Удержания из заработной платы: Полное руководство для владельцев малого бизнеса

Раз в две недели ваши сотрудники с нетерпением проверяют свои банковские счета в ожидании зарплаты. Но вот в чем дело: то, что они получают, значительно меньше того, что они на самом деле заработали. В чем причина? В удержаниях из заработной платы — часто неправильно понимаемом мостике между начисленной и чистой зарплатой, который должен освоить каждый владелец бизнеса.

Ошибки в удержаниях могут стоить вам больше, чем просто доверие сотрудников. Налоговое управление США (IRS) налагает штрафы в размере от 2% до 15% от общей суммы фонда оплаты труда за несвоевременное или неправильное перечисление налогов, и это только начало. Для малого бизнеса без специализированных бухгалтерских отделов навигация в лабиринте обязательных удержаний, добровольных льгот и постоянно меняющихся налоговых ставок может показаться непосильной задачей.

Это руководство подробно описывает все, что вам нужно знать об удержаниях из заработной платы в 2026 году — от налогов, которые вы обязаны удерживать по закону, до льгот, которые могут выбрать ваши сотрудники — чтобы вы могли точно оплачивать работу своей команды и соблюдать закон.

Что такое удержания из заработной платы?

Удержания из заработной платы — это суммы, которые вычитаются из начисленной (валовой) заработной платы сотрудника до того, как он получит чек. Эти удержания охватывают все: от федеральных налогов до пенсионных взносов, и они определяют разницу между тем, что сотрудник зарабатывает, и тем, что фактически поступает на его банковский счет.

Вот простая формула:

Начисленная зарплата (общий доход) - Удержания = Чистая зарплата (сумма на руки)

Например, если сотруднику начислено 5 000 долларов в месяц, но на руки он получает 3 750 долларов, то разница в 1 250 долларов представляет собой общую сумму удержаний на налоги, страховку, пенсионные накопления и другие выплаты.

Две категории удержаний из заработной платы

Все удержания делятся на две категории: обязательные и добровольные. Понимание этого различия критически важно, так как оно влияет на то, как вы рассчитываете удержания, когда можете начать их производить и какая документация вам необходима.

Обязательные удержания

Эти удержания требуются по закону. Вам не нужно разрешение сотрудника — вы обязаны удерживать их по закону, независимо от предпочтений ваших работников.

Добровольные удержания

Эти удержания требуют явного согласия сотрудника. Даже если вы предлагаете медицинскую страховку или пенсионный план 401(k), сотрудники должны дать свое согласие, прежде чем вы сможете что-то вычесть из их зарплаты. Всегда получайте письменное разрешение перед началом добровольных удержаний.

Разбор обязательных удержаний из зарплаты

Налоги FICA: Социальное обеспечение и Medicare

Налоги FICA (Federal Insurance Contributions Act) финансируют программы социального обеспечения (Social Security) и медицинской помощи (Medicare). И работодатели, и сотрудники вносят равный вклад.

Ставки FICA на 2026 год:

Тип налога	Ставка для сотрудника	Ставка для работодателя	Лимит налоговой базы
Социальное обеспечение	6,2%	6,2%	$184 500
Medicare	1,45%	1,45%	Без лимита
Итого FICA	7,65%	7,65%	—

Лимит налоговой базы для социального обеспечения увеличился с 176 100 долларов в 2025 году до 184 500 долларов в 2026 году. Это означает, что максимальный налог на социальное обеспечение как для сотрудников, так и для работодателей составляет 11 439 долларов для каждого.

Дополнительный налог Medicare: Сотрудники, зарабатывающие более 200 000 долларов в год, должны платить дополнительный налог Medicare в размере 0,9% с доходов, превышающих этот порог. Этот дополнительный налог платит только сотрудник — доля работодателя здесь не предусмотрена.

Федеральный подоходный налог

Удержание федерального подоходного налога зависит от информации из формы W-4 вашего сотрудника, включая его налоговый статус (холост/незамужем, в браке при совместной подаче декларации или глава семьи) и любые дополнительные суммы удержания, которые он запрашивает.

Федеральная налоговая система 2026 года использует семь шкал с налоговыми ставками от 10% до 37%. Чтобы рассчитать правильную сумму удержания, используйте таблицы IRS в Публикации 15-T, доступной на сайте IRS.gov.

