Déductions salariales : le guide complet pour les propriétaires de petites entreprises

Toutes les deux semaines, vos employés consultent avec impatience leur compte bancaire pour voir leur salaire. Mais voici le problème : ce qu'ils reçoivent est nettement inférieur à ce qu'ils ont réellement gagné. La différence ? Les retenues sur salaire — le pont souvent mal compris entre le salaire brut et le salaire net que tout propriétaire d'entreprise doit maîtriser.

Se tromper dans les retenues sur salaire peut vous coûter plus que la simple confiance de vos employés. L'IRS impose des pénalités allant de 2 % à 15 % de la masse salariale totale pour les dépôts fiscaux tardifs ou incorrects, et ce n'est que le début. Pour les petites entreprises sans département comptable dédié, naviguer dans le labyrinthe des retenues obligatoires, des avantages facultatifs et des taux d'imposition en constante évolution peut sembler accablant.

Ce guide détaille tout ce que vous devez savoir sur les retenues sur salaire en 2026 — des taxes que vous êtes légalement tenu de retenir aux avantages que vos employés pourraient choisir — afin que vous puissiez rémunérer votre équipe avec précision et rester en conformité avec la loi.

Que sont les retenues sur salaire ?

Les retenues sur salaire sont des montants prélevés sur le salaire brut d'un employé avant qu'il ne reçoive sa paie. Ces retenues couvrent tout, des taxes fédérales aux cotisations de retraite, et elles déterminent la différence entre ce qu'un employé gagne et ce qui arrive réellement sur son compte bancaire.

Voici une façon simple d'y penser :

Salaire brut (total des gains) - Retenues sur salaire = Salaire net (montant perçu)

Par exemple, si un employé gagne 5 000 par mois en salaire brut mais ne perçoit que 3 750 \, la différence de 1 250 $ représente ses retenues totales pour les taxes, l'assurance, la retraite et d'autres prélèvements.

Deux catégories de retenues sur salaire

Toutes les retenues sur salaire tombent dans l'une des deux catégories suivantes : obligatoires et facultatives. Comprendre cette distinction est essentiel car cela affecte la manière dont vous calculez les retenues, le moment où vous pouvez commencer à déduire et les documents dont vous avez besoin.

Retenues obligatoires

Ces retenues sont exigées par la loi. Vous n'avez pas besoin de la permission de l'employé — vous êtes légalement tenu de les retenir, quelles que soient les préférences de vos employés.

Retenues facultatives

Ces retenues nécessitent le consentement explicite de l'employé. Même si vous proposez une assurance maladie ou un plan 401(k), les employés doivent donner leur accord avant que vous ne puissiez déduire quoi que ce soit de leur salaire. Obtenez toujours une autorisation écrite avant d'effectuer des retenues facultatives.

Explication des retenues sur salaire obligatoires

Taxes FICA : Sécurité sociale et Medicare

Les taxes FICA (Federal Insurance Contributions Act) financent les programmes de sécurité sociale et de Medicare. Les employeurs et les employés y contribuent à parts égales.

Taux FICA 2026 :

Type de taxe	Taux employé	Taux employeur	Limite de la base salariale
Sécurité sociale	6,2 %	6,2 %	184 500 $
Medicare	1,45 %	1,45 %	Aucune limite
Total FICA	7,65 %	7,65 %	—

La base salariale de la sécurité sociale est passée de 176 100 $en 2025 à 184 500$ en 2026. Cela signifie que la taxe de sécurité sociale maximale pour les employés et les employeurs est de 11 439 $ chacun.

Taxe Medicare supplémentaire : Les employés gagnant plus de 200 000 $ par an doivent une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 % sur les salaires dépassant ce seuil. Cette taxe supplémentaire s'applique uniquement aux employés — il n'y a pas de contribution correspondante de l'employeur.

Impôt fédéral sur le revenu

La retenue d'impôt fédéral sur le revenu dépend des informations figurant sur le formulaire W-4 de votre employé, notamment son statut de déclaration (célibataire, marié déposant une déclaration conjointe ou chef de famille) et toute retenue supplémentaire qu'il demande.

Le système fiscal fédéral de 2026 utilise sept tranches, allant de 10 % à 37 %. Pour calculer le montant exact de la retenue, utilisez les tables de retenue de l'IRS dans la Publication 15-T, disponible sur IRS.gov.

