Zrážky zo mzdy: Kompletný sprievodca pre majiteľov malých podnikov

Každé dva týždne vaši zamestnanci netrpezlivo kontrolujú svoje bankové účty a čakajú na výplatu. Ale je tu jedna vec: to, čo dostanú, je výrazne menej ako to, čo skutočne zarobili. Ten rozdiel? Mzdové zrážky – často nesprávne chápaný most medzi hrubou a čistou mzdou, ktorý musí ovládnuť každý majiteľ firmy.

Nesprávne vypočítané mzdové zrážky vás môžu stáť viac než len dôveru zamestnancov. IRS (americký daňový úrad) ukladá sankcie v rozsahu od 2 % do 15 % z celkového objemu miezd za neskoré alebo nesprávne daňové odvody, a to je len začiatok. Pre malé podniky bez špecializovaných účtovných oddelení môže byť navigácia v bludisku povinných zrážok, dobrovoľných benefitov a neustále sa meniacich daňových sadzieb ochromujúca.

Táto príručka rozoberá všetko, čo potrebujete vedieť o mzdových zrážkach v roku 2026 – od daní, ktoré ste zo zákona povinní zrážať, až po benefity, ktoré si vaši zamestnanci môžu vybrať – aby ste svojmu tímu platili presne a dodržiavali zákon.

Čo sú mzdové zrážky?

Mzdové zrážky sú sumy zrazené z hrubej mzdy zamestnanca predtým, ako dostane výplatu. Tieto zrážky pokrývajú všetko od federálnych daní až po príspevky na dôchodok a určujú rozdiel medzi tým, čo zamestnanec zarobí, a tým, čo skutočne pristane na jeho bankovom účte.

Tu je jednoduchý spôsob, ako o tom premýšľať:

Hrubá mzda (celkový zárobok) - Mzdové zrážky = Čistá mzda (suma k výplate)

Napríklad, ak zamestnanec zarobí 5 000 mesačne v hrubom, ale domov si odnesie 3 750 \, rozdiel 1 250 $ predstavuje jeho celkové mzdové zrážky na dane, poistenie, dôchodok a iné odvody.

Dve kategórie mzdových zrážok

Všetky mzdové zrážky spadajú do jednej z dvoch kategórií: povinné a dobrovoľné. Pochopenie tohto rozdielu je kľúčové, pretože ovplyvňuje spôsob výpočtu zrážok, moment, kedy môžete začať so zrážkami, a potrebnú dokumentáciu.

Povinné zrážky

Tieto zrážky vyžaduje zákon. Nepotrebujete na ne súhlas zamestnanca – máte zákonnú povinnosť ich zrážať bez ohľadu na to, čo by vaši zamestnanci uprednostnili.

Dobrovoľné zrážky

Tieto zrážky vyžadujú výslovný súhlas zamestnanca. Aj keď ponúkate zdravotné poistenie alebo dôchodkový plán 401(k), zamestnanci sa musia do nich prihlásiť predtým, ako im budete môcť čokoľvek zraziť z výplaty. Pred vykonaním dobrovoľných zrážok si vždy vyžiadajte písomný súhlas.

Vysvetlenie povinných mzdových zrážok

Dane FICA: Sociálne a zdravotné poistenie

Dane FICA (Federal Insurance Contributions Act) financujú programy sociálneho zabezpečenia (Social Security) a zdravotného poistenia (Medicare). Zamestnávatelia aj zamestnanci prispievajú rovnakým dielom.

Sadzby FICA pre rok 2026:

Typ dane	Sadzba zamestnanca	Sadzba zamestnávateľa	Maximálny vymeriavací základ
Sociálne zabezpečenie	6,2 %	6,2 %	184 500 $
Zdravotné poistenie (Medicare)	1,45 %	1,45 %	Bez limitu
Celkom FICA	7,65 %	7,65 %	—

Maximálny vymeriavací základ pre sociálne zabezpečenie sa zvýšil zo 176 100 $v roku 2025 na 184 500$ v roku 2026. To znamená, že maximálna daň na sociálne zabezpečenie pre zamestnancov aj zamestnávateľov je 11 439 $ pre každého.

