Lohnabzüge: Der vollständige Leitfaden für Kleinunternehmer

Alle zwei Wochen prüfen Ihre Mitarbeiter gespannt ihre Bankkonten auf ihre Gehaltsschecks. Doch die Sache ist die: Was sie erhalten, ist deutlich weniger als das, was sie tatsächlich verdient haben. Der Unterschied? Lohnabzüge – die oft missverstandene Brücke zwischen Bruttogehalt und Nettogehalt, die jeder Geschäftsinhaber beherrschen muss.

Fehler bei den Lohnabzügen können Sie mehr kosten als nur das Vertrauen der Mitarbeiter. Die IRS (US-Finanzbehörde) verhängt Strafen zwischen 2 % und 15 % Ihrer gesamten Lohnsumme für verspätete oder fehlerhafte Steuerzahlungen, und das ist erst der Anfang. Für kleine Unternehmen ohne eigene Buchhaltungsabteilung kann das Navigieren durch das Labyrinth aus obligatorischen Einbehaltungen, freiwilligen Leistungen und sich ständig ändernden Steuersätzen überwältigend wirken.

Dieser Leitfaden schlüsselt alles auf, was Sie im Jahr 2026 über Lohnabzüge wissen müssen – von den Steuern, die Sie gesetzlich einbehalten müssen, bis hin zu den Leistungen, die Ihre Mitarbeiter wählen können –, damit Sie Ihr Team korrekt bezahlen und rechtlich auf der sicheren Seite bleiben.

Was sind Lohnabzüge?

Lohnabzüge sind Beträge, die vom Bruttogehalt eines Mitarbeiters einbehalten werden, bevor dieser seinen Gehaltsscheck erhält. Diese Abzüge decken alles ab, von Bundessteuern bis hin zu Rentenbeiträgen, und sie bestimmen die Differenz zwischen dem, was ein Mitarbeiter verdient, und dem, was tatsächlich auf seinem Bankkonto landet.

Hier ist eine einfache Denkweise:

Bruttogehalt (Gesamtverdienst) - Lohnabzüge = Nettogehalt (Auszahlungsbetrag)

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ein Bruttogehalt von 5.000 $pro Monat verdient, aber 3.750$ ausgezahlt bekommt, stellt die Differenz von 1.250 $ die gesamten Lohnabzüge für Steuern, Versicherungen, Altersvorsorge und andere Einbehaltungen dar.

Zwei Kategorien von Lohnabzügen

Alle Lohnabzüge fallen in eine von zwei Kategorien: obligatorisch und freiwillig. Dieses Verständnis ist entscheidend, da es beeinflusst, wie Sie die Einbehaltungen berechnen, wann Sie mit dem Abzug beginnen können und welche Dokumentation Sie benötigen.

Obligatorische Abzüge

Diese Abzüge sind gesetzlich vorgeschrieben. Sie benötigen keine Erlaubnis des Mitarbeiters – Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese einzubehalten, unabhängig davon, was Ihre Mitarbeiter bevorzugen würden.

Freiwillige Abzüge

Diese Abzüge erfordern die ausdrückliche Zustimmung des Mitarbeiters. Selbst wenn Sie eine Krankenversicherung oder einen 401(k)-Plan anbieten, müssen die Mitarbeiter zustimmen (opt-in), bevor Sie etwas von ihrem Gehalt abziehen können. Holen Sie immer eine schriftliche Genehmigung ein, bevor Sie freiwillige Abzüge einbehalten.

Obligatorische Lohnabzüge erklärt

FICA-Steuern: Social Security und Medicare

FICA-Steuern (Federal Insurance Contributions Act) finanzieren die Programme der Sozialversicherung (Social Security) und der Krankenversicherung für Senioren (Medicare). Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer leisten gleiche Beiträge.

FICA-Sätze 2026:

Steuerart	Arbeitnehmeranteil	Arbeitgeberanteil	Beitragsbemessungsgrenze
Social Security	6,2 %	6,2 %	184.500 $
Medicare	1,45 %	1,45 %	Keine Grenze
FICA insgesamt	7,65 %	7,65 %	—

Die Beitragsbemessungsgrenze für die Social Security stieg von 176.100 $im Jahr 2025 auf 184.500$ im Jahr 2026. Dies bedeutet, dass die maximale Social-Security-Steuer für Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils 11.439 $ beträgt.

