Deducciones de nómina: la guía completa para propietarios de pequeñas empresas

Cada dos semanas, sus empleados revisan con entusiasmo sus cuentas bancarias en busca de sus cheques de pago. Pero aquí está el detalle: lo que reciben es significativamente menos de lo que realmente ganaron. ¿La diferencia? Las deducciones de nómina: el puente, a menudo malinterpretado, entre el salario bruto y el salario neto que todo propietario de negocio debe dominar.

Equivocarse en las deducciones de nómina puede costarle más que solo la confianza de sus empleados. El IRS impone multas que van del 2% al 15% del total de su nómina por depósitos de impuestos tardíos o incorrectos, y eso es solo el comienzo. Para las pequeñas empresas que no cuentan con departamentos de contabilidad dedicados, navegar por el laberinto de las retenciones obligatorias, los beneficios voluntarios y las tasas impositivas en constante cambio puede resultar abrumador.

Esta guía desglosa todo lo que necesita saber sobre las deducciones de nómina en 2026, desde los impuestos que está legalmente obligado a retener hasta los beneficios que sus empleados podrían elegir, para que pueda pagar a su equipo con precisión y mantenerse dentro de la ley.

¿Qué son las deducciones de nómina?

Las deducciones de nómina son montos retenidos del salario bruto de un empleado antes de que reciba su cheque de pago. Estas deducciones cubren desde impuestos federales hasta contribuciones de jubilación, y determinan la diferencia entre lo que gana un empleado y lo que realmente llega a su cuenta bancaria.

Aquí hay una forma sencilla de pensarlo:

Salario bruto (ganancias totales) - Deducciones de nómina = Salario neto (salario líquido)

Por ejemplo, si un empleado gana $5,000 al mes en salario bruto pero recibe $3,750, la diferencia de $1,250 representa sus deducciones de nómina totales por impuestos, seguros, jubilación y otras retenciones.

Dos categorías de deducciones de nómina

Todas las deducciones de nómina se dividen en una de dos categorías: obligatorias y voluntarias. Entender esta distinción es fundamental porque afecta cómo se calculan las retenciones, cuándo se puede empezar a deducir y qué documentación se necesita.

Deducciones obligatorias

Estas deducciones son requeridas por ley. No necesita el permiso del empleado; usted está legalmente obligado a retenerlas independientemente de lo que sus empleados prefieran.

Deducciones voluntarias

Estas deducciones requieren el consentimiento explícito del empleado. Incluso si ofrece seguro médico o un plan 401(k), los empleados deben optar por participar antes de que pueda deducir algo de sus cheques de pago. Siempre obtenga una autorización por escrito antes de realizar deducciones voluntarias.

Explicación de las deducciones de nómina obligatorias

Impuestos FICA: Seguro Social y Medicare

Los impuestos FICA (Ley de Contribuciones al Seguro Federal) financian los programas de Seguro Social y Medicare. Tanto los empleadores como los empleados contribuyen por igual.

Tasas FICA para 2026:

Tipo de impuesto	Tasa del empleado	Tasa del empleador	Límite de base salarial
Seguro Social	6.2%	6.2%	$184,500
Medicare	1.45%	1.45%	Sin límite
Total FICA	7.65%	7.65%	—

El límite de la base salarial del Seguro Social aumentó de $176,100 en 2025 a $184,500 en 2026. Esto significa que el impuesto máximo del Seguro Social tanto para empleados como para empleadores es de $11,439 cada uno.

Impuesto adicional de Medicare: Los empleados que ganan más de $200,000 al año deben un impuesto adicional de Medicare del 0.9% sobre los salarios que superen ese umbral. Este impuesto adicional se aplica solo a los empleados; no hay una contrapartida del empleador.

Impuesto federal sobre la renta

La retención del impuesto federal sobre la renta depende de la información del formulario W-4 de su empleado, incluido su estado civil para efectos de la declaración (soltero, casado que presenta una declaración conjunta o jefe de familia) y cualquier retención adicional que solicite.

El sistema tributario federal de 2026 utiliza siete tramos, que van del 10% al 37%. Para calcular el monto correcto de la retención, utilice las tablas de retención del IRS en la Publicación 15-T, disponible en IRS.gov.