Dodatočná daň Medicare: Zamestnanci zarábajúci viac ako 200 000 $ ročne dlhujú dodatočnú 0,9 % daň Medicare zo mzdy nad touto hranicou. Táto dodatočná daň sa vzťahuje len na zamestnancov – neexistuje tu žiadny príspevok od zamestnávateľa.

Federálna daň z príjmu

Zrážka federálnej dane z príjmu závisí od informácií z formulára W-4 zamestnanca, vrátane stavu podávania priznania (slobodný, manželia podávajúci spoločne alebo hlava domácnosti) a akýchkoľvek ďalších požadovaných zrážok.

Federálny daňový systém v roku 2026 využíva sedem pásiem v rozsahu od 10 % do 37 %. Na výpočet správnej sumy zrážky použite tabuľky IRS v publikácii 15-T, ktorá je k dispozícii na IRS.gov.

Štátne a miestne dane z príjmu

Väčšina štátov ukladá vlastné dane z príjmu s rôznymi sadzbami a pravidlami. Niektoré štáty majú rovnú daňovú sadzbu, zatiaľatiaľ čo iné používajú progresívne pásma podobné federálnemu systému.

Štáty bez dane z príjmu:

• Aljaška
• Florida
• Nevada
• New Hampshire (len z dividend a úrokov)
• Južná Dakota
• Tennessee
• Texas
• Washington
• Wyoming

Dokonca aj v štátoch bez dane z príjmu môže byť potrebné zrážať miestne dane v závislosti od toho, kde vaši zamestnanci pracujú alebo žijú. Vždy si overte štátne a miestne požiadavky pre každú lokalitu zamestnanca.

Špecifické štátne povinné zrážky

V závislosti od vášho štátu môžete byť tiež povinní zrážať príspevky na:

• Štátne poistenie v invalidite (SDI): Vyžaduje sa v Kalifornii, na Havaji, v New Jersey, New Yorku a Rhode Islande.
• Platená rodinná a zdravotná dovolenka (PFML): Povinné príspevky zamestnancov v štátoch ako Massachusetts, Connecticut, Washington a Oregon.
• Štátne poistenie v nezamestnanosti (SUI): Niektoré štáty vyžadujú príspevky zamestnancov okrem platieb zamestnávateľa.

Exekučné zrážky zo mzdy

Keď súdy nariadia zamestnancovi platiť výživné na deti, nezaplatené dane alebo iné dlhy, ste zo zákona povinní zrážať stanovenú sumu z jeho výplaty. Príkazy na exekúciu majú prednosť pred väčšinou ostatných zrážok a nedodržanie predpisov vás môže urobiť zodpovednými za nezaplatenú sumu.

Dobrovoľné zrážky zo mzdy

Dobrovoľné zrážky sa uplatňujú len vtedy, keď si ich zamestnanci výslovne zvolia. Pred zrážaním akýchkoľvek dobrovoľných súm potrebujete písomný súhlas.

Príspevky na dôchodkové sporenie

Plány 401(k):

Pre rok 2026 môžu zamestnanci prispievať až do výšky 24 500 $do tradičného alebo Roth 401(k) plánu – čo je nárast oproti 23 500$ v roku 2025. Pracovníci vo veku 50 rokov a starší môžu prispieť dodatočným príspevkom (catch-up contribution) vo výške 8 000 $, čím sa ich celkový možný ročný príspevok zvyšuje na 32 500 $.

Príspevky do tradičného 401(k) sa realizujú pred zdanením, čo okamžite znižuje zdaniteľný príjem zamestnanca. Príspevky do Roth 401(k) sa realizujú po zdanení, ale zhodnocujú sa bez daní a v dôchodku ich možno vybrať bez zdanenia.

