Deduccions de nòmina: la guia completa per a propietaris de petites empreses
Cada dues setmanes, els teus empleats revisen amb il·lusió els seus comptes bancaris per veure la seva nòmina. Però hi ha un detall: el que reben és significativament inferior al que realment han guanyat. La diferència? Les deduccions de nòmina: el pont sovint malinterpretat entre el salari brut i el salari net que tot propietari d'empresa ha de dominar.
Gestionar malament les deduccions de nòmina pot costar-te més que la simple pèrdua de confiança dels empleats. L'IRS imposa sancions que van del 2% al 15% del total de la teva nòmina per dipòsits d'impostos tardans o incorrectes, i això és només el principi. Per a les petites empreses que no disposen de departaments de comptabilitat dedicats, navegar pel laberint de les retencions obligatòries, els beneficis voluntaris i els tipus impositius en constant canvi pot resultar aclaparador.
Aquesta guia detalla tot el que necessites saber sobre les deduccions de nòmina el 2026 —des dels impostos que estàs obligat legalment a retenir fins als beneficis que els teus empleats poden triar— perquè puguis pagar al teu equip amb precisió i complir la llei.
Què són les deduccions de nòmina?
Les deduccions de nòmina són quantitats que es retenen del salari brut d'un empleat abans que rebi el seu pagament. Aquestes deduccions cobreixen des dels impostos federals fins a les contribucions a la jubilació, i determinen la diferència entre el que guanya un empleat i el que realment arriba al seu compte bancari.
Aquí tens una manera senzilla de veure-ho:
Salari brut (ingressos totals) - Deduccions de nòmina = Salari net (diners a la mà)
Per exemple, si un empleat guanya 5.000 al mes en salari brut però en rep 3.750 \, la diferència de 1.250 $ representa les seves deduccions totals de nòmina per impostos, assegurances, jubilació i altres retencions.
Dues categories de deduccions de nòmina
Totes les deduccions de nòmina es divideixen en una de dues categories: obligatòries i voluntàries. Entendre aquesta distinció és fonamental perquè afecta com calcules les retencions, quan pots començar a deduir i quina documentació necessites.
Deduccions obligatòries
Aquestes deduccions són exigides per llei. No necessites el permís de l'empleat: estàs obligat legalment a retenir-les independentment de les preferències dels teus empleats.
Deduccions voluntàries
Aquestes deduccions requereixen el consentiment explícit de l'empleat. Fins i tot si ofereixes una assegurança mèdica o un pla 401(k), els empleats han de donar-se d'alta abans que puguis deduir res de les seves nòmines. Obté sempre una autorització per escrit abans de realitzar deduccions voluntàries.
Explicació de les deduccions de nòmina obligatòries
Impostos FICA: Seguretat Social i Medicare
Els impostos FICA (Llei de Contribucions a l'Assegurança Federal) financen els programes de Seguretat Social i Medicare. Tant els empresaris com els empleats hi contribueixen a parts iguals.
Tipus de FICA per al 2026:
| Tipus d'impost | Taxa de l'empleat | Taxa de l'empresari | Límit de la base salarial |
|---|---|---|---|
| Seguretat Social | 6,2% | 6,2% | 184.500 $ |
| Medicare | 1,45% | 1,45% | Sense límit |
| Total FICA | 7,65% | 7,65% | — |
La base salarial de la Seguretat Social ha augmentat de 176.100 el 2026. Això significa que l'impost màxim de la Seguretat Social tant per als empleats com per als empresaris és d'11.439 $ cadascun.
Impost addicional de Medicare: Els empleats que guanyen més de 200.000 $ a l'any deuen un impost addicional de Medicare del 0,9% sobre els salaris que superin aquest llindar. Aquest impost addicional només s'aplica als empleats; no hi ha cap aportació equivalent de l'empresari.
Impost sobre la renda federal
La retenció de l'impost sobre la renda federal depèn de la informació del formulari W-4 de l'empleat, incloent-hi el seu estat civil a efectes fiscals (solter, casat amb declaració conjunta o cap de família) i qualsevol retenció addicional que sol·liciti.
El sistema fiscal federal de 2026 utilitza set trams, que van del 10% al 37%. Per calcular l'import correcte de la retenció, utilitza les taules de retenció de l'IRS a la Publicació 15-T, disponible a IRS.gov.
