کسورات حقوق و دستمزد: راهنمای کامل برای صاحبان کسب‌وکارهای کوچک

هر دو هفته یک‌بار، کارکنان شما با اشتیاق حساب‌های بانکی خود را برای دریافت حقوق چک می‌کنند. اما نکته اینجاست: آنچه آن‌ها دریافت می‌کنند به مراتب کمتر از مقداری است که واقعاً به دست آورده‌اند. تفاوت در چیست؟ کسورات حقوق و دستمزد—پلی که اغلب اشتباه درک می‌شود میان حقوق ناخالص و حقوق دریافتی که هر صاحب کسب‌وکاری باید بر آن تسلط یابد.

اشتباه در محاسبه کسورات حقوق و دستمزد می‌تواند هزینه‌ای فراتر از سلب اعتماد کارکنان برای شما داشته باشد. سازمان IRS جریمه‌هایی بین ۲٪ تا ۱۵٪ از کل حقوق و دستمزد را برای واریز دیرهنگام یا نادرست مالیات تعیین می‌کند و این تازه شروع ماجراست. برای کسب‌وکارهای کوچک بدون بخش‌های حسابداری اختصاصی، عبور از هزارتوی کسر مالیات‌های اجباری، مزایای اختیاری و نرخ‌های مالیاتی که مدام در حال تغییر هستند، می‌تواند طاقت‌فرسا باشد.

این راهنما تمام آنچه را که در مورد کسورات حقوق و دستمزد در سال ۲۰۲۶ باید بدانید—از مالیات‌هایی که قانوناً ملزم به کسر آن‌ها هستید تا مزایایی که کارکنان شما ممکن است انتخاب کنند—تشریح می‌کند تا بتوانید حقوق تیم خود را به دقت پرداخت کرده و در چارچوب قانون باقی بمانید.

کسورات حقوق و دستمزد چیست؟​

کسورات حقوق و دستمزد مبالغی هستند که قبل از دریافت فیش حقوقی، از حقوق ناخالص کارمند کسر می‌شوند. این کسورات همه موارد از مالیات‌های فدرال گرفته تا حق بیمه بازنشستگی را شامل می‌شوند و تفاوت بین درآمد واقعی کارمند و مبلغی که در نهایت به حساب بانکی او واریز می‌شود را تعیین می‌کنند.

یک روش ساده برای درک آن:

حقوق ناخالص (کل درآمد) - کسورات حقوق و دستمزد = حقوق خالص (حقوق دریافتی)

به عنوان مثال، اگر کارمندی ماهیانه ۵,۰۰۰ دلار حقوق ناخالص داشته باشد اما ۳,۷۵۰ دلار دریافت کند، مابه‌التفاوت ۱,۲۵۰ دلاری نشان‌دهنده کل کسورات او برای مالیات، بیمه، بازنشستگی و سایر موارد است.

دو دسته اصلی کسورات حقوق و دستمزد​

تمام کسورات حقوق و دستمزد در یکی از دو دسته قرار می‌گیرند: اجباری و اختیاری. درک این تمایز حیاتی است زیرا بر نحوه محاسبه کسورات، زمان شروع کسر و مدارک مورد نیاز شما تأثیر می‌گذارد.

کسورات اجباری​

این کسورات طبق قانون الزامی هستند. شما نیازی به اجازه کارمند ندارید—شما قانوناً موظف هستید صرف‌نظر از ترجیح کارکنان، آن‌ها را کسر کنید.

کسورات اختیاری​

این کسورات نیازمند رضایت صریح کارمند است. حتی اگر بیمه درمانی یا طرح بازنشستگی 401(k) ارائه می‌دهید، کارکنان باید قبل از اینکه بتوانید چیزی از حقوقشان کسر کنید، آن را انتخاب (Opt-in) کنند. همیشه قبل از کسر مبالغ اختیاری، مجوز کتبی دریافت کنید.

