工资扣除：小企业主完全指南
每两周，你的员工都会热切地查看他们的银行账户，看看自己的薪水。但问题是：他们收到的金额明显少于他们的实际收入。其中的差额是什么？那就是薪资扣除（payroll deductions）——这是毛工资（gross pay）与实发工资（take-home pay）之间经常被误解的桥梁，也是每位企业主都需要掌握的内容。
弄错薪资扣除不仅会损失员工的信任。对于延迟或错误的税务缴纳，IRS（美国国税局）会处以总薪资 2% 到 15% 不等的罚款，而这仅仅是个开始。对于没有专门会计部门的小企业来说，在强制扣缴、自愿福利和不断变化的税率迷宫中穿梭可能会让人感到不知所措。
本指南分解了 2026 年关于薪资扣除你需要了解的一切——从法律要求你预扣的税款到员工可能选择的福利——以便你可以准确地支付团队薪酬并保持合法合规。
什么是薪资扣除？
薪资扣除是指在员工收到薪水之前，从其毛工资中预扣的金额。这些扣除涵盖了从联邦税到退休金缴存的所有内容，它们决定了员工的收入与实际进入其银行账户的金额之间的差额。
这里有一个简单的理解方式：
毛工资 (Gross Pay) (总收入) - 薪资扣除 (Payroll Deductions) = 实发工资 (Net Pay) (到手工资)
例如，如果一名员工每月的毛工资为 5,000 美元，但实际拿到手的只有 3,750 美元，那么 1,250 美元的差额就是其在税收、保险、退休金和其他预扣款方面的总薪资扣除。
薪资扣除的两大类别
所有薪资扣除都属于以下两类之一：强制性和自愿性。理解这种区分至关重要，因为它会影响你如何计算预扣款、何时可以开始扣除以及你需要哪些证明文件。
强制性扣除
这些扣除是法律要求的。你不需要征得员工同意——无论员工个人意愿如何，你都有法律义务进行扣缴。
自愿性扣除
这些扣除需要员工的明确同意。即使你提供健康保险或 401(k) 计划，员工也必须在你从其薪水中扣除任何费用之前选择加入（opt in）。在扣除自愿性款项之前，请务必获得书面授权。
强制性薪资扣除详解
FICA 税：社会保障和医疗保险
FICA（联邦保险供款法案）税用于资助社会保障和医疗保险计划。雇主和员工各承担一半。
2026 年 FICA 税率：
| 税种 | 员工税率 | 雇主税率 | 工资基数限制 |
|---|---|---|---|
| 社会保障 (Social Security) | 6.2% | 6.2% | $184,500 |
| 医疗保险 (Medicare) | 1.45% | 1.45% | 无限制 |
| FICA 总计 | 7.65% | 7.65% | — |
社会保障工资基数从 2025 年的 176,100 美元增加到 2026 年的 184,500 美元。这意味着员工和雇主各自承担的社会保障税最高限额为 11,439 美元。
额外医疗保险税： 年收入超过 200,000 美元的员工，其超过该阈值的工资需额外缴纳 0.9% 的医疗保险税。这项额外税收仅适用于员工——雇主无需匹配缴纳。
联邦所得税
联邦所得税的预扣取决于员工 W-4 表格中的信息，包括其申报状态（单身、已婚联合申报或户主）以及他们要求的任何额外预扣。
2026 年联邦税制使用七个税阶，范围从 10% 到 37%。要计算正确的预扣金额，请使用 IRS.gov 提供的 Publication 15-T 中的 IRS 预扣表。
州和地方所得税
大多数州征收自己的所得税，税率和规则各不相同。有些州采用固定税率，而有些州则使用类似于联邦系统的累进税阶。
无所得税的州：
- 阿拉斯加州
- 佛罗里达州
- 内华达州
- 新罕布什尔州（仅限股息和利息）
- 南达科他州
- 田纳西州
- 德克萨斯州
- 华盛顿州
- 怀欧明州
即使在没有所得税的州，你可能仍需根据员工工作或居住的地点预扣地方税。务必针对每位员工所在地核实州和地方的要求。
特定州的强制性扣除
根据你所在的州，你可能还需要预扣以下款项：