Impostos sobre la renda estatals i locals
La majoria dels estats imposen els seus propis impostos sobre la renda amb tipus i regles variables. Alguns estats tenen tipus impositius fixos, mentre que altres utilitzen trams progressius similars al sistema federal.
Estats sense impost sobre la renda:
- Alaska
- Florida
- Nevada
- Nou Hampshire (només dividends i interessos)
- Dakota del Sud
- Tennessee
- Texas
- Washington
- Wyoming
Fins i tot en estats sense impost sobre la renda, és possible que hagis de retenir impostos locals depenent d'on treballin o visquin els teus empleats. Verifica sempre els requisits estatals i locals per a la ubicació de cada empleat.
Deduccions obligatòries específiques de l'estat
Depenent del teu estat, també se't pot exigir que facis retencions per:
- Assegurança estatal d'incapacitat (SDI): Obligatòria a Califòrnia, Hawaii, Nova Jersey, Nova York i Rhode Island.
- Baixa familiar i mèdica pagada (PFML): Contribucions obligatòries dels empleats en estats com Massachusetts, Connecticut, Washington i Oregon.
- Assegurança estatal d'atur (SUI): Alguns estats requereixen contribucions dels empleats a més dels pagaments de l'empresari.
Embargaments de salaris
Quan els tribunals ordenen a un empleat pagar una pensió alimentària, impostos no pagats o altres deutes, estàs obligat legalment a retenir l'import especificat de la seva nòmina. Les ordres d'embargament tenen prioritat sobre la majoria de les altres deduccions, i el seu incompliment pot fer-te responsable de l'import no pagat.
Deduccions de nòmina voluntàries
Les deduccions voluntàries només s'apliquen quan els empleats les trien específicament. Necessiteu el seu consentiment per escrit abans de retenir qualsevol import voluntari.
Aportacions a plans de jubilació
Plans 401(k):
Per al 2026, els empleats poden aportar fins a 24.500 del 2025. Els treballadors de 50 anys o més poden fer una aportació addicional de compensació de 8.000 $, cosa que eleva la seva aportació total possible a 32.500 $ anuals.
Les aportacions al pla 401(k) tradicional es fan abans d'impostos, cosa que redueix immediatament els ingressos subjectes a impostos de l'empleat. Les aportacions al pla 401(k) Roth es fan després d'impostos, però creixen lliures d'impostos i es poden retirar sense tributar en el moment de la jubilació.
Aportacions a l'IRA:
Si oferiu plans IRA mitjançant deducció de nòmina, els empleats poden aportar fins a 7.000 si tenen 50 anys o més).
Comptes Trump (Novetat per al 2026):
A partir del 4 de juliol de 2026, estarà disponible un nou tipus de compte de jubilació individual per a menors de 18 anys. Els ocupadors poden aportar fins a 2.500 $ anuals al compte Trump d'un empleat o del seu dependent, i aquestes aportacions estan excloses dels ingressos bruts de l'empleat.
Primes d'assegurança mèdica
L'assegurança mèdica és el benefici per als empleats més sol·licitat, tot i que les petites empreses amb menys de 50 empleats equivalents a temps complet no estan obligades a oferir-la. Quan els empleats opten pel vostre pla de salut, les seves aportacions a la prima se solen deduir abans d'impostos, reduint així els seus ingressos imposables.
Comptes d'estalvi de salut (HSA) i comptes de despeses flexibles (FSA)
Els HSA estan disponibles per als empleats inscrits en plans de salut amb franquícies elevades. Les aportacions es fan abans d'impostos, creixen lliures d'impostos i es poden retirar sense tributar per a despeses mèdiques qualificades. A diferència dels FSA, els fons dels HSA s'acumulen d'un any per l'altre.
Els FSA permeten als empleats reservar diners abans d'impostos per a despeses mèdiques, però la majoria dels fons dels FSA s'han d'utilitzar dins de l'any del pla o es perden (encara que alguns plans ofereixen un període de gràcia o un traspàs limitat).
Assegurances de vida i d'incapacitat
L'assegurança de vida i la cobertura d'incapacitat patrocinades per l'empresa són beneficis voluntaris que els empleats poden triar. Les deduccions de les primes poden ser abans o després d'impostos segons l'estructura del pla i les normes fiscals aplicables.