توضیح کسورات اجباری حقوق و دستمزد​

مالیات‌های FICA: تأمین اجتماعی و مدیکیر​

مالیات‌های FICA (قانون مشارکت‌های بیمه فدرال) بودجه برنامه‌های تأمین اجتماعی و مدیکیر (بیمه سلامت) را تأمین می‌کنند. هم کارفرمایان و هم کارمندان به طور مساوی در این پرداخت مشارکت دارند.

نرخ‌های FICA در سال ۲۰۲۶:

سقف دستمزد تأمین اجتماعی از ۱۷۶,۱۰۰ دلار در سال ۲۰۲۵ به ۱۸۴,۵۰۰ دلار در سال ۲۰۲۶ افزایش یافته است. این بدان معناست که حداکثر مالیات تأمین اجتماعی برای هر یک از کارمند و کارفرما ۱۱,۴۳۹ دلار است.

مالیات مدیکیر اضافی: کارمندانی که بیش از ۲۰۰,۰۰۰ دلار در سال درآمد دارند، مشمول ۰.۹٪ مالیات مدیکیر اضافی بر دستمزدهای بالاتر از این آستانه هستند. این مالیات اضافی فقط برای کارمندان اعمال می‌شود و سهم کارفرما ندارد.

مالیات بر درآمد فدرال​

کسر مالیات بر درآمد فدرال به اطلاعات فرم W-4 کارمند شما بستگی دارد، از جمله وضعیت تاهل (مجرد، متاهل با اظهارنامه مشترک، یا سرپرست خانوار) و هرگونه کسر اضافی که درخواست کرده‌اند.

سیستم مالیاتی فدرال در سال ۲۰۲۶ از هفت طبقه مالیاتی استفاده می‌کند که از ۱۰٪ تا ۳۷٪ متغیر است. برای محاسبه مبلغ صحیح کسر مالیات، از جداول کسر مالیات IRS در نشریه 15-T موجود در سایت IRS.gov استفاده کنید.

مالیات بر درآمد ایالتی و محلی​

بیشتر ایالت‌ها مالیات بر درآمد خود را با نرخ‌ها و قوانین متفاوت وضع می‌کنند. برخی ایالت‌ها نرخ مالیات ثابت دارند، در حالی که برخی دیگر از طبقات پلکانی مشابه سیستم فدرال استفاده می‌کنند.

ایالت‌های بدون مالیات بر درآمد:

• آلاسکا
• فلوریدا
• نوادا
• نیوهمپشایر (فقط بر سود سهام و بهره)
• داکوتای جنوبی
• تنسی
• تگزاس
• واشینگتن
• وایومینگ

حتی در ایالت‌های بدون مالیات بر درآمد، ممکن است بسته به محل کار یا زندگی کارکنان، همچنان نیاز به کسر مالیات‌های محلی داشته باشید. همیشه الزامات ایالتی و محلی را برای موقعیت هر کارمند بررسی کنید.

کسورات اجباری خاص هر ایالت​

بسته به ایالت خود، ممکن است ملزم به کسر موارد زیر نیز باشید:

• بیمه ناتوانی ایالتی (SDI): در کالیفرنیا، هاوایی، نیوجرسی، نیویورک و رود آیلند الزامی است.
• مرخصی خانوادگی و پزشکی با حقوق (PFML): مشارکت اجباری کارمند در ایالت‌هایی مانند ماساچوست، کانکتیکات، واشینگتن و اورگان.
• بیمه بیکاری ایالتی (SUI): برخی ایالت‌ها علاوه بر پرداخت‌های کارفرما، مشارکت کارمند را نیز الزامی می‌دانند.

توقیف حقوق (اجرائیه حقوق)​

زمانی که دادگاه دستوری برای پرداخت نفقه کودک، مالیات‌های پرداخت‌نشده یا سایر بدهی‌ها توسط کارمند صادر می‌کند، شما قانوناً موظف هستید مبلغ مشخص شده را از فیش حقوقی او کسر کنید. دستورات توقیف بر بیشتر کسورات دیگر اولویت دارند و عدم رعایت آن‌ها می‌تواند شما را در قبال مبلغ پرداخت‌نشده مسئول کند.

