Section 162(m) und die 1-Million-Dollar-Grenze: Warum Ihre Liste der betroffenen Mitarbeiter im Jahr 2026 deutlich länger wird

Stellen Sie sich vor, Ihr Finanzteam hat gerade die Vorstandsvergütung für das Jahr festgelegt. Der CEO, der CFO und drei weitere leitende Angestellte sind wie erwartet für die Nachverfolgung gemäß Section 162(m) markiert. Dann kommt ein Steuerberater herein und fragt: Verfolgen Sie auch die fünf am höchsten bezahlten Mitarbeiter, die keine leitenden Angestellten sind? Und die Personengesellschaft in der Organisationsstruktur, die die Hälfte des Bonus Ihres CEO über eine Gewinnbeteiligung auszahlt? Und die LLC, die Restricted Units an Ihren Principal Engineering Lead ausgegeben hat?

Die meisten börsennotierten Unternehmen sind auf diese Fragen nicht vorbereitet. Doch bald werden sie verpflichtet sein, sie zu beantworten.

Section 162(m) des US-Steuergesetzbuchs (Internal Revenue Code) ist die Vorschrift, die den Steuerabzug einer börsennotierten Kapitalgesellschaft auf Bundesebene für Vergütungen an bestimmte Mitarbeiter auf 1 Million US-Dollar pro Person und Jahr begrenzt. Die Regelung besteht seit 1993, aber die Version, die für Steuerjahre ab 2026 in Kraft tritt, ist wesentlich weitreichender als alles bisherige. Durch den „One Big Beautiful Bill Act“ (OBBBA) und die noch ausstehende Erweiterung durch den „American Rescue Plan Act“ (ARPA) vergrößert sich das Universum der „erfassten Mitarbeiter“ (covered employees), die Anzahl der zahlenden Einheiten nimmt zu und der Aufwand für die Nachverfolgung verlagert sich von der Steuerabteilung hin zu einer funktionsübergreifenden Compliance-Aufgabe.

Dieser Leitfaden erläutert, was die Regelung heute bewirkt, was sich 2026 und 2027 ändert und was börsennotierte Unternehmen in diesem Jahr aufbauen sollten, um den Steuerabzug zu erhalten.

Was Section 162(m) tatsächlich bewirkt

Section 162(m) ist eine Regelung zur Abzugsbeschränkung, keine Regelung zur Gehaltsbegrenzung. Ein Board kann einer Führungskraft 30 Millionen US-Dollar zahlen. Das Unternehmen kann lediglich nichts über 1 Million US-Dollar abziehen, wenn es das zu versteuernde Einkommen auf Bundesebene berechnet.

In groben Zahlen ausgedrückt: Jede Million US-Dollar an nicht abzugsfähiger Vergütung kostet eine Kapitalgesellschaft mit einem Steuersatz von 21 % zusätzliche 210.000 US-Dollar an Bundessteuern. Bei einem Unternehmen mit fünf Führungskräften, die jeweils 10 Millionen US-Dollar verdienen, kann sich der verlorene Abzug auf etwa 9,45 Millionen US-Dollar pro Jahr belaufen. Rechnet man dies über mehrere Jahre und verschiedene Tranchen von Aktien-Vestings hoch, steigen die planerischen Einsätze schnell an.

Einige grundlegende Regeln, die jeder in diesem Bereich kennen sollte:

• Anwendungsbereich: Börsennotierte Kapitalgesellschaften (solche, die Wertpapiere gemäß Section 12 des Exchange Act registrieren müssen oder Berichte gemäß Section 15(d) einreichen). Privat geführte Unternehmen fallen nicht unter die Regelung.
• Was als Vergütung zählt: Grundgehalt, Boni, Aktienoptionen, Restricted Stock Units (RSUs), Performance Shares, Abfindungen und die meisten anderen Vergütungsformen. Aktienoptionen und Restricted Shares werden im Allgemeinen gemessen, wenn sie unverfallbar werden (vesting) oder ausgeübt werden, nicht bei der Gewährung.
• Einmal erfasst, immer erfasst: Ein Mitarbeiter, der in einem Jahr nach 2016 zum „erfassten Mitarbeiter“ wird, bleibt dies lebenslang – auch nach dem Eintritt in den Ruhestand und sogar nach dem Tod (Zahlungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses an den Nachlass einer verstorbenen Führungskraft unterliegen weiterhin der Obergrenze).
• Keine Ausnahme für leistungsbasierte Vergütung: Mit dem Tax Cuts and Jobs Act von 2017 wurde die alte Ausnahmeregelung für leistungsbasierte Vergütung abgeschafft. Es gibt keine Möglichkeit mehr, die Obergrenze durch strenge Leistungskriterien zu umgehen.