Impuestos sobre la renta estatales y locales

La mayoría de los estados imponen sus propios impuestos sobre la renta con tasas y reglas variables. Algunos estados tienen tasas impositivas fijas, mientras que otros utilizan tramos progresivos similares al sistema federal.

Estados sin impuesto sobre la renta:

• Alaska
• Florida
• Nevada
• New Hampshire (solo dividendos e intereses)
• Dakota del Sur
• Tennessee
• Texas
• Washington
• Wyoming

Incluso en los estados sin impuesto sobre la renta, es posible que deba retener impuestos locales según el lugar donde trabajen o vivan sus empleados. Verifique siempre los requisitos estatales y locales para la ubicación de cada empleado.

Deducciones obligatorias específicas de cada estado

Dependiendo de su estado, también se le puede requerir retener para:

• Seguro estatal de discapacidad (SDI): Requerido en California, Hawái, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island.
• Licencia familiar y médica paga (PFML): Contribuciones obligatorias de los empleados en estados como Massachusetts, Connecticut, Washington y Oregón.
• Seguro estatal de desempleo (SUI): Algunos estados requieren contribuciones de los empleados además de los pagos del empleador.

Embargos de salario

Cuando los tribunales ordenan a un empleado pagar manutención infantil, impuestos no pagados u otras deudas, usted está legalmente obligado a retener el monto especificado de su cheque de pago. Las órdenes de embargo tienen prioridad sobre la mayoría de las demás deducciones, y el incumplimiento puede hacerlo responsable del monto no pagado.

Deducciones de Nómina Voluntarias

Las deducciones voluntarias solo se aplican cuando los empleados las eligen específicamente. Se necesita el consentimiento por escrito antes de retener cualquier monto voluntario.

Contribuciones a Planes de Retiro

Planes 401(k):

Para 2026, los empleados pueden contribuir hasta $24,500 a un plan 401(k) tradicional o Roth, frente a los $23,500 de 2025. Los trabajadores de 50 años o más pueden realizar una contribución de recuperación (catch-up) adicional de $8,000, lo que eleva su contribución total posible a $32,500 anuales.

Las contribuciones al 401(k) tradicional son antes de impuestos, lo que reduce el ingreso tributable del empleado de inmediato. Las contribuciones al 401(k) Roth son después de impuestos, pero crecen libres de impuestos y pueden retirarse libres de impuestos en la jubilación.

Contribuciones a IRA:

Si ofrece IRAs por deducción de nómina, los empleados pueden contribuir hasta $7,000 en 2026 ($8,000 si tienen 50 años o más).

Cuentas Trump (Novedad para 2026):

A partir del 4 de julio de 2026, estará disponible un nuevo tipo de cuenta de jubilación individual para niños menores de 18 años. Los empleadores pueden contribuir hasta $2,500 anuales a una cuenta Trump de un empleado o de su dependiente, y estas contribuciones se excluyen del ingreso bruto del empleado.

Primas de Seguro Médico

El seguro médico es el beneficio para empleados más solicitado, aunque las pequeñas empresas con menos de 50 empleados a tiempo completo equivalentes no están obligadas a ofrecerlo. Cuando los empleados optan por su plan de salud, sus contribuciones a las primas suelen deducirse antes de impuestos, lo que reduce su ingreso tributable.

Cuentas de Ahorro para la Salud (HSA) y Cuentas de Gastos Flexibles (FSA)

Las HSA están disponibles para los empleados inscritos en planes de salud con deducibles altos. Las contribuciones son antes de impuestos, crecen libres de impuestos y pueden retirarse libres de impuestos para gastos médicos calificados. A diferencia de las FSA, los fondos de las HSA se traspasan año tras año.

Las FSA permiten a los empleados reservar dólares antes de impuestos para gastos de atención médica, pero la mayoría de los fondos de las FSA deben usarse dentro del año del plan o se pierden (aunque algunos planes ofrecen un período de gracia o un traspaso limitado).

Seguro de Vida y Discapacidad

El seguro de vida y la cobertura por discapacidad patrocinados por el empleador son beneficios voluntarios que los empleados pueden elegir. Las deducciones de las primas pueden ser antes o después de impuestos, según la estructura del plan y las normas fiscales aplicables.