Impôts sur le revenu étatiques et locaux

La plupart des États imposent leurs propres impôts sur le revenu avec des taux et des règles variables. Certains États ont des taux d'imposition forfaitaires, tandis que d'autres utilisent des tranches progressives similaires au système fédéral.

États sans impôt sur le revenu :

• Alaska
• Floride
• Nevada
• New Hampshire (dividendes et intérêts uniquement)
• Dakota du Sud
• Tennessee
• Texas
• Washington
• Wyoming

Même dans les États sans impôt sur le revenu, vous pourriez tout de même devoir retenir des taxes locales en fonction de l'endroit où vos employés travaillent ou résident. Vérifiez toujours les exigences étatiques et locales pour chaque lieu de travail de l'employé.

Retenues obligatoires spécifiques à l'État

Selon votre État, vous pourriez également être tenu de retenir des montants pour :

• Assurance invalidité de l'État (SDI) : Requise en Californie, à Hawaï, au New Jersey, à New York et à Rhode Island.
• Congé familial et médical rémunéré (PFML) : Cotisations salariales obligatoires dans des États comme le Massachusetts, le Connecticut, Washington et l'Oregon.
• Assurance chômage de l'État (SUI) : Certains États exigent des cotisations salariales en plus des paiements de l'employeur.

Saisies-arrêts sur salaire

Lorsque les tribunaux ordonnent à un employé de payer une pension alimentaire pour enfants, des impôts impayés ou d'autres dettes, vous êtes légalement tenu de retenir le montant spécifié sur son salaire. Les ordres de saisie sont prioritaires sur la plupart des autres retenues, et le non-respect de cette obligation peut vous rendre responsable du montant impayé.

Retenues sur salaire facultatives

Les retenues facultatives ne s'appliquent que lorsque les employés les choisissent spécifiquement. Vous devez obtenir un consentement écrit avant de retenir tout montant facultatif.

Cotisations aux régimes de retraite

Régimes 401(k) :

Pour 2026, les employés peuvent cotiser jusqu'à 24 500 $à un régime 401(k) traditionnel ou Roth — contre 23 500$ en 2025. Les travailleurs âgés de 50 ans et plus peuvent effectuer une cotisation de rattrapage supplémentaire de 8 000 $, ce qui porte leur cotisation totale possible à 32 500 $ par an.

Les cotisations 401(k) traditionnelles sont effectuées avant impôts, ce qui réduit immédiatement le revenu imposable de l'employé. Les cotisations au 401(k) Roth sont effectuées après impôts, mais fructifient en franchise d'impôt et peuvent être retirées sans impôt au moment de la retraite.

Cotisations IRA :

Si vous proposez des régimes IRA par retenue sur salaire, les employés peuvent cotiser jusqu'à 7 000 $en 2026 (8 000$ s'ils ont 50 ans ou plus).

Comptes Trump (Nouveau pour 2026) :

À partir du 4 juillet 2026, un nouveau type de compte de retraite individuel est disponible pour les enfants de moins de 18 ans. Les employeurs peuvent verser jusqu'à 2 500 $ par an sur le compte Trump d'un employé ou de l'une de ses personnes à charge, et ces cotisations sont exclues du revenu brut de l'employé.

Primes d'assurance maladie

L'assurance maladie est l'avantage social le plus recherché par les employés, même si les petites entreprises de moins de 50 employés équivalents temps plein ne sont pas tenues de la proposer. Lorsque les employés optent pour votre régime de santé, leurs cotisations de prime sont généralement déduites avant impôts, réduisant ainsi leur revenu imposable.

Comptes d'épargne santé (HSA) et comptes de dépenses flexibles (FSA)

Les HSA sont accessibles aux employés inscrits à des régimes d'assurance maladie à franchise élevée. Les cotisations sont effectuées avant impôts, fructifient en franchise d'impôt et peuvent être retirées sans impôt pour des dépenses médicales admissibles. Contrairement aux FSA, les fonds des HSA sont reportés d'année en année.

Les FSA permettent aux employés de mettre de côté des dollars avant impôts pour des dépenses de santé, mais la plupart des fonds FSA doivent être utilisés au cours de l'année du régime, sous peine de perte (bien que certains régimes offrent une période de grâce ou un report limité).

Assurance vie et invalidité

L'assurance vie et la couverture invalidité parrainées par l'employeur sont des avantages facultatifs auxquels les employés peuvent souscrire. Les retenues de primes peuvent être effectuées avant ou après impôts, selon la structure du régime et les règles fiscales applicables.