Wer heute als „erfasster Mitarbeiter“ gilt

Nach den derzeitigen Regeln ist ein erfasster Mitarbeiter in einem börsennotierten Unternehmen jeder, der in eine der folgenden drei Kategorien fällt:

1. Der Hauptgeschäftsführer (Principal Executive Officer, PEO – in der Regel der CEO) oder der Hauptfinanzverantwortliche (Principal Financial Officer, PFO – in der Regel der CFO) zu einem beliebigen Zeitpunkt während des Jahres.
2. Die drei am höchsten vergüteten leitenden Angestellten (außer PEO und PFO) für das Jahr.
3. Jeder, der in einem früheren Steuerjahr, das nach dem 31. Dezember 2016 begann, ein erfasster Mitarbeiter war – die „Einmal erfasst, immer erfasst“-Regel.

Diese dritte Kategorie ist diejenige, die jedes Jahr still und leise wächst. Ein Unternehmen, das seit 2017 börsennotiert ist, hat heute wahrscheinlich zwischen 25 und 50 Personen auf seiner Liste der erfassten Mitarbeiter, selbst wenn derzeit nur fünf aktive Führungskräfte vorhanden sind. Ausgeschiedene CEOs, ehemalige CFOs, Präsidenten verkaufter Geschäftsbereiche – sie alle bleiben auf der Liste, solange das Unternehmen ihnen noch Zahlungen leistet.

Was sich 2026 ändert: Die OBBBA-Regelung für kontrollierte Gruppen

Der OBBBA fügte einen neuen Unterabschnitt hinzu – IRC § 162(m)(7) –, der eine Aggregationsregel für Steuerjahre einführt, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen. Diese Änderung schließt eine strukturelle Lücke im bisherigen Recht.

Vor dem OBBBA galt die 1-Million-Dollar-Grenze für die börsennotierte Kapitalgesellschaft und ihre Tochtergesellschaften gemäß der Definition in IRC § 1504. Diese Definition umfasst zwar direkte und indirekte Tochterkapitalgesellschaften, erstreckt sich jedoch nicht auf Personengesellschaften (Partnerships), als Personengesellschaften besteuerte LLCs oder andere nicht-kapitalgesellschaftliche Gewerbebetriebe. Viele reale börsennotierte Unternehmen vergüten ihre Führungskräfte ganz oder teilweise über solche Einheiten – insbesondere in Strukturen, die als „Up-Cs“ und „UPREITs“ bekannt sind, bei denen das operative Geschäft in einer Personengesellschaft unterhalb der börsennotierten Holding angesiedelt ist.

Ab 2026 werden diese Einheiten durch § 162(m)(7) einbezogen. Die Obergrenze gilt nun für die gesamte „kontrollierte Gruppe“ (Controlled Group) des börsennotierten Unternehmens gemäß der Definition in IRC § 414(b), (c), (m) und (o). Diese Definition ist viel weiter gefasst als § 1504 und erfasst auch nicht eingetragene Einheiten unter gemeinsamer Kontrolle.