Beneficios de Transporte

Los programas de beneficios de transporte permiten a los empleados pagar gastos de estacionamiento calificados o de transporte público con dólares antes de impuestos. En 2026, el límite del IRS es de $340 mensuales para transporte y $340 mensuales para estacionamiento calificado. Estos beneficios no cubren costos de combustible, desplazamientos en bicicleta ni seguros de automóvil.

Cuotas Sindicales

Si alguno de sus empleados es miembro de un sindicato, usted suele ser responsable de deducir las cuotas sindicales de sus cheques de pago según el convenio colectivo.

Otras Deducciones Voluntarias

Otras deducciones voluntarias adicionales pueden incluir:

• Contribuciones caritativas a través de programas de donaciones por nómina
• Asistencia educativa o programas de pago de préstamos estudiantiles
• Membresías de gimnasio o tarifas de programas de bienestar
• Planes de compra de acciones de la empresa

Deducciones Antes de Impuestos vs. Después de Impuestos

Comprender la diferencia entre las deducciones antes y después de impuestos afecta tanto a sus cálculos como a las facturas fiscales de sus empleados.

Deducciones Antes de Impuestos

Las deducciones antes de impuestos reducen el ingreso tributable de un empleado antes de que se calculen los impuestos federales, estatales y FICA. Esto significa que los empleados pagan menos impuestos en general.

Las deducciones comunes antes de impuestos incluyen:

• Contribuciones al 401(k) tradicional
• Primas de seguro médico
• Contribuciones a HSA y FSA
• Beneficios de transporte

Deducciones Después de Impuestos

Las deducciones después de impuestos se realizan una vez que se han calculado y retenido todos los impuestos. Si bien los empleados no obtienen ahorros fiscales inmediatos, algunas opciones después de impuestos ofrecen otros beneficios.

Las deducciones comunes después de impuestos incluyen:

• Contribuciones a Roth 401(k) y Roth IRA (crecimiento y retiros libres de impuestos)
• Primas de seguro de vida por encima de ciertos umbrales
• Algunas primas de seguro de discapacidad
• Embargos de salario (wage garnishments)
• Cuotas sindicales (en algunos casos)
• Contribuciones caritativas después de impuestos

Cómo Calcular las Deducciones de Nómina: Paso a Paso

Siga este orden al calcular las deducciones de cada cheque de pago:

Paso 1: Comenzar con el salario bruto

Calcule las ganancias totales, incluidos salarios regulares, horas extras, bonificaciones y comisiones.

Paso 2: Restar las deducciones antes de impuestos

Reste las contribuciones de los empleados para el seguro médico, el 401(k) tradicional, HSA/FSA y otros beneficios calificados antes de impuestos. Esto le da el ingreso tributable para el Paso 3.

Paso 3: Calcular y retener el impuesto federal sobre la renta

Utilizando la información del formulario W-4 del empleado y las tablas de la Publicación 15-T del IRS, determine el impuesto federal sobre la renta a retener en función de su ingreso bruto ajustado.

Paso 4: Calcular y retener los impuestos FICA

Retenga el 6.2% para el Seguro Social (sobre salarios hasta $184,500) y el 1.45% para Medicare (sin límite salarial). Agregue el 0.9% de Impuesto Adicional de Medicare para salarios que superen los $200,000.

Paso 5: Calcular y retener los impuestos estatales y locales

Aplique las reglas de retención de su estado basándose en el W-4 del empleado o en el formulario de retención específico del estado.

Paso 6: Restar las deducciones después de impuestos

Deduzca las contribuciones Roth, los embargos de salario, los beneficios después de impuestos y cualquier otro elemento después de impuestos.

Paso 7: Calcular el salario neto

Lo que queda es el salario neto o pago neto del empleado.

Errores comunes en las deducciones de nómina (y cómo evitarlos)

Clasificación incorrecta de los trabajadores

Uno de los errores de nómina más costosos es clasificar erróneamente a los empleados como contratistas independientes. Si el IRS determina que clasificó incorrectamente a los trabajadores, podría deber impuestos atrasados, multas y ser responsable de beneficios no pagados. Utilice las pautas del IRS para determinar la clasificación adecuada basándose en el control de comportamiento, el control financiero y el tipo de relación.