Avantages pour les trajets domicile-travail

Les programmes d'avantages pour les trajets domicile-travail permettent aux employés de payer les frais de stationnement ou de transport en commun admissibles avec des dollars avant impôts. En 2026, la limite de l'IRS est de 340 $par mois pour le transport et de 340$ par mois pour le stationnement admissible. Ces avantages ne couvrent pas les frais de carburant, les trajets à vélo ou l'assurance automobile.

Cotisations syndicales

Si certains de vos employés sont membres d'un syndicat, vous êtes généralement responsable de la retenue des cotisations syndicales sur leurs chèques de paie, conformément à la convention collective.

Autres retenues facultatives

Les retenues facultatives supplémentaires peuvent inclure :

• Les contributions caritatives via des programmes de dons sur salaire
• L'aide à l'éducation ou les programmes de remboursement de prêts étudiants
• Les abonnements à une salle de sport ou les frais de programme de bien-être
• Les plans d'achat d'actions de l'entreprise

Retenues avant impôts vs après impôts

Comprendre la différence entre les retenues avant et après impôts affecte à la fois vos calculs et les factures fiscales de vos employés.

Retenues avant impôts

Les retenues avant impôts réduisent le revenu imposable d'un employé avant le calcul des impôts fédéraux, étatiques et FICA. Cela signifie que les employés paient moins d'impôts globalement.

Les retenues courantes avant impôts incluent :

• Cotisations au 401(k) traditionnel
• Primes d'assurance maladie
• Cotisations aux HSA et FSA
• Avantages pour les trajets domicile-travail

Retenues après impôts

Les retenues après impôts sont effectuées après que tous les impôts ont été calculés et retenus. Bien que les employés ne bénéficient pas d'économies d'impôt immédiates, certaines options après impôts offrent d'autres avantages.

Les retenues courantes après impôts incluent :

• Cotisations aux régimes 401(k) Roth et IRA Roth (croissance et retraits en franchise d'impôt)
• Primes d'assurance vie au-delà de certains seuils
• Certaines primes d'assurance invalidité
• Saisies sur salaires
• Cotisations syndicales (dans certains cas)
• Contributions caritatives après impôts

Comment calculer les retenues sur salaire : étape par étape

Suivez cet ordre lors du calcul des retenues pour chaque chèque de paie :

Étape 1 : Commencez par le salaire brut

Calculez les gains totaux, y compris les salaires réguliers, les heures supplémentaires, les primes et les commissions.

Étape 2 : Soustrayez les retenues avant impôts

Retirez les cotisations des employés pour l'assurance maladie, le 401(k) traditionnel, l'HSA/FSA et les autres avantages admissibles avant impôts. Cela vous donne le revenu imposable pour l'étape 3.

Étape 3 : Calculez et retenez l'impôt fédéral sur le revenu

À l'aide des informations du formulaire W-4 de l'employé et des tableaux de la publication 15-T de l'IRS, déterminez l'impôt fédéral sur le revenu à retenir en fonction de son revenu brut ajusté.

Étape 4 : Calculez et retenez les taxes FICA

Retenez 6,2 % pour la sécurité sociale (sur les salaires jusqu'à 184 500 $) et 1,45$.

Étape 5 : Calculez et retenez les taxes étatiques et locales

Appliquez les règles de retenue de votre État basées sur le formulaire W-4 de l'employé ou sur le formulaire de retenue spécifique à l'État.

Étape 6 : Soustrayez les retenues après impôts

Déduisez les cotisations Roth, les saisies sur salaires, les avantages après impôts et tout autre élément après impôts.

Étape 7 : Calculez le salaire net

Ce qui reste constitue le salaire net à payer de l'employé.

Erreurs courantes en matière de retenues sur salaire (et comment les éviter)

Mauvaise classification des travailleurs

L'une des erreurs de paie les plus coûteuses consiste à classer des employés comme travailleurs indépendants. Si l'IRS détermine que vous avez mal classé vos travailleurs, vous pourriez être redevable d'arriérés d'impôts, de pénalités et être tenu responsable des avantages sociaux non versés. Utilisez les directives de l'IRS pour déterminer la classification appropriée en fonction du contrôle comportemental, du contrôle financier et du type de relation.

