Удръжки от заплати: Пълното ръководство за собственици на малък бизнес

На всеки две седмици служителите ви с нетърпение проверяват банковите си сметки за своите заплати. Но ето каква е работата: това, което получават, е значително по-малко от това, което действително са изработили. Разликата? Удръжки от заплати — често неразбраният мост между брутното заплащане и сумата за получаване, който всеки собственик на бизнес трябва да овладее.

Допускането на грешки при удръжките от заплати може да ви струва повече от просто доверието на служителите. IRS (Службата за вътрешни приходи) налага глоби в размер от 2% до 15% от общия ви фонд работна заплата за закъснели или неправилни данъчни депозити, и това е само началото. За малките предприятия без специализирани счетоводни отдели, навигирането в лабиринта от задължителни удръжки, доброволни обезщетения и постоянно променящи се данъчни ставки може да се стори непосилно.

Това ръководство разяснява всичко, което трябва да знаете за удръжките от заплати през 2026 г. — от данъците, които сте законово задължени да удържате, до обезщетенията, които вашите служители могат да изберат — за да можете да плащате на екипа си точно и да останете на правилната страна на закона.

Какво представляват удръжките от заплати?

Удръжките от заплати са суми, удържани от брутното възнаграждение на служителя, преди той да получи своята заплата. Тези удръжки покриват всичко - от федерални данъци до пенсионни вноски и определят разликата между това, което служителят печели, и това, което действително постъпва в банковата му сметка.

Ето един прост начин да мислите за това:

Брутно възнаграждение (общ доход) - Удръжки от заплатата = Нетно възнаграждение (сума за получаване)

Например, ако служител печели 5 000 долара на месец брутно възнаграждение, но получава чисто 3 750 долара, разликата от 1 250 долара представлява неговите общи удръжки за данъци, застраховки, пенсия и други отчисления.

Две категории удръжки от заплати

Всички удръжки от заплати попадат в една от двете категории: задължителни и доброволни. Разбирането на тази разлика е от решаващо значение, защото тя влияе върху начина, по който изчислявате удръжките, кога можете да започнете да ги правите и каква документация ви е необходима.

Задължителни удръжки

Тези удръжки се изискват по закон. Не се нуждаете от разрешението на служителя — вие сте законово задължени да ги удържате, независимо от предпочитанията на вашите служители.

Доброволни удръжки

Тези удръжки изискват изричното съгласие на служителя. Дори ако предлагате здравна застраховка или пенсионен план 401(k), служителите трябва да се включат доброволно (opt-in), преди да можете да удържате каквото и да било от техните заплати. Винаги получавайте писмено разрешение, преди да правите доброволни удръжки.

Обяснение на задължителните удръжки от заплати

Данъци по FICA: Социално осигуряване и Medicare

Данъците по FICA (Federal Insurance Contributions Act) финансират програмите за социално осигуряване и Medicare. Както работодателите, така и служителите допринасят поравно.

Ставки по FICA за 2026 г.:

Тип данък	Ставка за служителя	Ставка за работодателя	Праг на осигурителния доход
Социално осигуряване	6.2%	6.2%	$184,500
Medicare	1.45%	1.45%	Без лимит
Общо FICA	7.65%	7.65%	—

Прагът на осигурителния доход за социално осигуряване се е увеличил от 176 100 долара през 2025 г. на 184 500 долара през 2026 г. Това означава, че максималният данък за социално осигуряване както за служителите, така и за работодателите е 11 439 долара за всеки.

Допълнителен данък Medicare: Служителите, които печелят повече от 200 000 долара годишно, дължат допълнителен данък Medicare от 0.9% върху възнагражденията над този праг. Този допълнителен данък се прилага само за служителите — няма съответстваща вноска от работодателя.

Федерален данък върху доходите

Удържането на федералния данък върху доходите зависи от информацията във формуляр W-4 на вашия служител, включително неговия семеен статус (несемеен, женен с подаване на съвместна декларация или глава на домакинство) и всякакви допълнителни удръжки, които той поиска.

Федералната данъчна система за 2026 г. използва седем ставки, вариращи от 10% до 37%. За да изчислите правилната сума за удържане, използвайте таблиците за удържане на IRS в Публикация 15-T, достъпна на IRS.gov.