کسورات داوطلبانه حقوق و دستمزد​

کسورات داوطلبانه تنها زمانی اعمال می‌شوند که کارکنان به طور خاص آن‌ها را انتخاب کنند. شما قبل از کسر هرگونه مبلغ داوطلبانه، به رضایت کتبی نیاز دارید.

مشارکت در طرح‌های بازنشستگی​

طرح‌های 401(k):

برای سال ۲۰۲۶، کارکنان می‌توانند تا سقف ۲۴,۵۰۰ دلار در یک طرح سنتی یا روت (Roth) 401(k) مشارکت کنند؛ این رقم نسبت به ۲۳,۵۰۰ دلار در سال ۲۰۲۵ افزایش یافته است. کارکنان ۵۰ ساله و بالاتر می‌توانند ۸,۰۰۰ دلار اضافی به عنوان مشارکت جبرانی (catch-up) بپردازند که مجموع مشارکت سالانه احتمالی آن‌ها را به ۳۲,۵۰۰ دلار می‌رساند.

مشارکت در طرح سنتی 401(k) به صورت پیش از مالیات است که درآمد مشمول مالیات کارمند را بلافاصله کاهش می‌دهد. مشارکت در طرح روت 401(k) پس از مالیات انجام می‌شود، اما رشد آن معاف از مالیات است و در زمان بازنشستگی می‌توان آن را بدون پرداخت مالیات برداشت کرد.

مشارکت در IRA:

اگر کسر از حقوق برای حساب‌های IRA را ارائه می‌دهید، کارکنان می‌توانند تا سقف ۷,۰۰۰ دلار در سال ۲۰۲۶ (۸,۰۰۰ دلار برای افراد ۵۰ ساله و بالاتر) مشارکت کنند.

حساب‌های ترامپ (جدید برای سال ۲۰۲۶):

از تاریخ ۴ ژوئیه ۲۰۲۶، نوع جدیدی از حساب بازنشستگی فردی برای کودکان زیر ۱۸ سال در دسترس خواهد بود. کارفرمایان می‌توانند سالانه تا سقف ۲,۵۰۰ دلار برای حساب ترامپِ کارمند یا افراد تحت تکفل او واریز کنند و این مبالغ از درآمد ناخالص کارمند مستثنی است.

حق‌بیمه درمان​

بیمه درمان پرطرفدارترین مزیت شغلی است، حتی اگر کسب‌وکارهای کوچک با کمتر از ۵۰ کارمند تمام‌وقت (یا معادل آن) ملزم به ارائه آن نباشند. وقتی کارکنان طرح سلامت شما را انتخاب می‌کنند، حق‌بیمه پرداختی آن‌ها معمولاً به صورت پیش از مالیات کسر می‌شود که درآمد مشمول مالیات آن‌ها را کاهش می‌دهد.

حساب‌های پس‌انداز سلامت (HSA) و حساب‌های مخارج انعطاف‌پذیر (FSA)​

HSAها در دسترس کارکنانی هستند که در طرح‌های سلامت با فرانشیز بالا ثبت‌نام کرده‌اند. مشارکت‌ها پیش از مالیات هستند، بدون مالیات رشد می‌کنند و برای هزینه‌های پزشکی واجد شرایط، بدون مالیات قابل برداشت هستند. برخلاف FSA، موجودی HSA سال به سال منتقل می‌شود.

FSAها به کارکنان اجازه می‌دهند مبالغ پیش از مالیات را برای هزینه‌های درمانی کنار بگذارند، اما بیشتر مبالغ FSA باید تا پایان سال طرح استفاده شوند، در غیر این صورت سوخت می‌شوند (اگرچه برخی طرح‌ها دوره مهلت یا انتقال محدود را ارائه می‌دهند).

بیمه عمر و ازکارافتادگی​

پوشش بیمه عمر و ازکارافتادگی با حمایت کارفرما، از مزایای داوطلبانه‌ای است که کارکنان می‌توانند انتخاب کنند. کسر حق‌بیمه بسته به ساختار طرح و قوانین مالیاتی مربوطه، ممکن است پیش از مالیات یا پس از مالیات باشد.

