4 پست با برچسب "small business"

راهنمایی مبتنی بر Beancount برای مدل‌سازی هزینه واقعی، آزمون جریان نقدی و ادغام آن در دفترکل شما.

استخدام اولین کارمند گامی بزرگ است. این یک شرط‌بندی برای آینده‌تان است، اما همچنین تعهد مالی قابل‌توجهی است که فراتر از عددی که در نامه پیشنهادی می‌بینید می‌رود. بسیاری از بنیان‌گذاران و صاحبان کسب‌وکارهای کوچک فقط به حقوق نگاه می‌کنند و سپس با هزینه «کاملاً بارگذاری‌شده» واقعی شگفت‌زده می‌شوند.

این راهنما به شما نشان می‌دهد چگونه هزینه را به‌دقت مدل‌سازی کنید، بررسی کنید آیا واقعاً توان پرداخت آن را دارید یا نه، و سپس آن مدل را مستقیماً به دفترکل Beancount خود متصل کنید تا تصمیم را قبل از انتشار آگهی شغلی بدون ریسک کنید.

خلاصهٔ سریع​

• به فقط حقوق اکتفا نکنید. در ایالات متحده، هزینه واقعی شامل مالیات‌های حقوق کارفرما (Social Security، Medicare، FUTA/SUTA)، مزایا، بیمه، ابزارها و هزینه‌های جذب است. برای بخش خصوصی، مزایا به‌تنهایی حدود ۳۰ ٪ از کل جبران‌خدمات را تشکیل می‌دهند که نشان‌دهندهٔ ضریب ۱٫۴۲× «کاملاً بارگذاری‌شده» نسبت به دستمزد است. این مقدار بسته به شرکت و مکان می‌تواند متفاوت باشد.
• قانون‌موردی سریع برای شروع: هزینهٔ کاملاً بارگذاری‌شده ≈ حقوق + مالیات‌های حقوق کارفرما + مزایا + بیمه + ابزار/نرم‌افزار + جذب/آموزش.
• از Beancount برای کاهش ریسک استفاده کنید. یک بودجه ماهانه برای حقوق در دفترکل خود با ویژگی بودجه‌گذاری Fava ایجاد کنید. سپس می‌توانید پیش‌بینی کنید تا مسیر مالی، حاشیه سود و دوره بازگشت سرمایه برای این نقش را پیش از تصمیم‌گیری بررسی کنید.

۱) چه چیزی هزینه «کاملاً بارگذاری‌شده» را ایجاد می‌کند؟​

حقوق یک کارمند را به نوک یک یخ‌بندان تشبیه کنید. بخش قابل‌مشاهده ساده است، اما هزینه‌های زیرآب همان چیزی است که می‌تواند جریان نقدی شما را غرق کند اگر آماده نباشید. در ادامه جزئیات را می‌بینید.

• دستمزد پایه (Wages/Salary): این بخش ساده است—حقوق سالانه یا ساعتی توافق‌شده. بزرگ‌ترین ردیف هزینه است، اما فقط نقطهٔ شروع است.

• مالیات‌های حقوق کارفرما (ایالات متحده): شما فقط به کارمند پول نمی‌پردازید؛ باید مالیات‌های مربوط به حقوق او را نیز بپردازید. به‌عنوان کارفرما، مسئول موارد زیر هستید:

  • Social Security (OASDI): ۶٫۲ ٪ از حقوق کارمند تا سقف سالانه پرداخت می‌کنید. برای سال ۲۰۲۵، این سقف ۱۷۶,۱۰۰ $ است.
  • Medicare (HI): ۱٫۴۵ ٪ از تمام حقوق کارمند، بدون سقف درآمد، پرداخت می‌شود.
  • مالیات‌های بیکاری (FUTA & SUTA): مالیات فدرال بیکاری (FUTA) ۶.۰ ٪ بر اولین ۷,۰۰۰ $ حقوق است. اما اکثر کارفرمایان اعتبار مالیاتی برای پرداخت مالیات بیکاری ایالتی (SUTA) دریافت می‌کنند که نرخ مؤثر FUTA را به ۰٫۶ ٪ می‌رساند. نرخ‌های SUTA بسته به ایالت و تاریخچه شرکت متفاوت است.

• مزایا: این معمولاً دومین هزینه بزرگ است. شامل بیمه سلامت، مشارکت‌های بازنشستگی (مثلاً مطابقت ۴۰۱(k)) و مرخصی‌های پرداخت‌شده می‌شود. در بخش خصوصی ایالات متحده، مزایا به‌طور متوسط حدود ۳۰ ٪ از کل جبران‌خدمات است. برای مثال، پریمیوم متوسط سالانه برای بیمه سلامت کارفرما در ۲۰۲۴ برابر ۸,۹۵۱ $برای پوشش تک‌نفره و ۲۵,۵۷۲$ برای پوشش خانوادگی بود. در حالی که کارمندان سهمی دارند، کارفرما معمولاً بخش عمده را پوشش می‌دهد.

• بیمه جبران‌خطر کارگران: این بیمه در تقریباً تمام ایالات قانونی است و هزینه‌های پزشکی و دستمزدهای از دست رفته را در صورت صدمه کارمند در محل کار پوشش می‌دهد. نرخ‌ها بسته به ایالت، صنعت و نقش کارمند متفاوت است (کارمند اداری هزینه کمتری نسبت به کارگر ساختمانی دارد). برای این هزینه صفر برنامه‌ریزی نکنید.

• ابزارها و هزینه‌های عمومی: کارمند جدید به تجهیزات مناسب برای انجام کارش نیاز دارد. این شامل لپ‌تاپ، لایسنس‌های نرم‌افزار (صندلی‌های SaaS)، میز کاری (اگر دفتر دارید) و خود نرم‌افزار پردازش حقوق می‌شود. یک سرویس پردازش حقوق معمولی برای کسب‌وکارهای کوچک حدود ۴۹–۵۰ $به‌عنوان هزینه پایه، به‌اضافه ۶–۱۰$ به‌ازای هر کارمند در هر ماه هزینه دارد.