Príspevky na IRA:

Ak ponúkate IRA účty so zrážkou zo mzdy, zamestnanci môžu v roku 2026 prispievať až do výšky 7 000 (8 000 \, ak majú 50 a viac rokov).

Trumpove účty (novinka pre rok 2026):

Od 4. júla 2026 je k dispozícii nový typ individuálneho dôchodkového účtu pre deti mladšie ako 18 rokov. Zamestnávatelia môžu prispievať až 2 500 $ ročne na Trumpov účet zamestnanca alebo jeho vyživovanej osoby a tieto príspevky sú vylúčené z hrubého príjmu zamestnanca.

Poistné na zdravotné poistenie

Zdravotné poistenie je najžiadanejším zamestnaneckým benefitom, hoci malé podniky s menej ako 50 zamestnancami na plný pracovný úväzok (alebo ich ekvivalentom) nie sú povinné ho ponúkať. Keď sa zamestnanci zapoja do vášho zdravotného plánu, ich príspevky na poistné sa zvyčajne odpočítavajú pred zdanením, čo znižuje ich zdaniteľný príjem.

Zdravotné sporiace účty (HSA) a Flexibilné výdavkové účty (FSA)

HSA sú k dispozícii zamestnancom zapísaným v zdravotných plánoch s vysokou spoluúčasťou. Príspevky sú pred zdanením, zhodnocujú sa bez daní a môžu sa vybrať bez zdanenia na oprávnené liečebné náklady. Na rozdiel od FSA sa prostriedky na HSA prenášajú z roka na rok.

FSA umožňujú zamestnancom vyčleniť si doláre pred zdanením na náklady na zdravotnú starostlivosť, ale väčšina prostriedkov FSA sa musí použiť v rámci plánovacieho roka, inak prepadnú (hoci niektoré plány ponúkajú odkladné obdobie alebo obmedzený prenos do ďalšieho roka).

Životné a úrazové poistenie

Životné poistenie a invalidné krytie sponzorované zamestnávateľom sú dobrovoľné benefity, ktoré si zamestnanci môžu zvoliť. Zrážky na poistné môžu byť pred zdanením alebo po zdanení v závislosti od štruktúry plánu a platných daňových pravidiel.

Príspevky na dochádzanie

Programy príspevkov na dochádzanie umožňujú zamestnancom platiť za oprávnené parkovanie alebo výdavky na verejnú dopravu z prostriedkov pred zdanením. V roku 2026 je limit IRS 340 $mesačne na dopravu a 340$ mesačne na oprávnené parkovanie. Tieto benefity nepokrývajú náklady na palivo, dochádzanie na bicykli ani poistenie auta.

Odborové príspevky

Ak sú niektorí z vašich zamestnancov členmi odborov, zvyčajne ste zodpovední za zrážanie odborových príspevkov z ich výplat v súlade s kolektívnou zmluvou.

Ostatné dobrovoľné zrážky

Medzi ďalšie dobrovoľné zrážky môžu patriť:

• Charitatívne príspevky prostredníctvom programov darovania zo mzdy
• Pomoc pri vzdelávaní alebo programy splácania študentských pôžičiek
• Členstvo v posilňovni alebo poplatky za wellness programy
• Plány nákupu zamestnaneckých akcií

Zrážky pred zdanením vs. zrážky po zdanení

Pochopenie rozdielu medzi zrážkami pred zdanením a po zdanení ovplyvňuje vaše výpočty aj daňové odvody vašich zamestnancov.

Zrážky pred zdanením

Zrážky pred zdanením znižujú zdaniteľný príjem zamestnanca pred výpočtom federálnych, štátnych a FICA daní. To znamená, že zamestnanci celkovo zaplatia na daniach menej.

Bežné zrážky pred zdanením zahŕňajú:

• Príspevky do tradičného 401(k)
• Poistné na zdravotné poistenie
• Príspevky do HSA a FSA
• Príspevky na dochádzanie

Zrážky po zdanení

Zrážky po zdanení sa realizujú po tom, čo boli vypočítané a zrazené všetky dane. Hoci zamestnanci nezískajú okamžitú daňovú úsporu, niektoré možnosti po zdanení poskytujú iné výhody.