Региональные и местные подоходные налоги

Большинство штатов устанавливают свои собственные подоходные налоги с различными ставками и правилами. В некоторых штатах действуют фиксированные налоговые ставки, в то время как другие используют прогрессивные шкалы, аналогичные федеральной системе.

Штаты без подоходного налога:

• Аляска
• Флорида
• Невада
• Нью-Гэмпшир (только на дивиденды и проценты)
• Южная Дакота
• Теннесси
• Техас
• Вашингтон
• Вайоминг

Даже в штатах без подоходного налога вам может потребоваться удерживать местные налоги в зависимости от того, где ваши сотрудники работают или живут. Всегда проверяйте требования штата и местных органов власти для каждого местонахождения сотрудника.

Обязательные удержания в зависимости от штата

В зависимости от вашего штата вы также можете быть обязаны удерживать взносы на:

• Государственное страхование по нетрудоспособности (SDI): Обязательно в Калифорнии, Гавайях, Нью-Джерси, Нью-Йорке и Род-Айленде.
• Оплачиваемый отпуск по семейным и медицинским обстоятельствам (PFML): Обязательные взносы сотрудников в таких штатах, как Массачусетс, Коннектикут, Вашингтон и Орегон.
• Государственное страхование по безработице (SUI): Некоторые штаты требуют взносов сотрудников в дополнение к выплатам работодателя.

Взыскания из заработной платы (Исполнительные листы)

Когда суды обязывают сотрудника выплачивать алименты, невыплаченные налоги или другие долги, вы обязаны по закону удерживать указанную сумму из его зарплаты. Исполнительные листы имеют приоритет над большинством других удержаний, и несоблюдение этих требований может сделать вас ответственным за невыплаченную сумму.

Добровольные удержания из заработной платы

Добровольные удержания применяются только в том случае, если работник сам их выбрал. Перед удержанием любых добровольных сумм необходимо получить письменное согласие сотрудника.

Взносы в пенсионные планы

Планы 401(k):

В 2026 году сотрудники могут вносить до 24 500 долларов США в традиционный или Roth-план 401(k) — по сравнению с 23 500 долларами в 2025 году. Работники в возрасте 50 лет и старше могут делать дополнительный взнос (catch-up contribution) в размере 8 000 долларов, в результате чего их общий возможный ежегодный взнос составит 32 500 долларов.

Взносы в традиционный план 401(k) производятся до вычета налогов, что немедленно снижает налогооблагаемый доход сотрудника. Взносы в Roth 401(k) производятся после налогообложения, но они растут без налогов и могут быть сняты без налогов при выходе на пенсию.

Взносы в IRA:

Если вы предлагаете индивидуальные пенсионные счета (IRA) с удержанием из заработной платы, сотрудники могут вносить до 7 000 долларов в 2026 году (8 000 долларов, если возраст составляет 50 лет и старше).

Счета Трампа (Новинка 2026 года):

Начиная с 4 июля 2026 года, для детей до 18 лет доступен новый тип индивидуального пенсионного счета. Работодатели могут вносить до 2 500 долларов в год на «счет Трампа» сотрудника или его иждивенца, и эти взносы исключаются из валового дохода сотрудника.

Страховые взносы на медицинское страхование

Медицинское страхование является наиболее востребованным преимуществом для сотрудников, хотя малые предприятия с числом сотрудников менее 50 (в эквиваленте полной занятости) не обязаны его предлагать. Когда сотрудники выбирают ваш план медицинского страхования, их страховые взносы обычно удерживаются до налогообложения, что снижает их налогооблагаемый доход.

Сберегательные счета на здравоохранение (HSA) и гибкие расходные счета (FSA)

HSA доступны сотрудникам, застрахованным по планам медицинского обслуживания с высокой франшизой. Взносы вносятся до налогообложения, растут без налогов и могут быть сняты без налогов на квалифицированные медицинские расходы. В отличие от FSA, средства на счетах HSA переносятся из года в год.

FSA позволяют сотрудникам откладывать доллары до налогообложения на расходы по здравоохранению, но большинство средств FSA должны быть использованы в течение года действия плана, иначе они аннулируются (хотя некоторые планы предлагают льготный период или ограниченный перенос остатка).

Страхование жизни и страхование на случай нетрудоспособности

Страхование жизни и страхование на случай нетрудоспособности, спонсируемые работодателем, являются добровольными льготами, которые могут выбрать сотрудники. Удержания страховых взносов могут производиться как до, так и после налогообложения, в зависимости от структуры плана и применимых налоговых правил.

