Looninhoudingen: De volledige gids voor eigenaren van kleine bedrijven

Elke twee weken bekijken uw werknemers vol verwachting hun bankrekening voor hun salaris. Maar het punt is: wat ze ontvangen is aanzienlijk minder dan wat ze daadwerkelijk hebben verdiend. Het verschil? Looninhoudingen—de vaak verkeerd begrepen brug tussen brutoloon en nettoloon die elke ondernemer onder de knie moet krijgen.

Het verkeerd berekenen van looninhoudingen kan u meer kosten dan alleen het vertrouwen van uw werknemers. De IRS legt boetes op variërend van 2% tot 15% van uw totale loonsom voor te late of onjuiste belastingafdrachten, en dat is nog maar het begin. Voor kleine bedrijven zonder eigen boekhoudafdeling kan het navigeren door het doolhof van verplichte inhoudingen, vrijwillige secundaire arbeidsvoorwaarden en voortdurend veranderende belastingtarieven overweldigend aanvoelen.

Deze gids zet alles wat u moet weten over looninhoudingen in 2026 op een rij—van de belastingen die u wettelijk verplicht bent in te houden tot de extra's waarvoor uw werknemers kunnen kiezen—zodat u uw team nauwkeurig kunt betalen en aan de juiste kant van de wet blijft.

Wat zijn looninhoudingen?

Looninhoudingen zijn bedragen die worden ingehouden op het brutoloon van een werknemer voordat deze het salaris ontvangt. Deze inhoudingen dekken alles, van federale belastingen tot pensioenbijdragen, en ze bepalen het verschil tussen wat een werknemer verdient en wat er daadwerkelijk op de bankrekening terechtkomt.

Hier is een eenvoudige manier om erover na te denken:

Brutoloon (totale verdiensten) - Looninhoudingen = Nettoloon (salaris na aftrek)

Bijvoorbeeld, als een werknemer $5.000 per maand aan brutoloon verdient maar $3.750 mee naar huis neemt, vertegenwoordigt het verschil van $1.250 de totale looninhoudingen voor belastingen, verzekeringen, pensioen en andere inhoudingen.

Twee categorieën looninhoudingen

Alle looninhoudingen vallen in een van de twee categorieën: verplicht en vrijwillig. Het begrijpen van dit onderscheid is cruciaal omdat het invloed heeft op hoe u de inhoudingen berekent, wanneer u mag beginnen met inhouden en welke documentatie u nodig heeft.

Verplichte inhoudingen

Deze inhoudingen zijn wettelijk verplicht. U heeft geen toestemming van de werknemer nodig—u bent wettelijk verplicht deze in te houden, ongeacht wat de voorkeur van uw werknemers is.

Vrijwillige inhoudingen

Voor deze inhoudingen is uitdrukkelijke toestemming van de werknemer vereist. Zelfs als u een zorgverzekering of een 401(k)-plan aanbiedt, moeten werknemers zich aanmelden voordat u iets op hun salaris mag inhouden. Zorg altijd voor een schriftelijke machtiging voordat u vrijwillige inhoudingen doet.

Verplichte looninhoudingen uitgelegd

FICA-belastingen: Social Security en Medicare

FICA-belastingen (Federal Insurance Contributions Act) financieren de programma's voor Social Security en Medicare. Zowel werkgevers als werknemers dragen in gelijke mate bij.

FICA-tarieven 2026:

Belastingtype	Werknemerstarief	Werkgeverstarief	Loonbasislimiet
Social Security	6,2%	6,2%	$184.500
Medicare	1,45%	1,45%	Geen limiet
Totaal FICA	7,65%	7,65%	—

De loonbasis voor Social Security is gestegen van $176.100 in 2025 naar $184.500 in 2026. Dit betekent dat de maximale Social Security-belasting voor zowel werknemers als werkgevers elk $11.439 bedraagt.

Aanvullende Medicare-belasting: Werknemers die meer dan $200.000 per jaar verdienen, zijn een extra 0,9% Medicare-belasting verschuldigd over het loon boven die drempel. Deze extra belasting geldt alleen voor werknemers—er is geen bijdrage van de werkgever.

Federale inkomstenbelasting

De inhouding van federale inkomstenbelasting hangt af van de informatie op het W-4-formulier van uw werknemer, inclusief hun aangiftestatus (ongehuwd, gehuwd en gezamenlijke aangifte, of gezinshoofd) en eventuele extra inhoudingen die zij aanvragen.

Het federale belastingsysteem van 2026 gebruikt zeven schijven, variërend van 10% tot 37%. Om het juiste inhoudingsbedrag te berekenen, gebruikt u de inhoudingstabellen van de IRS in Publicatie 15-T, beschikbaar op IRS.gov.