Zusätzliche Medicare-Steuer: Mitarbeiter, die mehr als 200.000 $ pro Jahr verdienen, schulden eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % auf Löhne oberhalb dieser Schwelle. Diese zusätzliche Steuer gilt nur für Arbeitnehmer – es gibt keinen Arbeitgeberanteil.

Bundeseinkommensteuer

Die Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer hängt von den Informationen auf dem W-4-Formular Ihres Mitarbeiters ab, einschließlich seines Anmeldestatus (ledig, gemeinsam veranlagt verheiratet oder Haushaltsvorstand) und eventueller zusätzlicher Einbehaltungen, die er beantragt.

Das Bundesteuersystem für 2026 verwendet sieben Steuerstufen, die von 10 % bis 37 % reichen. Um den korrekten Einbehaltungsbetrag zu berechnen, verwenden Sie die IRS-Einbehaltungstabellen in der Publikation 15-T, die auf IRS.gov verfügbar ist.

Einkommensteuern der Bundesstaaten und Kommunen

Die meisten US-Bundesstaaten erheben ihre eigenen Einkommensteuern mit unterschiedlichen Sätzen und Regeln. Einige Staaten haben Pauschalsteuersätze, während andere progressive Stufen ähnlich dem Bundessystem verwenden.

Staaten ohne Einkommensteuer:

• Alaska
• Florida
• Nevada
• New Hampshire (nur auf Dividenden und Zinsen)
• South Dakota
• Tennessee
• Texas
• Washington
• Wyoming

Selbst in Staaten ohne Einkommensteuer müssen Sie möglicherweise lokale Steuern einbehalten, je nachdem, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten oder leben. Überprüfen Sie immer die staatlichen und lokalen Anforderungen für den Standort jedes Mitarbeiters.

Staatsspezifische obligatorische Abzüge

Je nach Bundesstaat sind Sie möglicherweise auch verpflichtet, Folgendes einzubehalten:

• Staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung (SDI): Erforderlich in Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island.
• Bezahlte Familien- und Krankheitszeit (PFML): Obligatorische Arbeitnehmerbeiträge in Staaten wie Massachusetts, Connecticut, Washington und Oregon.
• Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI): Einige Staaten verlangen zusätzlich zu den Arbeitgeberzahlungen auch Arbeitnehmerbeiträge.

Lohnpfändungen

Wenn Gerichte einen Mitarbeiter zur Zahlung von Kindesunterhalt, unbezahlten Steuern oder anderen Schulden verpflichten, sind Sie gesetzlich verpflichtet, den festgelegten Betrag von seinem Gehalt einzubehalten. Pfändungsbeschlüsse haben Vorrang vor den meisten anderen Abzügen, und die Nichteinhaltung kann Sie für den unbezahlten Betrag haftbar machen.

Freiwillige Gehaltsabzüge

Freiwillige Abzüge fallen nur an, wenn Arbeitnehmer sich ausdrücklich dafür entscheiden. Bevor Sie freiwillige Beträge einbehalten, benötigen Sie eine schriftliche Zustimmung.

Beiträge zur Altersvorsorge

401(k)-Pläne:

Für 2026 können Arbeitnehmer bis zu 24.500 $in einen traditionellen oder Roth 401(k)-Plan einzahlen – gegenüber 23.500$ im Jahr 2025. Beschäftigte ab 50 Jahren können einen zusätzlichen Nachholbeitrag (Catch-up Contribution) von 8.000 $leisten, was ihren möglichen Gesamtbeitrag auf 32.500$ pro Jahr erhöht.

Beiträge zu traditionellen 401(k)-Plänen erfolgen vor Steuern und reduzieren sofort das steuerpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers. Beiträge zu Roth 401(k)-Plänen erfolgen nach Steuern, wachsen jedoch steuerfrei und können im Ruhestand steuerfrei entnommen werden.

IRA-Beiträge:

Wenn Sie IRAs per Gehaltsabzug anbieten, können Arbeitnehmer im Jahr 2026 bis zu 7.000 einzahlen (8.000 \, wenn sie 50 Jahre oder älter sind).