• استخدام و دورهٔ آموزش: هزینه‌های یک‌باره را فراموش نکنید. این شامل هزینه‌های آگهی شغلی، زمان شما برای مصاحبه و مهم‌تر از همه، دورهٔ آموزش است. یک کارمند جدید ممکن است ۱ تا ۳ ماه طول بکشد تا به بهره‌وری کامل برسد؛ در این مدت شما هزینهٔ کامل او را برای خروجی جزئی می‌پردازید.

۲) مثال عددی​

بیایید این را ملموس کنیم. فرض کنید یک کارمند در ایالات متحده با حقوق ۸۰,۰۰۰ $ استخدام می‌کنید. قصد دارید بیمه سلامت تک‌نفره ارائه دهید و ۸۴ ٪ از پریمیوم متوسط ملی را بپردازید.

هزینهٔ سالانه به این شکل تقسیم می‌شود:

• مالیات‌های حقوق کارفرما:

  • Social Security (OASDI): ۸۰,۰۰۰ $× ۶٫۲ ٪ = ۴,۹۶۰$
  • Medicare: ۸۰,۰۰۰ $× ۱٫۴۵ ٪ = ۱,۱۶۰$
  • FUTA (نرخ مؤثر): ۷,۰۰۰ $× ۰٫۶ ٪ = ۴۲$
  • جمع مالیات‌های کارفرما: ۶,۱۶۲ $

• بیمه سلامت (سهم کارفرما):

  • با استفاده از پریمیوم متوسط ۲۰۲۴ برای پوشش تک‌نفره (۸,۹۵۱ $) و سهم ۸۴ ٪: ۸,۹۵۱$ × ۰٫۸۴ = ۷,۵۱۹ $در سال** (یا **۶۲۷$ در ماه).

• نرم‌افزار و ابزارهای پردازش حقوق:

  • نرم‌افزار حقوق: (۵۰ $پایه + ۶$ به‌ازای هر کارمند) × ۱۲ ماه = ۶۷۲ $ در سال.
  • ابزارها/لپ‌تاپ/ساز نرم‌افزار (تقریبی): ۲,۰۰۰ $ در سال.

جمع‌بندی:

در این سناریو، هزینهٔ «کاملاً بارگذاری‌شده» ۹۶,۳۵۳ $** است که **۱٫۲×** حقوق پایه می‌شود. این بستهٔ مزایا نسبتاً کم‌هزینه است. اگر ۴۰۱(k) مطابقت، مرخصی‌های پرداخت‌شدهٔ سخاوتمندانه یا پوشش سلامت خانوادگی را اضافه کنید، به راحتی می‌توانید به ضریب متوسط ملی **۱٫۴۲×** برسید. برای حقوق ۸۰k، این به معنای هزینهٔ کل حدود **۱۱۳,۸۰۰$ است.

نتیجه‌گیری: هزینهٔ واقعی شما احتمالاً بین ۱٫۲× (کم‌هزینه) و ۱٫۴×+ (پوشش گسترده) حقوق پایه خواهد بود. برای دانستن دقیق، اعداد خود را محاسبه کنید.

۳) «آیا می‌توانم آن را بپردازم؟» — سه آزمون عملی​

حالا که هزینهٔ ماهانهٔ واقعی (۸,۰۲۹ $) را دارید، چگونه می‌توانید مطمئن شوید که می‌توانید آن را تحمل کنید؟

1. پوشش حاشیهٔ سود ناخالص: آیا نقش جدید هزینهٔ خود را جبران می‌کند؟ اگر حاشیهٔ سود ناخالص شما ۶۵ ٪ باشد، کارمند جدید باید حداقل **۱۲,۳۵۲ $درآمد ماهانهٔ جدید** تولید کند (�۸,۰۲۹$ ÷ ۰٫۶۵) تا سر به سر شود. اگر نقش برای کاهش هزینه‌ها طراحی شده باشد، باید صرفه‌جویی‌های معادل و پایدار ایجاد کند.

2. دورهٔ بازگشت سرمایه و مسیر مالی: چه مدت طول می‌کشد تا این استخدام بازده مثبت داشته باشد و آیا می‌توانید تا آن زمان زنده بمانید؟ هدف داشته باشید دورهٔ بازگشت ۶ تا ۱۲ ماهه برای مورد تجاری این نقش؛ هرچه کوتاه‌تر، ایمن‌تر. به‌علاوه، باید حداقل ۳ تا ۶ ماه هزینهٔ «کاملاً بارگذاری‌شده» را به‌صورت نقدی به‌عنوان بافر پس از دورهٔ آموزش داشته باشید.

3. واقعیت دورهٔ آموزش: یک کارمند جدید در روز اول ۱۰۰ ٪ مؤثر نیست. برای ۱ تا ۳ ماه دورهٔ آشنایی و کاهش بهره‌وری بودجه‌ریزی کنید. اگر ذخیرهٔ نقدی شما نتواند هم حقوق و هم کاهش بهره‌وری را پوشش دهد، هنوز آماده نیستید. ابتدا می‌توانید با قراردادکار یا کارمند پاره‌وقت نیاز را ارزیابی کنید.

نکته‌ای مخصوص ایالات متحده: اگر این اولین استخدام شماست یا اولین استخدام در ایالت جدیدی است، الزامات انطباق را دوبار بررسی کنید. کاهش اعتبار FUTA در برخی ایالت‌ها ممکن است اعمال شود و نرخ‌های SUTA به‌طرز چشمگیری متفاوت‌اند. قوانین جبران‌خطر کارگران نیز متفاوت هستند. اشتباه در این موارد می‌تواند منجر به جریمه شود.

۴) مدل را در Beancount واقعی کنید​

بهترین راه برای فهمیدن اینکه آیا می‌توانید یک استخدام را بپردازید، این است که تأثیر آن را مستقیماً در دفاتر خود ببینید. در ادامه نحوه انجام این کار با Beancount آورده شده است.