Utilisation de taux d'imposition obsolètes

Les taux d'imposition, les bases salariales et les limites de contribution changent chaque année. L'utilisation des chiffres de l'année précédente entraîne des retenues incorrectes et des pénalités potentielles. Mettez à jour votre système de paie avant de traiter votre première paie de chaque nouvelle année.

Non-respect des délais de dépôt

L'IRS impose des pénalités pour les dépôts tardifs de charges sociales :

• 1 à 5 jours de retard : pénalité de 2 %
• 6 à 15 jours de retard : pénalité de 5 %
• Plus de 15 jours de retard : pénalité de 10 %
• Plus de 10 jours après le premier avis de l'IRS : pénalité de 15 %

Configurez des dépôts électroniques via l'EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) et automatisez le processus dès que possible.

Informations incorrectes sur les formulaires W-2 ou 1099

Le dépôt de déclarations de renseignements incorrectes peut entraîner des pénalités allant jusqu'à 310 $ par formulaire s'il n'est pas corrigé avant le 1er août. Vérifiez les informations relatives aux employés lors de l'embauche et lors des entretiens annuels.

Oubli de l'imposition des rémunérations accessoires

Les primes, les heures supplémentaires, les commissions et les indemnités de congés payés sont tous imposables. De nombreux propriétaires d'entreprises oublient d'effectuer les retenues appropriées sur ces paiements. L'IRS autorise un taux forfaitaire de 22 % pour les salaires accessoires pour la retenue fédérale, ou vous pouvez utiliser la méthode globale basée sur les salaires réguliers de l'employé.

Négligence des exigences spécifiques aux États

Chaque État a ses propres règles en matière de retenue d'impôt sur le revenu, d'assurance invalidité et de programmes de congés payés. Les employeurs exerçant dans plusieurs États doivent suivre les exigences de chaque État où ils ont des employés.

Responsabilités de l'employeur en matière de charges sociales

Au-delà de ce que vous retenez sur le salaire des employés, vous avez des obligations supplémentaires en tant qu'employeur :

Part patronale de la FICA

Vous devez égaler les cotisations FICA des employés dollar pour dollar — 6,2 % pour la Sécurité sociale et 1,45 % pour Medicare. Ces 7,65 % proviennent des fonds de votre entreprise, et non des salaires des employés.

Taxe fédérale de chômage (FUTA)

La FUTA est de 6 % sur les premiers 7 000 $ du salaire de chaque employé, mais la plupart des employeurs reçoivent un crédit de 5,4 % pour le paiement des taxes de chômage de l'État, ce qui réduit le taux effectif à 0,6 %. La FUTA est une taxe exclusivement à la charge de l'employeur — elle n'est pas déduite du salaire des employés.

Taxe d'État de chômage (SUTA)

Les taux SUTA varient selon l'État et sont basés sur votre secteur d'activité et l'historique de vos demandes d'indemnisation. Comme la FUTA, il s'agit généralement d'un coût pour l'employeur, bien que quelques États exigent de petites contributions de la part des employés.

Assurance contre les accidents du travail

La plupart des États exigent que les employeurs souscrivent une assurance contre les accidents du travail. Il ne s'agit pas d'une retenue sur salaire, mais elle est calculée en fonction du montant de votre masse salariale et des classifications de postes.

Exigences en matière de tenue de registres

L'IRS exige que vous conserviez les registres de paie pendant au moins quatre ans, notamment :

• Les formulaires W-4 des employés et les certificats de retenue d'État
• Les dates et montants de tous les paiements de salaires
• Les montants et dates des dépôts d'impôts
• Les copies des déclarations déposées (Formulaires 941, 940, W-2, W-3)
• La documentation des ajustements ou corrections

Une bonne tenue de registres vous protège lors des audits et aide à résoudre les divergences avec les employés ou les organismes fiscaux.

Simplifiez votre gestion financière

Les retenues sur salaire ne représentent qu'une pièce du puzzle financier de votre entreprise, mais elles sont essentielles et exigent de la précision ainsi qu'un suivi rigoureux. Chaque retenue que vous traitez — des taxes FICA aux cotisations 401(k) — nécessite une documentation précise et une déclaration en temps voulu.

Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous offre une transparence et un contrôle complets sur vos registres financiers. Avec des livres de comptes contrôlés par version et des formats de données prêts pour l'IA, vous pouvez tenir les registres méticuleux qu'exige la conformité de la paie sans être enfermé dans un logiciel propriétaire. Commencez gratuitement et apportez de la clarté aux finances de votre entreprise.