Trump-Konten (Neu für 2026):

Ab dem 4. Juli 2026 steht eine neue Art von individuellem Rentenkonto für Kinder unter 18 Jahren zur Verfügung. Arbeitgeber können bis zu 2.500 $ jährlich auf ein Trump-Konto eines Arbeitnehmers oder dessen abhängigen Angehörigen einzahlen. Diese Beiträge sind vom Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers ausgeschlossen.

Krankenversicherungsprämien

Die Krankenversicherung ist die gefragteste Sozialleistung für Arbeitnehmer, obwohl Kleinunternehmen mit weniger als 50 Vollzeitäquivalenten nicht verpflichtet sind, diese anzubieten. Wenn sich Arbeitnehmer für Ihren Krankenversicherungsplan entscheiden, werden ihre Prämienbeiträge in der Regel vor Steuern abgezogen, was ihr steuerpflichtiges Einkommen verringert.

Gesundheitssparkonten (HSA) und flexible Ausgabenkonten (FSA)

HSAs stehen Arbeitnehmern zur Verfügung, die in Krankenversicherungen mit hoher Selbstbeteiligung (High-Deductible Health Plans) versichert sind. Beiträge erfolgen vor Steuern, wachsen steuerfrei und können für qualifizierte medizinische Ausgaben steuerfrei entnommen werden. Im Gegensatz zu FSAs werden HSA-Guthaben Jahr für Jahr vorgetragen.

FSAs ermöglichen es Arbeitnehmern, Gelder vor Steuern für Gesundheitsausgaben beiseitezulegen. Die meisten FSA-Mittel müssen jedoch innerhalb des Planjahres verwendet werden oder verfallen (obwohl einige Pläne eine Nachfrist oder einen begrenzten Übertrag anbieten).

Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung

Vom Arbeitgeber angebotene Lebensversicherungen und Berufsunfähigkeitsabsicherungen sind freiwillige Leistungen, die Arbeitnehmer wählen können. Die Prämienabzüge können je nach Planstruktur und geltenden Steuervorschriften vor oder nach Steuern erfolgen.

Pendler-Benefits

Programme für Pendlerleistungen ermöglichen es Arbeitnehmern, qualifizierte Parkgebühren oder Kosten für den öffentlichen Nahverkehr mit Geldern vor Steuern zu bezahlen. Im Jahr 2026 liegt die IRS-Grenze bei 340 $pro Monat für Transport und 340$ pro Monat für qualifiziertes Parken. Diese Leistungen decken keine Kraftstoffkosten, das Pendeln mit dem Fahrrad oder Kfz-Versicherungen ab.

Gewerkschaftsbeiträge

Wenn Ihre Arbeitnehmer Gewerkschaftsmitglieder sind, sind Sie in der Regel dafür verantwortlich, die Gewerkschaftsbeiträge gemäß dem Tarifvertrag vom Gehalt abzuziehen.

Sonstige freiwillige Abzüge

Zusätzliche freiwillige Abzüge können sein:

• Spendenzahlungen über Gehaltsspendenprogramme
• Bildungszuschüsse oder Programme zur Rückzahlung von Studienkrediten
• Mitgliedschaften im Fitnessstudio oder Gebühren für Wellnessprogramme
• Aktienkaufpläne des Unternehmens

Abzüge vor Steuern vs. nach Steuern

Das Verständnis des Unterschieds zwischen Abzügen vor und nach Steuern wirkt sich sowohl auf Ihre Berechnungen als auch auf die Steuerlast Ihrer Mitarbeiter aus.

Abzüge vor Steuern (Pre-Tax)

Abzüge vor Steuern reduzieren das steuerpflichtige Einkommen eines Arbeitnehmers, bevor Bundes-, Landes- und FICA-Steuern berechnet werden. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer insgesamt weniger Steuern zahlen.

Gängige Abzüge vor Steuern sind:

• Beiträge zum traditionellen 401(k)
• Krankenversicherungsprämien
• HSA- und FSA-Beiträge
• Pendler-Benefits

Abzüge nach Steuern (Post-Tax)

Abzüge nach Steuern werden vorgenommen, nachdem alle Steuern berechnet und einbehalten wurden. Obwohl Arbeitnehmer keine sofortigen Steuerersparnisse erzielen, bieten einige Post-Tax-Optionen andere Vorteile.