In der Praxis bedeutet das drei Dinge:

• Aggregation der Zahlungen: Vergütungen, die an einen erfassten Mitarbeiter gezahlt werden, werden über alle Mitglieder der kontrollierten Gruppe hinweg addiert, einschließlich Personengesellschaften und LLCs. Wenn die operative Personengesellschaft dem CEO 8 Millionen US-Dollar zahlt und die börsennotierte Holding 4 Millionen US-Dollar, beträgt der relevante Betrag für die Obergrenze 12 Millionen US-Dollar.
• Allokation der Obergrenze: Der Abzugsfreibetrag von 1 Million US-Dollar wird anteilig auf die zahlenden Einheiten verteilt, basierend auf der jeweils gezahlten Vergütung. Wenn die Personengesellschaft zwei Drittel der Gesamtsumme gezahlt hat, erhält sie zwei Drittel des Abzugs.
• Neue zahlende Parteien werden compliance-pflichtig: Personengesellschaften und LLCs, die nie eine Verpflichtung zur Nachverfolgung gemäß 162(m) hatten, müssen sich nun bei jeder wesentlichen Zahlung an Führungskräfte mit der Steuerabteilung der Muttergesellschaft abstimmen.

Diese Änderung ist besonders schmerzhaft für Up-Cs, UPREITs und Tracking-Stock-Strukturen, bei denen die Vergütung aus steuerlichen oder kapitalallokationsbezogenen Gründen bewusst auf die operativen Personengesellschaften verlagert wurde. Das Ergebnis ist derselbe Dollar an Vergütung, der nun jedoch für den Unternehmensteil steuerlich nicht mehr abzugsfähig ist.

Was sich 2027 ändert: Die ARPA-Erweiterung der Top-Fünf

Die zweite Welle ist die ARPA-Erweiterung, die ursprünglich 2021 verabschiedet wurde, jedoch mit einem verzögerten Inkrafttreten für Steuerjahre, die nach dem 31. Dezember 2026 beginnen.

Die IRS veröffentlichte Anfang 2025 vorgeschlagene Regelungen zu den ARPA-Änderungen. Sobald diese in Kraft treten, wird die Liste der erfassten Mitarbeiter (Covered Employees) um eine vierte Kategorie erweitert: die fünf am höchsten vergüteten Mitarbeiter des Jahres, unabhängig davon, ob sie leitende Angestellte (Executive Officers) sind oder nicht.

Einige kritische Besonderheiten dieser neuen Kategorie:

• Keine „Einmal erfasst, immer erfasst“-Regel: Die ursprünglichen drei Kategorien unterliegen der lebenslangen Regelung, aber die neue Gruppe der „nächsten fünf“ wird jedes Jahr neu geprüft. Ein Mitarbeiter kann in einem Jahr zu den Top-Fünf gehören und im nächsten Jahr nicht mehr, ohne dass eine dauerhafte Kennzeichnung erfolgt.
• Keine Anforderung an die Organstellung: Die neue Kategorie erfasst jeden, einschließlich Ingenieure, Trader, Vertriebsmitarbeiter, Empfänger von Verkaufsprämien und Fachkräfte auf Partner-Track bei Investmentbanken, Vermögensverwaltern und Tech-Unternehmen. Ein herausragender Quant, der kein „Section 16 Officer“ ist, kann absolut auf dieser Liste landen.
• Bestimmt durch die Gesamtvergütung, nicht durch die SEC-Proxy-Offenlegung: Der Test verwendet die im Code definierte Vergütung anstelle der Werte aus der „Summary Compensation Table“. Ein Mitarbeiter mit hohen Provisionen, dessen Vergütung über aufgeschobene Pläne realisiert wird, kann anders eingestuft werden, als es der Proxy-Bericht vermuten ließe.

Dieser letzte Punkt wird Unternehmen höchstwahrscheinlich am meisten überraschen. Die Proxy-Tabelle identifiziert die namentlich genannten leitenden Angestellten (Named Executive Officers) basierend auf SEC-Regeln. Der 162(m) „Top-Fünf“-Test basiert auf steuerrechtlichen Vergütungsdefinitionen, einschließlich des Jahres der Einbeziehung von Aktienzusagen (Equity Awards). Die Abstimmung dieser beiden Welten erfordert eine schriftlich fixierte Methodik und keine oberflächliche Prüfung.