الف) تنظیم بودجهٔ حقوق با Fava​

قبل از هر چیز، هزینه‌های ماهانهٔ پیش‌بینی‌شده را با دستور custom "budget" در دفترکل خود اضافه کنید. این به شما امکان می‌دهد تا مسیر مالی را بررسی کنید.

2024-01-01 open Expenses:Salary
2024-01-01 open Assets:Cash
2024-01-01 open Equity:Opening-Balances

2024-01-01 custom "budget" Expenses:Salary 8000 USD

ب) پیش‌بینی جریان نقدی​

پس از تنظیم بودجه، می‌توانید از ویژگی‌های پیش‌بینی Fava استفاده کنید تا مسیر مالی، حاشیه سود و دورهٔ بازگشت سرمایه را برای این نقش ارزیابی کنید.

ج) افزودن هزینه‌های یک‌باره​

هزینه‌های یک‌باره مانند هزینهٔ آگهی شغلی یا هزینهٔ خرید لپ‌تاپ را می‌توانید به‌صورت یک تراکنش عادی در دفترکل اضافه کنید؛ این هزینه‌ها در محاسبهٔ حاشیه سود و مسیر مالی لحاظ می‌شوند.

د) پیش‌بینی جریان نقدی​

از قابلیت‌های پیش‌بینی Fava برای شبیه‌سازی جریان نقدی در ماه‌های آینده استفاده کنید. این به شما نشان می‌دهد که آیا ذخیرهٔ نقدی کافی برای پوشش هزینهٔ «کاملاً بارگذاری‌شده» در دورهٔ آموزش دارید یا خیر.

ه) مثال جدول هزینه‌ها​

۵) جمع‌بندی​

استخدام اولین کارمند می‌تواند مسیر رشد کسب‌وکار شما را باز کند، اما به‌دقت هزینهٔ واقعی را مدل‌سازی کنید تا از فشارهای مالی غیرمنتظره جلوگیری کنید. Beancount ابزار قدرتمندی برای ادغام داده‌های مالی، آزمون جریان نقدی و برنامه‌ریزی بودجه‌ای فراهم می‌کند. با پیروی از این گام‌ها می‌توانید تصمیمی آگاهانه بگیرید و مسیر رشد پایدار را تضمین کنید.

به انتخاب وضعیت مالیاتی S-corp فکر می‌کنید؟ عالی است - فقط زمان را از دست ندهید. انتخاب S-corp می‌تواند یک ابزار قدرتمند صرفه‌جویی در مالیات برای صاحبان مشاغل کوچک باشد، اما مهلت‌های آن سخت و غیرقابل مذاکره است. از دست دادن یکی از آنها می‌تواند تصویر مالیاتی شما را به طور قابل توجهی پیچیده کند.

در اینجا نسخه عملی و مورد تایید حسابدار از آنچه باید بدانید، به علاوه نحوه پیگیری همه چیز به طور واضح در دفتر کل Beancount شما آورده شده است.

مهلت، در یک نگاه​

مهمترین تاریخ برای ثبت فرم 2553، انتخاب توسط یک شرکت کوچک است. این فرمی است که به IRS می‌گوید می‌خواهید به عنوان یک S-corp مالیات پرداخت کنید.

• برای مشاغل موجود با سال تقویمی: باید فرم 2553 را تا پانزدهمین روز از ماه سوم سال مالیاتی که می‌خواهید این انتخاب اعمال شود، ثبت کنید. برای انتخاب سال 2025 (از اول ژانویه 2025)، مهلت شنبه، 15 مارس 2025 است. از آنجایی که این تاریخ در آخر هفته است، قانون آخر هفته/تعطیلات IRS مهلت عملی را به روز کاری بعدی منتقل می‌کند: دوشنبه، 17 مارس 2025.
• برای مشاغل جدید: اگر این اولین سال مالیاتی کسب و کار شماست، "2 ماه و 15 روز" از شروع سال مالیاتی خود فرصت دارید تا ثبت نام کنید. تاریخ دقیق بستگی به زمان شروع رسمی سال مالیاتی شما دارد. به عنوان مثال، اگر کسب و کار شما در 7 ژانویه شروع شود، مهلت شما 21 مارس خواهد بود.

نکته: اگر کسب و کار شما به جای سال تقویمی، در سال مالی فعالیت می‌کند، همین منطق اعمال می‌شود. مهلت خود را به عنوان پانزدهمین روز از ماه سوم از تاریخ شروع سال مالی خود محاسبه کنید.

اگر آن را از دست دادید چه؟​

نگران نباشید IRS درک می‌کند که صاحبان مشاغل می‌توانند مهلت‌ها را از دست بدهند. اگر قصد داشتید وضعیت S-corp را انتخاب کنید اما نتوانستید به موقع ثبت نام کنید، ممکن است واجد شرایط تسکین انتخاب دیرهنگام باشید.

IRS یک روش ساده، رویه درآمد 2013-30، ارائه می‌دهد که به بسیاری از مشاغل کوچک اجازه می‌دهد تا درخواست وضعیت S-corp گذشته نگر را بدهند. به طور کلی، اگر بتوانید نشان دهید که دلیل معقولی برای ثبت نام دیرهنگام داشته‌اید و سایر الزامات این روش را برآورده می‌کنید، واجد شرایط خواهید بود.

سایر تاریخ‌های کلیدی مرتبط با S-Corps​

هنگامی که شما یک S-corp هستید، مهلت‌ها متوقف نمی‌شوند. در اینجا دو تاریخ مهم دیگر برای علامت گذاری در تقویم شما آورده شده است:

• ثبت 1120-S ( اظهارنامه مالیاتی S-corp ): اظهارنامه مالیاتی سالانه S-corp شما، فرم 1120-S، تا پانزدهمین روز از ماه سوم پس از پایان سال مالیاتی شما موعد مقرر است. برای اکثر مشاغل (ثبت‌کنندگان سال تقویمی)، این همان مهلت انتخاب است: 17 مارس 2025.
• به زمان بیشتری نیاز دارید؟ اگر نمی‌توانید 1120-S خود را به موقع ثبت کنید، می‌توانید فرم 7004 را برای تمدید خودکار 6 ماهه ثبت کنید. این مهلت ثبت اظهارنامه شما را تا 15 سپتامبر تمدید می‌کند. نکته مهم این است که این تمدید برای ثبت است، نه تمدید برای پرداخت. هر مالیاتی که بدهکار هستید همچنان تا مهلت اصلی مارس سر رسید می‌شود.

