового контролю, фінансового контролю та типу відносин.

Використання застарілих податкових ставок

Податкові ставки, бази нарахування заробітної плати та ліміти внесків змінюються щороку. Використання показників минулого року призводить до неправильних утримань та можливих штрафів. Оновлюйте свою систему нарахування заробітної плати перед обробкою першої відомості кожного нового року.

Пропуски термінів депозитів

IRS накладає штрафи за несвоєчасне внесення податкових платежів із заробітної плати:

• Затримка 1-5 днів: штраф 2%
• Затримка 6-15 днів: штраф 5%
• Затримка понад 15 днів: штраф 10%
• Понад 10 днів після першого повідомлення IRS: штраф 15%

Налаштуйте електронні депозити через EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) і автоматизуйте процес, де це можливо.

Неправильна інформація у формах W-2 або 1099

Подання невірних інформаційних звітів може призвести до штрафів у розмірі до $310 за форму, якщо помилку не виправлено до 1 серпня. Перевіряйте інформацію про працівників під час найму та під час щорічних переглядів.

Ігнорування оподаткування додаткових виплат

Бонуси, понаднормові, комісійні та виплати відпускних підлягають оподаткуванню. Багато власників бізнесу забувають належним чином утримувати податки з цих виплат. IRS дозволяє фіксовану ставку 22% для федеральних утримань з додаткових виплат, або ви можете використовувати сукупний метод на основі звичайної заробітної плати працівника.

Нехтування вимогами конкретних штатів

Кожен штат має власні правила утримання прибуткового податку, страхування на випадок втрати працездатності та програм оплачуваних відпусток. Роботодавці, які працюють у кількох штатах, повинні відстежувати вимоги кожного штату, де працюють їхні співробітники.

Обов'язки роботодавця щодо податків із заробітної плати

Окрім того, що ви утримуєте із зарплати працівників, ви маєте додаткові податкові зобов'язання як роботодавець:

Частка роботодавця у FICA

Ви повинні сплачувати внески FICA у тому ж обсязі, що й працівник: 6,2% на соціальне страхування та 1,45% на Medicare. Ці 7,65% виплачуються з коштів вашого бізнесу, а не з заробітної плати працівників.

Федеральний податок на безробіття (FUTA)

FUTA становить 6% на перші $7,000 заробітної плати кожного працівника, але більшість роботодавців отримують кредит у розмірі 5,4% за сплату податків на безробіття штату, що знижує ефективну ставку до 0,6%. FUTA — це податок лише для роботодавців, він не відраховується із заробітної плати працівників.

Податок на безробіття штату (SUTA)

Ставки SUTA різняться залежно від штату та залежать від вашої галузі та історії претензій. Як і FUTA, це зазвичай витрати роботодавця, хоча кілька штатів вимагають невеликих внесків від працівників.

Страхування від нещасних випадків на виробництві

Більшість штатів вимагають від роботодавців мати страхування від нещасних випадків на виробництві. Це не є відрахуванням із заробітної плати, але розраховується на основі сум ваших виплат та класифікації робочих місць.

Вимоги до ведення обліку

IRS вимагає зберігати записи про заробітну плату не менше чотирьох років, включаючи:

• Форми W-4 працівників та довідки про утримання штату
• Дати та суми всіх виплат заробітної плати
• Суми та дати податкових депозитів
• Копії поданих декларацій (форми 941, 940, W-2, W-3)
• Документацію про коригування або виправлення

Гарне ведення обліку захищає вас під час аудитів і допомагає вирішувати розбіжності з працівниками або податковими органами.

Спростіть своє фінансове управління

Відрахування із заробітної плати — це лише одна частина фінансового пазла вашого бізнесу, але вона є критичною і вимагає точності та послідовного відстеження. Кожне відрахування, яке ви обробляєте — від податків FICA до внесків 401(k) — потребує точної документації та своєчасної звітності.

Beancount.io пропонує текстову бухгалтерію (plain-text accounting), яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими записами. Завдяки реєстрам із контролем версій та форматам даних, готовим до використання штучним інтелектом, ви можете підтримувати ретельний облік, якого вимагає комплаєнс щодо заробітної плати, не залежачи від пропрієтарного програмного забезпечення. Почніть безкоштовно та додайте чіткості фінансам вашого бізнесу.