Gängige Abzüge nach Steuern sind:

• Beiträge zu Roth 401(k) und Roth IRA (steuerfreies Wachstum und Entnahmen)
• Lebensversicherungsprämien über bestimmten Schwellenwerten
• Einige Prämien für Berufsunfähigkeitsversicherungen
• Lohnpfändungen
• Gewerkschaftsbeiträge (in einigen Fällen)
• Spendenbeiträge nach Steuern

So berechnen Sie Gehaltsabzüge: Schritt für Schritt

Befolgen Sie diese Reihenfolge bei der Berechnung der Abzüge von jedem Gehaltsscheck:

Schritt 1: Starten Sie mit dem Bruttolohn

Berechnen Sie den Gesamtverdienst einschließlich regulärem Lohn, Überstunden, Boni und Provisionen.

Schritt 2: Abzug der Vorsteuer-Beträge

Ziehen Sie die Arbeitnehmerbeiträge für die Krankenversicherung, den traditionellen 401(k), HSA/FSA und andere qualifizierte Vorsteuer-Leistungen ab. Dies ergibt das steuerpflichtige Einkommen für Schritt 3.

Schritt 3: Berechnung und Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer

Ermitteln Sie anhand der W-4-Informationen des Mitarbeiters und der Tabellen der IRS-Publikation 15-T die einzubehaltende Bundeseinkommensteuer basierend auf dem bereinigten Bruttoeinkommen.

Schritt 4: Berechnung und Einbehaltung der FICA-Steuern

Behalten Sie 6,2 % für die Sozialversicherung (auf Löhne bis zu 184.500 $) und 1,45$ hinzu.

Schritt 5: Berechnung und Einbehaltung von Landes- und Kommunalsteuern

Wenden Sie die Einbehaltungsregeln Ihres Bundesstaates basierend auf dem W-4-Formular des Mitarbeiters oder dem landesspezifischen Formular an.

Schritt 6: Abzug der Post-Tax-Beträge

Ziehen Sie Roth-Beiträge, Lohnpfändungen, Leistungen nach Steuern und alle anderen Post-Tax-Posten ab.

Schritt 7: Berechnung des Nettolohns

Was übrig bleibt, ist der Auszahlungsbetrag des Arbeitnehmers.

Häufige Fehler bei Lohn- und Gehaltsabzügen (und wie man sie vermeidet)

Falsche Einstufung von Beschäftigten

Einer der kostspieligsten Fehler bei der Lohnabrechnung ist die Einstufung von Arbeitnehmern als unabhängige Auftragnehmer (Freelancer). Wenn die IRS feststellt, dass Sie Mitarbeiter falsch eingestuft haben, könnten Ihnen Steuernachzahlungen und Strafen drohen, und Sie könnten für unbezahlte Sozialleistungen haftbar gemacht werden. Nutzen Sie die Richtlinien der IRS, um die richtige Einstufung basierend auf der verhaltensbezogenen Kontrolle, der finanziellen Kontrolle und der Art der Beziehung zu bestimmen.

Verwendung veralteter Steuersätze

Steuersätze, Bemessungsgrenzen und Beitragshöchstgrenzen ändern sich jährlich. Die Verwendung der Zahlen des Vorjahres führt zu falschen Einbehaltungen und potenziellen Strafen. Aktualisieren Sie Ihr Lohnabrechnungssystem, bevor Sie die erste Abrechnung des neuen Jahres bearbeiten.

Versäumen von Zahlungsfristen

Die IRS verhängt Strafen für verspätete Einzahlungen der Lohnsteuer:

• 1–5 Tage Verspätung: 2 % Strafe
• 6–15 Tage Verspätung: 5 % Strafe
• Mehr als 15 Tage Verspätung: 10 % Strafe
• Mehr als 10 Tage nach der ersten IRS-Mitteilung: 15 % Strafe

Richten Sie elektronische Einzahlungen über das EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) ein und automatisieren Sie den Prozess, wann immer dies möglich ist.