Der Compliance-Arbeitsaufwand, den niemand kommen sieht

Für ein typisches börsennotiertes Unternehmen ergeben sich operative Auswirkungen in vier Bereichen:

Zentrale Nachverfolgungsliste

Führen einer einzigen, dauerhaften Liste aller Personen, die jemals ein erfasster Mitarbeiter waren, mit dem Jahr der ersten Aufnahme und der Grundlage für die Aufnahme (PEO/PFO, Top-Drei-Führungskraft, ARPA-Top-Fünf oder Vortrag aus Vorjahren). Die „Einmal erfasst, immer erfasst“-Regel bedeutet, dass diese Liste stetig wächst und Personen aus übernommenen Unternehmen zum Zeitpunkt der Akquisition in die Liste aufgenommen werden.

Aggregation der Vergütung über die kontrollierte Gruppe hinweg

Erfassen Sie für jeden erfassten Mitarbeiter jeden Dollar der Vergütung, der von jeder Einheit in der kontrollierten Gruppe gemäß IRC § 414 gezahlt wurde. Dies erfordert einen Datenabruf aus der Lohnabrechnung jeder Tochtergesellschaft, plus Aktienverwaltung, plus aufgeschobene Vergütungspläne, plus alle Zahlungen, die über Personengesellschaften geleitet werden. Der sauberste Ansatz ist eine einzige jährliche Datenabfrage mit standardisierten Feldern und Zeitplänen.

Statusverfolgung unterjährig

Da der ARPA-Top-Fünf-Test jedes Jahr durchgeführt wird, benötigen Unternehmen einen Prozess zur Prognose der Vergütungsrangfolgen während des Jahres, nicht erst am Jahresende. Ein gängiges Muster ist ein quartalsweiser Vergütungsabgleich mit einer endgültigen Abrechnung im Januar oder Februar, sobald das Vesting von Aktien und Bonusabgrenzungen feststehen.

Mechanik der Abzugszuweisung

Unter der OBBBA-Aggregationsregel muss der Abzug proportional zu der von jeder Einheit gezahlten Vergütung auf die zahlenden Einheiten verteilt werden. Diese Zuweisung muss dokumentiert und in der Steuererklärung jeder Einheit widerspiegelt werden – einschließlich der Steuererklärungen von Personengesellschaften, bei denen die Zuweisung auf die K-1-Formulare der Partner durchschlägt. Bei Up-C-Strukturen reduziert der Anteil des börsennotierten Partners am verlorenen Abzug der Personengesellschaft direkt dessen eigenes steuerpflichtiges Einkommen; bei UPREITs ist das steuerpflichtige Einkommen auf REIT-Ebene in ähnlicher Weise betroffen.

Praktische Beispiele

Einige stilisierte Beispiele verdeutlichen die Mechanik.

Beispiel 1: Up-C-Betriebsgesellschaft PublicCo, eine C-Corporation aus Delaware, besitzt 35 % der OperatingLP, dem historischen operativen Geschäft. Der CEO erhält 2 Millionen USD in bar von PublicCo und 10 Millionen USD in LP-Anteilszusagen von OperatingLP. Vor OBBBA unterlag nur die Zahlung von 2 Millionen USD durch PublicCo der Sektion 162(m), wovon 1 Million USD nicht abzugsfähig war. Nach OBBBA wird die gesamte Summe von 12 Millionen USD aggregiert. Der Freibetrag von 1 Million USD wird zu 1/6 der PublicCo und zu 5/6 der OperatingLP zugewiesen, sodass kollektiv 11 Millionen USD innerhalb der kontrollierten Gruppe nicht abzugsfähig sind.

Beispiel 2: Verschiebung im Top-Fünf-Ranking Im Jahr 2027 sind die drei am höchsten bezahlten leitenden Angestellten eines börsennotierten Tech-Unternehmens der CEO, der CFO und der Chief Product Officer. Zu den nächsten fünf am höchsten bezahlten Mitarbeitern gehören ein VP of Engineering, dessen Aktien in diesem Jahr massiv unverfallbar (vested) wurden, und ein Managing Director in einer Quant-Trading-Gruppe mit einem Leistungsbonus von 4 Millionen USD. Beide sind erfasste Mitarbeiter für 2027, obwohl keiner von beiden ein „Section 16“-Formular einreicht. Wenn der Bonus des Traders 2028 wieder auf Normalniveau sinkt und das Aktien-Vesting des VP niedriger ausfällt, fallen beide aus der Liste der neuen Kategorie heraus – es sei denn, einer von beiden wurde 2027 in eine Rolle als leitender Angestellter befördert; dann blieben sie dauerhaft erfasst.