Щатски и местни данъци върху доходите

Повечето щати налагат свои собствени данъци върху доходите с различни ставки и правила. Някои щати имат плоски данъчни ставки, докато други използват прогресивни скали, подобни на федералната система.

Щати без данък върху доходите:

• Аляска
• Флорида
• Невада
• Ню Хемпшир (само за дивиденти и лихви)
• Южна Дакота
• Тенеси
• Тексас
• Вашингтон
• Уайоминг

Дори в щати без данък върху доходите, може все пак да се наложи да удържате местни данъци в зависимост от това къде работят или живеят вашите служители. Винаги проверявайте щатските и местните изисквания за местоположението на всеки служител.

Специфични за отделните щати задължителни удръжки

В зависимост от вашия щат, може също да се изисква да правите удръжки за:

• Щатска застраховка за инвалидност (SDI): Изисква се в Калифорния, Хавай, Ню Джърси, Ню Йорк и Роуд Айлънд.
• Платен отпуск по семейни и медицински причини (PFML): Задължителни вноски от служители в щати като Масачузетс, Кънектикът, Вашингтон и Орегон.
• Щатска застраховка за безработица (SUI): Някои щати изискват вноски от служителите в допълнение към плащанията от работодателя.

Запори върху заплати

Когато съдът нареди на служител да плаща издръжка за дете, неплатени данъци или други дългове, вие сте законово задължени да удържате посочената сума от неговата заплата. Заповедните за запор имат предимство пред повечето други удръжки и неспазването им може да ви направи отговорни за неплатената сума.

Доброволни удръжки от заплатата

Доброволните удръжки се прилагат само когато служителите изрично ги изберат. Нуждаете се от писмено съгласие, преди да удържите каквито и да било доброволни суми.

Вноски в пенсионни планове

Планове 401(k):

За 2026 г. служителите могат да внасят до $24 500 в традиционен или Roth 401(k) план — увеличение спрямо $23 500 през 2025 г. Работниците на възраст 50 и повече години могат да направят допълнителна компенсаторна вноска (catch-up) от $8000, с което общият им възможен принос става $32 500 годишно.

Традиционните вноски в 401(k) са преди облагане с данъци, което незабавно намалява облагаемия доход на служителя. Вноските в Roth 401(k) са след облагане с данъци, но растат необлагаемо и могат да бъдат изтеглени без данъци при пенсиониране.

Вноски в IRA:

Ако предлагате индивидуални пенсионни сметки (IRA) чрез удръжки от заплатата, служителите могат да внасят до $7000 през 2026 г. ($8000 за лица на възраст 50 или повече години).

Сметки „Тръмп“ (Ново за 2026 г.):

От 4 юли 2026 г. е достъпен нов тип индивидуална пенсионна сметка за деца под 18 години. Работодателите могат да внасят до $2500 годишно в сметка „Тръмп“ на служител или на негов иждивенец, като тези вноски са изключени от брутния доход на служителя.

Премии за здравно осигуряване

Здравното осигуряване е най-търсената социална придобивка, въпреки че малките предприятия с по-малко от 50 служители на пълно работно време не са длъжни да го предлагат. Когато служителите изберат вашия здравен план, техните вноски за премии обикновено се удържат преди облагане с данъци, намалявайки облагаемия им доход.

Здравни спестовни сметки (HSA) и Сметки за гъвкави разходи (FSA)

HSA са достъпни за служители, записани в здравни планове с високи самоучастия. Вноските са преди облагане с данъци, растат необлагаемо и могат да бъдат изтеглени без данъци за квалифицирани медицински разходи. За разлика от FSA, средствата в HSA се прехвърлят от година на година.

FSA позволяват на служителите да заделят суми преди облагане за разходи за здравеопазване, но повечето средства от FSA трябва да бъдат използвани в рамките на плановата година или се губят (въпреки че някои планове предлагат гратисен период или ограничено прехвърляне).