مزایای ایاب و ذهاب​

برنامه‌های مزایای ایاب و ذهاب به کارکنان اجازه می‌دهد تا هزینه‌های پارکینگ واجد شرایط یا حمل‌ونقل عمومی را با مبالغ پیش از مالیات پرداخت کنند. در سال ۲۰۲۶، سقف IRS مبلغ ۳۴۰ دلار در ماه برای حمل‌ونقل و ۳۴۰ دلار در ماه برای پارکینگ واجد شرایط است. این مزایا هزینه‌های سوخت، رفت‌وآمد با دوچرخه یا بیمه خودرو را پوشش نمی‌دهد.

حق عضویت اتحادیه​

اگر هر یک از کارکنان شما عضو اتحادیه باشند، طبق قرارداد دسته‌جمعی، شما معمولاً مسئول کسر حق عضویت اتحادیه از چک‌های حقوقی آن‌ها هستید.

سایر کسورات داوطلبانه​

سایر کسورات داوطلبانه ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• کمک‌های خیریه از طریق برنامه‌های بخشش از حقوق
• کمک‌هزینه تحصیلی یا برنامه‌های بازپرداخت وام دانشجویی
• عضویت در باشگاه‌های ورزشی یا هزینه‌های برنامه‌های تندرستی
• طرح‌های خرید سهام شرکت

کسورات پیش از مالیات در مقابل پس از مالیات​

درک تفاوت بین کسورات پیش از مالیات و پس از مالیات، هم بر محاسبات شما و هم بر قبوض مالیاتی کارکنان تأثیر می‌گذارد.

کسورات پیش از مالیات​

کسورات پیش از مالیات، درآمد مشمول مالیات کارمند را قبل از محاسبه مالیات‌های فدرال، ایالتی و FICA کاهش می‌دهد. این بدان معناست که کارکنان در مجموع مالیات کمتری پرداخت می‌کنند.

کسورات رایج پیش از مالیات عبارتند از:

• مشارکت در طرح سنتی 401(k)
• حق‌بیمه درمان
• مشارکت در HSA و FSA
• مزایای ایاب و ذهاب

کسورات پس از مالیات​

کسورات پس از مالیات پس از محاسبه و کسر تمامی مالیات‌ها انجام می‌شود. اگرچه کارکنان از صرفه‌جویی مالیاتی فوری بهره‌مند نمی‌شوند، اما برخی گزینه‌های پس از مالیات مزایای دیگری را فراهم می‌کنند.

کسورات رایج پس از مالیات عبارتند از:

• مشارکت در طرح‌های روت 401(k) و روت IRA (رشد و برداشت معاف از مالیات)
• حق‌بیمه عمر مازاد بر آستانه‌های خاص
• برخی حق‌بیمه‌های بیمه ازکارافتادگی
• توقیف دستمزد (Wage garnishments)
• حق عضویت اتحادیه (در برخی موارد)
• کمک‌های خیریه پس از مالیات

نحوه محاسبه کسورات حقوق و دستمزد: گام‌به‌گام​

هنگام محاسبه کسورات از هر چک حقوقی، این ترتیب را دنبال کنید:

گام ۱: با حقوق ناخالص شروع کنید

مجموع درآمدها شامل حقوق ثابت، اضافه‌کاری، پاداش‌ها و کمیسیون‌ها را محاسبه کنید.

گام ۲: کسورات پیش از مالیات را کم کنید

مشارکت‌های کارمند برای بیمه درمان، طرح سنتی 401(k)، HSA/FSA و سایر مزایای واجد شرایط پیش از مالیات را کسر کنید. این کار درآمد مشمول مالیات برای گام ۳ را به دست می‌دهد.

گام ۳: مالیات بر درآمد فدرال را محاسبه و کسر کنید

با استفاده از اطلاعات W-4 کارمند و جداول نشریه 15-T اداره IRS، مالیات بر درآمد فدرال را بر اساس درآمد ناخالص تعدیل‌شده آن‌ها تعیین کنید.