چه کسی باید S-Corp را انتخاب کند؟​

وضعیت S-corp برای همه مناسب نیست. مزیت اصلی آن کاهش مالیات بر خوداشتغالی است. این کار را با اجازه دادن به شما برای تقسیم سود کسب و کارتان به دو دسته انجام می‌دهد:

1. دستمزدهای معقول W-2: این حقوقی است که به خودتان پرداخت می‌کنید، که مشمول مالیات بر حقوق و دستمزد استاندارد (تامین اجتماعی و مدیکر) است.
2. توزیع سهامداران: این سود باقی مانده‌ای است که از کسب و کار می‌گیرید، که مشمول مالیات بر خوداشتغالی نیست.

با این حال، این مزیت با پیچیدگی و هزینه‌های اضافی همراه است. S-corpها نیاز به اجرای حقوق و دستمزد رسمی، پایبندی به استانداردهای "جبران معقول" تعیین شده توسط IRS و رسیدگی به کارهای اداری بیشتر، مانند ثبت فرم‌های 1120-S و صدور K-1 برای سهامداران دارند.

قبل از اینکه جهش کنید، محاسبات را انجام دهید. یک CPA می‌تواند به شما در مدل‌سازی نقطه سربه‌سر که در آن صرفه‌جویی مالیاتی بیشتر از هزینه‌های اداری اضافی است، کمک کند.

مهلت را آسان‌تر کنید - با Beancount​

یک دفتر کل به خوبی نگهداری شده بهترین دوست شما برای رعایت S-corp است. می‌توانید از Beancount برای پیگیری مهلت‌ها و تمایز واضح بین دستمزدها و توزیع‌ها استفاده کنید.

نمودار حداقل حساب‌ها (شروع کننده)​

در اینجا یک نمودار حساب اساسی برای شروع شما آورده شده است:

• Assets:Bank:Checking
• Income:Sales
• Expenses:Payroll:Wages
• Expenses:Payroll:EmployerTaxes
• Equity:Distributions ← برای برداشت سهامداران
• Equity:Opening-Balances

ثبت‌های معمولی​

نوشته‌های Beancount شما جدایی واضحی بین هزینه‌های حقوق و دستمزد و توزیع حقوق صاحبان سهام ایجاد می‌کند.

; حقوق و دستمزد W-2 یک هزینه تجاری است
2025-02-28 * "اجرای حقوق و دستمزد - فوریه"
  Assets:Bank:Checking                 -6200 USD
  Expenses:Payroll:Wages                5000 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes        1200 USD
  ; entity: S-Corp  period: 2025-02

; توزیع سهامداران برداشتی از حقوق صاحبان سهام است، نه یک هزینه
2025-03-10 * "توزیع سهامداران"
  Assets:Bank:Checking                 -3000 USD
  Equity:Distributions                  3000 USD
  ; entity: S-Corp  period: 2025-Q1

محافظ‌های مفید (پرس و جوها و برچسب‌ها)​

از ویژگی‌های Beancount برای بررسی سلامت مالی خود استفاده کنید و مطمئن شوید که استانداردهای جبران معقول را رعایت می‌کنید.

• هر برداشت مالک را با چیزی به یاد ماندنی، مانند distrib: "yes"، برچسب گذاری کنید.
• به صورت دوره‌ای یک پرس و جو را برای مقایسه کل دستمزدهای پرداخت شده با کل توزیع‌های انجام شده اجرا کنید.

می‌توانید با bean-query یک بررسی سریع از ترمینال خود انجام دهید:

SELECT account, SUM(position)
WHERE (account ~ 'Expenses:Payroll:Wages' OR account ~ 'Equity:Distributions')
AND year = 2025
GROUP BY account;

این به شما خلاصه‌ای واضح از دستمزدها و توزیع‌های شما برای سال ارائه می‌دهد و به شما و CPA شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که آیا حقوق شما "معقول" است یا خیر.

دنباله کاغذی برای انتخابات​

اسناد S-corp خود را سازماندهی کرده و به دفتر کل خود پیوند دهید.

• یک پوشه docs/ در دایرکتوری Beancount خود ایجاد کنید تا PDFهای فرم 2553 امضا شده، نامه پذیرش IRS، هرگونه بیانیه تسکین انتخاب دیرهنگام و اسناد تنظیم حقوق و دستمزد (EIN، شناسه‌های ایالتی) خود را ذخیره کنید.
• یک تراکنش note را در دفتر کل خود در روزی که انتخابات را ثبت می‌کنید، ثبت کنید. این یک رکورد دائمی و تاریخ دار ایجاد می‌کند.

2025-01-22 note "فرم 2553 IRS برای انتخاب S-corp ثبت شد (از 2025-01-01 لازم الاجرا است)"

موارد لبه‌ای که باید مراقب آنها باشید​

• تاریخ شروع "اولین سال مالیاتی" شما ممکن است تاریخ تشکیل شما نباشد. ساعت برای مهلت "2 ماه و 15 روز" از زمانی شروع می‌شود که شرکت شما سهامدار داشته باشد، دارایی به دست آورد یا عملیات تجاری را آغاز کند - هر کدام که زودتر اتفاق بیفتد.
• برای سال‌های مالی غیر تقویمی، دقیق باشید. مهلت فرم 2553 شما بر اساس تاریخ شروع سال مالی شما است، در حالی که مهلت فرم 1120-S شما بر اساس تاریخ پایان آن است.

چک لیست سریع​

آماده ادامه هستید؟ در اینجا یک چک لیست نهایی برای راهنمایی شما آورده شده است.