Staats- en lokale inkomstenbelastingen

De meeste staten leggen hun eigen inkomstenbelastingen op met uiteenlopende tarieven en regels. Sommige staten hebben vaste belastingtarieven, terwijl andere progressieve schijven gebruiken die vergelijkbaar zijn met het federale systeem.

Staten zonder inkomstenbelasting:

• Alaska
• Florida
• Nevada
• New Hampshire (alleen dividenden en rente)
• South Dakota
• Tennessee
• Texas
• Washington
• Wyoming

Zelfs in staten zonder inkomstenbelasting moet u mogelijk nog steeds lokale belastingen inhouden, afhankelijk van waar uw werknemers werken of wonen. Controleer altijd de staats- en lokale vereisten voor de locatie van elke werknemer.

Staat-specifieke verplichte inhoudingen

Afhankelijk van uw staat bent u mogelijk ook verplicht in te houden voor:

• State Disability Insurance (SDI): Verplicht in Californië, Hawaii, New Jersey, New York en Rhode Island
• Paid Family and Medical Leave (PFML): Verplichte bijdragen van werknemers in staten als Massachusetts, Connecticut, Washington en Oregon
• State Unemployment Insurance (SUI): Sommige staten vereisen werknemersbijdragen naast de betalingen van de werkgever

Loonbeslagen

Wanneer de rechter een werknemer beveelt om kinderalimentatie, onbetaalde belastingen of andere schulden te betalen, bent u wettelijk verplicht het gespecificeerde bedrag op hun salaris in te houden. Loonbeslagen hebben voorrang op de meeste andere inhoudingen, en het niet naleven hiervan kan u aansprakelijk maken voor het onbetaalde bedrag.

Vrijwillige looninhoudingen

Vrijwillige inhoudingen zijn alleen van toepassing wanneer werknemers hier specifiek voor kiezen. U heeft schriftelijke toestemming nodig voordat u vrijwillige bedragen inhoudt.

Pensioenbijdragen

401(k)-plannen:

Voor 2026 kunnen werknemers tot $24.500 bijdragen aan een traditioneel of Roth 401(k)-plan—een stijging ten opzichte van $23.500 in 2025. Werknemers van 50 jaar en ouder kunnen een extra inhaalbijdrage van $8.000 doen, waardoor hun totale mogelijke bijdrage op $32.500 per jaar komt.

Bijdragen aan een traditionele 401(k) zijn vóór belastingen, wat het belastbaar inkomen van de werknemer onmiddellijk verlaagt. Roth 401(k)-bijdragen zijn na belastingen, maar groeien belastingvrij en kunnen belastingvrij worden opgenomen bij pensionering.

IRA-bijdragen:

Als u IRA's via looninhouding aanbiedt, kunnen werknemers in 2026 tot $7.000 bijdragen ($8.000 voor 50-plussers).

Trump-rekeningen (Nieuw voor 2026):

Vanaf 4 juli 2026 is er een nieuw type individuele pensioenrekening beschikbaar voor kinderen onder de 18 jaar. Werkgevers mogen jaarlijks tot $2.500 bijdragen aan de Trump-rekening van een werknemer of diens afhankelijke, en deze bijdragen zijn uitgesloten van het brutoloon van de werknemer.

Premies voor de ziektekostenverzekering

De ziektekostenverzekering is de meest gevraagde secundaire arbeidsvoorwaarde, ook al zijn kleine bedrijven met minder dan 50 voltijdsequivalente werknemers niet verplicht deze aan te bieden. Wanneer werknemers kiezen voor uw zorgplan, worden hun premiebijdragen doorgaans vóór belastingen ingehouden, waardoor hun belastbaar inkomen daalt.

Health Savings Accounts (HSA) en Flexible Spending Accounts (FSA)

HSA's zijn beschikbaar voor werknemers die zijn ingeschreven in zorgplannen met een hoog eigen risico. Bijdragen zijn vóór belastingen, groeien belastingvrij en kunnen belastingvrij worden opgenomen voor gekwalificeerde medische kosten. In tegenstelling tot FSA's worden HSA-saldi jaar na jaar overgedragen.

FSA's stellen werknemers in staat om dollars vóór belastingen opzij te zetten voor zorgkosten, maar de meeste FSA-fondsen moeten binnen het planjaar worden gebruikt of vervallen (hoewel sommige plannen een uitstelperiode of beperkte overdracht bieden).

Levens- en arbeidsongeschiktheidsverzekering

Door de werkgever gesponsorde levensverzekeringen en arbeidsongeschiktheidsdekkingen zijn vrijwillige voordelen waarvoor werknemers kunnen kiezen. Premie-inhoudingen kunnen vóór of na belastingen zijn, afhankelijk van de structuur van het plan en de toepasselijke belastingregels.