گام ۴: مالیات‌های FICA را محاسبه و کسر کنید

۶.۲٪ برای تأمین اجتماعی (بر دستمزدهای تا ۱۸۴,۵۰۰ دلار) و ۱.۴۵٪ برای مدیکر (بدون سقف دستمزد) کسر کنید. برای دستمزدهای بیش از ۲۰۰,۰۰۰ دلار، ۰.۹٪ مالیات اضافی مدیکر را اضافه کنید.

گام ۵: مالیات‌های ایالتی و محلی را محاسبه و کسر کنید

قوانین کسر مالیات ایالت خود را بر اساس فرم W-4 کارمند یا فرم‌های مالیاتی خاص ایالتی اعمال کنید.

گام ۶: کسورات پس از مالیات را کم کنید

مشارکت‌های روت، توقیف دستمزد، مزایای پس از مالیات و هرگونه موارد پس از مالیات دیگر را کسر کنید.

گام ۷: حقوق خالص را محاسبه کنید

آنچه باقی می‌ماند، حقوق دریافتی (خالص) کارمند است.

اشتباهات رایج در کسورات حقوق و دستمزد (و نحوه اجتناب از آن‌ها)​

طبقه‌بندی نادرست کارکنان​

یکی از پرهزینه‌ترین اشتباهات حقوق و دستمزد، طبقه‌بندی نادرست کارکنان به عنوان پیمانکاران مستقل است. اگر IRS تشخیص دهد که کارکنان را به اشتباه طبقه‌بندی کرده‌اید، ممکن است مشمول پرداخت مالیات‌های معوقه، جریمه‌ها و مسئول پرداخت مزایای پرداخت‌نشده شوید. از دستورالعمل‌های IRS برای تعیین طبقه‌بندی صحیح بر اساس کنترل رفتاری، کنترل مالی و نوع رابطه استفاده کنید.

استفاده از نرخ‌های مالیاتی قدیمی​

نرخ‌های مالیاتی، مبنای دستمزد و سقف‌های مشارکت سالانه تغییر می‌کنند. استفاده از اعداد سال گذشته منجر به کسورات نادرست و جریمه‌های احتمالی می‌شود. سیستم حقوق و دستمزد خود را قبل از پردازش اولین لیست حقوق در هر سال جدید به‌روزرسانی کنید.

از دست دادن مهلت‌های واریز​

IRS برای واریز دیرهنگام مالیات‌های حقوق و دستمزد جریمه‌هایی تعیین کرده است:

• ۱ تا ۵ روز تأخیر: ۲٪ جریمه
• ۶ تا ۱۵ روز تأخیر: ۵٪ جریمه
• بیش از ۱۵ روز تأخیر: ۱۰٪ جریمه
• بیش از ۱۰ روز پس از اولین اخطار IRS: ۱۵٪ جریمه

واریزهای الکترونیکی را از طریق EFTPS (سیستم پرداخت الکترونیکی مالیات فدرال) راه‌اندازی کرده و در صورت امکان فرآیند را خودکار کنید.

اطلاعات نادرست در فرم‌های W-2 یا 1099​

ارسال اظهارنامه‌های اطلاعاتی نادرست در صورتی که تا اول اوت اصلاح نشوند، می‌تواند منجر به جریمه‌هایی تا سقف ۳۱۰ دلار برای هر فرم شود. اطلاعات کارکنان را هنگام استخدام و در طول بررسی‌های سالانه تأیید کنید.

فراموش کردن کسر مالیات از پرداخت‌های تکمیلی​

پاداش‌ها، اضافه‌کاری، کمیسیون‌ها و مبالغ پرداختی بابت مرخصی همگی مشمول مالیات هستند. بسیاری از صاحبان کسب‌وکار فراموش می‌کنند مالیات این پرداخت‌ها را به درستی کسر کنند. IRS نرخ مالیات تکمیلی ثابت ۲۲٪ را برای کسر مالیات فدرال اجازه می‌دهد، یا می‌توانید از روش مجموع بر اساس دستمزد عادی کارمند استفاده کنید.