✅ بر اساس سطح سود، آمادگی حقوق و دستمزد و قوانین خاص ایالت، تصمیم بگیرید که آیا ساختار S-corp برای کسب و کار شما مناسب است یا خیر. ✅ فرم 2553 را با مهلت صحیح در تقویم علامت گذاری کنید (و یک یادآوری یک هفته‌ای برای خود تنظیم کنید). برای سال 2025، این تاریخ 17 مارس 2025 است. ✅ اگر دیر کردید، فوراً ارزیابی کنید که آیا واجد شرایط تسکین تحت Rev. Proc. 2013-30 هستید یا خیر. ✅ سیستم حقوق و دستمزد خود را پیکربندی کنید و حساب‌های هزینه و حقوق صاحبان سهام جدید را در دفتر کل Beancount خود ترسیم کنید. ✅ آماده باشید تا فرم 1120-S را تا مهلت مقرر ثبت کنید یا فرم 7004 را برای تمدید ثبت کنید.

این راهنما اطلاعات کلی را ارائه می‌دهد، نه مشاوره مالیاتی. هر موقعیت تجاری منحصر به فرد است. لطفاً برای تعیین بهترین اقدام برای شرایط خاص خود با CPA خود مشورت کنید.

رعایت قوانین ساده‌تر می‌شود وقتی مهلت‌های مالیاتی سال در یک جا باشند. در زیر یک راهنمای ماه‌به‌ماه برای هر تاریخ سررسید فدرال ۲۰۲۵ که مربوط به مالکان انفرادی، LLCها، S-corpها، C-corpها و حقوق و دستمزد آنها می‌شود، آمده است. آن را نشانه‌گذاری کنید، موارد را در برنامه‌ریز خود کپی کنید، یا در فید رایگان .ICS IRS مشترک شوید تا یادآوری‌ها به طور خودکار در تقویم دیجیتال شما ظاهر شوند.

چرا یک تقویم اختصاصی مهم است​

ادغام مهلت‌های مالیاتی در گردش کار منظم شما فقط برای جلوگیری از وحشت لحظه آخری نیست. این یک تصمیم استراتژیک تجاری است.

• اجتناب از جریمه‌ها و بهره: IRS شوخی ندارد. جریمه‌های دیرکرد پرداخت و دیرکرد ثبت اظهارنامه می‌تواند به سرعت انباشته شود، گاهی اوقات تا ۲۵٪ از کل مالیات بدهی شما می‌رسد.
• همگام‌سازی جریان نقدینگی شما: وقتی چهار تاریخ برداشت مالیات تخمینی سه ماهه خود را از قبل می‌دانید، می‌توانید از سرمایه عملیاتی خود محافظت کنید و اطمینان حاصل کنید که وجوه بدون اختلال در کسب‌وکار در دسترس هستند.
• واگذاری با اطمینان: چه یک حسابدار داخلی داشته باشید یا یک CPA خارجی، یک تقویم مشترک و دقیق، پاسخگویی را تضمین می‌کند. وقتی همه تاریخ‌های دقیق را می‌دانند، هیچ چیزی از قلم نمی‌افتد.
• آماده بودن برای حسابرسی: ثبت به موقع اظهارنامه‌های اطلاعاتی مانند فرم‌های W-2 و ۱۰۹۹ یکی از اولین چیزهایی است که بازرسان بررسی می‌کنند. سابقه ثبت تمیز، اولین خط دفاعی شماست.

در یک نگاه: مهلت‌های کلیدی فدرال ۲۰۲۵​

تاریخ‌های زیر برای آخر هفته‌ها و تعطیلات فدرال تنظیم شده‌اند و روز کاری بعدی را به عنوان مهلت رسمی منعکس می‌کنند. همه زمان‌ها بر اساس تاریخ پستی یا تاریخ ارسال الکترونیکی هستند، مگر اینکه قوانین سپرده خاص، انتقال الکترونیکی وجوه (EFT) در همان روز را الزامی کند.

ژانویه​

• ۱۵ ژانویه – آخرین پرداخت مالیات تخمینی ۲۰۲۴ (فرم ۱۰۴۰-ES) برای افراد خوداشتغال و سایر افرادی که مالیات کافی در طول سال ۲۰۲۴ کسر نشده است، سررسید است. توجه: کشاورزان و ماهیگیران می‌توانند در صورت ثبت و پرداخت کامل صورتحساب مالیاتی خود تا ۳ مارس ۲۰۲۵، از این پرداخت صرف نظر کنند.
• ۳۱ ژانویه – اظهارنامه‌های اطلاعاتی کلیدی پایان سال سررسید هستند:
  • فرم‌های W-2 را به همه کارمندان ارائه دهید و کپی‌هایی را به اداره تأمین اجتماعی (SSA) ارسال کنید.
  • فرم ۱۰۹۹-NEC را برای گزارش غرامت غیرکارمندی پرداخت شده در سال ۲۰۲۴ ارائه و ثبت کنید.
  • اکثر فرم‌های ۱۰۹۹ دیگر (مانند ۱۰۹۹-MISC، ۱۰۹۹-INT) را به گیرندگان ارائه دهید. مهلت ارسال این موارد به IRS دیرتر است.

فوریه​

• ۱۸ فوریه – آخرین روز برای ارائه فرم‌های ۱۰۹۹-B (درآمد حاصل از معاملات کارگزاری و مبادله کالا) و ۱۰۹۹-S (درآمد حاصل از معاملات املاک و مستغلات) به پرداخت‌کنندگان توسط کسب‌وکارها.
• ۲۸ فوریه – مهلت ارسال کپی‌های کاغذی فرم‌های ۱۰۹۷، ۱۰۹۸، ۱۰۹۹ (به استثنای ۱۰۹۹-NEC) و W-2G به IRS. (ثبت‌کنندگان الکترونیکی تا ۳۱ مارس فرصت دارند.)