Uso de tasas impositivas desactualizadas

Las tasas impositivas, las bases salariales y los límites de contribución cambian anualmente. El uso de las cifras del año pasado conlleva retenciones incorrectas y posibles sanciones. Actualice su sistema de nómina antes de procesar su primera nómina de cada año nuevo.

Incumplimiento de los plazos de depósito

El IRS impone multas por depósitos tardíos de impuestos sobre la nómina:

• 1 a 5 días de retraso: multa del 2%
• 6 a 15 días de retraso: multa del 5%
• Más de 15 días de retraso: multa del 10%
• Más de 10 días después del primer aviso del IRS: multa del 15%

Configure depósitos electrónicos a través del EFTPS (Sistema de Pago de Impuestos Federales Electrónicos) y automatice el proceso siempre que sea posible.

Información incorrecta en los formularios W-2 o 1099

Presentar declaraciones de información incorrectas puede resultar en multas de hasta $310 por formulario si no se corrigen antes del 1 de agosto. Verifique la información del empleado al momento de la contratación y durante las revisiones anuales.

Olvidar retener impuestos sobre pagos suplementarios

Los bonos, las horas extras, las comisiones y los pagos de vacaciones son todos imponibles. Muchos dueños de negocios olvidan realizar las retenciones correspondientes sobre estos pagos. El IRS permite una tasa fija de salario suplementario del 22% para la retención federal, o puede utilizar el método agregado basado en los salarios regulares del empleado.

Ignorar los requisitos específicos de cada estado

Cada estado tiene sus propias reglas para la retención de impuestos sobre la renta, el seguro de discapacidad y los programas de licencias pagadas. Los empleadores que operan en varios estados deben realizar un seguimiento de los requisitos de cada estado donde tengan empleados trabajando.

Responsabilidades de impuestos sobre la nómina del empleador

Más allá de lo que retiene a los empleados, usted tiene obligaciones adicionales de impuestos sobre la nómina como empleador:

Parte del FICA correspondiente al empleador

Debe igualar las contribuciones al FICA de los empleados dólar por dólar: 6.2% para el Seguro Social y 1.45% para Medicare. Este 7.65% proviene de los fondos de su empresa, no de los salarios de los empleados.

Impuesto Federal de Desempleo (FUTA)

El FUTA es del 6% sobre los primeros $7,000 de los salarios de cada empleado, pero la mayoría de los empleadores reciben un crédito del 5.4% por pagar impuestos estatales de desempleo, lo que reduce la tasa efectiva al 0.6%. El FUTA es un impuesto exclusivo del empleador; no se deduce de los salarios de los empleados.

Impuesto Estatal de Desempleo (SUTA)

Las tasas del SUTA varían según el estado y se basan en su industria y su historial de reclamaciones. Al igual que el FUTA, este es generalmente un costo del empleador, aunque algunos estados requieren pequeñas contribuciones por parte de los empleados.

Seguro de compensación para trabajadores

La mayoría de los estados exigen que los empleadores cuenten con un seguro de compensación para trabajadores. Esto no es una deducción de nómina, sino que se calcula en función de los montos de su nómina y las clasificaciones de los puestos de trabajo.

Requisitos de mantenimiento de registros

El IRS le exige que conserve los registros de nómina durante al menos cuatro años, incluyendo:

• Formularios W-4 de los empleados y certificados de retención estatales
• Fechas y montos de todos los pagos de salarios
• Montos y fechas de los depósitos de impuestos
• Copias de las declaraciones presentadas (Formularios 941, 940, W-2, W-3)
• Documentación de ajustes o correcciones

Un buen mantenimiento de registros le protege durante las auditorías y ayuda a resolver discrepancias con los empleados o las agencias tributarias.

Simplifique su gestión financiera

Las deducciones de nómina representan solo una pieza del rompecabezas financiero de su empresa, pero son una pieza crítica que exige precisión y un seguimiento constante. Cada deducción que procese —desde los impuestos FICA hasta las contribuciones al 401(k)— necesita documentación precisa e informes oportunos.

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