نادیده گرفتن الزامات خاص ایالتی​

هر ایالت قوانین خاص خود را برای کسر مالیات بر درآمد، بیمه ناتوانی و برنامه‌های مرخصی استحقاقی دارد. کارفرمایانی که در چندین ایالت فعالیت می‌کنند باید الزامات هر ایالتی را که در آن کارمند دارند، پیگیری کنند.

مسئولیت‌های مالیاتی کارفرما در قبال حقوق و دستمزد​

علاوه بر آنچه از حقوق کارکنان کسر می‌کنید، شما به عنوان کارفرما تعهدات مالیاتی اضافی نیز دارید:

سهم کارفرما در FICA​

شما باید معادل سهم FICA کارکنان را پرداخت کنید—۶.۲٪ برای تامین اجتماعی و ۱.۴۵٪ برای مدیکر. این ۷.۶۵٪ از منابع مالی کسب‌وکار شما تأمین می‌شود، نه از دستمزد کارکنان.

مالیات فدرال بیکاری (FUTA)​

نرخ FUTA برابر با ۶٪ برای اولین ۷۰۰۰ دلار از دستمزد هر کارمند است، اما اکثر کارفرمایان ۵.۴٪ اعتبار بابت پرداخت مالیات‌های بیکاری ایالتی دریافت می‌کنند که نرخ مؤثر را به ۰.۶٪ کاهش می‌دهد. FUTA یک مالیات صرفاً کارفرمایی است—از دستمزد کارکنان کسر نمی‌شود.

مالیات ایالتی بیکاری (SUTA)​

نرخ‌های SUTA بر اساس ایالت متفاوت است و بر اساس صنعت و سابقه دعاوی شما تعیین می‌شود. مانند FUTA، این هزینه معمولاً بر عهده کارفرماست، اگرچه چند ایالت مبالغ کمی را از کارکنان نیز دریافت می‌کنند.

بیمه غرامت دستمزد کارکنان​

اکثر ایالت‌ها کارفرمایان را ملزم به داشتن بیمه غرامت دستمزد کارکنان می‌کنند. این مورد یک کسر از حقوق نیست، بلکه بر اساس مبالغ حقوق و دستمزد و طبقه‌بندی‌های شغلی شما محاسبه می‌شود.

الزامات نگهداری سوابق​

IRS از شما می‌خواهد که سوابق حقوق و دستمزد را حداقل به مدت چهار سال نگه دارید، از جمله:

• فرم‌های W-4 کارکنان و گواهی‌های کسر مالیات ایالتی
• تاریخ‌ها و مبالغ تمام پرداخت‌های دستمزد
• مبالغ و تاریخ‌های واریز مالیات
• کپی اظهارنامه‌های ثبت شده (فرم‌های 941، 940، W-2، W-3)
• مستندات مربوط به تعدیلات یا اصلاحات

نگهداری خوب سوابق، از شما در طول حسابرسی‌ها محافظت کرده و به حل اختلافات با کارکنان یا سازمان‌های مالیاتی کمک می‌کند.

مدیریت مالی خود را ساده کنید​

کسورات حقوق و دستمزد تنها تکه‌ای از پازل مالی کسب‌وکار شماست، اما تکه‌ای حیاتی است که نیازمند دقت و پیگیری مداوم است. هر کسر پرداختی—از مالیات‌های FICA گرفته تا حق مشارکت 401(k)—نیاز به مستندسازی دقیق و گزارش‌دهی به‌موقع دارد.

سایت Beancount.io حسابداری متنی ساده‌ای را ارائه می‌دهد که شفافیت و کنترل کامل بر سوابق مالی‌تان را به شما می‌بخشد. با دفترکل‌های تحت کنترل نسخه و فرمت‌های داده آماده برای هوش مصنوعی، می‌توانید سوابق دقیقی را که انطباق با قوانین حقوق و دستمزد ایجاب می‌کند، بدون وابستگی به نرم‌افزارهای انحصاری حفظ کنید. به رایگان شروع کنید و به امور مالی کسب‌وکار خود وضوح ببخشید.