Льготы на транспортные расходы

Программы льгот для поездок на работу позволяют сотрудникам оплачивать квалифицированные расходы на парковку или общественный транспорт долларами до налогообложения. В 2026 году лимит IRS составляет 340 долларов в месяц на транспорт и 340 долларов в месяц на квалифицированную парковку. Эти льготы не покрывают расходы на топливо, поездки на велосипеде или автострахование.

Профсоюзные взносы

Если кто-либо из ваших сотрудников является членом профсоюза, вы, как правило, несете ответственность за удержание профсоюзных взносов из их зарплаты в соответствии с коллективным трудовым договором.

Прочие добровольные удержания

Дополнительные добровольные удержания могут включать:

• Благотворительные взносы через программы корпоративных пожертвований
• Помощь в обучении или программы погашения студенческих кредитов
• Абонементы в спортзал или оплата оздоровительных программ
• Планы покупки акций компании

Удержания до налогообложения и после налогообложения

Понимание разницы между удержаниями до и после налогообложения влияет как на ваши расчеты, так и на налоговые счета ваших сотрудников.

Удержания до налогообложения

Удержания до налогообложения снижают налогооблагаемый доход сотрудника до расчета федерального налога, налога штата и налогов FICA. Это означает, что сотрудники в целом платят меньше налогов.

Распространенные удержания до налогообложения включают:

• Традиционные взносы в 401(k)
• Страховые взносы на медицинское страхование
• Взносы в HSA и FSA
• Льготы на транспортные расходы

Удержания после налогообложения

Удержания после налогообложения производятся после того, как все налоги были рассчитаны и удержаны. Хотя сотрудники не получают немедленной налоговой экономии, некоторые варианты после налогообложения предоставляют другие преимущества.

Распространенные удержания после налогообложения включают:

• Взносы в Roth 401(k) и Roth IRA (необлагаемый налогом рост и снятие средств)
• Страховые взносы по страхованию жизни сверх определенных порогов
• Некоторые страховые взносы по страхованию на случай нетрудоспособности
• Удержания по исполнительным листам (взыскание задолженности)
• Профсоюзные взносы (в некоторых случаях)
• Благотворительные взносы после налогообложения

Как рассчитать удержания из зарплаты: пошаговое руководство

При расчете удержаний из каждой зарплаты соблюдайте следующий порядок:

Шаг 1: Начните с начисленной заработной платы (брутто)

Рассчитайте общую сумму заработка, включая регулярную оплату, сверхурочные, бонусы и комиссионные.

Шаг 2: Вычтите удержания до налогообложения

Вычтите взносы сотрудника на медицинское страхование, традиционный 401(k), HSA/FSA и другие квалифицированные льготы до налогообложения. Это даст вам налогооблагаемый доход для Шага 3.

Шаг 3: Рассчитайте и удержите федеральный подоходный налог

Используя данные формы W-4 сотрудника и таблицы публикации 15-T налоговой службы (IRS), определите сумму федерального подоходного налога для удержания на основе скорректированного валового дохода.

Шаг 4: Рассчитайте и удержите налоги FICA

Удержите 6,2% на социальное обеспечение (с заработной платы до 184 500 долларов) и 1,45% на Medicare (без ограничения заработной платы). Добавьте 0,9% дополнительного налога на Medicare для заработной платы, превышающей 200 000 долларов.

Шаг 5: Рассчитайте и удержите налоги штата и местные налоги

Примените правила удержания вашего штата на основе формы W-4 сотрудника или формы удержания конкретного штата.

Шаг 6: Вычтите удержания после налогообложения

Вычтите взносы в планы Roth, удержания по исполнительным листам, льготы после налогообложения и любые другие статьи после налогообложения.

Шаг 7: Рассчитайте чистую заработную плату (нетто)

Оставшаяся сумма — это заработная плата сотрудника, получаемая на руки.

Распространенные ошибки при удержании из заработной платы (и как их избежать)

Неправильная классификация работников

Одной из самых дорогостоящих ошибок при расчете заработной платы является классификация сотрудников как независимых подрядчиков. Если IRS определит, что вы неверно классифицировали работников, вы можете оказаться должны налоги за прошлые периоды, штрафы, а также нести ответственность за невыплаченные пособия. Используйте руководства IRS для определения правильной классификации на основе поведенческого контроля, финансового контроля и типа отношений.