Beispiel 3: Übernommener CFO-Vortrag PublicCo erwirbt PrivateCo im Jahr 2029. PrivateCo war von 2015 bis 2022 börsennotiert. Die vor der Akquisition erfassten Mitarbeiter von PrivateCo werden gemäß den Vorschriften für Fusionen zum Abschlusszeitpunkt in die Liste der erfassten Mitarbeiter von PublicCo aufgenommen. Somit übernimmt PublicCo einen Bestand an ehemaligen Führungskräften, deren Vergütung sie weiterhin nachverfolgen muss.

Warum Buchhaltungsdisziplin hier wichtig ist

Die Einhaltung von Abschnitt 162(m) ist im Kern ein Datenproblem. Die materielle Regel ist kurz. Der schwierige Teil besteht darin, für jede betroffene Person ein sauberes Hauptbuch über jeden Dollar an Vergütung zu erstellen, der von jeder Einheit der kontrollierten Gruppe gezahlt wurde, getrennt nach Jahr und Art. Dies erfordert einen Kontenrahmen, der zwischen Gehalt, Bonus, aktienbasierter Vergütung, aufgeschobener Vergütung und Abfindungen unterscheidet; Buchungen auf Unternehmensebene, die eine Konsolidierung ermöglichen; und eine dokumentierte Methode für den Abgleich des Equity Vesting mit dem Steuerjahr der Erfassung.

Börsennotierte Unternehmen, die bereits textbasierte oder versionskontrollierte Buchhaltungsunterlagen führen, haben es in der Regel einfacher, dieses Hauptbuch auf Anfrage zu erstellen – die zugrunde liegenden Daten sind prüfbar, abfragbar und reproduzierbar. Unternehmen, die sich auf zusammengeführte Tabellenkalkulationen oder Berichte von Drittanbietern verlassen, stellen oft erst während einer Abzugsprüfung fest, dass sie nicht rekonstruieren können, wer in einem Vorjahr was von welcher Einheit bezahlt bekommen hat.

Fünf Fragen für Ihren nächsten Vergütungsausschuss

1. Verfügen wir über eine einzige Stammliste der betroffenen Mitarbeiter, und wer ist dafür verantwortlich?
2. Haben wir jedes Mitglied der kontrollierten Gruppe nach IRC § 414 identifiziert, das Vergütungen an aktuelle oder ehemalige betroffene Mitarbeiter zahlt?
3. Wie sieht unsere Methodik aus, um die ARPA-Top-Fünf-Liste während des Jahres zu prognostizieren?
4. Wie werden wir den Abzug von 1 Million US-Dollar auf die zahlenden Einheiten verteilen, und ist diese Methodik konsistent mit der Art und Weise, wie wir Partnerschafts-Steuererklärungen und REIT-Einkommensberechnungen einreichen?
5. Welche Dokumentation werden wir aufbewahren, um unsere Zuweisungen im Falle einer Betriebsprüfung zu belegen?

Wenn die Antworten auf eine dieser Fragen lauten: „Das klären wir am Jahresende“, dann ist es an der Zeit, lange vor dem Abschluss des Steuerjahres 2026 zu beginnen.

Vergessen Sie nicht Abschnitt 4960

Ein enger Verwandter von 162(m) – Abschnitt 4960 – erhebt eine Sondersteuer (Excise Tax) von 21 % auf Vergütungen über 1 Million US-Dollar, die von einer „anwendbaren steuerbefreiten Organisation“ (ATEO) an bestimmte betroffene Mitarbeiter gezahlt werden, sowie auf übermäßige Abfindungszahlungen (Parachute Payments). Der OBBBA hat zudem die Definition der betroffenen Mitarbeiter unter 4960 erweitert, um sie an die neuen 162(m)-Regeln anzupassen. Steuerbefreite Organisationen und ihre verbundenen Unternehmen sollten ein paralleles Compliance-Projekt durchführen; dieselbe Dateninfrastruktur funktioniert für beide Regelungen.

Halten Sie Ihre Vergütungsunterlagen vom ersten Tag an sauber

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