- 州伤残保险 (SDI)： 加利福尼亚州、夏威夷州、新泽西州、纽约州和罗德岛州要求
- 带薪家庭和医疗假 (PFML)： 马萨诸塞州、康涅狄格州、华盛顿州和俄勒冈州等州要求员工缴纳
- 州失业保险 (SUI)： 某些州除了雇主缴纳外，还要求员工缴纳
工资扣押
当法院命令员工支付子女抚养费、欠税或其他债务时，你有法律义务从其薪水中扣除指定金额。扣押令优先于大多数其他扣除项目，未能遵守可能会使你承担未付金额的责任。
自愿工资扣减
自愿扣减仅在员工明确选择时适用。在扣除任何自愿金额之前，你需要获得书面同意。
退休计划缴款
401(k) 计划：
2026 年，员工向传统或 Roth 401(k) 计划的缴款上限为 24,500 美元——高于 2025 年的 23,500 美元。50 岁及以上的员工可以进行 8,000 美元的额外追赶缴款（catch-up contribution），使其每年的总缴款限额达到 32,500 美元。
传统 401(k) 缴款是税前的，可以立即减少员工的应纳税收入。Roth 401(k) 缴款是税后的，但可以免税增长，并且在退休后可以免税提取。
IRA 缴款：
如果你提供工资扣缴 IRA，员工在 2026 年的缴款上限为 7,000 美元（50 岁及以上为 8,000 美元）。
Trump 账户（2026 年新增）：
从 2026 年 7 月 4 日开始，一种新型的个人退休账户将面向 18 岁以下儿童开放。雇主每年可为员工或其受抚养人的 Trump 账户贡献最高 2,500 美元，且这些缴款不计入员工的总收入。
医疗保险保费
医疗保险是最受员工欢迎的福利，尽管拥有少于 50 名全职等效员工的小企业并不被强制要求提供。当员工选择加入你的医疗计划时，他们的保费缴款通常是税前扣除的，从而减少了他们的应纳税收入。
健康储蓄账户 (HSA) 和 灵活支出账户 (FSA)
HSA 适用于参加高免赔额医疗计划（HDHP）的员工。缴款是税前的，免税增长，并可免税用于合格的医疗费用。与 FSA 不同，HSA 资金可以逐年滚存。
FSA 允许员工预留税前资金用于医疗保健支出，但大多数 FSA 资金必须在计划年度内使用，否则将作废（尽管有些计划提供宽限期或有限的滚存额度）。
人寿和残疾保险
雇主赞助的人寿保险和残疾保险是员工可以选择的自愿福利。保费扣除可能是税前或税后的，具体取决于计划结构和适用的税务规则。
通勤福利
通勤福利计划允许员工使用税前资金支付合格的停车或公共交通费用。2026 年，IRS 规定的交通限额为每月 340 美元，合格停车费限额为每月 340 美元。这些福利不涵盖燃油费、自行车通勤或汽车保险。
工会费
如果你的任何员工是工会成员，你通常负责根据集体谈判协议从他们的工资支票中扣除工会费。
其他自愿扣减
其他自愿扣减可能包括：
- 通过工资捐赠计划进行的慈善捐款
- 教育援助或学生贷款偿还计划
- 健身房会员费或健康计划费用
- 公司股票购买计划
税前扣减与税后扣减
了解税前和税后扣减之间的区别会影响你的计算以及员工的税单。
税前扣减
税前扣减在计算联邦、州和 FICA 税之前减少员工的应纳税收入。这意味着员工总体上支付的税款更少。
常见的税前扣减包括：
- 传统 401(k) 缴款
- 医疗保险保费
- HSA 和 FSA 缴款
- 通勤福利
税后扣减
税后扣减是在所有税款计算并预扣之后进行的。虽然员工无法立即节省税款，但某些税后选项提供了其他福利。
常见的税后扣减包括：
- Roth 401(k) 和 Roth IRA 缴款（免税增长和提取）
- 超过一定限额的人寿保险保费
- 某些残疾保险保费
- 工资扣押（Wage garnishments）
- 工会费（在某些情况下）
- 税后慈善捐款
如何计算工资扣减：分步指南
在计算每张工资支票的扣减时，请遵循以下顺序：
第 1 步：从总薪资（Gross Pay）开始
计算总收入，包括基本工资、加班费、奖金和佣金。
第 2 步：减去税前扣减