Forenzenvoordelen

Programma's voor forenzenvoordelen stellen werknemers in staat om gekwalificeerde parkeerkosten of kosten voor openbaar vervoer te betalen met dollars vóór belastingen. In 2026 is de IRS-limiet $340 per maand voor vervoer en $340 per maand voor gekwalificeerd parkeren. Deze voordelen dekken geen brandstofkosten, fietsen naar het werk of autoverzekeringen.

Vakbondscontributie

Als uw werknemers vakbondslid zijn, bent u doorgaans verantwoordelijk voor het inhouden van de vakbondscontributie op hun salaris volgens de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO).

Overige vrijwillige inhoudingen

Aanvullende vrijwillige inhoudingen kunnen zijn:

• Goede doelen bijdragen via loonkoppelingsprogramma's
• Onderwijsondersteuning of programma's voor het terugbetalen van studieleningen
• Sportschoollidmaatschappen of kosten voor welzijnsprogramma's
• Aandelenkoopplannen voor werknemers

Inhoudingen vóór belastingen vs. na belastingen

Het begrijpen van het verschil tussen inhoudingen vóór en na belastingen is van invloed op zowel uw berekeningen als de belastingaanslagen van uw werknemers.

Inhoudingen vóór belastingen

Inhoudingen vóór belastingen verlagen het belastbare inkomen van een werknemer voordat de federale, staats- en FICA-belastingen worden berekend. Dit betekent dat werknemers in totaal minder belasting betalen.

Veelvoorkomende inhoudingen vóór belastingen zijn:

• Traditionele 401(k)-bijdragen
• Premies voor de ziektekostenverzekering
• HSA- en FSA-bijdragen
• Forenzenvoordelen

Inhoudingen na belastingen

Inhoudingen na belastingen worden gedaan nadat alle belastingen zijn berekend en ingehouden. Hoewel werknemers geen onmiddellijk belastingvoordeel krijgen, bieden sommige opties na belastingen andere voordelen.

Veelvoorkomende inhoudingen na belastingen zijn:

• Roth 401(k)- en Roth IRA-bijdragen (belastingvrije groei en opnames)
• Premies voor levensverzekeringen boven bepaalde drempels
• Sommige premies voor arbeidsongeschiktheidsverzekeringen
• Loonbeslag
• Vakbondscontributie (in sommige gevallen)
• Bijdragen aan goede doelen na belastingen

Hoe looninhoudingen te berekenen: Stap voor stap

Volg deze volgorde bij het berekenen van de inhoudingen van elk salaris:

Stap 1: Begin met het brutoloon

Bereken de totale verdiensten inclusief regulier loon, overuren, bonussen en commissies.

Stap 2: Trek inhoudingen vóór belastingen af

Verwijder de bijdragen van werknemers voor de ziektekostenverzekering, traditionele 401(k), HSA/FSA en andere gekwalificeerde voordelen vóór belastingen. Dit geeft u het belastbare inkomen voor stap 3.

Stap 3: Bereken en houd federale inkomstenbelasting in

Bepaal aan de hand van de W-4-informatie van de werknemer en de tabellen in IRS-publicatie 15-T de in te houden federale inkomstenbelasting op basis van hun gecorrigeerde bruto-inkomen.

Stap 4: Bereken en houd FICA-belastingen in

Houd 6,2% in voor sociale zekerheid (op loon tot $184.500) and 1,45% voor Medicare (geen loongrens). Voeg de 0,9% extra Medicare-belasting toe voor lonen boven $200.000.

Stap 5: Bereken en houd staats- en lokale belastingen in

Pas de inhoudingsregels van uw staat toe op basis van de W-4 van de werknemer of het staatsspecifieke inhoudingsformulier.

Stap 6: Trek inhoudingen na belastingen af

Trek Roth-bijdragen, loonbeslag, voordelen na belastingen en alle andere posten na belastingen af.

Stap 7: Bereken het nettoloon

Wat overblijft is het netto-inkomen van de werknemer.

Veelgemaakte fouten bij looninhoudingen (en hoe u ze kunt vermijden)

Verkeerde classificatie van werknemers

Een van de duurste fouten in de salarisadministratie is het onjuist classificeren van werknemers als onafhankelijke contractanten (ZZP'ers). Als de IRS vaststelt dat u werknemers verkeerd heeft geclassificeerd, kunt u achterstallige belastingen en boetes verschuldigd zijn, en aansprakelijk worden gesteld voor niet-betaalde secundaire arbeidsvoorwaarden. Gebruik de richtlijnen van de IRS om de juiste classificatie te bepalen op basis van gedragscontrole, financiële controle en het type relatie.