مارس​

• ۱۷ مارس – اظهارنامه‌های مالیاتی مشارکت و شرکت S برای سال ۲۰۲۴ سررسید است. (۱۵ مارس شنبه است.)
  • فرم ۱۰۶۵ (مشارکت‌ها) یا فرم ۱۱۲-S (شرکت‌های S) را ثبت کنید.
  • از طرف دیگر، فرم ۷۰۰۴ را برای درخواست تمدید خودکار شش ماهه برای ثبت، ارسال کنید.
  • برنامه K-1s (و K-3s، در صورت وجود) را به همه شرکا و سهامداران ارائه دهید.

آوریل​

• ۱۵ آوریل – "روز مالیات" دارای سه مهلت مهم است:
  • افراد: فرم ۱۰۴۰ سال ۲۰۲۴ خود را ثبت کنید. می‌توانید فرم ۴۸۶۸ را برای تمدید خودکار شش ماهه ثبت کنید، اما همچنان باید هر مالیاتی را که تخمین می‌زنید بدهکار هستید، امروز پرداخت کنید.
  • شرکت‌های C: فرم ۱۱۲ سال ۲۰۲۴ خود را ثبت کنید یا فرم ۷۰۰۴ را برای تمدید ثبت کنید. مانده مالیات بدهی با ثبت تمدید سررسید است.
  • مالیات تخمینی سه ماهه اول ۲۰۲۵: اولین قسط پرداخت شما برای سال مالیاتی ۲۰۲۵ (فرم ۱۰۴۰-ES) در صورتی سررسید است که انتظار داشته باشید حداقل ۱۰۰۰ دلار مالیات برای سال بدهکار باشید.

ژوئن​

• ۱۶ ژوئن – قسط مالیات تخمینی سه ماهه دوم ۲۰۲۵ سررسید است. (۱۵ ژوئن یکشنبه است.)

سپتامبر​

• ۱۵ سپتامبر – یک روز با دو مهلت:
  • قسط مالیات تخمینی سه ماهه سوم ۲۰۲۵ سررسید است.
  • دوره تمدید شش ماهه برای مشارکت‌ها (فرم ۱۰۶۵) و شرکت‌های S (فرم ۱۱۲-S) که فرم ۷۰۰۴ را ثبت کرده‌اند، به پایان می‌رسد.

اکتبر​

• ۱۵ اکتبر – مهلت نهایی برای اظهارنامه‌های تمدید شده برای افراد (فرم ۱۰۴۰) و شرکت‌های C با سال تقویمی (فرم ۱۱۲).

دسامبر​

• ۱۵ دسامبر – شرکت‌های C باید چهارمین و آخرین قسط مالیات تخمینی ۲۰۲۵ خود را پرداخت کنند.

نگاهی به آینده: ۱۵ ژانویه ۲۰۲۶​

اجازه ندهید سال نو شما را غافلگیر کند. پرداخت مالیات تخمینی سه ماهه چهارم ۲۰۲۵ شما برای افراد و LLCهای تک عضوی (مشمول مالیات به عنوان مالک انحصاری) سررسید است. اکنون آن را در تقویم ۲۰۲۶ خود علامت بزنید.

یادآوری‌های چرخه حقوق و دستمزد​

برای کسب‌وکارهایی که کارمند دارند، این مهلت‌ها به همان اندازه مهم هستند:

• فرم ۹۴۱ (اظهارنامه مالیات فدرال سه ماهه کارفرما): در تاریخ ۳۰ آوریل، ۳۱ ژوئیه، ۳۱ اکتبر و ۳۱ ژانویه (۲۰۲۶) برای کسر مالیات بر درآمد، تأمین اجتماعی و مالیات مدیکر سه ماهه قبل، سررسید است.
• سپرده‌های مالیات بر حقوق و دستمزد: باید به صورت الکترونیکی از طریق سیستم پرداخت مالیات فدرال الکترونیکی (EFTPS) واریز شود. برنامه سپرده شما (دو بار در هفته یا ماهانه) توسط IRS تعیین می‌شود. برای جزئیات به انتشارات ۱۵ IRS مراجعه کنید.
• فرم ۹۴۰ (مالیات FUTA): اظهارنامه مالیات بیکاری فدرال سالانه کارفرما (FUTA) تا ۳۱ ژانویه ۲۰۲۶ سررسید است. اگر همه سپرده‌های مالیات FUTA را به موقع انجام داده‌اید، تا ۱۰ فوریه ۲۰۲۶ فرصت دارید تا آن را ثبت کنید.

هشدارهای ایالتی و محلی​

به یاد داشته باشید، این تقویم فقط برای مهلت‌های فدرال است.

• مالیات بر درآمد ایالتی: مهلت‌ها در ایالت‌هایی که مالیات بر درآمد دارند، اغلب منعکس‌کننده برنامه فدرال هستند، اما همیشه با وزارت درآمد ایالت خود تأیید کنید.
• مالیات فروش و حق امتیاز: این تقویم‌ها بسته به ایالت و محل بسیار متفاوت هستند. این تاریخ‌های خاص را در تقویم اصلی خود وارد کنید تا یک منبع واحد برای همه تعهدات مالیاتی ایجاد کنید.

پنج راه برای جلو ماندن​

1. اشتراک و تنظیم هشدارها: از فید .ICS IRS استفاده کنید یا تاریخ‌های بالا را به صورت دستی در Google Calendar یا Outlook خود وارد کنید. هشدارهای یادآوری ۱۴ روزه و ۲ روزه را برای هر مهلت تنظیم کنید.
2. پرداخت‌های خودکار: پرداخت‌های مالیات تخمینی سه ماهه خود را در حساب EFTPS خود برنامه‌ریزی کنید تا به طور خودکار در هر مهلت از حساب بانکی شما برداشت شود.
3. هزینه‌های خود را برچسب‌گذاری کنید: از نرم‌افزار حسابداری خود (مانند Beancount، QuickBooks و غیره) برای برچسب‌گذاری هزینه‌ها بر اساس سه ماهه استفاده کنید. این به گزارش‌های جریان نقدینگی شما کمک می‌کند تا با افزایش مالیات‌های آتی مطابقت داشته باشند، بنابراین هیچ غافلگیری وجود ندارد.
4. یک بررسی میان‌دوره‌ای برنامه‌ریزی کنید: در ژوئن یا ژوئیه جلسه‌ای با CPA خود ترتیب دهید تا سود سال تا به امروز خود را بررسی کنید و پرداخت‌های تخمینی خود را تنظیم کنید تا از یک صورتحساب بزرگ و غیرمنتظره در ژانویه آینده جلوگیری کنید.
5. همه چیز را مستند کنید: پس از ثبت یا پرداخت، تأییدیه‌های ثبت الکترونیکی و رسیدهای پست سفارشی را در یک پوشه اختصاصی ذخیره کنید. در هرگونه اختلاف، بار اثبات بر عهده شما، مالیات‌دهنده، است.