Beneficis de transport
Els programes de beneficis de transport permeten als empleats pagar les despeses d'aparcament qualificat o de transport públic amb diners abans d'impostos. El 2026, el límit de l'IRS és de 340 al mes per a aparcament qualificat. Aquests beneficis no cobreixen els costos de combustible, el transport en bicicleta ni l'assegurança del cotxe.
Quotes sindicals
Si algun dels vostres empleats és membre d'un sindicat, normalment sou el responsable de deduir les quotes sindicals dels seus xecs de pagament segons el conveni col·lectiu.
Altres deduccions voluntàries
Altres deduccions voluntàries poden incloure:
- Aportacions benèfiques a través de programes de donacions per nòmina
- Assistència educativa o programes de reemborsament de préstecs estudiantils
- Quotes de gimnàs o taxes de programes de benestar
- Plans de compra d'accions de l'empresa
Deduccions abans d'impostos vs. després d'impostos
Entendre la diferència entre les deduccions abans i després d'impostos afecta tant els vostres càlculs com les obligacions fiscals dels vostres empleats.
Deduccions abans d'impostos
Les deduccions abans d'impostos redueixen els ingressos subjectes a impostos d'un empleat abans que es calculin els impostos federals, estatals i FICA. Això significa que els empleats paguen menys impostos en general.
Les deduccions habituals abans d'impostos inclouen:
- Aportacions al pla 401(k) tradicional
- Primes d'assegurança mèdica
- Aportacions a HSA i FSA
- Beneficis de transport
Deduccions després d'impostos
Les deduccions després d'impostos s'apliquen un cop s'han calculat i retingut tots els impostos. Tot i que els empleats no obtenen un estalvi fiscal immediat, algunes opcions després d'impostos ofereixen altres avantatges.
Les deduccions habituals després d'impostos inclouen:
- Aportacions al pla 401(k) Roth i IRA Roth (creixement i retirades lliures d'impostos)
- Primes d'assegurança de vida per sobre de determinats llindars
- Algunes primes d'assegurança d'incapacitat
- Embargaments de salaris
- Quotes sindicals (en alguns casos)
- Aportacions benèfiques després d'impostos
Com calcular les deduccions de la nòmina: pas a pas
Seguiu aquest ordre en calcular les deduccions de cada xec de pagament:
Pas 1: Comenceu amb el salari brut
Calculeu els ingressos totals incloent el salari base, les hores extres, les primes i les comissions.
Pas 2: Resteu les deduccions abans d'impostos
Retireu les aportacions dels empleats per a l'assegurança mèdica, el pla 401(k) tradicional, HSA/FSA i altres beneficis qualificats abans d'impostos. Això us donarà la base imposable per al Pas 3.
Pas 3: Calculeu i reteniu l'impost federal sobre la renda
Utilitzant la informació del formulari W-4 de l'empleat i les taules de la Publicació 15-T de l'IRS, determineu l'impost federal sobre la renda que s'ha de retenir en funció de la seva renda bruta ajustada.
Pas 4: Calculeu i reteniu els impostos FICA
Reteniu el 6,2% per a la Seguretat Social (sobre salaris de fins a 184.500 .
Pas 5: Calculeu i reteniu els impostos estatals i locals
Apliqueu les normes de retenció del vostre estat basant-vos en el W-4 de l'empleat o en el formulari de retenció específic de l'estat.
Pas 6: Resteu les deduccions després d'impostos
Deduïu les aportacions Roth, els embargaments de salaris, els beneficis després d'impostos i qualsevol altre concepte postimpositiu.
Pas 7: Calculeu el salari net
El que queda és el salari net que l'empleat s'emporta a casa.
Errors comuns en les deduccions de nòmina (i com evitar-los)
Classificació incorrecta dels treballadors
Un dels errors de nòmina més costosos és classificar els empleats com a contractistes independents. Si l'IRS determina que heu classificat malament els treballadors, podríeu deure impostos endarrerits, sancions i ser responsable de beneficis no pagats. Utilitzeu les directrius de l'IRS per determinar la classificació adequada basada en el control del comportament, el control financer i el tipus de relació.
Ús de tipus impositius desactualitzats
Els tipus impositius, les bases salarials i els límits de contribució canvien anualment. L'ús de les xifres de l'any passat comporta retencions incorrectes i possibles sancions. Actualitzeu el vostre sistema de nòmines abans de processar la primera nòmina de cada nou any.