Gebruik van verouderde belastingtarieven

Belastingtarieven, loongrenzen en bijdrageplafonds veranderen jaarlijks. Het gebruik van de cijfers van vorig jaar leidt tot onjuiste inhoudingen en mogelijke boetes. Werk uw salarissysteem bij voordat u de eerste salarisronde van elk nieuw jaar verwerkt.

Het missen van deadlines voor afdrachten

De IRS legt boetes op voor het te laat afdragen van loonbelasting:

• 1-5 dagen te laat: 2% boete
• 6-15 dagen te laat: 5% boete
• Meer dan 15 dagen te laat: 10% boete
• Meer dan 10 dagen na de eerste kennisgeving van de IRS: 15% boete

Stel elektronische afdrachten in via EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) en automatiseer het proces waar mogelijk.

Onjuiste W-2 of 1099-informatie

Het indienen van onjuiste informatieopgaven kan leiden tot boetes tot $310 per formulier als dit niet voor 1 augustus is gecorrigeerd. Controleer de gegevens van werknemers bij indiensttreding en tijdens jaarlijkse beoordelingen.

Vergeten aanvullend loon te belasten

Bonussen, overwerk, commissies en vakantie-uitbetalingen zijn allemaal belastbaar. Veel ondernemers vergeten op de juiste manier belasting in te houden op deze betalingen. De IRS staat een vast tarief van 22% toe voor federale inhouding op aanvullend loon, of u kunt de aggregatiemethode gebruiken op basis van het reguliere loon van de werknemer.

Verwaarlozing van staatsspecifieke vereisten

Elke staat heeft zijn eigen regels voor de inhouding van inkomstenbelasting, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en programma's voor betaald verlof. Werkgevers die in meerdere staten actief zijn, moeten de vereisten bijhouden voor elke staat waar zij werknemers hebben werken.

Verantwoordelijkheden van de werkgever voor loonbelasting

Naast wat u inhoudt op het loon van werknemers, heeft u als werkgever extra verplichtingen voor loonbelasting:

Het aandeel van de werkgever in FICA

U moet de FICA-bijdragen van werknemers dollar voor dollar matchen—6,2% voor sociale zekerheid (Social Security) and 1,45% voor Medicare. Deze 7,65% komt uit uw bedrijfsmiddelen, niet uit het loon van de werknemer.

Federale werkloosheidsbelasting (FUTA)

FUTA bedraagt 6% over de eerste $7.000 van het loon van elke werknemer, maar de meeste werkgevers ontvangen een krediet van 5,4% voor het betalen van staatswerkloosheidsbelasting, waardoor het effectieve tarief daalt naar 0,6%. FUTA is een belasting die alleen door de werkgever wordt betaald—het wordt niet ingehouden op het loon van de werknemer.

Staatswerkloosheidsbelasting (SUTA)

SUTA-tarieven variëren per staat en zijn gebaseerd op uw branche en schadeverleden. Net als FUTA zijn dit over het algemeen kosten voor de werkgever, hoewel enkele staten kleine bijdragen van werknemers vereisen.

Arbeidsongevallenverzekering (Workers' Compensation Insurance)

De meeste staten verplichten werkgevers om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten. Dit is geen looninhouding, maar wordt berekend op basis van uw loonsommen en functieclassificaties.

Vereisten voor de administratie

De IRS vereist dat u de loonadministratie gedurende ten minste vier jaar bewaart, inclusief:

• W-4 formulieren van werknemers en staatscertificaten voor inhouding
• Data en bedragen van alle loonbetalingen
• Bedragen en data van belastingafdrachten
• Kopieën van ingediende aangiften (Forms 941, 940, W-2, W-3)
• Documentatie van aanpassingen of correcties

Een goede administratie beschermt u tijdens audits en helpt bij het oplossen van meningsverschillen met werknemers of belastinginstanties.

Vereenvoudig uw financieel beheer

Looninhoudingen vormen slechts een stukje van de financiële puzzel van uw bedrijf, maar wel een cruciaal stukje dat precisie en consistente tracking vereist. Elke inhouding die u verwerkt—van FICA-belastingen tot 401(k)-bijdragen—vereist nauwkeurige documentatie en tijdige rapportage.

Beancount.io biedt plain-text boekhouding die u volledige transparantie en controle geeft over uw financiële administratie. Met grootboeken onder versiebeheer en AI-klare dataformaten kunt u de nauwkeurige gegevens bijhouden die voor loonlijst-compliance vereist zijn, zonder vast te zitten aan bedrijfseigen software. Ga gratis aan de slag en breng duidelijkheid in uw zakelijke financiën.