Использование устаревших налоговых ставок

Налоговые ставки, предельные величины базы для начисления взносов и лимиты взносов меняются ежегодно. Использование прошлогодних показателей приводит к неверным удержаниям и возможным штрафам. Обновите свою систему расчета заработной платы перед обработкой первой выплаты в каждом новом году.

Пропуск сроков внесения депозитов

IRS налагает штрафы за несвоевременное внесение депозитов по налогам с заработной платы:

• Просрочка 1–5 дней: штраф 2%
• Просрочка 6–15 дней: штраф 5%
• Просрочка более 15 дней: штраф 10%
• Более 10 дней после первого уведомления IRS: штраф 15%

Настройте электронные депозиты через EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) и автоматизируйте процесс, где это возможно.

Неверная информация в формах W-2 или 1099

Подача отчетов с неверной информацией может привести к штрафам до 310 долларов США за каждую форму, если ошибка не будет исправлена до 1 августа. Проверяйте информацию о сотрудниках при приеме на работу и во время ежегодных проверок.

Забытые налоги с дополнительных выплат

Бонусы, сверхурочные, комиссионные и выплаты за неиспользованный отпуск подлежат налогообложению. Многие владельцы бизнеса забывают правильно удерживать налоги с этих выплат. IRS разрешает использовать фиксированную ставку 22% для федеральных удержаний с дополнительных выплат, либо вы можете использовать совокупный метод (aggregate method) на основе регулярной заработной платы сотрудника.

Пренебрежение требованиями конкретных штатов

В каждом штате действуют свои правила удержания подоходного налога, страхования по нетрудоспособности и программ оплачиваемых отпусков. Работодатели, работающие в нескольких штатах, должны отслеживать требования каждого штата, где у них есть сотрудники.

Обязанности работодателя по налогам с заработной платы

Помимо того, что вы удерживаете из зарплаты сотрудников, у вас как у работодателя есть дополнительные налоговые обязательства:

Доля работодателя в FICA

Вы должны вносить взносы FICA в том же объеме, что и сотрудник: 6,2% на социальное обеспечение (Social Security) и 1,45% на медицинскую помощь (Medicare). Эти 7,65% выплачиваются из средств вашего бизнеса, а не из заработной платы сотрудника.

Федеральный налог на безработицу (FUTA)

Ставка FUTA составляет 6% с первых 7 000 долларов США заработной платы каждого сотрудника, но большинство работодателей получают налоговый кредит в размере 5,4% за уплату налогов на безработицу штата, что снижает эффективную ставку до 0,6%. FUTA — это налог, уплачиваемый только работодателем; он не удерживается из заработной платы сотрудников.

Налог на безработицу штата (SUTA)

Ставки SUTA варьируются в зависимости от штата и зависят от вашей отрасли и истории претензий. Как и FUTA, это, как правило, расходы работодателя, хотя в нескольких штатах требуются небольшие взносы со стороны сотрудников.

Страхование от несчастных случаев на производстве (Workers' Compensation)

Большинство штатов требуют, чтобы работодатели имели страховку от несчастных случаев на производстве. Это не является удержанием из заработной платы, но рассчитывается на основе суммы фонда оплаты труда и классификации должностей.

Требования к ведению документации

IRS требует хранить записи по заработной плате не менее четырех лет, включая:

• Формы W-4 сотрудников и сертификаты об удержаниях штата
• Даты и суммы всех выплат заработной платы
• Суммы и даты налоговых депозитов
• Копии поданных деклараций (формы 941, 940, W-2, W-3)
• Документацию по корректировкам или исправлениям

Хорошее ведение документации защищает вас во время аудитов и помогает разрешать разногласия с сотрудниками или налоговыми органами.

Упростите управление финансами

Удержания из заработной платы — это лишь одна часть финансовой головоломки вашего бизнеса, но это критически важная часть, требующая точности и последовательного отслеживания. Каждое удержание, которое вы обрабатываете — от налогов FICA до взносов в 401(k) — требует точного документирования и своевременной отчетности.

Beancount.io предлагает текстовый бухгалтерский учет (plain-text accounting), который обеспечивает полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми записями. Благодаря реестрам с контролем версий и форматам данных, готовым для использования с ИИ, вы можете вести тщательный учет, необходимый для соблюдения правил расчета заработной платы, не будучи привязанным к проприетарному программному обеспечению. Начните бесплатно и внесите ясность в финансы вашего бизнеса.