扣除员工在医疗保险、传统 401(k)、HSA/FSA 以及其他合格税前福利方面的缴款。这将为你提供第 3 步所需的应纳税收入。
第 3 步：计算并预扣联邦所得税
根据员工的 W-4 信息和 IRS Publication 15-T 表格，基于其调整后的总收入确定要预扣的联邦所得税。
第 4 步：计算并预扣 FICA 税
预扣 6.2% 的社会保障税（工资上限为 184,500 美元）和 1.45% 的医疗保险税（无工资上限）。对 于超过 200,000 美元的工资，增加 0.9% 的额外医疗保险税（Additional Medicare Tax）。
第 5 步：计算并预扣州和地方税
根据员工的 W-4 或州特定预扣表格，应用你所在州的预扣规则。
第 6 步：减去税后扣减
扣除 Roth 缴款、工资扣押、税后福利以及任何其他税后项目。
第 7 步：计算净薪资（Net Pay）
剩余部分即为员工的实发工资。
常见的薪资扣除错误（以及如何避免它们）
员工分类错误
最昂贵的薪资错误之一是将员工误分类为独立合同工。如果美国国税局 (IRS) 认定你误分类了工人，你可能需要补缴税款、支付罚款，并承担未付福利的责任。请根据行为控制、财务控制和关系类型，参考 IRS 指南来确定正确的分类。
使用过时的税率
税率、工资基数和供款限额每年都会变化。使用去年的数据会导致代扣代缴不准确并可能产生罚款。在处理每年的第一次薪资之前，请更新你的薪资系统。
错过缴存截止日期
IRS 对逾期缴纳薪资税会处以罚款：
- 逾期 1-5 天：2% 罚款
- 逾期 6-15 天：5% 罚款
- 逾期 15 天以上：10% 罚款
- 在收到第一份 IRS 通知后 10 天以上：15% 罚款
通过 EFTPS（电子联邦税支付系统）设置电子缴存，并尽可能实现流程自动化。
W-2 或 1099 信息错误
申报错误的信息回执可能导致每张表格高达 310 美元的罚款（如果在 8 月 1 日前未更正）。在入职和年度审查期间核实员工信息。
忘记对补充薪资征税
奖金、加班费、佣金和带薪假结算均为应税收入。许多企业主忘记在这些支付中进行适当的代扣。IRS 允许对补充工资采用 22% 的固定联邦代扣率，或者你也可以根据员工的常规工资使用综合法。
忽视各州的特定要求
每个州对于个人所得税代扣、残疾保险和带薪 假计划都有自己的规定。在多个州有员工工作的雇主必须跟踪每个州的要求。
雇主的薪资税责任
除了从员工工资中扣除的部分，作为雇主，你还承担额外的薪资税义务：
雇主应承担的 FICA 部分
你必须等额缴纳员工的 FICA 供款——社会安全税 6.2%，医疗保险税 1.45%。这 7.65% 来自你的业务资金，而非员工工资。
联邦失业税 (FUTA)
FUTA 是对每位员工前 7,000 美元工资征收 6%，但大多数雇主因缴纳州失业税而获得 5.4% 的抵免，从而使实际税率降至 0.6%。FUTA 仅由雇主缴纳，不从员工工资中扣除。
州失业税 (SUTA)
SUTA 税率因州而异，并基于你的行业和索赔历史。与 FUTA 类似，这通常是雇主成本，尽管少数州要求员工缴纳少量款项。
员工赔偿保险
大多数州要求雇主投保员工赔偿保险。这不属于薪资扣除，但它是根据你的薪资总额和职位分类计算的。
记录保存要求
IRS 要求你将薪资记录至少保留四年，包括：
- 员工 W-4 表格和州代扣证明
- 所有工资支付的日期和金额
- 税款缴存的金额和日期
- 已申报申报表的副本（Forms 941, 940, W-2, W-3）
- 调整或更正的证明文件
良好的记录保存可以在审计期间保护你，并有助于解决与员工或税务机关的纠纷。
简化你的财务管理
薪资扣除只是你业务财务拼图中的一块，但它是至关重要的一块，需要精确和持续的跟踪。你处理的每一项扣除——从 FICA 税到 401(k) 供款——都需要准确的文件记录和及时的申报。
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