Bežné zrážky po zdanení zahŕňajú:

• Príspevky do Roth 401(k) a Roth IRA (nezdanené zhodnotenie a výbery)
• Poistné na životné poistenie nad určité limity
• Niektoré poistné na invalidné poistenie
• Exekučné zrážky zo mzdy
• Odborové príspevky (v niektorých prípadoch)
• Charitatívne príspevky po zdanení

Ako vypočítať zrážky zo mzdy: Krok za krokom

Pri výpočte zrážok z každej výplaty dodržujte toto poradie:

Krok 1: Začnite s hrubou mzdou

Vypočítajte celkové zárobky vrátane bežnej mzdy, nadčasov, bonusov a provízií.

Krok 2: Odpočítajte zrážky pred zdanením

Odstráňte príspevky zamestnanca na zdravotné poistenie, tradičné 401(k), HSA/FSA a iné kvalifikované benefity pred zdanením. Tým získate zdaniteľný príjem pre Krok 3.

Krok 3: Vypočítajte a zrazte federálnu daň z príjmu

Pomocou informácií z formulára W-4 zamestnanca a tabuliek v publikácii IRS 15-T určte federálnu daň z príjmu, ktorú treba zraziť na základe upraveného hrubého príjmu.

Krok 4: Vypočítajte a zrazte dane FICA

Zrazte 6,2 % na sociálne zabezpečenie (zo mzdy do 184 500 $) a 1,45$.

Krok 5: Vypočítajte a zrazte štátne a miestne dane

Uplatnite pravidlá zrážok vášho štátu na základe zamestnancovho W-4 alebo štátneho formulára pre zrážkovú daň.

Krok 6: Odpočítajte zrážky po zdanení

Odpočítajte príspevky na Roth, exekučné zrážky, benefity po zdanení a akékoľvek ďalšie položky po zdanení.

Krok 7: Vypočítajte čistú mzdu

To, čo zostane, je čistá mzda zamestnanca na vyplatenie (take-home pay).

Bežné chyby pri zrážkach zo mzdy (a ako sa im vyhnúť)

Nesprávna klasifikácia pracovníkov

Jednou z najnákladnejších chýb v mzdovej agende je nesprávna klasifikácia zamestnancov ako nezávislých dodávateľov. Ak IRS (americký daňový úrad) určí, že ste pracovníkov klasifikovali nesprávne, mohli by ste čeliť nedoplatkom na daniach, penále a zodpovednosti za nevyplatené benefity. Na určenie správnej klasifikácie na základe kontroly správania, finančnej kontroly a typu vzťahu použite usmernenia IRS.

Používanie neaktuálnych daňových sadzieb

Daňové sadzby, mzdové základy a limity príspevkov sa každoročne menia. Používanie minuloročných čísiel vedie k nesprávnym zrážkam a potenciálnym sankciám. Aktualizujte svoj mzdový systém pred spracovaním prvej výplaty v každom novom roku.

Zmeškanie termínov na odvod daní

IRS ukladá sankcie za oneskorené odvody mzdových daní:

• 1 – 5 dní omeškania: 2 % pokuta
• 6 – 15 dní omeškania: 5 % pokuta
• Viac ako 15 dní omeškania: 10 % pokuta
• Viac ako 10 dní po prvom oznámení IRS: 15 % pokuta

Nastavte si elektronické vklady prostredníctvom systému EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) a automatizujte tento proces všade, kde je to možné.

Nesprávne informácie vo formulároch W-2 alebo 1099

Podanie nesprávnych informačných priznaní môže viesť k pokutám až do výšky 310 $ za formulár, ak nie sú opravené do 1. augusta. Overte údaje zamestnanca pri nástupe do zamestnania a počas ročných previerok.