Застраховка „Живот“ и застраховка за неработоспособност

Спонсорираните от работодателя застраховки „Живот“ и покрития за неработоспособност са доброволни придобивки, които служителите могат да изберат. Удръжките за премии могат да бъдат преди или след облагане с данъци в зависимост от структурата на плана и приложимите данъчни правила.

Транспортни придобивки

Програмите за транспортни придобивки позволяват на служителите да плащат за квалифициран паркинг или разходи за обществен транспорт със средства преди облагане. През 2026 г. лимитът на IRS е $340 на месец за транспорт и $340 на месец за квалифициран паркинг. Тези придобивки не покриват разходи за гориво, придвижване с велосипед или застраховка на автомобила.

Синдикален членски внос

Ако някой от вашите служители е член на синдикат, вие обикновено носите отговорност за удържането на синдикалния членски внос от техните заплати съгласно колективния трудов договор.

Други доброволни удръжки

Допълнителните доброволни удръжки могат да включват:

• Благотворителни вноски чрез програми за дарения от заплатата
• Помощ за образование или програми за изплащане на студентски заеми
• Фитнес карти или такси за уелнес програми
• Планове за покупка на акции на компанията

Удръжки преди облагане спрямо удръжки след облагане

Разбирането на разликата между удръжките преди и след облагане влияе както върху вашите изчисления, така и върху данъчните сметки на вашите служители.

Удръжки преди облагане с данъци

Удръжките преди облагане намаляват облагаемия доход на служителя преди изчисляването на федералните, щатските данъци и данъците по FICA. Това означава, че служителите плащат по-малко данъци като цяло.

Честите удръжки преди облагане включват:

• Традиционни вноски в 401(k)
• Премии за здравно осигуряване
• Вноски в HSA и FSA
• Транспортни придобивки

Удръжки след облагане с данъци

Удръжките след облагане се правят след изчисляване и удържане на всички данъци. Въпреки че служителите не получават незабавни данъчни спестявания, някои опции след облагане предоставят други предимства.

Честите удръжки след облагане включват:

• Вноски в Roth 401(k) и Roth IRA (необлагаем растеж и тегления)
• Премии за застраховка „Живот“ над определени прагове
• Някои премии за застраховка за неработоспособност
• Запори върху заплатата
• Синдикален членски внос (в някои случаи)
• Благотворителни вноски след облагане

Как да изчислим удръжките от заплатата: Стъпка по стъпка

Следвайте този ред при изчисляване на удръжките от всяка заплата:

Стъпка 1: Започнете с брутната заплата

Изчислете общото възнаграждение, включително редовна заплата, извънреден труд, бонуси и комисионни.

Стъпка 2: Извадете удръжките преди облагане

Отстранете вноските на служителите за здравно осигуряване, традиционен 401(k), HSA/FSA и други квалифицирани предимства преди облагане. Това ви дава облагаемия доход за Стъпка 3.

Стъпка 3: Изчислете и задръжте федералния данък върху доходите

Използвайки информацията от W-4 на служителя и таблиците в Публикация 15-T на IRS, определете федералния данък върху доходите, който трябва да бъде удържан въз основа на коригирания брутен доход.

Стъпка 4: Изчислете и задръжте данъците по FICA

Удръжте 6,2% за Социално осигуряване (на заплати до $184 500) и 1,45% за Medicare (без лимит на заплатата). Добавете допълнителния данък Medicare от 0,9% за заплати над $200 000.

Стъпка 5: Изчислете и задръжте щатските и местните данъци

Приложете правилата за удържане на вашия щат въз основа на W-4 на служителя или специфичната за щата форма за удържане на данъци.

Стъпка 6: Извадете удръжките след облагане

Удръжте вноските за Roth, запори върху заплатата, придобивки след облагане и всякакви други елементи след облагане.

Стъпка 7: Изчислете нетната заплата

Това, което остава, е сумата, която служителят получава чисто.

Чести грешки при удръжките от заплати (и как да ги избегнете)

Погрешно класифициране на служители

Една от най-скъпите грешки при обработката на заплати е погрешното класифициране на служителите като независими изпълнители. Ако IRS (Службата за вътрешни приходи) установи, че сте класифицирали неправилно работниците, може да дължите данъци за минали периоди, глоби и да носите отговорност за неизплатени придобивки. Използвайте насоките на IRS, за да определите правилната класификация въз основа на поведенческия контрол, финансовия контрол и вида на взаимоотношенията.