Fehlerhafte Angaben in W-2- oder 1099-Formularen

Das Einreichen fehlerhafter Informationserklärungen kann zu Strafen von bis zu 310 $ pro Formular führen, wenn diese nicht bis zum 1. August korrigiert werden. Überprüfen Sie die Mitarbeiterinformationen bei der Einstellung und im Rahmen jährlicher Überprüfungen.

Versäumnis der Versteuerung von Sonderzahlungen

Boni, Überstunden, Provisionen und Urlaubsauszahlungen sind alle steuerpflichtig. Viele Geschäftsinhaber vergessen, bei diesen Zahlungen die korrekten Einbehaltungen vorzunehmen. Die IRS erlaubt einen pauschalen Steuersatz von 22 % für zusätzliche Lohnzahlungen auf Bundesebene, oder Sie können die Aggregationsmethode basierend auf dem regulären Arbeitslohn des Mitarbeiters verwenden.

Vernachlässigung bundesstaatsrelevanter Vorschriften

Jeder US-Bundesstaat hat eigene Regeln für den Einbehalt von Einkommensteuer, Erwerbsunfähigkeitsversicherung und bezahlte Freistellungsprogramme. Arbeitgeber in mehreren Bundesstaaten müssen die Anforderungen für jeden Staat verfolgen, in dem sie Mitarbeiter beschäftigen.

Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers bei Lohnsteuern und Sozialabgaben

Zusätzlich zu dem, was Sie vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten, haben Sie als Arbeitgeber weitere Verpflichtungen:

Arbeitgeberanteil zur FICA

Sie müssen die FICA-Beiträge der Mitarbeiter eins zu eins ergänzen – 6,2 % für die Rentenversicherung (Social Security) und 1,45 % für die Krankenversicherung (Medicare). Diese 7,65 % stammen aus Ihren Geschäftsmitteln, nicht vom Lohn der Mitarbeiter.

Bundesarbeitslosensteuer (FUTA)

Die FUTA beträgt 6 % auf die ersten 7.000 $ des Lohns jedes Mitarbeiters. Die meisten Arbeitgeber erhalten jedoch eine Gutschrift von 5,4 % für die Zahlung staatlicher Arbeitslosensteuern, wodurch der effektive Satz auf 0,6 % sinkt. FUTA ist eine reine Arbeitgebersteuer – sie wird nicht vom Lohn der Mitarbeiter abgezogen.

Staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA)

Die SUTA-Sätze variieren je nach Bundesstaat und basieren auf Ihrer Branche und der Historie Ihrer Versicherungsfälle. Wie die FUTA ist dies im Allgemeinen eine Arbeitgeberleistung, obwohl einige Bundesstaaten geringe Arbeitnehmerbeiträge verlangen.

Gesetzliche Unfallversicherung (Workers' Compensation Insurance)

In den meisten Bundesstaaten sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Unfallversicherung abzuschließen. Dies ist kein Lohnabzug, wird aber basierend auf Ihrer Lohnsumme und den Tätigkeitsklassifizierungen berechnet.

Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen

Die IRS verlangt, dass Sie Lohn- und Gehaltsunterlagen mindestens vier Jahre lang aufbewahren, einschließlich:

• W-4-Formulare der Mitarbeiter und staatliche Einbehaltsbescheinigungen
• Termine und Beträge aller Lohnzahlungen
• Beträge und Termine der Steuereinzahlungen
• Kopien eingereichter Erklärungen (Formulare 941, 940, W-2, W-3)
• Dokumentation von Anpassungen oder Korrekturen

Eine gute Buchführung schützt Sie bei Betriebsprüfungen und hilft bei der Klärung von Unstimmigkeiten mit Mitarbeitern oder Finanzbehörden.

Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement

Lohnabzüge sind nur ein Teil des Finanzpuzzles Ihres Unternehmens, aber sie sind ein entscheidender Teil, der Präzision und konsequente Nachverfolgung erfordert. Jeder Abzug, den Sie bearbeiten – von FICA-Steuern bis hin zu Beiträgen für die Altersvorsorge (401(k)) – benötigt eine genaue Dokumentation und eine fristgerechte Meldung.

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