سلب مسئولیت: این تقویم مهلت‌های فدرال ایالات متحده را برای کسب‌وکارهای کوچک با سال تقویمی پوشش می‌دهد. همیشه جزئیاتی را که در مورد نوع نهاد، سال مالی، دفعات حقوق و دستمزد و تعهدات ایالتی/محلی شما اعمال می‌شود، با یک متخصص مالیاتی واجد شرایط تأیید کنید.

یک دفتر کل آرام و متعادل، درمانی عالی برای کسب و کار شماست. نکات زیر، آخرین راهنمایی‌های کسب و کارهای کوچک را در یک روال سازگار با Beancount خلاصه می‌کند.

نگهداری مجموعه‌ای بی‌عیب و نقص از دفاتر فقط برای گذراندن فصل مالیات نیست؛ بلکه درک سلامت مالی کسب و کار شما در لحظه است. برای کاربران سیستم حسابداری متنی ساده مانند Beancount، عادات خوب موتور محرکه‌ای هستند که یک دفتر کل ساده را به ابزاری قدرتمند برای بینش و رشد تبدیل می‌کنند. ده نکته زیر برای اصلاح فرآیند شما، صرفه‌جویی در زمان و تمیز، قابل حسابرسی و آماده برای اقدام نگه‌داشتن داده‌های مالی شما طراحی شده‌اند.

۱. جدا کردن پول کسب و کار و شخصی​

این قانون طلایی امور مالی کسب و کار به دلیلی وجود دارد. نگهداری یک حساب جاری و کارت اعتباری اختصاصی برای کسب و کارتان، تمیزترین راه برای ترسیم خط بین کسب و کار و زندگی شخصی شماست. این کار، آماده‌سازی مالیات را به شدت ساده می‌کند، یک مسیر حسابرسی شفاف ارائه می‌دهد و به محافظت از دارایی‌های شخصی شما در برابر بدهی‌های کسب و کار کمک می‌کند. در Beancount، این بدان معناست که تراکنش‌های شما از ابتدا به طور تمیز مرتب شده‌اند - دیگر نیازی به تلاش برای به خاطر سپردن اینکه آیا خرید قهوه یک جلسه با مشتری بوده یا یک هزینه شخصی نیست.

۲. روش نقدی یا تعهدی را زود انتخاب کنید - سپس به آن پایبند باشید​

روش حسابداری شما تعیین می‌کند که چه زمانی درآمد و هزینه‌ها را ثبت کنید. IRS به اکثر کسب و کارهای کوچک اجازه می‌دهد بین روش نقدی یا تعهدی یکی را انتخاب کنند.

• مبنای نقدی: شما درآمد را زمانی ثبت می‌کنید که پول به حسابتان واریز می‌شود و هزینه‌ها را زمانی که پول از آن خارج می‌شود. این روش ساده و برای کسب و کارهایی با تراکنش‌های مستقیم و فوری ایده‌آل است.
• مبنای تعهدی: شما درآمد را زمانی ثبت می‌کنید که آن را به دست می‌آورید (مثلاً وقتی خدماتی ارائه می‌دهید) و هزینه‌ها را زمانی که متحمل می‌شوید، صرف نظر از اینکه چه زمانی پول جابه‌جا می‌شود. این روش تصویر دقیق‌تری از سودآوری ارائه می‌دهد، به خصوص اگر فاکتورها یا مطالبات بیمه را با پرداخت‌های معوق مدیریت می‌کنید.

نکته کلیدی این است که یک روش را زود انتخاب کنید و آن را به طور مداوم اعمال کنید. شما حتی می‌توانید انتخاب خود را در دفتر کل خود با استفاده از بلوک options Beancount اعلام کنید تا تصمیم را رسمی کنید.

۳. تطبیق منظم​

تطبیق فرآیند تطبیق تراکنش‌های موجود در دفتر کل Beancount شما با صورت‌حساب‌های رسمی بانک و کارت اعتباری شما است. انجام این بررسی در یک بازه زمانی منظم - چه هفتگی یا ماهانه - یک عادت حیاتی است. این به شما امکان می‌دهد کارمزدهای بانکی را بگیرید، تقلب‌های احتمالی را شناسایی کنید و هرگونه خطای وارد کردن داده را قبل از اینکه به یک سردرد بزرگ تبدیل شود، شناسایی کنید. یک دستور سریع می‌تواند موجودی را برای بررسی با صورت‌حساب شما نشان دهد.

bean-balance books.bean "Assets:Bank" -e 2025-07-31

۴. تا حد امکان واردات را خودکار کنید​

زمان شما بهتر است صرف خدمت به مشتریان شود تا تایپ دستی داده‌های تراکنش. اکوسیستم Beancount در اینجا می‌درخشد. از ابزارهایی مانند bean-extract برای ایجاد پیکربندی‌هایی استفاده کنید که فایل‌های CSV را از بانک، پردازشگر پرداخت (مانند Stripe یا Square) یا سیستم EHR شما می‌خوانند. پس از راه‌اندازی، این اسکریپت‌ها می‌توانند به طور خودکار داده‌های خام را به ورودی‌های Beancount قالب‌بندی شده تبدیل کنند، که به طور چشمگیری خطاهای تایپی را کاهش می‌دهد و ساعت‌ها کار اداری را آزاد می‌کند.