Zabúdanie na zdanenie doplnkových príjmov

Bonusy, nadčasy, provízie a preplatená dovolenka sú zdaniteľné príjmy. Mnohí majitelia firiem zabúdajú pri týchto platbách na správne zrážanie dane. IRS povoľuje paušálnu 22 % sadzbu pre doplnkové mzdy na federálne zrážky, alebo môžete použiť agregovanú metódu založenú na bežnej mzde zamestnanca.

Zanedbávanie špecifických požiadaviek jednotlivých štátov

Každý štát má vlastné pravidlá pre zrážkovú daň z príjmu, invalidné poistenie a programy platenej dovolenky. Zamestnávatelia pôsobiaci vo viacerých štátoch musia sledovať požiadavky každého štátu, v ktorom majú pracujúcich zamestnancov.

Povinnosti zamestnávateľa v oblasti mzdových daní

Okrem toho, čo zrážate zamestnancom, máte ako zamestnávateľ ďalšie mzdové daňové povinnosti:

Podiel zamestnávateľa na FICA

Musíte dorovnať príspevky zamestnancov do systému FICA v pomere jedna k jednej – 6,2 % na sociálne zabezpečenie a 1,45 % na Medicare (zdravotné poistenie). Týchto 7,65 % pochádza z prostriedkov vašej firmy, nie zo mzdy zamestnanca.

Federálna daň v nezamestnanosti (FUTA)

FUTA predstavuje 6 % z prvých 7 000 $ mzdy každého zamestnanca, ale väčšina zamestnávateľov získava kredit 5,4 % za platenie štátnych daní v nezamestnanosti, čím sa efektívna sadzba znižuje na 0,6 %. FUTA je daň, ktorú platí výhradne zamestnávateľ – nezráža sa zo mzdy zamestnanca.

Štátna daň v nezamestnanosti (SUTA)

Sadzby SUTA sa líšia podľa štátu a odvíjajú sa od vášho odvetvia a histórie nárokov. Podobne ako FUTA, aj toto je vo všeobecnosti náklad zamestnávateľa, hoci niekoľko štátov vyžaduje malé príspevky aj od zamestnancov.

Úrazové poistenie zamestnancov (Workers' Compensation)

Väčšina štátov vyžaduje, aby zamestnávatelia mali uzatvorené úrazové poistenie. Toto nie je zrážka zo mzdy, ale vypočítava sa na základe výšky vašich miezd a klasifikácie pracovných pozícií.

Požiadavky na vedenie záznamov

IRS vyžaduje, aby ste uchovávali mzdové záznamy najmenej štyri roky, vrátane:

• Formulárov zamestnancov W-4 a štátnych potvrdení o zrážkach
• Dátumov a súm všetkých výplat miezd
• Súm a dátumov daňových odvodov
• Kópií podaných priznaní (formuláre 941, 940, W-2, W-3)
• Dokumentácie o úpravách alebo opravách

Správne vedenie záznamov vás chráni počas auditov a pomáha riešiť nezrovnalosti so zamestnancami alebo daňovými úradmi.

Zjednodušte si finančné riadenie

Zrážky zo mzdy predstavujú len jednu časť finančnej skladačky vášho podnikania, ale je to kritická časť, ktorá si vyžaduje presnosť a dôsledné sledovanie. Každá zrážka, ktorú spracujete – od daní FICA až po príspevky na dôchodkové sporenie 401(k) – potrebuje presnú dokumentáciu a včasné vykazovanie.

Beancount.io ponúka textové účtovníctvo (plain-text accounting), ktoré vám poskytuje úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými záznamami. Vďaka účtovným knihám riadeným verziovaním a dátovým formátom pripraveným pre AI môžete viesť precízne záznamy, ktoré si vyžaduje dodržiavanie mzdových predpisov, bez toho, aby ste boli viazaní na uzavretý softvér. Začnite zdarma a vniezte jasno do svojich firemných financií.