Използване на остарели данъчни ставки

Данъчните ставки, осигурителните прагове и лимитите за вноски се променят ежегодно. Използването на миналогодишни стойности води до неправилно удържане на данъци и потенциални санкции. Актуализирайте системата си за заплати, преди да обработите първата ведомост за всяка нова година.

Пропускане на крайните срокове за депозиране

IRS налага глоби за забавени депозити на данъци върху заплатите:

• 1-5 дни закъснение: 2% глоба
• 6-15 дни закъснение: 5% глоба
• Над 15 дни закъснение: 10% глоба
• Над 10 дни след първото известие от IRS: 15% глоба

Настройте електронни депозити чрез EFTPS (Електронна федерална система за плащане на данъци) и автоматизирайте процеса, когато е възможно.

Неправилна информация във формуляри W-2 или 1099

Подаването на неправилни декларации може да доведе до глоби до 310 долара на формуляр, ако не бъдат коригирани до 1 август. Проверявайте информацията за служителите при наемане и по време на годишните прегледи.

Пропускане на облагането на допълнителни възнаграждения

Бонусите, извънредният труд, комисионните и обезщетенията за отпуск са облагаеми. Много собственици на фирми забравят да удържат правилно данъци върху тези плащания. IRS позволява фиксирана ставка от 22% за федерално удържане върху допълнителни възнаграждения или можете да използвате агрегирания метод въз основа на редовното възнаграждение на служителя.

Пренебрегване на специфичните изисквания на щатите

Всеки щат има свои собствени правила за удържане на данък върху дохода, застраховка за инвалидност и програми за платен отпуск. Работодателите, извършващи дейност в няколко щати, трябва да следят изискванията за всеки щат, в който имат служители.

Данъчни задължения на работодателя върху заплатите

Освен това, което удържате от служителите, вие имате допълнителни данъчни задължения като работодател:

Делът на работодателя във FICA

Трябва да съответствате на вноските на служителите за FICA долар за долар — 6,2% за социално осигуряване и 1,45% за Medicare. Тези 7,65% се плащат от средствата на вашия бизнес, а не от заплатите на служителите.

Федерален данък за безработица (FUTA)

FUTA е 6% върху първите 7000 долара от заплатата на всеки служител, но повечето работодатели получават кредит от 5,4% за плащане на щатски данъци за безработица, което намалява ефективната ставка до 0,6%. FUTA е данък само за работодателя — той не се удържа от заплатите на служителите.

Щатски данък за безработица (SUTA)

Ставките по SUTA варират в зависимост от щатa и се основават на вашия бранш и история на исковете. Подобно на FUTA, това обикновено е разход за работодателя, въпреки че няколко щата изискват малки вноски от служителите.

Застраховка за трудова злополука

Повечето щати изискват от работодателите да имат застраховка за трудова злополука. Това не е удръжка от заплатата, а се изчислява въз основа на сумите за заплати и класификациите на длъжностите.

Изисквания за съхранение на документация

IRS изисква да съхранявате ведомости и записи за заплати за най-малко четири години, включително:

• Формуляри W-4 на служителите и щатски сертификати за удържане на данъци
• Дати и суми на всички плащания на възнаграждения
• Суми и дати на данъчни депозити
• Копия на подадени декларации (формуляри 941, 940, W-2, W-3)
• Документация за корекции или поправки

Доброто водене на документация ви защитава по време на одити и помага за разрешаване на несъответствия със служители или данъчни органи.

Опростете финансовото си управление

Удръжките от заплати представляват само една част от финансовия пъзел на вашия бизнес, но те са критична част, която изисква прецизност и последователно проследяване. Всяка удръжка, която обработвате — от данъците FICA до вноските за 401(k) — се нуждае от точна документация и навременно отчитане.

Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови записи. С леджъри с контрол на версиите и формати на данни, готови за AI, можете да поддържате щателните записи, които изисква спазването на правилата за заплати, без да сте обвързани със софтуер със затворен код. Започнете безплатно и внесете яснота в бизнес финансите си.