۵. بلافاصله دسته‌بندی کنید - نه در زمان مالیات​

به تعویق انداختن دسته‌بندی، دستورالعملی برای استرس و عدم دقت است. هنگامی که یک تراکنش وارد دفتر کل شما می‌شود، بلافاصله آن را به حساب صحیح اختصاص دهید (مثلاً Income:Therapy:SelfPay، Expenses:Software:EHR، Expenses:CEU). انجام این کار در زمان واقعی تضمین می‌کند که شما به درستی زمینه هر هزینه را به خاطر می‌آورید. یک نمودار حساب‌های تعریف‌شده، این فرآیند را سریع و سازگار می‌کند و دفتر کل شما را به یک گزارش غنی و بلادرنگ در مورد عملیات کسب و کارتان تبدیل می‌کند.

۶. از هر رسید و EOB کپی دیجیتال ذخیره کنید​

رسیدهای کاغذی محو می‌شوند و گم می‌شوند. یک رویکرد دیجیتال اول مقاوم‌تر و کارآمدتر است. رسیدهای کاغذی را اسکن کنید یا فاکتورهای PDF و توضیحات مزایا (EOB) را در یک پوشه امن و سازمان‌یافته در رایانه خود ذخیره کنید. با Beancount، می‌توانید با استفاده از ابرداده، مستقیماً از داخل دفتر کل خود به این فایل‌ها پیوند دهید.

2025-07-15 * "وبینار CEU"
  Expenses:CEU            79.00 USD
  Assets:Bank:Practice
  document: "docs/ceu/2025-07-15-trauma-webinar.pdf"

این یک رکورد غیرقابل انکار و خودکفا ایجاد می‌کند که در طول حسابرسی مالیاتی بسیار ارزشمند است.

۷. روند جریان نقدی را رصد کنید، نه فقط موجودی‌ها​

دانستن موجودی فعلی بانک شما خوب است. درک جریان پول ورودی و خروجی از کسب و کار شما بهتر است. از زبان پرس و جوی قدرتمند Beancount برای تجزیه و تحلیل روندهای مالی خود استفاده کنید. درآمد ماهانه خود را در مقابل هزینه‌ها ترسیم کنید، سودآورترین خدمات خود را شناسایی کنید یا کمبود نقدینگی احتمالی را در ماه‌های کم‌رونق پیش‌بینی کنید. این رویکرد فعال، که توسط راهنماهای برتر حسابداری توصیه می‌شود، به شما امکان می‌دهد تصمیمات استراتژیک بگیرید تا اینکه به شگفتی‌های مالی واکنش نشان دهید.

۸. از دفتر کل خود نسخه پشتیبان تهیه کنید و آن را کنترل نسخه کنید​

از آنجایی که دفتر کل Beancount شما یک فایل متنی ساده است، می‌توانید از Git - یک سیستم کنترل نسخه قدرتمند و رایگان - برای مدیریت آن استفاده کنید. با نگه‌داشتن دفتر کل خود در یک مخزن خصوصی Git (در سرویسی مانند GitHub یا GitLab)، دو مزیت حیاتی را به صورت رایگان دریافت می‌کنید:

1. تاریخچه کامل: می‌توانید هر تغییری را که تا به حال در دفتر کل خود ایجاد شده است، ببینید.
2. پشتیبان‌گیری خارج از سایت: داده‌های شما از خرابی سخت‌افزار محلی در امان هستند.

عادت کنید که تغییرات خود را پس از هر جلسه تطبیق "push" کنید.

۹. صورت‌های مالی را ماهانه بررسی کنید​

منتظر حسابدار خود نباشید تا به شما بگوید کسب و کار شما چگونه پیش می‌رود. در پایان هر ماه، از ابزارهای گزارش‌دهی Beancount برای ایجاد صورت‌های مالی کلیدی مانند صورت سود و زیان و ترازنامه استفاده کنید. آنها را با ماه قبل یا همان ماه سال گذشته مقایسه کنید. این بررسی منظم به شما کمک می‌کند نشت‌های هزینه‌ها را شناسایی کنید، قیمت‌گذاری خود را ارزیابی کنید و سواد مالی لازم برای پاسخگویی به سوالات وام‌دهندگان یا سرمایه‌گذاران با اعتماد به نفس را ایجاد کنید.

bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-31

۱۰. بودجه مالیات را در طول سال در نظر بگیرید​

برای یک متخصص خوداشتغال، روز مالیات هرگز نباید غافلگیرکننده باشد. با قبض مالیات آینده خود به عنوان یک هزینه تکراری رفتار کنید. حساب‌های بدهی را در Beancount ایجاد کنید (مثلاً Liabilities:Tax:Federal، Liabilities:Tax:State) و به طور منظم درصدی از هر پرداختی را که دریافت می‌کنید به این سطل‌های مجازی منتقل کنید. وقتی زمان پرداخت مالیات تخمینی سه ماهه شما فرا می‌رسد، پول کنار گذاشته می‌شود و منتظر می‌ماند و این فرآیند را کاملاً بدون دردسر می‌کند.

چک لیست شروع سریع​

• حساب‌های بانکی جداگانه برای کسب و کار باز کنید.
• روش نقدی یا تعهدی را انتخاب کنید و آن را در options خود ثبت کنید.
• واردات CSV بانک و EHR خود را با bean-extract اسکریپت کنید.
• هر تراکنش را هنگام ورود با یک دسته برچسب بزنید.
• هفتگی تطبیق دهید. پس از آن از مخزن خصوصی Git خود نسخه پشتیبان تهیه کنید.
• صورت‌حساب‌های ماهانه و پرس و جوهای جریان نقدی را اجرا کنید.
• یک بافر مالیاتی را به یک حساب پس‌انداز جداگانه با بازده بالا منتقل کنید.

آماده آرام کردن دفاتر خود هستید؟

Beancount را نصب کنید، اولین ورودی خود را ثبت کنید و اجازه دهید این ده عادت ساختار لازم را برای حفظ پایه مالی و غنی از بینش کسب و کار درمانی شما فراهم کنند. حسابداری مبارک!