Incompliment dels terminis de dipòsit
L'IRS imposa sancions pels dipòsits d'impostos sobre la nòmina fora de termini:
- De 1 a 5 dies de retard: sanció del 2%
- De 6 a 15 dies de retard: sanció del 5%
- Més de 15 dies de retard: sanció del 10%
- Més de 10 dies després del primer avís de l'IRS: sanció del 15%
Configureu dipòsits electrònics a través de l'EFTPS (Sistema de Pagament Electrònic d'Impostos Federals) i automatitzeu el procés sempre que sigui possible.
Informació incorrecta en els formularis W-2 o 1099
Presentar declaracions informatives incorrectes pot comportar sancions de fins a 310 $ per formulari si no es corregeixen abans de l'1 d'agost. Verifiqueu la informació de l'empleat en el moment de la contractació i durant les revisions anuals.
Oblidar tributar els pagaments suplementaris
Les bonificacions, les hores extres, les comissions i les liquidacions de vacances són totes tributables. Molts propietaris de negocis s'obliden de fer la retenció adequada en aquests pagaments. L'IRS permet un tipus impositiu suplementari fix del 22% per a la retenció federal, o podeu utilitzar el mètode agregat basat en els salaris habituals de l'empleat.
Descuidar els requisits específics de cada estat
Cada estat té les seves pròpies regles per a la retenció de l'impost sobre la renda, l'assegurança d'incapacitat i els programes de permisos pagats. Els ocupadors multiestatals han de fer un seguiment dels requisits de cada estat on tinguin empleats treballant.
Responsabilitats de l'ocupador en els impostos de nòmina
Més enllà del que reteniu als empleats, teniu obligacions addicionals d'impostos sobre la nòmina com a ocupador:
Quota de l'ocupador de la FICA
Heu d'igualar les contribucions FICA de l'empleat dòlar per dòlar: un 6,2% per a la Seguretat Social i un 1,45% per a Medicare. Aquest 7,65% prové dels fons de la vostra empresa, no dels salaris dels empleats.
Impost Federal de Desocupació (FUTA)
El FUTA és del 6% sobre els primers 7.000 $ del salari de cada empleat, però la majoria dels ocupadors reben un crèdit del 5,4% per pagar impostos estatals de desocupació, reduint la taxa efectiva al 0,6%. El FUTA és un impost exclusiu de l'ocupador; no es dedueix dels salaris dels empleats.
Impost Estatal de Desocupació (SUTA)
Les taxes del SUTA varien segons l'estat i es basen en el vostre sector i en l'historial de reclamacions. Igual que el FUTA, generalment és un cost de l'ocupador, tot i que uns quants estats requereixen petites contribucions dels empleats.
Assegurança d'accidents de treball
La majoria dels estats exigeixen que els ocupadors tinguin una assegurança d'accidents de treball (Workers' Compensation). Això no és una deducció de nòmina, sinó que es calcula en funció dels imports de la vostra nòmina i les classificacions dels llocs de treball.
Requisits de manteniment de registres
L'IRS us exigeix que guardeu els registres de nòmina durant almenys quatre anys, incloent-hi:
- Formularis W-4 de l'empleat i certificats de retenció estatals
- Dates i imports de tots els pagaments salarials
- Imports i dates dels dipòsits d'impostos
- Còpies de les declaracions presentades (Formularis 941, 940, W-2, W-3)
- Documentació d'ajustos o correccions
Un bon manteniment de registres us protegeix durant les auditories i ajuda a resoldre discrepàncies amb els empleats o les agències tributàries.
Simplifiqueu la vostra gestió financera
Les deduccions de nòmina representen només una peça del trencaclosques financer del vostre negoci, però són una peça crítica que exigeix precisió i un seguiment constant. Cada deducció que processeu —des dels impostos FICA fins a les contribucions al pla 401(k)— necessita una documentació precisa i informes puntuals.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre els vostres registres financers. Amb llibres majors amb control de versions i formats de dades preparats per a la IA, podeu mantenir els registres meticulosos que exigeix el compliment de les nòmines sense dependre de programari privatiu. Comenceu de franc i aporteu claredat a les finances del vostre negoci.
